Cdigo: PR-01

ARROCERA
VICTOR
GUERRA Y
CIA S EN C.

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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS

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INFORMACIN DOCUMENTADA
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS

ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA

S EN C.
REALIZADO
GREILIS QUINTERO GAMERO
MANUEL REYES PEDROZO
IVN MORALES NAVARRO
JOS OROZCO GMEZ

REVISADO
Ing. YIMMIS PEREZ ROJAS

APROBADO

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NDICE
1.

OBJETO ..................................................................................................................................... 3

2.

ALCANCE .................................................................................................................................. 3

3.

RESPONSABLE ....................................................................................................................... 3

4.

ABREVIATURAS UTILIZADAS .............................................................................................. 4

5.

DESCRIPCIN: ........................................................................................................................ 4

6.

ESTRUCTURA DE ESTANDARIZACIN DE DOCUMENTOS ....................................... 8

7.

FORMATO Y CONTROL DE PGINAS ............................................................................... 8

8.

IDENTIFICACIN Y CODIFICACIN ................................................................................... 9

9.

ANEXOS: ................................................................................................................................. 12

REALIZADO
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MANUEL REYES PEDROZO
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JOS OROZCO GMEZ

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1. OBJETO
Efectuar el control y la administracin de los documentos del Sistema de Gestin
Integrado
2. ALCANCE
El presente procedimiento afecta a todos los documentos de origen interno y
externo, y registros del Sistema de Gestin Integrado.
3. RESPONSABLE
El departamento de gestin integrado

REGISTROS
Cdigo

Descripcin

HISTRICO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO

Edicin Fecha

Apartado de Descripcin de la modificacin

la
modificacin

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4. ABREVIATURAS UTILIZADAS
Nombre/Definicin

Abreviatura

Sistema de Gestin Integrado

SGI

Lista de Documentos del SGI

LD

Lista de Documentos de origen externo

LDE

Detalle de informacin (Informacin documentada,

Procedimiento, Formato)

Representante de Gestin Integral

RGI

1- Lista de documentos contiene todos los documentos vigentes y controlados del

SGI
2.- Contiene:

Nombre del documento

Fecha de vigencia de documento
Versin del documento

5. DESCRIPCIN:
En este procedimiento se define el proceso a seguir para:
o
o
o
o
o
o

Emisin
Aprobacin
Codificacin
Distribucin
Modificacin
Recoleccin de documentos internos y externos

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Ing. YIMMIS PEREZ ROJAS

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Asegurando la legibilidad, su actualizacin y disponibilidad en los lugares

requeridos, para facilitar el manejo y control de la documentacin del Sistema de
Gestin Integrado. Garantizando que la empresa sea capaz de operar
sistemticamente de acuerdo con la forma en que desea llevar a cabo la gestin
Emisin
La documentacin emitida ser escrita, ser clara, concisa y en un lenguaje
inteligible, ello es importante para garantizar el Sistema de Gestin Integrado, con
vistas a reducir el riesgo de error inherente en la comunicacin oral pura, asegurar
que el personal sea instruido y siga los procedimientos que le conciernen, a
facilitar y registrar las acciones correctivas.
Los documentos deben ser claramente diseados, de forma tal que estn
localizados en un lugar seguro y de manera ordenada. Estos documentos no
deben contener aadiduras o enmiendas no autorizadas. La revisin y
actualizacin de los documentos debe ser sujeta a un adecuado control de
cambios.
Los documentos del Sistema de gestin integrado son controlados de la siguiente
manera:
a. Aprobacin de los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su
emisin:
De los procedimientos:
Todos los procedimientos del SGI son revisados por las personas encargadas del
proceso y aprobados por el Jefe de rea. Los archivos en la red son documentos
que no poseen firmas, pero se mantiene un original con firmas.
Cuando se requieran cambios a un documento los responsables se comunican por
mail (electrnico, correo) o verbalmente (telefnicamente, personalmente) con el
representante de gestin integral (RGI) solicitando el cambio. El RGI realiza los
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cambios y actualiza la documentacin relacionada, en el control de revisiones se

detalla el cambio incluyendo el nmero de versin que cambia
De igual forma se debe actuar cuando se solicite la creacin de un documento
nuevo, se enva un mail (u oficio) justificando la creacin del mismo y se adjunta el
documento nuevo.
De los formatos:
Cada vez que se requiera realizar un cambio a un formato los responsables se
comunican por mail (u oficio) o verbalmente con el RGI solicitando el cambio. El
RGI realiza los cambios solicitados, cambia la revisin, versin y fecha, actualiza
en los lugares pertinentes y actualiza el Listado de Registros.
De la informacin documentada:
La informacin documentada es revisada por las personas encargadas y
aprobadas por el jefe de rea. Cada vez que se requiera realizar un cambio a una
informacin documentada los responsables se comunican por mail (oficio) o
verbalmente con el RGI solicitando el cambio.
El Representante de Gestin Integral (RGI) realiza los cambios y actualiza la
documentacin relacionada, en el control de revisiones se detalla el cambio.
De igual forma se debe actuar cuando se solicite la actualizacin de la informacin
documentada, se enva un mail (o un oficio de comunicacin) justificando la
creacin del mismo y se adjunta el documento nuevo.
b. Revisin y actualizacin de los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos:
Cuando se requiere realizar modificaciones a los procedimientos y/o formatos se
proceder como se indica en el punto a) Aprobacin de los documentos en
cuanto a su adecuacin antes de su emisin, respectivamente.
c. Identificacin de cambios y estado de versin actual de los documentos:
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Una vez que se realizan los cambios solicitados en los puntos a) Aprobacin de
los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin y b) Revisin y
actualizacin de los documentos cuando sea necesario y aprobarlos.
Los documentos cambiados quedan identificados, utilizando de manera secuencial
y de forma ascendente el nivel de versin que corresponda, adems se debe
llenar el detalle de Histrico de Revisiones del Documento, ubicado al inicio de
cada documento, en el mismo se detalla la revisin anterior y un resumen de lo
que cambi la revisin vigente.
d. Versiones pertinentes de los documentos disponibles en los puntos de
uso:
Una vez realizados los cambios y la emisin de los documentos, stos deben estar
disponibles en fsico y en medio magntico, para ello previamente se retiran los
documentos anteriores de la carpeta original. Todos los documentos vigentes se
encuentran firmados en su pgina final por los responsables de revisin y
aprobacin.
e. Documentos permanecen legibles y fcilmente identificables:
Todos los documentos son legibles y son identificados por su nombre o por su
cdigo.
f. Documentos de origen externo:
El Representante de Gestin Integral es responsable de definir los documentos
externos que requieren ser incluidos en la lista de documentos externos (LDE), y
que son utilizados en sus actividades cotidianas y de asegurar que se mantiene la
versin actualizada del documento.
g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos e
identificacin:
Las copias no controladas deben ser de uso prohibido dentro de la compaa. Las
copias no controladas del Manual de Gestin Integral debidamente identificadas,
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son autorizadas por el Gerente General para circulacin externa, con fines
comerciales. La empresa no est obligada a actualizar las modificaciones que se
produzcan en estos documentos. Una vez modificado el documento, las copias
controladas con versin anterior son destruidas.
De los formatos:
Una vez modificado el formato, las copias con versin anterior son destruidas.
1. ESTRUCTURA DE ESTANDARIZACIN DE DOCUMENTOS
La documentacin de los procesos productivos y administrativos deber cumplir
con la siguiente estructura:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Abreviaturas Utilizadas
4. Definicin
5. Documentos de Referencia
6. Descripcin
7. Anexos
2. FORMATO Y CONTROL DE PGINAS
El responsable de la elaboracin de los documentos son los lderes de procesos,
quienes deben utilizar los formatos preestablecidos. Los formatos deben contener
la siguiente informacin.

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ARROCERA VICTOR GUERRA Y CIA S EN C: Nombre de la empresa.

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO
Ttulo del Proceso. - Mencionar el procedimiento.
Descripcin:
Cdigo. - Indica el cdigo relativo al documento que est siendo emitido.
Fecha. - Indica la fecha. El primer nmero corresponder al da, seguido del mes
y por ltimo el ao, estos datos irn separados por una raya inclinada.
Revisin y Versin. - Indica el modo de referir la documentacin. Todos los
documentos que se originen al inicio de la implantacin del sistema integrado de
gestin correspondern a la Revisin 0 y Versin 01, y se deber seguir el orden
secuencial de acuerdo a las modificaciones que se realicen en cada documento.
Pginas. - Se utilizar numeracin, ejemplo. Pgina 3 de 10.

6. IDENTIFICACIN Y CODIFICACIN
Para codificar la documentacin se utilizar el sistema alfa-numrico. Las letras
correspondern a:
AX
FT
M
PR
R
LM
PP
PG

Anexos
Formato / Formulario
Manual
Procedimientos
Registros
Lista Maestra
Proceso Produccin
Proceso Gestin

Los nmeros obedecern a la secuencia numrica de generacin tanto en los

procesos y procedimientos
DIGITACIN
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Los documentos deben ser digitados en medios informticos utilizando software

estndar de forma que garantice la legibilidad del texto y una rpida actualizacin
de la documentacin cuando ocurran modificaciones.
CONSERVACIN
Los documentos deben conservarse en:
- soporte informtico
- soporte papel (Gerencia General, Matriz y todas las sucursales, en original)
En ambos casos, se deben adoptar los mecanismos adecuados para evitar su
prdida o deterioro, sealando responsables y guardando copia electrnica en el
Departamento del Sistema Integrado de Gestin, as como para asegurar que son
fcilmente recuperables para su anlisis, consulta o modificacin.
DISTRIBUCIN
Para asegurar la distribucin y disponibilidad de la documentacin, el Dpto. de SIG
debe entregar a la Gerencia General una copia controlada impresa y digital de
toda la documentacin del Sistema Integrado de Gestin.

HISTRICO DE REVISIONES
Todo el proceso tendr el cuadro de histrico de revisiones de cada proceso.
HISTRICO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO
Edicin fecha

Apartado de Descripcin de la modificacin

la
modificacin

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Realizado. - El Representante de Gestin Integrado, ser el responsable de

elaborar al inicio todos los documentos del Sistema de Gestin Integral, luego
cuando haya cambios en los procesos presentan las modificaciones respectivas
que sern analizadas y aprobadas.
Revisado. - Es el Representante de la Direccin que es una persona con
autoridad y capacidad para revisar y responsabilizarse directamente del contenido
de los documentos. El campo destinado debe contener la firma de la persona que
figura como Representante de la Direccin.
Aprobado. - Todos los documentos debern ser aprobados por La Gerencia
General. El campo destinado debe contener la firma de aprobacin.
REALIZADO

REVISADO

APROBADO

RECOLECCIN
Los documentos obsoletos debern archivarse por el lapso de un ao luego de
que han sido retirados de circulacin; para lo que se dispone se guardan todos
stos documentos en carpetas marcadas y con detalle de su contenido y fecha
hasta la cual debe guardarse dicha documentacin.
TIEMPO Y LUGAR DE ARCHIVO
El tiempo de archivo de los registros del SGI ser permanente, bajo la
responsabilidad escrita y detallada.
ALMACENAMIENTO Y DISPOSICIN
Los registros debern ser mantenidos en condiciones que aseguren, la
preservacin de su integridad fsica y la legibilidad de los mismos, para lo cual la
informacin ser archivada en un flder y organizada de forma tal, que se pueda
guardar en orden y en el mnimo espacio posible, para dar facilidad a cualquier
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consulta posterior que se necesitase hacer, cuando sea necesario entregar uno o
varios registros a diferentes procesos o departamentos, se har la entrega
oportuna a travs del departamento de Sistema Integrado de Gestin (llenando
formato FT01-PR01 Control de entrega / recepcin y modificaciones, F03-PR01
Listado de Documentos de Origen Interno, F04-PR01 Listado de
Documentos de Origen Externo), con lo cual se deber agilizar los trmites
internos. Los registros que son manejados por cada lder deben estar disponibles
(tener varias unidades) para uso general de las personas que lo solicitan.

7. ANEXOS:
-

LM-01 Listado Maestro de Documentos

FT01-PR01 Control de entrega / recepcin y modificaciones
FT02-PR01 Control copia de documentos
FT03-PR01 Listado de Documentos de Origen Interno.
FT04-PR01 Listado de Documentos de Origen Externo.
FT05-PR01 Control de Documentos

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