15

CAPITULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Actualmente, las grandes empresas de los diferentes sectores son
conscientes de las necesidades y la importancia que adquiere cada vez
ms la cadena de valor y del papel que juegan como unidades completas
con una visin compartida. Ello engloba la informacin, evaluaciones
comparativas, trabajo en equipo y un funcionamiento acorde con los ms
rigurosos principios de calidad y del medioambiente. Un sistema de
gestin ayuda a lograr los objetivos de la organizacin mediante una serie
de estrategias, que incluyen la optimizacin de procesos, el enfoque
centrado en el progreso y el pensamiento disciplinado.
Las empresas se encuentran en un entorno cambiante en todos los
mbitos, tanto a nivel tecnolgico, como de sistemas de gestin. Ello
conlleva que deban hacer un esfuerzo importante para adaptarse lo ms
rpidamente posible a las nuevas situaciones para seguir siendo
competitivas y eficientes en los mercados en los que se desenvuelven,
sujetos inevitablemente al proceso de globalizacin, con sus ventajas
pero tambin con sus dificultades.
stos y otros factores determinan que se estn produciendo
modificaciones sustanciales en la cultura empresarial. As, han aparecido
los nuevos enfoques de gestin sobre los que se centran los intereses
empresariales, tales como la mejora continua de productos, procesos y en
general de todos los sistemas, el liderazgo de directivos y mandos, la
gestin por valores para el desarrollo de polticas que den respuesta a
todos los grupos de inters: clientes, trabajadores, proveedores y la
propia sociedad, la gestin del conocimiento o mejor dicho del capital

16

intelectual, verdadero valor de las organizaciones en donde la

informacin, el conocimiento y la experiencia son compartidos y estn al
servicio de los intereses empresariales, entre otros.
De esta manera, la Alcalda Bolivariana del Municipio Cabimas es
una institucin pblica la cual se encarga de sentar las bases para la
construccin del Municipio socialista, promoviendo y acompaando la
organizacin y fortalecimiento del Poder Popular y el desarrollo de
proyectos que generen soluciones eficientes a las necesidades de las
comunidades, a travs de una nueva gestin pblica eficiente, eficaz,
transparente, democrtica, participativa, protagnica y de inclusin social;
siguiendo los principios del plan de desarrollo nacional Simn Bolvar.
Adscrita a la Alcalda se encuentra el departamento de compras y
suministros el cual tiene como funcin principal gestionar la adquisicin de
bienes y servicios, teniendo en cuenta la mejor opcin en el mercado,
para suplir las necesidades de la misma, de acuerdo con las directrices y
las polticas establecidas. La institucin lleva a cabo una serie de
actividades administrativas las cuales compete al mismo, presentando
una serie de inconvenientes entre los cuales se destaca:
La documentacin legal de cada proveedor, la informacin est
asentada en archivos de manera fsica lo que podra ocasionar
circunstancias

que

alteraran

el

funcionamiento

operativo

del

departamento tales como: extravo de documentos, factores como

humedad y temperatura afectan la degradacin del papel, ente otras
cosas.
De acuerdo a esto se necesita respaldar la informacin de manera
digital al igual que agilizar la bsqueda de la informacin de cada
proveedor requerida en el momento oportuno evitando que la misma sea

17

incesanteadems que de forma progresiva se lleve la documentacinlegal

de los mismos (actualizaciones) y de foliar documentos suministrados.
Por otro lado, no se realiza la relacin de facturas emitidas por cada
uno de los proveedores, el cual se tiene un lmite anual desde la primera
emisin de cuatro mil Unidades Tributarias (4.000 U.T) y cinco mil
Unidades Tributarias (5.000 U.T) en ejecucin de obras sino estn
suscritas a el Registro Nacional de Contratistas segn lo informa la Ley de
Contrataciones Pblicas. La descripcin de obras, bienes y servicios que
realizan los proveedores adems de la evaluacin de desempeo de los
mismos.
Es por esto que se expone la necesidad de encontrar un medio ms
eficiente que facilite la realizacin y mejora de actividades del
departamento y as obtener excelentes resultados en un tiempo
significativamente reducido; debido a tales consecuencias, surge la
necesidad deproponer un: Sistema de gestin de proveedores para el
departamento de compras y suministros de la Alcalda de Cabimas.
Esta situacin hace necesaria el desarrollo de una aplicacin
informtica, partiendo de un sistema de informacin orientado a la
gestin, tratamiento y administracin de datos e informacin de los
proveedores de manera organizada y lista para su posterior uso. Con este
sistema se logra la automatizacin de los inconvenientes que se desea
desarrollar, trayendo beneficios en el ahorro de tiempo y en la exactitud
de resultado.

18

FORMULACIN DEL PROBLEMA.

Por tal motivo, se plante la siguiente interrogante:
Cules seran los beneficios de un sistema de gestin de
proveedores en el departamento de compras y suministros de la Alcalda
de Cabimas?
SISTEMATIZACIN DE LA INVESTIGACIN.
Cul es la situacin actual del departamento de compras y
suministros de la Alcalda de Cabimas?
Cules son los requerimientos necesarios para el desarrollo del
sistema de gestin de proveedores en el departamento de compras y
suministros de la Alcalda de Cabimas?
Qu se necesita para el diseo delos mdulos del sistema de
gestin en el departamento de compras y suministros de la Alcalda de
Cabimas?
Cmo codificar las aplicaciones del sistema de gestin de
proveedoresen el departamento de compras y suministros de la Alcalda
de Cabimas?
Cmo ejecutar las pruebas para comprobar el funcionamiento del
sistema de gestin de proveedores en el departamento de compras y
suministros de la Alcalda de Cabimas?

19

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN.
Objetivo general.

Proponer un sistema de gestin de proveedores para el

departamento de compras y suministros de la Alcalda de Cabimas.
Objetivos especficos.

Diagnosticar la situacin actual del departamento de compras y

suministros de la Alcalda de Cabimas.

Analizar

los

requerimientos

del

sistema

de

gestin

de

proveedores pare el departamento de compras y suministros de

la Alcalda de Cabimas.

Disear los mdulos del sistema de gestin de proveedores para

el departamento de compras y suministros de la Alcalda de
Cabimas.

Codificar las aplicaciones del sistema de gestin de proveedores

para el departamento de compras y suministros de la Alcalda de
Cabimas.

Ejecutar pruebas para comprobar el funcionamiento del sistema

de gestin de proveedores para el departamento de compras y
suministros de la Alcalda de Cabimas.

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN.
Los sistemas de gestin de proveedores han surgido de la
necesidad de agilizar los procesos administrativos y de registros de
actividades de las empresas a nivelmundial, respondiendo a la necesidad
de adaptacin a las nuevas tendencias del manejos de datos, mediante

20

equipos computarizados y de sistemas de informacin interactivos,esto

para la toma de decisiones

en cuanto a negocios, actividades

administrativas, contables adems la compra, venta de artculos diversos,

tambin la adquisicin de bienes y servicios.
Por lo tanto la Alcalda Bolivariana del Municipio Cabimas, no puede
quedar indiferente a lo anteriormente destacado, y debe sumarse a la
iniciativa de las grandes empresas en cuanto a la adaptacin de los
procesosadministrativosa nivel mundial.Es as que el presente proyecto
se justifica en su concepcin de la siguiente manera:
En lo que a la prctica se refiere, el presente estudio pretende
solventar los problemas que presenta el departamento sobre los procesos
concernientes

al

manejo

de

los

procedimientos

administrativos,

especficamente lo relacionado de los proveedores, a fin de poder

proponer un sistema de gestin y ofrecer un mejor servicio con su
respectiva documentacin legalpara de este modo ofrecer una nueva
alternativa a manera elegir la mejor opcin teniendo en consideracin el
presupuesto asignado a el departamento.
En materia terica, se pretende apoyar o refutar las teoras de
autores tales como: Peralta (2008), Sommerville (2005), Pressman (2005)
entre otrosrelacionados con la variable en estudio que sustenten la
siguiente propuesta enfocados a los sistemas de informacin y
procedimientos administrativos.
Desde el punto de vista metodolgico para la investigacin se
implement como tcnica e instrumentos de recoleccin de datos, la
observacin

directa

entrevista

no

estructurada

para

generar

conocimiento vlido y confiable dentro del rea la variable de estudio.

Es claro que el fortalecimiento de esta institucin tiene un impacto
significativo sobre los empleados, la distribucin del mismo y por ende en
21

el bienestar de la colectividad. De igual manera, es necesario destacar

que

el

propsito

de

este

estudio

servir

para

apoyar

futuras

investigaciones con relacin al rea adems de lograr el mximo

aprovechamiento de los recursos fsicos, monetarios, materiales y
humanos que se involucran en el proceso econmico.
DELIMITACIN.
La investigacin se desarrolla en el Estado Zulia Municipio Cabimas
especficamente en la Alcalda Bolivariana de Cabimas ubicada en el
Centro Cvico Edificio Rental sector Punta Icotea.
El estudio se realiz en un periodo comprendido desde Febrero de
2014 hasta Agosto de 2014, para abordar la creacin de un sistema de
gestin de proveedores para el departamento de compras y suministros
de la Alcalda Bolivariana de Cabimas.
Lnea matriz de la investigacin: Sistemas de Produccin
Lneas de investigacin:Tecnologas del software.

22