CONTROL DE LA CALIDAD

DIAGNSTICO
ORGANIZACIN DE LA CALIDAD
PDVSA

DIAGNSTICO

Se llev a cabo un diagnstico preliminar de la situacin de desarrollo de la

gestin de la calidad en PDVSA, en funcin de las necesidades de
documentacin, as como los requisitos que debe cumplir la documentacin,
para la Organizacin de Ingeniera y Proyectos (OIP), la cual es responsable de
proveer la infraestructura industrial y no industrial requerida por las actividades
operacionales de la corporacin, optimar la confiablidad y mantenibilidad de
sus instalaciones y equipos, as como proveer la asistencia y evaluaciones
tcnicas en Ingeniera y Proyectos.

Organizacin de Ingeniera y Proyectos

La organizacin de Ingeniera y Proyectos, tiene su sede principal en Caracas,
en el piso 5 del Edificio de PDVSA Los Chaguaramos. Adicionalmente tiene
Gerencias Regionales en Oriente, Centro Oriente, Occidente y Centro
Occidente y posee tres (3) certificaciones COVENIN ISO 9001. Los principales
clientes de la organizacin son las Gerencias Operacionales adscritas a
PDVSA

Exploracin,

Produccin

Mejoramiento,

PDVSA

Refinacin,

Suministro y Comercio y PDVSA GAS; eventualmente se le presta servicio a

otras organizaciones no operacionales de PDVSA. Igualmente, para el
desarrollo de sus actividades, Ingeniera y Proyectos mantiene como
proveedores principales a empresas de Ingeniera de Consulta nacionales y/o
Internacionales y empresas venezolanas de construccin.

Misin
Proveer la infraestructura industrial y no industrial requerida por las actividades
operacionales de la Corporacin, optimar la confiabilidad y mantenibilidad de
sus instalaciones y equipos, as como proveer la asistencia y evaluaciones
tcnicas en ingeniera y proyectos y en mantenimiento. Estas actividades sern
ejecutadas oportunamente, aplicando las mejores prcticas, innovacin y
estndares de ingeniera, seguridad y preservacin del ambiente; obteniendo la
mejor relacin costo-beneficio.
Visin

Ser la Organizacin lder, de clase mundial, en el desarrollo y optimizacin de

infraestructura, reconocida por sus competencias en el manejo de recursos
tcnicos y financieros, as como por su equipo de profesionales creativos y
motivados al logro, integrada al negocio, para agregar el mximo valor a la
Corporacin.

Poltica de Calidad
La poltica de calidad, la OIP tiene como compromiso fundamental entender,
satisfacer y superar las expectativas de calidad de sus clientes con respecto a
los servicios, proyectos e instalaciones, ejecutando el trabajo bien la primera
vez y en concordancia con la normativa vigente. Todo el personal conoce
profundamente las exigencias del trabajo y los procesos para ejecutarlo, con
nfasis en la prevencin como medio para el mejoramiento continuo y
efectividad del desempeo.
Para cumplir con su poltica de calidad, la OIP cuenta un Sistema Unificado de
Calidad (SUC), fundamentado en la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001 y
su contenido est definido en el Manual de Aseguramiento de la Calidad y sus
documentos asociados, los cuales son de uso y cumplimiento obligatorio por
todo el personal de la Organizacin.
La definicin de Poltica de la Calidad es responsabilidad directa del Director
Gerente de Ingeniera y Proyectos, quien la aprueba y ordena su divulgacin.
Igualmente, el Director-Gerente designa al Representante de la Direccin
quien es la mxima autoridad para todas las actividades relacionadas al
Sistema de la Calidad a nivel nacional, incluyendo las de Definicin y
Desarrollo y las Gerencias Regionales. Este Representante de la Direccin es
el Gerente de Calidad. Adicionalmente, los Gerentes de cada regin designan
un Gerente o Supervisor de su rea como Representante Regional de la
Direccin en su regin, quienes tienen la autoridad delegada para todas las
actividades del Sistema de la Calidad en su regin.

El Gerente de Ingeniera y Proyectos regional es responsable de la aprobacin

de los planes de la calidad de su regin y los programas de auditoras internas.
Adicionalmente, la Gerencia de Definicin y Desarrollo, elaboran el Plan de
Calidad de su respectiva Gerencia y sus respectivos programas de auditoras
internas, el cual es aprobado por el Gerente de Definicin y Desarrollo Central.
El Representante de la Direccin, es responsable de la emisin y aprobacin
del Plan de la Calidad de toda la Unidad de Negocio de Ingeniera y Proyectos.
Tambin es responsable de la aprobacin de todos los procedimientos,
instrucciones de trabajo y Listas que forman parte del Sistema de la Calidad.
Igualmente, es responsable de verificar que todos los procedimientos,
instrucciones de trabajo y listas de verificacin han sido revisados por los
responsables respectivos y han sido estructurados de acuerdo a los
procedimientos establecidos.
Los Gerentes, Supervisores y Lderes son responsables de la implantacin
efectiva del Sistema de la Calidad en sus respectivas organizaciones y
proyectos.
Cada gerencia es responsable de sus manuales y procedimientos, cuya
revisin (por solicitud de cualquiera) debe ser canalizada por la gerencia
respectiva.
Por ltimo, cada empleado de la Organizacin es responsable por la calidad de
su trabajo y por el cumplimiento de todos los procedimientos, instrucciones y
lineamientos del Sistema de la Calidad.
FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Con la finalidad de establecer las mejores prcticas para normalizar la
ejecucin de proyectos y contribuir a optimizar las metas de calidad, tiempo y
costo de los mismos, y su alineacin con el plan de negocios, PDVSA
desarroll las Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital
(GGPIC), de uso obligatorio en las filiales operadoras para llevar a cabo el
proceso de ejecucin de proyectos mayores en todas las reas (produccin,
refinacin y petroqumica). Estas guas establecen cinco fases que deben

llevarse

cabo

para

el

desarrollo

de

un

proyecto:

Visualizacin,

Conceptualizacin, Definicin, Implantacin y Operacin. Las tres primeras

fases constituyen lo que se llama Definicin y Desarrollo (FEL), las cuales
permiten asegurar, con un alto grado de confiabilidad, que el proyecto se podr
ejecutar de forma exitosa. Las dos fases siguientes constituyen lo que se llama
Implantacin y Operacin, y consisten en la ejecucin fsica del proyecto y su
puesta en marcha.
En la figura que se muestra a continuacin se puede observar de forma grfica
la mecnica de funcionamiento de cada una de las fases mencionadas segn
las GGPIC:

Figura 1. Fases para la Formulacin y Evaluacin de un Proyecto de Inversin

de Capital. PDVSA, Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de
Capital (1999)
Al finalizar cada fase debe haber un producto bien definido que permitir tomar
la decisin para pasar a la fase siguiente (D1 a D4). Dicho producto se resume
en el llamado Documento Soporte de Decisin (DSD), el cual consiste en la
recopilacin de los documentos ms importantes desarrollados en cada fase.
Estructura y Documentacin del Sistema de la Calidad.
El sistema de calidad est estructurado de la siguiente manera:
1. Manual de Aseguramiento de la Calidad: El cual expresa la poltica de la
calidad y describe el sistema de la calidad, su estructura general, los
mtodos y/o actividades para establecer, implantar y mantener el sistema
de la calidad y hace referencia a los procedimientos del sistema aplicado a
los productos de Definicin y Desarrollo de Proyectos, Gerencia de la
Ingeniera y de la Construccin, Ingeniera de Detalle y la Procura,
Tiene como objetivo:

Definir las acciones a ejecutar.

Aplicar los requisitos de la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001,

asociadas a las actividades de Ingeniera y Gerencia de Proyectos.

Describir cmo est estructurado el sistema de calidad de la empresa, cmo

estn organizados los procesos, servicios, procedimientos relacionados a la
gestin de calidad y cules son las responsabilidades del personal en
materia de calidad.

Normalizar los procedimientos, instrucciones de trabajo y listas de

verificacin.

Describir el aseguramiento de la calidad de los proyectos desarrollados o

ejecutados,

para

asegurar

que

los

estndares,

instrucciones, guas y manuales que afectan

procedimientos,

la calidad son conocidos

y usados por el personal y mantenido a lo largo de la vida de los proyectos

ejecutados.
2. Procedimientos del Sistema de Calidad: Describen las actividades que
las "Unidades Organizativas de la Organizacin Ejecutora de Proyectos
desarrollan en cualquiera de las fases del mismo, as como tambin en las
actividades funcionales de estas unidades. Contienen el alcance y detalle
de la actividad y especifican quin hace o realiza qu actividades, cundo
se realizan y qu documentacin es utilizada para verificar que la actividad
de la calidad se ejecut conforme a lo requerido.
Todas las Gerencias y Departamentos/Secciones de la OEPI son
responsables de la elaboracin de los procedimientos e instrucciones,
inherentes a su gestin. La decisin de elaborar un nuevo procedimiento /
Instrucciones, cualquiera que ste sea, debe tomarse basndose en que la
ausencia del mismo afectar adversamente la calidad del trabajo a ser
ejecutado.
Los procedimientos se presentan de la siguiente manera:

Hoja Portada.

Contenido o Cuerpo del Procedimiento.

Anexos: Flujogramas del procedimiento cuando aplique, Todos los

formatos que se utilizan para presentar la informacin requerida en el
Procedimiento y otros anexos.

3. Instrucciones de Trabajo: Son los documentos utilizados como guas o

referencia para indicar en forma detallada cmo se debe hacer una
actividad particular.

4. Listas de Verificacin: Las listas describen los elementos guas que se

estn verificando y quin realiza esta verificacin.

A continuacin se muestra un ejemplo de una Lista de Verificacin para la

Ingeniera Conceptual de un proyecto:

Figura 2. Lista de Verificacin para la Fase Conceptualizar. PDVSA, Sistema

Unificado de la Calidad (2000)

5. Registros de la Calidad: Son utilizados para demostrar la conformidad con

los requerimientos especificados y la efectiva operacin del sistema de la
calidad. Tambin se utilizan como base para las "Revisiones por la
Direccin" que se realizan al Sistema de la Calidad.

Los registros pueden presentarse en cualquier tipo de soporte, tal como

papel o medios electrnicos y proveen informacin sobre:

El grado de los objetivos de la calidad.

La satisfaccin o insatisfaccin del cliente con la calidad del servicio.

Los resultados del sistema de la calidad para la revisin y mejora del

servicio.

El anlisis para identificar la tendencia de la calidad.

Acciones correctivas y su efectividad.

El desempeo apropiado de proveedores.

Las destrezas y adiestramiento de personal.

En el caso de la Ejecucin de Proyectos, se deben llevar a cabo las

siguientes acciones:
a. Todos los registros de la calidad elaborados a lo largo de los proyectos,
deben ser verificados por la autoridad respectiva, antes de su aceptacin y
archivo.
b. Una vez cerrado un proyecto, los registros de la calidad sern
conservados con el resto de los documentos del proyecto.

En Ingeniera sern conservados en el "Archivo del proyecto".

En construccin, sern entregados al cliente.

c. Cuando lo establece el Acuerdo o Convenio de servicio, los registros de

la calidad pueden estar a la disposicin del cliente o de su representante,
durante un perodo de tiempo.
d. Los registros de la calidad son mantenidos y conservados en el archivo
del Proyecto (archivo activo), el cual se inicia desde el mismo momento en
que se organiza y se pone en funcionamiento la unidad de archivo del
Proyecto. Los registros se mantienen en el archivo activo mientras dura el
Proyecto y ste finaliza en el momento en que se produce la
desincorporacin de documentos del Proyecto terminado. A partir de este
momento se inicia el perodo de archivo inactivo, en donde los registros son
mantenidos y conservados por un perodo mnimo de Diez (10) aos o por
el tiempo establecido en el acuerdo con el cliente.

6. Manuales Tcnicos y Administrativos: Son documentos internos,

corporativos, o de PDVSA (no controlados) que sirven como guas para
realizar actividades especficas de ingeniera y gerencia de proyectos.
Los Gerentes, Supervisores y Lderes de Proyecto deben utilizar el manual,
los procedimientos, instrucciones de trabajo, listas de verificacin y los
formatos de Calidad en forma consistente para la ejecucin de los
proyectos. Y todos los Supervisores y/o Lderes de Departamento o seccin
tienen la responsabilidad de dar apoyo y exigir la aplicacin de estos
documentos.

Indicadores de Desempeo

ndice P.D.R.I. o ndice del Grado de Definicin de un Proyecto

Para evaluar los Proyectos de Inversin de Capital, PDVSA utiliza un
procedimiento llamado Evaluacin P.D.R.I o Evaluacin del Grado de
Definicin del Proyecto,

el

cual consiste en la revisin de todos los

documentos del proyecto, relacionados con los objetivos del negocio, el

alcance tcnico y la estrategia de ejecucin, aplicando una serie de guas
especiales, que permiten identificar y describir con precisin cada elemento
crtico en el paquete de Definicin, permitiendo a los equipos de evaluacin
y del proyecto, predecir los factores que pueden impactar el mismo. Este
procedimiento es de aplicacin obligatoria a todos los proyectos de
inversin realizados por PDVSA, excepto aquellos cuya Evaluacin de
Grado de Definicin sea contratada a terceros, para someter a aprobacin
presupuestaria la inversin correspondiente, en la Fase Definir, tal como lo
establecen las Guas de Inversin de Capital (GGPIC), como requisito
indispensable para pasar a la Fase de Implantacin.

Dentro de la Evaluacin P.D.R.I., es utilizado un ndice que lleva el mismo

nombre. Este ndice determina

el grado en que cada uno de los

documentos generados ha sido completado. Si al calificarse y totalizarse

todos estos elementos, cuya mxima puntuacin es de 1.000 puntos, se
obtiene un puntaje menor o igual a 200, es decir, el 20 % menos de los

puntos,

se

puede

asumir

que

el

proyecto

est

"en

promedio"

suficientemente bien definido; sin embargo, si alguna de las secciones est

muy desviada por encima del 20 %, es necesario definirla mejor, a un nivel
que no represente un riesgo que pueda impactar al proyecto. Solamente
cuando la desviacin mencionada en el punto anterior ha sido corregida, se
puede proseguir a la fase siguiente de Implantacin.
Cuando un proyecto no cumpla con el ndice de definicin establecido
arriba, pero por razones de estrategia operacional o incentivos econmicos
debe continuar, el Lder del Proyecto deber solicitar por escrito a los
niveles superiores, exoneracin del cumplimiento del requisito exigido por
las GGPIC, razonando el caso y explicando la estrategia que desarrollar
para mejorar sobre la marcha los elementos dbiles del proyecto y mitigar
los riesgos.

Indicadores Propuestos
1. IEP (ndice de Ejecucin de Proyectos)
IEP= N Proyectos Planificados
N Proyectos Ejecutados

Los proyectos en PDVSA son formulados bajo una metodologa con base a
las Guas de Inversin de Capital (GGPIC) anteriormente mencionadas.
Estas guas, tiene como finalidad establecer las mejores prcticas para
normalizar la ejecucin de proyectos y contribuir a optimizar las metas de
calidad, tiempo y costo de los mismos, y su alineacin con el plan de
negocios. Sin embargo, no existe algn tipo de indicador que permita medir,
cunto de esos proyectos que son visualizados, completan las cinco fases
correspondientes a la formulacin: Visualizacin, Conceptualizacin,
Definicin, Implantacin y Operacin. Este indicador, permitira a la industria
ver qu tan eficiente y eficaz es su proceso de planificacin estratgica, y
con ello, evaluar donde estn los cuellos de botella, corregir las fallas y
evitar el re trabajo.

2. ITP (ndice de Tiempo de Formulacin de Proyecto)

ITP (para la Fase Visualizar) =

hrs-hb ejecutadas
hrs-hb planificadas

Otro indicador de gestin importante que podra ser til en la formulacin de

proyectos de inversin de capital, sera, uno que permita medir el tiempo en
que los mismos son formulados, es decir, el tiempo en que son ejecutadas
el cada una de las fases anteriormente mencionadas. Con la amplia
experiencia de PDVSA en la Ingeniera de Proyectos, se podran establecer
los tiempos estndares que se requieren para llevar a cabo cada una de las
fases de la formulacin, y con ello, llevar el control y la gestin de los
proyectos que se ejecuten, con la finalidad de optimizar las horas hombre
utilizadas y con ello mejorar la eficiencia de la inversin.
Como ejemplo se tiene:
Tiempo estndar para la Fase de Visualizacin: 3 meses.
IF (para la Fase Visualizar) = hrs-hb utilizadas
3 meses
Si el IF es menor o igual que 1, entonces se puede concluir que la Fase fue
realizada dentro de tiempo estndar para los proyectos de la industria. Si
por el contrario, el IF es mayor que 1, el tiempo de ejecucin de la fase est
por encima de los estndares de la organizacin, por lo que podra
realizarse una revisin, corregir las fallas para optimizar el tiempo de
desarrollo de las fases futuras.