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Ley 594 de 2000
Ley 594 de 2000
(Julio 14)
El Congreso de Colombia
DECRETA:
TITULOI
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o
privada en razn de sus actividades o funciones.
Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que
comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
decisiones
que
los
afecten,
en
los
trminos
previstos
por
la
ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin y la cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin
administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
T I T U L O II
SISTEMA
NACIONAL
DE
COORDINADORES Y EJECUTORES
ARCHIVOS,
ORGANOS
ASESORES,
b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los consejos territoriales
de archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin de recurso humano, las
asociaciones
y
las entidades pblicas
y privadas
que
presten este
servicio;
c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo sern
responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas
directas e indirectas del Estado;
d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto
en la presente ley y sus normas reglamentarias.
T I T U L O III
T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTCULO 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est
obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivstica.
ARTCULO 12. Responsabilidad. La administracin pblica ser responsable de la gestin de
documentos y de la administracin de sus archivos.
ARTCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administracin pblica deber garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los
casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo,
debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.
ARTCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La
documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado, y ste ejercer
el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso
pblico, no son susceptibles de enajenacin.
PARGRAFO 1 La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los
servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.
ARTCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las entidades
pblicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos,
tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y
conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.
comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del
patrimonio documental de la Nacin.
ARTCULO 18. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligacin
de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su
labor.
PARGRAFO 2 Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
ARTCULO 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas
que se suprimen o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus
funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin
histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
TITULOV
GESTION DE DOCUMENTOS
ARTCULO 21. Programas de gestin documental. Las entidades pblicas debern elaborar
programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y
soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
PARGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia
de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de documentacin dentro del concepto de
archivo total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la
consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
ARTCULO 23. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin
y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o
trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservacin permanente.
ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del
Estado
elaborar
y
adoptar
las
respectivas
tablas
de
retencin
documental.
T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos,
siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la
ley.
ARTCULO 30. Documentos administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado
podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
ARTCULO 31. Documentos histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal
evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los
siguientes trminos:
a) Motivos legales;
b) Procesos tcnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos
tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un
archivo fuera del territorio nacional.
T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por
su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370,
371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere
flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana,
sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos,
stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar
todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados
ilegalmente del territorio colombiano.
T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS
ARTCULO 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la
Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales
mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la
exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la
Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos
que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
b) Transferir a ttulo oneroso o gratuito la propiedad, posesin o tenencia de documentos
histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la
imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes.
ARTCULO 43 Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que
tengan ms de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo
General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del
Archivo
General
de
la
Nacin,
tomar
las
medidas
pertinentes.
TITULOX
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
ARTCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos
podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos.
ARTCULO 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico
declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los
ofreciere en venta.
Declrase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va
administrativa a la que se refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de
carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o
prdida.
T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTCULO 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2o. de la Ley 80 de 1989
quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACION
T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES
ARTCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicacin y
deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.