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A
100000
290000
300000
10000
10%
B
50000
290000
300000
10000
20%
C
20000
290000
300000
10000
50%
Con este simple ejemplo se trata de demostrar que la administracin de los insumos
no es tarea fcil, es por ello que se debern tomar las decisiones estratgicas, para definir en funcin a
las caractersticas del mercado que la empresa ha encarado, la modalidad del proceso de la produccin
que se aplicar, sea esta para acumular stock de productos terminados a la espera de satisfacer a la
demanda, o bien producir a pedido sin mantener stock de productos terminados, pero de rpida
respuesta en el abastecimiento y en la entrega de los finales.
A los efectos de lograr eficiencia, se deber definir el nivel adecuado de los stock
medios y su rotacin, entendindose por rotacin el nmero de veces que en un perodo el stock
medio cubre a la demanda de produccin o ventas, buscando lograr mayor flexibilidad manteniendo un
nivel de servicio adecuado, lograr eficiencia operativa en cuanto a la planificacin y programacin de la
produccin con inventarios equilibrados que no se produzcan excesos ni defectos de stock
determinando cundo, cunto y qu ordenar, utilizando criterios econmicos en la adquisicin de los
insumos que logre un presupuesto equilibrado de gastos.
Asimismo se deber de minimizar los costos totales de la gestin de inventarios, para
lo cual se evaluar bsicamente la relacin entre costos contrapuestos, como ser los que se incurren en
mantener inventarios y los costos de ordenar compras siendo los ms relevantes los siguientes:
Costos de mantener inventarios:
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
Por la experiencia que uno ha asumido en distintas empresas y teniendo en cuenta que
las organizaciones son instituciones sociales, compuestas por una estructura orgnica formal terica,
que define la estructura de poder y de funciones por una parte y la estructura informal por otra parte
que define el poder real, en funcin de la disputa poltica que surge de las relaciones sociales, hacen
que determinados sectores impongan sus decisiones sobre otros dentro de la organizacin.
Es por ello que la cosa se complica, y se detectan la existencia de dos corrientes
contrapuestas que influyen en los niveles de rotacin y de inventarios medios a mantener, depende de
que cual de los sectores triunfe en su puja, se podr o no lograr la ansiada ventaje competitiva.
1). Aquellos sectores que intentan mantener inventarios los ms bajos posibles tratando de minimizar
los costos inherentes que por el propio proceso de produccin se incurren, siendo los siguientes:
1.1). El sector de Planeamiento y Control de la Produccin, es el que funcionalmente posee los datos
histricos de las ventas, y los niveles de produccin del pasado, valindose de dichos datos, los
analiza, determina su tendencia de crecimiento, de baja, de estacionalidad, etc. y los proyecta
utilizando herramientas estadsticas para determinar los planes futuros de stock para abastecer ventas,
como as mismo las necesidades de insumos. En estos casos se puede afirmar que este sector,
proyecta el plan de ventas, el plan de produccin, y por ende efecta el requerimiento de insumos en
funcin a las necesidades futuras.
1.2). Tambin puede disponer de un plan de necesidades de ventas establecidas por el sector de
Comercializacin, en estos casos el sector de comercializacin es el que se mueve en la incertidumbre
de la demanda futura y el sector de Planeamiento y Control de la Produccin en la certidumbre de
satisfacer las necesidades del plan de ventas o bien los pedidos de los clientes. En estos casos y
valindose de esa informacin procede a establecer las necesidades de produccin y de los
requerimientos necesarios para cumplir con dicho plan.
En ambos casos gestiona la adquisicin de los inventarios necesarios para
cumplimentar con los planes, buscando una alta rotacin de los insumos y sin parar el proceso de
produccin por la falta de mismos.
1.3). El sector de Finanzas mediante el anlisis permanente del flujo neto de caja y de activos
financieros determina la fuente de financiamiento de los insumos prefiriendo mantener inventarios en
un nivel bajo y los eventuales excedentes de alta realizacin invertirlos en otros tipos de activos.
2). Aquellos sectores que desean inventarios ms altos, a saber:
Comercializacin, Compras y Produccin son sectores propensos a querer contar con
inventarios de niveles altos para que stos estn disponibles en todo momento, no perder ventas
futuras, asegurarse que el proceso de produccin no se detenga, conseguir mejores precios por
compras de volmenes mayores, etc.
METODOS PARA LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS :
En funcin a la decisin tctica que la empresa decida tomar para la administracin de
los insumos, se puede mencionar que existen bsicamente tres, que utilizando cada una de ellos o una
mezcla entre las mismos, se constituyen en los procedimientos administrativos (planificacin,
5
ejecucin y control) que contemplen desde el punto de vista orgnico y funcional, como se ejecutaran
las tareas respecto de la adquisicin de insumos para producir productos y satisfacer la demanda del
mercado y que necesariamente deben establecer en sus contenidos Calidad, Economa, Velocidad,
Secuencia, Practicidad, Coordinacin y Control, estos procedimientos son los siguientes:
1 - a) Sistema de Revisin Continua, Punto de Reposicin, Lote econmico de compra y Cantidad de
compra fija. (Demanda Independiente).
b) Sistema de Revisin a Fecha Fija, Cantidad a comprar variable. (Demanda Independiente).
2 - Sistema Planificacin de los Requerimientos de los Materiales (MRP). (Demanda Dependiente).
3 - Sistema de Provisin en su Justo Tiempo (JIT).
SISTEMA PLANIFICACION DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES (MRP)
El Sistema MRP esta basado en Demanda Dependiente. La demanda dependiente es
aquella que es causada por las necesidades de un semiterminado o un artculo de mas alto nivel en el
proceso de valor agregado. Por ejemplo: las llantas, los motores, etc. son artculos cuyas necesidades
dependen de la demanda de automviles.
Es un sistema de informacin utilizado para planificar la produccin de productos
terminados, semielaborados, piezas, partes, etc., elaborar el plan de compras de insumos de acuerdo al
programa de produccin, la gestin de los inventarios de insumos y la capacidad de produccin. Es
utilizado generalmente en distintos procesos de produccin y se adapta eficientemente a aquellos que
renan las caractersticas de estar integrados por lneas de montajes con ensamble de los insumos en
forma secuencial como ser la produccin de autos, tractores, electrodomsticos, cosmticos,
medicamentos, etc.
Para entender la dinmica de su funcionamiento, imaginaremos una empresa ficticia
denominada ZZZ; la alta gerencia de la misma fija los objetivos y polticas que incentivan a la
investigacin de las necesidades del mercado, desarrollo e innovacin de productos para cubrir esas
necesidades y motiva la produccin, la comercializacin y entrega de los productos al mercado. Produce
una gama de productos diferenciados de alta calidad para el mercado cosmtico.
En general y bsicamente el sistema cumple un crculo de planificacin, ejecucin y
control que s retroalimenta permanentemente y es denominado Circuito de Insumo/Producto, en el
participan las distintas unidades funcionales de la organizacin, las mismas actan dinmicamente e
interrelacionadas , aportando en tiempo y forma los datos por las transacciones que cada una genera en
sus propias actividades, esos datos se convierten en informacin para ser utilizada en la toma de
decisiones y funciona de la siguiente forma:
PLAN DE VENTAS
PERIODOS
HISTORICOS DE VENTAS
PLAN DE VENTAS
C ONTROL
PLAN DE PRODUCCION
CONTROL
Disponibilidad de:
Stock de materias primas
Stock de materiales
Stock de material en empaque
Produccin en proceso
Solicitudes de Compras
Ordenes de Compras
Pendientes de control de Calidad
REQUERIM IENTOS
CARGA DE M AQUINA
PERSONAL
Ordenes de Produccin
Verificacin de Stock
Programacin/carga
Lanzamiento
Elabaracin/Seguimiento
Productos Terminados
Ingreso a Almacenes
Despacho al M ercado
Gestin Compras
Seleccin de Proveedores
Orden de Compra
Proveedor
Entrega
Control de Calidad
Ingreso a almacenes
NECESIDADES DE
Este sector cumple la funcin de interpretar las necesidades del mercado en cuanto a la
calidad, cantidad, precios y fechas de entrega, sus principales tareas son: .
-
Fijar los precios de los productos competitivamente y la calidad con que los mismos deben llegar al
mercado.
Generar la informacin bsica para el planeamiento del sistema M RP el Plan de Ventas o los Pedidos de
los Clientes, que contemple los productos, calidades y fechas de entregas, para perodos determinados,
que permita efectuar las programaciones al corto plazo de las cantidades a elaborar, las necesidades de los
insumos, la carga de las estaciones de trabajo y los requerimientos de mano de obra necesarios para
cumplir con el plan de ventas. Son los requisitos bsicos para establecer el control respectivo del
cumplimiento y efectuar las correcciones de las desviaciones si stas se producen respecto del plan
original
Para desarrollar y simplificar este ejemplo, tomaremos solo uno de los productos que
fabrica la Empresa:
Denominacin = XXX
Caractersticas = S e trata de un estimulante para el crecimiento del cabello.
Presentacin = Envases por 100 centmetros cbicos dispuestos en cajas por 12 unidades cada
una.
TABLA NUMERO 1
Plan de Ventas
Producto
Periodo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Total
Descripcin
XXX
Cantidad
9000
11000
12000
10000
9000
11000
11000
9000
9000
10000
11000
10000
122000
8
Envases
De 100 cc
Plan de Ventas
12.000
10.000
8.000
Cantidad
6.000
4.000
2.000
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Periodos
Introducir, desarrollar y especificar como est compuesto cada uno de los productos terminados.
Interpretar y mejorar a los mismos y redisearlos para mejorar su desempeo.
Brindar asistencia tcnica a comercializacin y a produccin, respetando la capacidad tcnica del
proceso.
Obtendr la lista o formulacin del producto XXX que como dijimos anteriormente se trata de un
producto ficticio, por lo tanto y para simplificar los clculos, en los estndares de produccin, no se
contemplaran las posibles mermas tanto en la produccin del lquido como en su envasado. El producto
est compuesto de la siguiente manera:
9
Denominacin = XXX
Caractersticas = Se trata de un estimulante para el crecimiento del cabello, que contiene los insumos
1 y 2 segn la composicin que se da mas abajo.
Presentacin = Frascos con tapas de 100 centmetros cbicos dispuestos en cajas por 12 unidades
cada una
Composicin =
a) Produccin del Lquido Lote Econmico 1000 Litros
Insumos
cantidad
Insumo 1
780 litros (o sea 78% en volumen)
Insumo 2
220 litros (o sea 22% en volumen)
------------------------------------------------------------TO TAL
1000 litros
INGENIERIA DE PROCESO:
Cuya funcin es:
- Analizar y definir la factibilidad de perfeccionar el proceso.
- Hacer productivo y eficiente al mismo.
- Establecer los estndares de produccin de cada uno de los productos.
Disear la secuencia del proceso de transformacin de los insumos en productos (cad!I!
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se deben elaborar y con qu calidad, "cundo" de acuerdo a las fechas requeridas, "dnde" se debe
fabricar, secciones productivas, talleres, produccin por terceras empresas, etc.
Para ello deber utilizar la informacin que dispone y referida a los productos, stock de productos
terminados y de materias primas, la capacidad de produccin, la distribucin de los equipos, los mtodos
de cada uno de los procesos, secuencia, tiempo, maquinarias, insumos, energa, recursos humanos e
insumos disponibles en la Empresa.
Para cumplir con su funcin, dividiremos su accionar en cuatro etapas, a saber:
1) Primera etapa : Que producir, cunto y cundo:
Es de destacar que a ttulo de este ejemplo, el mismo para que sea entendido se resolver como si
se tratase de un sistema administrativo manual. Pero a criterio del que escribe y dado el avance
tecnolgico de los sistemas de comunicaciones y de proceso de la informacin, es condicin necesaria
contar con un sistema computarizado que integre a todas las unidades funcionales y que se detallan en
este ejemplo, que permita automticamente con la informacin contenida en los programas, bases de
datos y lo procesado mediante las transacciones de cada sector, establecer los siguientes clculos que a
continuacin se detallan:
a ) Partiendo de la informacin suministrada por Comercializacin y Logstica:
Primero debe proyectar el plan de ventas en la planilla 1.
Con la informacin reunida desde Logstica de productos terminados el stock del producto al
momento del inicio de la confeccin del plan, la planilla de envasado, se completa de la siguiente forma:
1 - Completa la planilla con los perodos a calcular, que fija su horizonte de planeamiento.
2 - Parte con el stock inicial de los productos
3 - Completar cada uno de los perodos con el respectivo plan de ventas.
4 - Calcular con los datos anteriores la produccin de envasado necesaria para cubrir el plan de ventas,
a su vez le asigna a cada uno de los lotes a producir una numeracin para su mejor interpretacin
VER HOJA NUMERO PLANILLA 1 DE ENVASADO
programar.
VER HOJA NUM ERO PLANILLA 2 ELEBORACION DEL LIQUIDO
2) Segunda etapa: Que insumos comprar, cuanto y cuando.
COM PRAS:
Cuya funcin es:
- Negociacin con los proveedores
- Insumos, calidad, cantidad, precio y fecha de entrega.
- Financiamiento.
- Seleccin de los proveedores.
- Seleccin de las mejores ofertas.
- Colocacin de la ordenes de compra.
- Seguimiento y activacin de las ordenes de compras colocadas.
Obtendr la siguiente informacin:
- Demoras en los aprovisionamientos de cada uno de los insumos, entendindose por tal, el tiempo que
transcurre entre la deteccin de la necesidad de un determinado insumo, la solicitud al sector de compras,
gestin de compras, la colocacin de la orden de compra, la recepcin del insumo y el control de calidad,
hasta que est el insumo disponible para su utilizacin en el proceso de produccin.
- El Precio unitario de cada uno de los insumos.
- La calidad de cada uno de los insumos.
- La cantidad a proveer de cada uno de los insumos.
Para este ejemplo se considerarn los siguientes datos:
Insumo 1 Demora de aprovisionamiento
Insumo 2 Demora de aprovisionamiento
Frascos x 100 cc Demora de aprovisionamiento
Tapas Demora de aprovisionamiento
Cajas x 12 unidades Demora de aprovisionamiento
= 2 perodos
= 1 perodo
= 3 perodos
= 1 perodo
= 1 perodo
ALM ACENES:
Cuya funcin es:
- Recepcionar desde los proveedores los insumos.
- Su almacenamiento, resguardo, custodia.
- Su despacho en tiempo y forma a produccin para cumplir con el plan maestro de produccin las
cantidades, calidades y fechas de entrega.
- Procesar y emitir informacin sobre despachos, atrasos, faltantes y estados de las disponibilidades de
stock.
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Obtendr las disponibilidades de los stock iniciales en inventarios, como punto de partida para el
clculo de las necesidades de insumos a comprar, a saber:
Se tomarn solamente los stock de los insumos que como ejemplo se confeccionarn las
respectivas planillas de clculo:
Denominacin
Stock
Inicial
Pendientes de entrega
con ordenes de compra colocadas
1000 lts
780 lts.
780 lts. ingresan en el perodo 1
220 lts
10000 unid.
10000 unid. ingresan en el perodo 1
10000 unid. Ingresan en el perodo 2
10000 unid.
834 unid.
Con los datos de las necesidades del programa de envasamiento ver planilla 1 y elaboracin del
lquido ver planilla 2, los stock iniciales de insumos, pendientes de ingresos por compras, la formulacin
del productos y los datos del sector de compras, se puede calcular las necesidades de los insumos para
cubrir el plan maestro de produccin, utilizando las Planillas 3, para este ejemplo solo se tuvo en cuenta,
completar solamente para l computo de las necesidades del insumo 1, 2 y los frascos x 100 cc.
1 - Se completa con los perodos a considerar.
2 - Se parte con el stock inicial del insumo, que representa el punto de partida para el clculo.
3 - Se toman de las planillas 1 y 2, las necesidades de la produccin del envasado, como as tambin la
produccin del lquido en el perodo en consideracin, colocndole el nmero de lote respectivo al plan de
envasamiento, para una mejor interpretacin.
4 - En funcin a las necesidades de produccin de envasamiento y del lquido y a la demora de
aprovisionamiento del insumo, se calcula la fecha y cantidad exacta, en cuanto a la solicitud del
requerimiento a Compras y cuando el insumo debe ingresar.
5 - De esta manera, queda confeccionado el respectivo plan de compras, el cual se lo hace conocer al
sector de compras para que este realice su gestin.
VER HOJA NUM ERO PLANILLAS 3 COM PRAS INSUM O
3) Tercera etapa, Colocacin de los Requerimientos de Compras.
Con los datos obtenidos de la planificacin en las planillas 3 y los obtenidos del sector de
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15
Denominacin
Grupo
PRODUCT O XXX
INSUMO 1
INSUMO 2
FRASCOS X 100 CC
T APAS
CAJAS X 12 UNIDADES
A
A
C
A
B
C
PRODUCIR
1 mes de ventas
2 meses de ventas
3 meses de ventas
INSUM OS:
GRUPO A
GRUPO B
GRUPO C
CANTIDAD A COMPRAR
1 mes de ventas
2 meses de ventas
3 meses de ventas
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ANEXOS
Es de destacar que un anlisis de la informacin contenida en las planillas de clculo puede dar como
resultado las siguientes consideraciones, que tenidas debidamente en cuenta, mejoraran la estrategia en las
operaciones:
- Flexibilidad : Si consideramos que lo ideal pero utpico, es que las organizaciones deberan comprar,
producir y vender todo y durante el mismo perodo y a su vez las compras de los insumos se efecten
financiadas por los proveedores y los productos los comercialicen de contado, estamos suponiendo de
que las mismas estaran trabajando con capital de trabajo negativo, pero como estas situaciones no se
pueden cumplir en la gran mayora de las empresas, debido a su propio sistema de comunicaciones, de
informacin y por las caractersticas propias y complejas de su proceso de produccin.
Es por ello que las mismas deben eficientizar su sistema de comunicacin e informacin no
solamente internamente, si no externamente dirigida para adelante es decir al canal de comercializacin y
para atrs, es decir los proveedores.
Si se analiza el ejemplo presentado y teniendo en cuenta el momento en que se efecta el
requerimiento para la compra durante el inicio del perodo 2 correspondiente a los frascos x 100cc, para
producir el envasamiento del lquido que corresponde a lote nmero 5, se determina que esa produccin
va a cubrir las ventas que corresponden al perodo 6. Por el tiempo que media entre el requerimiento y la
venta del producto terminado, hace que en esta situacin la empresa sea poco flexible en dar respuesta a
los cambios de volumen, calidad y fecha de entrega que se produzcan en el mercado. Este caso que no
deja de ser un ejemplo, la organizacin deber buscar en reducir las demoras de aprovisionamiento que le
permitan lograr mayor flexibilidad y mejor respuesta en un mercado altamente competitivo.
- Financiamiento: De igual manera y basndose en el plan a largo plazo se puede estimar la evolucin
econmica y financiera de la organizacin, por la elaboracin del flujo neto de caja, se puede determinar
cual ser la estrategia de financiacin de las compras como as tambin al de las ventas.
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PLANILLAS
PERIODO
STOCK INICIAL
PLAN VENTAS
ENVASAMIENTO
LOTE N
STOCK FINAL
1
2
3
13000 14000 13000
-9000 -11000 -12000
10000 10000 10000
1
2
3
14000 13000 11000
4
11000
-10000
10000
4
11000
5
6
7
11000 12000 11000
-9000 -11000 -11000
10000 10000 10000
5
6
7
12000 11000 10000
8
10000
-9000
10000
8
11000
9
10
11
11000 120000 12000
-9000 -10000 -11000
10000 10000 10000
9
10
11
12000 12000 11000
PERIODO
STOCK INICIAL
ELABORACION
LOTE N
STOCK FINAL
1
1000
1000
2
1000
2
1000
1000
3
1000
3
1000
1000
4
1000
4
1000
1000
5
1000
5
1000
1000
6
1000
18
6
1000
1000
7
1000
7
1000
1000
8
1000
8
1000
1000
9
1000
9
1000
1000
10
1000
10
1000
1000
11
1000
11
1000
1000
12
1000
PERIODO
STOCK INICIAL
LOTE N
DEMORA APROV.
INGRESO
LOTE N
REQUERIMIENTO
LOTE N
STOCK FINAL
1
780
2
2 Per.
780
3
780
4
780
2
780
3
3
780
4
4
780
5
5
780
6
6
780
7
780
4
780
5
780
780
5
780
6
780
780
6
780
7
780
780
7
780
8
780
780
8
780
9
780
2
220
3
3
220
4
4
220
5
5
220
6
6
220
7
220
4
220
4
220
220
5
220
5
220
220
6
220
6
220
220
7
220
7
220
220
8
220
8
220
7
780
8
8
780
9
9
780
10
10
780
11
11
780
12
780
9
780
10
780
780
10
780
11
780
780
11
780
12
780
780
12
780
1
780
780
1
780
2
780
220
8
8
220
9
9
220
10
10
220
11
11
220
12
220
9
220
9
220
220
10
220
10
220
220
11
220
11
220
220
12
220
12
220
220
1
220
1
220
PERIODO
STOCK INICIAL
LOTE N
DEMORA APROV.
INGRESO
LOTE N
REQUERIMIENTO
LOTE N
STOCK FINAL
1
220
2
1 Per.
220
3
220
3
220
PERIODO
STOCK INICIAL
LOTE N
DEMORA APROV.
INGRESO
LOTE N
REQUERIMIENTO
LOTE N
STOCK FINAL
1
10000
1
3 Per.
10000
2
10000
4
10000
2
3
4
5
6
10000 10000 10000 10000 10000
2
3
4
5
6
7
8
9
10000 10000 10000
7
8
9
10
11
10000 10000 1
10
11
10000 10000 1
11
12
10000 10000 1
1
2
10000 10000 1
19
1
220
2
1 Per.
660
3, 4y 5
660
3, 4y 5
660
2
660
3
3
440
4
4
220
5
440
660
6, 7y 8
660
6, 7y 8
220
660
20
5
660
6
6
440
7
440
660
9,10y11
220
9,10y11
220
660
220
8
8
660
9
9
440
10
10
220
11
11
660
12
12, 1y 2
440
220
12, 1y 2
660
440