INFORMTICA I Ing.

Leandro Coz

INTRODUCCIN:
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones
con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde
simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Es una aplicacin
distribuida por Microsoft Office para hojas de clculo. Este programa es
desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas
financieras y contables. Se encuentra integrada en el conjunto ofimtico de
programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa
de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, etc., resultar familiar
utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma
similar en todos los programas de Office.
Es muy comn que al estar trabajando con Excel no aprovechemos al mximo
sus recursos, las personas que saben de Excel son ms productivas en
cualquier tipo de empresa en las que estn trabajando, por ello este manual
presenta la informacin ms necesaria para trabajar eficientemente con una
hoja de clculo.
La hoja de calculo Excel es una aplicacin integrada de Windows cuya finalidad
es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la
representacin de estos valores de forma grafica. A estas capacidades se suma
la posibilidad de utilizarla como una base de datos.
En el desarrollo de este curso, se presentan problemas bsicos, para que el
estudiante tenga una idea de una operacin, sin embargo al final se presentar
una serie de ejercicios elaborados donde se integran todo lo visto en el curso,
para un mayor aprendizaje.

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EXCEL
1. DEFINICIN:
Excel es un programa informtico desarrollado y distribuido por Microsoft
Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y
financieras gracias a sus funciones, desarrolladas especficamente para
ayudar a crear y trabajar con hojas de clculo. Es un programa del tipo hoja
de calculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en
una cuadricula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos
estadsticos.
Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden
contener:

Texto.
Valores numricos, fechas y datos horarios.
Formulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de
esta celda en funcin de los valores de otras celdas.

As mismo se le puede dar formato a la hoja de calculo de Excel, crear

tablas, organizar datos, crear grficos y dems.
Excel puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojas de
clculo siempre que la memoria de la computadora lo permita.

2. RESEA HISTRICA
La primera incursin de Microsoft en el mundo de las hojas de clculo (que
permiten manipular datos numricos en tablas formadas por la unin de filas
y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentacin de Multiplan. Tres aos
ms tarde llegara la primera versin de Excel. Microsoft comercializ
originalmente un programa para hojas de clculo llamado Multiplan en 1982,
que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS
perdi popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft public la primera versin
de Excel para Mac en 1985, y la primera versin de Windows (numeradas
2-05 en lnea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecucin de
entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3
para Windows y esto ayud a Microsoft a alcanzar la posicin de los
principales desarrolladores de software para hoja de clculo de PC,
superando al tambin muy popular1 Quattro Pro de Borland. Este logro
solidific a Microsoft como un competidor vlido y mostr su futuro de
desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft impuls su ventaja
competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general
cada dos aos. La versin actual para la plataforma Windows es Microsoft
Excel 2013. La versin actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011

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Ante la demanda de una compaa que ya comercializaba un programa con
el nombre de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como
Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales y documentos jurdicos.
Microsoft present en 1989 su primera versin de Office, una suite ofimtica
(conjunto de programas que son tiles en las tareas de oficina) que inclua
Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (una aplicacin para la
creacin de presentaciones multimediales).
Microsoft Excel present, a lo largo de su historia, diversos problemas con
las operaciones realizadas en la hoja de clculo. Uno de los ms
importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al ao
1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la aplicacin; una
forma de atravesar dicho obstculo consiste en crear campos
personalizados, con formatos numricos, combinados con frmulas
inteligentes que los traten como datos cronolgicos.
A principios de 1993, Excel se convirti en el objetivo de una demanda por
otra empresa que ya tena a la venta un paquete de software llamado
"Excel" en el sector financiero ya que era un producto muy competitivo en el
Mercado. Como resultado de la controversia, Microsoft estaba obligada a
hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus
comunicados de prensa oficiales y documentos jurdicos. Sin embargo, con
el tiempo esta prctica ha sido ignorada, y Microsoft aclar definitivamente
la cuestin cuando se adquiri la marca del otro programa.
Microsoft alent el uso de las letras XL como abreviatura para el programa;
el icono del programa en Windows todava consiste en una estilizada
combinacin de las dos letras. La extensin de archivo por defecto del
formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003
(11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o
iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para
macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0) o .xlsb para
libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007
(12.0).
Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales
caractersticas de las hojas de clculo, en esencia manteniendo ciertas
premisas que pueden encontrarse en la hoja de clculo original, VisiCalc: el
programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda
contiene datos o una frmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas
a otras celdas.
Excel fue la primera hoja de clculo que permite al usuario definir la
apariencia (las fuentes, atributos de carcter y celdas). Tambin introdujo
recomputacin inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra
celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de
hoja de clculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo
o esperaban para un comando especfico del usuario). Excel tiene una
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amplia capacidad grfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras
muchas aplicaciones, listados usados en combinacin de correspondencia.
Cuando Microsoft primeramente empaquet Microsoft Word y Microsoft
PowerPoint en Microsoft Office en 1993, redise las GUIs de las
aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de
Microsoft en el momento.
Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un
lenguaje de programacin basado en Visual Basic, que aade la capacidad
para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas
por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa
anexin a la aplicacin que, en versiones posteriores, incluye un completo
entorno de desarrollo integrado (IDE) conocido tambin como Editor de
VBA. La grabacin de macros puede producir cdigo (VBA) para repetir las
acciones del usuario, lo que permite la automatizacin de simples tareas.
(VBA) permite la creacin de formularios y controles en la hoja de trabajo
para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la
creacin) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores aadieron
soporte para los mdulos de clase permitiendo el uso de tcnicas de
programacin bsicas orientadas a objetos.
La funcionalidad de la automatizacin proporcionada por (VBA) origin que
Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave
problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus
comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tom medidas tardamente
para mitigar este riesgo mediante la adicin de la opcin de deshabilitar la
ejecucin automtica de las macros al abrir un archivo excel.

3. CONSIDERACIONES:
Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una
licencia para poder instalarlo. Existen otras opciones, de cdigo abierto
(open source, en ingls), que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo y
que tambin permiten administrar hojas de clculo, tales como
OpenOffice.org Calc y Google Docs. La mayora de estos productos son
compatibles con los documentos creados en Excel, pero no ocurre lo mismo
en la direccin opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con
estos programas).
Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad
de personalizar sus hojas de clculo mediante la programacin de funciones
propias, que realicen tareas especficas, ajustadas a las necesidades de
cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes
rasgos, las opciones son dos: crear frmulas en las mismas celda de la
planilla en cuestin, o bien utilizar el mdulo de desarrollo en Visual Basic.

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En el primer caso, las posibilidades son muy limitadas, aunque esto no
quiere decir que no sean suficientes para la mayora de los usuarios. El
problema principal reside en la incomodidad que conlleva escribir el cdigo
en una celda, sin la posibilidad de utilizar saltos de lnea, tabulacin o
comentarios, entre otros tantos elementos propios de un editor
convencional. Desarrollar funciones en el pseudolenguaje de Excel resulta
antinatural, incmodo y poco intuitivo para un programador, sin mencionar
que diversas limitaciones estructurales hacen que no todo sea posible.
Para los desarrolladores que buscan objetivos muy especficos, o de una
complejidad mayor al clculo de un promedio o de una comparacin entre
varios datos, la solucin reside en el uso de Visual Basic. Se trata de un
lenguaje con un grado de abstraccin relativamente alto (que se aleja
considerablemente del lenguaje de mquina, de la forma en la que trabaja
el procesador) y que, al igual que el utilizado en Excel, funciona por eventos
(esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna accin para que se
dispare la ejecucin del programa).
Dicho esto, la combinacin de Excel y Visual Basic tambin tiene sus
limitaciones, y de ninguna manera puede superar el nivel de personalizacin
y precisin posible a travs de la creacin de un programa desde cero; pero
resulta muy eficaz y cmodo para una pequea compaa, que no desee
invertir el dinero y el tiempo necesarios para el desarrollo de sus propias
aplicaciones.

4. UTILIDADES Y NOVEDADES:
La versin de Excel 2013 trae las siguientes novedades y mejoras:

Recomendacin de grficos. Al crear un grfico a partir de una tabla,

podrs utilizar esta nueva funcionalidad. Excel, dependiendo de los
datos, nos propondr varios tipos de representaciones distintas,
consiguiendo as, evitar tener que definirlo manualmente.
Guardar los archivos en OneDrive es ms fcil que nunca. Al guardar los
documentos en la nube podrs acceder a ellos desde prcticamente
cualquier dispositivo conectado a internet. Adems es muy sencillo
compartir presentaciones en modo lectura o escritura.
Con Excel Online slo es necesario disponer de una cuenta de correo de
Microsoft para acceder a una versin reducida de Excel de forma
gratuita. Podrs crear y modificar presentaciones de Excel desde el
navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de
instalar la versin de escritorio de Excel.
Office Mobile. Desde Septiembre de 2013 est disponible la versin para
telfonos mviles de Office con sistemas Android e iOS (ya estaba para
Windows Phone). Con Office Mobile se pueden crear y modificar
documentos de Office en el mvil. Es gratuita para suscriptores de Office
365.
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Etiquetas de datos ms enriquecidos. Ahora podrs incluir en los

grficos etiquetas que contengan texto actualizable, es decir, al modificar
los datos cambiar el valor de la etiqueta. A su vez, tambin tendrs la
oportunidad de combinarlo con texto libre. Si cambias el tipo de grfico
las etiquetas no desaparecern.
Cambios en la cinta de opciones para grficos. Antes, al crear un grfico,
disponamos de tres pestaas para modificar sus caractersticas. En la
nueva versin de Excel el nmero ha sido reducido a dos, lo que nos
dar facilidades a la hora de encontrar aquello que queremos variar en
el formato del grfico.
Ajuste rpido de grficos. A las anteriores mejoras mencionadas se une
la aparicin de tres botones a la derecha de nuestro grfico que nos
permitir variar su aspecto de manera sencilla y rpida.
Conexin con nuevos orgenes de datos. Dispondremos de una mayor
versatilidad a la hora de crear tablas, al permitirnos importar datos desde
nuevas fuentes, como por ejemplo, proveedores OLE DB.

5. ELEMENTOS DE EXCEL:
Una vez que hayamos decidido crear un nuevo libro en blanco o que
hayamos abierto algn libro existente se mostrar la ventana principal de
Excel. Es importante conocer las partes que la integran ya que pasaremos
la mayora del tiempo utilizando cada una de sus partes. En la pantalla de
Excel se pueden ver los elementos bsicos que se manejan y tiene una
estructura similar a cualquier ventana de Windows y consta de las
siguientes barras o componentes:

Barra de titulo
Cinta de men y herramientas.
Barra de formulas
Barra o selector de hojas de clculo
Hoja de clculo

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6. ARCHIVOS DE EXCEL
Todo el trabajo que se realiza en Excel se guarda en un archivo de formato
*.xls *.xlsx (para versiones mayores a 2010), el cual tambin es conocido
como libro, cada libro de Excel est formado por hojas y cada hoja a su vez
est dividida en mltiples celdas. Cuyos conceptos se definen de la
siguiente manera:

LIBRO: Conjunto de hojas de clculo, grficos y macros que se guardan

bajo un mismo nombre. Cada libro puede tener hasta 256 hojas.
HOJA DE CLCULO: Una hoja de trabajo de Excel cuenta con ms de
16 millones de celdas. Pero casi nunca se utilizan todas. Es una
herramienta que permite realizar clculos u operaciones matemticas,
estadsticas financieras y de tabla de base de datos. Tambin se pueden
crear y extraer grficos de las hojas de trabajo realizadas.
CELDA: Interseccin de una columna con una fila. Cada uno de los
rectngulos que forman la hoja de clculo. Adems de contener datos,
en ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base para
otros objetos de la planilla de clculo (por ejemplo, grficos y funciones).
Los rangos suelen ser identificados por las referencias (la direccin que
surge de la interseccin de la columna -letras- y la fila -nmeros-) de las
celdas de sus vrtices superior izquierdo e inferior derecho.
RANGO DE CELDA: Se define como el lmite mximo de cada hoja de
clculo. En Excel 2010 podemos tener hasta 1,048,576 filas lo cual nos
da el espacio necesario para la mayora de nuestras necesidades. Las
hojas de un libro de Excel 2010 tienen un mximo de 16,384 columnas y
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estn identificadas por letras siendo la ltima columna la XFD. Este

mximo de columnas est presente desde la versin 2007.
FRMULAS: Conjunto de operadores y operandos que realizan una
determinada operacin. De otro lado la FRMULA PREDEFINIDA
forman parte de la hoja de clculo y que realizan los clculos de una
manera ms rpida y sencilla.

7. TIPO DE DATO
Tipo de dato informtico es un atributo de una parte de los datos que indica al
ordenador (y/o al programador) algo sobre la clase de datos sobre los que se
va a procesar. Esto incluye imponer restricciones en los datos, como qu
valores pueden tomar y qu operaciones se pueden realizar. Los tipos de datos
comunes son:

Nmeros Enteros
Nmeros de coma flotante (decimales),
Cadenas alfanumricas, texto, fechas, horas, colores, etc.

En una hoja de clculo, a dems de los distintos tipos de datos mencionados

lneas arriba, tambin podemos introducir:

Frmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una
tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de calculo como *, +, -, /, etc. En
una formula se pueden mezclar constantes, caracteres de operaciones,
funciones, etc.
Funciones, permiten hacer mas fcil el uso de Excel e incrementar la
velocidad de calculo, en comparacin con la tarea de escribir una
formula.
Por
ejemplo,
se
puede
crear
la
formula
=
(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin PROMEDIO
(A1:A8), las funciones nos simplifica todo nuestro trabajo y ocupan
menos espacio al momento de realizar las formulas.
Hipervnculos, hiperlinks son enlaces que pueden actuar tanto dentro
de la propia hoja de Excel como hacia cualquier tipo de documento.
Aunque lo mas usual es que el hipervnculo simplemente sirva para un
traslado, tambin puede abrir un nuevo documento. Este recurso resulta
muy til a la hora de disear un programa en Excel en que se vayan
introduciendo datos siguiendo un proceso o un orden determinado, de
modo que el hipervnculo nos conduzca por la hoja de clculo a travs
de las celdas en que se incorporan las variables. Para crear un
hipervnculo es necesario ya sea con ctrl. Alt+ k, y seleccionando la
celda o si deseamos que aparezca la ruta del archivo, seleccionamos
una celda vaca.

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8. FRMULAS Y FUNCIONES
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y por tanto
de Excel. Mediante frmulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se
necesitan en una hoja de clculo. Las formulas se pueden utilizar para
mltiples usos antes mencionados.
Las funciones permiten hacer mas fcil el uso de Excel e incrementar la
velocidad de calculo, en comparacin con la tarea de escribir una formula.
Por ejemplo, se puede crear la formula = (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8
o usar la funcin PROMEDIO (A1:A8), las funciones nos simplifica todo
nuestro trabajo y ocupan menos espacio al momento de realizar las
formulas.
8.1. FRMULAS Y OPERADORES
Los distintos tipos de operadores que se le pueden ingresar a una formula
son:

Aritmticos: +, -, *, /, %, ^.
Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>.

Elevar un nmero a una potencia es simplemente multiplicar al nmero por

si mismo. De forma que si el valor de la celda g4 es 8, entonces g4^4
SIGNIFICA 8*8*8*8 = 4096, esto es, 4 veces 8 multiplicado por si mismo.
Un punto muy importante en el manejo de nmeros en Excel, es cuando
hacemos operaciones con porcentajes. La forma porcentual de un numero
mueve al punto decimal del mismo. Es as que 125% es lo mismo que el
nmero 1.25 y 50% es lo mismo que .5 .50 .5000.
Cuando hay varias operaciones involucradas, se tendr que saber en que
orden ejecutarlas. Cuando una formula utiliza mas de una operacin, estas
deben ejecutarse en el orden correcto. Por ejemplo, en =3+5/8 se debe
dividir primero y despus sumarle 3, que da el resultado de 3.625. Esto no
es lo mismo que = (3+5)/8 para lo cual se suma primero por los parntesis y
despus se divide, con un resultado igual a 1. Esto es pues, las reglas que
existen en las frmulas matemticas. A continuacin, ejemplos de frmulas:
=b3*c14 Multiplicar el valor de la celda b3 por el de c14.
=b12-b3 Restar el valor de la celda b3 al valor de la d12.
=b3^3

Elevar el valor b3 a la potencia de 3. Es lo mismo que b3*b3*b3.

= (a10+b5)/c4

Suma de a10 y b5 y a continuacin dividir por c4.

8.2. FUNCIONES
Una funcin es una formula especial escrita con anticipacin y que
acepta un valor o valores, realiza unos clculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se
respeta Excel dar como respuesta un mensaje de error.
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8.2.1.
Procedimientos para ingresar una funcin:
Si la funcin va al comienzo de una formula debe empezar por el signo
=.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No
se deben dejar espacios antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (numero o texto),
formulas o funciones.
Los argumentos deben separarse siempre por ; ,.
Ejemplo:
=SUMA (A1:B3), Esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3.
=SI (A1>A2,CORRECTO,INCORRECTO).
Entonces, sintetizando e ejemplo anterior, una funcin es una formula
predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve un
resultado que aparecer directamente en la celda introducida. La sintaxis
de cualquier funcin es:

=nombre_funcion(argumento1,argumento2,,argumentoN)

8.2.2.
Funciones Matemticas bsicas
Funcin SUMA: Suma todos los nmeros de un rango.
=SUMA(rango) =suma(n1+n2+n)
Ejemplo:

Funcin PRODUCTO: Multiplica todos los nmeros que figuran como

argumentos y devuelve el producto.
=PRODUCTO(Numero1,numero2,)
Ejemplo:

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Funcin REDONDEAR: Redondea un nmero al nmero de decimales

especificados.
=REDONDEAR(numero, num_decimales)
Ejemplo:
=REDONDEAR(A1,1), si A1 = 1.125, el resultado es 1.1.
=REDONDEAR(A1,2), el resultado es 1.12.

Funcin REDONDEAR.MAS: Redondea un numero hacia arriba, en

direccin contraria a cero.
=REDONDEAR.MAS(numero, num_decimales)

Ejemplo:
=REDONDEAR.MAS(A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 2.

Funcin REDONDEAR.MENOS: Redondea un numero hacia abajo, en

direccin hacia cero.
=REDONDEAR.MENOS(numero, num_decimales)
Ejemplo:
=REDONDEAR.MENOS(A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 1.

Funcin SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el

argumento criterio.
=SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma)
Ejemplo:
=SUMAR.SI(A1:A3,>100,B1:B3), Se lee de la siguiente manera.
Sumar si a1 a a3 es mayor a 100, entonces suma b1 hasta b3.

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8.2.3.
Funciones lgicas ms usadas
Funcin Y. Devuelve verdadero si todos los argumentos son
verdaderos, devuelve falso si uno o mas argumentos son falso.
=Y(valor_logico1, valor_logico2,)
Ejemplo:
=Y(A1=3,A2=3), si los valores de A1 y A2 equivale a 3, entonces
devuelve verdadero, si al menos uno no coincide devuelve falso.

Funcin O. Devolver verdadero si alguno de los argumentos es

verdadero, devolver falso si todos los argumentos son falsos.
=O(valor_logico1,valor_logico2..)
Ejemplo:
=O(A1=3,A2=3), si al menos una condicin coincide devolver
verdadero, si no coincide ninguna devuelve falso.

Funcin SI. Devuelve un valor si la condicin especificada es verdadero

y otro valor si dicho argumento es falso.
=SI(prueba_logica,valor_si_verdadero,Valor_si_falso)
Ejemplo:
=SI(A1<=250,Dentro del presupuesto,Presupuesto excedido)
Si a1 es menor o igual a 250, entonces queda dentro del presupuesto, si
no manda presupuesto excedido.

8.2.4.
Funciones estadsticas mas usadas
Funcin CONTAR. Cuenta el numero de celdas que contienen
nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista de argumentos.

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Utilice contar para obtener el numero de entradas en un campo
numrico de un rango o una matriz de nmeros.
=CONTAR(ref1, ref2)
Ejemplo:

Funcin CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn
en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
=CONTAR.SI(rango, criterio)
Ejemplo:

Funcin CONTARA: Cuenta el numero de celdas que no estn vacas y

los valores que hay en la lista de argumentos.
=CONTARA(valor1, valor2, valor)
Ejemplo:

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Funcin MAX: Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Ejemplo:

Funcin PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los

argumentos.
=PROMEDIO(numero1,numero2numeroN)
Ejemplo:

Funcin MIN: Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Utilizamos el mismo ejemplo del MAX pero ahora utilizando MIN.

8.2.5.
Funciones de texto ms elementales
Funcin CONCATENAR: Concatena una o varios argumentos de texto
(numricos o de cadena) a partir de datos anteriores.
Ejemplo:

Funcin MAYUSC: Convierte el texto en maysculas. Ejemplo:

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Funcin MINUSC: Convierte el texto en minsculas.

9. GRFICOS
La representacin mediante grficos, es una de las caractersticas ms
atractivas de Excel. Con ella puede crear fcilmente varias esquemas de
representacin de clases de grficos en base a los datos de la hoja de
clculo. Adems de poseer un asistente que guiar paso a paso, para
convertir sus nmeros en un atrayente y colorido grafico.

Microsoft Office Excel admite muchos tipos de grficos para ayudarle a

mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un
grfico o cambia el tipo de uno existente, puede seleccionar uno de los tipos
de grficos siguientes.

Grficos de columnas
Grficos de lneas
Grficos circulares
Grficos de barras
Grficos de rea
Grficos
de
tipo
(Dispersin)

XY

Grficos de cotizaciones
Grficos de superficie
Grficos de anillos
Grficos de burbujas
Grficos radiales
Otros tipos de grficos que
puede crear en Excel

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 Otros tipos de grficos que puede crear en Excel

Si en la lista de tipos de grficos disponibles no encuentra el tipo de

grfico que desea crear, puede haber otro modo de crearlo en Excel. Por
ejemplo, puede crear los grficos siguientes.

Grficos de Gantt y grficos de columnas flotantes: Puede simular

estos grficos usando otros tipos de grfico. Por ejemplo, puede usar un
grfico de barras para simular un grfico de Gantt o un grfico de
columnas para simular un grfico de columnas flotantes que presente
valores mnimos y mximos. Para obtener ms informacin, vea
Presentar datos en un diagrama de Gantt en Excel y Presentar datos en
un grfico de columnas.
Grficos combinados: Para enfatizar distintos tipos de informacin en
un grfico, puede combinar dos o ms tipos de grfico en uno solo. Por
ejemplo, puede combinar un grfico de columnas con uno de lneas para
conseguir un efecto visual instantneo que facilite la comprensin del
grfico. Para obtener ms informacin, vea Presentar datos en un
grfico combinado
Organigramas: Puede insertar un grfico de SmartArt para crear
organigramas, diagramas de flujo o grficos de jerarquas. Para obtener
ms informacin, vea Crear un organigrama.
Histogramas y grficos de Pareto: Para crear un histograma o un
grfico de Pareto (histograma ordenado) en Excel, puede usar las
Herramientas de anlisis de datos que se habilitan despus de cargar el
paquete de herramientas de anlisis, un complemento de Excel que est
disponible al instalar Microsoft Office o Excel. Para obtener ms
informacin, vea Presentar datos en un histograma.

10. AUTOFORMATOS
10.1. APLICAR FORMATO A NMEROS
A veces incluir datos en una celda puede ser un poco engorroso si
no se sabe cmo se est trabajando una informacin, entonces, el
uso de un autoformato sugiere: Definir el tipo de dato a travs de un
correcto tratamiento que se le dar para el buen manejo de la
informacin. Por ejemplo: tener el dato de 40182, sabiendo que ste
debera ser usado como fecha, al usar el autoformato de fecha, este
cambia el valor a 04/01/2010.
Entonces, aplique formatos de nmero como fechas, moneda o
incluso fracciones a celdas de una hoja de clculo. Por ejemplo, si
est trabajando en su presupuesto trimestral, puede usar el formato
de nmero Moneda para mostrar los nmeros como dinero. O bien, si

tiene una columna de fechas, puede establecer si desea que las

fechas se muestren como 14 de marzo de 2012, 14-Mar-12 o 3/14.

Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

Presione CTRL+1.
En el cuadro Formato de celdas, haga clic en la pestaa
Nmero.
Elija el formato numrico que desea y, a continuacin, elija los
cambios especficos para el formato de la derecha.

10.2. DETENER EL AUTOFORMATO DE LOS NMEROS

A veces cuando escribe nmeros en una celda o imprtelos desde
otro origen de datos, Excel aplica formato a esos nmeros de manera
incorrecta. Por ejemplo, si escribe un nmero con una barra oblicua
(/) o guin (-), Excel puede creer que est escribiendo una fecha y
aplicar un formato de Fecha. Para evitar que esto suceda, tiene que
aplicar el formato Texto a las celdas y, a continuacin, introducir sus
nmeros.

Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

Presione CTRL+1.
En la pestaa Nmero, en la lista Formato, haga clic en Texto.

11. TABLAS DINMICAS

Tablas dinmicas, comprende una serie de datos agrupados en

forma de resumen que agrupan aspectos concretos de una informacin
global.

Es decir con una tabla dinmica se pueden hacer resmenes de

una base de datos utilizndose para, promediar, o totalizar datos. Para
su utilizacin, se debe recurrir a men-datos-informe de tablas y grficos
dinmicos.

Poder analizar todos los datos puede ayudarle a tomar mejores

decisiones empresariales. Pero a veces es difcil saber por dnde
empezar, especialmente cuando tiene muchos datos. Excel puede
ayudarle recomendndole y, a continuacin, creando automticamente
tablas dinmicas, que son una gran forma de resumir, analizar, explorar
y presentar los datos.
a. Asegrese de que los datos tienen encabezados de columna o
encabezados de tabla y que no hay ninguna fila en blanco.
b. Haga clic en cualquier celda del rango de celdas o la tabla.
c. Haga clic en Insertar > Tablas dinmicas recomendadas.

En el cuadro de dilogo Tablas dinmicas recomendadas, haga

clic en cualquier diseo de tabla dinmica para obtener una vista previa
y, a continuacin, seleccione el que muestra los datos en la forma que
desea.

Haga clic en Aceptar

Excel coloca la tabla dinmica en una nueva hoja de clculo y muestra la

Lista de campos para que puedareorganizar los datos de la tabla
dinmica segn sea necesario.

Para centrarse en los datos y organizarlos de la manera que desee,

puede filtrar y ordenar la tabla dinmica. Vea Filtrar los datos en una
tabla dinmica y Ordenar los datos en una tabla dinmica.

En el ejemplo que se muestra a continuacin, Etiquetas de fila se filtra

para mostrar nicamente las ventas de las regiones Sur y Oeste.


11.1. Recomendaciones a cerca de Tablas dinamicas

El uso de una tabla dinmica recomendada es una forma rpida de

empezar a trabajar en el camino correcto. Sin embargo, todava puede
crear una tabla dinmica vaca para agregar sus propios campos y
diseo. Simplemente haga clic en Tabla dinmica en la pestaa Insertar ,
en vez de en Tablas dinmicas recomendadas .
Tambin puede crear una tabla dinmica de datos externos como un
origen de datos de procesamiento analtico en lnea (OLAP) o basar una
tabla dinmica en el modelo de datos para poder analizar datos en
varias tablas.
En vez del Asistente para tablas y grficos dinmicos que poda usar en
versiones anteriores de Excel, usar los comandos Tabla dinmica o
Tablas dinmicas recomendadas de la cinta de opciones para crear
tablas dinmicas recomendadas. Sin embargo, si echa de menos el
asistente, todava est disponible. Puede agregarlo a la barra de
herramientas de acceso rpido o presionar Alt, D, P para iniciarlo.