Es la comunicacin, que, a travs de buenas destrezas y formas de comunicacin, logra el

propsito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicacin efectiva el

transmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia. O sea que
ambos entienden el mensaje transmitido.
Dentro de los procesos de comunicacin efectiva los distintos elementos de la comunicacin
deben tener en cuenta ciertas caractersticas.
1. El transmisor debe establecer credibilidad, debe conocer el tema, conocer a quin y
cmo se debe emitir el mensaje para evitar malos entendidos.
2. El mensaje debe mostrar componentes intelectuales (lenguaje que nos ayude entender y
razonar) y componentes emocionales (las emociones y sentimientos explican nuestro
sentir sobre el mensaje).
3. El receptor debe escuchar y entender el mensaje para responder efectivamente a la
situacin.
No todos somos excelentes comunicadores y tampoco seguimos los procesos aqu establecidos.
Pero con ciertos puntos claves y con el inters que le pongamos a las situaciones de
comunicacin podemos realizar estos procesos efectivamente.
Explorar las condiciones que hacen posible que la comunicacin sea provechosa y eficaz.
Los seres humanos estamos inmersos en la comunicacin como peces en el agua, generalmente
nos movemos entre palabras y significados sin ser conscientes de la dinmica subyacente.
A travs de la palabra pensamos, nos comunicamos, reflexionamos, nos expresamos, opinamos,
nos peleamos e incluso nos distanciamos de lo que verdaderamente nos interesa.
Segn sea la calidad de comunicacin que mantengamos con una persona, dentro de un grupo o
en una empresa as ser calidad de la relacin que obtendremos. De hecho, si nos detenemos a
pensarlo un instante- todas las personas que consiguen un xito slido y un respeto duradero (ya
sea en el campo laboral, empresarial o familiar) saben comunicar de manera efectiva -aun
intuitivamente- sus ideas, propsitos y emociones.
Slo conociendo y practicando- los principios de una comunicacin efectiva podemos
coordinar, ensear, aceptar, dirigir... pero sobre todo lograr un clima propicio que nuestras
acciones nos conduzcan a lo que realmente buscamos.
Atravesados por la comunicacin es que nos relacionamos con el otro, construimos equipos, nos
organizamos en sociedades o proyectos empresariales, educacionales, barriales, familiares y de
pareja.
Entendemos a la comunicacin como un medio que nos posibilita generar confianza,
efectividad, respeto y bienestar.
Para facilitar y potenciar el proceso de comunicacin personal, empresarial, grupal, utilizamos
el marco contextual y las distinciones, centrndonos fundamentalmente en el proceso particular
de la Comunicacin, y en las particularidades de cada uno de los participantes.
Lograr de esa manera que la Comunicacin sea Efectiva por dos lneas bsicas, buscar los
mayores logros en sus habilidades y por otra parte superar los bloqueos que ella misma pueda
acarrear.

As podemos ver que las comunicaciones que mantenemos determinan las relaciones en general.
Lo que hablamos y escuchamos, determinan el mundo de acciones que es posible para nosotros.
Por ello el desarrollo de nuestras mejores comunicaciones nos pueden llevar a una vida mayor
efectividad y bienestar.

LO QUE SE DEBE HACER:

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Aprender a expresarse en forma apropiada.

Aprovechar su personalidad para ganarse la simpata de la otra parte.
Usar una voz suave, amigable y cordial.
Expresar su punto de vista con claridad y concluir con el punto sin necesidad de repetir
continuamente partes del mensaje.
Aceptar previamente el hecho de que no todos van a coincidir con lo que diga.
Darle a la otra parte la libertad de expresar honesta y razonablemente cualquier
diferencia que tenga con lo que usted acaba de decir.
Aceptar las diferencias de opinin sin molestarse ni enojarse y sin desarrollar una
actitud negativa hacia la otra parte.
Despus de escuchar a la otra parte, medite sobre lo que dijo, tomando la mejor
determinacin posible y sostngala.

LO QUE NO SE DEBE HACER:

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No ser dominante en la conversacin con la otra parte.

No utilizar sarcasmos en el dilogo, ni adoptar una actitud cnica o altanera.
No utilizar jams su poder para amenazar al interlocutor.
Evitar el enojo (el que se enoja pierde la discusin).
No utilizar palabras groseras, expresiones peyorativas u ofensivas.
No tomar jams lo que se le diga como un ataque personal.
Tratar de no perder la calma o actuar en forma temerosa.
Refrenarse de adoptar una posicin de la que no pueda salir adelante.
No perder jams la ecuanimidad, la paciencia.

En este contexto qu se entiende propiamente por comunicacin eficaz o por un sistema de

comunicaciones eficaz? Breth (1974) expresa que la comunicacin en las organizaciones se
plantea como va por la que los sentimientos de grupos especficos respecto a la gerencia se
establecen, mantienen o mejoran. El autor plantea que las relaciones y las comunicaciones
humanas son indivisibles porque es imposible llevar a cabo unas sin las otras Entonces, cuando
dos o ms seres humanos se encuentran, tiene lugar automticamente una relacin personal y
una reaccin de comunicacin, en la que cada quien establece de inmediato una opinin o
sentimiento acerca del otro, proceso en el cual intervienen las impresiones sensoriales mutuas.
Si se traslada esta realidad comunicacional a las organizaciones, el sentimiento de cualquier
persona respecto a una empresa y a sus actores se desarrolla instantneamente. Si la opinin que
se forma en consecuencia es negativa o desfavorable, se habr establecido un grado de relacin
ineficaz del trabajador para con su entorno laboral; si, por el contrario, se da un sentimiento
positivo y favorable, se habr iniciado un proceso de relaciones humanas eficaces.
Como dice Ribeiro (1992:43), el lenguaje no se usa para describir realidad. El lenguaje crea
realidad. Uno de los actos lingsticos ms poderosos para crear realidad es la afirmacin. Pero
no solamente lo que se dice incide en este proceso, sino tambin el cmo se dice, es decir, el
tono de voz y la expresin corporal utilizada para afirmar, recordando adems que cuando existe

comunicacin con otra persona, todo su cuerpo habla (Ribeiro 1992:55). Son los gestos y
movimientos, factores que van mucho ms all de las palabras emitidas para transmitir,
comunicar un mensaje.
Por otra parte, las comunicaciones son una cadena que empieza en la intencin de decir, de
expresar (emisor) y termina en la conducta (receptor), en cuya conexin existe una serie de
eslabones, abstractos y concretos, que contemplan de manera implcita la fase de accin
(direccin y control del comunicador) y la fase de reaccin (efecto de la accin comunicativa
sobre el receptor).
As, la intencin de comunicar o informar algo se constituye en el primer eslabn de la cadena
de comunicaciones organizacionales, seguido por el contenido o la traduccin de la intencin en
palabras orales o escritas, o smbolos que posean un significado claro y comprensible. Ello, sin
embargo, no asegura el nivel de comprensin por parte del receptor, pues el ser humano es un
complicado mecanismo dirigido por un intelecto complejo. Los ms diversos factores
individuales repercuten en el logro efectivo del mensaje planteado por el emisor.
La necesidad de las comunicaciones en mltiples direcciones (en dos, hacia arriba, hacia abajo y
lateralmente) es indiscutible en una organizacin para crear un efectivo sistema de
comunicacin entre todos sus departamentos y dentro de cada uno de ellos. Es de inters aclarar
que en cada nivel organizacional y dependiendo de sus empleados y estilo de gerencia, se dar
un sistema de comunicacin diferente. Es decir, cada ambiente tendr su manera de
comunicarse, atendiendo a su propia dinmica y a la intencionalidad de sus integrantes, lo cual
no implica que el departamento como estructura funcional operativa tenga que comunicarse de
igual forma con el resto de la organizacin. Hablamos entonces de niveles de comunicacin
segn sea el grupo de individuos que la realiza: un tipo de comunicacin se da cuando el grupo
es mayor, otra cuando es menor, de acuerdo con sus caractersticas, necesidades e
intencionalidades.
CMO UTILIZAR LA COMUNICACIN PARA MOTIVAR LA ACCIN
Al referirnos al proceso de comunicacin en la organizacin, es imposible obviar que se
presenta una diversidad de formas de relacin entre quienes hacen vida dentro de ella. Sin
embargo, varios han sido los profesionales de la comunicacin y del marketing que han
coincidido en afirmar que el principal objetivo de este proceso es motivar a la accin efectiva de
los integrantes de la organizacin, en funcin de un logro competitivo y eficaz de la
organizacin en conjunto.
Por tal razn, el contenido del mensaje y la manera como se transmita en la organizacin
repercutir en la fase de reaccin del receptor, por cuanto estos factores poseen caractersticas
que hacen que el mensaje transmitido sea diferente a cualquier otro mensaje. De all que
conocer el ambiente, el tipo de individuos, sus intereses, etc., permitir determinar al
comunicador (emisor) la cantidad de esfuerzo que requerir para plantear qu va a decir, cmo
lo dir, el nmero y la clase de medios a utilizar para transmitir de forma ms idnea y acertada
el mensaje al receptor.
Y es que el problema de las comunicaciones y la consiguiente seleccin de uno o ms medios a
emplear en las grandes empresas, depende de la importancia del mensaje a transmitir, la
extensin y distribucin del grupo a quien se destina el mensaje y la eficacia inherente del
medio o medios empleados (Breth, 1974:226).
Se llega entonces al concepto de persuasin como parte fundamental del discurso organizacional
para motivar la accin (McEntee, 1996), considerando la idea de que sta es una forma de
comunicacin intencional puesto que la persuasin es un intento consciente por parte de una o

varias personas de formar, reformar o cambiar actitudes, creencias, opiniones, percepciones o

conducta de otra persona o personas. Por ello, quien asume funciones de gerencia conoce la
necesidad de saber comunicarse con su personal, para lo que requiere de otros requisitos que
complementan tal accin: la inteligencia, la educacin y la claridad de la expresin (Breth,
1974).

Se supone, por lo tanto, que quien haya sido designado para ocupar un cargo de tal
responsabilidad, debe poseer en alto grado las tres cualidades citadas, aunque tal premisa slo
podr valorarse en la medida en que las demuestre y las ponga en prctica.
La inteligencia, educacin y claridad de expresin en las comunicaciones
De all que la responsabilidad de la comprensin del mensaje por parte de cualquier empleado
reside en el gerente, en su manera de comunicarse, de despertar y mantener el inters de su
personal en torno a lo que dice; incluso en la manera como se expresa y se dirige a quienes
forman parte de su equipo de trabajo. Por tal motivo, la eleccin de las palabras y su empleo
tienen una considerable importancia en la comunicacin y el gerente y su equipo de trabajo
deben ajustarse a los niveles educacionales, intelectuales y de inters que predominan en el
grupo.
Reconociendo la relevancia del poder de la persuasin como parte de la comunicacin
intencional en las organizaciones, McEntee (1996) expresa los siguientes estndares para
evaluarla, basndose en la tica del mensaje:
La comunicacin se debe basar en realidades y conocimientos. Evite la evidencia falsa,
distorsionada e irrelevante Es necesario obtener la informacin ms completa y verdicasobre
lo que se va a comunicar e informar.
Se debe contar con apoyo verbal. Evite la argumentacin sin este apoyo Dar argumentos sin
pruebas o razones a travs de ejemplos, testimonios o base para emitir opiniones, es generalizar,
las cuales pueden conducir a malos entendidos por ser ambiguas y prestarse para ser
interpretadas de diversas maneras.
Ser autntico. Evite presentarse como experto cuando no lo es La falsedad, la mentira y la
deshonestidad siempre ser una falta de tica y una clara evidencia de ello es hablar de lo que
no se sabe.
Dar fe de lo que se dice y lo que se ha vivido. Evite las apelaciones a la emocin que no se
sustentan por razones Aunque son importantes para motivar a las personas a sentirse
orgullosos de pertenecer a la organizacin y trabajo, respetar al prjimo, etc., se debe hacer con
precaucin y basado en hechos.
Presentar las dos caras de la moneda. Evite omitir o distorsionar los efectos negativos de una
propuesta Presentar las bondades y debilidades del plan presentado, as cada quien sabr como
colaborar cuando se requiera.
Hay que ser conscientes de la complejidad de las relaciones humanas. Evite polarizar los
asuntos o situaciones Los asuntos humanos son muy complejos y no se les debera reducir a
opciones predeterminadas.
Recomiende lo que ha vivido y experimentado. Evite recomendar lo que no se crea
Por cuanto la forma en que lo diga evidenciar en algn momento su falta de compromiso con
lo que dice.

Tal es la importancia del grado comunicacional que debe existir en una empresa, que Covey
(1997) considera que una organizacin constituida por personas que practican los Siete Hbitos
de la Gente Altamente Efectiva, destaca entre sus mltiples caractersticas el contar con
sistemas de informacin para mantenerse al tanto de las necesidades y puntos de vista de
empleados, clientes, proveedores, accionistas y la comunidad donde operan. As como propicia
el intercambio de informacin y la cooperacin entre los diferentes departamentos y/o unidades
de la empresa.
Por otra parte, Covey (1997) manifiesta que la confianza est estrechamente relacionada con los
diferentes niveles de comunicacin.
El nivel inferior de la comunicacin en situaciones de baja confianza se caracterizara por una
actitud defensiva y auto protectora, a menudo por un lenguaje legalista que abarca todas las
bases, califica las alternativas y estipula clusulas para la huida en el caso que las cosas salgan
mal. Esta comunicacin slo produce gano/pierdes o pierdo/ganas. No es efectiva... y crea
nuevas razones para defender y protegerse (Covey-1997:304).
La posicin media es la comunicacin respetuosa, un nivel en el que interactan las personas
maduras, que se respetan entre s evitando la posibilidad de confrontaciones desagradables, por
lo que se comunican con diplomacia, aunque no con empata. Al respecto, Covey (1997) opina
que hasta tal vez se puedan entender en un plano intelectual, pero no tienen una visin profunda
de sus propios paradigmas y supuestos subyacentes, ni se abren a nuevas posibilidades. La
comunicacin respetuosa opera en situaciones independientes e incluso en situaciones
interdependientes, pero sin acceso a posibilidades creativas Son escenarios en los que
habitualmente se opta por la transaccin (1+1=1 ) en la cual las dos partes dan y toman, con
una comunicacin honesta, autntica y respetuosa, ni defensiva o autoprotectora, ni
amenazadora o manipuladora; pero a juicio de Covey no es creativa ni sinrgica y produce una
forma devaluada del ganar/ganar.
Finalmente, el nivel comunicativo de alta confianza produce soluciones mejores que cualquiera
de las originalmente propuestas, y todas las partes estn al tanto de ellas, disfrutando
autnticamente de la posibilidad de participar en una empresa creativa en la que se constituye
una minicultura satisfactoria en y por s misma.