V2 Gestion Documental 2015 PDF INT

Gestin documental &
gobierno electrnico:
problemas, retos y oportunidades para los
profesionales de informacin
Carlos Alberto Zapata Crdenas
Gestin documental
& gobierno electrnico:
problemas, retos y oportunidades para los
profesionales de informacin
Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Crditos
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
JORGE PALACIOS PRECIADO -COLOMBIA
Establecimiento pblico
adscrito al Ministerio de Cultura
Consejo Directivo
Ministerio de Cultura
Ministra: Mariana Garcs Crdoba
Viceministra: Mara Claudia Lpez Sorzano
Presidenta del Consejo
Presidencia de la Repblica
Mara Carolina Hoyos Turbay
Viceministra de Tecnologas
de la Informacin y de las
Comunicaciones - TIC
Representante del Sr. Presidente
Representante de los Archivos del Pas
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Archivo Histrico de Antioquia
Academia Colombia de Historia
Adelaida Sourds Njera
Delegada del Presidente
Colciencias
Martha Cecilia ngel Salazar
Delegada del Sr. Director
Archivo General de la Nacin
Director General
Comit Editorial
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Mauricio Tovar Gonzlez
William Martnez Jimnez
Carlos Rojas Nez
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Coordinacin Editorial, diseo y diagramacin
Mara Elvira Zea
Sara Gonzlez Hernndez
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Ilustracin Cartula
Felipe Rodrguez Snchez
ISBN
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Carrera 6 No. 6-91
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Bogot D.C., Colombia - 2015
Las publicaciones del Archivo General de la Nacin
de Colombia estn protegidas por lo dispuesto en
la Ley 23 de 1982. Podrn reproducirse extractos
sin autorizacin previa, indicando la fuente.
3
Contenido
1.
8
9
1.1
25
1.2
33
1.3
34
1.3.1
36
37
2.1
2.2
46
48
2.3
49
2.4
51
2.4.1
52
2.4.2
53
2.5
55
3.
56
3.1
59
3.2
61
3.2.1
65
3.3
70
3.4
3.5
4.
75
4.1
81
80
84
4.2
85
4.2.1
87
4.2.2
91
4.2.3
93
4.2.4
97
5.
106
6.
115
7.
116
8.
116
9.
117
4
Introduccin
El presente texto es producto de

la investigacin realizada por el
autor en el marco de los estudios
de Doctorado que adelanta en la
Universidad de Salamanca, Espaa, en la cual se plantean, de
manera sistemtica, las conclusiones ms relevantes. El inters
radica en poner a disposicin de
los profesionales de la informacin, particularmente archivistas
y responsables del desarrollo del
gobierno electrnico (e-gobierno),
un texto de referencia que permita
comprender la vinculacin entre
la administracin electrnica en
sus diferentes dimensiones, con
la praxis archivstica, y dentro de
sta, con la gestin documental.
La investigacin incluy un anlisis sobre el estado del arte de la
gestin documental en el gobierno electrnico de Bogot, Distrito
Capital, as como sobre el papel
que desempean los responsables de dicha gestin en el desarrollo del gobierno en lnea. Los
resultados encontrados motivaron esta publicacin, la cual ofrece
una visin general y amplia sobre
el impacto que la administracin
electrnica ha generado en la archivstica y la gestin documen-
tal, de forma que los profesionales de la informacin asuman un

papel ms activo en el desarrollo
de las diferentes iniciativas del
gobierno electrnico.
Es preciso advertir que aunque el
mbito geogrfico de la investigacin se limit a establecer la relacin existente en Bogot, entre la
estrategia de gobierno electrnico y el programa de gestin documental, las lecciones aprendidas
y los resultados obtenidos, no son
exclusivos de la administracin
pblica de esta ciudad capital,
sino que, por el contrario, reflejan
la realidad que experimentan en
estos campos, iniciativas gubernamentales en los dems pases
de Amrica Latina. El autor centra
su atencin en la determinacin
de los vnculos existentes entre
la administracin electrnica y la
gestin documental y los efectos
generados por la primera sobre
la segunda, pero a la vez plantea la forma como, desde un modelo de gestin documental, se
pueden mejorar los resultados
del e-gobierno. Dado que la implementacin de este tipo de gobierno conlleva implcitos procesos de gestin de informacin y
de gestin documental y que los

documentos electrnicos que se
gestionan en casi todos los servicios prestados por el e-gobierno
son potencialmente documentos
de archivo, se espera que este
material sirva como referente
para reformular la poltica pblica en lo pertinente, as como
para reorientar los procesos de
implementacin de programas y
proyectos de gestin documental en las entidades pblicas, sin
importar su nivel, tipo de actividad o naturaleza.
Finalmente, es preciso anotar
que el presente texto se propone
ser el origen de una serie dedicada al anlisis y planteamiento
de diferentes aspectos de la gestin de documentos en el e-gobierno, ante la escasez de textos
tcnicos sobre el particular, siendo este uno de los principales
obstculos que el autor encontr
en el desarrollo de su investigacin. Es as como la mayor parte
de la informacin utilizada para
fundamentar los temas aborda-
dos provienen de fuentes oficiales disponibles en Internet, publicadas por las mismas entidades
pblicas responsables de la implementacin del e-gobierno, en
diferentes pases y de organismos internacionales, centros de
investigacin o universidades,
que lo promueven, aunque ninguno de ellos establece de manera exclusiva los vnculos entre
los dos conceptos. Es evidente
que en los documentos analizados no se plantea explcitamente
la relacin entre los conceptos
que nos preocupan, remarcando
por un lado un paralelismo tcito
entre las iniciativas del e-gobierno y la gestin documental, as
como la escasa preocupacin
que en los proyectos y programas del e-gobierno se manifiesta por la gestin de documentos.
1.
La gestin documental
en el gobierno electrnico: breve
anlisis del contexto internacional
1.1 La Gestin Documental objetivos primigenios del e-goen el Gobierno Electrnico bierno es posible identificar que
Con el fin de facilitar la comprensin del problema que
plantea para los archivistas la
implementacin del gobierno
electrnico en cuanto a su impacto en la gestin documental, conviene analizar algunos
casos particulares. En ellos, sin
que se enuncie explcitamente
dicha relacin, si la consideran
y dejan en evidencia que si las
entidades no implementan una
adecuada gestin documental
en el desarrollo de los proyectos de e-gobierno, exponen no
slo el xito de dichas iniciativas, sino la preservacin de la
memoria corporativa, la cual se
hace cada vez ms inmaterial,
debido al aumento del volumen
de documentos electrnicos
que hoy produce la administracin pblica. A continuacin se
presentan ejemplos de la implementacin del e-gobierno en diferentes regiones.
UNIN EUROPEA
El primer vnculo tanto de la administracin electrnica como
del gobierno electrnico con la
gestin documental se da por
cuenta de la relacin de sta con
la ciudadana. Si se analizan los
en sus primeros proyectos buscaba acercar el ciudadano a la

administracin pblica a travs
de las tecnologas de la informacin y la comunicacin, por lo que
no es extrao que inicialmente
dicha relacin se diera a travs
de las pginas web de las entidades. Una investigacin sobre
el acceso a los documentos de
la administracin por parte de los
ciudadanos, realizada en el marco de la Unin Europea (UE), la
cual aborda tanto el concepto de
acceso a la informacin pblica
e identifica los principales problemas relativos a la publicacin
de dicha informacin y los documentos. En su anlisis Yolanda
Martin Gonzlez concibe la Administracin Pblica como un
sistema de informacin, el cual
est compuesto por diferentes
subsistemas, uno de ellos es el
de Informacin Administrativa, el
cual a su vez est integrado por
otros como son: los Subsistemas
de Gestin de Documentacin
Externa y de Gestin de Documentacin Interna (Grfico 1).
En su anlisis enuncia los principios que regulan el funcionamiento de la administracin pblica como son: dar publicidad a
Grfico 1. Subsistema de informacin en la administracin pblica.
(Fuente: Martn Gonzlez. Yolanda, 2007).

los documentos administrativos
y permitir el libre acceso a stos. Sobre el particular Martn,
citando a Muoz1, identifica varios problemas informativos que
se presentan en la mayora de
las organizaciones, tales como:
excesiva compartimentacin de
los servicios y la prdida de calidad en el conjunto de las administraciones; problemas de
estructuracin y dispersin de la
informacin; compartimentacin
de los diferentes departamentos
de las administraciones; el silencio administrativo derivado de la
demora en la tramitacin de los
asuntos y de inadecuados flujos

de informacin; fallas en la estructuracin de la informacin
lo que dificulta su localizacin;
e inadecuada comunicacin
entre diferentes administraciones. Otros hallazgos del estudio
hablan de discriminacin, falta
de informacin y transparencia, negligencia, incumplimiento de obligaciones, retrasos
en los plazos, tratos injustos,
abuso de poder y errores jurdicos, siendo el primer motivo
de reclamacin la dificultad de
acceso a los documentos y la
ausencia o denegacin de in-
1 MUOZ CAAVATE. A. Una aproximacin a la informacin del sector pblico: la informacin de las administraciones
pblicas. En: Revista General de Informacin y Documentacin, vol. 11, 1, 2001. p. 37. Citado por Yolanda Martn Gonzlez. Madrid. Universidad Complutense de Madrid. Pgina 201-227.
10
formacin por parte de instituciones y rganos comunitarios.

Un tema importante abordado en
el estudio se refiere a la obligatoriedad de facilitar la localizacin
de los documentos de la administracin, el cual privilegia el uso
de Internet como mecanismo de
acceso. Como estrategia la UE
propone centralizar la informacin que se encuentra dispersa
en distintas bases de datos o
puntos de informacin. Las principales conclusiones del estudio
de la profesora Martin son:
El derecho de acceso del pblico a la documentacin administrativa es un principio
fundante en la vida democrtica de la Unin Europea.
La transparencia de la administracin en el mbito de la

Unin Europea es posible mediante el acceso libre del ciudadano a la documentacin
administrativa.
La denegacin o ausencia
de informacin es una de las
principales quejas de los ciudadanos comunitarios, por diferentes motivos.
Las nuevas tecnologas de
la informacin y la comunicacin, en particular Internet,
han brindado una plataforma
extraordinaria para difundir informacin sobre las actividades de las administraciones

de la Unin Europea y proveer
mecanismos que permitan la
bsqueda y recuperacin de
sus documentos.
ESPAA
En un estudio anterior realizado
por Jess Barroso2, se ofrece
una visin general de las iniciativas adelantadas por la Administracin General del Estado para
impulsar la administracin electrnica en Espaa, potenciando
los beneficios de la sociedad
de la informacin. Plantea que
la administracin electrnica se
refiere al uso de las tecnologas
de la informacin y las comunicaciones y particularmente de
Internet para mejorar el funcionamiento de la administracin
pblica, a travs de tres niveles
de desarrollo de las tecnologas:
en el primero se limita al uso de
la tecnologa para automatizar
los procesos del negocio; en el
segundo, la administracin utiliza las tecnologas para gestionar la informacin, la cual es
considerada como un activo estratgico; y, en el tercero utiliza
el potencial estratgico de las
tecnologas de la informacin y
de las comunicaciones para dar
2 BARROSO BARRERO. Jess. La administracin electrnica en Espaa: anlisis de sectores claves. [Documento Electrnico]. Bogot: Ministerio de Comunicaciones, Madrid: ICE, 2004. p56< http://www.revistasice.com/cmsrevistasICE/
pdfs/ICE_813_55-71__935E069B5B7805A3C69170C22B198A84.pdf > [Consulta: 27 Abr. 2008]
11
respuesta a problemas que no

se haban planteado an. Para
el caso espaol, los dos primeros niveles fueron superados en
la dcada de los 70 y 80 del siglo
anterior, siendo en el tercer nivel
en el cual se trabaja desde comienzos de la dcada de los 90.
El avance mostrado por Espaa
en los ltimos aos en esta materia se debe principalmente al
Plan de Accin e-Europa 2005,
aprobado por el Consejo Europeo en 2002, en el que se definieron doce servicios pblicos
dirigidos a ciudadanos y ocho
destinados a empresas los cuales deban ser ofrecidos en su
totalidad de manera electrnica
a travs de Internet. De acuerdo
con el anlisis realizado, entre
los servicios ofertados se identifican tres grupos: en el primero
se logr un 100% de accesibilidad e incluye algunos como:
Pago de impuestos
Denuncias ante la polica
Un segundo grupo de servicio,

con un menor nivel de accesibilidad (50/100), entre los que se
encuentran:
Subsidio al desempleo
Ayuda familiar
Becas de estudio
Reembolso de gastos mdicos
Matrcula universitaria
Matrcula de vehculos
Permisos y
licencias medioambientales
Citas mdicas
Registro de
sociedades mercantiles
Un tercer nivel el cual, segn Barroso, requiere mayor atencin

por comprender los menos accesibles, est conformado por:
Permisos de construccin
Comunicacin de
traslados de domicilio
Servicios de bibliotecas pblicas Compras pblicas por Internet

Presentacin de impuesto de Bsqueda de empleo
sociedades
Presentacin del IVA

Declaraciones de Aduana
Obtencin de pasaporte
Obtencin de
permiso de conducir
Certificados de nacimiento y De acuerdo con el informe, el

matrimonio
47% de los usuarios de Internet

12
visitan pginas web de la administracin y un 13% usan el

correo electrnico para comunicarse con entidades del gobierno, mientras que un 17% envan
formularios por Internet. En el
ao 2003 existan 2608 portales web de las administraciones
pblicas, en varios de los cuales
se incorporaron funcionalidades
de acceso para discapacitados
y en lenguas no oficiales.
Un aspecto pendiente en este
escenario era la falta de un modelo general de coordinacin y
colaboracin. Las diferentes administraciones fueron creando
servicios a la medida para sus
propias necesidades para atender problemas especficos, lo
cual supona una prdida de recursos que podan haberse sumado con el fin de beneficiar a
toda la administracin. Por esta
razn, se propuso un Plan de
Choque para impulsar la administracin electrnica en Espaa, cuyos objetivos fueron3:
Facilitar el acceso pblico a

los usuarios
Impulsar el desarrollo de servicios para los usuarios
Apoyar la reorganizacin interna de la administracin pblica
El Plan de Choque contemplaba

diecinueve acciones estratgicas, articuladas al Plan de Accin
e-Europa 2005, la ltima de las
cuales se refiere especficamente al sistema de archivo y documentacin electrnica. Al revisar
detalladamente cada accin de
dicho Plan, se hace evidente la
relacin de la mayora de stas
con la gestin documental, tanto
de manera explcita como implcita. El estudio mencionado remarca algunos sectores claves de la
e-Administracin en Espaa, tales como los pagos de obligaciones tributarias y de cotizaciones
laborales. Algunas de sus conclusiones se refieren a aspectos que
impactan directamente la gestin
documental, tales como: mejoras
en la gestin pblica; transformacin de los procesos y procedimientos del negocio; integracin
tecnolgica de los procedimientos administrativos en los que interactan los ciudadanos; reduccin de la brecha digital de modo
que todos los ciudadanos tengan
acceso a los beneficios de la administracin electrnica4.
Facilitar el intercambio de informacin entre administraciones pblicas
3 Ibd. p. 63
4 Ibd. p. 70
13
Complementan los anteriores lineamientos, el estudio realizado por la ONTSI de Espaa en

20095, relacionado con el acceso
a documentos de las administraciones locales, que plantea:
La informacin que se ofrece

desde las pginas Web de las
administraciones, corresponde
principalmente a tres categoras: informacin general del
municipio; informacin y gestin del municipio; informacin
destinada a empresas.
La presentacin de quejas y denuncias es uno de los servicios

que utilizan mayoritariamente
los ciudadanos, por encima de
la posibilidad de consultar expedientes de la administracin.
Casi todas las administracio-
nes cuentan con servicios para

realizar trmites electrnicos,
aunque slo en la entrada de
la informacin y no para todo el
procedimiento.
No se ha implementado de ma-
nera generalizada el uso del

DNI electrnico y los certificados digitales.
ARGENTINA BUENOS AIRES

En Amrica Latina tambin se
identificaron varios casos en los
que se relaciona la administracin electrnica con la gestin

documental. El primero de ellos
fue elaborado por el Instituto para
la Conectividad de las Amricas
y describe la experiencia de Buenos Aires en la implementacin
de un modelo de administracin
electrnica para la ciudad, entre
1998-2003. Por su naturaleza,
este estudio representa un insumo de importancia para el proyecto de investigacin sobre la administracin electrnica en Bogot,
dado que Buenos Aires adems
de ser la sede del gobierno argentino y capital de la Repblica,
corresponde a una unidad territorial de caractersticas similares a
la capital colombiana.
El informe presenta un anlisis de
Programa de Descentralizacin y
Modernizacin de la ciudad de
Buenos Aires, unos de cuyos objetivos fueron la informatizacin
de los Centros de Gestin y Participacin (CGP), la creacin de
una Intranet y el desarrollo de un
sistema de reclamos (en el que
los vecinos podran hacer llegar
sus quejas y pedidos), usando
las TIC6. El Programa buscaba
permitirle a los ciudadanos un
mayor acceso y participacin en
las decisiones del gobierno a travs del uso de redes telemticas
telefnicas, sustentado, segn la
5 ONTSI. Estado de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones en la administracin local. Madrid, 2009. p 87-88
6 FINQUELIEVICH. Susana. E-poltica y e-gobierno en Amrica Latina. [Documento Electrnico]. Buenos Aires: Asociacin Civil para el Estudio y la Promocin de la Sociedad de la Informacin, 2003. p.5< http://www.links.org.ar/infoteca/E-Gobierno-y-E-Politica-en-LATAM.pdfl> [Consulta: 12 Mar. 2009]
14
oficina para la Descentralizacin

y Modernizacin de Buenos Aires, en una red digital multimedia
que ofreciera al gobierno la posibilidad de informar y transmitir
su gestin al ciudadano y brindar
un canal de comunicacin para la
participacin de los habitantes de
la ciudad.
El proceso de informatizacin se
realiz desde diferentes aspectos o ejes: la descentralizacin, el
sistema de gestin de reclamos,
equipamiento y capacitacin, comunicacin y relacin con los vecinos. En cuanto a la descentralizacin, giraba en torno a la toma
de decisiones que afectaban a los
vecinos de un determinado CGP,
como la inversin del presupuesto, denuncias de ocupacin del
espacio pblico, pasando paulatinamente a abordar situaciones
como trmites de registro civil,
rentas e infracciones. Los servicios ms solicitados a los centros
tenan que ver con recepcin de
reclamos, denuncias y propuestas, mediacin vecinal, rentas,
registro civil: DNI - nacimientos
matrimonios; Cuadrillas de mantenimientos de la va pblica, para
resolver emergencias; Infracciones de trnsito; talleres artsticos
y culturales; Consejo Consultivo
Honorario, Consejo de Prevencin del Delito, Direccin de la
Mujer, Servicio Social Zonal y De-
fensora de Menores. Ninguno de

ellos puede realizarse en lnea.
Para reclamos y denuncias se
cre una central gestionada a
travs de un sistema informtico
que agrupaba de manera normalizada ms de 800 tipos de reclamos y denuncias, sin embargo
no permita hacer el trmite por
telfono o por Internet, sino que
el ciudadano deba ir directamente al CGP. En algunos de los
centros, se enlazaba el ingreso
del reclamo o la denuncia con el
expediente y de esta forma con
el sistema de archivo del centro,
aunque este modelo no era generalizado. Conforme se incorporaban adelantos tecnolgicos
al proceso, el sistema se agiliz,
los ciudadanos podan hacer algunos de los trmites a travs
de la pgina Web y recibir una
respuesta ms eficiente. Con el
tiempo, se di paso a una ventanilla nica de reclamos, la cual
era en realidad un sistema informtico centralizado, capaz de integrar diferentes sistemas ante
la denuncia de un ciudadano.
Otro de los ejes del programa fue
la generacin de comunicaciones va telemtica, reduciendo
paulatinamente el uso del telfono, las cartas y las reuniones,
meta que segn el estudio no se
haba logrado en 2002, debido a
15
problemas de infraestructura, capacitacin, predisposicin a las

tecnologas, falta de acompaamiento del proceso y baja oferta de servicios por Internet. Dos
aspectos que no fueron considerados oportunamente se refieren
a la capacitacin del personal y
el equipamiento informtico. Sin
embargo, se seala que no haba
personas calificadas para llevar
a cabo los objetivos del programa en los diferentes Centros de
gestin y participacin y que, por
ejemplo, en varios casos el proceso fue apoyado con estudiantes universitarios en pasanta y,
en menor medida, con ingenieros
asignados para cada centro. De
igual forma, se hace evidente que
el equipamiento variaba de un
CGP a otro. Dentro de las conclusiones sealadas en este estudio
se encuentran:
Los resultados obtenidos en el

perodo analizado son incompletos, quedando varios asuntos del programa propuesto
pendientes por desarrollar.
El proceso de incorporacin
de las TIC como medio para

mejorar la participacin ciudadana no contaba con una hoja
de ruta clara, mostrando resultados dismiles en cada uno de
los 26 centros analizados.
Los desarrollos tecnolgicos
son heterogneos, sin que se
hubiera podido lograr un sistema de participacin uniforme para toda la ciudad.
Las TIC no se usaron apropia-
damente para tramitar asuntos de la administracin o solicitar informacin.
La barrera cultural fue uno de
los factores que ms afect

el desarrollo del programa,
debido a la falta de un proceso de capacitacin y alfabetizacin digital.
BRASIL ESTADO DE BAHA

Otro anlisis que sirve de referente para demostrar el divorcio entre gestin documental y gobierno
electrnico, fue realizado por Mario Wolhers a partir del programa
de gobierno electrnico del Estado de Baha (Brasil), el cual fue
encargado por el Centro Latinoamericano de Estudios de Economa de las Telecomunicaciones CELAET, en 2003, con el apoyo
del Instituto para la Conectividad
de las Amricas. El informe complementa otra investigacin realizada por la Fundacin Eduardo
Magalhaes (FLEM) en 2002, en
la cual se establecieron cuatro
lneas estratgicas para los Estados en Brasil, a saber: mejora en los procesos de gobierno
(e-administracin); oferta de servicios (e-servicios); participacin
16
Grfico 2. Gobierno Electrnico en Baha (Brasil)
Fuente: Wolhers a partir de Gordilho (2002)

ciudadana en las decisiones
del gobierno (e-participacin); y
prosperidad y desarrollo social
(e-desarrollo)7.
El eje de e-desarrollo es considerado el responsable de las
informaciones, contenidos e
innovaciones necesarios para
los dems ejes. En este caso,
se analizaron principalmente
las estrategias y acciones adelantadas por el programa Red
Gobierno, a travs del cual se

interconectaron 417 municipios del Estado de Baha y que
gener cambios significativos
en el funcionamiento de la administracin pblica, as como
importantes mejoras en la infraestructura tecnolgica, la reduccin de costos y la eficiencia administrativa, adems de
la cualificacin del recurso humano en cuanto a capacitacin
y entrenamiento.
7 WOLHERS. Mario. Gobierno electrnico en Baha: evolucin y servicio de atencin al ciudadano. Salvador de Baha,
2003, pp1-2.
17
El eje de e-administracin8,
mostr avances en cuanto a mejoras en las prcticas internas de
gestin en tres proyectos: Finanzas Pblicas, Portal del Servidor
y ComprasNet. En cuanto al primero se describen los avances
en el registro electrnico de declarantes, autorizaciones para
transferencias electrnicas de
fondos, solicitud de impresin de
documentos fiscales, emisin de
declaraciones de recaudacin,
entrega de declaraciones financieras, consulta de ndices financieros y fiscales, gua para nacionalizar mercancas, etc. El Portal
del Servidor permite la consulta
de procesos, datos catastrales,
recibo de sueldo, clculo para jubilacin, solicitud de valoracin
mdica, solicitud de derechos
y deberes, etc. En referencia al
proyecto ComprasNet, se describen los logros en la publicacin
de convocatorias de licitacin,
registros de proveedores y de
precios, as como el valor referencial de la compra, presentacin de cotizaciones de precios,
contratacin electrnica, etc.
8 Ibd. p. 6.
9 Ibd. p 7.
tatal y municipal, apoyadas en el

uso de tecnologas de la informacin. En este aspecto resalta la
prestacin de los servicios de salud, a partir de la automatizacin
de todos los procesos, desde el
registro de pacientes hasta la
realizacin de consultas medicas
y exmenes especializados y la
sustitucin del archivo fsico por
uno electrnico (historia clnica
electrnica). El estudio en mencin, ofrece adems, noticias de
utilidad para la comunidad va Internet, entre otros, procedimientos para el control de enfermedades, listas de hospitales, trmites
sobre trasplantes de rganos e
inscripcin para exmenes mdicos de ingreso a la universidad.
El estudio sobre el gobierno electrnico en el Estado de Baha
ofrece resultados de relevancia
en las diferentes lneas estratgicas propuestas, en aspectos
tales como:
Incremento del nmero de ciudadanos atendidos
Reduccin de tiempo para tramitar documentos
En el eje de e-servicios se des Percepcin positiva del ciutacan los resultados del Servicio
dadano frente a los servicios
de Atencin al Ciudadano (SAC),
prestados por la administracin
cuyo objetivo fue precisamente
del Estado y de los municipios.
mejorar la prestacin de los servicios pblicos9, concentrando Reduccin de costos directos
en un mismo espacio fsico los
relacionados con la gestin inservicios que prestan diferentes
terna de los asuntos de la adentidades del mbito federal, esministracin.
18
Reduccin de los niveles de ex-
clusin digital, gracias a la implementacin de servicios mviles.
voluntad y compromiso po-ltico de la administracin y de

los gobernantes.
As mismo, el estudio detalla las Las alianzas estratgicas con

el sector privado en la implelecciones aprendidas con la immentacin del gobierno elecplementacin del gobierno electrnico, son una opcin para
trnico, entre las cuales cabe
optimizar la prestacin de los
destacar las siguientes:
diferentes servicios pblicos
La actualizacin e integracin
de la administracin.
de las tecnologas y modernizacin de prcticas administra- MXICO
tivas son indispensables para
atender adecuadamente la cre- 1- Siguiendo con el anlisis de
ciente demanda de servicios casos en Amrica latina, Mxico
resulta de inters particular, no
por parte de los ciudadanos.
slo por los logros alcanzados
Las mejoras en los canales en los ltimos aos en la implede comunicacin son facto- mentacin de las iniciativas del
res fundamentales para po- gobierno electrnico, sino por el
tenciar el uso de Internet en liderazgo en temas de transpala prestacin de los servicios rencia, aspecto que est estrea los ciudadanos.
chamente relacionado con los
Las inversiones realizadas beneficios del e-gobierno y la
por el gobierno de Baha lo- gestin documental. Con el fin de
graron mejorar los servicios, aprovechar esta experiencia, se
la productividad y la eficiencia analizaron dos casos: uno desde la perspectiva del uso de las
de su administracin.
TIC como instrumento para pro El modelo de gobierno electrni- mover la participacin ciudadana
co seleccionado debe tomar en y otro que evala el impacto de
cuenta la dispersin geogrfica dichas tecnologas en los trmide la comunidad, la concentra- tes de la administracin federal.
cin de la renta y el nivel educa- El primer estudio, preparado por
tivo entre otros aspectos.
Judith Mariscal10 del Centro de
Con la implementacin del Investigacin y Docencia Ecogobierno electrnico se ob- nmicas - CIDE, es un referente
tendrn mayores resultados necesario para contextualizar los
en la medida en que exista avances de la e-administracin
10 MARISCAL. Judith. La participacin ciudadana en la era digital: La experiencia inicial de Mxico. Mxico, CIDE, 2003. p 3.
19
en ese pas. El informe se centra

en uno de los elementos constitutivos del concepto de e-gobierno: la participacin ciudadana. Para ello se analizan los
resultados obtenidos en dicha
investigacin sobre el proceso
de participacin ciudadana que
tuvo lugar entre los aos 2001 y
2002, a partir de la reforma de la
Ley Federal de Telecomunicaciones y los problemas que se
presentaron en cuanto a dicha
participacin en lnea.
presentar propuestas a los legisladores, o en foros en lnea,

o simplemente para hacer peticiones y propuestas. Sin embargo, se evidenci la existencia de
problemas similares a los que se
presentan en los modelos de participacin tradicional, en cuanto
a los tiempos de respuesta y procesos internos: demoras, ausencia de respuestas, desconfianza,
etc. Es preciso anotar que a pesar del esfuerzo, los resultados
no fueron totalmente satisfactorios por cuanto:
Dada la experiencia negativa con

la aprobacin de la Ley Federal Persisten obstculos que impiden la participacin adecuade Telecomunicaciones de 1995,
da de la ciudadania medianen 2001 se conform una comite el uso de las TIC. Estos se
sin cuyo objetivo era actualizar
refieren a la disparidad de los
el marco legal y fortalecer los
niveles de desarrollo de los
procedimientos y rganos regudiferentes departamentos; al
ladores en esta materia. Una de
uso del espaol como idioma
las primeras decisiones de esta
de los portales del Estado; a la
comisin fue la de establecer un
exclusin digital, entre otros.
proceso deliberativo en lnea,
que impidiera el funcionamiento El ciudadano comn no est
de alianzas ocultas, asegurando
capacitado para hacer uso de
la transparencia del proceso y
las TIC con el fin de potenciar
otorgndole legitimidad, por va
sus relaciones con el gobierde la participacin ciudadana.
no, a lo cual se suma la desconfianza en las transacciones
El estudio ofrece un anlisis de
basadas en computadores y
la participacin ciudadana en len su escaso reconocimiento
nea, como indicador de la transde las potencialidades de diformacin y modernizacin del
chas tecnologas.
gobierno, a travs del uso de las
TIC. El informe incluye ejemplos Las regulaciones y normas
sobre el uso de las TIC en prorelativas a la administracin
cesos de participacin ciudadaelectrnica son incipientes, en
na en audiencias virtuales para
particular en aspectos como
discutir proyectos de ley o para
privacidad de los datos, ruptu20
ra con el sistema prevalente de La tecnologizacin debe atentrfico de influencias y aumender las necesidades de regioto de la confianza pblica en
nes y comunidades que relos sistemas de informacin.
quieren ser incluidas dentro
del proceso.
Es necesario fortalecer los mecanismos que potencien las 2- El segundo caso de estudio,
relaciones gobierno-ciudada- elaborado por Robert Kossic12 desno, mediante estrategias que cribe los resultados del anlisis de
conduzcan a mejorar los nive- los servicios prestados por el Portal
les de participacin y el uso de Tramitanet administrado por la Selas TIC como un instrumento cretara de Contralora y Desarrollo Administrativo. El portal, basado
para el desarrollo.
en un modelo gobierno-ciudadano,
Adicionalmente el estudio seala contiene informacin sobre 2064
una serie de lecciones que resul- trmites federales:
tan de especial utilidad para otros
Procedimientos
pases y administraciones:11
Los mecanismos de participa- Documentos requeridos

cin ciudadana basados en las Ubicacin y horario de trabajo
TIC obstaculizan el accionar

de las oficinas gubernamentales
tradicional de las prcticas polticas, lo cual aleja a los ciuda- Costo oficial del trmite
danos de las decisiones ms Versin electrnica de formuimportantes.
larios (slo para algunos trmites) que se pueden descargar
Estos mecanismos no son suficientes para eliminar procesos
El portal cuenta con un mduinternos de la administracin
lo para realizar trmites elecpblica, que resultan desconotrnicos y provee formularios
cidos para el ciudadano.
electrnicos que se diligencian
La alfabetizacin digital y la directamente en el sistema; en
formacin en cultura y partici- algunos casos los formularios
pacin ciudadana son funda- pueden ser firmados digitalmenmentales para mejorar los ni- te (trmites federales), respeveles de participacin digital.
tando procedimientos seguros
11 MARISCAL. Judith. La Participacin ciudadana en la era digital: la experiencia inicial de Mxico. [Documento Electrnico]. Mxico D.F.: CIDE, 2003. < http://www.idrc.ca/es/ev-106940-2011-DO_TOPIC.html >. [Consulta: 21 Abr. 2009]
12 KOSSIC. Robert. Tramitanet: la transformacin en la prestacin de servicios gubernamentales. Mxico DF: 2003, p 4.
21
(autenticidad, integridad, confi- A la capacidad del gobierno

dencialidad, etc.) mientras que
para crear un ambiente de traotros no cuentan con regulamitacin que brinde seguridad
ciones que respalden este tipo
y confianza se debe articular
de procedimientos (como es el
elementos como la posibilidad
caso de los trmites estatales).
para realizar cualquier trmite
Tramitanet tambin permite a
de manera completa y no solo
los ciudadanos presentar quepara iniciarlo.
jas, denuncias y peticiones, a
travs de herramientas bsi- Uno de los aspectos de mayor
importancia para la ciudadana
cas como correo electrnico,
se refiere a la privacidad de
atencin telefnica y atencin
los datos. Se debe asegurar
en oficinas asignadas. Medianque las transacciones gozan
te la opcin contctenos, los
no solo de medidas tcnicas
ciudadanos pueden formular
de proteccin sino del uso de
preguntas relacionadas con un
prcticas internas que favorezdeterminado trmite o formular
can la proteccin de la inforpropuestas a la administracin.
macin del ciudadano.
Se destaca la creacin por parte del gobierno de Mxico13 de El desarrollo futuro de los tr3.200 Centros Comunitarios Dimites debe considerar las regitales (CCD) que proporcionan
gulaciones y marcos legislatiacceso a 2.445 sedes de gobiervos de los diferentes niveles
nos municipales. Dentro de las
territoriales, tales como la vaconclusiones ms importantes
lidez y efectos jurdicos de las
de esta experiencia se destacan
firmas digitales, los mensajes
las siguientes:
de datos electrnicos y la privacidad ciudadana.
Los alcances de un programa
de gobierno electrnico estn
Las quejas, reclamos y petidirectamente asociados con
ciones en lnea son un instrulos niveles de acceso a Intermento para identificar, castigar
net y al grado de cultura digital
y eliminar actos irregulares code la ciudadana, factores que
metidos por funcionarios pblireducen la posibilidad de aprocos o por sus asociados.
vechar al mximo los beneficios de las tecnologas de la Slo en un proyecto (e-preseninformacin y la comunicacin.
taciones) se redujo la produc13 Ibd. p. 10.
22
cin de documentos, equivalente a 70 toneladas de papel

en un ao.
uno de los requisitos previos

en la implementacin de modelos de gobierno electrnico.
Al igual que en el estudio sobre Los resultados del gobierno

electrnico comprenden asparticipacin ciudadana, este
pectos como el mejor uso de
presenta una serie de lecciones
los recursos financieros, mateque conviene sealar:
riales y de tiempo, as como en
La tecnologizacin de la admila percepcin sobre la gestin
nistracin por s sola no resueladministrativa.
ve los problemas del gobierno
en aspectos claves de desem- COLOMBIA-BOGOT
peo como son: mejoras en la
economa y la eficiencia admi- El ltimo caso que muestra la
nistrativa, descongestin de relacin entre el gobierno electrnico y la gestin documental
trmites.
es el del Gobierno en Lnea de
El establecimiento de un plan Bogot. En desarrollo del gobierde gobierno electrnico inte- no en lnea, la administracin de
gral y de largo plazo permi- la capital formul un conjunto de
te lograr cambios polticos e polticas sobre administracin
institucionales,
reduciendo electrnica, a partir de las pollos obstculos iniciales como: ticas establecidas por el gobierbajos niveles de penetracin no nacional. Como resultado, la
in-formtica y de conectividad, Alcalda Mayor de Bogot, en el
restricciones presupuestales y Plan de Desarrollo 2008-2012
legales, de infraestructura y de defini varias lneas de accin recoordinacin administrativa.
lacionadas con estos conceptos,
destacndose las siguientes:
Un gobierno electrnico exitoso, requiere asegurar la inte- Integrar los diferentes elemenroperabilidad e integracin a
tos administrativos y tecnollargo plazo de las tecnologas
gicos del Distrito con el fin de
y sistemas de informacin utilibrindar un servicio eficiente a
zados en los diferentes niveles
la comunidad, a travs de los
de la administracin, as como
diferentes canales de atencin
un cambio en el modelo mismo
y de acuerdo con las neceside la administracin pblica.
dades de la poblacin.
La preparacin ciudadana para Consolidar la gobernabilidad

la participacin en la administracin electrnica debe ser
electrnica y los servicios a

la comunidad a travs del uso
23
articulado de las herramientas y recursos que ofrecen

las tecnologas de la informacin y la comunicacin.
Ampliar los canales de interaccin y comunicacin para

la construccin de ciudad y el
fortalecimiento de la gestin
institucional, promoviendo el
ejercicio de la participacin y
el control social.
Aprovechar y hacer uso de las
la comunicacin para mejorar
los servicios de las instituciones y facilitar el acceso a stas
por parte de la comunidad.
Consolidar y fortalecer la ges-
cimiento e informacin. Quienes

hacen parte del e-gobierno de la
capital cuentan con asesora de
expertos de la red sobre prcticas tecnolgicas e interactivas
de avanzada que podran ser
adaptadas a las entidades distritales para el mejoramiento de los
procesos estratgicos internos y
externos. El objeto de esta propuesta es lograr que todos los
funcionarios del Distrito Capital
adquieran conciencia sobre la
importancia de la tecnologa en
el sector pblico y se capaciten
en las tcnicas de gobernabilidad electrnica local y el monitoreo de polticas, entre otras
temticas. En cuanto a las estrategias de e-gobierno distrital,
se han formulado los siguientes
proyectos:
tin documental pblica para

promover la eficiencia de la
administracin y garantizar la
informacin como un activo, Portal de Bogot www.bogota.
gov.co.
un derecho de la comunidad y
un patrimonio de la ciudad.
Supercade Virtual (Definicin
de Ventanilla nica Distrital)
En la actualidad, el Distrito de
Bogot hace parte de la Red

para la Gobernabilidad Electrnica Local i-local, creada con
el propsito de mejorar la gobernabilidad local y promover la
construccin de una comunidad
de servidores pblicos en Amrica Latina14. Para ello se propone
capacitar a todos los empleados
de la administracin distrital en
la formacin de redes de cono-
Certificacin Digital
Tarjeta Inteligente Bogot Ciudad (TBCB)
Portales Interactivos
Infraestructura de Datos Especiales - IDEC@
Proyectos de Software Libre

Correo Electrnico
14 http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/php/frame_detalle.php?h_id=20108. [Consulta: 8
Sept. 2008]
24
Reglamentacin del Gobierno nos puedan ejercer su derecho a

Electrnico
mantenerse informados16.
Equivalencia Documento Fsi- Para alcanzar estos objetivos no

co - Documento Electrnico
Un elemento importante relacionado con estas estrategias es el

diagnstico realizado por la Contralora de Bogot15, a todos los
sistemas de informacin de las
entidades del Distrito, la cual evidenci que dichos sistemas presentan dificultades en la creacin
de verdaderas bases de datos
que permitan ofrecer servicios de
informacin a los ciudadanos y
garanticen que los gestores pblicos cuenten con herramientas
para sustentar la toma de decisiones. Segn el estudio, en las
actuales condiciones es urgente
mejorar tanto los sistemas de informacin como los mecanismos
de servicio al ciudadano a travs
del uso de las tecnologas de la
informacin. Con ello se garantizara que Bogot se involucre en
la Sociedad de la Informacin y
se de cumplimiento a los principios de las Naciones Unidas en
el sentido de que: los gobiernos
deben producir, compilar y facilitar
en forma imparcial la informacin
de utilidad para que los ciudada-
basta con tener las tecnologas

apropiadas o avanzados sistemas de informacin: la tecnologa sin la participacin de otros
componentes que hagan viable
el cumplimiento de las metas
del gobierno electrnico, puede
constituirse en un obstculo para
lograr dichos objetivos. Antes de
implementar cualquier estrategia o programa relacionado con
la administracin electrnica se
debe asegurar la integracin de
elementos como las TIC, los sistemas administrativos, las polticas
y la gente (funcionarios, servidores pblicos, ciudadanos, etc.).
1.2. Acceso a la Informacin y Gestin Documental

En la ltima dcada del siglo XX,
el derecho a la informacin ha sido
parte de la agenda poltica nacional e internacional. En 1995 se
plantea en Bruselas el concepto
de Sociedad de la Informacin,
iniciativa promovida por el G7. A
partir de entonces se comienza
a hablar de un nuevo orden mundial de la informacin17, concepto
15 CONTRALORA DE BOGOT. Los sistemas de informacin distrital 2007. Bogot, Contralora de Bogot, 2007. p 5.
16 Ibd. p. 6
17 MATTELARD, Armand. Pasado y presente de la Sociedad de la Informacin. Entre el Nuevo
Orden Mundial de la Informacin y la Comunicacin y la Cumbre Mundial sobre la Sociedad
de la Informacin. En lnea: http://www.campusred.net/telos/articuloAutorInvitado.asp?idarticulo=1&rev=67[consulta: 14 Ago. 2008].
25
centrado fundamentalmente en el
dominio de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin. En 1998, las Naciones
Unidas aprueban la realizacin
de una Cumbre Mundial sobre
la Sociedad de la Informacin
(CMSI), la primera de las cuales
tuvo lugar en Ginebra (2003) y la
segunda en Tnez (2005).
Para Mattelart, la UNESCO sita la lucha por el acceso universal al ci-berespacio en el
marco de una info-tica y del
respeto a la diversidad cultural y
lingstica, garanta del dilogo
entre culturas, sin las cuales el
proceso de globalizacin econmica sera culturalmente empobrecedor, no equitativo e injusto. En el seno mismo de la
institucin, la nocin de Sociedad de la Informacin, basada
en las tecnologas de la informacin y el intercambio de bienes
informacionales a escala mundial, se confronta con la nocin
de sociedades del conocimiento
que pone de relieve la diversidad de los modos de apropiacin cultural, poltica y econmica de la informacin y de los
conocimientos por parte de cada
sociedad. Y continua afirmando, las decisiones adoptadas
en las instancias internacionales sobre asuntos de cultura, informacin y comunicacin, slo
pueden transformarse en una
herramienta de construccin de
polticas pblicas en todos los
niveles si estos nuevos actores

las asumen efectivamente, en
lo que l denomina la ciudadanizacin de los problemas de la
comunicacin.
En desarrollo de este principio
universal, el uso de las TIC es
entendido como un medio que
permite aprovechar al mximo
los beneficios de la informtica
en el desarrollo de las funciones
de los diferentes niveles del gobierno, potenciando el desarrollo
econmico y social e incentivando el aumento de la competitividad de los pases. De esta forma, el acceso ciudadano a la
informacin es entendido cada
vez ms como uno de los principales indicadores de un ejercicio democrtico pleno y como un
instrumento eficaz de participacin ciudadana. El estado cumple una doble funcin en este aspecto: por un lado, es uno de los
impulsores de las iniciativas sobre acceso ciudadano a la informacin y por otro, es el principal
usuario de los adelantos tecnolgicos para ofrecer y posibilitar
dicho acceso, especialmente en
cuanto al campo de la informtica. Todo adelanto tecnolgico
esta ligado de modo ineludible
a la produccin de informacin y
dentro de sta a los documentos.
Como consecuencia de tal tendencia, las diferentes entidades
del gobierno disean todo tipo
de sistemas de informacin para
proveer acceso a la informacin
26
que ellas mismas producen, reciben o gestionan.
la sociedad que debido a factores como el crecimiento del

sector de servicios, la cada
del empleo industrial, la aparicin de las industrias del conocimiento, dio lugar al desarrollo de nuevos empleos en
el sector de la informacin y
el conocimiento.
En este marco, una de las estrategias del gobierno es el desarrollo del denominado Gobierno Electrnico (e-goverment), el
cual busca aprovechar las posibilidades de Internet para fortalecer y ampliar las relaciones con
los ciudadanos. Uno de los obje- El segundo, contempla el
aporte de la industria de la intivos del e-gobierno es acercar al
formacin al PIB, el aumento
ciudadano a sus respectivos gode la poblacin universitaria
biernos, con el fin de facilitar la
y del sector de servicios derealizacin de trmites, el acceso
mandan una mayor participaa la informacin pblica, mejorar
cin de la sociedad en el mlos espacios de discusin y asebito de la informacin.
gurar el acceso al conocimiento
necesario para el desarrollo de El tercero est definido por
la comunidad.
las tecnologas de la informacin y las comunicaciones
En diferentes escenarios y mmediante las cuales se facilibitos de la sociedad se suele
ta el acceso de toda la poblaanalizar la importancia de las
cin a los beneficios de esta
tecnologas de la informacin
nueva sociedad.
y la comunicacin para las empresas de todo tipo. La conjun- El cuarto, enfatiza la importancin de estos dos conceptos:
cia de democratizar el acceso
Informacin y Tecnologas,
a la informacin en una socieha dado lugar a reconocer a
dad postindustrial y de promola sociedad actual como una
ver el uso de las TIC en todos
Sociedad de la Informacin.
los mbitos de la sociedad
Carmen de Pablos18 identifica
(educacin, salud, servicios
cinco aspectos relativos a la
sociales, etc.), como motor de
Sociedad de la Informacin:
cambios y desarrollo.
El primero, relacionado con la El quinto, concibe el termino

naturaleza de la economa de
ligado a la generacin, trans-
18 DE PABLOS. Carmen et al. Direccin y gestin de los sistemas de informacin en la empresa.

Madrid; ESIC editorial, 2001. p. 18.
27
misin y procesamiento de la
informacin de manera instantnea, y a su conversin en
conocimiento til para la poblacin, independientemente
de su localizacin.
La misma autora19 identifica cinco caractersticas de esta nueva
sociedad de la informacin: la
tercerizacin, por ser un componente del sector de servicios; la
automatizacin de algunas actividades relacionadas con la informacin como la recoleccin,
tratamiento, transmisin, etc.; la
globalidad que sustenta la estructura de la sociedad de la informacin, y con ella la necesidad de relacionar los diferentes
mbitos de la informacin, que
se traduce necesariamente en
delegar el poder, por las dificultad
para saber todo lo que es preciso
para un determinado negocio; la
multiplicidad de fuentes de informacin (econmicas, polticas,
culturales) y de canales de transmisin y acceso y la informacin
como factor de produccin.
Se puede afirmar entonces, que
lo que realmente caracteriza a
esta nueva sociedad de la informacin son precisamente las
la comunicacin (TIC), sobre las
que es pertinente decir que son el
motor de esta sociedad, pues sin

su uso no sera posible hacer vlidos los principios de la sociedad
de la informacin. En esta nueva
sociedad de la informacin, surge
de manera espontnea un nuevo
elemento, propio de la sociedad
postindustrial y que se caracteriza por una relacin tridimensional
de los conceptos Administracin - Informacin - Ciudadana. Aunque sta relacin no es
nueva, pues ha estado presente
en la sociedad por varios siglos,
cobra importancia en los sistemas democrticos actuales al ser
eje central de la construccin del
concepto de Democracia.
La UNESCO ya se ha referido a
este tema en diferentes escenarios mundiales en los cuales ha
sealado que la Informacin se
constituye en un elemento fundamental de la sociedad actual.
La Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Informacin, organizada por la UNESCO en 2003,
enfatizaba en la necesidad de
construir una sociedad de la informacin centrada en la persona, incluyente y orientada al desarrollo, en la que todos puedan
crear, consultar, utilizar y compartir la informacin y el conocimiento, para que las personas,
las comunidades y los pueblos
puedan desarrollar su pleno po-
19 Ibd., pg. 19.

28
tencial en la promocin de su desarrollo sostenible y mejorar su

calidad de vida, de acuerdo con
los objetivos y principios de la
Carta de las Naciones Unidas y
respetando y defendiendo plenamente la Declaracin Universal
de Derechos Humanos20. Sin
embargo, para lograr este objetivo se requiere reducir la brecha
digital y comprender que una Sociedad de la Informacin verdaderamente incluyente, requiere
de la participacin de la sociedad
civil, tal como lo sealan los principios de la UNESCO en materia
de acceso a la informacin.
Para lograr lo anterior, los Estados tendrn que encaminar sus
acciones no slo a la publicacin
de todo tipo de informacin y a
facilitar su acceso sino que dichas acciones deben posibilitar
una verdadera relacin entre la
administracin y el ciudadano
en trminos de un mayor conocimiento sobre las actuaciones del
gobierno, del Estado y de la administracin, las cuales se encuentran registradas principalmente en documentos, entendidos
como un bien pblico. Al respecto, la Convencin de las Naciones Unidas contra la Corrupcin
(Art. 1, literal c) estableci como
uno de sus fines promover la integridad, la obligacin de rendir
cuentas y la debida gestin de
los asuntos y los bienes pblicos siendo la informacin y los

documentos activos intangibles,
considerados como un bien pblico (Art. 2, literal b). El artculo
9 del mismo texto seala que los
Estados deben adoptar polticas
de difusin pblica de la informacin, y el artculo 10 fue dedicado exclusivamente al tema de la
informacin pblica y a la publicacin y acceso a la misma por
parte del ciudadano.
En complemento, dentro del concepto de transparencia cobra relevancia la forma como las instituciones desarrollan los asuntos
que le son propios. En las consideraciones de la Convencin
de las Naciones Unidas, se hace
referencia a la necesidad de que
todos los Estados tengan presente los principios de la debida
gestin de los asuntos, lo cual supone contar con procedimientos
que faciliten no slo la eficacia
y desarrollo de los trmites sino
de la forma como dichos trmites deben realizarse para evitar
eventuales focos de corrupcin.
De manera similar, en el foro sobre Gobernabilidad, desempeo
e institucionalidad ya citado el
ex Procurador General de la Nacin, Edgardo Maya, seal la
relacin existente entre la transparencia de los procedimientos y
20 OEI. En lnea: http://www.oei.es/revistactsi/numero6/documentos01.htm. [Consulta: 12 Dic. 2008].

29
la vida pblica de las instituciones. Asimismo, el artculo 10 de

la mencionada Convencin, determina la necesidad de que los
Estados establezcan una adecuada organizacin de los procesos, procedimientos y regulen la
adopcin de decisiones con el fin
de facilitar la transparencia de la
administracin pblica, adems
de enfatizar en la necesidad,
cuando proceda, de simplificar
los procedimientos administrativos. Se puede afirmar que el
buen funcionamiento de los sistemas institucionales se basa en
una adecuada definicin de los
procedimientos para hacerlos
ms transparentes y accesibles
al ciudadano. En el informe del
Banco Mundial presentado en el
mismo foro, se plantea la falta de
transparencia en la prestacin
de servicios de salud, pensiones
y trnsito por cuanto son los ms
vulnerables a causa de trmites
engorrosos, falta u ocultamiento
de informacin, requerimientos y
documentos innecesarios o difciles de conseguir, etc.
Lo anterior hace evidente la relacin directa que existe entre
los procedimientos y los actos
mismos de la administracin pblica. Esta fija el desarrollo de
sus asuntos mediante el establecimiento de procedimientos
administrativos, los cuales son
la expresin formal de todas
las informaciones e instrucciones necesarias para operar en

un determinado sector de la organizacin. Sin procedimientos
sera imposible que una empresa funcionara pues son el cauce o camino a travs del cual
se cumplen los objetivos institucionales y se desarrollan las
funciones que le han sido encomendadas a sus diferentes
rganos y que han de conducir
a una decisin administrativa.
De acuerdo con el Observatorio
de Sociedad, Gobierno y Tecnologas de Informacin de la Universidad Externado de Colombia, desde que hizo su aparicin
el Gobierno Electrnico han surgido una serie de problemas que
limitan los beneficios de dicha
iniciativa, tales como:
el reconocimiento sobre el nfasis excesivo en la tecnologa,
la insuficiente colaboracin en
el gobierno,
la falta de nfasis en la construccin de capacidades humanas y
la inadecuada consulta pblica.

Lo anterior, segn el mismo organismo, hace necesario un
cambio de enfoque, desde mejoras a las operaciones de gobierno facilitadas por la tecnologa
(e-gobierno) hasta mejoras en
30
las interacciones entre gobierno,

ciudadanos, empresas y sociedad civil (Gobernabilidad Electrnica). Bajo este nuevo modelo,
ya no es aceptable que solo los
aspectos tcnicos, administrativos y organizacionales sustenten las iniciativas de Gobernabilidad Electrnica. En cambio, se
requiere un enfoque multidisciplinar, orientado a la comunidad y
con representacin de todos los
grupos de inters, en el cual converjan diversas reas de conocimiento tales como: Informtica,
Administracin y Poltica Pblica, Ciencias Polticas, Ciencias
de la Informacin, Lingstica,
Derecho, Economa, Sociologa,
Administracin de Empresas,
Tecnologas de la Informacin y
ms recientemente la Archivstica y la Gestin Documental.
Cuando se analizan los alcances
de los planes, programas y proyectos relacionados con la administracin electrnica, la primera
impresin es que en la mayora
de los casos el objetivo central
de tales iniciativas se limita a
ofrecer al ciudadano informacin
amplia y variada sobre la administracin pblica, la cual resulta
a menudo superficial y con poca
calidad. Tal como lo seala la
Escuela de Gobierno Electrnico
de las Naciones Unidas, los objetivos del gobierno son:
Facilitar el acceso en lnea de

los ciudadanos al gobierno;
Potenciar el uso de las TIC

para todo tipo de actividades
por parte del ciudadano (comunicacin en lnea, realizacin
de transaccio-nes, consulta de
informacin, presentacin de
quejas) y,
Transformar toda la administra-
cin pblica a travs de las TIC.
Teniendo en cuenta lo anterior, se

puede afirmar que para cada objetivo hay un nivel diferente de servicio en la administracin electrnica, y a su vez un nivel diferente
de informacin para los ciudadanos, lo cual deja a los resultados
del gobierno electrnico en esta
materia es una situacin deficiente, que adems, afecta a futuro la
preservacin de la memoria corporativa, cuya informacin est
registrada en los documentos que
son evidencia de las actuaciones
de la administracin.
Aunque es posible identificar diferentes documentos que dan
cuenta de los avances, dificultades y perspectivas del e-gobierno desde mbitos tan diversos
como el comercio, el derecho, la
informtica, la administracin, la
educacin, etc., existe un vaco
en cuanto al anlisis del impacto
que ha tenido la implementacin
31
de dicho gobierno en la gestin

documental de la administracin
pblica en diferentes pases de
Amrica Latina. A pesar de los
esfuerzos para transformar la
administracin pblica mediante
el uso de las TIC y de la relacin
que existe entre la administracin que origina los documentos
y stos como evidencia de sus
actuaciones, sorprende que no
existan suficientes estudios respecto del impacto que la e-administracin ha tenido sobre los
modelos de gestin documental,
en particular en cuanto a los objetivos mencionados anteriormente. De igual forma, la falta de una
evaluacin multidisciplinar sobre
los avances del e-gobierno impiden tener una visin integral en
esta materia.
En un anlisis preliminar de
la literatura sobre la materia
el autor21, logr identificar que
las diferentes experiencias de
e-gobierno carecen de un modelo de gestin documental
que lo sustente o apoye, desconociendo justamente la imposibilidad de separar los documentos de la administracin
que los produce. A pesar de los
logros y avances del e-gobierno en Amrica Latina, los resultados en cuanto a la gestin
documental dentro de l no son

equivalentes. Las causas de
dicho retraso pueden tener su
origen en el divorcio existente
en la implementacin de ambos
programas gubernamentales, a
partir de lo cual se hace imperativo realizar no slo un mayor
anlisis de la relacin existente
entre prestaciones y servicios
de la administracin electrnica
y la gestin documental, sino el
diseo de un modelo de gestin
documental para el e-gobierno,
que se adapte a las prioridades
de esta iniciativa en cada pas
u organizacin.
Mientras esto no se logre, los programas de gestin documental y
gobierno electrnico se seguirn
llevando a cabo de manera independiente y de forma desarticulada, reduciendo los resultados
esperados desde la perspectiva
de la gestin electrnica de documentos22. El objetivo general
de este anlisis es establecer el
grado de implementacin de los
diferentes proyectos de gestin
documental y e-administracin,
percibido desde la perspectiva
de la archivstica y la gestin documental, ms que desde la ptica de la informtica, como condicin para no desviar el propsito
de este tipo de estudios, que no
21 ZAPATA. Carlos Alberto. La gestin documental en los proyectos de administracin electrnica:

Estado de la cuestin en la administracin distrital de Bogot. Salamanca: Universidad de Salamanca, 2010. (Tesis de Grado)
22 ZAPATA. Op. Cit. p. 29
32
es otro que el de darle sustento evaluacin. Uno de tales componentes tiene como eje central la
al back office del e-gobierno.
evaluacin de las interacciones
1.3. Evaluacin de la
(transacciones, trmites, serviGestin Documental en
cios, operaciones) que ocurren
en desarrollo de las funciones y
el marco del Gobierno
procesos de los rganos y uniElectrnico
dades administrativas de las enLa necesidad de evaluar la gestin tidades pblicas. Este complejo
documental en el e-gobierno tiene tejido de operaciones se conssu origen en el desarrollo mismo tituye en el cauce a travs del
de ste ltimo, por cuanto al ser cual fluye (circula) la informacin
los documentos un producto de la y los documentos en cualquier
administracin, la forma como se entidad.
gestionen constituye en un factor determinante en los procesos El documento se inicia con la vode la gestin de los documentos luntad creadora desarrollada en
electrnicos y en la formacin de los procesos de la entidad, tralos archivos fsicos y electrnicos, ducida, a su vez, en los diferenas como en su acceso, consulta, tes servicios que presta la administracin y en sus destinatarios,
conservacin y preservacin.
que para el caso del e-gobierno
Al ser los documentos un pro- son en primer lugar los ciudadaducto inherente a la actividad nos. Esta voluntad creadora coadministrativa, toda vez que se mienza con el marco jurdico y
encuentran inmersos en los pro- regulatorio, al cual le siguen las
cedimientos administrativos de funciones claves (misionales),
cualquier organizacin, la eva- las sub funciones, procesos y
luacin del gobierno electrnico procedimientos que terminan en
no puede sustraerse de la evala produccin de un acto de la
luacin de las operaciones que administracin (o acto adminisse desarrollan entre el front offi- trativo), ejecutadas por una unice y en el back office de la admi- dad administrativa o un funcionanistracin electrnica. Un anli- rio investido con la competencia
sis de los modelos de evaluacin para ejecutar dicha accin. A
del e-gobierno permite identifi- partir de lo anterior, una primera
car elementos comunes en los propuesta para evaluar la gesdiferentes componentes de la
33
tin documental en el e-gobierno

define una serie de unidades de
anlisis que deben ser evaluadas en los programas de gestin
documental, a saber:
El marco jurdico, estructura,
nistracin y por cuanto, adems,

dicho organismo es responsable
de la coordinacin de los diferentes programas de gestin documental de la administracin pblica en el nivel respectivo.
funciones, procesos y procedi- Resulta igualmente necesario

mientos de la entidad.
reunir una base informativa a
El modelo tecnolgico existen- partir de fuentes secundarias al
interior de las mismas entidades,
te en la organizacin.
tales como diagnsticos, planes
Las polticas pblicas en cuan- de accin, informes de evaluato a gestin documental y ad- cin y planes de mejora, entre
ministracin electrnica.
otros. Adicionalmente, se debe
reunir de manera sistemtica
Los proyectos de administra- toda la informacin relativa a los
cin electrnica que se estn
proyectos de e-gobierno, inclullevando a cabo.
yendo los planes estratgicos e
El Programa de Gestin Docu- informes de evaluacin de e-gomental de las entidades, vistas bierno, con sus correspondientes
individualmente y de ser posi- fichas tcnicas, planes, recursos
ble de toda la administracin e informes de evaluacin.
en su conjunto (por ejemplo en
el caso de una municipalidad, 1.3.1. Mtodos y tcnicas
para la evaluacin
una provincia o una regin).
Para facilitar el establecimiento de relaciones o suposiciones
desde la evaluacin se sugiere
efectuar dicha evaluacin sobre
todas las entidades cobijadas
bajo un mismo campo de actuacin de la administracin pblica
(nacional, regional, municipal o
local). Es importante que dicho
anlisis sea llevado a cabo por
el organismo de archivo del nivel
respectivo, dado su conocimiento del funcionamiento de la admi-
Ante la ausencia de un modelo de

evaluacin para la gestin documental en el e-gobierno conviene apoyarse en las metodologas
definidas en cada pas o entidad
para evaluar el propio e-gobierno
y a partir de stas, identificar las
interfaces documentales y las interfaces de informacin derivadas
inherentes a las cadenas de trmites sobre las cuales se centrar dicho anlisis. Existen diferentes enfoques para llevar a cabo la
34
evaluacin, dependiendo de los efectos sobre el e-gobierno o

objetos que se pretenda analizar o desde ste y su relacin con la
los objetivos del anlisis, a saber: gestin de documentos. Tal anlisis puede ser negativo positi El primer enfoque aborda la vo, de acuerdo con la influencia
evaluacin centrada en el do- que un componente tiene sobre
cumento como objeto de estu- su contraparte. La evaluacin se
dio, que se denomina anlisis puede efectuar en relacin uno a
docu-cntrico. Incluye, ade- uno, uno a varios o mltiple.
ms, el anlisis tecno-cntrico
cuyo objeto son los sistemas El anlisis de impacto, se difeelectrnicos propiamente di- rencia del correlacional porque
chos en una doble dimensin, su objetivo es analizar los benela documental y la informti- ficios que la gestin documenca. Asimismo, la evaluacin tal tiene sobre el e-gobierno en
antropo-cntrica, que analiza general o sus elementos espela gestin documental a par- cficos (prestaciones, servicios y
tir de las prestaciones y ser- proyectos), y no simplemente las
vicios del e-gobierno dirigidos relaciones entre los componena los beneficiarios, es decir a tes de la gestin de documentos
los ciudadanos. Por ltimo, se y el e-gobierno.
presenta la evaluacin realizada sobre el entramado de Un tercer tipo de anlisis es el
procesos del negocio (funcio- transaccional cuyo propsito es
nes, procedimientos y trmi- evaluar el complejo proceso de
tes) que se denominar anli- formacin de los repositorios
electrnicos que resultan de las
sis tramito-cntrico.
transacciones del e-gobierno, in El segundo enfoque se realiza cluyendo la organizacin y clasitomando como eje los objeti- ficacin de la informacin en el
vos de la evaluacin. Este in- back office y en el front office de
la administracin. Se puede divicluye tres tipos de anlisis:
dir en dos tipos: anlisis transacEl anlisis correlacional, segn cional blando cuando se realiza
el cual se toman dos o ms ele- sobre informacin electrnica en
mentos del e-gobierno en los forma de datos y anlisis tranque se gestionen documentos o saccional duro, cuando se realiza
informacin y se identifica el gra- sobre documentos electrnicos.
do de correlacin (causa-efec- El anlisis puede ser integrado si
to) existente entre ambos y sus incluye los dos anteriores.
35
2.
Administracin
electrnica
2.1. Concepto
El trmino e-administracin est
ligado a la incorporacin, con posterioridad a la dcada de los 80
del siglo XX, de las tecnologas de
la informacin y la comunicacin
(TIC) en los diferentes procesos
de la administracin pblica. Gracias al desarrollo de dichas tecnologas gran parte de los procesos
internos de apoyo a la gestin de
la administracin se comenzaron
a realizar de manera progresiva con la ayuda de sistemas de
informacin. Aunque al principio
los sistemas no ofrecan integracin, cada vez un mayor nmero
de operaciones, transacciones y
tareas se fueron realizando con
apoyo en sistemas informticos,
lo cual permiti aumentar la productividad y mejorar la eficacia y
la eficiencia de la administracin.
Hoy en da el sector pblico invierte importantes recursos presupuestales en tecnologas de la
informacin, convirtindose en
uno de los principales usuarios de
los avances tecnolgicos, siendo
las aplicaciones ms frecuentes
aquellas que contribuyen a mejorar y a hacer ms eficiente tanto
los procesos internos como las relaciones con el ciudadano.
Para contextualizar el desarrollo del e-gobierno, es relevante comprender cmo ha sido la
evolucin de las TIC en la admi-
nistracin pblica23, identificando

cuatro momentos o etapas:
Un primer nivel caracteriza-
do por el uso de hardware y

software para el desarrollo de
labores de oficina, el cual sin
embargo no involucraba el uso
e integracin de sistemas de
informacin de manera global.
Un segundo nivel, a partir de
la implementacin de sistemas
de informacin para la gestin
de los procesos internos, cuyo
objeto se centra en la reduccin de costos y el aumento de
la productividad.
Un tercer nivel caracterizado
por una mayor atencin al ciudadano, ofrecindole informacin y servicios ad hoc a travs de Internet.
Un cuarto nivel caracterizado
por la combinacin de los tres

anteriores, en el cual el ciudadano est en capacidad de interactuar a travs de las TIC con
los rganos de la administracin
pblica en doble va y con plena autonoma. En la actualidad
este nivel se conoce como administracin electrnica (e-gobierno), ser e-administracin
el cual ha adquirido diferentes
connotaciones y matices, aunque conserva los elementos originales del concepto.
23 DE LA HAZA CAMPANA. Carmen. La Administracin electrnica en Espaa. Sevilla; TECNIMAP

2006. (30 de mayo a 2 de junio de 2006). p. 3. (Memorias del Seminario)
37
Grfico 3. Relaciones del e-gobierno con el ciudadano.
(Grfico propio)
Por e-administracin se entiende
el uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin para
acercar la administracin pblica
al ciudadano, lo que le permite
realizar diferentes tipos de trmites, as como presentar quejas y
reclamos y acceder a informacin
administrativa, a travs de Internet. Aunque existe cierta unanimidad acerca de lo que significa
la administracin electrnica, es
conveniente precisar el alcance
de otros trminos que se usan
como sinnimos o se relacionan

con ste, tales como: e-gobierno,
e-gobernabilidad, e-gobernanza,
participacin electrnica (e-participacin), democracia electrnica
(e-democracia), democracia virtual, gobierno digital, etc. La extensa literatura sobre el tema, genera cierta confusin terminolgica
que es necesario analizar antes
de continuar y que puede ayudar
a precisar el alcance del mismo, o
al menos a lograr una mejor comprensin de dichos conceptos.
38
Para evitar la aparente dicotoma existente entre los trminos

administracin electrnica y gobierno electrnico, resulta til
hacer una breve revisin de los
trminos administracin y gobierno, de forma que se puedan
identificar las diferencias entre
uno y otro. El diccionario de la
Real Academia Espaola de la
Lengua define administracin
como el equipo de gobierno que
acta bajo un Presidente24. De
otra parte el mismo diccionario
define la administracin pblica
como una organizacin destinada a la gestin de servicios y
la ejecucin de las leyes en una
esfera poltica determinada, con
independencia del poder legislativo y judicial25. En estas dos
acepciones se hace referencia
de manera directa al concepto
de gobierno que de acuerdo con
la misma fuente es el distrito o
territorio en el que tiene jurisdiccin un gobernador26. Desde el
gobierno se ejerce el poder poltico sobre la sociedad, atribuido al poder ejecutivo, por tanto
el gobierno se puede entender
como el nivel mximo de una administracin en el cual convergen tres elementos: los actores,
las funciones y las instituciones.
No existe en conclusin, una
contradiccin evidente entre el
uso del termino administracin
como una traduccin del trmino

gobierno (government) por corresponder uno y otro al mismo
campo de accin semntica.
La UNESCO, por su parte, define la e-administracin a partir de
la traduccin del trmino governance (gobernanza) en lugar de
government (gobierno) que han
tomado otros autores. La gobernanza electrnica se refiere al
uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin por
el sector pblico con el objetivo
de mejorar el suministro de informacin y el servicio, y proporcionar un estmulo a los procesos
de participacin ciudadana en la
toma de decisiones del gobierno,
haciendo que la administracin
sea ms responsable, transparente y eficaz. De acuerdo con
esta propuesta, la gobernabilidad
electrnica es ms amplia que el
gobierno electrnico puesto que
implica un cambio en la forma
como los ciudadanos se relacionan con el gobierno y ste con
ellos. Un documento que proporciona una mejor comprensin de
los dos trminos, es el informe
elaborado por Thomas Riley en
2003, auspiciado por el Gobierno
de Canad. En l, el autor identifica varias diferencias entre ambos trminos (Tabla N 1) que si
bien han pasado desapercibidas
24 Diccionario de la Real Academia de la Lengua. 22 Edicin. 2001.
25 Ibid
26 Ibid
39
Tabla 1. Diferencias entre Gobierno y Gobernabilidad
(Fuente: Public Work and Government Services Canada).

en las traducciones al espaol,
resultan fundamentales para entender el concepto de administracin electrnica el menos en
el contexto de Iberoamrica.
Segn dicho Informe, por gobierno (government) se entiende
la superestructura institucional
que la sociedad usa para traducir la actividad poltica en polticas y legislacin mientras que
gobernabilidad (governance) es
el resultado de la interaccin del
gobierno, el servicio pblico y los
ciudadanos a travs de procesos
polticos, desarrollo de polticas,
diseo de programas y suminis-
tro de servicios. En este contexto, el gobierno est especializado en las instituciones y las
acciones que contribuyen a la
gobernabilidad. Se puede decir,
por lo tanto, que los conceptos
de gobierno electrnico y gobernanza electrnica tienen matices
diferentes. No sucede lo mismo
con otras expresiones utilizadas de manera recurrente en la
abundante literatura sobre administracin electrnica en donde
trminos relacionados como participacin electrnica (e-participacin), democracia electrnica
(e-democracia), gobierno electrnico (e-gobierno), democracia
40
virtual, gobierno digital, gobierno

en lnea, etc., se han insertado
en el lenguaje tcnico de la administracin, aumentando la necesidad de clarificar los alcances
y lmites entre uno y otro.
Antes de analizar los dems conceptos relacionados con la e-administracin se debe realizar un
anlisis ms detallado de los dos
primeros trminos, comenzando
por el de gobierno electrnico
y sus diferentes interpretaciones. Se ha sealado que el trmino e-administracin proviene
de la traduccin del ingles de
e-government, que Deloite and
Touche27 define como el uso de
las tecnologas de la informacin
para ampliar el acceso a los diferentes servicios que ofrece el
gobierno a los ciudadanos, socios (y proveedores) y empleados. Estos servicios pueden ser
de cuatro tipos:
Gobierno a Gobierno (G2G);

Gobierno a Ciudadanos (G2C);
Gobierno a Empleados (G2E)
Gobierno a Negocio (G2B).
El primero tiene lugar en dos niveles: local, entre los diferentes
niveles del gobierno, el internacional entre gobiernos. El segundo incluye la diseminacin de
informacin al pblico y de servicios bsicos como trmites, impuestos, certificaciones, etc. El

tercero se refiere a servicios de
informacin destinados slo a los
empleados de una determinada
oficina del gobierno tales como
planes de entrenamiento y capacitacin, concursos, provisin de
cargos, etc. El ltimo tipo comprende transacciones entre varios servicios del gobierno para
el desarrollo de las actividades
propias del organismo frente a
la comunidad a la cual se orienta una determinada dependencia
gubernamental.
Se ha sealado que la UNESCO
define el gobierno electrnico
como el uso de las tecnologas
de la informacin y la comunicacin en el sector pblico para
mejorar la informacin y los servicios al ciudadano, promoviendo su participacin en los procesos de toma de decisiones de
la administracin, haciendo ms
eficiente, transparente y efectivo el gobierno. En concepto de
ngela Pez28 el gobierno electrnico se refiere a los procesos
y estructuras creadas para la
oferta electrnica de los servicios gubernamentales, en donde
interactan tanto los diferentes
elementos o ramificaciones del
gobierno (el compromiso de los
27 Deloitte and Touche. At the Dawn of e-Government: The Citizen as Customer. Disponible en:
http://www.publicnet.co.uk/publicnet/fe000620.htm. [consulta: 15 Ene. 2009].
28 PAEZ. ngel et al. Op. cit. p 3.

41
Grfico 4. Destinatarios del Gobierno Electrnico.
(Grfico propio a partir de Deloite and Touche)

gerentes, las polticas, los servicios civiles y las funciones legislativas y judiciales) como los
diferentes niveles de gobierno.
En una interpretacin diferente,
el Observatorio de las Tecnologas de la Informacin de
la Universidad Externado de
Colombia define el gobierno
electrnico como la migracin
de la informacin, los procesos,
los trmites, los servicios y las
transacciones de la administracin pblica de procedimientos
manuales, basados en papel, a

procedimientos informticos, redes telemticas y mensajes de
datos29. Esta definicin resulta
ms cercana a la expresin inglesa governance ya descrita,
lo que explica de alguna forma
por qu ambos trminos se usan
en ocasiones como sinnimos.
El concepto aportado por la Universidad Externado de Colombia
comprende el mbito de la administracin general, y no slo el del
gobierno, lo que parece ser ms
29 EXTERNADO DE COLOMBIA. Gua de gobierno electrnico local. Bogot; la Universidad,

2005. P 6.
42
Grfico 5. Etapas para la Implementacin del E-gobierno.
(Grfico propio a partir del modelo de Gobierno en Lnea de Colombia)

adecuado para definir el concep- gn se desprende de la revisin
to de administracin electrnica. bibliogrfica y del breve anlisis
realizado, unanimidad absoluta
En los diferentes casos, los conen cuanto a la definicin del goceptos no son equivalentes pues
bierno electrnico, lo cual resulta
en cada uno se presentan eleparadjico, pues de la uniformimentos que los caracterizan,
dad en los conceptos deviene la
diferencindolos entre s. Lejos
posibilidad de que todas las adde resultar inoficioso detenerse
ministraciones conversen en
en las diferencias entre un conun mismo lenguaje.
cepto y otro, resulta necesario,
pues segn la comprensin de La administracin electrnica
cada trmino en un determina- incluye variadas aplicaciones de
do contexto, as mismo sern las TIC en el mbito de la admisus aplicaciones. No existe, se- nistracin como son: e-gobier-
43
no, e-servicios, e-transparencia, e-contratacin, e-gestin,

e-control, e-ciudadana y e-democracia. En relacin con las
instituciones oferentes la e-administracin abarca principalmente
al poder ejecutivo, al legislativo
y al judicial. En relacin con la
jurisdiccin territorial, comprende el nivel central, el regional o
provincial y el local. En relacin
con los canales de prestacin
de los servicios se incluyen la
Web, Gobierno Mvil (m-Gobierno) y otras aplicaciones de
las comunicaciones (telefona
mvil, televisin digital, etc.)30.
Segn han sido los avances del
gobierno electrnico, se han
desarrollado diferentes prestaciones o servicios cuyo objetivo es facilitar la interaccin
entre el gobierno y los ciudadanos, acercando la gestin de
la administracin pblica a los
gobernados. Algunos de estos
servicios son: trmites aduaneros, certificaciones, comercio
electrnico, compras pblicas,
pago de impuestos, seguridad
social, servicios a empresas,
voto electrnico, defensora al

cliente o consumidor, participacin ciudadana, pagos en lnea,
matrculas escolares, registro
civil, notariado y registro. A medida que las entidades pblicas
se transformen y modernicen,
todos o la mayora de los procesos y trmites de la administracin se irn incorporando al
modelo e-servicios.
El esquema bsico para la implementacin del e-gobierno, se
desarrolla en cinco etapas31: Informacin, Interaccin, Transaccin, Transformacin y Democracia electrnica (Tabla 2).
Este esquema se debe desarrollar de manera secuencial, teniendo en cuenta los efectos esperados en aspectos tales como
la cultura del cambio, la resistencia al uso de la tecnologa por
parte de los ciudadanos, las dificultades tecnolgicas en algunos pases, la escasa conciencia
sobre las potencialidades de las
TIC y las carencias en trminos
de formacin digital de ciertos
sectores de la sociedad.
30 GOBERNANZA, GOBERNABILIDAD Y GOBIERNO DIGITAL. En lnea: Boletn No.26, Julio

2007. e-Gobierno y Gobernabilidad. Foro e-Gobierno OEA. en lnea: http://www.educoas.org/
RestrictedSites/Curso1/Newsletter26.html. [Consulta: 20 Feb. 2009]
31 UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA. Op. Cit. P 6.

44
Tabla 2. Etapas para la Implementacin del e-gobierno.
(Fuente: Gua de Gobierno Electrnico Local (Universidad

Externado de Colombia)
45
2.2. Gobernabilidad
Electrnica
Un trmino utilizado con frecuencia en textos sobre administracin
electrnica es el de gobernabilidad electrnica que segn la
UNESCO se refiere al ejercicio
de la autoridad poltica, econmica y administrativa en la gestin de los asuntos de un pas,
incluyendo la expresin por parte de los ciudadanos de sus intereses y el ejercicio de sus derechos legales y obligaciones.
La gobernabilidad electrnica
se puede entender como la capacidad de esta gobernabilidad,
a travs del medio electrnico,
de facilitar un proceso de diseminacin de la informacin eficaz, rpida y transparente para
el pblico y otras agencias, y
para desarrollar actividades administrativas eficaces por parte
del gobierno32.
ngela Pez33 entiende la gobernabilidad electrnica como la automatizacin de los procesos y
estructuras creadas con el fin de
aumentar las potencialidades de
las tecnologas de la informacin

y la comunicacin as como la
gestin de los factores humanos
y tecnolgicos que se requieren
para lograr los objetivos del gobierno electrnico. La misma autora agrega que la gobernabilidad
ampla el mbito de accin de la
ciudadana al darle ms poder al
ciudadano (empoderamiento).
Para la Red Interamericana de
Formacin en Gobierno Electrnico, la gobernabilidad es un
estado de equilibrio dinmico
de un sistema de gobierno que
permite a las autoridades constituidas formular e implementar
polticas pblicas. La gobernabilidad crea las condiciones para
que las instituciones polticas
transformen de manera efectiva
las demandas o necesidades de
la sociedad en polticas o regulaciones que debern cumplir con
las siguientes caractersticas34:
ser tramitadas por vas democrticas de forma que canalicen
las necesidades y las demandas
ciudadanas; se deben traducir
en trminos de bienestar y desarrollo humano.
32 UNESCO. Gobernabilidad electrnica. [Documento Electrnico]. Nueva York. UNESCO,

2007. <http://portal.unesco.org/ci/en/files/14896/11412266495e-governance.pdf/e-governance.
pdf>[Consulta: 22 de Marzo.2009]
33 PAEZ, ngela; IRIBARREN, Carolina; NEUMAN, Mara Isabel. Gobierno electrnico y administracin
publica local. En lnea: Razn y palabra (Revista Electrnica; n 35). Consultado el 20 de marzo
de 2009.
34 http://www.educoas.org/RestrictedSites/curso1/Newsletter-Junio07/Editorial25.html. [Consulta: 20 Abr. 2009].
46
Grfico 6. Esquema de gobernabilidad.
(Fuente: Red Interamericana de Formacin en Gobierno Electrnico)

Royo35 identific los siguientes Respeto de la normativa
elementos que caracterizan la
vigente.
buena gobernabilidad, los cuales
sirven de base para el desarro- Transparencia en los asuntos
pblicos.
llo de propuestas de e-gobierno
ms eficaces:
Se puede hablar de e-goberna Legitimidad democrtica, ca- bilidad, segn la Organizacin
racterizada por su capacidad de Estados Americanos -OEA,
de dar respuesta a las de- cuando las TIC contribuyen, a
mandas y expectativas de los travs de herramientas y soluciones de e-gobierno, a inducir
ciudadanos.
35 ROYO. Sancho: Gobernar en la era del conocimiento: nuevas oportunidades y viejos peligros.
En lnea. Disponible en http://200.80.149.114/ecgp/FullText/000003/3624.pdf. [Consultado el 14
de junio de 2009].
47
y promover condiciones polticas uso de las TIC para transformar

institucionales que favorezcan la y apoyar los procesos y estructugobernabilidad democrtica.
ras de un sistema de gobierno. La
gobernanza electrnica38 abarca
2.3. Gobernanza
los conceptos de gobierno elecElectrnica
trnico, democracia electrnica,
Segn la Escuela de e-gobierno participacin electrnica, etc.,
de la Organizacin de Estados enfatizando en la participacin
Americanos36, la gobernanza se e interaccin de los diferentes
refiere el conjunto de mtodos y grupos que pueden afectar o ser
mecanismos para tratar amplios afectados por las acciones que
rangos de problemas mediante toma el gobierno (ciudadanos,
negociaciones regulares entre empresas, empleados del golos actores involucrados, para bierno, sindicatos, lderes comulograr decisiones compartidas y nitarios, polticos, inversionistas,
mutuamente satisfactorias y para etc.). La e-gobernabilidad exige
cooperar en su implementacin. una transformacin profunda de
las estructuras y formas de orgaEn complemento, el Centro para
nizacin de las instituciones. Los
la Gobernabilidad Electrnica de
diferentes actores de la gobernalas Naciones Unidas, define la
bilidad electrnica mencionados
gobernanza electrnica como el
anteriormente, deben entender y
conjunto de procesos, formales e
aceptar estos cambios para aseinformales, a travs de los cuales
gurar que sus beneficios fluyan
ocurre la accin de la sociedad;
hacia toda la sociedad.
as como los procesos de direccin a travs de los cuales la so- La gobernanza se entiende enciedad toma decisiones, maneja tonces como el entramado inslas actividades diarias e interac- titucional de la gobernabilidad,
ta para lograr sus objetivos37. denota la construccin y desaSegn esta definicin, la gober- rrollo de relaciones funcionales
nabilidad no es exclusiva del go- con distintos actores de la sobierno, aunque el gobierno hace ciedad y del contexto externo,
su trabajo a travs de procesos a travs de la capacidad para
de gobernabilidad. As, la gober- convocar, incluir, contener, coornanza electrnica se refiere al dinar, comunicar deliberar, per-
36 OEA. Foro e-gobierno: Boletn electrnico. En lnea: http://www.educoas.org/RestrictedSites/

curso1/Newsletter-Junio07/Editorial25.html. [Consulta: 20 Abr. 2009].
37 JANOWSKI. Tomasz. Introduction to electronic government. Macau. Center for Electronic
Governance. 2005.
38 ADEGBOYEG. Ojo. Strategic planning for electronic governance. Macau. Center for Electronic
Governance. 2005.
48
suadir, negociar, concertar, motivar, servir, resolver problemas,

satisfacer demandas, generar
confianza y apoyo, entre otros
procesos propios de los sistemas democrticos39
2.4. Democracia
Electrnica
El Observatorio de Sociedad,
Gobierno y Tecnologas de la Informacin de la Universidad Externado de Colombia40, define la
democracia electrnica como el
espacio de participacin ciudadana creado a partir del uso de las
TIC con el objetivo de mejorar los
procesos de gestin de la administracin pblica, al permitir a la
sociedad civil involucrarse activamente en la toma de decisiones
La democracia electrnica pretende optimizar la participacin
ciudadana en la toma de decisiones que afectan a la sociedad,
fortaleciendo la democracia representativa. Con la incorporacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin se
abren nuevas opciones de discusin poltica en donde la tecnologa acta como un instrumento
que facilita la participacin de los
ciudadanos en aquellas decisiones del gobierno que los afectan
a travs de mecanismos tecnol-
gicos como el escrutinio electrnico que permite adelantar elecciones, consultas e iniciativas
legislativas a travs de medios
electrnicos. En la aplicacin
de este modelo, el gobierno se
acerca a los ciudadanos sin un
intermediario diferente a la tecnologa utilizada para permitir el
proceso deliberativo. Sin embargo, para que los beneficios de la
democracia local sean reales y
efectivos se requiere que exista
una democracia tradicional, real
y activa pues no se trata de eliminar la intermediacin de personas (lderes comunitarios, polticos, agrupaciones civiles, etc.)
en el desarrollo de los procesos
democrticos sino de usar las
TIC como un medio eficaz que
trascienda los espacios territoriales, la heterogeneidad social,
las aglomeraciones urbanas y
las relaciones entre ciudadanos
y gobernantes.
Un supuesto que debe ser considerado como requisito previo a
la implementacin de las prestaciones o servicios de e-democracia es que sta hace parte de un
proceso de modernizacin y maduracin de las relaciones polticas entre los gobiernos y los gobernados. Para lograr lo anterior
se debe definir un plan bien tra-
39 OEA. Foro e-gobierno: Boletn electrnico. En lnea: http://www.educoas.org/RestrictedSites/

curso1/Newsletter-Junio07/Editorial25.html. [Consulta: 20 Abr. 2009].
40 UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA. Gua para la democracia electrnica local: e-participacin en la formulacin de polticas pblicas. Bogot: UNESCO, 2005. p 6.
49
Grfico 7. Modelo conceptual de e-democracia.
(Fuente: Gua para la Democracia Electrnica

(Universidad Externado de Colombia).
zado en el cual se creen canales complementarios de participacin, se definan polticas que
promuevan la confianza ciudadana en dichos mecanismos, se
abran nuevos espacios de participacin, se capacite a la ciudadana en el uso de las TIC para
el ejercicio de la democracia y
la adopcin de mecanismos que
promuevan la transparencia en
el debate poltico. En la democracia electrnica participan el
gobierno, la ciudadana, los gru-
pos polticos, el sector privado y

los medios de comunicacin. El
gobierno interacta electrnicamente con los ciudadanos, los
medios de comunicacin proveen los servicios necesarios
para el desarrollo de la e-democracia, el sector privado provee
la tecnologa requerida para hacer posible la democracia electrnica y los ciudadanos son los
beneficiarios directos de todo el
modelo tecnolgico que soporta
la e-democracia.
50
Grfico 8. Actores de la e-participacin.
(Fuente Gua para la Democracia Electrnica

(Universidad Externado de Colombia)
2.4.1. Participacin
electrnica
41 Ibd. p. 12
de e-participacin est integrado

por diferentes actores41 y se manifiesta en distintas modalidades
La e-participacin es uno de los
como la publicacin de informamecanismos que ofrece la democin, la e-consulta y la participacracia electrnica para mejorar el
cin activa.
proceso de formulacin de polticas pblicas a travs de canales Segn el Observatorio de Sotecnolgicos concebidos para al- ciedad, Gobierno y Tecnologas
canzar y comprometer a un ma- de la Informacin la e-participayor nmero de ciudadanos. La cin es un proceso gradual de
e-participacin abre nuevas vas apertura de la e-democracia en
para que la ciudadana acceda y el cual los procesos de formulacontribuya a la adopcin de deci- cin y discusin de la legislacin,
siones o polticas pblicas, me- las decisiones y las polticas pdiante la apertura de procesos blicas se llevan a cabo a travs
de discusin y dilogo. El modelo del uso de las tecnologas de la
51
informacin y la comunicacin
TIC. Para que la participacin
electrnica sea posible, es necesaria la participacin de diferentes actores de la sociedad tales
como: ciudadanos, gobernantes
o representantes elegidos democrticamente,
funcionarios
pblicos, partidos y movimientos
polticos, empresarios, organizaciones de la sociedad civil, medios de comunicacin, expertos
en tecnologas de la informacin
y proveedores de tecnologas42.
los ciudadanos y la cual no se

limita slo al derecho al acceso
a la informacin. El objetivo de
esta nueva propuesta es que los
ciudadanos, desde sus propios
intereses, participen en las polticas y gestiones cotidianas de
sus comunidades estructurando
redes que contribuyan al desarrollo del concepto de ciudades
digitales, por medio de mecanismos de participacin virtual.
En el modelo de e-ciudadana,
los usuarios pasan de un rol pasivo a uno activo, a travs de la
produccin de contenidos y el
desarrollo de servicios44, siempre que el gobierno establezca
y desarrolle dichas vas asociativas de participacin. Este tipo
de modelos participativos slo
es posible si se garantiza la interaccin de doble va entre el gobierno y los ciudadanos. Algunos
de los canales utilizados en este
modelo son45:
La e-participacin se realiza mediante diferentes mecanismos

siendo los ms frecuentes la publicacin de informacin acerca
de las decisiones o polticas del
gobierno o cualquier otro tipo de
informacin para uso de la ciudadana, y la consulta electrnica,
mediante la cual el gobierno acude al ciudadano a fin de conocer
opiniones o sugerencias en torno
a temas de inters para la comunidad o la sociedad, que sirvan
para tomar decisiones sobre for- Portales con produccin participativa de contenidos
mulacin o no de las polticas.
Correos electrnicos con co2.4.2. Ciudadana digital
nexin a autoridades polticas
La e-ciudadana o ciudadana
y responsables de servicios
digital, segn Kaufman43, se refiere a los derechos sociales o Listas de distribucin
derechos digitales que tienen Foros web y de noticias
42 Ibd. p. 12.
43 KAUFMAN. Ester. E-ciudadana, practicas de bien gobierno y tics. Buenos Aires: Programa PAN
AMERICAS IDRC, 2005. p 3.
44 Ibd. p 4.
45 Ibd. p 5.
52
Grfico 9. Elementos para la gestion del Plan Estratgico.
(Fuente: Espaa. Ministerio de Ciencia y Tecnologa)
Chats
Encuestas
Voto electrnico
2.5. Elemementos
de la E-administracin
El plan de choque para la e-administracin en Espaa46 propone una serie de elementos cuyo
objetivo es impulsarla y que sirven de marco para alanzar las
iniciativas que se estn dando
en otros pases en esta materia.
Dicho plan se estructur sobre
cuatro ejes:
Facilitar el acceso a los ciudadanos;
Impulsar el desarrollo del servicio para los ciudadanos;
Facilitar el intercambio de in-
formacin entre las administraciones pblicas y;
Apoyar la reorganizacin in-
terna de las administraciones

pblicas.
Un elemento interesante de este

plan tiene que ver con los componentes que deben ser atendidos
de manera inmediata por cual-
46 MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGIA. Plan de choque para el impulso de la administracin electrnica en Espaa. Madrid: Ministerio de Ciencia y Tecnologa; Ministerio de Administraciones Pblicas. 2003. p 12
53
quier gobierno que est implementando o desee implementar

un modelo de e-administracin,
entre los cuales se destacan: el
esquema organizativo, el esquema de financiacin, la estrategia de servicios, el marco legal,
el marco poltico, la cultura del
cambio y la arquitectura tecnolgica que dar soporte a las prestaciones de la e-administracin.
En concordancia con lo anterior
la administracin en un sentido
general comprende elementos
tales como47:
Competencias y funciones de
las instituciones del Estado
Estructura administrativa
Sistemas de planeamiento,
Gestin de informacin
Marco normativo, regulatorio y
reglamentario
As, la e-administracin tiene

que ver con el conjunto de los
anteriores elementos que interactan a travs de las TIC
para satisfacer las necesidades
de las sociedades o conglomerados de personas en un determinado espacio geogrfico,
poltico o jurdico. Tal administracin electrnica hace parte
del e-gobierno en tanto provee
la estructura para que los ciudadanos puedan interactuar
con la administracin pblica
de manera virtual, de forma similar a como lo hacen en el modelo tradicional.
programacin, presupuesto y
evaluacin
Gestin financiera
Procesos y procedimientos
Servicios y atencin a usuarios
Compras y contrataciones
47 MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGIA. Plan de choque para el impulso de la administracin electrnica en Espaa. Madrid: Ministerio de Ciencia y Tecnologa; Ministerio de Administraciones Pblicas. 2003.
54
3.
La gestin documental
3.1. Evolucin del Trmino la administracin cientfica a la

El concepto de gestin documental aparece en los Estados Unidos
hacia finales de la dcada de los
50 del siglo XX, cuando el Archivo Nacional de ese pas introdujo
el concepto de records management en la Ley de Documentos
Federales al establecer como
funcin de los archivistas federales desarrollar, promover y coordinar estndares, procedimientos
y tcnicas que fomenten la tramitacin eficiente y econmica de
los documentos del gobierno.
La evolucin del trmino se puede dividir en tres fases, cada una
de los cuales hace un aporte
conceptual al alcance del trmino y permite llegar a definir una
subdisciplina de la archivstica
con su propio objeto, fin y mtodo de estudio.
En la primera etapa de su desarrollo terico, la gestin de
documentos se defini como la
parte de la esfera de la administracin en la tramitacin de los
documentos administrativos con
fines de eficiencia y economa.
Uno de los principales representantes de esta corriente48, Ricks
consideraba que la gestin de
documentos (o administracin
de documentos como en principio se denomin) consista en la
aplicacin de los conceptos de
planificacin, el control, la direccin, la organizacin, la capacitacin, la promocin y otras actividades gerenciales relacionadas
con la creacin de archivos, su
mantenimiento y uso, as como
su eliminacin. Para Ramn Alberch, la gestin de documentos
engloba un conjunto de operaciones tcnicas comprometidas
en la bsqueda de la economa
y eficacia en la produccin, uso y
destino final de los documentos a
lo largo de todo su ciclo de vida.
Aunque en principio las dos declaraciones parecen similares
saltan a la vista varias diferencias que las complementan.
Mientras Ricks enfatiza en los
elementos administrativos involucrados en la gestin de documentos, Alberch resalta las operaciones tcnicas que conducen
a la economa y la eficacia; de
igual forma Ricks destaca el concepto de archivo en tanto que
Alberch lo hace con el concepto
de documento. Otro aporte de la
propuesta de Alberch es la inclusin de mtodos archivsticos en
la resolucin de problemas de
la administracin de documentos tales como la elaboracin de
los cuadros de clasificacin, la
seleccin de un mtodo de descripcin normalizada y el establecimiento de las tablas de retencin
48 RICKS. Ariel. La administracin de documentos como funcin archivstica. En: Boletn Interamericano de Archivos. Crdoba, CIDA, 1976. p. 25.
56
documental. Siguiendo esta mis- La de utilizacin y mantenima lnea, Roberg49 refuerza los
miento, que comprende el emplanteamientos de Alberch al afirpleo, control y almacenamienmar que la gestin de documentos
to de los documentos que se
se puede definir como el conjunto
han definido como necesarios
de operaciones y tcnicas relatipara realizar o facilitar el desavas a la concepcin, el desarrollo,
rrollo de las funciones y activila implantacin y la evaluacin de
dades de una organizacin y
los sistemas administrativos necesarios, desde la creacin de los La disposicin final de documentos que implica definir su
documentos hasta su destruccin
destino, con miras a su cono su transferencia al archivo perservacin como fuente de inmanente, para lograr eficiencia y
formacin para la sociedad o
economa administrativas.
su eliminacin, a partir de la
Tericos ms contemporneos
determinacin de los plazos
50
como Roads , sostienen que la
de retencin en cada etapa
gestin de documentos se cirdel ciclo de vida.
cunscribe a todo lo que sucede
a los documentos de una organi- A lo anterior se adicion el conzacin durante su ciclo vital des- cepto del ciclo vital de los dode su nacimiento, pasando por cumentos que dividi la forsu vida activa y productiva como macin de los archivos en tres
medio para cumplir con las fun- fases (gestin, administrativa e
ciones de la organizacin, hasta histrica), con lo cual la funcin
su destruccin, cumplidas las fi- sobre la gestin de los docunalidades pertinentes e identifi- mentos se aplicara a lo largo
ca tres fases bsicas de la ges- de todo el ciclo de vida, desde
su produccin hasta su dispositin de documentos:
cin o conservacin definitiva.
La elaboracin, orientada a evi- Para Piazzali, la funcin del artar la produccin de documen- chivista debe extenderse desde
tos innecesarios, ampliar la uti- la participacin activa en la dilidad de los que se producen y nmica de los trmites adminisasegurar un nivel adecuado del trativos, incluyendo la producuso de la reprografa;
cin misma de los documentos.
49 ROBERGE. Michele. Lagestion de linformation administrative. Application globale, systmique

et systmatique. La pacatiere : Documentor, 1992.
50 RHOADS, James. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin. Bogot; Archivo General de la Nacin: UNESCO, 1995.
57
Con el surgimiento del concepto de archivo total, a finales del

siglo XX, la archivstica rompe
estructuralmente con la divisin
existente entre archivos histricos y administrativos, restituyendo el orden terico a la definicin y concepcin del archivo
como una sola idea, devolvindole su unicidad e integridad.
El concepto de archivo total se
entiende como el proceso integral de la formacin del archivo
en su ciclo vital51 y se convierte
en un elemento fundamental de
la teora archivstica moderna.
A partir del concepto de gestin documental surgen otras
corrientes de pensamiento en
cuanto a la formacin de los archivos, cuyo principal elemento
es el uso de las TIC en dicha
gestin. Una de estas corrientes afirma que en el mundo actual no hay separacin entre
fases, archivos, documentos
sino un concepto ms amplio
que el tradicional, y se basa en
unidades o centros de informacin archivsticos.
Desde el punto de vista de la
archivstica, la gestin de documentos se puede definir como
el conjunto de operaciones y
tcnicas relativas a la concepcin, desarrollo, implantacin y
evaluacin de los sistemas administrativos necesarios, desde

la creacin de los documentos
hasta su eliminacin o su transferencia al archivo permanente52 y cuyo objetivo es lograr la
eficiencia administrativa y la reduccin de los costos derivados
del papeleo en una organizacin. Como se mencion anteriormente, la gestin de documentos es relativamente nueva
en la literatura tcnica pese a
que sus antecedentes se remontan al concepto de records
management acuado a mediados del siglo XX. Sin embargo,
la incorporacin del concepto
en la tradicin archivstica de
Amrica Latina inici con la publicacin en espaol de los estudios RAMP (Records and Archives Management Program)
de la UNESCO en la dcada
de los 80. La gestin documental basa sus planteamientos en
el control sobre la produccin,
uso y disposicin del documento a lo largo de todo el ciclo de
vida, entendido ste como la
sucesin de etapas o fases por
las que ste atraviesa, desde
su creacin hasta su disposicin final. El objetivo de la gestin documental es mejorar la
eficiencia y la economa admi-
51 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos, 2003.

52 ROBERGE. p. cit.
58
Grfico 10. Elementos del ciclo vital del documento. (Grfico propio)
nistrativa, y a su vez contribuir dolos en una posicin relevante

a elevar el nivel de desempeo dentro de la administracin, que
permita ejercer influencia sobre
de las instituciones.
la calidad de la informacin y los
Davenport53 propone tambin un
documentos que se creen y los
ciclo de vida de la informacin,
que se encuentren en uso, as
en el cual sta es dinmica y
como para preservar la memoria
constantemente creada, organicorporativa a largo plazo.
zada, usada y dispuesta dentro
de la organizacin. As, podr 3.2. El programa de
ser categorizada en esquemas
Gestin de Documentos
basados en los departamentos,
funciones o procesos que la crea- La Gestin de Documentos (GD)
ron. De acuerdo con este mode- es una estrategia de informacin
lo, los archivistas, como gestores y una herramienta para la gesdocumentales, tienen un papel tin del conocimiento y, a la vez,
relevante en cada una de las es un programa permanente de
etapas del ciclo de vida, ubicn- la administracin de nivel geren53 DAVENPORT. Thomas. Ecologa de la informacin: por qu la tecnologa no es suficiente para
lograr el xito en la era de la informacin?. Oxford: University Press, 1999.
59
cial, cuyo objetivo es lograr eco- Uno de los primeros resultados

noma de recursos y eficiencia
obtenidos con un PGD es la
administrativa en toda la orgadisminucin progresiva del vonizacin. Para ello se apoya en
lumen de documentos que se
soluciones tecnolgicas avanproducen en una organizacin,
zadas, que abarcan los diferenen particular aquellos considetes niveles de la organizacin,
rados innecesarios o que no
contribuyendo al mejoramiento
aportan valor informativo, evide los procesos relacionados
dencial o de otra naturaleza.
con la funcin archivstica den La revisin de los procesos ortro la organizacin.
ganizacionales permite reducir
aquellos que resultan redunPara que un Programa de Gesdantes, innecesarios y muy
tin de Documentos (PGD) recomplejos, cuyo desarrollo imsulte eficaz, debe ser transverplica la realizacin de tareas
sal a toda la organizacin, en la
que slo aumentan los tiempos
medida en que cualquier unidad
del proceso y no tienen un obadministrativa gestiona docujetivo claro dentro del mismo.
mentos,
independientemente
del soporte en el cual se regis El beneficio ms significativo
tran y los mecanismos de prose refleja en el aumento de la
duccin (manuales, electrnicos
productividad de los empleao automatizados). El diseo e
dos. Gracias a la reduccin de
implementacin de un PGD se
los documentos, las actividabasa previamente en un diagdes se vuelven menos depennstico sobre la gestin docudientes de la produccin, conmental en la empresa, a partir
sulta, validacin, archivo, etc.,
del cual se definen el modelo
de documentos y facilitan la
conceptual del programa y las
dedicacin a labores propias
lneas y ejes de accin sobre
del negocio.
las cuales se implementarn los
diferentes componentes. Entre Con la estandarizacin del
los principales beneficios que
manejo de los documentos se
una organizacin puede esperar
obtiene i-gualmente una reuna vez implementado un PGD
duccin en la infraestructura
54
se pueden identificar :
necesaria para la produccin,
54 ZAPATA CRDENAS. Op. Cit.

60
Grfico 11. Componentes del diagnstico de la

Gestin Documental. (Fuente: ZAPATA. 2008)
distribucin, utilizacin, acceso y conservacin de los documentos, representados en

menor necesidad de equipos,
espacio de archivo, mobiliario
y tecnologa.
costos operativos, se aumenta

la disponibilidad de recursos
para ser invertidos en reas
claves del negocio, incluida la
gestin de informacin.
3.2.1. Gestin de docu La aplicacin de los concep- mentos electrnicos

tos de gestin documental
permite un mayor aprovechamiento de las tecnologas de
la informacin, y en especial
el mejor uso de los sistemas
de informacin, la ofimtica y
la automatizacin.
De igual forma, la gestin do-
cumental permite mejorar los

niveles de rentabilidad de la
empresa, por cuanto al reducir
El desarrollo de las TIC, los avances en la teora archivstica y la

aparicin de nuevos paradigmas
y enfoques sobre la gestin de
la informacin y los documentos
estn modificando radicalmente el papel que deben jugar los
archivistas en esta sociedad. La
aparicin de conceptos como
e-gobierno,
e-administracin,
e-democracia afectan de modo
61
sustancial el valor de la informacin y los modelos, prcticas,

herramientas, mtodos y procedimientos que se deben aplicar
para hacer frente al creciente e
invisible volumen de informacin
electrnica, una de cuyas consecuencias, de no ser tratada tcnica y oportunamente, es la prdida de uno de los activos ms
valiosos de una organizacin:
su informacin, y con ella de la
memoria corporativa.
Mientras que en la primera, un

documento puede ser gestionado por medios electrnicos, por
ejemplo una herramienta ofimtica o un sistema de informacin,
siendo la informtica un medio
para producirlo independientemente del soporte en el cual se
registre. En la Gestin de Documentos Electrnicos stos se
gestionan, durante todo su ciclo
de vida, en ambientes electrnicos sin materializarse en papel.
Gestin electrnica de documentos y gestin de documentos electrnicos son trminos

que frecuentemente se encuentran en la literatura sobre gestin
documental sin que exista a primera vista diferenciacin alguna
entre uno y otro. Sin embargo,
identifican dos concepciones que
si bien son complementarias tienen definiciones distintas. Por un
lado, debemos entender la Gestin Electrnica de Documentos
como la aplicacin o uso de la informtica en la produccin, transmisin, conservacin y uso de los
documentos que se tramitan en
desarrollo de las actividades del
negocio, mientras que la Gestin
de Documentos Electrnicos se
refiere a la aplicacin de los principios de la gestin documental
al manejo del documento electrnico en sistemas electrnicos.
Sobre este aspecto Martn Becerra afirma que las posibilidades

materiales de acceso, produccin, procesamiento, almacenamiento, distribucin, recepcin,
bsqueda y recodificacin de la
informacin, hacen parte de los
procesos crticos que involucran
el desarrollo de la sociedad de
la informacin. En este nuevo
entorno convergen dos conceptos relacionados con la gestin
de informacin electrnica: documento electrnico y registro
electrnico. Un Documento Electrnico se puede entender como
cualquier informacin gestionada desde su origen a travs de
sistemas electrnicos, emanada
de un rgano administrativo o un
funcionario de una entidad desde
el momento en que ste es proyectado (iniciado) hasta cuando
cumple con todos los requisitos
62
tcnicos, jurdicos y administrati- El entorno tecnolgico desvos de la entidad, que le otorgan

de donde fue gestionado (PC,
validez frente a la administracin
ambientes colaborativos, etc.)
y frente a terceros, y que durante
todo su ciclo de vida se tramita, El conjunto o corpus documental (serie, subserie, expediente)
distribuye, publica, conserva y
archiva electrnicamente.
Estos elementos deben convertirUn Registro Electrnico se po- se en un todo (encapsulado) con
dra definir como cualquier in- atributos y caractersticas que le
formacin electrnica (docu- permitan ser gestionados por el
mento) emanada de un rgano archivista, cuyo reto es mantener
administrativo o un funcionario el vnculo entre cada elemento.
de una entidad desde el mo- Una buena gestin de documenmento en que es proyectada tos electrnicos se debe sustentar
(iniciada) hasta su perfeccio- en la ejecucin o aplicacin de tres
namiento, gestionada durante funciones documentales, a saber:
todo su ciclo de vida de manera Declarar el documento, lo cual

electrnica y que se conserva
implica registrarlo para darle
como un todo, junto con los deexistencia dentro del sistema
ms datos e informacin con los
de gestin documental.
cuales esta vinculado, a travs
de meta-datos adecuadamente Clasificarlo, de acuerdo con
una estructura archivstica
estructurados y preservados.
previamente aprobada, prefeLa gestin de documentos elecriblemente automatizada.
trnicos se basa en la gestin
de registros y comprende:
Aplicar el concepto de record
El contenido (informacin gescontinuum durante su gestin.
tionada electrnicamente)
Controlar la gestin durante
El tipo documental (con su
todo el ciclo de vida.
estructura diplomtica)
Mantener la estructura del expe Las metodologas para su gesdiente en segunda y tercera fase.
tin (tecnologas y herramientas)
As mismo, la gestin electrnica
Los meta-datos (documento, de documentos debe contener
los siguientes procedimientos:
proceso, contexto, etc.)
63
Grfico 12. Gestin de registros vs. Gestin de documentos.
(Fuente. ZAPATA, 2009)
Creacin y captura de docu- Sistemas de bsqueda y recumentos electrnicos en el SIGD
peracin documental
Aplicacin de reglas para los Gestin de los formatos de salidocumentos (clasificacin, retencin, conservacin)
da de documentos (apariencia)
Bonal55 especifica cuatro proce Aplicacin de reglas para los dimientos para integrar los docuexpedientes (clasificacin, re- mentos electrnicos al sistema
de gestin:
tencin, conservacin)
Administracin de flujos de Creacin y captura de docutrabajo
Archivo de la informacin
Gestin de comunicaciones (la
Web y el correo electrnico)
mentos electrnicos mediante

el propio sistema.
Integracin de documentos
electrnicos generados desde otras aplicaciones.
55 BONAL. Jos Luis. El documento electrnico y el archivo. En lnea http://www.vitruvio.cpaupage.com/archivos/Intro_archivos_arq2.pdf [consulta: 28 Ago. 2008]
64
Conversin de documentos En los ltimos aos, las organizaproducidos en otros soportes.
Integracin de documentos procedentes de canales externos.
3.3. El Sistema de
Gestin de Documentos
La produccin de documentos en
cualquier organizacin es inevitable, por ser resultado inherente al desarrollo de sus funciones.
Durante sus actividades y el giro
de sus negocios las empresas
producen, reciben, tramitan, responden, seleccionan y archivan
documentos con el fin de proveer
un soporte no slo para la toma
de las decisiones sino para el
avance mismo del negocio. Dentro de toda actividad administrativa se producen documentos
mediante los cuales la empresa
comunica sus decisiones, registra sus acciones y deja plasmado
un testimonio acerca de la forma
como la organizacin y sus funcionarios actuaron frente a determinado trmite o asunto. Todo
esto es posible gracias a una
red interminable de circuitos de
operaciones y acciones que se
encuentran definidas en los procesos y procedimientos administrativos, cauce natural a travs
del cual una institucin desarrolla las funciones y que permite a
su vez cumplir con el objeto social para el cual fue creada.
ciones han venido incorporando

nuevos modelos de gestin de la
informacin con el fin de desarrollar su negocio. As, la adquisicin
y empleo de sistemas de informacin ms complejos y verstiles;
la incorporacin de las nuevas
tecnologas de la informacin y la
comunicacin en casi todas las
actividades organizacionales; la
aplicacin de herramientas administrativas orientadas a la obtencin de eficiencia y la reduccin
de costos como el outsourcing y
el benchmarking, han generado
una transformacin en el valor
de la informacin y el papel que
sta juega para la competitividad
y la supervivencia de la empresa,
en un mundo caracterizado cada
vez ms por chips, enlaces inalmbricos, cables de fibra ptica
y dispositivos de almacenamiento y procesamiento de informacin masivo cuyo tamao jams
imaginaron los precursores de
las grandes computadoras.
Es precisamente gracias a estos
adelantos tecnolgicos que la
gestin de informacin se convirti en un tema obligado de anlisis para gerentes, administradores y empleados, toda vez que
no es posible garantizar el xito
de una empresa si no se dispone
de informacin oportuna, confiable y acertada en el lugar y mo-
65
mento precisos. Como resultado de lo anterior, comenzaron a

proliferar todo tipo de sistemas
de informacin, en cuyo diseo
y planeacin han participado de
manera exclusiva ingenieros de
sistemas y administradores, pero
en cuya definicin casi nunca se
permiti la participacin de archivistas y biblioteclogos. Igual
situacin se present con la adquisicin de tecnologas para el
tratamiento de datos e informacin tales como los sistemas de
fax, correo electrnico y digitalizacin de informacin, por citar
los ms habituales. As mismo,
el acceso a la informacin pas
de ser un tema cuyo tratamiento
era competencia exclusiva de biblioteclogos, archivistas e ingenieros de sistemas, para constituirse en asunto de dominio de
directivos y, en general, de todo
el personal de una compaa. Sin
embargo, con excepcin de los
profesionales de la informacin,
los dems miembros de una organizacin no contaban con la
formacin necesaria para resolver los problemas derivados de
la prctica administrativa tradicional, que en la mayora de los
casos, se limitaba a contar con
informacin oportuna y pertinente para la toma de decisiones.
El anterior planteamiento fue expuesto por Thomas Davenport en

su libro Ecologa de la Informacin.
Este autor56 define cuatro fases
en los procesos de informacin:
la determinacin de sus requerimientos, la captura, la distribucin
y su uso. De igual manera considera57, que dentro de los aportes
de un programa de gestin de informacin se encuentran:
Proveer sistemas que tengan
en cuenta las necesidades de

informacin y de documentos
Crear o definir un esquema

de categorizacin que provea
contexto a los documentos
(por ejemplo mediante procesos de digitalizacin)
Permitir el ingreso a otros sistemas a travs de la Intranet de la

empresa (apoyndose en ayudas para la recuperacin y en
arquitecturas de informacin).
Ampliando la interpretacin de
la UNESCO sobre gestin documental, resulta difcil entenderla
slo como un conjunto de actividades administrativas orientadas a conseguir economa y eficiencia en la organizacin y por
el contrario es necesario comprenderlas como un sistema58,
56 DAVENPORT. p. Cit. p 64
57 Ibid. P. 62
58 ROBERGE. Op. Cit.
66
cuyos objetivos principales son

adems de lograr la economa y
la eficiencia, la eficacia y la rentabilidad. Este sistema segn Roberg, est compuesto a su vez
por dos subsistemas: el de Gestin de Documentos Administrativos Activos y el de Gestin de
Documentos Administrativos Inactivos. El primero a su vez est
integrado por los siguientes cuatro subsistemas:
tambin concibe la gestin documental como una serie de operaciones y tcnicas, uno de sus
principales aportes se refiere a
la necesidad de evaluar los sistemas administrativos de la organizacin, es decir la revisin
integral del negocio, incluidas
las funciones, procesos y procedimientos y por supuesto la estructura administrativa misma.
Analizando los planteamientos

de clasificacin de documentos anteriores se puede afirmar que
en todo Sistema de Gestin Do de conservacin de documentos cumental confluyen tres compo de almacenamiento de docu- nentes que interactan de manera permanente:
mentos
de descripcin y recuperacin La gestin administrativa que

de documentos
se puede definir como el conjunto de acciones que una

organizacin desarrolla para
cumplir con su misin y los objetivos y metas del negocio;
El mismo autor en su obra La

Gestion des Documents Administratifs, describe las bases para la
implementacin del sistema de
gestin documental en la mayor La gestin de informacin
entendida como las accioparte de los archivos administranes que una organizacin
tivos. Define este sistema como
emprende para garantizar el
el conjunto de las operaciones
adecuado flujo de la informay de las tcnicas relativas a la
cin necesaria para el desaconcepcin, el desarrollo, la imrrollo del negocio, incluyendo
plantacin y la evaluacin de los
aspectos como su produccin,
sistemas administrativos neceregistro, acceso, uso, distribusarios, desde la creacin de los
cin y conservacin as como
documentos hasta su destrucla integracin de los diferentes
cin o su transferencia al archivo
ncleos de informacin a partir
permanente. Aunque Roberge
67
Tabla 3. Los documentos en el sistema administrativo.
(Fuente. ZAPATA, 2006)

de las nuevas tecnologas de
la informacin; y
La gestin documental que
se puede concebir como el

rea de la gestin administrativa general dirigida a conseguir eficiencia y economa en
la creacin, mantenimiento,
uso y disposicin de los documentos (Dictionnary of Archival Terminology). De acuerdo
con tratadistas como Michel
Roberg y Blanca Martnez,
el proceso de gestin tiene su
accin en la etapa activa de
los documentos (tambin denominada fase pre-archivstica). Es en esta fase en don-
de se presentan los mayores

problemas documentales de
una organizacin y los que, en
ltimas suelen convertirse en
problemas cuya solucin implica un alto costo para cualquier
empresa.
Lo anterior hace explcita la necesidad de disear e implementar Sistemas de Gestin de Documentos (SGD) que respondan
a las necesidades de las empresas, y los problemas asociados
al manejo de los documentos. El
Sistema de Gestin de Documentos se define como el conjunto
de elementos que interactan de
manera sincronizada, comparti68
da y controlada en la creacin,
conservacin, uso y disposicin
de los documentos de una organizacin a partir de la aplicacin
de tcnicas administrativas, dirigidas a aumentar la eficiencia
administrativa, reducir costos y
facilitar la gestin administrativa general, en la integracin de
las diferentes tecnologas de la
informacin y la comunicacin,
los sistemas de informacin y la
aplicacin de los principios bsicos de la archivstica.
Para que un SGD sea eficaz, se
requiere que cumpla los siguientes requisitos59:
Integrar los diferentes compo-
nentes asociados a la produccin de los documentos (las

tecnologas, las operaciones
administrativas que dan origen
a los documentos, la normatividad, las redes de informacin, las personas y la cultura
corporativa)
El sistema debe ser diseado
o concebido como un sistema

redondo, en donde los circuitos
documentales y de informacin
estn articulados entre s, con
el fin de determinar los vnculos existentes entre los diferentes documentos que produce
y/o recibe una organizacin en
funcin de sus actividades.
Un buen SGD posibilitar que

cualquier accin de la administracin, que se concrete en un
documento, se pueda vincular a
travs de las relaciones orgnico-administrativas y funcionales
que existen en el giro normal de
los negocios (asuntos) de una
organizacin.
De esta forma, cada vez que se
crea un documento cuya tramitacin se ha establecido previamente, de acuerdo con los procesos y procedimientos de la
organizacin, el sistema podr
identificar todos los elementos
constitutivos del mismo, asociando su creacin a un trmite
determinado y a su vez manteniendo el vnculo de unin
entre todos y cada uno de los
documentos que se produjeron
durante dicho trmite. As se
garantiza no slo que los documentos sean el resultado de
acciones administrativas reguladas y ordenadas sino que en
los archivos (desde la apertura
de un expediente en las oficinas que originan el trmite hasta el cierre del expediente una
vez cumplido el ltimo trmite
a que haya lugar y su transferencia al archivo administrativo) ser posible identificar claramente las relaciones internas
y externas existentes entre los
59 ZAPATA. Op.cit.
69
documentos, evitando que se

generen documentos innecesarios o cuyo trmite slo ocasiona altos costos y aumenta la
ineficiencia administrativa.
3.4. Sistemas de Informacin para la Administracin

Existe una evidente relacin entre la forma como las instituciones organizan los asuntos de su
negocios a travs de los procedimientos y la gestin documental.
En general se acepta la tesis de
que los documentos son el resultado de la gestin de la administracin, la cual es posible a travs
de los procesos y procedimientos.
Segn Tanodi60 los documentos
son un producto involuntario de la
administracin, por cuanto su produccin est precedida por una
disposicin o un procedimiento en
cuya ejecucin tiene origen.
ble. Por un lado el subsistema de

gestin que propone Roberg, incluye el elemento de informacin
como parte del modelo en el cual
estn incluidos los documentos
generados y recibidos como resultado de las actividades de la
organizacin; por el otro, en los
sistemas de gestin administrativos se reflejan una serie de procedimientos relativos a la gestin
de la informacin, los cuales buscan un adecuado control sobre la
gestin de documentos61.
El sistema administrativo responde como un elemento articulador de las actividades y funciones que una organizacin realiza
para cumplir con su objeto social.
Este entramado de entradas,
procesos y salidas va generando
los documentos a travs de los
cuales se comunica una organizacin tanto internamente como
con otras organizaciones, personas, proveedores, clientes, etc.
El procedimiento administrativo
cumple una funcin esencial en
la gestin documental, al definirse como la cadena gentica que
identifica a una organizacin y la
diferencia de otras, aun dentro
del mismo sector de negocios.
En este sistema administrativo,

cada documento es el eslabn de
una cadena, en cuyo proceso de
transformacin se presentan cclicamente las diferentes operaciones de la gestin documental:
produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin.
As las cosas, la relacin entre De Pablos62 identifica varias cael Procedimiento Administrativo ractersticas de la sociedad de la
y la Gestin Documental es do- informacin, tales como:
60 TANODI: Manual de Archivologa. Crdoba: CIDA, 1976,16,
61 ZAPATA CRDENAS. Carlos. La gestin de documentos electrnicos en el modelo estndar de
control interno. Bogot: Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrnicos, 2009. p 5.
62 Ibd., pg. 19
70
Grfico 13. Articulacin de la gestin documental.
(Grfico propio)
la tercerizacin, por ser un com- la multiplicidad de fuentes de

ponente del sector de servicios;
la automatizacin de algunas
informacin (econmicas, polticas, culturales) y de canales de transmisin y acceso y

finalmente
actividades relacionadas con

la informacin como la recoleccin, tratamiento, transmi- la informacin como factor de
sin, etc.;
produccin.
la globalidad que sustenta la De acuerdo con lo anterior, se

estructura de la sociedad de la
informacin, y con ella la necesidad de relacionar los diferentes mbitos de la informacin,
que se traduce necesariamente en delegar el poder, por las
dificultad para saber todo lo
que es preciso para un determinado negocio;
puede afirmar que lo que realmente caracteriza esta nueva

sociedad de la informacin son
precisamente las tecnologas
de la informacin y la comunicacin (TIC). Sobre ellas es
preciso decir que son el motor
de esta sociedad. Sin ellas sera imposible hacer vlidos los
71
principios de la sociedad de la entre los cuales el principal es

informacin como son:
el conocimiento. Segn Gmez
Vietes63 a travs de una ade El acceso a la informacin y el cuada gestin de la informacin
conocimiento para todos,
y el conocimiento se facilitan la
Una mejor calidad de vida para innovacin, el desarrollo de nuevos productos y servicios el uso
la poblacin,
eficiente de los recursos, la cali El acceso a los beneficios de dad y por consiguiente la compela globalizacin,
titividad. Siendo los sistemas de
Una administracin transpa- informacin un factor de xito o
fracaso en un entorno econmirente y centrada en el ciudaco y social, cada vez ms dindano y finalmente
mico, y turbulento, caracterizado
La democratizacin del cono- por la incertidumbre como factor
determinante de desarrollo en el
cimiento.
mundo actual.
En el campo empresarial es donde las TIC tienen mayores im- Antonio Paos64, sostiene que las
plicaciones. Cada vez es mayor tecnologas de la informacin (TI)
el nmero de empresas que de- afectan tanto a factores internos
penden de la informacin y de como externos de las organizalas TIC para apoyar su gestin. ciones, a sus procesos, producLa informacin se ha convertido tos y comunicaciones. Adems
en un activo rentable para las or- afirma que las empresas deben
ganizaciones por lo que la incor- ser capaces de identificar el vaporacin de dichas Tecnologas lor estratgico de las TI en sus
as como de los sistemas de in- procesos de gestin, si quieren
formacin en el desarrollo de las mejorar la posicin de sus neactividades de las empresas son gocios frente a la competencia.
ms frecuentes. Gracias a esta Sin embargo, para poder cumplir
incorporacin hoy es posible con lo anterior, las empresas dehablar de la nueva economa o ben contar con diferentes tecnoeconoma del conocimiento en la logas de informacin y Sistemas
cual el valor de las empresas no de Informacin (SI) que integrase mide slo por sus activos tan- dos se conviertan en soporte
gibles sino por los intangibles, fundamental del negocio.
63 GOMEZ VIETES. lvaro. Sistemas de informacin: herramientas practicas para la gestin empresarial. Mxico; Alfaomega, 2007. Pg. XV.
64 PAOS ALVAREZ. Antonio. Anlisis de factores contingentes en el estudio de la relevancia estratgica de las tecnologas de informacin en las empresas. En: anales de Documentacin, N 8,
2005. pg. 187.
72
Los sistemas de informacin por

su parte son un conjunto de elementos que interactan entre si
con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio
y que a travs de una coleccin
de datos estructurados es capaz
de recopilar, elaborar y distribuir
la informacin necesaria para
el desarrollo de actividades de
direccin y control.65 Los SI se
clasifican en diferentes tipos66
segn sean sus objetivos, as:
para apoyar tareas a nivel ope-
rativo de la empresa (transaccionales),
para apoyar las funciones de
la alta direccin en los aspectos de planificacin, control y

toma de decisiones (gerencial),
para proporcionar informacin

que apoye la toma de decisiones en los diferentes niveles del
proceso (toma de decisiones),
para obtener ventajas compe-
titivas con clientes y proveedores (estratgicos)
los inventarios, la gestin de

las compras, etc.
Paralelamente al surgimiento de
estudios sobre la gestin de informacin organizacional, fue tomando auge la idea de concebir
la empresa. Chan67 concibe la
empresa como un supra-sistema
de informacin capaz de recopilar, elaborar, procesar, distribuir,
transformar y diseminar la informacin necesaria para soportar
el manejo y control de las operaciones del negocio y facilitar la
toma de las decisiones por parte de la organizacin. Factores
como el mercado, las regulaciones, la poltica, etc., afectan el
desarrollo de cualquier SI; y factores como la cultura corporativa, las polticas, los modelos administrativos, la tecnologa, etc.,
tambin inciden en su diseo.
Desde el punto de vista del entorno de la informacin, aspectos como los modelos; las tecnologas (TI); las clases y tipo; los
usuarios y sus necesidades, son
factores determinantes para su
funcionamiento.
para soportar los procesos de A su vez, la formacin de un
apoyo en aspectos de planea- sistema integral de informacin

cin, financieros y administra- supone entre otros los siguientivos como el recurso humano, tes esfuerzos68:
65 ALCALDIA MAYOR DE BOGOT. Los sistemas de informacin distrital. Bogot; Contralora de

Bogot, 2007. pg. 7.
66 Ibd. pp. 11-14.
67 CHAIN NAVARRO. Celia. Tcnicas de Gestin de Calidad en Instituciones Documentales. Murcia: DM, 2001
68 ZAPATA CRDENAS. Carlos. Sistemas de informacin: perspectivas e incongruencias desde la
gestin de informacin en las organizaciones. En Revista CODICE, 2004.
73
Contar con sistemas de infor- y complejidad de las empresas,

macin interna que incluyan los
datos ms significativos para
la planeacin de la informacin
(esfuerzo de la organizacin).
la capacidad financiera, el sector

empresarial, los tipos de procesos y la formacin de los socios
directivos de las empresas.
Integrar sistemas de informa- De otra parte, es frecuente encin con el sector en el que se
encuentra la entidad y sobre el
mercado que atiende (esfuerzo
entre organizaciones).
Integrar sistemas de informa-
cin socioeconmica que permitan tomar decisiones (esfuerzo

gobierno - organizaciones)
Desarrollar sistemas de infor-
macin sobre tendencias cientficas, tecnolgicas, socioculturales, educacionales, etc.

(oportunidades de mercado)
Sin embargo, en el mundo y en

el momento actual, as como los
sistemas y tecnologas de la informacin son elementos claves
para las empresas, por cuanto
dan lugar a nuevos procedimientos de gestin, nuevas estrategias y nuevos valores, su importancia no reside en las TI en s
mismas sino en su adecuada
aplicacin69 y en el reconocimiento acerca de su valor como
elemento estratgico para el desarrollo del negocio. Este reconocimiento de su valor es proporcional a factores como el tamao
contrar en las organizaciones

de hoy que los diferentes elementos que estn relacionados
con los procesos de informacin se encuentran totalmente
desarticulados unos de otros.
En la actualidad un gran nmero de empresas realizan un
trabajo desarticulado en cuanto
al manejo de la informacin, caracterizado por la definicin de
variadas estructuras de informacin (aplicaciones corporativas, aplicaciones de documento electrnico, contenidos web,
bases de datos departamentales y aplicaciones documentales), en donde los sistemas de
informacin son considerados
el eje central de la Gestin de
la Informacin. En este modelo
parece no haber preocupacin
por la integracin de los contenidos de informacin en los diferentes niveles, los cuales funcionan con sus propias reglas,
en plataformas computacionales diferentes (casi siempre incompatibles) y en muchos casos con escasa posibilidad de
comunicacin entre ellas70.
69 GMEZ VIETES. p. Cit. pg. 157.

70 ZAPATA CRDENAS. p. Cit. 98
74
3.5_Marco
3.5. Marco Legal para la Ad- El objetivo central de estas estrategias es acercar al ciudaministracin Electrnica
dano al gobierno, con el fin de

facilitar la realizacin de trmites, el acceso a la informacin
pblica, mejorar los espacios
de discusin y asegurar el acceso al conocimiento necesario
para el progreso de las comunidades71. Todas las acciones
se han encaminado a fortalecer
un marco regulatorio que promueva el desarrollo de proyectos tecnolgicos cuyo objetivo
sea garantizar la transparencia en las actuaciones de los
gobiernos y sus funcionarios,
el aumento de la participacin
ciudadana y el acceso a la informacin pblica, optimizando
su generacin, uso, y difusin.
Los objetivos concretos que
subyacen en diferentes iniciativas gubernamentales se pueden resumir en tres:
El desarrollo de las estrategias,

modelos, sistemas y programas
relacionados con el mbito de
la administracin electrnica requiere un marco legal y regulatorio fuerte, diseado a partir de
las necesidades de la sociedad.
El e-gobierno en la mayora de
los pases de latinoamrica ha
recogido de manera activa las recomendaciones de los diferentes
organismos internacionales en
cuanto a la necesidad de considerar el acceso a la informacin
como un factor de desarrollo econmico, social, poltico y humano
y un elemento estratgico en el
progreso de la sociedad actual.
Como respuesta a estos planteamientos, diferentes gobiernos del
Continente han definido estrategias para la aplicacin de las TIC
como estrategia que les permite
mejorar la eficiencia y la transpa- Establecer un gobierno para el
ciudadano a travs de la rendirencia del Estado y ampliar el accin de cuentas y la utilizacin
ceso ciudadano a los beneficios
de las TIC.
que ofrecen dichas Tecnologas.
Tales estrategias se han tradu Fijar polticas, estndares y arrecido en propuestas de gobierno
glos institucionales para consoelectrnico para cada pas del helidar la poltica de informacin,
misferio en los diferentes niveles
seguimiento y evaluacin.
del gobierno (nacional, regional y
local) aprovechando las posibili- Lograr un gobierno intercodades de Internet para fortalecer
nectado, a travs de la intey ampliar las relaciones con los
roperabilidad de los sistemas
ciudadanos.
de informacin.
71 Ibd.
75
Para lograr estos objetivos se requiere la racionalizacin de las

funciones del Estado, el fortalecimiento de su capacidad para
cumplir con sus objetivos esenciales y el redimensionamiento
del tamao de las estructuras
administrativas, de forma que se
incentive la participacin de los
ciudadanos y del sector privado
en la prestacin de servicios72.
A su vez estas premisas, deben
integrarse desde los diferentes
frentes de actuacin del e-gobierno de forma que se consideren los siguientes aspectos:
Mejoramiento de la calidad y
eficiencia del suministro de informacin pblica.
Simplificacin de los trmites

cotidianos, a travs de la automatizacin de la cadena de
trmites.
Definicin de lineamientos so-
bre la generacin, acceso, uso,

seguridad informtica, marco
legal e institucional y mecanismos de rendicin de cuentas.
Desarrollo de estrategias de
e-gobierno, orientadas a mejorar los servicios al ciudadano y el fortalecimiento de la

gestin de las tecnologas de
la informacin.
Consolidacin de un esquema
institucional que apoye estas

iniciativas y fortalezca el recurso humano con miras al desarrollo de la agenda de informacin pblica.
Definicin
de mecanismos
para la generacin, publicacin y difusin de informacin
oportuna y confiable sobre la
gestin gubernamental.
Los ejes sobre los cuales se

sustente cualquier estrategia de
e-gobierno deben ser: la eficiencia, eficacia y calidad de los servicios prestados; la publicidad de la
informacin; la integracin de los
sistemas y la eficiencia de la gestin interna del Estado. Aunque
la poltica pblica de informacin
se debe ir formando de manera progresiva se debe evitar que
los avances se concentren en las
entidades del gobierno central,
en detrimento de los resultados y
metas en los gobiernos regional
y local. Con el fin de ampliar los
beneficios del gobierno electrnico, es preciso formular lineamientos y mecanismos para que todas
las entidades del Estado puedan
implementar, a corto plazo, los
beneficios del e-gobierno para lo
cual se deben definir previamente73 los siguientes aspectos:
72 Discurso pronunciado por Carolina Rentera, Directora de Planeacin Nacional en la inauguracin del foro Hacia la construccin de una poltica para la gestin de la informacin pblica en
Colombia, realizado el 27 de mayo de 2007.
73 MINISTERIO DE COMUNICACIONES. Manual para la implementacin de la estrategia de gobierno en lnea en la repblica de Colombia. Bogot; Ministerio de Comunicaciones, 2008. p9.
76
Un marco estratgico, en el definicin de cada una de las faque se identifiquen las polticas de cada entidad y su relacin con los objetivos de la
estrategia de e-gobierno de
cada pas.
Un diagnstico de la entidad
a la fecha de elaboracin del

Plan de Gobierno Electrnico,
con respecto al cumplimiento
de los diferentes criterios en
cada una de las fases.
Un esquema que identifique
las acciones necesarias para

el cumplimiento de cada criterio en cada fase y su plazo
de implementacin.
Un marco de accin, que com-
prenda la identificacin de los

proyectos tendientes a garantizar la implementacin del
e-gobierno y el cumplimiento
de los objetivos misionales de
cada pas, regin o entidad.
Una ficha por cada proyecto
que se pretenda desarrollar

identificando: objetivos, actividades, beneficios e impacto,
metas, recursos, responsables
y plazos de ejecucin.
ses implica a su vez el desarrollo de una serie de acciones que

se deben ejecutar en un Plan del
Gobierno Electrnico, facilitando su diseo, implementacin y
evaluacin.
La administracin pblica moderna concede una importancia
estratgica a la informacin en
todos los niveles del gobierno; la
considera un activo y un bien pblico; adopta como principio bsico, la participacin ciudadana
mediante el suministro de informacin, estructurada, clara, confiable, oportuna, suficiente y de
fcil acceso para facilitar la rendicin de cuentas y control social
por parte de los ciudadanos. El
principal eje en este contexto sigue siendo el acceso a la informacin a travs de las TIC, las
cuales se definen a su vez como
herramientas para la competitividad y la eficiencia administrativas. Dichas Tecnologas deben
facilitar el ejercicio del derecho
a la informacin, el acceso a los
documentos pblicos de la administracin, la verificacin y seguimiento de la gestin y el acceso
a todos los servicios de las entidades pblicas.
A partir de estos lineamientos,

es necesario definir las acciones
que deben implementarse y los Para lograr lo anterior se replazos para su ejecucin74. La quiere el diseo e implementa-
74 MINISTERIO DE COMUNICACIONES. Manual para la implementacin de la estrategia de gobierno en lnea en la repblica de Colombia. Bogot; Ministerio de Comunicaciones, 2008. p6.
77
cin de instrumentos de coordinacin y gestin, la promocin

del desarrollo administrativo e
institucional, el mejoramiento
del servicio a la ciudadana, la
proteccin de recursos documentales de inters pblico y
la coordinacin de las polticas
pblicas en materia tecnolgica
y de gestin de informacin.
Para lograr lo anterior se requiere el diseo e implementacin de instrumentos de coordinacin y gestin, la promocin
del desarrollo administrativo e
institucional, el mejoramiento
del servicio a la ciudadana, la
proteccin de recursos documentales de inters pblico y
la coordinacin de las polticas
pblicas en materia tecnolgica
El e-gobierno debe tener adey de gestin de informacin.
ms como principio de eficacia,
la celeridad de las actuaciones El e-gobierno debe tener adeadministrativas, y como princims como principio de eficacia,
pio de economa, la reduccin la celeridad de las actuaciones
de los costos de los trmites, administrativas, y como principio
procesos y procedimientos. De de economa, la reduccin de los
igual forma, el gobierno electr- costos de los trmites, procesos
nico se debe llevar a cabo de y procedimientos. De igual forma,
manera coordinada entre dife- el gobierno electrnico se debe llerentes organismos de la admi- var a cabo de manera coordinada
nistracin pblica, entre los cua- entre diferentes organismos de la
les los archivos pblicos tienen administracin pblica, entre los
un papel importante as como cuales los archivos pblicos tieotros actores relacionados con nen un papel importante as como
el desarrollo de las polticas del otros actores relacionados con el
e-gobierno. La administracin desarrollo de las polticas del e-gopblica debe entender el e-gobierno. La administracin pblica
bierno como un medio para re- debe entender el e-gobierno como
ducir los costos de trmites, un medio para reducir los costos
procesos y procedimientos tan- de trmites, procesos y procedito para los ciudadanos como mientos tanto para los ciudadanos
para las mismas entidades que como para las mismas entidades
cumplen funciones pblicas.
que cumplen funciones pblicas.
78
Tabla 4. Fases del Gobierno Electrnico.
(Fuente: Colombia. Ministerio de Comunicaciones)
79
4.
Analisis de la gestin
documental desde el Gobierno
electrnico
4.1. Avances de la Admi- tiene que obedecer a un plan trazado desde el ms alto nivel adnistracin Electrnica
ministrativo. Este plan en su maLas entidades pblicas han avan- yora ha sido adoptado siguiente
zado de manera progresiva en el el modelo tradicional que divide
desarrollo de las bases que per- el e-gobierno en fases.
miten implementar un modelo de
e-gobierno electrnico en dife- Las fases mencionadas corresrentes niveles gubernamentales, ponden a un modelo sistmico
tanto con las polticas, estnda- que se debe implementar de mares y directrices provenientes de nera progresiva y en el cual una
los organismos internacionales fase no se superpone sobre la sique promueven el e-gobierno en guiente, sino que la complemenel mundo como con el desarrollo ta. Es decir que una fase se imde polticas de carcter nacional, plementa despus de la otra en
regional y local. El e-gobierno orden secuencial, incrementando
Grfico 14. Fases del Gobierno Electrnico.
(Grfico propio a partir de las fases del Gobierno en Lnea. Colombia. Ministerio de Comunicaciones).
81
Grfico 15. Capas del Gobierno Electrnico.
(Grfico propio)
paulatinamente ms prestaciones varen de una entidad a otra, con
resultados igualmente heterogdel e-gobierno en cada una.
neos. Una de las causas, aunPara lograr un desarrollo adecua- que no la nica, de este desequido del e-gobierno es necesario librio se encuentra en la carencia
establecer un plan que permita de una hoja de ruta (documento
la implementacin homognea y de estrategia) para el e-gobierno
un avance gradual en todas las que haga posible la articulacin
reas de la administracin p- de acciones en todo el Estado
blica. En muchas entidade s su y en todos los niveles de la addesarrollo se ha venido presen- ministracin. De esta forma, la
tando de manera fragmentada implementacin del e-gobierno
dando como resultado que los se debe llevar a cabo a partir de
avances no sean uniformes, que lineamientos generales que se
82
puedan aplicar autnomamente

en cada entidad y con la adecuada coordinacin, facilitando el logro de resultados homogneos.
En el desarrollo del modelo de
e-gobierno se deben considerar tres capas, integradas entre
s pero independientes: i) Front
office, ii) Middle office75 y, iii)
Back office.
Un anlisis de la poltica de e-gobierno en la mayora de las entidades pblicas, y en varios pases de Amrica Latina, sugiere
un mayor nfasis en los aspectos relacionados con el front office, que corresponde a la capa de
desarrollo de los servicios para
el ciudadano. En menor medida
se ha abordado el middle office
del e-gobierno, el cual est constitudo por la estructura administrativa, la plataforma tecnolgica
de la organizacin y la informacin que respalda la prestacin
de los servicios electrnicos.
El anlisis demostr que en los
programas de e-gobierno tampoco se ha dado importancia al
tt, conformado ste por las diferentes operaciones y procesos
internos que realiza una organizacin para cumplir sus funciones (reas, funciones, procesos
y procedimientos).
Segn lo expresado por el Ministerio de las Administraciones

Pblicas de Espaa, el autntico valor de la administracin
electrnica no est slo en poner los servicios en lnea (front
office) sino en propiciar una
reorganizacin y una mejora
de los procesos internos (back
office) que permita prestar los
servicios con un enfoque menos departamental y ms centrado en el usuario. Este impulso slo ser posible si el middle
office del gobierno electrnico
se adeca a las exigencias y
necesidades del ciudadano haciendo posible el cumplimiento de los objetivos y fines del
e-gobierno como modelo de
una gestin pblica democrtica y participativa.
Aplicaciones del e-gobierno se
plantean en cuatro dimensiones76:
Gobierno a gobierno (G2G).

Tiene lugar en dos niveles:
local entre los diferentes niveles del gobierno e internacional entre gobiernos.
Gobierno a ciudadanos (G2C).

Incluye la diseminacin de informacin al pblico y de servicios bsicos como trmites,
impuestos, certificaciones, etc.
75 El concepto de Middle Office es parte de la propuesta planteada por el autor, a partir de los resultados obtenidos en el anlisis del caso del Gobierno en Lnea de Bogot. Trabajo que adems,
corresponde a los estudios de doctorado en Metodologas de Investigacin en Biblioteconoma y
documentacin que adelanta en la Universidad de Salamanca.
76 Deloite and Touche. p. cit.
83
Gobierno a empleados (G2E). te son la base para avanzar haSe refiere a servicios de informacin destinados slo a
los empleados pblicos, tales
como planes de entrenamiento y capacitacin, concursos,
provisin de cargos, etc.
Gobierno a negocio (G2B).
Comprende transacciones entre varios servicios del gobierno

para el desarrollo de las actividades propias del organismo
frente a la comunidad a la cual
se orienta una determinada dependencia gubernamental.
cia una democracia electrnica.
4.2. La Gestin de Documentos en la E-administracin

Al analizar en diferentes casos
el componente documental de
la administracin electrnica, se
puede observar que slo de manera marginal se hace alusin
al manejo de los documentos.
Aunque es claro que la administracin pblica se expresa mediante documentos (que son en
esencia actos administrativos) y
que los ciudadanos y usuarios
de los diferentes servicios pblicos se comunican con la administracin mediante documentos
-entendidos en el sentido ms
amplio- las diferentes polticas,
normas, regulaciones, directrices, manuales, guas y planes,
dedican apenas algunas lneas a
tratar el tema documental, a pesar de ser ste un elemento articulador de las relaciones gobierno-ciudadana.
Si se revisan los casos de xito

ms importantes en el mbito del
gobierno electrnico no hace falta hacer un mayor esfuerzo para
concluir que sus niveles de desarrollo muestran un avance significativo en la dimensin G2C y
G2E, principalmente en las fases
de informacin e interaccin. Son
muy pocas las entidades pblicas
que han logrado avances significativos en la implementacin de
prestaciones de servicios en la
fase de transaccin y en muy pocos casos de transformacin, en En contraposicin a lo anterior,
las referencias al concepto de
trminos de cobertura total.
informacin son permanentes,
Lo anterior indica que la estrateteniendo ste trmino prevalengia de e-gobierno est an distancia sobre el de documento. Por
te de logar las metas propuestas
otro lado, los conceptos acceso
por los gobiernos latinoamericaa la informacin, democratizanos desde la gobernanza eleccin de la informacin, recupetrnica y el o-Gobierno (Open
racin de informacin, consulta
Government), cuyos principios,
de informacin, etc., no parecen
de ser aplicados adecuadamen-
84
Grfico 16. La gestin de documentos en el e-gobierno.
(Grfico propio)
corresponder al mismo campo
de aplicacin que los conceptos
documento, registro, gestin
de documentos, etc. Este hecho
hace necesario analizar las implicaciones del uso de uno y otro
dentro del concepto de gobierno electrnico, por cuanto resulta evidente que los modelos de
gestin de informacin y gestin
documental tienen una estrecha
relacin con los servicios que
presta el e-gobierno. Aunque
para la archivstica la relacin
entre los conceptos informacin
y documento es vinculante, no
parece serlo para los responsables de definir las polticas gubernamentales en este campo,
segn se desprende de la revisin de diferentes marcos normativos que fueron analizados a
nivel nacional e internacional.
4.2.1. La Sede Web

del gobierno electrnico
Este planteamiento es reforzado porque al revisar las pginas
web de entidades pblicas, se
85
detect que el uso del trmino informacin es genrico, es decir

que tiene la misma connotacin
bien sea que se trate de una noticia, una base de datos, un sistema de informacin, una pgina
Web, un comentario o un documento (informe, acta, gua, etc.).
Desde esta perspectiva, el e-gobierno tiene implicaciones desde
dos mbitos: la gestin de informacin y la gestin documental.
La gestin de informacin se-
caso de la ciudad de Bogot78,

la gestin de contenidos es una
lnea claramente definida en los
procesos de implementacin de
la e-administracin de la ciudad
y un campo sobre el cual existe
uniformidad tanto desde el punto
de vista de la formulacin de polticas como desde su aplicacin
en los sitios web del Distrito. La
situacin difiere cuando se analiza el funcionamiento de la gestin documental, el cual carece
de normalizacin y est desarticulado de las fases de implementacin del gobierno electrnico,
situacin que muy probablemente se repite en gran parte de las
entidades pblicas de la regin.
gn Ponjun77 es una disciplina que se ocupa de utilizar los

recursos bsicos (econmicos,
fsicos, humanos, materiales)
para manejar informacin dentro y para la sociedad a la que
sirve, con fines estratgicos, de Desde este punto de vista no recompetitividad y desarrollo.
sulta extrao que la participacin
de los Ingenieros de Sistemas
La gestin documental es una y los Web-msteres de las entisubdisciplina de la archivstidades distritales sea mayoritaria
ca dedicada a la aplicacin de
frente a la participacin de los
los principios administrativos al
archivistas, tal como lo demuesmanejo de los documentos de
tran los resultados de la investiuna organizacin durante todo
gacin. Esta situacin reside en
su ciclo de vida, con el fin de
el hecho de que la web es la capa
lograr economa, eficiencia y
exterior del e-gobierno, cuyo derentabilidad administrativa.
sarrollo ha estado relacionado
En el e-gobierno la tendencia durante muchos aos con el dies a vincular la gestin de infor- seo y publicacin de contenimacin al manejo de contenidos dos en Internet. Por lo anterior,
para el ciudadano. De acuerdo en el gobierno electrnico, todo
con el anlisis realizado para el lo que ocurre se relaciona con
77 PONJUAN. Gloria. Gestin de informacin: dimensiones e implementacin para el xito organizacional / Gloria Ponjun Dante. Rosario: Nuevo Parhadigma, 2004.
78 ZAPATA CRDENAS. Carlos Alberto. La gestin documental en el desarrollo de los proyectos
de administracin electrnica: estado de la cuestin en la administracin distrital de Bogot. Salamanca: Universidad de Salamanca. 2010. (tesis de grado)
86
la web pues esta se constituye

en la puerta de ingreso a la administracin pblica. La web es,
entonces, el punto de encuentro
entre el ciudadano, el Estado y
los servicios pblicos.
administracin, as como encontrar y acceder a toda la informacin que necesita para ejercer
su ciudadana de manera plena.
Algunos de los servicios ms comunes del gobierno electrnico
identificados en los sitios web de
En trminos generales, se puelas administraciones pblicas:
de afirmar que la web es el equivalente a la sede administrativa Presentacin de quejas y rede una entidad pblica, pero en
clamaciones
versin electrnica. Isaac Delgado al abordar este concepto sos- Gua de trmites y servicios
tiene que la sede electrnica es Contratacin electrnica
una direccin electrnica cuya
titularidad, gestin y administra- Presupuesto participativo
cin corresponde a una Adminis Servicios en lnea
tracin Pblica, y es por lo tanto
un instrumento para el ejercicio Realizar un trmite
de las competencias de un rgano administrativo dentro del Bajar formularios para trmites
concepto de administracin elec Consultar el estado de un trmite
trnica. Es ms que un punto de
acceso electrnico o una venta- Participacin ciudadana
nilla electrnica.
4.2.2. Los documentos

En sntesis, la sede electrnica en la E-administracin
es el espacio virtual donde tienen lugar todas las acciones del
gobierno electrnico. El elemento esencial que diferencia una
simple web de una sede electrnica es la posibilidad que brinda
esta ltima a un usuario de realizar los diferentes trmites79 para
adquirir un derecho, cumplir con
una obligacin o resolver una solicitud y obtener respuesta de la
A pesar de la inevitable relacin

que existe entre el ejercicio de la
administracin pblica, cuyo fin
es satisfacer las necesidades de
servicios pblicos que plantea
la poblacin, con los documentos necesarios para resolver un
trmite que permita obtener dicho servicio pblico, la literatura
tcnica y legal sobre e-gobierno
79 En el desarrollo de un trmite se producen, reciben y gestionan documentos que se van acumulando naturalmente hasta que se resuelve dicho asunto o caso. Los documentos acumulados en
este proceso se conservan juntos, formado expedientes y series documentales.
87
Tabla 5. Retos en la incorporacin de las TIC en la gestin local

y beneficios de implantar un modelo de servicios en red para la
administracin.
( Fuente: Fundacin Telefnica de Espaa)

presenta serios vacos tanto a
nivel nacional como distrital y local. No resultan claras las causas
para la desarticulacin existente
entre los conceptos de e-gobierno, e-administracin y gestin de
documentos, tanto en el marco
de las polticas pblicas que sobre este asunto se ha formulado,
como en el desarrollo de los programas y proyectos adelantados
en Amrica Latina.
mentos son el lenguaje que le

es propio. Estos, al acumularse
unos junto a otros forman expedientes, que en ltima instancia
son los archivos de la administracin. Esta relacin ha sido reconocida desde el origen mismo
de la archivstica al atribuirle a
la administracin la responsabilidad sobre la produccin de
los documentos que se acumulan naturalmente en archivos.
En sentido complementario, la
La teora general de la Admi- misma teora administrativa dio
nistracin Pblica ha sostenido origen, a mediados del siglo padurante dcadas que los docu- sado, al concepto de gestin de
88
documentos que posteriormente

se incorporara como parte de
dicha teora contempornea as
como en los modelos administrativos de todo el mundo y en los
desarrollos tecnolgicos de principios del siglo XXI.
De acuerdo con los planteamientos del informe Las TIC en la
Administracin local del futuro,
elaborado por la empresa espaola Telefnica, uno de los principales retos en la incorporacin
de dichas tecnologas en la administracin local, tiene que ver
con la gestin automatizada de
los expedientes que resultan de
la cadenas de trmites adelantados en la administracin pblica.
Es contradictorio que estos avances no se hayan aplicado al modelo de administracin electrnica que, segn Isaac Delgado, no
es diferente a la administracin
tradicional. La ausencia de participacin de los estamentos responsables de definir la poltica
archivstica no puede atribuirse
exclusivamente a un desconocimiento de estos actores por parte de la administracin pblica.
La causa se encuentra en que la
misma archivstica no se ha ocupado suficientemente de analizar
las implicaciones del concepto
de e-gobierno en todos los aspectos propios de su campo de
accin pero particularmente en
cuanto a la gestin de documentos y administracin de archivos
y los aportes que pueden puede
brindar para potenciar los beneficios del gobierno electrnico.

Aunque factores como el desconocimiento de las polticas y teoras sobre e-gobierno y la carencia de adecuadas competencias
tecnolgicas, en un alto porcentaje de archivistas, pueden ser
algunas de las causas de este
panorama, tambin es en buena medida responsabilidad de
estos profesionales, de las instituciones educativas responsables de su formacin, as como
de los mismos archivos pblicos.
En primer lugar los archivistas,
que son los responsables de desarrollar la gestin documental
en las organizaciones, continan
realizando actividades de corte tradicional en el desarrollo de
sus funciones, atendiendo principalmente los problemas bsicos
de la administracin de archivos.
De otro lado, el hecho de que
las entidades pblicas no reconozcan a los archivistas como
gestores de informacin y que
dichos profesionales no cuenten con una adecuada formacin
tecnolgica, los aleja del desarrollo del e-gobierno en diferentes entidades. En segundo lugar,
los archivos solo recientemente
han comenzado a desempear
un papel ms protagnico dentro de la administracin pblica,
pero an no son reconocidos y
valorados como centros de informacin para la gestin, atribu-
89
yndoles slo la funcin de custodia, como centros de memoria,

reflejando una imagen que no
est de acuerdo con los objetivos
de modernizacin de la administracin pblica y de la sociedad.
El hecho de que los archivos no
tengan visibilidad en los sitios
Web de las instituciones y que no
cuenten con contenidos propios,
demuestra falta de alineacin
estratgica. En tercer lugar, las
instituciones de educacin que
cuentan con programas de formacin en archivstica, en muy
pocos casos han avanzado en
el diseo de un currculo moderno, acorde con las tendencias de
desarrollo de los modelos administrativos y la direccin empresarial as como en las directrices
que en el tema de la gestin de
la informacin y el conocimiento
han formulado organismos como
la UNESCO y el Consejo Internacional de Archivos - CIA, adems
de otros organismos internacionales e intergubernamentales
que promueven el acceso a la
informacin como eje central del
desarrollo de la sociedad.
Cuando se observan los avances del e-gobierno frente a los
logros de la gestin documental
se hace evidente un desequilibro entre ambos. Aunque uno y
otro han avanzado de acuerdo
con principios vlidos, la desarticulacin entre ellos tiene efectos negativos, principalmente en
cuanto a la calidad de los documentos que se incorporan en los

diferentes servicios que presta
el e-gobierno. El concepto de
documento dentro del gobierno
electrnico, es entendido como
un medio para llevar a cabo la
comunicacin en doble va entre
la administracin y el ciudadano.
As, la administracin pblica ha
centrado su atencin en la promocin del e-gobierno como un
medio para acercar la gestin al
ciudadano, en cuyo proceso el
documento es un mero accidente, necesario, pero sobre el cual
no se han definido reglas, estndares y protocolos archivsticos.
Al respecto es necesario enfatizar que la gestin de documentos es tambin un instrumento
para mejorar la eficiencia y la
economa de la administracin.
No debe olvidarse que la gestin
documental aplica sus principios
desde la planeacin del documento, y que en tanto registra la
evidencia de los acontecimientos de hoy para preservarlos con
fines de uso posterior; constituye
un medio para preservar la informacin y el conocimiento de
nuestra sociedad.
Un modelo de Gestin Documental para el e-gobierno debera en
consecuencia:
Apoyarse en principios de efi-
ciencia, eficacia y simplicidad.

Se trata de que los funcionarios pblicos, las empresas y
90
los ciudadanos puedan gestio- Posicionar a los archivistas

nar y mantener tanto la inforcomo gestores de informacin
macin como los documentos
para el desarrollo de la e-admirelacionados con un deterministracin. En algunos pases
nado trmite, sin necesidad de
se han creado por ejemplo cartener conocimientos especialigos de oficiales de informacin
zados en cuanto a tecnologas.
o comisionados de informacin
(Chief Information Officer).
Fundamentarse en ambientes colaborativos. Uno de los Posicionar a los archivos como
principios de la administracin
instrumentos de democratizaelectrnica es la prestacin de
cin del conocimiento corporaservicios en red, en un marco
tivo y garantes de la transpade colaboracin entre el sector
rencia de la gestin pblica.
pblico y privado, en trminos
de asociacin entre ambos Desarrollar competencias tecnolgicas coherentes con el
sectores a fin de lograr mxidesarrollo tecnolgico de las
mos beneficios para el ciudaentidades, que promuevan el
dano, las entidades pblicas y
avance del e-gobierno.
las empresas (como usuarias
y proveedores a la vez de las Promover el papel de la gesprestaciones del e-gobierno).
tin documental en el logro de
Este elemento desde un anlos objetivos del e-gobierno.
lisis documental, parece no
estar suficientemente desarro- Alinear los planes y programas
de gestin documental, por
llado en la administracin elecejemplo distritales, con los platrnica de Bogot, a pesar de
nes y programas del e-gobierno.
que existen los fundamentos
para implementar aplicaciones
Disear modelos de gestin
tecnolgicas que pueden bedocumental acordes con el
neficiar a los actores y particimodelo del e-gobierno, que
pantes del e-gobierno.
respondan a las necesidades
de las entidades, los ciudada4.2.3. Retos de la gestin
nos y las empresas.
documental en la E-admi Desarrollar arquitecturas de innistracin

formacin adecuadas a las competencias tecnolgicas de la ciudadana, y con estndares de
las ciencias de la informacin.
En trminos del desarrollo de la

gestin documental como apoyo
a la implementacin del e-gobierno, son varios los retos que
debe enfrentar la archivstica, en Desarrollar un programa de
e-documentos para la e-admiel corto plazo. Estos son:
91
Tabla 6. Gestin documental y

gobierno electrnico. (Fuente: el autor)
Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin Final
PRODUCCION DE DOCUMENTOS
Gestin de formas
Gestin de formularios
Gestin de informes
Gestin de correspondencia
Gestin de directrices
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Gestin
de
correo
y
telecomunicaciones
Gestin de reprografa
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Gestin
de
correo
y
telecomunicaciones
Gestin de reprografa
TRAMITE
Gestin de Sistemas de recuperacin
de informacin
Gestin
de
correo
y
telecomunicaciones
Trazabilidad
Anlisis de procesos
ORGANIZACIN
Gestin de Sistemas de recuperacin
de informacin
Gestin
de
correo
y
telecomunicaciones
Elaboracin de CCD y TRD
CONSULTA
Gestin de sistemas de recuperacin
de informacin
Gestin de expedientes
CONSERVACION
Gestin de centros de archivos
Sistemas de almacenamiento
Gestin de documentos vitales o
esenciales
Gestin de expedientes
DISPOSICION FINAL
Identificacin y valoracin de series
documentales
Elaboracin e implementacin de TRD
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Edemocracia
Trasformaci
n
+
+
+
+
+
Informacin
Transaccin
FASES DEL
E-GOBIERNO
Interaccin
FASES DEL PROGRAMA DE GESTION

DOCUMENTAL
+
+
+
+
+
+
+
92
nistracin dentro de la poltica

de e-gobierno.
Armonizar y estandarizar los
tre las diferentes entidades del

Estado que orientan sus servicios para resolver las necesidades de una comunidad o de
las empresas con las cuales
tienen relacin.
sistemas de informacin del

gobierno, a travs de los cuales se desarrolla en buena medida la gestin documental del 4.2.4. Aplicacin de la gese-gobierno.
tin documental en el go-
Armonizar las fases del pro- bierno electrnico
grama de gestin documental Se ha sealado que existe una

con las fases del e-gobierno.
estrecha relacin entre las polAdems de los anteriores retos, ticas del gobierno electrnico y
debe promoverse de manera gestin documental, los princims activa la articulacin de las pios implcitos en los dos condimensiones del gobierno elec- ceptos, los objetivos de los protrnico con las aplicaciones de gramas de GD y e-gobierno y las
la gestin documental, de la si- fases de desarrollo de uno y otro.
Sin embargo, la alineacin de los
guiente forma:
objetivos de cada uno de estos
GD gobierno a gobierno (G2G). programas debe procurarse de
Normalizacin de la gestin manera sistemtica y progresiva,
documental que tiene lugar toda vez que los avances de las
entre las diferentes entidades tecnologas de la informacin y
del estado.
la comunicacin, han vuelto ms
GD gobierno a ciudadanos complejos los procesos de gestin de informacin y de gestin
(G2C). Normalizacin de los
de documentos. Esto se debe al
documentos e informacin
aumento en los volmenes de
para que el ciudadano pueda
informacin electrnica, la auintegrarse fcilmente al e-gosencia de compatibilidad entre
bierno.
sistemas, la falta de estndares
GD gobierno a empleados archivsticos, la ausencia de es(G2E). Desarrollo de directri- quemas tcnicos para la clasifices para que los empleados cacin y organizacin de la inforlleven a cabo una gestin do- macin electrnica, y los riesgos
de prdida de sta, a causa de
cumental apropiada.
factores como el rpido cambio
GD gobierno a negocio (G2B). tecnolgico, la obsolescencia del
Normalizacin de la gestin hardware y software y la vulneradocumental que tiene lugar en93
bilidad e inestabilidad de los me- Los sistemas de informacin

ejercen un significativo impacto
dios de almacenamiento.
en la gestin electrnica de doComo se ha afirmado, los docucumentos. A manera de ejemplo
mentos son el lenguaje de la adse cita un estudio realizado por
ministracin, sin ellos la adminisla Contralora Distrital de Bogotracin no puede actuar. Por ello,
t (Colombia) que identific 605
el documento electrnico es por
sistemas de informacin, de los
naturaleza la esencia del gobiercuales 369 soportaban proceno electrnico en el mbito de la
sos administrativos y 236 procegestin de lo pblico. En un ansos misionales de cada entidad.
lisis de documento electrnico
Aunque se carece de estudios
realizado en el caso de la admipara identificar la produccin
nistracin distrital de Bogot, se
documental asociada a los difeidentificaron dos escenarios que
rentes sistemas, la teora indica
por sus caractersticas son comuque los sistemas de informacin
nes a cualquier entidad pblica:
administrativos son los respon a) Un primer escenario en el sables de la produccin del macual los sistemas de informa- yor volumen de documentos (fcin le han ganado terreno a sicos y electrnicos) y registros
la gestin documental oca- de la administracin. En menor
sionando el crecimiento ex- medida, aunque con un impacponencial de los documentos to similar, los sistemas misionay registros electrnicos como les producen documentos que
resultado de de las activida- tienen mayor valor estratgico
des y funciones de las diferen- para la administracin por estar
tes entidades, los cuales se asociados a la misin (objeto soconservan en forma aislada y cial) de cada entidad, los cuales
sin criterios de organizacin y seguramente requieren conservarse como fuente histrica. En
gestin archivsticos.
este ltimo aspecto es necesario
b) Un segundo escenario en advertir que los responsables de
donde los archivos y los respon- disear los sistemas de informasables de la gestin documen- cin no se preocupan por la pretal han dejado el control sobre el servacin a largo plazo de docudocumento electrnico en ma- mentos y registros electrnicos,
nos de las reas de sistemas de por ello no tienen en cuenta, con
cada entidad, contribuyendo a anticipacin, los estndares para
su produccin y gestin.
la problemtica expuesta.
94
Otro problema es la falta de integracin entre los diferentes sistemas, cuya consecuencia es la impresin de miles de documentos
(salida) que posteriormente son
registrados (entrada) en otros sistemas de informacin de la misma
entidad o de otras, situacin que
dificulta tanto el procesamiento
como la consulta de informacin
por parte de las mismas entidades
y de los ciudadanos. Un ejemplo
de esta desarticulacin se presenta en que los datos de un ciudadano pueden estar repetidos varias
veces en diferentes sistemas de
informacin. Esta redundancia a
su vez incrementa los costos de
mantenimiento (datos, registros,
documentos) y dificulta la gestin
de la misma.
As, es posible afirmar que la
consolidacin y aumento del uso
de las tecnologas de la informacin tiene efectos sobre la gestin de documentos en todos los
mbitos de la administracin. Por
ejemplo, en el proceso de Quejas
y reclamos se identifican 4 tipos
documentales:
requerimiento,
prueba, comunicaciones oficiales y auto de pruebas, todos los
cuales son susceptibles de convertirse en formato electrnico
o gestionarse electrnicamente
desde los mismos sistemas de
informacin. En el anlisis de
sistemas (que la UNESCO considera un componente bsico de
cualquier programa de gestin

documental) se identifican los
procesos y documentos resultado de las actividades que se llevan a cabo en la organizacin. En
esencia, con la tecnologa apropiada es posible desmaterializar
la mayor parte de los documentos de cualquier entidad. La nica restriccin vendra del marco
normativo y legal que obligue a
imprimir los documentos, a firmarlos y gestionarlos de manera
tradicional. Lo anterior sin contar
los problemas que puede tener
esta tendencia en la preservacin de la memoria corporativa,
por la vulnerabilidad de los medios electrnicos.
Proyectos como la telemedicina,
la historia clnica nica, el sistema nico de pago del transporte
pblico, la educacin virtual, el
comercio electrnico, son ejemplos de que el gobierno electrnico tiene en el documento
electrnico y en la gestin documental un elemento que resulta imposible desconocer. En
la implementacin de cualquiera
de los principales proyectos del
gobierno electrnico es evidente
la conexin con la gestin de documentos electrnicos. Sin embargo, a pesar de las evidencias
que marcan cual ser la tendencia en el futuro, la participacin
de los archivistas continua siendo mnima.
95
Algunos proyectos que hacen

parte de la estrategia de e-gobierno en varias entidades pblicas del continente, que en un futuro prximo tienen posibilidades
de ser integrados al programa de
gestin documental y que ofrecen posibilidades en cuanto al
manejo de los documentos electrnico son:
gestin documental es que a

travs del primero se pueden
llevar los beneficios que ofrece
la Sociedad de la Informacin a
todos los ciudadanos. A su vez,
la mejora en la competitividad,
la eficiencia, la agilidad de los
trmites y la transparencia de la
administracin distrital son ejes
sobre los cuales se desarrollan
tanto las iniciativas de e-gobier Sistema de Procesos Judiciales no como los programas de ges Sistema de Procesos Disci- tin documental.
plinarios
Finalmente, es preciso afirmar
Contratacin Electrnica
Sistema Peticiones, Quejas y
Soluciones
Registro Catastral
Historia Clnica Electrnica
Una particularidad de estos proyectos es que gestionan documentos que reflejan integralmente un proceso y que conforman
expedientes como resultado del
trmite. Aunque en la actualidad
estn conformados en su mayora por documentos impresos, en
el futuro cercano, tanto los documentos como lo expedientes
podran gestionarse totalmente
de manera electrnica. Un factor que favorece la integracin
y articulacin de las iniciativas
del gobierno electrnico con la
que para lograr una adecuada

gestin de documentos electrnicos se requiere resolver de
manera urgente la ausencia de
coordinacin, conexin y apoyo
entre los procesos de gestin de
informacin (desde los sistemas
de informacin) y los procesos
de gestin documental, con los
procesos de implementacin de
las prestaciones de servicios que
se ofrecen por el e-gobierno.
96
5.
Conclusiones
El aumento de los beneficios del

smiles, incluso dentro de las
e-gobierno conlleva un adecuamismas entidades.
do programa de gestin de documentos electrnicos. Sin impor- Ausencia de una cultura corporativa que promueva la necesitar los avances del primero, si no
dad de implementar el e-gobierse adelanta una adecuada gesno como un elemento sustancial
tin documental, dichos logros
para mejorar el desarrollo de
son marginales y en muchos
la ciudad, la calidad de vida, la
caso temporales. La consolidatransparencia de la administracin de una cultura de gestin
cin y la racionalizacin.
de informacin acompaada de
un programa de gestin de do- Los ciudadanos no conocen
cumentos, as como el desarrollo
adecuadamente los servicios
de polticas pblicas y un marco
que presta el e-gobierno, lo que
regulatorio coherente son alguimpide que sus objetivos se
nos de los factores que favorecumplan satisfactoriamente.
cen estos avances.
Respecto a los sistemas de inEl gobierno y la administracin formacin, stos son entendipblica, en cualquier nivel, de- dos como un instrumento para
ben asumir la implementacin lograr el cumplimiento de la mide e-gobierno como un elemento sin y los objetivos de las enticentral dentro de los planes de dades. Aunque el desarrollo de
desarrollo. Adems de lo ante- sistemas de informacin puede
rior, es necesario atender priori- ser un elemento articulador del
tariamente los factores que afec- e-gobierno, el excesivo nfasis
tan al avance armnico tanto del informtico puede afectar otros
gobierno electrnico como de la elementos igualmente relevangestin documental, entre los tes, tales como la gestin de la
cuales se destacan:
informacin basada en principios
Desarticulacin entre los pro- de la archivstica y la documengramas del gobierno electrni- tacin. Las TIC son un medio
co de las diferentes entidades para lograr que el gobierno electrnico acerque de manera mas
de una administracin.
amplia a la poblacin a los bene Proliferacin de sistemas de ficios de la Sociedad de la Inforinformacin y arquitecturas macin. De esta forma el e-gotecnolgicas incompatibles y bierno no se construye sobre las
con niveles de desarrollo di- TIC sino sobre la informacin y
98
sobre la forma como esta circula De acuerdo con lo anterior, la

y es utilizada por la ciudadana. generacin de capacidades, entendida como el desarrollo de
En cuanto a los avances lograplanes de capacitacin y fordos en la administracin elecmacin en esta temtica, es un
trnica existen varios desniveles
elemento clave para que las encon los avances logrados por el
tidades pblicas puedan cumplir
e-gobierno, dependiendo del delos objetivos que se tracen. En
sarrollo de ste a niveles local,
este aspecto, un alto porcentaregional o nacional. Por un lado
je de responsables de la gestin
hay desnivel en trminos de las
documental no cuentan con una
polticas y su aplicacin; la faladecuada formacin en los difeta de un documento estratgico
rentes mbitos del e-gobierno, lo
uniforme para las administraciocual se traduce en una prdida
nes sobre la implementacin de
de capacidad de este recurso
e-gobierno genera un desarrohumano, cuya participacin rello desigual segn el tipo y nivel
sultara clave para apoyar el dede la entidad. Tambin existe un
sarrollo del gobierno electrnico.
desequilibrio presupuestal, por
cuanto la aplicacin del e-gobier- Uno de los elementos que reno depende en buena medida del quiere especial atencin es el
posicionamiento que ste tenga de los sistemas de informacin,
dentro de los directivos y funcio- por cuanto son los responsables
narios de cada entidad. Porque de producir y gestionar, de maes a partir de dicho posiciona- nera directa e indirecta, miles de
miento que se asignan los recur- documentos (fsicos y electrnisos que permitan el desarrollo de cos), que son los causantes de
uno o varios servicios prestados un drstico aumento del volupor el e-gobierno. Adicionalmen- men del archivo. Por lo tanto se
te hay un desequilibrio tecnolgi- debe procurar el desarrollo de
co que genera estratificacin en un Sistema de Informacin Dolos alcances y metas que cada cumental (SID) que haga posientidad puede lograr. En el m- ble articular y centralizar la gesbito cultural tambin se presen- tin de la informacin. Tambin,
ta desequilibrio en la capacidad se hace necesario, que desde
de cada entidad para permear la misma concepcin y diseo
a toda la organizacin, desde de los sistemas de informacin
el punto de vista de las compe- de la administracin pblica, se
tencias del recurso humano que tengan en cuenta los aspectos
debe llevar a cabo los objetivos y propios de la gestin documenmetas del e-gobierno.
tal y de informacin con menos
99
que debe ser atendido desde

nfasis en el componente tecnolas oficinas de informtica.
lgico. En este sentido, la participacin de los responsables de
gestin documental y los archivis- 2. La administracin pblica
no ha involucrado a los architas en el diseo y gestin de los
vistas ni a las reas de archisistemas de informacin y de los
vo en el desarrollo de las difedocumentos electrnicos, es una
rentes servicios que ofrece el
tarea pendiente, dada la relacin
e-gobierno, por considerar que
que existe entre los sistemas de
no es un rea de su competeninformacin, las TIC y la gestin
cia, lo cual se traduce en fallas
de informacin y documentos. La
de fondo en los modelos de
participacin activa de archivistas
gestion de documentos en las
profesionales en los comits de
entidades pblicas, poniendo
sistemas debe ser una exigencia.
en riesgo, a largo plazo, el paDerivado de lo anterior, es evitrimonio documental de nuesdente que falta articulacin entros pases.
tre la prestacin de servicios
que ofrece el e-gobierno desde 3. Los archivistas no han asumido un papel proactivo frente
la perspectiva de la gestin doa la administracin electrnica,
cumental, lo cual genera dificuldesconociendo que el alcance
tades de diferentes ndole, que
de la gestin de documentos y
deben ser resueltas de manela administracin de archivos
ra prioritaria por las entidades y
son transversales a toda la ororganizaciones, pblicas o priganizacin y resultan un servivadas, con miras a potenciar el
cio fundamental para apoyar la
desarrollo de dichos servicios la
gestin de la administracin, y
mayora de los cuales tienen, diparticularmente las iniciativas
recta o indirectamente, un comdel e-gobierno.
ponente documental.
Finalmente, es preciso atender 4. Las competencias y conola solucin de una serie de procimientos de los archivistas
blemas que se han podido ideny responsables de la gestin
tificar en el anlisis expuesto a lo
documental an son incipienlargo de este ensayo:
tes, lo cual impide su vinculacin activa en el desarrollo del
1. El gobierno electrnico es
e-gobierno.
entendido desde una perspectiva tecnologista, por conside- 5. Los planes de empleo de
rarlo del campo de la Ingeniera
TIC y de e-gobierno no le conde Sistemas y por lo tanto se
ceden un papel preponderanconsidera que es un programa
te a la gestin documental,
100
componente que no se menciona ex-plcitamente dentro

de las diferentes estrategias
de e-gobierno formuladas en
Amrica Latina.
Un hecho significativo detectado
en el anlisis precedente consiste en que los procesos relacionados con el gobierno electrnico y
la gestin documental conviven
de manera natural dentro de la
administracin electrnica, y por
lo tanto compiten por recursos
que podran utilizarse de mejor
forma si lograran integrarse las
aplicaciones y planes operativos de uno y otro. La dinmica
del e-gobierno y la gestin documental ha hecho que ambos programas se desarrollen de manera independiente, sin articulacin
alguna. Prcticamente todas las
prestaciones de servicios del
e-gobierno tienen un componente de informacin y varias de
ellas estan asociadas con el manejo de documentos, en particular, electrnicos. Esta situacin
debe ser corregida para vincular
de manera ms formal y explcita la gestin documental al desarrollo del Gobierno Electrnico.
Aunque esta situacin tiende a
cambiar, resulta necesario que
los archivos pblicos tengan una
mayor participacin en las acciones que se emprendan en el futuro para desarrollar los planes
de e-gobierno. El nuevo marco

normativo a nivel internacional,
se refiere de manera concreta a
la gestin, manejo y conservacin de los mensajes datos que
se produzcan y/o reciban como
resultado de las relaciones entre el gobierno y los ciudadanos.
Aunque esta expresin puede
ser usada como sinnimo de documento electrnico, no se hace
mencin explicita al termino documento electrnico dentro de las
polticas del e-gobierno en el mbito internacional y menos en el
nacional o local. La ausencia de
una terminologa ms prxima a
la gestin documental tiene como
consecuencia que este tema no
se comprenda en su verdadera
dimensin dentro de la administracin electrnica local.
Lo anterior genera, de algn
modo, resistencia entre los responsables de implementar las
tecnologas para el gobierno
electrnico, a involucrar a los
responsables de gestin documental en las decisiones relativas a manejo de la informacin
de las entidades del Estado, olvidando que los documentos que
se gestionan dentro de los servicios prestados por el gobierno
electrnico son evidencia de las
actuaciones de la administracin
y por lo tanto se deben considerar potencialmente documentos
de archivo. A pesar de que los
101
marcos regulatorios de diferentes pases de la regin han comenzado a involucrar el manejo

de los mensajes de datos como
un elemento clave del e-gobierno,
es necesario recalcar que este
trmino proviene de las regulaciones propias del comercio electrnico y no de las normas sobre
gestin de documentos electrnicos de carcter internacional.
Es claro que uno de los mbitos
de aplicacin de la gestin documental en la implementacin del
e-gobierno es la gestin de documentos electrnicos. En el desarrollo de las actividades y procesos propios de la administracin
electrnica, los documentos electrnicos son un elemento connatural a la misma por lo que resulta imposible concebir la primera
sin los segundos. Desafortunadamente, al menos hasta el momento, la gestin de documentos
electrnicos no ha sido considerada como elemento central de la
administracin electrnica, salvo
en algunos casos excepcionales
en pases ms desarrollados.
De lo anterior se puede afirmar
que no es posible identificar la
existencia de un modelo de gestin de documentos electrnicos
en el marco de la administracin
electrnica en las diferentes iniciativas que se estn llevando
a cabo en Amrica Latina. Por
el contrario, existen iniciativas
aisladas que si bien en algunos

casos han contado con la participacin de archivistas y responsables de gestin documental,
no hacen parte de una poltica
gubernamental que integre ambos campos de la esfera de la
administracin pblica. La dinmica actual en el manejo del
documento electrnico es el resultado de la interaccin de factores como la disponibilidad de
recursos, las prioridades de la
direccin en cada entidad, las
necesidades de la ciudadana y
las posibilidades tecnolgicas.
Puede decirse que los documentos electrnicos dentro del
modelo actual de e-gobierno no
son planificados siguiendo parmetros archivsticos. Si se revisan los servicios que presta el
e-gobierno en diferentes pases
de la regin, se puede concluir
que la gestin documental no ha
logrado integrarse a la fase de
transaccin y transformacin y
menos a la de democracia electrnica, escasamente y con fallas, se pueden ver experiencias
enmarcadas dentro de la fase de
informacin y en menor medida
en la fase de interaccin.
Se requiere por lo tanto pensar en
la formulacin de un modelo de
gestin de documentos para la administracin electrnica que sea
uniforme para todas las entidades de la administracin, y el cual
102
tengan en cuenta la problemtica

del documento electrnico en los
sistemas de informacin administrativos y las aplicaciones ofimticas. Paralelamente es necesario
formular directrices en aspectos
propios de la gestin documental
electrnica tales como el uso de
estndares en todos los mbitos
de la gestin de la informacin
electrnica: metadatos, etiquetado de documentos con XML, interoperabilidad, etc. Un aspecto
deseable es que se permita la participacin de las reas de gestin
documental y los archivistas en la
planeacin y puesta en prctica
de tales aplicaciones, para lo cual
es requisito que estos profesionales desarrollen y adquieran conocimientos y competencias en el
campo de la informtica.
sulta necesario que se den algunas condiciones que favorezcan

y promuevan la integracin de los
archivistas y los archivos en el desarrollo de los servicios que presta el gobierno electrnico.
Finalmente, se presenta una serie de recomendaciones que podran contribuir tanto a potenciar
los alcances de la administracin
y el e-gobierno, como a facilitar
el transito hacia la oficina sin
papeles, las cuales sirvan como
un marco general de actuacin
de la gestin documental en el
avance del gobierno electrnico
de cualquier entidad.
1. El gobierno electrnico y to-
das las aplicaciones relacionadas con este: e-administracin,

e-gobernanza, e-gobernabilidad, e-ciudadana, e-participacin, e-tramites, e-democracia, e-servicios, etc., son un
estadio ms de desarrollo de
la sociedad, cuyas implicaciones aun no han sido suficientemente estudiadas. La implementacin de los modelos
e- (modelos electrnicos) deben ser analizadas desde una
perspectiva interdisciplinaria y
no exclusivamente tecnolgica, plataforma sobre la cual se
implementan dichos modelos.
La e-administracin y el e-gobierno se constituyen en un nuevo escenario en el cual los profesionales

de la informacin y particularmente los archivistas son llamados a
ser protagonistas. La gestin documental al ser transversal, involucra todos los mbitos de accin
de la administracin y del gobierno y por lo tanto debe ser incluida
en cualquier iniciativa asociada
a la gestin de informacin y el
conocimiento. Con el fin de abrir
espacios de participacin en los
nuevos mbitos administrativos, El desarrollo del e-gobierno debe
tanto pblicos como privados, re- ser precedido de polticas cohe-
103
rentes e in-tegrales, apoyadas en

un marco legislativo acorde con la
institucionalidad y las condiciones
de cada pas, ciudad o regin.
2. En la conformacin de los
Comits para el e-gobierno se

debe incluir a los archivistas o
responsables de gestin documental de cada entidad, con el
fin de que estos puedan aportar sus conocimientos en la
planeacin y desarrollo de las
acciones de gobierno en lnea.
los organismos internacionales

que se ocupan de los archivos y
la gestin de documentos y con
los principios de la teora y la
gestin documental modernas.
Dicho componente debe ser
elaborado exclusivamente por
los entes que regulan las poltica archivstica (nacional, regional o local), en cabeza de los
archivistas, por ser estos quienes pueden ofrecer una visiona
adecuada de la gestiona de la
informacin y los documentos.
3. Las exigencias que plantea 5. El proceso de implementael e-gobierno, unidas a los retos que se avecinan en el manejo de los documentos electrnicos y los riesgos propios
de las tecnologas, hacen necesario adecuar el perfil de los
archivistas en cuanto a conocimientos, habilidades y competencias necesarias para apoyar
la transicin de las organizaciones tradicionales hacia organizaciones hipertextuales y responder de manera apropiada a
la preservacin de la informacin registrada en nuevos medios y formas, en su mayora
inestables o que no garantizan
la conservacin en el tiempo.
4. Las polticas sobre gobier-
cin del e-gobierno, de acuerdo

con las fases mencionadas en
el presente documento, debe
armonizarse con el proceso de
implementacin del programa
de gestin documental, de forma que cada fase del primero,
cuente a la vez con su propia
fase de gestin documental,
lo cual no solo ahorra tiempo
sino recursos y maximiza las
capacidades de las TIC.
De igual forma, es necesario que

las dimensiones del e-gobierno
(G2G, G2C, G2B y G2E) se armonicen entre si, en trminos de
los objetivos y aplicaciones de la
gestin documental.
no electrnico deben incluir 6. El desarrollo de Sistemas

un componente do-cumental,
de Informacin de cualquier
acorde con los lineamientos de
tipo en una organizacin debe
104
contemplar la participacin de
archivistas, con el fin de asegurar una gestin documental
que responda eficazmente a
los objetivos del e-gobierno. La
arquitectura de informacin y la
plataforma tecnolgica del gobierno electrnico, debe apoyarse en la experiencia acumulada durante aos por los
profesionales de la Ciencia de
la Informacin (Bibliotecologa,
Archivstica, Documentacin),
quienes pueden aportar sus
conocimientos especializados
en el campo de la gestin de
la informacin, en procesos
tales como la construccin de
taxonomas, la clasificacin de
documentos y organizacin de
la informacin, la bsqueda y
recuperacin, el anlisis de informacin, la descripcin y el
uso de metadatos, entre otros.
re a los procesos internos que

permiten que dicha interaccin
tenga lugar. Sin embargo, del
anlisis realizado se puede
concluir que existe una capa intermedia que integra las prestaciones del front office con los
procesos realizados en el back
office. Esta capa intermedia o
middle office estara conformada por los procesos de gestin
de la informacin (incluyendo
la gestin documental) y las
tecnologas necesarias para
soportarlos, as como por la
estructura burocrtica encargada de su operacin.
7. El modelo de e-gobierno
est conformado por dos capas denominadas front office y

back office. La primera se refiere a la prestacin de servicios
que facilitan las relaciones del
gobierno con el ciudadano y la
poblacin; la segunda se refie-
105
7.
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114
LISTA DE GRFICOS
GRAFICO DESCRIPCIN
Pg.
N
Grfico 1
Subsistema de Informacin de la Administracin Pblica
10
Grfico 2
Gobierno electrnico en Baha (Brasil)
17
Grfico 3
Relaciones del e-gobierno con el ciudadano
38
Grfico 4
Destinatarios del gobierno electrnico
42
Grfico 5
Etapas para la implementacin del e-gobierno
Grfico 6
Esquema de Gobernabilidad Electrnica
Grfico 7
Modelo conceptual de e-democracia
Grfico 8
Actores de la E-participacin
Grfico 9
Elementos para la gestin del Plan de e-gobierno
53
Grfico 10
Elementos del Ciclo de Vida del Documento
59
Grfico 11
Componentes del diagnstico del Sistema de Gestin Documental
61
Grfico 12
Gestin de Registros vs. Gestin de Documentos
64
Grfico 13
Engranaje de la gestin documental
71
Grfico 14
Fases del Gobierno en Lnea
81
Grfico 15
Capas del gobierno electrnico
82
Grfico 16
La gestin de documentos en el e-gobierno
85
43
47
50
51
115
LISTA DE TABLAS
TABLA N
DESCRIPCIN Pg.

Tabla 1
Diferencias entre gobierno y gobernabilidad
40
Tabla 2
Etapas para la implementacin del e-gobierno
45
Tabla 3
Los documentos en el sistema administrativo
68
Tabla 4
Fases del e-gobierno
79
Tabla 5
Retos de las TIC en el e-gobierno
88
Tabla 6
Gestin documental y gobierno electrnico
92
LISTA DE ABREVIATURAS
SIGLA
SIGNIFICADO
CGP
Centro de Gestin y Participacin
GD
Gestin Documental Gestin de Documentos
PGD
Programa de Gestin Documental
SGD
Sistema de Gestin Documental
GE Gobierno Electrnico
SAC
Servicio de Atencin al Ciudadano
TIC
Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin
CCD
Centros Comunitarios Digitales
CMSI
Cumbre Mundial Sobre la Sociedad de la Informacin
m-gobierno
Gobierno Mvil
PQR
Peticiones Quejas y Reclamos
TI
Tecnologas de la Informacin
SI
Sistemas de Informacin
e-gov e-gobierno
oGob
Open Government
116
Sobre el autor

Titulado en Bibliotecologa y Archivstica; actual Director General del Archivo General de la
Nacin; su amplio perfil y experiencia en la materia fueron las
principales razones por las que
fue elegido para asumir este importante cargo pblico.
Se desempe como jefe del Archivo General del Banco de la
Repblica, Director Tcnico de
la Biblioteca Luis ngel Arango,
Asesor de la Subgerencia Cultural del Banco de la Repblica
y del Departamento de Gestin
Documental del mismo. Coordinador de la Especializacin en
Archivstica de la Universidad
Javeriana, profesor de la ctedra en pregrado y posgrado de
la Facultad de Comunicacin y
Lenguaje, entre otros; en la Universidad de La Salle, fue Coordinador de la Especializacin en
Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos. Docente
en diferentes universidades.
Actualmente cursa el tercer ao
de estudios de Doctorado en Investigacin en Biblioteconoma
y Documentacin, en la Universidad de Salamanca; cuenta con
una especializacin en Gestin
Gerencial, de la Universidad Central de Colombia; con un Mster
en Documentacin Digital, de la
Universidad Pompeu Fabra de
Espaa y Magster en Docencia,

de la Universidad de La Salle.
Ha participado en trabajos de
investigacin entre los que se
destacan Situacin actual de la
gestin de documentos electrnicos de la Administracin Pblica Central, AGN, 2003; Archivos desorganizados: fuente
de corrupcin administrativa,
AGN, 2006, y La preservacin
de documentos vitales: aproximacin a la situacin actual en
el Distrito Capital, realizada
como parte de los estudios de
doctorado de la Universidad de
Salamanca, entre otras.
Se ha desempeado como lder de
proyectos bibliotecarios y tecnolgicos en el Banco de la Repblica,
y como Gerente de los proyectos
Gestin de Informacin electrnica del Banco de la Repblica y
Recuperacin del Archivo Histrico en la misma entidad.
Desde hace algn tiempo, trabaja en el tema de las tecnologas
de la informacin y la preservacin de documentos electrnicos, evidenciando que debe haber una relacin estrecha entre
la recuperacin del patrimonio
archivstico y la modernizacin
de los Archivos a travs del desarrollo y fortalecimiento de las
polticas archivsticas del pas.
118
@ArchivoGeneral
CanalAGNColombia
Archivo General de la Nacin - Colombia

Establecimiento pblico adscrito al Ministerio de Cultura
Carrera 6 No. 6-91 - Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019
contacto@archivogeneral.gov.co - www.archivogeneral.gov.co
Bogot D.C - Colombia
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El presente texto es producto de

tal, de forma que los profesionales de la informacin asuman un

Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

de gestin documental y que los

Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

en sus primeros proyectos buscaba acercar el ciudadano a la

Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 1. Subsistema de informacin en la administracin pblica.

(Fuente: Martn Gonzlez. Yolanda, 2007).

asuntos y de inadecuados flujos

Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

formacin por parte de instituciones y rganos comunitarios.

La transparencia de la administracin en el mbito de la

extraordinaria para difundir informacin sobre las actividades de las administraciones

Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

respuesta a problemas que no

Un segundo grupo de servicio,

Un tercer nivel el cual, segn Barroso, requiere mayor atencin

Servicios de bibliotecas pblicas Compras pblicas por Internet

Presentacin del IVA

Certificados de nacimiento y De acuerdo con el informe, el

47% de los usuarios de Internet

Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

visitan pginas web de la administracin y un 13% usan el

Facilitar el acceso pblico a

Impulsar el desarrollo de servicios para los usuarios

Apoyar la reorganizacin interna de la administracin pblica

El Plan de Choque contemplaba

Facilitar el intercambio de informacin entre administraciones pblicas

Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Complementan los anteriores lineamientos, el estudio realizado por la ONTSI de Espaa en

La informacin que se ofrece

La presentacin de quejas y denuncias es uno de los servicios

Casi todas las administracio-

nes cuentan con servicios para

nera generalizada el uso del

ARGENTINA BUENOS AIRES

que se relaciona la administracin electrnica con la gestin

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oficina para la Descentralizacin

fensora de Menores. Ninguno de

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problemas de infraestructura, capacitacin, predisposicin a las

Los resultados obtenidos en el

de las TIC como medio para

Los desarrollos tecnolgicos

son heterogneos, sin que se

hubiera podido lograr un sistema de participacin uniforme para toda la ciudad.

Las TIC no se usaron apropia-

damente para tramitar asuntos de la administracin o solicitar informacin.

La barrera cultural fue uno de

los factores que ms afect

BRASIL ESTADO DE BAHA

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Grfico 2. Gobierno Electrnico en Baha (Brasil)

Fuente: Wolhers a partir de Gordilho (2002)

Gobierno, a travs del cual se

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tatal y municipal, apoyadas en el