Business in Motion

Primer taller para evaluacin de Producto

Mi primer proceso

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Tabla de Contenidos
1. Taller: Solicitud de Licencia de Vacaciones .................................................. 4
Descripcin del Proceso de Solicitud de Vacaciones ............................................................ 4
Alcance ..................................................................................................................................................... 4
Modelando el Proceso paso a paso ............................................................................................. 5

2. Definir y modelar el Proceso .............................................................................. 5

3. Datos del Proceso .................................................................................................17
4. Creacin de Formas (Interfaz de Usuario) ..................................................28
Actividad: Registrar solicitud de licencia .................................................................................. 28
Actividad: Verificar das de vacaciones disponibles ............................................................. 34
Actividad: Aprobar licencia de vacaciones ............................................................................... 34
Actividad: Registrar Licencia de Vacaciones ............................................................................ 38
Actividad: Informar razn de rechazo ........................................................................................ 40

5. Reglas de Negocio ...............................................................................................42

Condiciones de Transicin ............................................................................................................. 42
Acciones de Actividad ...................................................................................................................... 46

6. Participantes (Asignacin de Trabajo) .........................................................53

Actividad: Registrar solicitud de licencia .................................................................................. 55
Actividad: Aprobar solicitud de licencia .................................................................................... 55
Actividad: Registrar licencia de vacaciones ............................................................................. 57
Actividad: Informar razn de rechazo ........................................................................................ 58

7. Integrar con otras aplicaciones .......................................................................59

Instalar el Servicio Web localmente ............................................................................................ 59
Invocar Servicio Web desde Bizagi ............................................................................................. 63

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8. Portal de Trabajo (Ejecucin) ...........................................................................70

Usuarios ................................................................................................................................................. 71
Parmetros ............................................................................................................................................ 75
Probando el Portal de Trabajo ...................................................................................................... 77
Mejorando el Portal de Trabajo ................................................................................................... 85
Bizagi permite la modificacin de la apariencia de los controles dentro de las formas
para obtener la apariencia que usted desea. .......................................................................... 85
Enviar una notificacin (opcional) ............................................................................................... 90

9. Conclusin................................................................................................................96
Siguientes pasos ....................................................................................................................................... 96

10. Solucin de Problemas .....................................................................................97

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1. Taller: Solicitud de Licencia de

Vacaciones
Una compaa ha iniciado una estategia BPM y ha escogido a Bizagi para soportarla. Usted ha sido
seleccionado para implementar el Proceso de Solicitud de Licencia de Vacaciones.
La informacin acerca del Proceso y los datos requeridos por l se pueden encontrar en las siguientes
pginas. Este taller lo lleva a travs de los pasos necesarios para automatizar el Proceso de Solicitud
de Vacaciones.

Descripcin del Proceso de Solicitud de Vacaciones

El Proceso de Soliciud de Vacaciones inicia cuando un empleado de la organizacin presenta una
solicitud de vacaciones.
Una vez que el requerimiento es registrado, la solicitud es recibida por el supervisor inmediato; el
supervisor debe aprobar o rechazar la solicitud.
Si la solicitud es rechazada, la aplicacin regresa al solicitante/empleado quien puede revisar las
razones del rechazo.
Si la solicitud es aprobada, una notificacin es generada al representante de Recursos Humanos, quien
debe completar los respectivos procedimientos administrativos.

Alcance
Este proceso se enfoca en controlar las solicitudes de vacaciones de la organizacin, desde la
solicitud inicial hasta su aprobacin o rechazo.

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Modelando el Proceso paso a paso

Bizagi tiene dos productos principales:

Modelador de Procesos Bizagi: Utilizado para diagramar y documentar Procesos.

Suite BPM de Bizagi: Utilizado para convertir diagramas de Proceso en aplicaciones ejecutables.
(workflow).

Utilizaremos el Modelador de Procesos para diagramar el proceso y luego lo automatizaremos

utilizando la Sute BPM de Bizagi. Y Usted puede descargar la Suite de Bizagi y el Modelador de
Proceso Bizagi aqui

2.

Definir y modelar el Proceso

El modelado del Proceso es el primer paso en la automatizacin de un Proceso. El Modelador de

Procesos de Bizagi es una herramienta de modelado y documentacin de procesos de negocio. El
Modelador le permite visualmnte diagramar, modelar y documentar procesos de negocio en un
estndar de la industria conocido como BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN es un
formato de acepcin mundial para el modelado de procesos.

Abra el Modelador de Procesos de Bizagi. Un Pool consistente de un Lane se cargar al inicio. Para
nombrar su Proceso, d clic derecho en el Pool y luego seleccione Editar Texto. Escriba Solicitud de
Licencia de Vacaciones.

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Cambie el nombre del diagrama principal; d doble clic sobre el nombre del Diagrama y escriba
Solicitud de Licencia de Vacaciones.

Incluya Lanes para el Proceso. Arrastre un Lane desde la Paleta y sueltelo dentro del Diagrama.

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Renombre el Lane; d clic derecho sobre el Lane y seleccione Editar Texto. Esciba Empleado.

Ingrese dos Lanes mas: Supervisor y Administrador de Recursos Humanos.

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Agregue una fase del Proceso arrastrando una Fase desde la Paleta y soltandola dentro del Diagrama.

Renombre su Fase; d doble clic sobre la Fase para cambiar su nombre y escriba Registrar.
Agregue una segunda Fase y llamela Aprobacin.

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Empezaremos a agregar formas a nuestro Proceso. Seleccione el Evento de Inicio de la Paleta y

sueltelo en la posicin del diagrama de Proceso donde se debe ubicar.

Las figuras tienen un Men Circular que permite la fcil seleccin de las formas a incluir en el
diagrama. Este se muestra cuando se posiciona el mouse sobre una figura. Los iconos de las formas
que pueden proceder el flujo de Proceso se muestran cuando se da clic sobre la figura.

Seleccione la Tarea desde el Men circular y ubquela junto a la forma de Inicio.

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Renombre la nueva tarea a Registrar Solicitud de Licencia. Usted puede renombrar las formas y
transiciones dando doble click sobre ellas.

Importante: Todas las transiciones deben ser conectadas adecuadamente y todas las figuras debe
estar dentro de Fases y reas funcionales.
Agregue las formas restantes hasta que el diagrama luzca como el siguiente.

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D clic derecho sobre la actividad de Verificar das disponibles de vacaciones y transformela en una
Tarea de Servicio.

Guarde su archivo BPM. El archivo estar disponible para posterior documentacin y cambios.

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Su flujo de Proceso esta completo. D clic en Ejecutar Workflow. Esto llevar el diagrama a la Suite
Bizagi que es el ambiente de automatizacin.

En la ventana que se muestra, seleccione el Diagrama a Importar y d clic en Siguiente.

En la siguiente ventana usted puede renombrar su Proceso. Para este ejemple dejaremos el nombre
que tiene y damos clic en Siguiente.
Cree un nuevo Proyecto Bizagi; seleccione la opcin Nuevo y luego d clic en Siguiente.

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Ingrese un nombre para el Proyecto: BPMProject. D clic en Siguiente.

Las siguientes configuraciones e instrucciones se relizarn en Bizagi Studio. Bizagi Studio se abrir
cuando el asistente finalice la exportacin, por lo que usted no necesitar contiinuar trabajando en el
Modelador de Procesos Bizagi.
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Una vez en Bizagi Studio ser necesario configurar la duracin, texto de ayuda y descripcin del flujo
y sus componentes. D clic derecho sobre el nombre del Proceso y seleccione Propiedades.

Ingrese la Descripcin del Proceso: Este proceso controla las solicitudes de vacaciones de empleados
de la compaa.
Desplcese a la parte inferior de la ventana y defina la duracin. Asigne un tiempo estimado, un lmite
inferior y uno superior. Estas duraciones definen el SLA (Acuerdo de nivel de servicio) de su Proceso.
Cuando finalice, cierre la ventana de Propiedades dando clic en el icono de cruz (x) a la derecha.

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D clic en la actividad de Registrar Solicitud de Licencia y seleccione Propiedades.

Ingrese una Descripcin y Texto de Ayuda. El texto de ayuda se mostrar al usuario final cuando la
actividad se ejecute en el Portal de Trabajo.

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Descripcin: Esta actividad le permite al empleado ingresar los detalles de las vacaciones.
Texto de Ayuda: Incluya toda la informacin en su solicitud de vacaciones.
D clic en Duracin e ingrese el tiempo como se muestra a continuacin. Luego cierre la ventana de
Propiedades de la actividad.

Una vez que se han ingresado las propiedades de la actividad Registrar Solicitud de vacaciones,
configure las siguientes propiedades para cada Actividad de Usuario.

Actividad
Aprobar solicitud de licencia

Texto de Ayuda

Duracin
2 das

Informar razn de rechazo

Revisar las razones para el rechazo de la

solicitud.
Registrar el evento en el sistema de nmina.

3 das

Registrar
vacaciones

solicitud

de

3 das

Una vez finalizado, Guarde sus cambios y cierre la Suite del Modelador de Procesos.
Cuando usted cierra el Modelador de Procesos, usted regresar a Bizagi Studio y ser llevado al
Asistente de Proceso. Este Asistente lo guiar a travs de todos los pasos necesarios para automatizar
sus Procesos.

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3.

Datos del Proceso

Procederemos a la creacin del modelo de datos. En Bizagi, el modelo de datos incluye toda la
informacin que el Proceso automatizado necesitar mostrar en el Portal de Trabajo y solicitar a los
usuarios finales.
El Proceso de Solicitud de Licencia de Vacaciones incluye la siguiente informacin:

Fecha de Solicitud

Empleado

Fecha de inicio de Vacaciones

Fecha de finalizacin de Vacaciones

Nmero de das laborales solicitados

Nmero de das disponibles

Supervisor

Bandera (si/no) para vacaciones aprobadas

Razn de rechazo

Cdigo de Nmina

Fecha de tarea Administrativa

Toda la informacin acerca de la solicitud como fechas, nmero de das laborales solicitados y das
disponibles se agruparn en la entidad Solicitud de Vacaciones.
Una lista estandarizada acerca de las posibles razones para el rechazo se disearn en la entidad
Razn del Rechazo.

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1.

Vaya al Segundo paso del Asistente de Proceso y seleccione Modelo de Datos:

2.

Una ventana se mostrar, all usted debe crear la Entidad de Proceso. La Entidad de Proceso es la
entidad que le da acceso al resto del modelo de datos del modelo, es el punto de partida. Para
este caso la llamaremos Solicitud de Vacaciones. Clic Ok.

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3.

Se mostrar una nueva ventana para disear el modelo de datos que contendr la Entidad de
Proceso. La creacin de entidades, atributos y relaciones puede completarse en este editor.

4.

D clic derecho en la entidad Solicitud de Vacaciones y seleccione Editar lista de Atributos.

5.

La Ventana de lista de Atributos para la entidad Solicitud de Vacaciones se mostrar; D clic en

el botn Aadir para crear atributos; para cada nuevo atributo, complete la siguiente
informacin.

Nombre de Mostrar: Este es el nombre que se presentar al usuario final. Este no admite
caracteres especiales.
Nombre: Este campo se llenar automticamente por el sistema. Se utilizar para Reglas de
Negocio.
Tipo: Este es el tipo de datos del atributo.

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Longitud: Aplica para Textos, y determina cuantos usuarios cuantos caracteres se puede
ingresar el usuario final en un campo.

Cree los siguientes atributos:

Nombre de Mostrar

Tipo

Longitud

Fecha de Solicitud

Fecha-Hora

Ninguna

Fecha de Inicio

Fecha-Hora

Ninguna

Fecha de Finalizacin

Fecha-Hora

Ninguna

Das laborales solicitados

Entero

Ninguna

Das disponibles

Entero

Ninguna

Aprobado?

Booleano

Ninguna

Comentarios de rechazo

Texto

100

Cdigo de Nmina

Texto

20

Fecha de tarea Administrativa

Fecha-Hora

Ninguna

6.

La lista de atributos para la Solicitud de Vacaciones se ver tal como se muestra en la siguiente
pantalla.

7.

Despus de crear los atributos bsicos, cree aquellos relacionados a otras entidades.

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La entidad de Razn de Rechazo es una entidad paramtrica que debe ser creada con sus
propios atributos. Seleccione la opcin Nueva Entidad. Una nueva ventana se mostrar para
crear la nueva entidad junto con sus atributos.
Nuestra nueva entidad contendr la siguiente informacin:
Nombre de Mostrar: Ingrese el nombre de los atributos relacionados que se mostrar en la
forma al usuario final; este campo no admite caracteres especiales. Utilizaremos Razn de
Rechazo.
Tipo: Ingrese el tipo de datos. Entidad Paramtrica Nueva Entidad

El usuario debe definir si los valores de la entidad se administrarn en el Ambiente de

Produccin por los usuarios finales a travs del Portal de Trabajo. De lo contrario, la informacin
de la entidad permanecer oculta para ellos. En este caso, las Razones de Rechazo sern
administrables en el Ambiente de Produccin debido a que sus valores no determinan el flujo
del Proceso. Simplemente son mostradas para propsitos informativos.
D clic en Siguiente.

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8.

La siguiente ventana le permitir crear los atributos. Esta entidad tendr un atributo denominado
Razn de Rechazo, donde se almacenar la lista de razones para rechazar una solicitud.

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Nombre de Mostrar

Tipo

Longitud

Razn de Rechazo

Texto

100

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9.

D clic en Siguiente.

10. Ingrese un Nombre de Mostrar para la entidad. El Atributo de Mostrar es el atributo de la entidad
que se mostrar en el Portal de Trabajo cuando se haga referencia a la entidad. Seleccione el que
acabamos
de
crear.
D clic en Siguiente.

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11. Una ventana de resumen se mostrar. De clic en Finalizar para retornar a la lista de atributos de
la entidad Solicitud de Vacaciones.

12. La entidad Solicitud de Vacaciones tambin est relacionada a una entidad de usuario. La entidad
de usuario, conocida en Bizagi como WFUser, es creada por defecto para todos los proyectos, y
es utilizada para almacenar toda la informacin relacionada a los usuarios finales. Necesitamos
una relacin con esta entidad pero debido a que esta ya ha sido creada por defecto, solo
necesitamos relacionarla.

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Para este ejemplo, la entidad se utilizar para almacenar toda la informacin relacionada al
empleado solicitando la licencia. Esta entidad se puede encontrar en las entidades del Sistema.
Nombre de Mostrar: Tipo de Empleado.
Tipo: Ingrese el tipo de datos. Entidad Sistema WFUSER

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13. D clic en Siguiente. Una ventana de Resumen se mostrar para le entidad Solicitud de
Vacaciones.
14. D clic en Finalizar. El modelo de datos esta complete y se presentar de manera grfica (usted
podra necesitar reposicionar las entidades sobre la pantalla, para esto arrstrelas y muvalas):

15. Seleccione la opcin Adicionar Entidades Relacionadas dando clic en la entidad Solicitud de
Vacaciones.

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16. El diagrama completo se mostrar. Guarde y cierre la ventana.

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4. Creacin de Formas (Interfaz de

Usuario)
Una vez el Diagrama de Proceso y el Modelo de Datos estan listos, procederemos a crear las formas
asociadas con cada una de las actividades humanas del Proceso. Las formas se utilizan para ingresar
y mostrar informacin requerida de manera que los usuarios finales puedan interactuar con el
Proceso.
Dirjase al tercer paso del Asistente de Procesos y seleccione Definir Formas.

Bizagi le ayuda a los negocios modernos a unirse a la revoulicin mvil y lleva sus procesos de negocio
al siguiente nivel.
Con nuestro poderoso diseador de formas usted define una nica interfaz de usuario y Bizagi hace
el resto para mostrar de manera ptima la informacin en los distintos dispositivos mviles.

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Actividad: Registrar solicitud de licencia

La primera Actividad del Proceso, Registrar Solicitud de Licencia, debe contener la siguiente
informacin:

1.

Usted ver un diagrama. La creacin de formas solo estar disponible para Tareas de usuario.
Aquellas que no tengan formas asociadas se resaltarn con un signo de admiracin. Seleccione
la actividad Registrar Solicitud de Licencia dando clic sobre ella. La siguiente pantalla aparecer:

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2.

D clic en la pestaa de Controles para incluir un Grupo. Arrastre un Grupo y sultelo en la seccin
SOLTAR AQU, dentro de la forma.

3.

D doble clic sobre el Grupo y escriba Solicitar Informacin. Luego de clic en el icono de marca
de correccin.

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4.

Dirjase a la pestaa de Layout para incluir un layout. Los Layouts ayudan a distribuir la
informacin y hacerla ms atractiva.
Arrastre un layout de 50%-50% hasta la seccin SUELTE AQU dentro del Grupo.

5.

D clic sobre la pestaa de Datos para incluir los atributos en los layouts. Inserte los elementos
del Modelo de Datos en la forma.

6.

Fecha de Solicitud: Inserte el atributo en el primer cuadrante del layout.

Este control debe ser de solo lectura. De clic en el control y luego sobre el icono de Engranaje
que se muestra en su esquina superior derecha. Este engranaje abrir las propiedades del control.

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Busque la propiedad Editable y seleccione la opcin no requerido (icono de x). Esto har que el
control sea de solo lectura.

7.

Empleado: Inserte el atributo en el Segundo cuadrante del layout. Este campo debe ser de solo
lectura. Seleccione la marca de cruz en la propiedad Editable. Esto har que el control sea de solo
lectura.

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8.

El atributo Empleado est relacionado a la entidad del sistema WFUSER. Por lo tanto, es necesario
relacionar un Atributo de Mostrar. Busque la propiedad de Atributo de Mostrar y seleccione
fullName.

9.

Dirjase a la pestaa de Datos. Inserte los siguientes atributos del Modelo de Datos tal como se
muestra a continuacin:
Fecha de Inicio Fecha de Finalizacin Das laborales solicitados.

Estos campos sern obligatorios. Seleccione cada uno de ellos y abra sus propiedades dando clic
en el icono de Engranaje.
Seleccione el marcador de correccin en la propiedad Requerido.

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10. Guarde la forma y cirrela para retornar al Asistente de Proceso.

Actividad: Verificar das de vacaciones disponibles

Debido a que esta es una tarea automtica, no se debe relacionar ninguna Forma. En el paso 6 del
Asistente de Proceso (Definir Interfaces de Integracin) veremos cmo realizar la configuracin para
esta tarea.

Actividad: Aprobar licencia de vacaciones

1.

En el tercer paso del Asistente de Proceso seleccione la actividad Aprobar Solicitud de Licencia.
El Diseador de formas se abrir.
La primera parte de la Forma ser exactamente la misma que la diseada anteriormente, por lo
que utilizaremos la opcin Copiar Desde para agilizar su diseo.
Se abrir una nueva ventana para mostrar el flujo de Proceso. Seleccione la actividad Registrar
solicitud de licencia dando clic sobre ella. Luego d clic en Ok.

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2.

La informacin se copia exactamente como en la forma original. Inserte uno a uno los controles
Fecha de Inicio, Fecha de Finalizacin y Das laborales solicitados y configrelos como de solo
lectura asignado Falso la propiedad Editable.

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3.

Agregue un Nuevo grupo bajo el ya existente. Vaya a la pestaa de Controles, e inserte el Grupo
debajo del existente .Cambie el nombre a Informacin de la Aprobacin.

4.

Los siguientes controles se insertarn sin un Layout.

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Das disponibles: Debe tener la propiedad Editable en Falso.

Aprobado: La propiedad Requerido debera configurarse en Verdadero debido a que el
campo es obligatorio.
Razn de Rechazo.
Comentarios de Rechazo
Supervisor del Empleado: Busque el atributo Empleado en el Modelo de Datos.
Expndalo y arrastre el atributo Empleado - idBossUser fullName a la forma. Este
control debe ser de solo lectura.
Cambie el nombre de mostrar dando doble clic sobre el control y escribiendo:
Supervisor del Empleado.

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5.

D clic en el botn Guardar una vez la forma ha sido completada y luego cirrela.

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Actividad: Registrar Licencia de Vacaciones

La creacin de la forma Registrar Licencia de Vacaciones contendr la informacin de la forma del
Supervisor, como de solo lectura, e incluir los controles que el Asistente de Recursos Humanos debe
completar.

1.

Seleccione la Actividad Registrar licencia de Vacaciones en el tercer paso del Asistente de

Procesos.
Agregaremos toda la informacin incluida en las Actividades de Registrar Solicitud de Licencia y
Aprobar Solicitud de Licencia como de solo lectura tal como hicimos en el paso anterior. Vaya a la
opcin Copiar Desde y seleccione la Tarea Aprobar Solicitud de Licencia. Luego d clic en OK.

2.

Cambie la propiedad Editable a no editable para todos los Controles, en sus Propiedades.

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3.

Incluya un Grupo en la parte inferior de la Forma arrastrndolo desde la pestaa de Controles.

Cambie el nombre Registrar solicitud de licencia.
Luego, incluya un Layout 50%-50% en el grupo arrastrndolo desde la pestaa de Layout hacia
el interior del nuevo grupo.

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4.

Regrese a la pestaa de Datos. Inserte los atributos Fecha de tarea Administrativa y Cdigo de
Nmina a cada lado del nuevo layout. Configure ambos controles como obligatorios (propiedad
Requerido)

5.

D clic en el botn Guardar y cierre la Forma.

Actividad: Informar razn de rechazo

D clic en la Actividad Informar Razn de Rechazo, en el tercer paso del Asitente de Proceso. Una vez
ms, utilice la opcin Copiar Desde y copie la informacin desde la Actividad Aprobar solicitud de
licencia.

Configure la propiedad Editable en Falso para los controles.

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D clic en el botn Guardar y cierre la forma. Seleccione la flecha verde

en la
esquina superior derecha del Diseador de Formas para retornar a la vista de Asistente de Proceso.

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5.

Reglas de Negocio

El siguiente paso en el Asistente de Procesos es la definicin de las reglas de negocio que controlan
la ruta del Proceso.
Las primeras reglas por configurar se conocen como reglas de transicin. Estar reglas evaluan
condiciones y deciden hacia donde debe continuar el flujo de Proceso. Estas retornar Verdadero
oFalse y estan asociadas a Compuertas.
Crearemos reglas para la compuerta Licencia de Vacaciones Aprobada?: Si la solicitud fue aprobada,
el flujo de Proceso continuar hacia la tarea de Registrar Licencia de Vacaciones. De lo contrario,
continar a la tarea de Informar Razn de Rechazo.
Debido a que hay 2 caminos despus de la compuerta, crearemos una regla para una de las
Transiciones y utilizaremos la condicin por defecto Sino para la otra.

Condiciones de Transicin
1.

Para crear una Regla de Negocio dirjase al cuarto paso del Asistente de Proceso y seleccione la
opcin Definir Expresiones.

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2.

El editor de Reglas se abrir resaltando las transiciones que no tienen reglas asociadas.

3.

Seleccione la transicin Si que dirige a la Actividad Registrar licencia de vacaciones, dando clic
sobre la transicin.
Se presentarn tres opciones para tomar una ruta:

Siempre: el seleccionarla Bizagi tomar esta ruta ignorando los otros flujos de secuencia.
Sino: al seleccionarla Bizagi tomar esta ruta cuando ninguna otra ruta sea vlida.
Recomendamos siempre tener un flujo de secuencia con esta condicin.
En base al resultado de una expresin: al seleccionarla Bizagi evaluar una expresin para saber
si tomar o no dicha ruta.
4.

Seleccione En base al resultado de una expresin. La lista de expresiones del sistema y expresiones
caradas anteriormente se mostrar. Como no hay expresiones creadas de clic en Nuevo.

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5.

En el editor de Expresiones Booleanas, arrastre el atributo Aprobado a la seccin de condiciones,

desde el Modelo de Datos localizado en la parte izquierda. Seleccione la funcin es Igual a y
marque la opcin Verdadero:

6.

D clic en Finalizar.

7.

Seleccione la transicin desde la compuerta que dirige a la Tarea Informar Razones de Rechazo,
dando clic sobre ella. Seleccione la condicin Sino en la ventana de Seleccin de Expresin y luego
d clic en Ok.

8.

Regrese al Asistente de Proceso dando clic sobre la flecha verde ubicada en la esquina superior
derecha de la pantalla.

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Nota: en las compuertas exclusivas Bizagi da prioridad a los flujos de secuencia con expresiones
sobre las que tienen la opcin Siempre seleccionada. Es decir, en una compuerta exclusiva, si un
flujo de secuencia tiene la opcin Siempre definida y otro flujo de secuencia tiene definida una
expresin, Bizagi tomar el camino de expresin cuando sta se cumpla.

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Acciones de Actividad
Crearemos reglas para llenar automticamente los campos Fecha de Solicitud y Empleado; de esta
manera, cuando un caso se inicia, estos dos controles sern llenados por Bizagi con la informacin de
la fecha de hoy y el Empleado autenticado.
Estas reglas se crearn en la primera Actividad del Proceso; incluiremos una Expresin para asignar la
fecha de la solicitud y guardar el Creador del caso como el Empleado:

1.

Vaya al cuarto paso del Asistente de Proceso y seleccione Acciones de Actividad.

2.

Una nueva ventana mostrar las actividades donde usted puede agregar acciones. Seleccione la
actividad Registrar solicitud de licencia.

3.

Seleccione la opcin Al Entrar. Luego d clic en el icono de Signo Ms, para aadir una accin, y
seleccione Expresin.

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4.

La lista de expresiones creadas previamente se mostrar. De clic en Nuevo.

5.

El editor de Expresin se mostrar. Llene el, Nombre de mostrar y Descripcin como se muestra a
continuacin; esta informacin le permitir identificar la expresin para usos futuros.

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6.

D clic sobre la fleche y seleccione Adicionar Expresin. Escriba Solicitante y Fecha y luego d clic
en Ok.

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7.

D clic derecho sobre el mdulo que acabamos de incluir y seleccione Propiedades.

8.

El editor de Expresiones se mostrar. D clic en Modelo de Datos y seleccione el atributo

Empleado.
D clic en Ok.

9.

El atributo Empleado ha sido aadido a la Expresin. Ahora ingrese igual como operador y luego
seleccione la opcin Funcin.
Navegue a la categora Usuario Creador del Caso y seleccione User Id de la funcin de creador de
caso. D clic en Ok. Agregue un punto y coma (;) para demarcar la sentencia.

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10. Hemos finalizado la primera asignacin; el usuario Empleado ser el creador del caso.
Ahora asignaremos la fecha de hoy al atributo Fecha de Solicitud. Posicione su cursor sobre la
siguiente lnea y abra el Modelo de Datos. Seleccione la opcin Modelo de Datos y luego
seleccione el atributo Fecha de Solicitud. D clic en Ok.

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11. El atributo Fecha de Solicitud ha sido aadido a la Expresin. Ahora ingrese el signo igual como
aperador y luego seleccione la opcin Funcin.
Navegue a la categora Fechas & Tiempos, y seleccione la funcin Today. D clic en Ok.

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12. D clic en el botn Ok para guardar las asignaciones, guarde la regla y cierre el editor de Acciones
de la Actividad.

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6.

Participantes (Asignacin de Trabajo)

La asignacin de recursos es una etapa muy importante dentro de Bizagi. Los recursos responsables
de cada una de las actividades del Proceso se definen en esta etapa.
Bizagi identifica la relacin exitente entre los diferentes empleados basado en las variables que los
caracterizan y diferencian. Gracias a esta funcionalidad, Bizagi asigna las Actividades de manera
inteligente a los diferentes miembros de la compaa.
Primero debemos definir lo que sera una apropiada asignacin de cada una de las actividades del
Proceso; despus, completaremos la configuracin en Bizagi:

El Proceso de Solicitud de Vacaciones es un proceso interno que debe estar disponible para
todos los empleados de la organizacin. Por lo tanto, la primera Actividad debe siempre estar
disponible para cualquiera que pueda crear casos.
El supervisor del empleado siempre completar la actividad Aprobar Solicitud de licencia.
El usuario que present o cre la solicitud completar siempre la Actividad Informar Razn de
Rechazo. (La razn para el rechazo es determinada por el supervisor pero esta actividad es
ASIGNADA al solicitante).
La Actividad de Informar Razn de Rechazo siempre debera ser asignada a la persona que
present o cre el caso.
El Asistente de Recursos Humanos siempre ser responsable de la Actividad de Registrar
licencia de Vacaciones.

Para configurar las asignaciones nombradas, vaya al quinto paso del Asitente de Proceso.

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Las actividades para las cuales no se han configurado Participantes, se resaltan con un signo de
adminracin en el workflow.

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Actividad: Registrar solicitud de licencia

Esta actividad debe ser asignada al creador del caso; esta es una funcionalidad por defecto que provee
Bizagi, por lo que no tenemos que crear una asignacin para esto.

Actividad: Aprobar solicitud de licencia

1.

Una vez en el diagrama, seleccione la Actividad dando clic sobre ella. Se abrir la ventana de
asignacin de Participantes.

2.

D clic en Agregar condicin.

3.

En la nueva ventana seleccionaremos el Supervisor como el participante. Seleccione Id de Usuario.

4.

La lista de expresiones del sistema se mostrar.

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5.

Seleccione CurrentAssigneeBoss y d clic en Ok. Esta instruccin automticamente asignar la

segunda tarea al Supervisor del creador del caso.

6.

La expresin debe verse as:

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7.

D clic en Ok para guardar la Condicin del Participante y pulse Ok nuevamente para guardar el
participante.

Actividad: Registrar licencia de vacaciones

1.

Repita los pasos 1 y 2 para la actividad de Aprobar solicitud de licencia. Esta tarea es desempeada
por un empleado del departamento de Recursos Humanos con posicin de Asistente de Recursos
Humanos. En la primera lista desplegable, seleccione Posicin.

2.

Como no existen posiciones, cree una. D clic en Nuevo.

3.

Escriba
Asistente
de
Recursos
Humanos
y
d
D clic en Ok en todas las ventanas para guardar la Asignacin.

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clic

en

Guardar.

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Actividad: Informar razn de rechazo

La actividad de Informar Razn de Rechazo debe asignarse siempre a la persona que cre el caso.
1.

Repita los pasos 1 y 2 para la actividad de Informar razn de rechazo.

2.

Seleccione el creador del caso y d clic en Ok para guardar la condicin.

3.

Guarde
la
regla
dando
clic
en
Ok
en
la
ventana
de
Participantes.
Cierre el Diagrama dando clic sobre la flecha verde ubicada en la esquina superior derecha de la
pantalla para retornar al Asistente de Proceso.

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7.

Integrar con otras aplicaciones

Los Servicios Web se utilizarn para integrar Bizagi con el sistema de nmina. Se expone un servicio
que retorna el nmero de dias de vacaiones disponibles para un empleado especfico.
Hay dos opciones disponibles para implementar este paso:

La ms simple es si usted tiene una conexin de internet. En este caso usted puede utilizar un
servicio web existente que est disponible. No se requieren ms configuraciones y usted puede
saltar directamente a la seccin Invocar el Servicio Web desde Bizagi que encontrar ms
adelante.
Si usted no tiene acceso a una conexin de internet, siga los pasos descritos a continuacin
para instalar los servicios web localmente.

Instalar el Servicio Web localmente

1.

Asegrese de estar conectado a internet.

Descargue y descomprima el archive VacationService.zip que se encuentra en:
ftp://BizagiWSUser:BizagiWSUser@ftp.Bizagi.com/VacationService

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2.

Copie la carpeta descomprimida en la ruta de su sitio web local por defecto, usualmente
C:\Inetpub\wwwroot.
Abra el administrador IIS Manager ya sea corriendo el comando inetmgr o seleccionndolo de
las Herramientas Administrativas en el Panel de Control.

3.

En el administrador, abra el Sitio Web por defecto y busque la carpeta VacationService.D clic
derecho sobre ella y seleccione Propiedades.

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Business in motion

4.

En la ventana de Propiedades de VacationService, d clic en el botn Crear y luego en OK.

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Business in motion

5.

Para Windows 7, d clic derecho sobre la carpeta VactionService y seleccione Convertir a

Aplicacin. Luego d clic en Ok.

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Business in motion

Invocar Servicio Web desde Bizagi

1.

Desde el Asistente de Proceso vaya al sexto paso y seleccione Definir Interfaces de Integracin.

2.

Se muestra una vista del Proceso. Es esta, solo estarn activas las Tareas de Servicio. D clic en la
tarea Verificar Das Disponibles de Vacaciones.

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Business in motion

3.

El Asistente de Interfaz se abrir. Escriba la URL.

Si
existe
una
conexin
a
http://www.Bizagi.com/VacationService/Vacations.asmx

Internet,

escriba:

Si
el
servicio
web
est
http://localhost/VacationService/Vacations.asmx

localmente,

escriba:

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instalado

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Business in motion

4.

D clic en el botn Ir para ver los mtodos disponibles (esta operacin podra tomar algn tiempo
para finalizar). Seleccione el mtodo y d clic en Siguiente (los nombre de Sistema e Interfaz
toman valores por defecto que pueden ser cambiados si se desea).

5.

En este paso la informacin desde Bizagi hacia el servicio web se configurar. Se muestran dos
tablas; a la izquierda est el Modelo de Datos de Bizagi y a la derecha la informacin que el
mtodo de servicio web espera.

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Business in motion

Debido a que el nombre de usuario del Empleado (Solicitante) se utiliza para obtener los das
de vacaciones disponibles, en la tabla de Datos de Bizagi expanda el elemento VacationRequest,
y recorra el rbol de entidades hasta que vea el nombre de usuario del Empleado.
Una vez que se encuentra el atributo deseado, d clic sobre el atributo userName y luego de
clic sobre el parmetro id: String de la derecha. Esto conectar automticamente los dos
elementos.

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Business in motion

Las tablas pueden ser movidas y redimensionadas de ser necesario; as mismo, la ventana puede
ser maximizada utilizando el botn
ventana.

6.

, que se encuentra en la esquina superior derecha de la

En la nueva ventana seleccione, en el Modelo de Datos de Bizagi, el elemento en el cual la

respuesta del servicio web se va a almacenar. Como en el paso anterior, dos tablas se muestran,
pero ahora la tabla con la respuesta del servicio web se encuentra a la izquierda y la de los Datos
de Bizagi a la derecha.

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Business in motion

En los Datos de Bizagi, bajo VacationRequest encuentre el atributo NumeroDeDiasDisponibles y

relacione la respuesta del servicio web a este atributo. Luego d clic en Siguiente.

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Business in motion

7.

En el ltimo paso configuraremos qu hacer en caso de que se presenten errores. Seleccione la

opcin Lanzar Excepcin desde la Accin lista y d clic en Finalizar.

8.

El asistente de Interfaz se cerrar. D clic en la flecha verde ubicada en la esquina superior derecha
de la pantalla para regresar al Asistente de Proceso.

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Business in motion

8.

Portal de Trabajo (Ejecucin)

Hasta aqu, el diagrama de flujo de Proceso se ha completaco con la estructuracin de la informacin

del Proceso, el diseo de Formas para cada una de las actividades, la definicin de las Reglas de
Negocio y los Participantes. Ahora estamos listos para configurar el Protal de Trabajo.
D clic en el sptimo paso de Asistente de Proceso. En la nueva ventana seleccione Ejecutar Proceso
y luego Desarrollo.

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Business in motion

Usuarios
El Portal de Trabajo tiene tres usuarios, de manera que se pueda verificar el comportamiento de las
asignaciones. La siguiente tabla presenta la lista de usuarios.
USUARIO

CONTRASE
A

DOMINIO

Supervisor

Supervisor

domain

Empleado

Empleado

domain

Asistente

Asistente

domain

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SUPERVISOR INMEDIATO

NOMBRE DEL CARGO

Supervisor
Asistente de Recursos Humanos

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Supervisor
1. Para crear el usuario seleccione el Men de Admin y d clic en la opcin Usuarios.

2.

D clic en Nuevo Usuario.

Llene la informacin teniendo en cuenta la tabla de usuarios presentada al inicio de esta seccin

SEA CUIDADOSO al incluir una contrasea que usted pueda recordar o utilice la sugerida en la
tabla. Bizagi asignar el Nombre de Usuario como contrasea por defecto.
Demarque todas los cuadros de verificacin en la pestaa de informacin Bsica: Contrasea
expirada, Cuenta bloqueada y enviar mail con la contrasea al Usuario. Haciendo esto se pasar
por alto la autenticacin y validaciones del servicio SMTP.

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Business in motion

3.

D clic en Actualizar para guardar el usuario Supervisor.

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Business in motion

Empleado (Solicitante)
1.

Repita los pasos 1 a 3 de la creacin del usuario Supervisor.

2.

Para llenar el campo de Supervisor para el usuario del Empleado, vaya a la Pestaa de
Configuracin de Usuario y seleccione Buscar Usuario.

3.

D clic en Seleccionar en el registro de Supervisor.

4.

D clic en Actualizar para guardar el usuario Empleado.

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Business in motion

Asistente
1.

Repita los pasos 1 al 3 de la creacin del Supervisor.

2.

Para Aadir la posicin para el usuario Asistente, vaya a la pestaa de Organizaciones y seleccione
la posicin que desee agregar. Guarde el usuario dando clic en el botn Actualizar.

Parmetros
Antes de ejecutar el Proceso debemos definir las razones de rechazo.
1.

Vaya a la opcin Admin en el Portal de Trabajo y seleccione Entidades; una nueva ventana
mostrar una lista de Entidades Paramtricas.

2.

Seleccione la entidad Razones de Rechazo y luego d clic en Agregar Razn de Rechazo.

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Business in motion

3.

Ingrese las posibles razones de rechazo:

Razones de Rechazo
Los compromisos hacen imposible tomar las vacaciones en esa fecha.
No hay reemplazo disponible.
Evento importante en la fecha solicitada.
No tiene das disponibles.
Otra razn

4.

D clic en Cerrar.

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Business in motion

Probando el Portal de Trabajo

Verificaremos el Proceso despus de ingresar la informacin de entidades Paramtricas y usuarios.
Abra el Command Prompt ejecutando el comando cmd. Ejecute iisreset.

Abra el Portal de Trabajo, se solicitar ingresar una de las credenciales para los usuarios creados.
Ingrese a la aplicacin utilizando el usuario Empleado:

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Business in motion

1.

2.

D clic en la opcin Nuevo y seleccione el nombre del Proceso: Solicitud de Vacaciones.

Complete la informacin de la actividad; d clic en Siguiente para continuar con el Proceso. Se

notificar que no tiene actividades pendientes para este caso. El asignado ahora es el Supervisor.

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Business in motion

3.

Salga de la aplicacin y autentquese de nuevo, pero esta vez con el usuario Supervisor.

El caso se mostrar en el Inbox del Supervisor como una tarea pendiente. D clic en el botn
Trabajar en l para ingresar al caso.

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4.

Ingrese la informacin de la Actividad; apruebe la solicitud y d clic en Siguiente.

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Business in motion

Opcional: Aprobacin mvil

Usted tambin puede descargar nuestra Aplicacin mvil Bizagi e ingresar al Portal de Trabajo
para ver cmo el Supervisor puede aprobar la solicitud desde un dispositivo mvil. Su dispositivo
mvil y proyecto deben compartir la misma red, es decir, deben estar conectados a la misma red
wi-fi.

Su navegador posee una direccin. Esta es la que usted necesita para ingresar a la aplicacin.

Ingrese con el usuario Supervisor y vaya a la tarea Aprobar solicitud de vacaciones.

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Business in motion

Observe cmo la informacin se muestra de manera amigable.

Tenga en cuenta que debido a que la solicitud fue aprobada, la siguiente pantalla a ser mostrada
por el sistema es la asociada a la actividad Registrar licencia de vacaciones. Salga de la aplicacin e
ingrese de nuevo autenticndose con el usuario Asistente.

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La actividad de Registrar licencia de Vacaciones se muestra.

De todos modos, si la solicitud no fue aprobada, la pantalla asociada a la actividad Informar

Rechazo de Solicitud se mostrar al usuario Empleado.

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5.

Cuando el caso finalice, el usuario ver un candado en el panel de la izquierda as como y un

mensaje informando que no hay actividades pendientes para el caso.

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Business in motion

Mejorando el Portal de Trabajo

Bizagi permite la modificacin de la apariencia de los controles dentro de las formas para obtener
la apariencia que usted desea.
Bizagi tambin ofrece un conjunto de herramientas que permiten validar la informacin ingresada
para garantizar que los daos ingresados son adecuados para cada Actividad y cumplen con las
diferentes condiciones de negocio.

Para este talle mostraremos cmo mejorar la interfaz de usuario.

La Razn de Rechazo en la actividad de Aprobar licencia de Vacaciones debera ser mostrada al usuario
solo cuando la solicitud sea rechazada; algunas acciones se implementarn en el Diseandor de
Formas para configurar esta funcionalidad.
1.

Vaya al tercer paso del Asistente de Proceso y abra la forma asociada a la actividad Aprobar
solicitud de licencia.

2.

Abra la opcin Acciones & Validaciones y d clic en el botn Agregar en la ventana que se
muestra.

3.

Seleccione la condicin Cuando. Aada una condicin dando clic en el link Agregue una condicin.

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4.

Desplcese al Control Aprobado. Luego, seleccione el operador Es Falso.

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5.

Vaya a la seccin A continuacin. D clic en el link Agregar una accin.

Seleccione el Comando Definir como obligatorio para el Control Razn de Rechazo y asigne falso
al Argumento. De esta manera cuando el Control Aprobado sea falso, la razn de rechazo ser
requerida.

6.

Repita el procedimiento para el control Comentarios de Rechazo.

7.

Agregue dos Acciones ms: Seleccione el Comando Cambiar visibilidad para la Razn de Rechazo
y asigne Verdadero al argumento. De esta manera cuando el Control Aprobado sea falso, la Razn
de
Rechazo
ser
visible.

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Repita el procedimiento para el control Comentarios de Rechazo.

8.

Despliegue la seccin Si no. D clic en Realice las siguientes acciones y d clic en Agregar una
accin.

9.

Seleccione el Comando Cambiar visibilidad, para el Control Razn de Rechazo y asigne falso al
argumento. De esta manera cuando el Control Aprobado sea verdadero o no est lleno, la Razn
de Rechazo se ocultar

10. Repita el procedimiento para el control Comentarios de Rechazo. asi como para el Comando
Establecer como requerido.

11. La nueva Accin para Razn de Rechazo y Comentarios de Rechazo se puede observar a travs del
Portal de Trabajo, en la tarea Aprobar Solicitud de Vacaciones, seleccionando Si o No en el control
Aprobado. D clic en Ok.

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Enviar una notificacin (opcional)

El Proceso podra modificarse para enciar una notificacin automtica para alctividad Infomar Razn
de Rechazo, para esto la actividad necesita ser convertida a una Tarea de Servicio. Tambin se
requerira un servidor SMTP; ejecute este paso si usted ya posee uno.

1.

Vaya al primer paso del Asistente de Proceso y abra el Proceso.

2.

D clic derecho sobre la actividad Informar Razn de Rechazo y seleccione la opcin Transformar
a Tarea de Script:

3.

Guarde el Proceso y cierre el Modelador. Vaya al cuarto paso del Asistente de Proceso y seleccione
la opcin Acciones de Actividad.

4.

D clic en la tarea Informar Razn de Rechazo y agregue un Correo Electrnico- A la salida.

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5.

En la ventana de Mensaje llena el campo Para con el siguiente atributo: SolicituddeVacacionesEmployee-ContactEmail

6.

Incluya un Asunto como: Su solicitud de Vacaciones ha sido rechazada

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7.

Un texto como el siguiente debe ser ingresado en el mensaje:

Estimado (Empleado.full name):
Lamentamos informarle que su Solicitud de Vacaciones ha sido rechazada. La razn de rechazo
es la siguiente:
(RazondeRechazo)
Para incluir el nombre complete del solicitante y la Razn de Rechazo, seleccione la opcin
XPath.
Navegue en el Modelo de Datos y seleccione el atributo. D clic en Ok. El atributo se incluir.

Su correo electrnico debera verse as:

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8.

D clic en Guardar para cerrar la ventana de definicin del correo electrnico y luego en Ok sobre
la ventana de Acciones de Actividad.

9.

Vaya a la pestaa de Configuracin en Bizagi Studio y seleccione Ambiente.

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10. Las ventana de opciones de Ambiente de Bizagi se mostrarn. Llene la informacin para el
servidor SMPT as:
Servidor SMTP: El nombre de su servidor SMTP
Cuenta de Servidor SMTP: Una cuenta de correo electrnico vlida en el dominio. Esta
aparecer como emisor de los correos enviados.

11. Configure el correo de contacto para el Empleado (Solicitante). Vaya a la opcin Admin-Usuarios
en el Portal de Trabajo

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Asegrese de que la direccin ingresada es una direccin de correo vlida y d clic en

Actualizar.

12. Ejecute la aplicacin. Inicie un nuevo caso y rechace la solicitud; en vez de ver la forma de la
actividad Informar Razn de Rechazo, un correo electrnico se enviar y el caso se cerrar. El
correo electrnico debera verse de la siguiente manera:

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Business in motion

9.

Conclusin

En este taller usted aprendi cmo automatizar un proceso con Bizagi, Usted fue de un modelo de
Proceso a una aplicacin sin programar. Usted se familiariz con los diferentes compinentes de la
Suite BPM de Biagi: El Modelador de Procesos, Bizagi Studio y el Portal de Trabajo (ejecucin), donde
los usuarios participan en el proceos de Solicitud de Vacaiones.
Gracias por completar este taller, para Bizagi ha sido unplacer mostrarle por que somos la solucin
mas gil de automatizacin de Procesos.
Si tiene alguna pregunta o comentario, por favor sientease libre de Contactarnos.
Si usted necesita revisar la solucin del taller, usted puede abrir Bizagi y el proyecto estar disponible.

Siguientes pasos
1.

Para aprender ms acerca de Bizagi y BPM, por favor tome nuestros cursos en lnea en elearning.Bizagi.

2.

Visite nuestro centro de recursos en http://wiki.Bizagi.com/es

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10. Solucin de Problemas

Esta seccin cumple con las preguntas mas frecuentes que surgen de este taller:

1.

Agregue una figura errnea. Cmo la borro?

Seleccione la forma y presione la tecla Borrar. Un Lane puede ser borrado simplemente dando
clic derecho sobre su nombre y seleccionando la opcin Eliminar. Antes de borrar el Lane no
debe haber formas dentro de l. Para borrar una fase seleccione la opcin Eliminar que aparece
cuando usted da clic derecho en la parte superior de la Fase. Recuerde que para borrar una
Fase, no debe haber formas dentro de ella.

2.

Olvide demarcar un cuadro de verificacin cuando cre un usuario

Cuando se autentique al Portal de Trabajo, se le solicitar cambiar su contrasea. Esta puede
resultar en un error de autenticacin. Por favor vea la pregunta 4 para resolver el problema.

3.

No puedo ingresar con ningn usuario creado. Aparece un error de autenticacin,

Para el propsito de este taller, usted necesitar paras por alto la validacin de autenticacin.
EN la pgina de bienvenida, seleccione la autenticacin de Administrador en la parte inferior
derecha. En la nueva ventana, deje la contrasea en blanco y d clic en Login. El Portal de
Trabajo se ejecutar con el usuario de Bizagi creado por defecto: admon.
Para editar el usuario, seleccione Admin-Usuarios y seleccione todos los cuadros de verificacin
en la pestaa de informacin Bsica: Contrasea expirada, Cuenta bloqueada y enviar mail con
la contrasea al Usuario. Haciendo esto se pasar por alto la autenticacin y validaciones del
servicio SMTP.

4.

Active la casilla de verificacin de Notificar por mail cuando cree un usuario. Aparece un error
cuando trato de enviar una notificacin al usuario.
Usted debe configurar su servidor SMPT para habilitar correos electrnicos en pro de evitar
errores en el Portal de Trabajo. Siga los pasos establecido en la pregunta 3 para autenticarse
con el usuario creado por defecto. Para editar la informacin del usuario afectado, seleccione
Admin-Usuarios y desactive la opcin correo electrnico.

5.

No veo la actividad esperada cuando ingreso al Portal de Trabajo.

Asegrese de que ha asignado el Participante correcto a cada una de las actividades del
Proceso. Verifique que ha ingresado con el usuario correcto.

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