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LICENCIATURA EN ADMINISTRACION
FUNCION ADMINISTRATIVA I
UNIDAD 3: ORGANIZACIN COMO FUNCION ADMINISTRATIVA
PRESENTACION
La organizacin es la parte del proceso administrativo, junto con la planificacin
indirecta, coordinacin y control.
Se hablara de la organizacin como funcin administrativa para establecer los
objetivos que se pretenden alcanzar y saber cmo hacerlo.
Se encarga de agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar fines
establecidos con la ayuda de los elementos que la comprenden como es la
estructura, la sistematizacin y la jerarqua, en el cual, existen dos tipos de
organizacin, desarrollamos ambas; formal que es la que est escrita en un papel
generalmente aprobada por la direccin y la informal, que es la informacin que se
lleva a cabo y se desarrolla en grupos con actividades variadas pero sin objetivos
especficos.
Organizacin formal
Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la
diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio
establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organizacin
planeada; la que est en el papel.
Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de
manuales de organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas
y procedimientos, etc.
En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.
Organizacin informal:
Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que
ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que
establecen entre s como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento
de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro
documento formal.
La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre
las personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal. Surge a
partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organizacin formal para
el desempeo de los cargos.
La organizacin informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no
han sido planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades de los
participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la
organizacin formal.
Organizacin Informal
Con base en los estudios de Elton Mayo realizados en Hawthorne, se lleg a
comprender la importancia que tiene la organizacin informal para la empresa.
Chester Bernard, la defini como cualquier actividad de grupo que no tiene
objetivos explcitos, aunque eventualmente pueda contribuir al logro de fines
comunes. (Citado por Koontz y O Donnell, op. cit. p.254)
Los grupos de amigos, de juegos y diversiones, son ejemplos de grupos
informales en la empresa; su funcin principal es apoyar la ejecucin de los planes
institucionales. No obstante, a menudo, se constituyen en grupos de presin en
contra de los directivos, convirtindose en un estorbo para la empresa.
JERARQUIZACIN
TIPOS DE AUTORIDAD
DEPARTAMENTALIZACIN
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
3.5.2 JERARQUIZACIN
Jerarqua proviene del griego hierarjes (jerarca), que significa superior y principal
en la jerarqua eclesistica.
El termino jerarqua fue empleado, originalmente, para describir el sistema de
gobierno de la iglesia que consta de sacerdotes escalonados en grados.
Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional y/o staff) de cada
nivel.
Reglas.
Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.
1. Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser
los mnimos e indispensables.
2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional
y/o staff).
Autoridad de lnea
Autoridad de personal
Autoridad funcional
Autoridad de lnea
Se denomina autoridad de lnea la que detecta un mando para dirigir el trabajo de
un subordinado. Es la relacin directa de superior-subordinado que se extiende de
la cima de la organizacin hasta el escaln ms bajo, y se le denomina "cadena
de mando".
Autoridad de personal
Es cuando la autoridad es delegada progresivamente en terceros, ya sea por la
especializacin de los mismos o por los recursos con que cuentan. Es necesario
crear funciones especficas de autoridad de personal para apoyar, ayudar y
aconsejar. Un ejemplo podra ser: El responsable de un supermercado no puede
manejar en forma directa y eficiente la administracin y las compras, para lo cual
crea el departamento de compras, con un responsable directo y con autoridad
sobre los trabajadores de ese departamento.
Autoridad funcional
Es la autoridad que tendra en administrador del supermercado sobre todos los
empleados del mismo. Esta autoridad complementa la de lnea y la de personal.
Es una forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada
"cadena de mando".
Autoridad y lmites de esta Autoridad:
Es la facultad de que est investida una persona dentro de una organizacin para
dar rdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realizacin
de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los
objetivos del grupo.
b) Funcional. Cuando es ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.
2. Tcnica o Staff. Nace de los conocimientos especializados de quien los posee.
3. Personal. Se origina en la personalidad del individuo.
Delegacin de autoridad y responsabilidad
Es la concesin de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un
subordinado.
Ventajas:
1. Permite al directivo dedicarse a las actividades de ms importancia, en tanto
que las funciones detalladas y rutinarias se delegan.
2. A travs de ella, la responsabilidad se comparte, hacindose ms significativa.
3. Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos.
4. Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.
Requisitos para Delegar
1. Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente
por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad,
etc.
2. Especificar claramente, metas y objetivos de la funcin delegada.
3. Capacitar al personal en quien se va a delegar.
4. Establecer estndares de actuacin de tal manera que se fomente la iniciativa,
creatividad y lealtad hacia la organizacin.
5. Convenir sobre las reas de no delegacin.
6. El directivo deber mostrar inters en el desempeo del empleado, en relacin
con la funcin relegada.
a) Los jefes estn ms cerca del punto donde se deben tomar las decisiones, lo
que disminuye los atrasos causados por las consultas a los superiores distantes.
b) Permite aumentar la eficiencia aprovechando mejor el tiempo y aptitud de los
funcionarios, evitando que rehyan la responsabilidad.
c) Los altos funcionarios pueden concentrarse en las decisiones de mayor
importancia, dejando las menos importantes a los niveles ms bajos.
d) Permite la formacin de ejecutivos locales o regionales ms motivados y ms
conscientes de sus resultados operacionales.
Desventajas de la descentralizacin:
a) Falta de uniformidad en las decisiones.
b) Insuficiente aprovechamiento de los especialistas, al considerar que ya no se
necesita la asesora de la oficina matriz.
c) Falta de jefes capacitados.
Centralizacin: Existe el rgimen de centralizacin administrativa cuando los
rganos se agrupan colocndose unos respecto a otros en una situacin de
dependencia tal que entre todos ellos existe un vnculo que, partiendo del rgano
situado en el ms alto grado de ese orden, los vaya ligando hasta el rgano de
nfima categora, a travs de diversos grados en los que existen ciertas facultades.
La relacin jurdica que liga a los diversos rganos colocados en la situacin que
se acaba de describir, constituye lo que se denomina relacin de jerarqua.
Mediante dicha relacin se explica cmo se mantiene la unidad del poder
administrativo, a pesar de la diversidad de los rganos que lo forman.
La relacin de jerarqua consiste en una relacin de dependencia que implica
ciertos poderes de los rganos superiores sobre los inferiores, en cada grado de la
jerarqua, hasta el Presidente de la Repblica, que es el jefe jerrquico superior de
la administracin pblica federal. En Mxico, el rgimen centralizado, constituye la
forma principal de la organizacin administrativa. Su estudio viene a ser el de la
organizacin del Poder Ejecutivo, en cuyas manos se concentra principalmente la
mayor parte de la funcin administrativa.
El Presidente tiene, segn la Constitucin, un doble carcter: de rgano poltico y
de rgano administrativo. Su carcter de rgano poltico deriva de la relacin
directa e inmediata que guarda con el Estado y con los otros rganos
por servicio son aquellos que prestan determinados servicios pblicos (Comisin
Federal de Electricidad, Ferrocarriles Nacionales de Mxico, Instituto Mexicano del
Seguro Social, Universidad Nacional Autnoma de Mxico, etc.).
Descentralizacin por colaboracin. Constituye una modalidad particular del
ejercicio de la funcin administrativa con caracteres especficos que la separan
notablemente de los otros dos tipos anteriores de descentralizacin. La
descentralizacin por colaboracin se origina cuando el Estado adquiere mayor
injerencia en la vida privada y cuando, como consecuencia, se le presentan
problemas para cuya resolucin se requiere una preparacin tcnica de que
carecen los funcionarios polticos y los empleados administrativos de carrera. Para
tal evento, se impone o autoriza a organizaciones privadas su colaboracin,
hacindolas participar en el ejercicio de la funcin administrativa.
De esta manera, la descentralizacin por colaboracin es una de las formas del
ejercicio privado de las funciones pblicas. En estos tres tipos de
descentralizacin no hay caracteres idnticos y uniformes, pues a diferencia de la
centralizacin, aquel rgimen constituye una tendencia de alcances muy variables.
Sin embargo, y reconociendo todos los matices que pueden revestir los
organismos descentralizados, la doctrina ha tratado de fijar algn carcter esencial
comn para todos ellos. As pues, el nico carcter que se puede sealar como
fundamental del rgimen de descentralizacin es el de que los funcionarios y
empleados que lo integran gozan de una autonoma orgnica y no estn sujetos a
los poderes jerrquicos caractersticos del rgimen centralizado en el que las
autoridades superiores tienen determinadas facultades con relacin a las personas
y a los actos de los empleados inferiores.
3.5.4 DEPARTAMENTALIZACIN
La departamentalizacin se logra mediante una divisin orgnica que permite a la
empresa a desempear con eficiencia sus diversas actividades.
B. Tipos de departamentalizacin.
De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, es posible aplicar
diversos tipos de departamentalizacin; los ms usuales son:
TIPOLOGA DE LA ORGANIZACIN
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos
organizacionales que se pueden implantar en un grupo social.
de
estructuras
Gerente General
Supervisor
Empleados
Desventajas:
Es rgida e inflexible
La organizacin depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
No fomenta la especializacin
Los ejecutivos estn saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se
dediquen a labores directivas sino de operaciones simplemente.
3.6 ESTRUCTURAS DE DEPARTAMENTOS O REAS
Finanzas
Contabilida
d
Tesorera
Presupues
to
Ejemplo:
La divisin de una planta automotriz de acuerdo con cada una de las etapas de su
proceso como: funcin, ensamble, pintura, pulido, etc., nos muestra la
departamentalizacin por procesos.
Mayor especializacin
Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona
La divisin del trabajo es planeada y no incidental
el trabajo manual se separa del trabajo intelectual
disminuye la presin sobre un solo jefe por el nmero de especialistas con
que cuenta la organizacin.
Desventajas:
Organizacin Staff
La organizacin staff surge como consecuencia de las grandes empresas y de
avance de la tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el
manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar
informacin experta y de asesora a los departamentos de lnea.
Este tipo de organizacin no disfruta de autoridad de lnea o poder para imponer
sus decisiones. La figura siguiente muestra una organizacin en la cual se ha
colocado el departamento de asesora a la derecha del nivel correspondiente.
Ntese cmo la lnea de autoridad esta o tcnica se representa por medio de
lneas punteadas mientras que la autoridad lineal se presenta con lnea continua.
Por lo general este tipo de organizacin no se da por si sola si no que existe
combinado con los tipos de organizacin anteriormente mencionados y por lo
general en empresas de mediana y gran magnitud.
Ventajas:
Desventajas:
Clasificacin:
1. Directivo: representa a los accionistas de una empresa que se encarga de
deliberar y resolver los asuntos que surgen en la misma.
2. Ejecutivo: es nombrado por el comit directivo, para que ejecute los
acuerdos que ellos toman.
3. De vigilancia: personal de confianza que se encarga de inspeccionar las
labores de los empleados de la empresa.
4. Consultivo: integrado por especialistas, que, por sus conocimientos o
estudios, emiten dictmenes sobre asuntos que les son consultados.
Ventajas:
Desventajas:
Organizacin Multidivisional
Cuando una empresa crece, se diversifica y se incrementa su complejidad. La
empresa est dividida en unidades organizativas o subdivididas que funcionan de
forma casi autnoma estando coordinadas por una direccin central.
Por Ejemplo.
Cada subunidad se asemeja a empresas independientes que son coordinadas y
controladas por la direccin general para evitar que surjan problemas como en las
burocracias.
Ventajas:
1. Mejora la coordinacin de los objetivos en cada divisin.
2. Libera a la alta direccin permitindole prestar ms atencin al largo plazo
(nuevas estrategias)
3. Permite buena formacin de futuros miembros de la alta direccin (se
refiere a los gerentes de cada subunidad)
Desventajas
1. Posible riesgo de duplicidad de las actividades. Esto supondra un
incremento en el coste de funcionamiento por lo que perjudicara en la
eficiencia de la empresa.
2. Posibles conflictos organizativos entre las divisiones de coordinacin
Esta estructura es muy tpica de grandes empresas que van creciendo de manera
externa mediante compras y que permiten a las empresas compradas seguir
operando en su mercado con su antigua estructura.
Ventajas:
Desventajas:
Organizacin matricial
Esta forma de organizacin tambin se conoce como organizacin de matriz, de
parrilla, de proyecto o administracin de producto
Consiste en combinar la departamentalizacin por proyecto con la de funciones.
De esta manera, existe un gerente funcional a cargo de las de funciones. De esta
manera, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherente al
departamento, con una sobre posicin de un gerente de proyecto. Se distingue de
otros tipos de organizacin, en que se abandona el principio de la unidad mando
en favor del sistema de mando mltiple o de dos jefes. El sistema de mando