LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO SEMANA 4

ESTUDIANTE
LUZ MARIA VARGAS MANRIQUE
CC 1057546670

TUTOR
SANDRA MILENA MONTOYA LPEZ

SERVICIO DE APRENDIZAJE NACIONAL SENA

BOGOTA D.C. DICIEMBRE DE 2015

INTRODUCCION
Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios que regulan la funcin archivstica del
estado. Para ello se a establecido en esta ley una serie de artculos que le permiten a una
entidad pblica o privada regulados por la ley guiarse y llevar una adecuada gestin de
archivo de documentacin.

La Ley 594 de 2000 expresa la importancia de la conservacin del archivo para una buena
gestin Empresarial. Dado lo anterior, realice un ensayo en donde justifique el por qu las
empresas deben tomar las medidas que sean necesarias para conservar y manejar su
archivo.
Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentacin organizada,
fomentar esta cultura garantiza la recuperacin de la informacin y se facilita la
posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo as con un servicio al que tiene
derecho la comunidad. Todos los involucrados en este medio de la organizacin de
archivos, debemos ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre de organizar
los archivos.
La importancia de los archivos es conocer el valor de la informacin tanto para la
administracin de cualquier empresa, como para la cultura, est incluido dentro de los
planes propuestos en esta ley para la organizacin de un archivo. Ya no se desechan los
documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las tcnicas sugeridas para este
proceso, con el fin de proteger y perpetuar nuestra historia, adems de respaldar cualquier
gestin. Donde reposa la informacin de una empresa o ciudadano son el soporte para la
toma de decisiones, respaldan la gestin o actividades tanto en el campo administrativo
como el econmico, poltico y cultural sino tambin en el campo de la justicia
constituyndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo as en
garantizadores de derechos y ncleos de informacin.
Para los servidores pblicos con respecto a la organizacin, conservacin, el uso y manejo
de los documentos. Esto quiere decir que tanto las entidades pblicas como las privadas
con funciones pblicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar
la eficiencia de su gestin. Una vez organizados los archivos de acuerdo a los lineamientos
establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la produccin y
manejo de documentos, favoreciendo la administracin, permitiendo as, no solo
descongestionamiento en las oficinas sino la atencin oportuna para quien requiera
consulta e informacin. Igualmente la Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo el
archivo pblicos sino tambin los privados con valor histrico, y para ello ofrece apoyo,
garantas y estmulos con el objeto de conservar y proteger dicha informacin. Para esto
efectuar todos los pasos necesarios as tenga que expropiar alguna entidad o persona

jurdica de estos archivos que se convierten en patrimonio nacional por ser parte de su
historia, pues sabemos que la perdida de este tipo de informacin es irrecuperable.
La inadecuada administracin de la informacin dentro de las organizaciones, ocasiona
grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Hoy en da somos
conscientes de que la informacin se ha constituido en uno de los principales activos o
patrimonio de las empresas, pues es el soporte de la actividad y la fuente de organizacin
en cada una de sus reas. La sensibilizacin y capacitacin del personal de la empresa, son
vitales pues la administracin de la informacin requiere de la importancia y las practicas
documentales adecuadas para poder brindar un soporte bien estructurado para la
empresa.

CONCLUSION

La ley 594 de 2000 es una ley de mucha importancia ya que con esta vemos todos los
esquemas ms importantes que se deben de tener en cuenta en el momento de abrir una
institucin pblica cuyo final es brindar un servicio a la comunidad.