LA FABRIL S.A.

MANUAL DEL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION DEL CAMBIO

Agosto del 2003

Este documento contiene informacin confidencial y es para uso exclusivo de la Compaa

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autorizacin escrita de Price Waterhouse & Co., no podr ser puesta a disposicin de
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su reproduccin o publicacin. Nos eximimos de responsabilidad ante terceros o ante
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caso al monto de los honorarios que efectivamente se hubiera cobrado con relacin a
dichos servicios.

SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION DEL CAMBIO

DESCRIPCION:
El presente documento contiene la misin y visin institucional, los valores
organizacionales, las competencias organizacionales y gerenciales, la poltica de
comunicacin interna, el plan de comunicacion para el perodo 2.003 2.004, la
definicin de los Comits que dirigirn la gestin de La Fabril S.A., el diseo del
programa de re-induccin organizacional, el diseo del modelo de gestin del
Area de RRHH.

ELABORACION:
Elaborado por:
Price Waterhouse & Co.

Fecha:
13 de agosto
de 2003

Firma:

Fecha:
13 de agosto de
2003

Firma:

No. de Revisin:

00

APROBACION:
Aprobado por:
Gerencia General

No. de Revisin:
00

INDICE
I.

INTRODUCCION

2.

POLITICA DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL

3.

PLAN DE COMUNICACION
a) OBJETIVO GENERAL
b) OBJETIVOS ESPECIFICOS

4.

COMITES GERENCIALES

I.

INTRODUCCION
La capacidad de las compaas para gerenciar las continuas
transformaciones necesarias que permitan asegurar su sostenibilidad y
rentabilidad en entornos altamente competitivos depende, en gran
medida, de su efectividad en el manejo comunicacional.
Las reestructuraciones, fusiones y adquisiciones, redefinicin de
procesos, implantacin de nuevas tecnologas y sistemas de integracin
de informacin entre otras dinmicas de cambio, implican la activacin de
procesos de comunicacin, que faciliten la evolucin de la cultura
corporativa de acuerdo a las nuevas realidades y la comprensin,
adaptacin y desarrollo de nuevas competencias en las personas para
alcanzar los objetivos previstos.
Tradicionalmente, la comunicacin ha estado orientada a informar a los
colaboradores las polticas y directrices organizacionales, obteniendo as
una reduccin de la conflictividad laboral y un incremento de la
productividad y eficacia de la empresa.
Sin embargo, aunque este enfoque ha demostrado su utilidad, no ha
logrado que los colaboradores aporten su colaboracin y esfuerzo en la
consecucin de los objetivos de la empresa, es decir, no ha logrado que
se comprometan con su empresa.
Para lograr que se comprometan, es necesario asegurar que los
colaboradores conozcan claramente cules son los objetivos, cul es la
realidad de la empresa, su posicionamiento en el mercado y sus
proyectos futuros. En otras palabras, primero, es necesario compartir
informacin vital que logre que los colaboradores quieran compartir y
que quieran cooperar.
Es aqu donde la comunicacin organizacional adquiere un enfoque
distinto, convirtindose en un instrumento para conseguir la participacin
de todo el personal en los cambios en que est involucrada la empresa;
convirtindose entonces en una herramienta estratgica que genera un
proceso continuo de transmisin de informacin para crear valor en la
cultura organizacional, dando a la empresa una identidad compartida y
un sentido de direccin y de unin entre todos sus integrantes.

El desarrollo de la cultura de la organizacin se convierte entonces en un

fenmeno de comunicacin profundo que debe dar a conocer la visin, la
misin, el conjunto de valores, atributos y otras caractersticas estables de
la organizacin
Este enfoque induce a concluir que la comunicacin es responsabilidad
de toda la organizacin. Sin embargo, como el involucramiento de toda
la organizacin tambin es un proceso; mientras ocurre, la comunicacin
requiere un tratamiento profesional que puede ser gestionado por el rea
de Recursos Humanos.

II.

POLITICA DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL

a) El propsito fundamental de la comunicacin en La Fabril es propiciar y

facilitar la creacin de las condiciones ptimas para que el intercambio de
informacin y la interaccin entre los elementos que integran la empresa, se
establezcan de forma natural y fluida.
b) La comunicacin interna se regir por los principios de legalidad, respeto,
integridad, honestidad, claridad y participacin.
c) Todo cambio organizacional relacionado con estrategias, metas, planes,
estructura, procesos, productos, clientes, recursos, etc., debe contar con su
respectivo programa de comunicacin, en el que se establezcan claramente
los objetivos, las acciones, los responsables, los medios a utilizar y el
presupuesto necesario para su instrumentacin.
De igual forma, se deben comunicar los cambios que afecten la situacin
laboral de los colaboradores que integran la empresa; por ejemplo,
promociones, nuevas funciones, traslados, ingresos, retiros, etc.
d) Con el fin de optimizar la gestin, se debe elaborar un plan anual de
comunicacin, el mismo que debe responder a un diagnstico previo en el
que se definan prioridades. Este plan debe contar con la aprobacin de la
Gerencia General.
e) Se debe privilegiar los medios que impulsen la comunicacin interna de
doble va, y que logren el aprovechamiento de los recursos materiales,
humanos y tecnolgicos existentes en la organizacin.
f) La comunicacin interna es responsabilidad de todos los cargos que tienen
personal bajo su mando.
El rea de Recursos Humanos, es responsable de la definicin de planes
y de la implementacin de programas especficos de comunicacin.
g) Por lo menos una vez al ao debe realizarse un diagnstico de la efectividad
de la comunicacin interna. La realizacin del diagnstico debe ser
previamente informado, as como deben informarse sus resultados y los
planes subsecuentes.
Para la realizacin del diagnstico se requerir el apoyo del rea de
Control Interno, y los resultados finales debern ser informados al Comit
de RRHH.

III.

PLAN DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL

Situacin actual

El plan de comunicacin siempre debe responder a un diagnstico previo

que focalice las acciones en los temas que resulten prioritarios para La
Fabril.
En los diagnsticos organizacionales realizados tanto para la definicin
del Plan Estratgico (Deloitte & Touche), como en el proceso de
reestructuracin de La Fabril (Price Waterhouse & Co.), se encuentran
impresiones comunes respecto de la comunicacin interna.
En resumen ambos diagnsticos concluyen que actualmente en La Fabril
1. Existe indefinicin respecto a:
Cul es la informacin que debe ser comunicada a la organizacin,
Quines son los responsables de la transmisin de la informacin,
Cules son los medios a utilizar para trasmitir la informacin.
2. La carencia de comunicacin dificulta la asuncin de roles y el
cumplimiento de responsabilidades en cada una de las reas de la
organizacin.
3. Existe un mal aprovechamiento del mail interno.
4. Existen rumores sobre los cambios que se estn implementando en la
empresa sin que exista una respuesta autorizada a las inquietudes.
Para el 2.003/2.004 se establece entonces, como prioridad, la creacin
de medios formales de comunicacin que, por medio de su permanencia
en el tiempo, contribuyan a construir la cultura de la comunicacin y a
fortalecer los valores organizacionales.

a) Objetivo general

Construir e impulsar la cultura de la comunicacin y el fortalecimiento de

los valores organizacionales, mediante la participacin de toda la
empresa en el actual proceso de cambio.

b) Objetivos especficos
7

Apalancar el proceso de cambio (diseo organizacional y del modelo de

gestin de recursos humanos).

El proceso de cambio debe ser comunicado como un medio para

mantener e incrementar la competitividad de La Fabril, a nivel nacional e
internacional.
Este es el eje que debe primar en toda accin de comunicacin
relacionada con el proceso de cambio.

Franquiciar la comunicacin de los cambios.

Los cambios a implementar afectan en mayor o menor medida a cada

rea de La Fabril, por tanto debe utilizarse la estructura de mando
existente para transmitir la informacin, tanto en forma ascendente como
descendente.
Esta estrategia tambin contribuye al empoderamiento de los mandos, y
as debe ser explicado.

Facilitar la informacin a la organizacin.

Es necesario implementar en La Fabril medios de comunicacin de

cobertura general de forma que se asegure que no exista distorsin ni en
la forma ni en el contenido de la informacin. Estos medios deben
integrar la comunicacin ascendente, descendente y horizontal.

Solemnizar los cambios a implementar.

Los cambios que se estn implementando afectan la actual forma de

hacer las cosas en La Fabril, por tanto los cambios en esta forma de
hacer las cosas, deben ser solemnizadas de forma que se refuerce la
impresin de que son producto de una decisin inteligente y compartida
por todos los niveles de decisin.

IV.

COMITES GERENCIALES

Para el caso de La Fabril, no deberan existir muchos Comits, ya que se dara la

sensacin de que todo el mundo est en reuniones o en los Comits. Tienen un
problema que es la definicin de la responsabilidad, ya que en un grupo la
responsabilidad se diluye.

La Fabril tendr cuatro comits:

Comit Ejecutivo
Comit Comercial
Comit Tcnico
Comit de Calidad
Podran existir proyectos especficos que para su seguimiento podran requerir en su
etapa de diseo y desarrollo la presencia de una Comisin para ya una vez que esto se
convierte en una prctica o ya est implementado el impacto del Comit queda
limitado.

COMIT EJECUTIVO:
Es el Comit principal en el cual debern recaer las funciones de mayor
responsabilidad y autoridad que puedan ser delegados, dada la estructura
deberan formar parte del mismo los Directores, en caso de que quisiramos
incluir alguien mas debera ser en casos de excepcin y podran crear el
concepto de Comit Ejecutivo Ampliado, es importante que dentro de los
Directores se seleccione a alguno de ellos para actuar como Secretario del
Comit y sea alguien que apoye a la familia en el seguimiento de los temas
pendientes.
Propsito del Comit Ejecutivo:

Planificar y controlar las estrategias,

estratgicas de la empresa.

polticas y metas

Ser la fuente de informacin para la empresa y sus estructura

organizacional.
Puntualmente:
Planificar y Controlar la estrategia, poltica, y meta Comercial de la
empresa.
Planificar y Controlar la estrategia, poltica, y meta Tcnica y de
Produccin de la empresa.
Planificar y Controlar la estrategia, poltica, y meta de Abastecimiento de
la empresa.
Planificar y Controlar la estrategia, poltica, y meta Financiera de la
empresa.
Planificar y Controlar la estrategia, poltica, y meta Administrativa de la
empresa.

Integrantes y Roles del Comit Ejecutivo:

Lder:
Presidente (el integrante de mayor nivel jerrquico en relacin al
propsito y alcance definido. Es de asistencia permanente.) En caso de no
asistencia su reemplazo sera el Gerente General. En caso de definir
reunirse sin el Presidente y el Gerente General, liderar la reunin el Director
Financiero Administrativo.

Integrantes:
Gerente General, Director Mercadeo, Director Ventas
Consumo, Gerente Ventas Industriales Exportacin, Director Tcnico,
Director Favorita, y Director Financiero Administrativo. (Funcionarios cuyas
responsabilidades del cargo estn directamente relacionadas con el
propsito y alcance de la comisin. Deben asistir de forma permanente.)
10

Invitados: Gerentes y Jefes (Funcionarios que se relacionan con un tema

especfico y que aportan un enfoque especializado en algn tema que se
aborda en determinado momento. Asisten de forma eventual y exclusiva a la
sesin y en el momento en que se aborda el tema motivo de la invitacin.)

Responsable de Registrar el Acta: Director Financiero Administrativo.

Sistema de operacin del Comit Ejecutivo:

Periodicidad:

Se establece una reunin cada dos semanas, el da lunes de la segunda y cuarta semana
preferiblemente; durante un periodo inicial. Se espera que despus de un periodo se puedan
reunir mensualmente.

Duracin:

Cada sesin debe tener una duracin mxima de 240 minutos. La hora de inicio de la sesin
ser a las 15H30.

V.

Agenda previa,
Los temas que se tratarn deben ser acordados e informados previamente,
de manera que los integrantes de la comisin asistan preparados a la
reunin. Igualmente los reportes que se realizarn en cada reunin
debern ser enviados con dos das de anticipacin a todos los integrantes
del comit. Esto permite el manejo adecuado del tiempo.

Registro de acciones y resultados

Se debe registrar el acontecer de las reuniones. El modelo bsico de
acta debe contener:

Fecha y duracin de la reunin,

Asistentes,

Invitados y motivo de la invitacin,

Temas abordados,

Decisiones tomadas,

Responsables de las acciones pendientes,

Tiempo estimado para volver sobre temas no resueltos

Responsable de registrar el acta,

Fecha y agenda de la prxima reunin.

Dinmica de conduccin
a. El lder del Comit decide el orden de los temas a tratar. Se
sugiere iniciar por los temas urgentes, seguido de aquellos que
requieren seguimiento, a continuacin incluir los temas nuevos
agendados.
b. Conduce la reunin anunciando los temas,

11

c. Otorga la palabra al funcionario que lo solicita

d. Estimula la participacin de los presentes

e. Dirige a los asistentes a encontrar soluciones.

f. Los integrantes del comit se auto-comprometen a centrarse en los
temas de la agenda

Normas para desarrollar temas

Los temas a desarrollar durante la reunin deben ser presentados bajo el

modelo problema solucin (situacin / anlisis de causas / anlisis de
posibles soluciones / solucin propuesta).
Este esquema debe ser informado antes de asistir a la reunin, de manera que
los asistentes asistan preparados con propuestas.

12

COMIT COMERCIAL:
Este Comit ser el responsable de la Planificacin de la Demanda y de la satisfaccin
de la misma en trminos de productos, precios, distribucin, promocin de marcas.
Este comit podra derivar hacia otros subcomits como son el de Mercadeo, Ventas,
Distribucin, e Investigacin & Desarrollo, pero sobre la base de las definiciones que
se tomen en este Comit.

Propsito del Comit Comercial:

Controlar, Coordinar, y Decidir las acciones necesarias a realizar

por parte de sus integrantes para cumplir con las estrategias de
la empresa, sus objetivos funcionales, sus planes operacionales
y su ejecucin.

Puntualmente:

Controlar, Coordinar, y Decidir sobre Planificacin de Mercadeo de

productos y marcas (precios, mrgenes de rentabilidad, productos,
promociones).
Controlar, Coordinar, y Decidir sobre el Lanzamiento de nuevas marcas y
productos.
Controlar, Coordinar, y Decidir sobre Planificacin de Ventas y
Distribucin de productos (distribucin).
Controlar, Coordinar, y Decidir sobre Planificacin de Inventarios de
productos terminados.
Controlar, Coordinar, y Decidir sobre el presupuesto de egresos de
Mercadeo y Ventas.

Integrantes y Roles del Comit Comercial:

Lder:
Gerente General (el integrante de mayor nivel jerrquico en
relacin al propsito y alcance definido. Es de asistencia permanente.) En
caso de no asistencia su reemplazo sera el Director Mercadeo.

Integrantes:
Director Mercadeo, Director Ventas Consumo, Gerente
Ventas Industriales Nacional, Gerente de Distribucin, y Director Financiero
Administrativo. (Funcionarios cuyas responsabilidades del cargo estn

13

directamente relacionadas con el propsito y alcance de la comisin. Deben

asistir de forma permanente.)

Invitados: Directores, Gerentes y Jefes (Funcionarios que se relacionan con

un tema especfico y que aportan un enfoque especializado en algn tema
que se aborda en determinado momento. Asisten de forma eventual y
exclusiva a la sesin y en el momento en que se aborda el tema motivo de
la invitacin.)

Responsable de Registrar el Acta: Gerente de Distribucin.

Sistema de operacin del Comit Comercial:

Periodicidad:

Se establece una reunin cada dos semanas; el da lunes de las segunda y cuarta semana
preferiblemente.

Duracin:

Cada sesin debe tener una duracin mxima de 120 minutos. La hora de inicio de la sesin
ser a las 10H00. Slo en casos excepcionales se deber extender, sin embargo no debe pasar
de 180 minutos.

Agenda previa,

Los temas que se tratarn deben ser acordados e informados previamente, de manera que los
integrantes de la comisin asistan preparados a la reunin. Esto permite el manejo adecuado
del tiempo.

Registro de acciones y resultados

Se debe registrar el acontecer de las reuniones. El modelo bsico de
acta debe contener:

Fecha y duracin de la reunin,

Asistentes,

Invitados y motivo de la invitacin,

Temas abordados,

Decisiones tomadas,

Responsables de las acciones pendientes,

Tiempo estimado para volver sobre temas no resueltos

Responsable de registrar el acta,

Fecha y agenda de la prxima reunin.

Dinmica de conduccin
a. El lder del Comit decide el orden de los temas a tratar. Se
sugiere iniciar por los temas urgentes, seguido de aquellos que
requieren seguimiento, a continuacin incluir los temas nuevos
agendados para finalizar con los varios.
b. Conduce la reunin anunciando los temas,

14

c. Otorga la palabra al funcionario que lo solicita

d. Estimula la participacin de los presentes

e. Dirige a los asistentes a encontrar soluciones.

Normas para desarrollar temas

Los temas a desarrollar durante la reunin deben ser presentados bajo el

modelo problema solucin (situacin / anlisis de causas / anlisis de
posibles soluciones / solucin propuesta).
Este esquema debe ser informado antes de asistir a la reunin, de manera que
los asistentes asistan preparados con propuestas.

15

COMIT TECNICO:
Este Comit ser el responsable de la Planificacin de la Produccin y Abastecimiento
en trminos de productos, costos, procesos, entre otros. Este comit podra derivar
hacia otros subcomits como son el de Produccin, Mantenimiento, Control de Calidad,
Abastecimiento, Distribucin, e Investigacin & Desarrollo, pero sobre la base de las
definiciones que se tomen en este Comit.

Propsito del Comit Tcnico:

Controlar, Coordinar, y Decidir las acciones necesarias a realizar

por parte de sus integrantes para cumplir con las estrategias de
la empresa, sus objetivos funcionales, sus planes operacionales
y su ejecucin.

Puntualmente:

Controlar, Coordinar, y Decidir sobre Planificacin de Produccin.

Controlar, Coordinar, y Decidir sobre Planificacin de Mantenimiento.
Controlar, Coordinar, y Decidir sobre Planificacin de Abastecimiento.
Controlar, Coordinar, y Decidir sobre Presupuesto de egresos de
Produccin, Mantenimiento, Abastecimiento, e Investigacin & Desarrollo.
Controlar, Coordinar, y Decidir sobre Inversiones de capital en el rea
Tcnica y Abastecimiento.
Controlar, Coordinar, y Decidir sobre desarrollo y mejoramiento de
productos1 y procesos.

Integrantes y Roles del Comit Tcnico:

Lder:
Gerente General (el integrante de mayor nivel jerrquico en
relacin al propsito y alcance definido. Es de asistencia permanente.) En
caso de no asistencia su reemplazo sera el Director Tcnico.

Integrantes:
Director Tcnico, Director Favorita, Director Financiero
Administrativo, Gerente Produccin A&G Manta, Gerente Produccin
Jabones, Gerente Produccin A&G Guayaquil, Gerente Mantenimiento

La idea de nuevos productos deber ser tratada en el comit comercial; el comit tcnico es una de las
fuentes de ideas. El comit tcnico debe controlar, coordinar, y decidir sobre el desarrollo de productos
aprobados por el comit comercial.
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Manta, Gerente Mantenimiento Guayaquil, Gerente Abastecimiento, Gerente

Compras Materias Primas, Gerente Distribucin, Gerente Exportaciones,
Gerente Investigacin & Desarrollo (Funcionarios cuyas responsabilidades
del cargo estn directamente relacionadas con el propsito y alcance de la
comisin. Deben asistir de forma permanente).

Invitados: Directores, Gerentes y Jefes (Funcionarios que se relacionan con

un tema especfico y que aportan un enfoque especializado en algn tema
que se aborda en determinado momento. Asisten de forma eventual y
exclusiva a la sesin y en el momento en que se aborda el tema motivo de
la invitacin.)

Responsable de Registrar el Acta: Gerente Produccin A&G Guayaquil.

Sistema de operacin del Comit Tcnico:

Periodicidad:

Se establece una reunin cada dos semanas; el da lunes de la primera y tercera semana
preferiblemente.

Duracin:

Cada sesin debe tener una duracin mxima de 120 minutos. La hora de inicio de la sesin
ser a las 15H30. Slo en casos excepcionales se deber extender, sin embargo no debe pasar
de 180 minutos.

Agenda previa,

Los temas que se tratarn deben ser acordados e informados previamente, de

manera que los integrantes de la comisin asistan preparados a la reunin. Esto
permite el manejo adecuado del tiempo

Registro de acciones y resultados

Se debe registrar el acontecer de las reuniones. El modelo bsico de
acta debe contener:

Fecha y duracin de la reunin,

Asistentes,

Invitados y motivo de la invitacin,

Temas abordados,

Decisiones tomadas,

Responsables de las acciones pendientes,

Tiempo estimado para volver sobre temas no resueltos

Responsable de registrar el acta,

Fecha y agenda de la prxima reunin.

Dinmica de conduccin
a. El lder del Comit decide el orden de los temas a tratar. Se
sugiere iniciar por los temas urgentes, seguido de aquellos que
17

requieren seguimiento, a continuacin incluir los temas nuevos

agendados para finalizar con los varios.
b. Conduce la reunin anunciando los temas,
c. Otorga la palabra al funcionario que lo solicita
d. Estimula la participacin de los presentes

e. Dirige a los asistentes a encontrar soluciones.

Normas para desarrollar temas

Los temas a desarrollar durante la reunin deben ser presentados bajo el

modelo problema solucin (situacin / anlisis de causas / anlisis de
posibles soluciones / solucin propuesta).
Este esquema debe ser informado antes de asistir a la reunin, de manera que
los asistentes asistan preparados con propuestas.

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COMIT CALIDAD:
Cmo poltica de calidad, la empresa ha definido crear el comit de calidad.
Este Comit ser el responsable de la planificacin y ejecucin del sistema de
gestin de calidad de la empresa, en todas sus reas desde abastecimiento,
produccin, mantenimiento, y distribucin hasta mercadeo. Este comit podra
derivar hacia otros comits como son el Comercial y Tcnico; y subcomits
como son el de Produccin, Mantenimiento, Control de Calidad, Abastecimiento,
Distribucin, Mercadeo, Ventas, e Investigacin & Desarrollo, pero sobre la base
de las definiciones que se tomen en este Comit.

Propsito del Comit Calidad:

Controlar, Coordinar, y Decidir las acciones necesarias a realizar

por parte de sus integrantes para cumplir con las estrategias de
la empresa, sus objetivos funcionales, sus planes operacionales
y su ejecucin.

Puntualmente:

Controlar, Coordinar, y Decidir sobre el sistema de Gestin de Calidad de

la empresa.
Controlar, Coordinar, y Decidir sobre los reclamos de calidad de los
clientes y consumidores.

Integrantes y Roles del Comit Calidad:

Lder:
Gerente General (el integrante de mayor nivel jerrquico en
relacin al propsito y alcance definido. Es de asistencia permanente.) En
caso de no asistencia su reemplazo sera el Director Tcnico.

Integrantes:
Director Tcnico, Director Mercadeo, Director Ventas
Consumo, Director Favorita, Gerente Aseguramiento de Calidad, Gerente
Produccin A&G Manta, Gerente Produccin Jabones, Gerente Produccin
A&G Guayaquil, Gerente Distribucin, Gerente Abastecimiento, y Gerente
Recursos Humanos (Funcionarios cuyas responsabilidades del cargo estn
directamente relacionadas con el propsito y alcance de la comisin. Deben
asistir de forma permanente).

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Invitados: Directores, Gerentes y Jefes (Funcionarios que se relacionan con

un tema especfico y que aportan un enfoque especializado en algn tema
que se aborda en determinado momento. Asisten de forma eventual y
exclusiva a la sesin y en el momento en que se aborda el tema motivo de
la invitacin.)

Responsable de Registrar el Acta: Gerente Aseguramiento de Calidad.

Sistema de operacin del Comit Calidad:

Periodicidad:

Se establece una reunin cada dos semanas; el da lunes de la primera y tercera semana
preferiblemente.

Duracin:

Cada sesin debe tener una duracin mxima de 120 minutos. La hora de inicio de la sesin
ser a las 10H00. Slo en casos excepcionales se deber extender, sin embargo no debe pasar
de 180 minutos.

Agenda previa,

Los temas que se tratarn deben ser acordados e informados previamente, de

manera que los integrantes de la comisin asistan preparados a la reunin. Esto
permite el manejo adecuado del tiempo

Registro de acciones y resultados

Se debe registrar el acontecer de las reuniones. El modelo bsico de
acta debe contener:

Fecha y duracin de la reunin,

Asistentes,

Invitados y motivo de la invitacin,

Temas abordados,

Decisiones tomadas,

Responsables de las acciones pendientes,

Tiempo estimado para volver sobre temas no resueltos

Responsable de registrar el acta,

Fecha y agenda de la prxima reunin.

Dinmica de conduccin
a. El lder del Comit decide el orden de los temas a tratar. Se
sugiere iniciar por los temas urgentes, seguido de aquellos que
requieren seguimiento, a continuacin incluir los temas nuevos
agendados para finalizar con los varios.
b. Conduce la reunin anunciando los temas,
c. Otorga la palabra al funcionario que lo solicita
d. Estimula la participacin de los presentes

e. Dirige a los asistentes a encontrar soluciones.

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Normas para desarrollar temas

Los temas a desarrollar durante la reunin deben ser presentados bajo el

modelo problema solucin (situacin / anlisis de causas / anlisis de
posibles soluciones / solucin propuesta).
Este esquema debe ser informado antes de asistir a la reunin, de manera que
los asistentes asistan preparados con propuestas.

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