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CONSEJO DE ESTADO
S A L A D E C O N S U L T A Y S E R V I C I O CIVIL
Consejero Ponente: William Zambrano
Bogot D . C . ,
v e i n t i n u e v e (29) d ee n e r o d ed o s mil quince
Cetina
(2015)
R a d i c a c i n Interna: 1 1 0 0 1 0 3 0 6 0 0 0 2 0 1 4 0 0 1 1 2 0 0
Nmero nico: 2 2 0 9
R e f e r e n c i a : A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin. A r c h i v o s
pblicos.
E l M i n i s t e r i o d e C u l t u r a c o n s u l t a a l a S a l a a c e r c a d e l a aplicacin d e l a L e y 5 9 4 d e
2000.
I. A N T E C E D E N T E S
E l M i n i s t e r i o d e C u l t u r a present a l a S a l a l a s s i g u i e n t e s
1. E l A r c h i v o
G e n e r a l d e l a Nacin e s l a e n t i d a d
consideraciones:
d e lEstado que determina la
poltica archivstica d e l pas.

2 . L a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 1 t i e n e c o m o propsito l a proteccin d o c u m e n t a l d e l E s t a d o ,
la cual p e r m i t e e lejercicio d e los d e r e c h o s f u n d a m e n t a l e s d e los c i u d a d a n o s .
3 . E l propsito d e l l e g i s l a d o r e r a q u e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 a p l i c a r a a t o d a s l a s
entidades q u e integran e l E s t a d o para d eesta f o r m a lograr e l cumplimiento d e los
f i n e s e s t a t a l e s sealados p o r e l artculo 2 0 9 d e l a C a r t a Poltica. D e e s t a f o r m a , e l
alcance d e la L e y 5 9 4 d e2 0 0 0 n o s elimita a u n a parte del E s t a d o , sino a todas las
entidades que lo integran.
4 . Segn l o m a n i f i e s t a e l M i n i s t e r i o , a l g u n a s e n t i d a d e s o f i c i a l e s s e a b s t i e n e n
d a r c u m p l i m i e n t o a l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 a n t e e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin
c o n s i d e r a r q u e s u artculo 2 o l i m i t a e l a l c a n c e d e e s t a n o r m a t i v a a l a R
E j e c u t i v a d e l P o d e r Pblico, y p o r l o t a n t o n o c o b i j a a l a s d e m s e n t i d a d e s
Estado.
" P o r m e d i o d e la c u a l s e dicta la L e y G e n e r a l d e A r c h i v o s y s e dictan o t r a s d i s p o s i c i o n e s "
de
por
ama
del
Radicacin i n t e r n a : 2 2 0 9
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5 . E l Cdigo d e P r o c e d i m i e n t o C i v i l , e l C d i g o G e n e r a l d e l P r o c e s o y e l Cdigo d e
Procedimiento Penal regulan lo referente a la forma d e producir y aportar la
p r u e b a a l p r o c e s o , s u a u t e n t i c i d a d y s u valoracin. S i n e m b a r g o , n i n g u n o d e e l l o s
s e r e f i e r e a l p r o c e s o archivstico d e l o s d o c u m e n t o s n i a s u conservacin y
preservacin.
6.
L a conservacin o preservacin d e l a informacin nicamente e s p o s i b l e
g a r a n t i z a r l a a l a r g o p l a z o s i s e d a c u m p l i m i e n t o a l o s r e q u i s i t o s tcnicos y jurdicos
s e a l a d o s e n l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 y a l a s d e m s n o r m a s tcnicas d e l a c i e n c i a
archivstica.
7 . I g u a l m e n t e , l a informacin c o n s e r v a d a y p r e s e r v a d a c u m p l i e n d o c o n l o s
r e q u i s i t o s sealados p o r l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 permitir u n a m a y o r e f i c i e n c i a y
t r a n s p a r e n c i a a d m i n i s t r a t i v a , u n a m e j o r atencin a l c i u d a d a n o y u n a a d e c u a d a
d e f e n s a d e l o s i n t e r e s e s d e l a Nacin e n t o d a s l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o .
8 . E l c o n c e p t o q u e p r o f i e r a l a S a l a permitir i n t e r p r e t a r l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 d e t a l
f o r m a q u e s e p r o t e j a n l o s d o c u m e n t o s y a r c h i v o s pblicos y e l p a t r i m o n i o
d o c u m e n t a l d e l a Nacin.
C o n f u n d a m e n t o e n lo anterior, e l Ministerio d e Cultura formula l a s siguientes

PREGUNTAS:
1. La funcin del Archivo General de la Nacin de trazar la poltica
del Estado, es contraria a la independencia
y autonoma de las Ramas
Pblico?
archivstica
del
Poder
2. Para garantizar
los derechos
fundamentales
consagrados
en la
Constitucin
Poltica colombiana,
Ttulo I, y proteger el patrimonio documental
como parte de la
riqueza cultural del Estado:
Puede el Archivo General de la Nacin
orientar
coordinar, implementar,
controlar la funcin archivstica de todas las entidades
que
conforman
el Estado,
as estas no pertenezcan
a la Rama Ejecutiva del
Poder
Pblico?
3. En el artculo 2o de la Ley 594 de 2000, la expresin
"(...) y los
dems
organismos
regulados por la presente Ley", Son los archivos de las
Entidades
sealadas en el artculo 9o de la Ley General de
Archivos?
4. Puede el Archivo General de la Nacin, ejercer las funciones de
inspeccin,
vigilancia y control otorgadas por la Ley 594 de 2000, a todas las entidades
del
Estado y los organismos
que seala el artculo 113 de la Constitucin
Poltica de
Colombia, sin excepcin
alguna?
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5 . Para garantizar el acceso a la informacin,

la transparencia:
Puede el Archivo
General
de la Nacin, ejercer
las funciones
que le asign la Ley General
de
Archivos
a los archivos de personas
naturales y jurdicas de derecho privado que
administren recursos pblicos o recauden recursos
del
Estado?
6. Las entidades
obligadas
a realizar procesos
de gestin documental
a que
refiere el proyecto de Ley Estatutaria de Transparencia
y del Derecho de Acceso
a
la Informacin
Pblica,
que establece
el artculo
5, sentencia
de la Corte
Constitucional
C-274 de Mayo 09 de 2013, Se encuentran
bajo la
inspeccin,
vigilancia y control del Archivo General de la Nacin y del cumplimiento
de la Ley
594 de 2000?
7. Se encuentra facultado el Archivo General de la Nacin para dar cumplimiento
a
lo sealado en el artculo 35 numeral a) de la Ley General de Archivos,
respecto
de todas las entidades del Estado, como es el: "Emitir las rdenes necesarias
para
que
se suspendan
de inmediato
las prcticas
que amenacen
o vulneren
la
integridad
de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes
medidas
preventivas
y
correctivas"?
8. Se debe dar aplicacin
al rgimen probatorio
de los documentos
de cada
Cdigo omitiendo los aportes de la Ley General de Archivos y dems aportes o
herramientas
para la conservacin
y preservacin
de los documentos
que dispone
la ciencia o tcnica archivstica
en la era de la informacin,
ahora que los
estndares probatorios
son ms tcnicos y ms
exigentes?
II. C O N S I D E R A C I O N E S
C o n e l propsito d e d a r r e s p u e s t a a l o s i n t e r r o g a n t e s p l a n t e a d o s p o r e l M i n i s t e r i o
c o n s u l t a n t e , e s n e c e s a r i o r e a l i z a r a l g u n o s c o m e n t a r i o s a c e r c a d e l a funcin
archivstica, l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , e l S i s t e m a N a c i o n a l d e A r c h i v o s y e l A r c h i v o
G e n e r a l d e l a Nacin.
1. L a f u n c i n archivstica y la L e y 594 de 2000
L a e x i s t e n c i a d e u n a poltica pblica p a r a e l m a n e j o d e l o s a r c h i v o s e s t a t a l e s e s
fundamental para eladecuado funcionamiento d elasociedad y elEstado. E n este
s e n t i d o , l o s a r c h i v o s o f r e c e n mltiples v e n t a j a s y c u m p l e n i m p o r t a n t e s f u n c i o n e s ,
e n t r e l a s q u e s e d e s t a c a n l a s s i g u i e n t e s : i) c o n s t i t u y e n u n a i m p o r t a n t e h e r r a m i e n t a
a d m i n i s t r a t i v a p a r a l a planeacin d e l d e s a r r o l l o s o c i a l , e c o n m i c o y c u l t u r a l d e u n a
Nacin, i i ) r e p r e s e n t a n l a m e m o r i a d e l pas y d e l a s i n s t i t u c i o n e s , i i i ) e v i d e n c i a n l a s
obligaciones, c o m p r o m i s o s y d e r e c h o s d e lgobierno, iv)s o n u n a prueba d e l o s
derechos
y prerrogativas
d e los ciudadanos
as c o m o
tambin d e l a
r e s p o n s a b i l i d a d d e l a s i n s t i t u c i o n e s pblicas y d e l o s g o b e r n a n t e s , v ) c o n t r i b u y e n
a l a c o m p r e n s i n d e l a Nacin y l a creacin d e u n s e n t i d o d e i d e n t i d a d n a c i o n a l ,
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v i ) s o n u n a i m p o r t a n t e f u e n t e d e informacin cientfica y c u l t u r a l , v i i ) f o m e n t a n l a
investigacin, v i i i ) c o n c u r r e n a l d e s a r r o l l o e c o n m i c o y s o c i a l d e l o s pases, i x )
a s i s t e n a l a d e m o c r a c i a , x ) registran e v e n t o s y d e c i s i o n e s , xi) p e r m i t e n e l ejercicio
d e d e r e c h o s c o m o e l d e informacin y e l g o c e e f e c t i v o d e l a s p r e s t a c i o n e s
s o c i a l e s , y x i i ) p o s i b i l i t a n e l c o n t r o l s o c i a l , poltico y jurdico d e l a administracin
pblica2.
D e s d e e l punto d e vista d e la Ley 5 9 4 d e 2 0 0 0 , los archivos persiguen varios d e
e s t o s propsitos, t a l c o m o s e d e s p r e n d e d e s u artculo 4 o , e l c u a l seala:
"a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentacin
organizada, en tal forma que la informacin institucional
sea
recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente
de la historia:
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular
los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la
comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
trminos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin
y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la
toma de decisiones
basadas
en antecedentes.
Pasada
su vigencia,
estos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional;
c) Institucionalidad
e instrumentalidad.
Los documentos
institucionalizan
las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable
para la gestin administrativa,
econmica, poltica y cultural del Estado y la
administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan
las personas,
los derechos y las instituciones. Como centros de informacin
institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y
agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
(...)
F . R . J : V e r h o e v e n , T h e r o l e o f a r c h i v e s i n t h e p u b l i c administraton a n d t h e n a t i o n a l p l a n n i n g p o l i c y o f
developing countries with particular reference t o S o u t h e a s t Asia, U N E S C O , C O H / W S / 2 8 4 , 1972), (Gabrielle
B l a i s , Vase tambin A c c e s s t o A r c h i v a l R e c o r d s . A R e v i e w o f C u r r e n t I s s u e s . U N E S C O , G e n e r a l I n f o r m a t i o n
P r o g r a m m e a n d U N I S I S T , 1 9 9 5 , p. 1 ; T h e N a t i o n a l A r c h i v e s , o b . cit., p p . 2 - 3 y J a m e s B . R h o a d s , L a funcin
d e l a gestin d e d o c u m e n t o s y a r c h i v o s e n l o s s i s t e m a s n a c i o n a l e s d e informacin: u n e s t u d i o d e l R A M P ,
U N E S C O , P G I - 8 3 / W S / 2 1 , 1 9 8 3 , pp. 1 , 4 , 1 4 , 1 5 , 19, J o h n A b d u l K a r g b o , A r c h i v e s M a n a g e m e n t i n P o s t - w a r
S i e r r a L e o n e : L u x u r y o r N e c e s s i t y ? , J o u r n a l o f t h e S o c i e t y o f A r c h i v i s t s V o l . 2 6 , 2 0 0 5 , p. 2 4 3 , N a t a l i e C e e n e y ,
T h e Role of a 21st-century National A r c h i v e T h e Relevance of the Jenkinsonian Tradition, and a Redefinition
for t h e I n f o r m a t i o n S o c i e t y J o u r n a l o f t h e S o c i e t y of Archivists, V o l . 2 9 , 2 0 0 8 , pp. 5 8 - 5 9 , C o r t e C o n s t i t u c i o n a l .
Sentencia del 8 de m a r z o de 2004, T-214/04.
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g) Racionalidad.
Los archivos actan como elementos fundamentales
de la
racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la
accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los
procesos
informativos de aqulla;
h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y
la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes
y actualizados de administracin de documentos y archivos;
i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado
funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo
recursos
pblica y
prctica
de Derecho cumplen
una
y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los

informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin
a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra
sustitutiva"3.
T e n i e n d o e ncuenta la importancia d e los archivos e n la actividad estatal quiso e l

l e g i s l a d o r a travs d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 r e g u l a r l a funcin archivstica d e l E s t a d o ,
la c u a l f u e d e f i n i d a p o r l a m i s m a ley c o m o a q u e l l a s :
"Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende
desde la elaboracin
del documento
hasta su eliminacin
o
conservacin
permanente"4.
Dicha
funcin s e e n c u e n t r a
ntimamente
relacionada
c o n la
actividad
o
a d m i n i s t r a t i v a d e l E s t a d o t a l c o m o s e d e s p r e n d e d e l artculo 3 d e l D e c r e t o 2 6 0 9
de 20125:
V a r i a s d e e s t a s i d e a s s e m a n i f e s t a r o n d u r a n t e e l trmite l e g i s l a t i v o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , t a l c o m o s e
d e s p r e n d e d e la revisin d e l a s G a c e t a s d e l C o n g r e s o c o l o m b i a n o . As, d u r a n t e e l p r o c e s o d e formacin d e l a
l e y s e seal q u e l o s a r c h i v o s : i ) g a r a n t i z a n l o s d e r e c h o s r e c o n o c i d o s e n l a Constitucin N a c i o n a l t a l e s c o m o :
a ) a l a informacin, b ) e l a c c e s o a l o s d o c u m e n t o s pblicos, c ) peticin, d ) participacin c i u d a d a n a , e )
i n t i m i d a d , f ) h a b e a s d a t a y g ) educacin. I g u a l m e n t e , p r o t e g e n e l l i b r e e j e r c i c i o d e l a s p r o f e s i o n e s y
p r o m u e v e n la conservacin e i n c r e m e n t o d e l p a t r i m o n i o c u l t u r a l d e la Nacin, ii) c o n t r i b u y e n a q u e la a c t i v i d a d
d e l E s t a d o s e r e a l i c e b a j o l o s p r i n c i p i o s d e c e l e r i d a d , economa y e f i c i e n c i a , a s i c o m o tambin a t e n d i e n d o e l
inters pblico y l a proteccin d e l o s d e r e c h o s d e l o s c i u d a d a n o s , iii) s o n i n s t r u m e n t o s f u n d a m e n t a l e s p a r a l a
t o m a d e d e c i s i o n e s d e l a administracin, i v ) r e p r e s e n t a n u n a f u e n t e f u n d a m e n t a l d e informacin p a r a e l
c i u d a d a n o , v ) s o n garanta d e t r a n s p a r e n c i a a d m i n i s t r a t i v a , v i ) c o n s t i t u y e n u n a h e r r a m i e n t a p a r a l a
planificacin d e l f u t u r o , v i i ) s o n u n m e c a n i s m o p a r a l a l u c h a c o n t r a la corrupcin, v i i i ) s i r v e n d e p r u e b a p a r a l a
fijacin d e l a r e s p o n s a b i l i d a d d e l f u n c i o n a r i o pblico, y x) f a c i l i t a n l a evaluacin d e l a gestin d e l a s
i n s t i t u c i o n e s as c o m o la participacin d e l o s c i u d a d a n o s . G a c e t a d e l C o n g r e s o N o . 2 1 9 , P o n e n c i a p a r a p r i m e r
d e b a t e a l p r o y e c t o d e l e y nmero 4 6 d e 1 9 9 8 S e n a d o , p. 6 , G a c e t a d e l C o n g r e s o N o . 1 5 7 , P o n e n c i a p a r a
s e g u n d o d e b a t e a l p r o y e c t o d e l e y nmero 1 3 4 d e 1 9 9 8 Cmara, p p . 1 , 2 .
4
L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , artculo 3 o .
5
" P o r e l c u a l s e r e g l a m e n t a e l Ttulo V d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , p a r c i a l m e n t e l o s artculos 5 8 y 5 9 d e l a L e y
1 4 3 7 d e 2 0 1 1 y s e d i c t a n o t r a s d i s p o s i c i o n e s e n m a t e r i a d e Gestin D o c u m e n t a l p a r a t o d a s l a s E n t i d a d e s d e l
Estado".
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"La gestin de documentos est asociada a la actividad administrativa del Estado, al

cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades
del
Estado".
D e e s t a s u e r t e , c o n e l propsito d e e s t a b l e c e r r e g l a s y p r i n c i p i o s g e n e r a l e s e n
m a t e r i a d e l a funcin archivstica d e l E s t a d o 6 , l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 regul a s p e c t o s
r e l a c i o n a d o s c o n e l S i s t e m a N a c i o n a l d e A r c h i v o s , l a clasificacin y administracin
d e l o s a r c h i v o s , e l a c c e s o , c o n s u l t a , conservacin y s a l i d a d e l o s d o c u m e n t o s , y
l a s f a c u l t a d e s d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin e n m a t e r i a archivstica.
L a s d i s p o s i c i o n e s q u e d e s a r r o l l a n l a s a n t e r i o r e s temticas a p l i c a n a l o s
sealados e n e l artculo 2 o d e l a L e y :
sujetos
"La presente ley comprende a la administracin pblica en sus diferentes niveles,

las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos
regulados por la presente ley".
D e l a l e c t u r a d e e s t a n o r m a , s u r g e e l i n t e r r o g a n t e d e e s t a b l e c e r a qu o r g a n i s m o s
s e r e f i e r e l a expresin " l o s d e m s o r g a n i s m o s r e g u l a d o s p o r l a p r e s e n t e l e y " . P a r a
l a solucin d e e s t e p r o b l e m a jurdico, e s n e c e s a r i o r e a l i z a r u n a interpretacin
armnica d e v a r i a s d e l a s n o r m a s c o n t e n i d a s e n l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 t a l e s c o m o
l o s artculos 7 o , 8 o y 9 o , l o s c u a l e s c l a s i f i c a n l o s a r c h i v o s a p a r t i r d e d i s t i n t o s
criterios.
As,
e l artculo 7
"Los
en:
estableci:
archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin
y competencia,
se clasifican
a) Archivo General de la Nacin;

b) Archivo General del
Departamento;
c) Archivo General del Municipio;

d) Archivo General del Distrito".
E l artculo 8 o c l a s i f i c a l o s a r c h i v o s a p a r t i r d e u n c r i t e r i o t e r r i t o r i a l . D e e s t a f o r m a
estableci q u e e s t o s s e d i v i d e n e n :
"a) Archivos de entidades del orden
nacional;
b) Archivos de entidades del orden
departamental;
" L a p r e s e n t e l e y t i e n e p o r o b j e t o e s t a b l e c e r l a s r e g l a s y p r i n c i p i o s g e n e r a l e s q u e r e g u l a n l a funcin
archivstica d e l E s t a d o " .
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c) Archivos de entidades del orden distrital;

d) Archivos de entidades del orden
metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden
municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;

g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle".
F i n a l m e n t e , e l artculo 9
c a t a l o g a l o s a r c h i v o s s e g n l a organizacin d e l E s t a d o :
"a) Archivos de la Rama
Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama
Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;

d) Archivos de los rganos de Control;
e) Archivos de los Organismos
Autnomos".
E s i m p o r t a n t e d e s t a c a r q u e d e f o r m a e x p r e s a e l artculo 10 d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0
estableci q u e l a creacin d e l o s a r c h i v o s s e a l a d o s e n l o s artculos 8 o y 9 o e s d e
o b l i g a t o r i o c u m p l i m i e n t o 7 . E s t a obligacin s e reafirm e n e l pargrafo 1 o d e l
artculo 2 o d e l D e c r e t o 1 5 1 5 d e 2 0 1 3 8 e l c u a l d i s p o n e q u e l a s e n t i d a d e s
i n t e g r a n t e s d e l a s R a m a s L e g i s l a t i v a s y J u d i c i a l , l a Registradura, l o s o r g a n i s m o s
a u t n o m o s y d e c o n t r o l y l o s crculos n o t a r i a l e s , a t e n d i e n d o l o s o l i c i t a d o p o r l a L e y
General d e Archivos, deben contar c o narchivos generales q u egaranticen la
custodia y consulta d es u s d o c u m e n t o s 9 .
Bajo este contexto, encuentra la Sala que a l referirse la Ley 594 d e 2 0 0 0 e n sus
artculos 7 o , 8 o y 9 o a l o s a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s y r g a n o s all s e a l a d o s , e n t r e
l o s q u e s e e n c u e n t r a n l o s d e l a s R a m a s E j e c u t i v a , L e g i s l a t i v a y J u d i c i a l , as c o m o
" O b l i g a t o r i e d a d d e l a creacin d e a r c h i v o s . L a creacin d e l o s a r c h i v o s c o n t e m p l a d o s e n l o s artculos 8 o . y

9 o . d e l a p r e s e n t e l e y , a s i c o m o l o s a r c h i v o s d e l o s o r g a n i s m o s d e c o n t r o l y d e l o s o r g a n i s m o s autnomos
ser d e carcter o b l i g a t o r i o " .
8
"Por e l cual s e reglamenta la Ley 8 0 de 1989 e n l o concerniente a las transferencias secundarias y d e
d o c u m e n t o s d e v a l o r histrico a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, a l o s a r c h i v o s g e n e r a l e s d e l o s e n t e s
territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1 9 9 5 y 9 9 8 de 1 9 9 7 y se dictan otras disposiciones".
9
" L a s e n t i d a d e s d e l a s R a m a s L e g i s l a t i v a y J u d i c i a l , l a Registradura y l o s o r g a n i s m o s autnomos y d e
c o n t r o l , as c o m o l o s crculos n o t a r i a l e s d e c o n f o r m i d a d c o n l o e s t a b l e c i d o e n l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o s ,
debern c o n t a r c o n a r c h i v o s g e n e r a l e s q u e g a r a n t i c e n l a a d e c u a d a c u s t o d i a y c o n s u l t a d e s u s d o c u m e n t o s y
podrn a d o p t a r l a s n o r m a s d e l p r e s e n t e D e c r e t o p a r a r e g u l a r s u s t r a n s f e r e n c i a s d o c u m e n t a l e s a d i c h o s
archivos".
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tambin l o s p e r t e n e c i e n t e s a l o s rganos d e c o n t r o l y autnomos, d e b e c o n c l u i r s e

q u e l a expresin " l o s d e m s o r g a n i s m o s r e g u l a d o s p o r l a p r e s e n t e l e y " , s e r e f i e r e
a a q u e l l o s o r g a n i s m o s y e n t i d a d e s i n d i c a d o s e n e s o s artculos. D e e s t a s u e r t e , s e
i n c l u y e d e n t r o d e e s a expresin a l o s s e a l a d o s e n e l artculo 9 o .
C a b e a n o t a r s e a d e m s , q u e e s t o s rganos y e n t i d a d e s s e e n c u e n t r a n d e n t r o d e l
m b i t o d e aplicacin d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , e n v i r t u d d e q u e s u s a r c h i v o s g o z a n
d e l a c a l i d a d d e pblicos a l e s t a r l o s artculos 7 o , 8 o y 9 o u b i c a d o s b a j o e l Ttulo I I I
d e l a l e y , d e n o m i n a d o " d e l o s a r c h i v o s pblicos".
F r e n t e a l o s a r c h i v o s pblicos, l o s c u a l e s t i e n e n l a categora d e b i e n e s d e u s o
p b l i c o 1 0 , e l artculo 4 o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 estableci e x p r e s a m e n t e c o m o
obligacin d e l E s t a d o s u administracin. As seal:
"Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos
derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones
establezca la ley".
y un
que
D e e s t a f o r m a : i ) s i b a j o l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 s o n a r c h i v o s pblicos l o s i n d i c a d o s e n
l o s artculos 7 o , 8 o y 9 o , y i i ) l a m i s m a l e y l e i m p u s o a l E s t a d o l a obligacin d e
a d m i n i s t r a r l o s a r c h i v o s pblicos, e s p o s i b l e c o n c l u i r q u e l a s R a m a s E j e c u t i v a ,
L e g i s l a t i v a y J u d i c i a l y l o s rganos d e c o n t r o l y a u t n o m o s y s u s a r c h i v o s s e
e n c u e n t r a n d e n t r o d e l mbito d e aplicacin d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 .
L a interpretacin a d o p t a d a p o r l a S a l a est a c o r d e c o n e l artculo 1 o d e l a L e y 5 9 4
d e 2 0 0 0 , e l c u a l estableci e x p r e s a m e n t e c o m o o b j e t o d e L e y d e G e n e r a l d e
A r c h i v o l a fijacin d e l a s r e g l a s y p r i n c i p i o s g e n e r a l e s q u e r e g u l a n l a funcin
archivstica d e l E s t a d o . As, l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 n o busc r e g u l a r l a funcin
archivstica d e u n a R a m a o u n rgano e n p a r t i c u l a r , s i n o q u e t u v o c o m o propsito
r e g l a r l a funcin archivstica d e t o d o e l E s t a d o , l a c u a l e s u n a a c t i v i d a d q u e d e b e n
c u m p l i r t o d o s l o s rganos q u e l o i n t e g r a n .
S o m e t e r a t o d o s l o s rganos y e n t i d a d e s d e l E s t a d o a l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , h a c e
p o s i b l e q u e e l m a n e j o y administracin d e l o s a r c h i v o s e s t a t a l e s s e d e s a r r o l l e y
e j e c u t e b a j o u n a s r e g l a s y parmetros c o m u n e s , l o c u a l p e r m i t e p r o t e g e r d e f o r m a
a d e c u a d a e l p a t r i m o n i o d o c u m e n t a l d e l a Nacin, m a t e r i a l i z a r l a obligacin e s t a t a l
d e m a n t e n e r l a informacin d i s p o n i b l e y e n b u e n e s t a d o 1 1 y a l c a n z a r l o s d e m s
objetivos que persigue la Ley General de Archivo. Adicionalmente, laexistencia d e
10
" L a documentacin d e la administracin pblica e s p r o d u c t o y p r o p i e d a d d e l E s t a d o , y ste ejercer e l p l e n o

c o n t r o l d e s u s r e c u r s o s i n f o r m a t i v o s . L o s a r c h i v o s pblicos, p o r s e r u n b i e n d e u s o pblico, n o s o n
s u s c e p t i b l e s d e enajenacin". L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , artculo 1 4 .
11
F r e n t e a e s t a obligacin, a l a n a l i z a r e l artculo 1 5 d e l a L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , l a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l t u v o l a
o p o r t u n i d a d d e p r o n u n c i a r s e i n d i c a n d o : " E s t a disposicin a s e g u r a e l c u m p l i m i e n t o d e l a obligacin e s t a t a l d e
p r o d u c i r informacin s o b r e s u gestin y d e m a n t e n e r l a d i s p o n i b l e y e n b u e n e s t a d o p a r a q u e p u e d a s e r
c o n s u l t a d a , d e t a l f o r m a q u e s e g a r a n t i c e e f e c t i v a m e n t e e l d e r e c h o a a c c e d e r a l a informacin pblica". C o r t e
Constitucional. Sentencia del 9 de m a y o de 2013, C-274/13.
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p r o c e d i m i e n t o s c l a r o s y a d e c u a d o s p a r a l a administracin d e l o s a r c h i v o s
e s t a t a l e s c o n t r i b u y e a l a e f i c a c i a y e f i c i e n c i a d e l E s t a d o y a l a realizacin d e l
d e r e c h o a a c c e d e r a l a informacin p b l i c a 1 2 .
E n c o n s e c u e n c i a , e n c u e n t r a l a S a l a q u e a l r e s p o n d e r l a funcin archivstica a u n a
n e c e s i d a d e inters d e l E s t a d o - y p o r l o t a n t o d e t o d o s a q u e l l o s q u e l o i n t e g r a n e n v i r t u d d e l inters jurdico q u e b u s c a p r o t e g e r s e c o m o e s l a proteccin
d o c u m e n t a l d e l a Nacin y l o s d e m s o b j e t i v o s s e a l a d o s e n e l artculo 4 o d e l a
L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , s u m a d o a l a obligacin d e l o s r g a n o s y e n t i d a d e s d e l E s t a d o
d e t r a b a j a r y c o l a b o r a r armnicamente e n e l c u m p l i m i e n t o d e l o s f i n e s e s t a t a l e s , y
c o n e l f i n d e q u e l a funcin archivstica s e r e a l i c e d e f o r m a u n i f o r m e , e f i c a z ,
econmica y c o o r d i n a d a , e s r a z o n a b l e q u e e l l e g i s l a d o r h a y a b u s c a d o q u e t o d o s
a q u e l l o s rganos q u e i n t e g r a n e l E s t a d o q u e d e n c o b i j a d o s p o r u n a m i s m a l e y
especializada e n lamateria, c o m o loe sla Ley 5 9 4 d e 2 0 0 0 .
D e o t r a p a r t e , t a m b i n e s i m p o r t a n t e sealar q u e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 s o m e t e a s u
mbito d e aplicacin a a l g u n o s a r c h i v o s o d o c u m e n t o s d e p a r t i c u l a r e s e n atencin
a q u e t i e n e n l a c a l i d a d d e b i e n e s d e inters c u l t u r a l , o p u e d e n p r o v e n i r d e l a
prestacin d e u n s e r v i c i o pblico, o d e r i v a r s e d e l e j e r c i c i o d e u n a funcin pblica.
E n e f e c t o , e l artculo 8 o d e l a C a r t a Poltica e s t a b l e c e c o m o u n a d e l a s
o b l i g a c i o n e s d e l a sp e r s o n a s "proteger las r i q u e z a s culturales y n a t u r a l e s d e la
Nacin", d e n t r o d e l a s c u a l e s s e e n c u e n t r a n l o s a r c h i v o s o d o c u m e n t o s p r i v a d o s
d e c l a r a d o s c o m o b i e n e s d e inters c u l t u r a l 1 3 .
D e n t r o d e e s t e m a r c o , l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 s e refiri e n v a r i o s d e s u s a p a r t a d o s a
l o s b i e n e s d e inters c u l t u r a l d e n a t u r a l e z a archivstica. As, d i s p u s o e n s u artculo
33:
12
L a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l , refirindose a l artculo 1 6 d e l a L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , seal: " E l artculo 1 6 e x i g e a

l o s s u j e t o s o b l i g a d o s l a implementacin d e p r o c e d i m i e n t o s c l a r o s p a r a l a administracin d e s u s a r c h i v o s , c o n
e l f i n d e a s e g u r a r la e f i c a c i a y e f i c i e n c i a d e l E s t a d o y l a promocin a c t i v a d e l a c c e s o a l a informacin
pblica". E s t a disposicin, a l i g u a l q u e e l artculo a n t e r i o r m e n t e e x a m i n a d o , a s e g u r a e l c u m p l i m i e n t o d e l a
obligacin e s t a t a l d e m a n t e n e r d i s p o n i b l e y e n b u e n e s t a d o l a informacin pblica b a j o s u c o n t r o l , d e
c o n f o r m i d a d c o n l o s l i n e a m i e n t o s y r e c o m e n d a c i o n e s q u e e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin e x p i d a e n l a
materia, para q u e p u e d a ser c o n s u l t a d a , d e tal f o r m a q u e s e garantice e f e c t i v a m e n t e el d e r e c h o a a c c e d e r a
la informacin pblica". C o r t e C o n s t i t u c i o n a l . S e n t e n c i a d e l 9 d e m a y o d e 2 0 1 3 , C - 2 7 4 / 1 3 .
13
E n e s t e s e n t i d o , e l artculo 3 o d e l D e c r e t o 1 1 0 0 d e 2 0 1 4 estableci: " D e c o n f o r m i d a d c o n l o d i s p u e s t o p o r e l
artculo 8 d e la L e y 3 9 7 d e 1 9 9 7 , m o d i f i c a d o p o r e l artculo 5 d e l a L e y 1 1 8 5 d e 2 0 0 8 , y e n c o n c o r d a n c i a c o n
e l artculo 4 d e l D e c r e t o 7 6 3 d e 2 0 0 9 , a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin l e c o m p e t e e f e c t u a r l a s d e c l a r a t o r i a s
d e B i e n e s d e Inters C u l t u r a l d e l mbito n a c i o n a l , e n a d e l a n t e B I C N , r e s p e c t o d e l o s b i e n e s m u e b l e s d e
carcter d o c u m e n t a l archivstico q u e a s i l o a m e r i t e n . L o s b i e n e s archivsticos as d e c l a r a d o s , sern o b j e t o d e l
Rgimen E s p e c i a l d e Proteccin f i j a d o e n l a r e f e r i d a l e y .
(...)
Pargrafo 1. L a d e c l a r a t o r i a p u e d e r e c a e r s o b r e u n a r c h i v o e n p a r t i c u l a r , u n a p l u r a l i d a d d e a r c h i v o s , u n
documento, o u n conjunto d e documentos d e archivo; con independencia d e s u soporte material y d e la
c a l i d a d d e s u p r o p i e t a r i o , q u e b i e n p u e d e s e r pblico o p r i v a d o " .
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"El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia
sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o
poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado".
A s i m i s m o , e l artculo 3 8 estableci:
"Las
personas
naturales o jurdicas propietarias, poseedoras
o tenedoras de
documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el
registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios,
poseedores
o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural,
continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar
las copias que el Archivo General de la Nacin solicite".
I g u a l m e n t e , e l artculo 3 9 determin:
"La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de
propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr
declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico.
Estos
formar parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia
sern de
libre acceso".
A s u v e z , e l artculo 4 1 i m p u s o u n a s e r i e d e r e s t r i c c i o n e s a l o s o r g a n i s m o s
p r i v a d o s y a l a s p e r s o n a s n a t u r a l e s o jurdicas p r o p i e t a r i a s , p o s e e d o r a s o
t e n e d o r a s d e d o c u m e n t o s d e c l a r a d o s d e inters c u l t u r a l , r e l a c i o n a d a s c o n s u
t r a s l a d o f u e r a d e l pas o l a t r a n s f e r e n c i a d e s u p r o p i e d a d , posesin o t e n e n c i a 1 4 .
E n e l m i s m o s e n t i d o , l a L e y 3 9 7 d e 1 9 9 7 1 5 seal o t r a s r e s t r i c c i o n e s s o b r e e s t a
clase d e documentos16.
V i s t o l o a n t e r i o r , e n c u e n t r a l a S a l a q u e l a proteccin d e l o s a r c h i v o s p r i v a d o s d e
inters c u l t u r a l d e s c a n s a e n e l h e c h o d e q u e s o n u n a f u e n t e f u n d a m e n t a l d e l a
14
" S e p r o h i b e a l o s o r g a n i s m o s p r i v a d o s y a l a s p e r s o n a s n a t u r a l e s o jurdicas p r o p i e t a r i a s , p o s e e d o r a s o
t e n e d o r a s d e d o c u m e n t o s d e c l a r a d o s d e inters c u l t u r a l :
a ) T r a s l a d a r l o s f u e r a d e l t e r r i t o r i o n a c i o n a l , s i n l a p r e v i a autorizacin d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin. E s t a
f a l t a dar l u g a r a l a imposicin d e u n a m u l t a d e c i e n s a l a r i o s mnimos l e g a l e s m e n s u a l e s v i g e n t e s .
L o s d o c u m e n t o s y a r c h i v o s histricos p r i v a d o s d e c l a r a d o s d e inters c u l t u r a l , o b j e t o d e l a exportacin o
sustraccin i l e g a l , sern d e c o m i s a d o s y p u e s t o s a o r d e n d e l M i n i s t e r i o d e la C u l t u r a . E l E s t a d o realizar t o d o s
l o s e s f u e r z o s t e n d i e n t e s a r e p a t r i a r l o s d o c u m e n t o s y a r c h i v o s q u e h a y a n s i d o extrados legalmente d e l
territorio colombiano;
b ) T r a n s f e r i r a ttulo o n e r o s o o g r a t u i t o l a p r o p i e d a d , posesin o t e n e n c i a d e d o c u m e n t o s histricos, s i n p r e v i a
informacin a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin. E s t a f a l t a dar l u g a r a l a imposicin d e u n a m u l t a d e c i n c u e n t a
s a l a r i o s mnimos l e g a l e s m e n s u a l e s v i g e n t e s .
PARGRAFO. E l d e s c o n o c i m i e n t o d e e s t a s p r o h i b i c i o n e s dar l u g a r a l a investigacin c o r r e s p o n d i e n t e y a l a
imposicin d e l a s s a n c i o n e s e s t a b l e c i d a s e n la l e y " .
15
" P o r l a c u a l s e d e s a r r o l l a n l o s Artculos 7 0 , 7 1 y 7 2 y dems Artculos c o n c o r d a n t e s d e l a Constitucin
Poltica y s e d i c t a n n o r m a s s o b r e p a t r i m o n i o c u l t u r a l , f o m e n t o s y estmulos a l a c u l t u r a , s e c r e a e l M i n i s t e r i o
d e la C u l t u r a y s e t r a s l a d a n a l g u n a s d e p e n d e n c i a s . "
16
L e y 3 9 7 d e 1 9 9 7 , artculo 1 1 . M o d i f i c a d o p o r e l artculo 7 o d e l a L e y 1 1 8 5 d e 2 0 0 8 y e l artculo 2 1 2 d e l
Decreto 19 de 2012.
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h i s t o r i a , i n t e g r a n e l p a t r i m o n i o c u l t u r a l y l a i d e n t i d a d d e l a Nacin y c o n s t i t u y e n
h e r r a m i e n t a s p a r a l a gestin c u l t u r a l d e l E s t a d o 1 7 .
Otro caso d e archivos d e particulares que s eencuentran sometidos a la Ley 5 9 4
de 2000, s e presenta respecto d e losarchivos d e entidades privadas q u e s e
d e r i v a n d e l a prestacin d e u n s e r v i c i o pblico o d e l e j e r c i c i o d e u n a funcin
pblica.
F r e n t e a e s t e a s u n t o , e s i m p o r t a n t e sealar q u e e l c o n c e p t o d e funcin pblica n o
e s sinnimo o e q u i v a l e a l d e s e r v i c i o p b l i c o 1 8 . E n e s e s e n t i d o , l a j u r i s p r u d e n c i a
c o n s t i t u c i o n a l h a i d e n t i f i c a d o a l g u n a s d i f e r e n c i a s , as:
"El servicio pblico se manifiesta esencialmente en prestaciones a los particulares.
La funcin pblica se manifiesta, a travs de otros mecanismos que requieren de las
potestades pblicas y que significan, en general, ejercicio de la autoridad inherente
del
Estado.
Debe recordarse as mismo que como se desprende del artculo 365 superior, la
actividad de prestacin de los servicios pblicos no es nicamente del Estado,
y
que bien puede ste decidir dejarla en manos de los particulares, no obstante que la
regulacin, control y vigilancia de dichos servicios
le corresponda
ejercerla
directamente y con exclusividad (arts. 189-22, 365, 370).
Ello no sucede en cambio en el caso de las funciones pblicas, que corresponde
ejercer
a los servidores
pblicos y solo de manera excepcional puede ser
encargado su ejercicio a particulares (art. 123-2), y en los trminos ya expresados.
(...)
Como ya se seal el particular que ejerce funciones pblicas
se encuentra
sometido exactamente a los mismos controles que los servidores
pblicos.
En el caso de un particular que presta un servicio pblico la Corte ha precisado que
ste se encuentra sometido al rgimen especial fijado por el legislador para la
prestacin del servicio pblico de que se trate, as como al control y vigilancia del
17
" E l o b j e t i v o e s e n c i a l d e l o s a r c h i v o s e s e l d e d i s p o n e r d e l a documentacin o r g a n i z a d a , e n t a l f o r m a q u e l a
informacin i n s t i t u c i o n a l s e a r e c u p e r a b l e p a r a u s o d e l a administracin e n e l s e r v i c i o a l c i u d a d a n o y c o m o
f u e n t e d e la historia;
(...)
L o s a r c h i v o s s o n i m p o r t a n t e s p a r a l a administracin y l a c u l t u r a , p o r q u e l o s d o c u m e n t o s q u e l o s c o n f o r m a n
son imprescindibles para la t o m a d e decisiones basadas e n antecedentes. Pasada s u vigencia, estos
d o c u m e n t o s s o n p o t e n c i a l m e n t e parte del p a t r i m o n i o cultural y d e la identidad n a c i o n a l ;
(...) I n s t i t u c i o n a l i z a d e i n s t r u m e n t a l i d a d . L o s d o c u m e n t o s i n s t i t u c i o n a l i z a n las d e c i s i o n e s a d m i n i s t r a t i v a s y los
a r c h i v o s c o n s t i t u y e n u n a h e r r a m i e n t a i n d i s p e n s a b l e p a r a l a gestin a d m i n i s t r a t i v a , econmica, poltica y
c u l t u r a l d e l E s t a d o ( . . . ) " . L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , artculo 4 o .
18
" S i b i e n e n u n s e n t i d o a m p l i o podra c o n s i d e r a r s e c o m o funcin pblica t o d o l o q u e atae a l E s t a d o , c a b e
p r e c i s a r q u e l a Constitucin d i s t i n g u e c l a r a m e n t e l o s c o n c e p t o s d e funcin pblica y d e s e r v i c i o pblico y l e s
a s i g n a c o n t e n i d o s y mbitos n o r m a t i v o s d i f e r e n t e s q u e i m p i d e n a s i m i l a r d i c h a s n o c i o n e s , l o q u e i m p l i c a
especficamente q u e n o s e p u e d a c o n f u n d i r e l e j e r c i c i o d e funcin pblicas, c o n l a prestacin d e s e r v i c i o s
pblicos, s u p u e s t o s a l o s q u e a l u d e d e m a n e r a s e p a r a d a e l artculo 1 5 0 n u m e r a l 2 3 d e l a Constitucin q u e
a s i g n a al L e g i s l a d o r c o m p e t e n c i a p a r a e x p e d i r las l e y e s l l a m a d a s a regir u n a y o t r a m a t e r i a " .
Pgina 1 2 d e 5 0
Estado. Ello no implica, sin embargo, que ese particular por el simple hecho de la
prestacin del sen/icio pblico se encuentre sometido al rgimen disciplinario.
(...)
En ese orden de ideas, para efectos del control disciplinario ser solamente en el
caso en que la prestacin
del servicio pblico haga necesario el ejercicio de
funciones pblicas, entendidas como exteriorizacin
de las potestades
inherentes
al Estado -que se traducen generalmente en sealamiento de conductas, expedicin
de actos unilaterales y ejercicio de coercin-, que el particular estar sometido, en
relacin con dicho ejercicio, al rgimen
disciplinario"^9.
L a sujecin a l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 d e l o s a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s p r i v a d a s q u e s e
d e r i v a n d e l a prestacin d e u n s e r v i c i o pblico, s u r g e e n v i r t u d d e s u c a l i d a d d e
a r c h i v o s pblicos r e c o n o c i d a a p a r t i r d e l o d i s p u e s t o p o r e l artculo 3 o d e l a l e y , e l
c u a l seala:
"Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos,
(...)
as:
Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas".
D e e s t a s u e r t e , c o m o e l E s t a d o t i e n e l a obligacin d e a d m i n i s t r a r l o s a r c h i v o s
p b l i c o s 2 0 , e s r a z o n a b l e q u e l o s a r c h i v o s p r o v e n i e n t e s d e l a prestacin d e u n
s e r v i c i o pblico p o r e n t i d a d e s p r i v a d a s s e s o m e t a n a l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 .
Finalmente, l o s archivos d e las entidades privadas q u e cumplen
funciones
21
pblicas
t a m b i n s e e n c u e n t r a n d e n t r o d e l mbito d e aplicacin d e l a L e y
G e n e r a l d e A r c h i v o e n atencin a l o d i s p u e s t o e x p r e s a m e n t e p o r s u artculo 2 o 2 2 .
19
C o r t e Constitucional. Sentencia del 2 8 de e n e r o de 2 0 0 3 , C-037/03.

" L o s p r i n c i p i o s g e n e r a l e s q u e r i g e n l a funcin archivstica s o n l o s s i g u i e n t e s :
(...)
f) Administracin y a c c e s o . E s u n a obligacin d e l E s t a d o l a administracin d e l o s a r c h i v o s pblicos y u n
d e r e c h o d e l o s c i u d a d a n o s e l a c c e s o a l o s m i s m o s , s a l v o l a s e x c e p c i o n e s q u e e s t a b l e z c a la l e y . "
21
E n e s t a direccin, l a j u r i s p r u d e n c i a h a r e c o n o c i d o a m p l i a m e n t e l a p o s i b i l i d a d d e q u e l o s p a r t i c u l a r e s
c u m p l a n f u n c i o n e s pblicas. As, e n l a s e n t e n c i a C - 0 3 7 d e 2 0 0 3 , c o n p o n e n c i a d e l M a g i s t r a d o A l v a r o T a f u r
G a l v i s , l a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l indic: " T o m a n d o e n c u e n t a e s t o s p r e c e p t o s , l a C o r t e h a a c e p t a d o q u e c o m o
expresin a u t e n t i c a d e l p r i n c i p i o d e participacin, l o s p a r t i c u l a r e s s e a n e n c a r g a d o s d e l e j e r c i c i o d i r e c t o d e
f u n c i o n e s pblicas, s e a n e l l a s j u d i c i a l e s o a d m i n i s t r a t i v a s , as c o m o q u e p a r t i c i p e n e n a c t i v i d a d e s d e gestin
d e e s t a m i s m a ndole.
20
(...)
A h o r a b i e n , c o m o h a sealado e s t a Corporacin, l a c i r c u n s t a n c i a d e q u e s e a s i g n e a l o s p a r t i c u l a r e s e l
e j e r c i c i o d e f u n c i o n e s pblicas n o m o d i f i c a s u e s t a t u s d e p a r t i c u l a r e s n i l o s c o n v i e r t e p o r e s e h e c h o e n
s e r v i d o r e s pblicos; s i n e m b a r g o , e s n a t u r a l q u e e l e j e r c i c i o d e d i c h a s f u n c i o n e s pblicas i m p l i q u e u n
i n c r e m e n t o d e l o s c o m p r o m i s o s q u e e s t o s a d q u i e r e n c o n e l E s t a d o y c o n la s o c i e d a d .
A s i , e n t a n t o q u e t i t u l a r e s d e f u n c i o n e s pblicas, l o s p a r t i c u l a r e s a l o s c u a l e s e s t a s s e h a n a s i g n a d o a s u m e n
l a s c o n s i g u i e n t e s r e s p o n s a b i l i d a d e s pblicas, c o n t o d a s l a s c o n s e c u e n c i a s q u e e l l o c o m p o r t a e n m a t e r i a
p e n a l , d i s c i p l i n a r i a , f i s c a l o c i v i l . " C o r t e C o n s t i t u c i o n a l . S e n t e n c i a d e l 2 8 d e e n e r o d e 2 0 0 3 , C - 0 3 7 / 0 3 . Vase
i g u a l m e n t e : C o n s e j o d e E s t a d o , S a l a d e l o C o n t e n c i o s o A d m i n i s t r a t i v o , Seccin Q u i n t a . S e n t e n c i a d e l 4 d e
m a r z o d e 2 0 1 1 , Radicacin nmero: 1 1 0 0 1 - 0 3 - 2 8 - 0 0 0 - 2 0 1 0 - 0 0 0 4 0 - 0 0 ;
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E l s u j e t a r a e s t o s p a r t i c u l a r e s a l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 e n c u e n t r a justificacin e n e l
e n t e n d i d o q u e e n razn d e l a funcin pblica q u e e j e r c e n , s u s a c t u a c i o n e s d e b e n
estar debidamente registradas y organizadas para q u e d e esta forma tanto la
administracin c o m o l o s c i u d a d a n o s p u e d a n a c c e d e r y s e r v i r s e a d e c u a d a m e n t e
d e l a informacin c o n t e n i d a e n l o s a r c h i v o s d e r i v a d o s d e l a funcin.
T e n i e n d o e n c u e n t a l o a n t e r i o r , y c o n e l propsito d e d a r r e s p u e s t a a u n o d e l o s
i n t e r r o g a n t e s e l e v a d o s e n l a c o n s u l t a , d e b e a n a l i z a r s e a h o r a : i) s i r e c a u d a r y
a d m i n i s t r a r r e c u r s o s d e l E s t a d o p o r l o s p a r t i c u l a r e s c o n s t i t u y e u n a funcin pblica,
y i) s i e l c o n c e p t o d e e n t i d a d p r i v a d a q u e u t i l i z a l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 s e r e f i e r e
nicamente a p e r s o n a s jurdicas o i n c l u y e t a m b i n a l a s p e r s o n a s n a t u r a l e s .
F r e n t e a l o p r i m e r o , la j u r i s p r u d e n c i a c o n s t i t u c i o n a l h ai n d i c a d o c o n claridad q u e l a
administracin d e r e c u r s o s pblicos p o r l o s p a r t i c u l a r e s c o n s t i t u y e u n a funcin
pblica. As l o seal l a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l c o l o m b i a n a e n l a s e n t e n c i a C - 1 8 1 d e l
2002 indicando:
"[L]a
administracin de recursos fiscales y parafiscales
es, por definicin, una
funcin pblica. Las entidades prestadoras
del servicio de salud, por ejemplo,
administran los recursos parafiscales de dicho sector y, con ello, prestan un servicio
pblico susceptible de control estatal, al punto que la Contralora General de la
Repblica ejerce la inspeccin del manejo de dichos
recursos.
(...)
Desde
el punto de vista constitucional
es factible que la ley someta a
responsabilidad
disciplinaria, por el manejo de recursos
del Estado,
a los
particulares encargados de dicha funcin, pues la administracin de los recursos
pblicos es, por s misma, funcin pblica"23.
E s i m p o r t a n t e sealar q u e d e n t r o d e l c o n c e p t o d e administracin d e r e c u r s o s
pblicos s e i n c l u y e t a m b i n l a a c t i v i d a d d e r e c a u d a r 2 4 .
E n lo q u e s e refiere a l s e g u n d o punto estima la Sala que e l concepto d e entidad
p r i v a d a c o r r e s p o n d e t a n t o a p e r s o n a s n a t u r a l e s c o m o a p e r s o n a s jurdicas. E n
efecto, l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 n od e f i n e e x p r e s a m e n t e e l c o n c e p t o d e e n t i d a d , por l o
22
" L a p r e s e n t e l e y c o m p r e n d e a l a administracin pblica e n s u s d i f e r e n t e s n i v e l e s , l a s e n t i d a d e s p r i v a d a s

q u e c u m p l e n f u n c i o n e s pblicas y l o s dems o r g a n i s m o s r e g u l a d o s p o r l a p r e s e n t e l e y " .
23
C o r t e Constitucional. Sentencia del 12 de m a r z o del 2 0 0 2 , C-181/02.
24
R e s p e c t o a e s t e p u n t o , e l artculo 5 3 d e l a L e y 7 3 4 d e 2 0 0 2 , Cdigo D i s c i p l i n a r i o nico, e l c u a l d i s p o n e q u e
la administracin d e r e c u r s o s pblicos e n v u e l v e s u r e c a u d o : " S e e n t i e n d e q u e e j e r c e funcin pblica a q u e l
p a r t i c u l a r q u e , p o r disposicin l e g a l , a c t o a d m i n i s t r a t i v o , c o n v e n i o o c o n t r a t o , r e a l i c e f u n c i o n e s a d m i n i s t r a t i v a s
o a c t i v i d a d e s p r o p i a s d e l o s rganos d e l E s t a d o , q u e p e r m i t e n e l c u m p l i m i e n t o d e l o s c o m e t i d o s e s t a t a l e s , as
c o m o e l q u e e j e r c e l a f a c u l t a d s a n c i o n a d o r a d e l E s t a d o ; l o q u e s e acreditar, e n t r e o t r a s m a n i f e s t a c i o n e s ,
c a d a v e z q u e o r d e n e o seale c o n d u c t a s , e x p i d a a c t o s u n i l a t e r a l e s o e j e r z a p o d e r e s c o e r c i t i v o s .
A d m i n i s t r a n r e c u r s o s pblicos a q u e l l o s p a r t i c u l a r e s q u e r e c a u d a n , c u s t o d i a n , l i q u i d a n o d i s p o n e n e l u s o d e
r e n t a s p a r a f i s c a l e s , d e r e n t a s q u e h a c e n p a r t e d e l p r e s u p u e s t o d e l a s e n t i d a d e s pblicas o q u e e s t a s ltimas
h a n d e s t i n a d o p a r a s u utilizacin c o n f i n e s especficos. ( . . . ) . "
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q u e e s n e c e s a r i o d e t e r m i n a r s u c o n t e n i d o a partir d e otras f u e n t e s . E n e s t e
sentido, e l Diccionario d el a R e a l A c a d e m i a d el a L e n g u a l odefine c o m o :
"1.f. Colectividad considerada como unidad. Especialmente,
cualquier
compaa, institucin, etc., tomada como persona jurdica.
2. f. Valor o importancia de algo.
3. f. FU. Lo que constituye la esencia o la forma de una cosa.
4. f. FU. Ente o ser".
corporacin,
De lo anterior s e advierte que el concepto d e entidad tiene varias acepciones,

e n t r e e l l a s , p u e d e n d e s t a c a r s e l a r e f e r i d a a l a d e p e r s o n a jurdica y l a d e e n t e ,
trmino q u e p a r a E d u a r d o Garca M a y n e z e q u i v a l e a l d e p e r s o n a :
"Se da el nombre de sujeto, o persona,
deberes"25.
a todo ente capaz de tener facultades
E n este contexto, el concepto d e entidad encierra tanto el d e persona natural

c o m o jurdica e n l a m e d i d a q u e a m b a s g o z a n d e f a c u l t a d e s y d e b e r e s , l a ltima
por m a n d a t o d el a ley.
A s i m i s m o , d e l anlisis d e l D e c r e t o 2 5 7 8 d e 2 0 1 2 , e l c u a l r e g l a m e n t a l a L e y 5 9 4 d e
2 0 0 0 , s e infiere q u ee l c o n c e p t o d e entidad privada incluye t a n t o a p e r s o n a s
jurdicas c o m o n a t u r a l e s . E n e f e c t o , e l Captulo I I I s e t i t u l a " A r c h i v o s d e e n t i d a d e s
p r i v a d a s q u e c u m p l e n f u n c i o n e s pblicas". D e n t r o d e l a s d i s p o s i c i o n e s c o n t e n i d a s
b a j o e s t e ttulo s e e n c u e n t r a e l artculo 2 6 c u y o t e x t o s e r e f i e r e t a n t o a p e r s o n a s
n a t u r a l e s c o m o a p e r s o n a s jurdicas d e d e r e c h o p r i v a d o :
"Las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que estn bajo vigilancia del
Estado debern contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y
controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el
ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector as como las
establecidas en la Ley 594 de 2000".
Finalmente, e l concepto d e entidad privada debe entenderse referido a personas
n a t u r a l e s c o m o jurdicas e n aplicacin d e l c r i t e r i o d e hermenutica jurdica q u e
seala q u e d e b e p r e f e r i r s e a q u e l l a interpretacin q u e p e r m i t a a l c a n z a r e l
cumplimiento d e los fines d e la n o r m a y evitar consecuencias indeseables e n s u
aplicacin26.
25
E d u a r d o Garca M a y n e z , Introduccin a l e s t u d i o d e l d e r e c h o , E d i c i o n e s E s q u i l o , 2 0 0 3 , p. 2 7 1 .
" A h o r a b i e n , e s s e n s a t o a s u m i r c o m o p r i n c i p i o hermenutico q u e e l f u n c i o n a r i o j u d i c i a l s i e m p r e d e b e
p r e f e r i r a q u e l l a interpretacin q u e v i g o r i z a e l c u m p l i m i e n t o d e l o s f i n e s d e l a n o r m a y q u e e v i t a c o n s e c u e n c i a s
i n d e s e a b l e s e n s u aplicacin. U n a conclusin s e i m p o n e , e l trmino a c c i o n e s d e b e s e r e n t e n d i d o e n f o r m a
a m p l i a , d e t a l m a n e r a q u e c u b r a a t o d a s l a s f o r m a s d e participacin e s t a t a l e n e l c a p i t a l s o c i a l
empresarial". Corte Constitucional. Sentencia del 2 9 de noviembre de 2 0 0 1 , C-1260/01.
26
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E n este escenario entiende la Sala que el concepto d eentidad privada al que s e

r e f i e r e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 d e b e i n c l u i r t a n t o a p e r s o n a s n a t u r a l e s c o m o jurdicas,
pues
limitarlo e x c l u s i v a m e n t e
a estas
ltimas, conllevara a d o p t a r u n a
interpretacin q u e afectara i r r a z o n a b l e m e n t e l a consecucin d e l o s f i n e s
p e r s e g u i d o s p o r l a n o r m a y generara c o n s e c u e n c i a s i n d e s e a b l e s e n s u
aplicacin, t o d a v e z q u e e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin n o podra e j e r c e r l a s
f u n c i o n e s q u e l e otorg l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 s o b r e p e r s o n a s n a t u r a l e s q u e c u m p l e n
f u n c i o n e s pblicas.
P o r l o t a n t o : i ) s i l a administracin y e l r e c a u d o d e r e c u r s o s d e l E s t a d o e n v u e l v e n
e l e j e r c i c i o d e u n a funcin pblica, y i i ) s i l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 a p l i c a a l a s e n t i d a d e s
p r i v a d a s q u e c u m p l e n f u n c i o n e s pblicas, c o n c e p t o q u e i n c l u y e t a n t o a p e r s o n a s
n a t u r a l e s c o m o jurdicas, d e b e n e c e s a r i a m e n t e c o n c l u i r s e q u e l o s a r c h i v o s d e l a s
p e r s o n a s n a t u r a l e s y jurdicas p r i v a d a s q u e a d m i n i s t r a n o r e c a u d a n r e c u r s o s d e l
E s t a d o s e e n c u e n t r a n s u j e t o s a l a m e n c i o n a d a ley.
2. E l S i s t e m a N a c i o n a l d e A r c h i v o s
L a funcin archivstica d e l E s t a d o e n e l c o n t e x t o c o l o m b i a n o s e d e s a r r o l l a a p a r t i r
de la actividad q u eadelantan e l S i s t e m a Nacional d e Archivos y e l Archivo
G e n e r a l d e l a Nacin.
El S i s t e m a Nacional d eArchivos, e l cual e scoordinado y orientado por e l Archivo
G e n e r a l d e l a Nacin, y o p e r a d o b a j o l o s p r i n c i p i o s d e u n i d a d n o r m a t i v a ,
descentralizacin a d m i n i s t r a t i v a y o p e r a t i v a , coordinacin, c o n c u r r e n c i a
y
s u b s i d i a r i e d a d 2 7 , f u e c o n c e b i d o p o r e l artculo 5 o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 c o m o :
"Un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la
homogenizacin
y normalizacin
de los procesos
archivsticos, promueven el
desarrollo
de estos centros
de informacin,
la salvaguarda
del
patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos".
L o s i n t e g r a n t e s d e l S i s t e m a t i e n e n a s u c a r g o l a a d o p c i n , articulacin y difusin
d e l a s polticas, e s t r a t e g i a s , metodologas, p r o g r a m a s y d i s p o s i c i o n e s q u e e n
m a t e r i a archivstica y d e gestin d e d o c u m e n t o s y a r c h i v o s d e t e r m i n e e l A r c h i v o
G e n e r a l d e l a Nacin. E n e s t e s e n t i d o e l artculo 2 o d e l D e c r e t o 2 5 7 8 d e 2 0 1 2 2 8
estableci:
"El Sistema Nacional
polticas, estrategias,
21
de Archivos tiene como fin adoptar, articular y difundir las

metodologas, programas y disposiciones
que en materia
L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , artculo 5.
" P o r el cual s e r e g l a m e n t a e l S i s t e m a Nacional de A r c h i v o s , s e establece l a R e d Nacional de A r c h i v o s , s e
d e r o g a e l D e c r e t o nmero 4 1 2 4 d e 2 0 0 4 y s e d i c t a n o t r a s d i s p o s i c i o n e s r e l a t i v a s a l a administracin d e l o s
archivos del E s t a d o " .
28
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archivstica y de gestin de documentos y archivos establezca el Archivo General de

la Nacin, Jorge Palacios Preciado, promoviendo la modernizacin y desarrollo de
los archivos en todo el territorio nacional".
Precisamente, e l S i s t e m a s e encuentra integrado p o re l Archivo G e n e r a l d e la
Nacin y l o s a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o . A d i c i o n a l m e n t e , a u n q u e d e
f o r m a e x c e p c i o n a l , podrn a s i m i s m o h a c e r p a r t e d e l S i s t e m a l o s a r c h i v o s
p r i v a d o s . As s e d e s p r e n d e d e l o sealado p o r e l l i t e r a l b ) d e l artculo 5 o d e l a L e y
5 9 4 d e 2 0 0 0 y e l artculo 3 o d e l D e c r e t o 2 5 7 8 d e 2 0 1 2 . E n e l c a s o d e l p r i m e r o , l a
norma dispuso:
"b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los
archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin
administrativa, territorial y por servicios".
Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las
entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes
generales
que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura".
P o r s u p a r t e , e l artculo 3
d e l D e c r e t o 2 5 7 8 d e 2 0 1 2 determin:
"El Sistema Nacional de Archivos tendr las siguientes instancias de articulacin

los diferentes niveles territoriales e institucionales:
en
1. A nivel nacional
* El Archivo General de la Nacin Jorge
coordinador del Sistema Nacional de Archivos.
* El Comit Evaluador
Palacios Preciado.
* Los Comits
de Documentos
Palacios
del Archivo
Preciado,
quien
ser
General de la Nacin
el
Jorge
Tcnicos.
2. A nivel territorial
* Los Archivos Generales departamentales, distritales, municipales, de los territorios
indgenas y de los Territorios Especiales Biodiversos y Fronterizos.
* Los Consejos
3. A nivel
Territoriales de Archivo.
institucional
* Los Archivos
Institucionales
Pargrafo 1. Se consideran instancias ejecutores, los archivos de las entidades

pblicas, los archivos de que trata el artculo 7, 8o y 9o de la Ley 594 de 2000, los
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archivos de entidades privadas

privados de inters pblico.
que cumplen
Los archivos privados, con declaracin

Sistema Nacional de Archivos.
funciones
pblicas,
y los
archivos
de bien de inters cultural, harn parte del
Los archivos de las entidades privadas que acojan la normatividad

podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivos".
archivstica,
C o m o p u e d e o b s e r v a r s e , e l pargrafo 1 o d e l artculo 3 o otorg a l o s a r c h i v o s d e

l a s e n t i d a d e s pblicas, a l o s a r c h i v o s d e q u e t r a t a e l artculo 7 o , 8 o y 9 o d e l a L e y
5 9 4 d e 2 0 0 0 , a l o s a r c h i v o s d e e n t i d a d e s p r i v a d a s q u e c u m p l e n f u n c i o n e s pblicas
y a l o s a r c h i v o s p r i v a d o s d e inters pblico, l a c a l i d a d d e i n s t a n c i a s e j e c u t o r a s
dentro del S i s t e m a Nacional d e Archivos. E nconsecuencia, corresponde a estas
l a ejecucin o implementacin d e l a funcin archivstica.
E s t a f a c u l t a d d e e j e c u t a r l a poltica archivstica s e o b s e r v a i g u a l m e n t e a p a r t i r d e
lo d i s p u e s t o p o r v a r i a s d e las d i s p o s i c i o n e s d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 t a l e s c o m o los
artculos 1 6 o 2 9 , 2 1 3 0 , 2 4 3 1 y 2 6 3 2 . I g u a l m e n t e , e n e l c a s o d e l D e c r e t o 2 6 0 9 d e 2 0 1 2
a l g u n a s d e s u s n o r m a s s e r e f i e r e n a l a f a c u l t a d d e l a s e n t i d a d e s y rganos d e l
E s t a d o d e i m p l e m e n t a r l a funcin archivstica. As p o r e j e m p l o , e l artculo 3 o
establece:
"La gestin de documentos est asociada a la actividad administrativa del Estado, al
cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades
del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados pblicos
as como los contratistas que presten servicios a las entidades pblicas, aplicar las
normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nacin Jorge
Palacios Preciado, y las respectivas entidades pblicas".
P o r s u p a r t e e l artculo
poltica d e gestin d e
entidades del Estado
D o c u m e n t a l a corto,
29
6 o d i s p u s o l a obligacin d e l a s e n t i d a d e s d e e s t a b l e c e r u n a
d o c u m e n t o s . A s i m i s m o , e l artculo 10 estableci q u e l a s
t i e n e n l a obligacin d e f o r m u l a r u n P l a n d e Gestin
m e d i a n o y l a r g o p l a z o , P l a n c u y a implementacin y
" L o s s e c r e t a r i o s g e n e r a l e s o l o s f u n c i o n a r i o s a d m i n i s t r a t i v o s d e i g u a l o s u p e r i o r jerarqua, p e r t e n e c i e n t e s a
l a s e n t i d a d e s pblicas, a c u y o c a r g a estn l o s a r c h i v o s pblicos, tendrn l a obligacin d e v e l a r p o r l a
i n t e g r i d a d , a u t e n t i c i d a d , v e r a c i d a d y f i d e l i d a d d e l a informacin d e l o s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o y sern
r e s p o n s a b l e s d e s u organizacin y conservacin, as c o m o d e l a prestacin d e l o s s e r v i c i o s archivsticos".
30
" L a s e n t i d a d e s pblicas debern e l a b o r a r p r o g r a m a s d e gestin d e d o c u m e n t o s , p u d i e n d o c o n t e m p l a r e l
u s o d e n u e v a s tecnologas y s o p o r t e s , e n c u y a aplicacin debern o b s e r v a r s e l o s p r i n c i p i o s y p r o c e s o s
archivsticos".
31
"Ser o b l i g a t o r i o p a r a l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o e l a b o r a r y a d o p t a r l a s r e s p e c t i v a s t a b l a s d e retencin
documental".
32
" E s obligacin d e l a s e n t i d a d e s d e l a Administracin Pblica e l a b o r a r i n v e n t a r i o s d e l o s d o c u m e n t o s q u e
produzcan e n ejercicio d e sus funciones, d e m a n e r a q u e s e a s e g u r e e l control d e los d o c u m e n t o s e n sus
diferentes fases".
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s e g u i m i e n t o e s r e s p o n s a b i l i d a d d e l rea d e a r c h i v o d e l a E n t i d a d e n coordinacin
con laOficina d eControl Interno o quien haga sus veces33.
D e o t r a p a r t e , y r e s p e c t o a l a funcin d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin d e
c o o r d i n a r e l S i s t e m a N a c i o n a l d e A r c h i v o s , c o n s i d e r a i m p o r t a n t e l a S a l a sealar
que teniendo e n cuenta que hacen parte d e lmencionado Sistema, n o solo l a s
e n t i d a d e s d e l a R a m a E j e c u t i v a d e l P o d e r Pblico, s i n o t a m b i n l o s rganos y
e n t i d a d e s q u e c o n f o r m a n l a s o t r a s r a m a s y l o s c a l i f i c a d o s c o m o autnomos e
i n d e p e n d i e n t e s , e l e j e r c i c i o d e e s t a funcin d e b e r e a l i z a r s e d e u n a m a n e r a q u e n o
v a y a a a f e c t a r e l p r i n c i p i o d e separacin d e p o d e r e s y d e f u n c i o n e s q u e g o b i e r n a
nuestro Estado Social d e Derecho.
3. E l A r c h i v o G e n e r a l de la N a c i n y s u s f u n c i o n e s e n materia archivstica
L a funcin archivstica d e l E s t a d o r e q u i e r e d e l a d e t e r m i n a c i n , direccin y
orientacin d e u n e n t e e s p e c i a l i z a d o p a r a q u e s e a a d e l a n t a d a a d e c u a d a m e n t e p o r
t o d o s l o s s u j e t o s o b l i g a d o s a r e a l i z a r l a s t a r e a s archivsticas d e n t r o d e l a
e s t r u c t u r a e s t a t a l . D e all q u e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 h u b i e s e d e t e r m i n a d o q u e sera
e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin e l l l a m a d o a c u m p l i r e s t a s f u n c i o n e s , t a l c o m o s e
d e s p r e n d e d e l l i t e r a l e ) d e l artculo 4 o :
"El Archivo General de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y
coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del
Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza
cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el
ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica".
L o a n t e r i o r e s c o n c o r d a n t e c o n l o d i s p u e s t o p o r e l artculo 2 o d e l a L e y 8 0 d e
1 9 8 9 3 4 , p o r m e d i o d e l a c u a l s e cre e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, y q u e otorg
a esta entidad las funciones de:
"d) Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos, acorde
con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos, sociales,
culturales,
cientficos y tecnolgicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de
Archivos".
E s t a funcin f u e r e a f i r m a d a d e n t r o d e l m a r c o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , a l d i s p o n e r
s u artculo 7 o q u e e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin t i e n e , a d e m s d e l a s f u n c i o n e s
33
" E l P r o g r a m a d e Gestin D o c u m e n t a l ( P G D ) d e b e s e r a p r o b a d o p o r e l Comit d e D e s a r r o l l o A d m i n i s t r a t i v o

c o n f o r m a d o e n c a d a u n a d e l a s e n t i d a d e s d e l o r d e n n a c i o n a l o e l Comit I n t e r n o d e A r c h i v o e n l a s e n t i d a d e s
d e l o r d e n t e r r i t o r i a l . L a implementacin y s e g u i m i e n t o d e l P G D e s r e s p o n s a b i l i d a d d e l rea d e a r c h i v o d e l a
E n t i d a d e n coordinacin c o n l a O f i c i n a d e C o n t r o l I n t e r n o o q u i e n h a g a s u s v e c e s " . D e c r e t o 2 6 0 9 d e 2 0 1 2 ,
artculo 1 1 .
34
" P o r l a c u a l s e c r e a e l A r c h i v o G e n e r a l d e la Nacin y s e d i c t a n o t r a s d i s p o s i c i o n e s " .
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sealadas e n l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o , l a s e s t a b l e c i d a s e n l a L e y 8 0 d e 1 9 8 9 y
el Decreto 1 7 7 7 d e 1 9 9 0 3 5 .
I g u a l m e n t e , e l artculo 3 4 d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 reconoci a l A r c h i v o G e n e r a l d e
l a Nacin l a p r e r r o g a t i v a d e e s t a b l e c e r l o s c r i t e r i o s y n o r m a s tcnicas y jurdicas
p a r a l a e f e c t i v a creacin, organizacin, t r a n s f e r e n c i a , conservacin y s e r v i c i o s d e
l o s a r c h i v o s pblicos. D e e s t a f o r m a l a n o r m a d i s p u s o :
"En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8o. de la Constitucin Poltica, el
Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para
hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de
los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido
en esta ley y sus
disposiciones".
Bajo este p a n o r a m a puede observarse con claridad que e lArchivo General d e la
Nacin t i e n e l a p o t e s t a d p a r a t r a z a r , o r i e n t a r y c o o r d i n a r l a funcin archivstica
e s t a t a l , p r e r r o g a t i v a s q u e t i e n e n c o m o propsito " c o a d y u v a r a l a e f i c i e n c i a d e l a
gestin d e l E s t a d o y s a l v a g u a r d a r e l p a t r i m o n i o d o c u m e n t a l c o m o p a r t e i n t e g r a l d e
l a r i q u e z a c u l t u r a l d e l a Nacin, c u y a proteccin e s obligacin d e l E s t a d o " 3 6 .
D e e s t a m a n e r a , a l s e r l a funcin archivstica u n a funcin d e inters d e t o d o e l
E s t a d o , y p o r l o t a n t o d e t o d o s a q u e l l o s q u e l o c o n f o r m a n , e n v i r t u d d e l inters
jurdico q u e r e v i s t e n l a proteccin d o c u m e n t a l d e l a Nacin y l o s d e m s o b j e t i v o s
sealados e n e l artculo 4 o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , y e n f r e n t a d o s a l a obligacin d e
t o d o s l o s rganos y e n t i d a d e s d e l E s t a d o d e t r a b a j a r y c o l a b o r a r a r m n i c a m e n t e
en e l cumplimiento d e l o sfines estatales, considera la Sala razonable q u e la
funcin archivstica d e t o d a s l a s e n t i d a d e s q u e c o n f o r m a n e l E s t a d o , as e s t a s n o
p e r t e n e z c a n a l a R a m a E j e c u t i v a d e l P o d e r Pblico, s e a o r i e n t a d a y c o o r d i n a d a
p o r u n e n t e tcnico e s p e c i a l i z a d o c o m o e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, c o n e l f i n
d e q u e s e a d e l a n t e d e m a n e r a u n i f o r m e , e f i c a z , econmica y c o o r d i n a d a .
D e e s t a s u e r t e , l a s p r e r r o g a t i v a s o t o r g a d a s a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin
d e s a r r o l l a n e l p r i n c i p i o d e colaboracin armnica q u e e s t a b l e c e e l artculo 1 1 3 d e
l a Constitucin N a c i o n a l .
J u n t o a e s t a s f a c u l t a d e s , e l l e g i s l a d o r t a m b i n l e otorg a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a
Nacin l a funcin d e c o n t r o l a r l a funcin archivstica d e l E s t a d o , l a c u a l a d e l a n t a a
travs d e l e j e r c i c i o d e f u n c i o n e s d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l 3 7 r e c o n o c i d a s
35
" E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin tendr l a s f u n c i o n e s sealadas e n l a L e y 8 0 d e 1 9 8 9 , e n e l D e c r e t o 1 7 7 7

d e 1 9 9 0 y las i n c o r p o r a d a s e n la p r e s e n t e ley".
36
L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , artculo 4.
37
F r e n t e a l o q u e d e b e e n t e n d e r s e p o r e s t a s f u n c i o n e s , l a j u r i s p r u d e n c i a h a sealado: " N o e x i s t e u n a
definicin unvoca y d e o r d e n l e g a l d e l a s a c t i v i d a d e s d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l . S i b i e n l a p r o p i a
Constitucin, e n artculos c o m o e l 1 8 9 , e m p l e a e s t o s trminos, n i e l c o n s t i t u y e n t e n i e l l e g i s l a d o r h a n
a d o p t a d o u n a definicin nica a p l i c a b l e a t o d a s l a s reas d e l D e r e c h o .
(...)
Pgina 2 0 d e 5 0
e n v i r t u d d e l o s e a l a d o p o r e l artculo 2
d e l a L e y 8 0 d e 1 9 8 9 y l o s artculos 3 2 y
3 5 d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , l o s c u a l e s s e e n c u e n t r a n d e n t r o d e l Ttulo V I I I d e l a L e y
5 9 4 d e2 0 0 0 , d e n o m i n a d o "Control y Vigilancia"38.
E n l o q u e r e s p e c t a a l artculo 3 2 d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , e s t e d i s p u s o
que:
"El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en

cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado
con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus
normas
reglamentarias.
Advertida
alguna situacin
irregular,
requerir
a la
respectiva
entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar
traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer
las
responsabilidades
administrativas y ordenar las medidas pertinentes".
C o m o p u e d e o b s e r v a r s e a partir d e la lectura d e e s t a n o r m a , e l A r c h i v o
General
d e l a Nacin t i e n e l a p o t e s t a d d e r e a l i z a r v i s i t a s d e inspeccin a l o s a r c h i v o s d e
las e n t i d a d e s d e l E s t a d o para verificar e l c u m p l i m i e n t o d e la L e y 5 9 4d e 2 0 0 0 y
sus
normas
circunscrita
reglamentarias,
prerrogativa
q u e p o r tanto
debe
entenderse
a r e v i s a r e l c u m p l i m i e n t o d e l a f u n c i n archivstica p o r p a r t e d e l a s
entidades del Estado.

A
juicio
d e la Sala,
esta facultad
d e inspeccin r e c o n o c i d a
e n c u e n t r a justificacin e n l a n e c e s i d a d
d e garantizar
p o r e l artculo 3 2
la debida
proteccin d e l
p a t r i m o n i o d o c u m e n t a l d e l a Nacin y m a t e r i a l i z a r e n d e b i d a f o r m a l o s d e r e c h o s a
A p a r t i r d e l o s a n t e r i o r e s c r i t e r i o s , e s p o s i b l e c o n c l u i r q u e , e n trminos g e n e r a l e s , l a s f u n c i o n e s d e
inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l s e c a r a c t e r i z a n p o r l o s i g u i e n t e : (i) l a funcin d e inspeccin s e r e l a c i o n a c o n l a
p o s i b i l i d a d d e s o l i c i t a r y / o v e r i f i c a r informacin o d o c u m e n t o s e n p o d e r d e l a s e n t i d a d e s s u j e t a s a
c o n t r o l , (ii) l a v i g i l a n c i a a l u d e a l s e g u i m i e n t o y evaluacin d e l a s a c t i v i d a d e s d e l a a u t o r i d a d v i g i l a d a ,
y (iii) e l c o n t r o l e n e s t r i c t o s e n t i d o s e r e f i e r e a l a p o s i b i l i d a d d e l e n t e q u e e j e r c e l a funcin d e o r d e n a r
c o r r e c t i v o s , q u e p u e d e n l l e v a r h a s t a l a r e v o c a t o r i a d e l a decisin d e l c o n t r o l a d o y l a imposicin d e s a n c i o n e s .
C o m o s e p u e d e a p r e c i a r , l a inspeccin y l a v i g i l a n c i a podran c l a s i f i c a r s e c o m o m e c a n i s m o s l e v e s o
i n t e r m e d i o s d e c o n t r o l , c u y a f i n a l i d a d e s d e t e c t a r i r r e g u l a r i d a d e s e n l a prestacin d e u n s e r v i c i o , m i e n t r a s e l
c o n t r o l c o n l l e v a e l p o d e r d e a d o p t a r correctivos, e s decir, d e incidir d i r e c t a m e n t e e n l a s d e c i s i o n e s d e l e n t e
sujeto a control". Corte Constitucional. Sentencia d e l 1 8 d e julio d e 2 0 1 2 , C-570/12. Igualmente, la
j u r i s p r u d e n c i a h a i n d i c a d o q u e l a s f a c u l t a d e s d e inspeccin y v i g i l a n c i a s o n e x p r e s i o n e s d e c o n t r o l : " L a
inspeccin y v i g i l a n c i a e s e n r e a l i d a d c o n t r o l , l o c u a l e s d i f e r e n t e d e l a intervencin, e n d o n d e s e m o d i f i c a e l
e s t a t u s jurdico p r e v i o .
(...)
E n sntesis, inspeccin y v i g i l a n c i a n o s i g n i f i c a ms q u e v e r i f i c a r q u e e l s u j e t o , e n t i d a d u rgano c o n t r o l a d o e n
relacin c o n d e t e r m i n a d a s m a t e r i a s u mbitos jurdicos s e a j u s t e a l a l e y , y e s e l l e g i s l a d o r q u i e n d i c t a l a s
n o r m a s g e n e r a l e s q u e s i r v e n d e f u n d a m e n t o jurdico p a r a e l e j e r c i c i o d e d i c h o c o n t r o l .
(...)
F i n a l m e n t e , l a C o r t e r e i t e r a q u e l a f a c u l t a d d e v i g i l a n c i a e inspeccin c o n s t i t u y e u n a f a c u l t a d d e c o n t r o l ,
e n t e n d i d a sta c o m o e l p o d e r d e d e t e r m i n a r l a c o n f o r m i d a d c o n l a l e y , e s t o e s , e n c a m i n a d a a v e r i f i c a r s i l a s
n o r m a s r e s p e c t o d e u n d e t e r m i n a d o mbito jurdico s e h a n c u m p l i d o o n o p a r a t o m a r l a s m e d i d a s
sancionatorias o correctivas que sean del caso". Corte Constitucional. Sentencia del 2 6 d e septiembre d e
2007, C-782/07.
38
I g u a l m e n t e , e s t a f a c u l t a d d e c o n t r o l f u e r e c o n o c i d a e n l o s D e c r e t o s 1 1 0 0 d e 2 0 1 4 (artculo 1 1 ) , 2 6 0 9 d e
2 0 1 2 (artculo 3 7 ) y 1 5 1 5 d e 2 0 1 3 (artculo 8), q u e r e g l a m e n t a r o n l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 .
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l a informacin y a c c e d e r a l a informacin pblica, l o s c u a l e s s o n r e c o n o c i d o s e n

l o s artculos 2 0 y 7 4 d e l a C a r t a Poltica.
P o r s u p a r t e e l artculo 3 5 estableci q u e :
"El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades
territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin
facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la
presente ley y sus normas reglamentarias, as:
a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas
que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las
correspondientes
medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes
impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las
profiera,
con multas semanales
sucesivas
a favor del tesoro
nacional,
departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios
mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas
cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25
de la Ley 200 de 1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio
documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los
artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin
instaurarla
respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a
rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin perjuicio de las
sanciones
patrimoniales
previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan legalmente documentos y archivos
histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de
la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos
tendientes a repatriar los
documentos
y archivos que hayan sido extrados legalmente del territorio
colombiano".
As, e l p r i m e r i n c i s o d e l artculo 3 5 d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 l e otorg a l G o b i e r n o
N a c i o n a l , p o r i n t e r m e d i o d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, y l a s e n t i d a d e s
t e r r i t o r i a l e s , a travs d e l o s C o n s e j o s d e A r c h i v o s , l a p o t e s t a d p a r a p r e v e n i r y
sancionar el incumplimiento d e la L e y 5 9 4 d e 2000 y d e s u s normas
r e g l a m e n t a r i a s , p r e r r o g a t i v a q u e i n c l u y e l a p o s i b i l i d a d d e e m i t i r l a s rdenes
n e c e s a r i a s e n c a m i n a d a s a q u e s e s u s p e n d a n d e f o r m a i n m e d i a t a l a s prcticas
q u e a m e n a c e n o v u l n e r e n l a i n t e g r i d a d d e l o s a r c h i v o s pblicos y s e t o m e n l a s
medidas preventivas y correctivas que sean necesarias.
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R e c i e n t e m e n t e , l a s f a c u l t a d e s d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l o t o r g a d a s p o r l a
L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin f u e r o n r e g l a m e n t a d a s p o r e l
D e c r e t o 1 0 6 d e 2 0 1 5 3 9 , e l c u a l reafirm l a t i t u l a r i d a d d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a
Nacin p a r a e j e r c e r l a s f a c u l t a d e s d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l d e l a s
entidades d e l Estado40 y dispuso expresamente q u e estas tienen c o m o objeto
"lograr e l cumplimiento d e f o r m a preventiva y correcta d e la L e yG e n e r a l d e
A r c h i v o s y dems n o r m a t i v i d a d e x p e d i d a e n s u d e s a r r o l l o " 4 1 .
Asimismo, elDecreto 106 d e 2015:
i ) Defini e x p r e s a m e n t e
sealar:
l a s facultades
d e inspeccin, v i g i l a n c i a
y control al
"Para efectos del presente Decreto, se entiende por:

Inspeccin: Facultad para verificar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y
dems normatividad archivstica expedida para su desarrollo.
Vigilancia: Facultad para hacer seguimiento a las instrucciones impartidas en el Plan
de Mejoramiento Archivstico (PMA), con el fin de dar cumplimiento a la Ley General
de Archivos y dems normatividad archivstica expedida para su desarrollo.
Control: Facultad para tomar las acciones y correctivos necesarios o impartir las
rdenes a que haya lugar, con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de
Archivos y dems normatividad archivstica expedida para su desarrollo"42.
i i ) Estableci l o s m e c a n i s m o s tcnicos a travs d e l o s c u a l e s e l A r c h i v o G e n e r a l
d e l a Nacin p u e d e e j e r c e r s u s f u n c i o n e s d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l 4 3 .
39
" P o r e l c u a l s e r e g l a m e n t a e l Ttulo V I I I d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 e n m a t e r i a d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l

a l o s a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o y a l o s d o c u m e n t o s d e carcter p r i v a d o d e c l a r a d o s d e inters
cultural; y se dictan otras disposiciones"
40
" C o r r e s p o n d e a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, e j e r c e r l a s f a c u l t a d e s d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l a l o s
a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o , as c o m o s o b r e l o s d o c u m e n t o s d e c l a r a d o s d e inters c u l t u r a l c u y o s
p r o p i e t a r i o s , t e n e d o r e s o p o s e e d o r e s s e a n p e r s o n a s n a t u r a l e s o jurdicas d e carcter p r i v a d o ; y l o s dems
o r g a n i s m o s regulados por las Ley 5 9 4 d e 2 0 0 0 y la Ley 3 9 7 d e 1997 modificada por la Ley 1185 d e 2 0 0 8 ,
a t e n d i e n d o l a f o r m a y trminos sealados e n l a P a r t e P r i m e r a d e l Cdigo d e P r o c e d i m i e n t o A d m i n i s t r a t i v o y
d e l o C o n t e n c i o s o A d m i n i s t r a t i v o - C P A C A L e y 1 4 3 7 d e 2 0 1 1 , e n c o n c o r d a n c i a p o r e l artculo 212 d e l
D e c r e t o - L e y 0 1 9 d e 2 0 1 2 " . D e c r e t o 1 0 6 d e 2 0 1 5 , artculo 1.
41
Ibdem, artculo 2 o .
42
Ibdem, artculo 5.
43
" E l A r c h i v o G e n e r a l d e la Nacin ejercer s u s f u n c i o n e s a travs d e l o s s i g u i e n t e s m e c a n i s m o s :
a) Visitas presenciales,
b ) V i s i t a s v i r t u a l e s , m e d i a n t e e l u s o d e tecnologas d e l a informacin,
c ) O f i c i o s s o l i c i t a n d o informacin s o b r e l a s g e s t i o n e s a d e l a n t a d a s ,
d ) F o r m a t o s , m a n u a l e s o e n lnea, e s t a b l e c i d o s p o r l a s a u t o r i d a d e s c o m p e t e n t e s y ,
e ) O t r o s m e c a n i s m o s p a r a v e r i f i c a r e l c u m p l i m i e n t o d e la funcin archivstica". Ibdem, artculo 1 1 .
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iii) Determin l o s p r o c e d i m i e n t o s
sealadas f u n c i o n e s .
E n esta
q u edeben adelantarse
direccin, p o r e j e m p l o ,
f r e n t e a l a s v i s i t a s d e inspeccin44 s u c o n t e n i d o mnimo
para e l ejercicio
e l artculo 1 4 e s t a b l e c i
indicando:
"El Archivo General de la Nacin establecer el procedimiento

inspeccin que deba ser adoptado, y en el cual se contemplarn
para las visitas de

como mnimo:
a) Comunicacin a la entidad o persona objeto de la visita (exceptuando

que se realicen por denuncias
recibidas).
b) Metodologa para la realizacin
d e las
aquellas
de la visita.
c) Desarrollo de la visita.
d) Sitios, procesos
o reas sobre los cuales
se realizar la visita de
inspeccin.
e) Ejecucin o desarrollo de la visita.

f) Presentacin
de los resultados de la
g) Plan de Mejoramiento
Archivstico
h) Mtodos de seguimiento
Igualmente,
visita45.
(cuando sea
a los compromisos
procedente)46.
adquiridos por la entidad
s e refiri a l a f o r m a e n q u e s e d e s a r r o l l a e l p r o c e d i m i e n t o .
visitada"47.
As p o r
e j e m p l o , s u artculo 1 5 d i s p u s o p a r a e l c a s o d e l a s v i s i t a s d e i n s p e c c i n :
44
E l D e c r e t o tambin a u t o r i z a a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin a r e a l i z a r v i s i t a s d e v i g i l a n c i a y d e c o n t r o l .
R e s p e c t o a l a p r i m e r a s e estableci: " C o n s i s t e e n e l s e g u i m i e n t o y evaluacin a l a s a c t i v i d a d e s q u e f u e r o n
i n c l u i d a s e n e l P l a n d e M e j o r a m i e n t o Archivstico - P M A p r e s e n t a d o p o r l a s e n t i d a d e s q u e h a n s i d o o b j e t o d e
v i s i t a d e inspeccin." Artculo 1 9 . R e s p e c t o a l a s v i s i t a s d e c o n t r o l e l D e c r e t o d i s p u s o : " C o n s i s t e e n l a f a c u l t a d
q u e l e o t o r g a l a L e y a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin p a r a p r e v e n i r e l i n c u m p l i m i e n t o d e l o sealado e n l a L e y
5 9 4 d e 2 0 0 0 , l a L e y 3 9 7 d e 1 9 9 7 m o d i f i c a d a p o r l a L e y 1 1 8 5 d e 2 0 0 8 , e n c o n c o r d a n c i a c o n e l Artculo 2 1 2 d e l
D e c r e t o - L e y 0 1 9 d e 2 0 1 2 y a d o p t e n l a s c o r r e s p o n d i e n t e s m e d i d a s p r e v e n t i v a s y c o r r e c t i v a s d e l c a s o " . Ibdem,
artculo 2 5 .
45
" U n a v e z r e c i b i d o e l i n f o r m e d e l a v i s i t a p o r p a r t e d e l s u j e t o i n s p e c c i o n a d o , ste deber r e s p o n d e r y
s o p o r t a r l a s o b s e r v a c i o n e s e f e c t u a d a s e n u n trmino d e d i e z ( 1 0 ) das hbiles p r o r r o g a b l e s h a s t a p o r o t r o
t a n t o , c u a n d o r a z o n a d a m e n t e e x i s t a n c i r c u n s t a n c i a s q u e i m p i d a n l a e n t r e g a d e l a informacin d e n t r o d e l p l a z o
inicial.
E n c a s o d e r e n u e n c i a s e dar t r a s l a d o a l a a u t o r i d a d d i s c i p l i n a r i a c o r r e s p o n d i e n t e p a r a l o d e s u c o m p e t e n c i a ,
d e c o n f o r m i d a d c o n l o e s t a b l e c i d o p o r e l Artculo 3 2 d e l a l e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 " . Ibdem, artculo 1 7 .
46
" A p a r t i r d e l m i s m o m o m e n t o d e l a e n t r e g a d e l A c t a d e f i n i t i v a d e l a v i s i t a d e inspeccin, l a e n t i d a d v i s i t a d a
dispondr d e q u i n c e ( 1 5 ) das hbiles p a r a p r e s e n t a r s u p r o p u e s t a d e P l a n d e M e j o r a m i e n t o Archivstico
( P M A ) y s u metodologa d e implementacin, trmino q u e podr p r o r r o g a r s e h a s t a p o r ( 1 5 ) das hbiles
a d i c i o n a l e s , p o r u n a s o l a v e z . E l P M A deber s e r a p r o b a d o p o r e l Comit I n s t i t u c i o n a l d e D e s a r r o l l o
A d m i n i s t r a t i v o o e l Comit I n t e r n o d e A r c h i v o d e l a e n t i d a d q u e l o f o r m u l a " . Ibdem, artculo 1 8 .
47
"Pargrafo 1. E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, tendr a s u c a r g o e l s e g u i m i e n t o a l a s n u e v a s a c c i o n e s
a c o r d a d a s e n e l P l a n d e M e j o r a m i e n t o Archivstico ( P M A ) , c o n e l propsito d e a v a l u a r l o s c o m p r o m i s o s
adquiridos por la entidad.
Pargrafo 2 L a O f i c i n a d e C o n t r o l I n t e r n o d e l a e n t i d a d i n s p e c c i o n a d a deber r e a l i z a r s e g u i m i e n t o y r e p o r t a r
t r i m e s t r a l m e n t e a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin l o s a v a n c e s d e l c u m p l i m i e n t o d e l P M A " . Ibdem, artculo 1 8 ,
pargrafos 1 o y 2 o .
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"Llegada a la fecha, hora y lugar establecidos

para la prctica de la visita, se
proceder a inspeccionar las instalaciones donde funcionan o se conservan los
archivos pblicos y/o el patrimonio documental y se solicitarn los
documentos
pertinentes
determinando
aspectos
legales, logsticos, y la implementacin
y
aplicacin de la normatividad
archivstica".
i v ) Reconoci a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin l a p o t e s t a d d e o r d e n a r q u e s e
a d e l a n t e n l a s a c t i v i d a d e s n e c e s a r i a s p a r a a d e c u a r l a s i n s t a l a c i o n e s fsicas d e l o s
archivos d elas entidades del E s t a d o 4 8 .
v ) A s i m i s m o , concedi a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, b a j o l a f i g u r a d e m e d i d a s
cautelares, u nconjunto d efacultades para proteger el patrimonio documental d e l
E s t a d o y l o s d o c u m e n t o s y a r c h i v o s pblicos49.
v i ) Concedi l a p o t e s t a d a l A r c h i v o G e n e r a l d e
f a v o r d e l e r a r i o pblico a q u i e n e s n o c u m p l a n
Archivstico o i n c u m p l a n l o d i s p u e s t o p o r l a
n o r m a t i v i d a d archivstica o l a s r d e n e s i m p a r t i d a s
la m a t e r i a 5 0 .
l a Nacin d e i m p o n e r m u l t a s a
c o nel Plan d e Mejoramiento
L e y General d e Archivos, la
por laautoridad competente e n
D e o t r a p a r t e , y c o n e l propsito d e r e s o l v e r u n o d e l o s i n t e r r o g a n t e s e l e v a d o s e n
l a c o n s u l t a , e s i m p o r t a n t e i n d i c a r q u e e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin p u e d e
t a m b i n e j e r c e r l a s sealadas f u n c i o n e s d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l s o b r e
l a s p e r s o n a s n a t u r a l e s y jurdicas q u e a d m i n i s t r a n r e c u r s o s pblicos o r e c a u d a n
recursos d e lEstado al encontrarse sometidas estas a la Ley 594 d e 2000, tal
c o m o tuvo la oportunidad d e anotarse, pues s e trata d e entidades privadas que
c u m p l e n u n a funcin pblica.
P a r a l a S a l a , a p e s a r d e q u e e l artculo 3 2 d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 s e r e f i e r e a l a
inspeccin d e l o s a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o , l a m e n c i o n a d a
p r e r r o g a t i v a t a m b i n p u e d e e j e r c e r s e s o b r e l o s a r c h i v o s d e l a s sealadas
p e r s o n a s n a t u r a l e s y jurdicas a p a r t i r d e u n a interpretacin sistemtica d e l a L e y
que permita e l cumplimiento d e l o sfines d e la n o r m a y evite consecuencias
i n d e s e a b l e s e n s u aplicacin.
48
" E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin podr o r d e n a r q u e s e l l e v e n a c a b o l a s a c t i v i d a d e s n e c e s a r i a s p a r a

a d e c u a r l a s i n s t a l a c i o n e s fsicas d e l o s a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o , as c o m o s o b r e l o s d o c u m e n t o s
d e c l a r a d o s d e inters c u l t u r a l c u y o s p r o p i e t a r i o s , t e n e d o r e s o p o s e e d o r e s s e a n p e r s o n a s n a t u r a l e s o jurdicas
d e carcter p r i v a d o " . Ibdem, artculo 3 1 .
49
Ibdem, artculo 3 3 .
50
" E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin y l a s e n t i d a d e s t e r r i t o r i a l e s a travs d e l o s r e s p e c t i v o s C o n s e j o s d e
A r c h i v o s , podrn i m p o n e r m u l t a s a f a v o r d e l e r a r i o a q u i e n e s n o h a n d a d o c u m p l i m i e n t o d e l P l a n d e
M e j o r a m i e n t o Archivstico - P M A o h a n i n c u m p l i d o l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o s y / o c u a l q u i e r n o r m a t i v i d a d
archivstica u o r d e n i m p a r t i d a p o r a u t o r i d a d c o m p e t e n t e e n e s t a m a t e r i a .
L a s m u l t a s s e graduarn d e a c u e r d o c o n l a g r a v e d a d d e la f a l t a c o m e t i d a , s i n p e r j u i c i o d e l a s s a n c i o n e s q u e
p u e d a n i m p o n e r o t r a s a u t o r i d a d e s e n e l e j e r c i c i o d e s u s c o m p e t e n c i a s " . Ibdem, artculo 2 5 .
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As, t e n i e n d o e n c u e n t a q u e e l artculo 3 5 o t o r g a u n a f a c u l t a d d e c o n t r o l a l A r c h i v o
G e n e r a l d e l a Nacin, e s p o s i b l e c o n c l u i r q u e e s t e p u e d e e n d e s a r r o l l o d e e s a
f a c u l t a d , i n s p e c c i o n a r l o s a r c h i v o s d e l a s p e r s o n a s n a t u r a l e s y jurdicas q u e
a d m i n i s t r e n o r e c a u d e n r e c u r s o s pblicos, e s o s s o l o r e s p e c t o a l o s a r c h i v o s y
d o c u m e n t o s r e l a c i o n a d o s c o n e l m a n e j o d e d i c h o s r e c u r s o s . U n a interpretacin
c o n t r a r i a n o permitira a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin a d e l a n t a r l a s a c c i o n e s d e
prevencin y sancin q u e t i e n e a s u c a r g o e n m a t e r i a archivstica r e s p e c t o a l a s
personas mencionadas.
A j u i c i o d e l a S a l a , l a s f a c u l t a d e s d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l e n m a t e r i a
archivstica r e c o n o c i d a s a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, y
comentadas
anteriormente, constituyen valiosas herramientas para verificar e l a d e c u a d o
c u m p l i m i e n t o d e l a s n o r m a s y p r o c e d i m i e n t o s archivsticos d u r a n t e t o d a s l a s
e t a p a s d e e x i s t e n c i a del a r c h i v o y los d o c u m e n t o s . D ee s t a f o r m a s e e v i t a q u e l a
verificacin s e r e a l i c e e n s u e t a p a f i n a l , c u a n d o p o r e j e m p l o s e t r a n s f i e r e n l o s
documentos al Archivo General, m o m e n t o e n e l cual y a puede ser demasiado
tarde o imposible d edetectar o corregir fallas q u e a f e c t e n g r a v e m e n t e l a integridad
d e l o s d o c u m e n t o s , y q u e p u e d e n d e r i v a r e n u n a i r r e p a r a b l e prdida d e
informacin. E n f i n , e s t a s f a c u l t a d e s p e r m i t e n p r e v e n i r l a destruccin y prdida d e
l o s a r c h i v o s y d o c u m e n t o s pblicos, y e n g e n e r a l , d e l p a t r i m o n i o d o c u m e n t a l d e l a
Nacin.
C o m o p u e d e advertirse a partir d e las n o r m a s anteriores, la L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 y e l
D e c r e t o 1 0 6 d e 2 0 1 5 o t o r g a r o n a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin l a s p r e r r o g a t i v a s
d e t r a z a r , o r i e n t a r , c o o r d i n a r y c o n t r o l a r ( e s t a ltima b a j o e l e j e r c i c i o d e f a c u l t a d e s
d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l ) l a funcin archivstica d e l E s t a d o . C o n t o d o ,
estas facultades n o s o n absolutas pues s e encuentran limitadas, c o m o a
continuacin s e p a s a a e x p l i c a r .
4. L o s lmites a l a s f a c u l t a d e s del A r c h i v o G e n e r a l de la N a c i n
A u n q u e d e la lectura d e las n o r m a s d e la Ley 5 9 4 d e 2 0 0 0 s edesprende q u e e l
A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin t i e n e l a p o t e s t a d p a r a e s t a b l e c e r , o r i e n t a r , c o o r d i n a r
y c o n t r o l a r l a funcin archivstica d e l E s t a d o , n o p u e d e n e s t a s f a c u l t a d e s
c o n s i d e r a r s e a b s o l u t a s p u e s e n c u e n t r a n s u lmite e n ; i ) e l p r i n c i p i o d e a u t o n o m a
d e r i v a d o d e l artculo113 d e l a C a r t a Poltica, i i ) e l c o n o c i m i e n t o d e l a informacin
c o n t e n i d a e n l o s a r c h i v o s y d o c u m e n t o s y i i i ) e l carcter r e s e r v a d o d e l o s
documentos.
a. E l principio de a u t o n o m a
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D e a c u e r d o c o n e l artculo 1 1 3 d e l a C a r t a Poltica, e l E s t a d o p a r a p o d e r c u m p l i r
c o n l o s f i n e s e s e n c i a l e s 5 1 o r d e n a d o s p o r l a Constitucin g o z a d e u n a e s t r u c t u r a
q u e s e c o n f o r m a p o r l a s t r e s R a m a s d e l P o d e r Pblico l a s c u a l e s s e c o m p o n e n
d e rganos; e x i s t i e n d o a d e m s d e e s t o s rganos, o t r o s q u e l a Constitucin
c o n s i d e r a autnomos e i n d e p e n d i e n t e s c o m o s o n , p o r e j e m p l o , e l M i n i s t e r i o
Pblico, l a Contralora G e n e r a l d e l a Repblica y l o s r g a n o s e l e c t o r a l e s 5 2 .
E s t a s r a m a s y rganos actan b a j o l o s p r i n c i p i o s d e separacin d e p o d e r e s e
i n d e p e n d e n c i a o a u t o n o m a 5 3 . E n e s t a direccin, l a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l h a
sealado r e s p e c t o a l a a u t o n o m a o i n d e p e n d e n c i a d e l a R a m a J u d i c i a l :
"[la] independencia, como su nombre lo indica, hace alusin a que los funcionarios
encargados
de administrar justicia no se vean sometidos a presiones,
(...) a
insinuaciones, recomendaciones, exigencias, determinaciones o consejos por parte
de otros rganos del poder, inclusive de la misma rama judicial, sin perjuicio del
ejercicio legtimo por parte de otras autoridades judiciales de sus competencias
constitucionales y legales"54.
I g u a l m e n t e , e n o t r a o p o r t u n i d a d seal:
"As, la Sala Jurisdiccional Disciplinaria fue creada orgnica y funcionalmente en
forma autnoma. La Sala administrativa
por su parte, tambin fue creada
orgnicamente con funciones propias, para cumplir funciones administrativas, con
representacin de las corporaciones nominadoras y como garanta de la autonoma
administrativa de la Rama Judicial perseguida por el Constituyente".
P o r s u p a r t e , e n l o q u e r e s p e c t a a l a R a m a L e g i s l a t i v a e s a autonoma h a s i d o
c o n c e b i d a por la j u r i s p r u d e n c i a c o m o :
"La Constitucin del 91 le confiere al Congreso, como rama del poder autnoma e
independiente,
la capacidad soberana de administrar sus propios asuntos, al
atribuirle en el artculo 150-20 facultad para "Crear los servicios administrativos y
tcnicos de las Cmaras", lo cual, obviamente, debe hacerse por medio de ley,
como expresamente all se ordena. Disposicin que guarda concordancia con el
artculo 135 del mismo ordenamiento, que seala las facultades de cada Cmara,
entre ellas, elegir sus mesas directivas, elegir su secretario general, proveer los
empleos creados por la ley para el cumplimiento de sus funciones, organizar su
polica interior, entre otras.
51
C o r t e Constitucional. Sentencia del 2 6 de febrero de 2 0 0 2 , C-127/02. Corte Constitucional. S e n t e n c i a del 3 0

de septiembre de 2003, C-879/03.
52
J a c o b o Prez E s c o b a r , D e r e c h o C o n s t i t u c i o n a l C o l o m b i a n o . E d i t o r i a l T e m i s , 1 9 9 7 , p p . 3 9 9 - 4 0 0 . C o n s e j o
d e E s t a d o , S a l a d e C o n s u l t a y S e r v i c i o C i v i l . C o n c e p t o d e l 2 6 d e a b r i l d e 2 0 0 7 , Radicacin nmero: 1 8 1 5 .
53
" E n e l c i t a d o artculo 1 1 3 d e l a C a r t a s e e x p r e s a q u e l a s r a m a s y l o s rganos d e l P o d e r Pblico s o n
autnomos e i n d e p e n d i e n t e s , a u n c u a n d o d e b e n c o l a b o r a r p a r a l a realizacin d e s u s f i n e s " . C o r t e
Constitucional. S e n t e n c i a del 2 5 d e j u n i o de 1 9 9 7 , C - 3 1 2 / 9 7 .
54
C o r t e C o n s t i t u c i o n a l . S e n t e n c i a del 2 d e abril de 2 0 0 1 , C - 3 6 1 / 0 1 .
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Ello significa que el Congreso,

por disposicin constitucional
expresa,
tiene
autonoma
y plena capacidad
para auto-organizarse,
lo que se
traduce,
especialmente,
en: a) autonoma reglamentaria, es decir, capacidad para dictar
normas para su propio funcionamiento, sin la intromisin ni la interferencia de
ningn otro rgano y sin que el gobierno tenga iniciativa en estas materias, y b)
autonoma financiera y administrativa, por cuanto las Cmaras tienen la facultad de
fijar su propio reglamento y administrar sus propios servicios as como el personal
que los presta".
P o r s u p a r t e , e n l o q u e t i e n e q u e v e r c o n l a a u t o n o m a d e l o s rganos a u t n o m o s ,
l a j u r i s p r u d e n c i a c o n s t i t u c i o n a l estableci:
"La Corte ha destacado que la autonoma que la Constitucin Poltica otorga a
determinados organismos, significa bsicamente; i) no pertenencia a alguna de las
ramas del Poder; ii) posibilidad de actuacin por fuera de las ramas del Poder y por
ende actuacin funcionalmente
independiente
de ellas; iii) titularidad de una
potestad de normacin para la ordenacin de su propio funcionamiento y el
cumplimiento de la misin constitucional
encomendada55.
E n t o d o c a s o , e l p r i n c i p i o d e autonoma n o p u e d e i n t e r p r e t a r s e d e f o r m a a b s o l u t a
o rgida p u e s s e e n c u e n t r a l i m i t a d a p o r : i ) l a Constitucin y l a l e y , i i ) e l d e b e r d e l a s
e n t i d a d e s y rganos d e l E s t a d o d e c o l a b o r a r armnicamente p a r a e l c u m p l i m i e n t o
d e l o s f i n e s d e l E s t a d o , i i i ) l o s i n t e r e s e s o b i e n e s jurdicos q u e d e b e n p r o t e g e r s e y
iv) l a n a t u r a l e z a d e E s t a d o unitario.
As,
r e s p e c t o a l a p r i m e r a limitacin l a j u r i s p r u d e n c i a C o n s t i t u c i o n a l h a sealado:
"Sin embargo, vale la pena aclarar que la autonoma entregada por la Carta a la
entidad encargada del manejo de la televisin, no le da el carcter de rgano
superior del Estado ni le concede un mbito ilimitado de competencias,
pues
cualquier entidad pblica por el simple hecho de pertenecer
a un Estado de
derecho,
se encuentra sujeta a lmites y restricciones
determinados por la
Constitucin y la Ley'6.
I g u a l m e n t e , e l p r i n c i p i o d e autonoma s e e n c u e n t r a r e s t r i n g i d o p o r e l d e b e r d e l a s
e n t i d a d e s y rganos d e l E s t a d o d e c o l a b o r a r armnicamente p a r a l o g r a r l a
satisfaccin d e l o s f i n e s d e l E s t a d o 5 7 . E n e s t a direccin, l a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l
indic:
55
C o r t e Constitucional. S e n t e n c i a del 8 de octubre de 2 0 0 2 , C - 8 3 2 / 0 2 .

C o r t e Constitucional. S e n t e n c i a del 11 d e julio de 1 9 9 6 , C - 3 1 0 / 9 6 .
57
" L a autonoma e i n d e p e n d e n c i a d e l p o d e r j u d i c i a l s o n e x p r e s i o n e s d e l p r i n c i p i o d e separacin d e p o d e r e s .
L o s j u e c e s , e n c u a n t o e j e r c e n l a funcin j u r i s d i c c i o n a l , estn s u p e d i t a d o s e x c l u s i v a m e n t e a l a aplicacin d e l
o r d e n a m i e n t o jurdico v i g e n t e y a l anlisis i m p a r c i a l d e l o s h e c h o s m a t e r i a d e d e b a t e j u d i c i a l . E l e j e r c i c i o d e l a
c o m p e t e n c i a j u r i s d i c c i o n a l , as c o m p r e n d i d a , a c e p t a l a inclusin d e m e c a n i s m o s d e colaboracin armnica y
d e c o n t r o l e s recprocos, a condicin q u e n o i n c i d a n o i n t e r f i e r a n e n e l mbito d e l a adopcin d e d e c i s i o n e s
judiciales". C o r t e C o n s t i t u c i o n a l . S e n t e n c i a del 18 d e abril de 2 0 1 2 , C - 2 8 8 / 1 2 .
56
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" Y por lo que respecta a la colaboracin armnica entre las ramas y rganos del
poder, lo que pretendi el constituyente al consagrar esta regla es que se produzca
una suerte de integracin de fuerzas de los diferentes rganos estatales con el
objetivo de propender por el cumplimiento de los fines del
Estado"58.
P o r l o t a n t o , e n l a interpretacin d e l artculo 1 1 3 d e l a Constitucin Poltica, e s
n e c e s a r i o p o n d e r a r e l p r i n c i p i o d e separacin d e p o d e r e s c o n e l d e colaboracin
armnica d e t a l m a n e r a q u e n o s e r e a l i c e n i n t e r p r e t a c i o n e s
excesivamente
e s t r i c t a s d e l p r i m e r o , p e r o t a m p o c o i n t e r p r e t a c i o n e s s o b r e l a f o r m a d e interaccin
e n t r e l o s r g a n o s d e l E s t a d o q u e d e b i l i t e l a autonoma d e e s t o s . As l o h a
sealado l a j u r i s p r u d e n c i a C o n s t i t u c i o n a l :
"Esta Corporacin ha establecido que la adecuada comprensin del artculo 113 de
la Constitucin, exige ponderar las exigencias vinculadas al mandato de separacin
funcional con el mandato de colaboracin armnica, de manera tal que ninguno de
ellos resulte anulado. En esta medida, no puede admitirse una
interpretacin
excesivamente
estricta de la separacin funcional ni tampoco una comprensin
extremadamente deferente de las formas de interaccin entre los diversos
rganos
del
Estado.
(...)
La articulacin de la separacin funcional y la colaboracin armnica no puede
implicar (i) la imposicin de pautas rgidas que eliminen las formas de interaccin
entre rganos, (ii) la autorizacin para que un rgano asuma las funciones que a
otro le corresponden o (iii) la disolucin de las responsabilidades
de un rgano
mediante la fijacin de competencias concurrentes no previstas en la Constitucin.
Los
mandatos de colaboracin armnica y de controles recprocos se realizan
constitucionalmente de diferente manera. En primer lugar, en la inexistencia de una
coincidencia exacta entre la rama del poder pblico y el tipo de funciones que le son
asignadas.
En segundo trmino, en la fijacin de funciones
complementarias
activando la participacin de varios rganos en momentos diferentes o con diversos
grados de generalidad. En tercer lugar, en la posibilidad de transferir
temporalmente
cierto tipo de funciones de un rgano a otro. En cuarto lugar, en la asignacin
especfica a algunos rganos de funciones que deben cumplir respecto de otros
vinculados, usualmente, a alguna rama del poder"59.
A d i c i o n a l m e n t e , la j u r i s p r u d e n c i a c o n s t i t u c i o n a l h a d e t e r m i n a d o q u e e l principio d e
l a a u t o n o m a est i g u a l m e n t e l i m i t a d o e n atencin a l o s i n t e r e s e s o b i e n e s
jurdicos q u e d e b e n p r o t e g e r s e , as c o m o t a m b i n e n atencin a l a c o n c e p c i n d e
E s t a d o u n i t a r i o . As, l a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l h a i n d i c a d o :
"Por otra parte, la autonoma de una entidad est limitada por la incidencia que
tengan sus funciones sobre otros bienes jurdico - constitucionales, ms all de los
cometidos encargados a ellas. En esa medida, el legislador puede limitar su
C o r t e Constitucional. S e n t e n c i a del 16 de m a r z o de 2 0 0 4 , C-246/04.

C o r t e C o n s t i t u c i o n a l . S e n t e n c i a del 2 4 d e abril d e 2 0 1 3 , C - 2 4 7 / 1 3 .
autonoma,
en la medida
en
significativamente
sobre intereses
mbito de su competencia.
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que alguna de sus funciones

o bienes jurdicos cuya proteccin
repercutan
supere el
En esta ltima situacin, la proyeccin del bien jurdico protegido determina el

alcance de la autonoma en el ejercicio de una funcin encargada a una entidad
estatal"6".
I g u a l m e n t e , e n l a s e n t e n c i a C - 2 0 8 d e 2 0 0 0 l a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l s e pronunci
f r e n t e a l c o n c e p t o d e E s t a d o u n i t a r i o c o m o lmite a l p r i n c i p i o d e l a a u t o n o m a ,
a n a l i z a n d o l a autonoma d e l B a n c o d e l a Repblica, e n l o s s i g u i e n t e s trminos:
"Como se deduce de las previsiones constitucionales contenidas en los arts. 371 y
372 y lo ha destacado en numerosas oportunidades la Corte, el Banco ejecuta sus
atribuciones institucionales dentro de un alto grado de autonoma. Ello le asegura un
amplio margen de libertad e independencia en el ejercicio de sus competencias, sin
injerencias externas de las ramas del poder pblico o de otros rganos del Estado,
salvo las que son admisibles para asegurar la coordinacin de funciones dentro de
la concepcin del Estado
Unitario61.
C o n t o d o , l o s lmites a l a a u t o n o m a d e l a s e n t i d a d e s pblicas n o p u e d e entraar
l a r u p t u r a d e l ncleo e s e n c i a l d e l a a u t o n o m a d e a q u e l l a s . D e e s t a f o r m a , l a s
limitaciones q u e establezca e l legislador d e b e n s e rn o s o l a m e n t e n e c e s a r i a s e
i n d i s p e n s a b l e s , s i n o t a m b i n p r o p o r c i o n a l e s r e s p e c t o a l a funcin o t o r g a d a a l
r g a n o o e n t i d a d . As, e n l a m i s m a s e n t e n c i a C - 2 0 8 d e 2 0 0 0 l a C o r t e
C o n s t i t u c i o n a l determin:
"Es cierto que el legislador puede determinar la manera como el banco debe cumplir
con las atribuciones que le corresponden segn la Constitucin (arts. 150-22 y 372),
pero ello slo habilita a aqul para establecer
las limitaciones que resulten
necesarias e indispensables y, adems, proporcionadas a la misin que le ha sido
asignada al banco, de tal manera que no lesione el ncleo esencial de la autonoma
de que es titular. De este modo, es preciso entender que las aludidas limitaciones
deben resultar compatibles con la autonoma funcional y tcnica propia del banco.
Por lo tanto, resultan inadmisibles aquellas regulaciones del legislador que de
alguna forma constituyan un catlogo puntual de conductas, que le sirvan de gua o
parmetro obligados para el ejercicio de su actividad institucional y que lo inhiban
para apreciar, segn su prudente juicio, la oportunidad y conveniencia las medidas
que deba adoptar".
I g u a l m e n t e , e n l a s e n t e n c i a C - 4 0 1 d e 2 0 0 1 estableci:
60
C o r t e C o n s t i t u c i o n a l . S e n t e n c i a d e l 7 d e o c t u b r e d e 2 0 0 3 , C - 8 9 4 / 0 3 . Vase tambin C o r t e C o n s t i t u c i o n a l .
S e n t e n c i a del 2 8 de agosto de 2 0 1 3 , S e n t e n c i a C-580/13.
61
C o r t e C o n s t i t u c i o n a l . S e n t e n c i a d e l 1 d e m a r z o d e 2 0 0 0 , S e n t e n c i a C - 2 0 8 / 0 0 .
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"Si bien los denominados "rganos autnomos e independientes" son rganos del
Estado, segn ha expresado esta Corte, la accin del legislador y la de los que
forman parte de la Rama Ejecutiva se halla limitada por el ncleo esencial de
autonoma,
que resulta definido por los mandatos mediante los cuales
la
Constitucin de manera explcita y en cada caso, define el mbito de autonoma. Al
respecto puede enunciarse que a mayor regulacin constitucional menor ser el
mbito de la regulacin legal, y viceversa. Pero en todo caso, es preceptivo el
respeto al ncleo esencial de autonoma que en cada supuesto aparecer definido
en funcin del cumplimiento de las misiones especficas encomendadas al rgano
autnomo".
E n l a m i s m a direccin, e l d e b e r d e colaboracin armnica e n t r e l o s r g a n o s d e l
E s t a d o t a m p o c o p u e d e l l e v a r a q u e s e r o m p a e l p r i n c i p i o d e l a divisin d e p o d e r e s
ni e l r e p a r t o f u n c i o n a l d e c o m p e t e n c i a s :
"Sin embargo, la exigencia de colaboracin armnica entre los rganos del Estado
no puede dar lugar a una ruptura de la divisin de poderes ni del reparto funcional
de competencias,
de modo que determinado rgano termine ejerciendo las
funciones atribuidas por la Carta a otro rgano.
(...)
As pues, si bien es cierto que el principio de separacin de poderes es el
fundamento para el reconocimiento de la necesaria independencia y autonoma de
los diferentes rganos del Estado, a fin de que puedan cumplir cabalmente sus
funciones, tambin lo es que dicho principio debe ser interpretado en funcin de su
vinculacin con el modelo trazado en el artculo 113 Superior, segn el cual, cada
uno de los rganos del poder pblico debe colaborar armnicamente para la
consecucin de los fines estatales. Colaboracin armnica que no implica que
determinada rama u rgano llegue a asumir la funcin de otro rgano, pues no
debe olvidarse que cada uno de ellos ejerce funciones
separadas"62.
A p a r t i r d e l m a r c o a n t e r i o r m e n t e i n d i c a d o , y c o n e l propsito d e r e s p o n d e r l o s
i n t e r r o g a n t e s d e l a c o n s u l t a , e s n e c e s a r i o a n a l i z a r e l e f e c t o d e e s t o s lmites
r e s p e c t o a l a s p r e r r o g a t i v a s o t o r g a d a s a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin p a r a t r a z a r ,
o r i e n t a r , c o o r d i n a r y c o n t r o l a r l a funcin archivstica d e l E s t a d o .
E n e s t e s e n t i d o , s e d e b e e m p e z a r p o r sealar q u e a u n q u e e l A r c h i v o G e n e r a l d e
l a Nacin t i e n e l a f a c u l t a d p a r a d e t e r m i n a r , o r i e n t a r y c o o r d i n a r l a funcin
archivstica e s t a t a l , p u e s e s t a t i e n e c o m o propsito " c o a d y u v a r a l a e f i c i e n c i a d e l a
gestin d e l E s t a d o y s a l v a g u a r d a r e l p a t r i m o n i o d o c u m e n t a l c o m o p a r t e i n t e g r a l d e
l a r i q u e z a c u l t u r a l d e l a Nacin, c u y a proteccin e s obligacin d e l E s t a d o " 6 3 ,
c o n s i d e r a l a S a l a q u e e s t a s p o t e s t a d e s n op u e d e n e j e r c e r s e d etal m a n e r a q u e s e
62
63
Corte Constitucional. Sentencia del 16 de m a r z o de 2 0 0 4 , S e n t e n c i a C-246/04.

L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , artculo 4 o .
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a f e c t e e l ncleo e s e n c i a l d e l a a u t o n o m a d e l a s R a m a s L e g i s l a t i v a y J u d i c i a l o d e
l o s r g a n o s a u t n o m o s q u e r e c o n o c e l a m i s m a disposicin c o n s t i t u c i o n a l .
E n c o n s e c u e n c i a , e n c u e n t r a l a S a l a q u e e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, c o m o
e n t e e s p e c i a l i z a d o y tcnico e n l a c i e n c i a archivstica, y e n v i r t u d d e l a s f a c u l t a d e s
p a r a t r a z a r , o r i e n t a r y c o o r d i n a r l a funcin archivstica d e l a c u a l e s t i t u l a r , p u e d e
e m i t i r polticas y d i r e c t r i c e s d e carcter tcnico q u e s e a n i n d i s p e n s a b l e s o
n e c e s a r i a s p a r a e l e j e r c i c i o d e l a funcin archivstica d e t o d a s l a s r a m a s y r g a n o s
d e l E s t a d o . S i n e m b a r g o , e s t a s polticas y d i r e c t r i c e s n o p u e d e n a f e c t a r e l e j e r c i c i o
d e l a s f u n c i o n e s p r o p i a s d e l a s R a m a s L e g i s l a t i v a y J u d i c i a l y d e l o s rganos
autnomos d e l E s t a d o , n i t a m p o c o p u e d e n s i g n i f i c a r q u e e s t o s p i e r d a n s u
p o t e s t a d p a r a a p r e c i a r , segn s u r a z o n a b l e j u i c i o , l a f o r m a y o p o r t u n i d a d c o m o
d e b e n a d o p t a r s e d i c h a s polticas o d i r e c t r i c e s d e a c u e r d o c o n s u s n e c e s i d a d e s y
realidades.
E l p r i n c i p i o d e l a a u t o n o m a o i n d e p e n d e n c i a d e r i v a d o d e l artculo 1 1 3 d e l a C a r t a
Poltica l i m i t a , t a m b i n , l a p o t e s t a d d e c o n t r o l d e s a r r o l l a d a a travs l a s f a c u l t a d e s
d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l , q u e t i e n e a s u c a r g o e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a
Nacin.
E n e f e c t o , recurdese q u e e l artculo 3 5 d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 otorg a l A r c h i v o
G e n e r a l d e l a Nacin f a c u l t a d e s p a r a p r e v e n i r y s a n c i o n a r e l i n c u m p l i m i e n t o d e l a
Ley General d e Archivo y sus normas reglamentarias. E n desarrollo d e estas
f a c u l t a d e s , e l l i t e r a l a ) d e l a n o r m a reconoci a l a m e n c i o n a d a e n t i d a d l a p o t e s t a d
d e o r d e n a r l a s u s p e n s i n i n m e d i a t a d e l a s prcticas q u e a m e n a c e n o v u l n e r e n l a
i n t e g r i d a d d e l o s a r c h i v o s pblicos y s e a d o p t e n l a s m e d i d a s p r e v e n t i v a s y
c o r r e c t i v a s q u e s e r e q u i e r a n 6 4 , f a c u l t a d q u e f u e r e a f i r m a d a e n l o s artculos 2 7 6 5 y
3 3 6 6 del Decreto 106 d e 2 0 1 5 .
F r e n t e a e s t a s p o t e s t a d e s , e n t i e n d e l a S a l a q u e e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin
p u e d e ejercerlas sobre todas las entidades del Estado. Sin e m b a r g o , s u ejercicio
64
" a ) E m i t i r l a s rdenes n e c e s a r i a s p a r a q u e s e s u s p e n d a n d e i n m e d i a t o l a s prcticas q u e a m e n a c e n o

v u l n e r e n l a i n t e g r i d a d d e l o s a r c h i v o s pblicos y s e a d o p t e n l a s c o r r e s p o n d i e n t e s m e d i d a s p r e v e n t i v a s y
correctivas".
65
" L l e g a d a l a f e c h a , h o r a y l u g a r d e la v i s i t a , s e proceder a l e s t u d i o d e la situacin y c o m p r o b a d a la prctica
u omisin i r r e g u l a r q u e s e p r e s e n t a , s e emitirn i a s rdenes r e s p e c t i v a s p a r a q u e s e s u s p e n d a n l a s prcticas
q u e a m e n a c e n o v u l n e r e n l a i n t e g r i d a d d e l o s a r c h i v o s pblicos y / o d e l o s a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s p r i v a d a s
q u e c u m p l e n f u n c i o n e s pblicas y / o a l o s d o c u m e n t o s d e c l a r a d o s d e inters c u l t u r a l c u y o s p r o p i e t a r i o s ,
t e n e d o r e s o p o s e e d o r e s s e a n p e r s o n a s n a t u r a l e s o jurdicas d e carcter p r i v a d o y s e a d o p t e n l a s
correspondientes medidas preventivas y correctivas".
66
" P a r a p r o t e g e r e l p a t r i m o n i o d o c u m e n t a l d e l E s t a d o y l o s d o c u m e n t o s y a r c h i v o s pblicos, a s i c o m o p a r a
s u s p e n d e r d e i n m e d i a t o l a s prcticas q u e a m e n a c e n o v u l n e r e n l a i n t e g r i d a d d e l o s m i s m o s y s e a d o p t e n l a s
c o r r e s p o n d i e n t e s m e d i d a s p r e v e n t i v a s y c o r r e c t i v a s p e r t i n e n t e s , e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin e n c u a l q u i e r
m o m e n t o podr:
a) O r d e n a r q u e de f o r m a inmediata s e t o m e n las m e d i d a s para q u e c e s e n las actividades u o m i s i o n e s que
p u e d a n c a u s a r dao, q u e l o h a y a c a u s a d o o l o continen o c a s i o n a n d o .
b ) O r d e n a r q u e s e e j e c u t e n l o s a c t o s n e c e s a r i o s , c u a n d o l a c o n d u c t a p o t e n c i a l m e n t e p a r t i c u l a r o daina s e a
c o n s e c u e n c i a d e l a omisin d e l r e s p o n s a b l e d e l o s d o c u m e n t o s " .
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r e s p e c t o a l o s rganos y e n t i d a d e s q u e n o h a c e n p a r t e d e l a R a m a E j e c u t i v a , n o
p u e d e a d e l a n t a r s e d e t a l m a n e r a q u e s e v i o l e e l ncleo e s e n c i a l d e l a a u t o n o m a
de la cual gozan estos. D e esta suerte, l a sexigencias n o puedan afectar e l
ejercicio d e las funciones q u e l e s s o n propias ni eliminar las facultades d e q u e
g o z a n para valorar l af o r m a y oportunidad d eadoptar las m e d i d a s d e m a n d a d a s d e
acuerdo con las situaciones que s e presenten.
E n l o q u e c o n c i e r n e a l a o t r a f a c u l t a d r e c o n o c i d a p o r l o s artculos 3 5 d e l a L e y 5 9 4
d e 2 0 0 0 y 2 5 d e l D e c r e t o 1 0 6 d e 2 0 1 5 6 7 a l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, c o m o e s
la d e s a n c i o n a r c o n m u l t a s e l i n c u m p l i m i e n t o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 y s u s n o r m a s
r e g l a m e n t a r i a s , c o n s i d e r a l a S a l a q u e s u e j e r c i c i o s o b r e rganos y e n t i d a d e s q u e
n o h a c e n p a r t e d e l a R a m a E j e c u t i v a v a e n contrava d e l artculo 1 1 3 d e l a
Constitucin Poltica t o d a v e z q u e c o n l l e v a u n a prdida d e l a a u t o n o m a e
i n d e p e n d e n c i a d e l a s r a m a s d e l p o d e r pblico y d e l o s rganos a u t n o m o s a l
s u j e t a r a e s t o s a s a n c i o n e s i m p u e s t a s p o r e l e j e c u t i v o , afectndose g r a v e m e n t e e l
equilibrio d e poderes.
F i n a l m e n t e , e n l o q u e r e s p e c t a a l a f a c u l t a d d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin p a r a
r e a l i z a r v i s i t a s d e inspeccin a l o s a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o , e n v i r t u d
d e l o d i s p u e s t o p o r l o s artculos 3 2 d e l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o y 1 3 d e l D e c r e t o
106 d e 2015, encuentra la Sala que esta prerrogativa, c o m o ocurre con las otras
f a c u l t a d e s d e c o n t r o l , n o p u e d e e j e r c e r s e d e f o r m a t a l q u e a f e c t e e l ncleo
e s e n c i a l d e l a autonoma d e l a s R a m a s J u d i c i a l y L e g i s l a t i v a n i d e l o s rganos
a u t n o m o s , e s d e c i r , n o p u e d e a d e l a n t a r s e a travs d e a c c i o n e s q u e a f e c t e n e l
cumplimiento d elas funciones que leson inherentes a estos.
b. E l c o n o c i m i e n t o
documentos.
de
la
informacin
contenida
en
los
archivos
U n s e g u n d o lmite a l a s f a c u l t a d e s d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin s e r e l a c i o n a
i g u a l m e n t e c o n l a sealada p o t e s t a d d e r e a l i z a r v i s i t a s d e inspeccin a l o s
a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s e s t a t a l e s , a l a l u z d e l o d i s p u e s t o p o r e l artculo 3 2 d e l a
Ley 5 9 4 d e 2000. E neste sentido, esta prerrogativa d e b e entenderse limitada o
circunscrita a verificar e l c u m p l i m i e n t o d e la L e y5 9 4 d e 2 0 0 0 y s u s n o r m a s
r e g l a m e n t a r i a s , s i nq u e , p o rtanto, p u e d a e n t e n d e r s e q u ep o rvirtud d e ella e l
A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin est a u t o r i z a d o p a r a c o n o c e r l a informacin
c o n t e n i d a e n l o s a r c h i v o s o b j e t o d e l a inspeccin.
67
" E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin y l a s e n t i d a d e s t e r r i t o r i a l e s a travs d e l o s r e s p e c t i v o s C o n s e j o s d e

A r c h i v o s , podrn i m p o n e r m u l t a s a f a v o r d e l e r a r i o a q u i e n e s n o h a n d a d o c u m p l i m i e n t o d e l P l a n d e
M e j o r a m i e n t o Archivstico - P M A o h a n i n c u m p l i d o l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o s y / o c u a l q u i e r n o r m a t i v i d a d
archivstica u o r d e n i m p a r t i d a p o r a u t o r i d a d c o m p e t e n t e e n e s t a m a t e r i a .
L a s m u l t a s s e graduarn d e a c u e r d o c o n l a g r a v e d a d d e la f a l t a c o m e t i d a , s i n p e r j u i c i o d e l a s s a n c i o n e s q u e
p u e d a n i m p o n e r o t r a s a u t o r i d a d e s e n el ejercicio d e s u s c o m p e t e n c i a s " .
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E n e f e c t o , l a s p o t e s t a d e s d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l d e l A r c h i v o G e n e r a l d e
l a Nacin estn d i r i g i d a s a g a r a n t i z a r e l a d e c u a d o e j e r c i c i o d e l a funcin
archivstica d e l E s t a d o , e s d e c i r , q u e l a s a c t i v i d a d e s r e l a c i o n a d a s c o n l a t o t a l i d a d
d e l q u e h a c e r archivstico, c o m o l o s o n , t o d a s a q u e l l a s c o m p r e n d i d a s d e s d e l a
elaboracin d e l d o c u m e n t o h a s t a s u eliminacin o conservacin p e r m a n e n t e 6 8 , s e
adelanten dando cumplimiento a laLey 5 9 4 d e2 0 0 0 y sus n o r m a s reglamentarias.
D e e s t e m o d o , l a s f a c u l t a d e s d e l a c u a l e s t i t u l a r e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin
d e b e n utilizarse con e s e objetivo, y e n consecuencia, n op u e d e n concebirse c o m o
u n a h e r r a m i e n t a o autorizacin p a r a c o n o c e r l a informacin c o n t e n i d a e n l o s
a r c h i v o s s o b r e l o s c u a l e s s e e j e r c e n l a s sealadas p r e r r o g a t i v a s . S u u s o e n e s a
direccin c o n s t i t u y e u n a c l a r a desviacin a l propsito o f i n a l i d a d q u e j u s t i f i c a r o n s u
reconocimiento.
c. E l carcter r e s e r v a d o de l o s d o c u m e n t o s
U n t e r c e r lmite a l a s p o t e s t a d e s d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin a l a l u z d e l a
L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 l o c o n s t i t u y e e l carcter r e s e r v a d o d e l o s d o c u m e n t o s q u e
integran los archivos. E n este sentido, la m e n c i o n a d a entidad n opuede ejercer la
f a c u l t a d d e r e a l i z a r v i s i t a s d e inspeccin s o b r e a r c h i v o s y d o c u m e n t o s r e s e r v a d o s .
E n e f e c t o , l a Constitucin Poltica c o l o m b i a n a r e c o n o c e e x p r e s a m e n t e l o s
d e r e c h o s a l a informacin y a c c e d e r a l a informacin pblica. As, e l artculo 2 0 d e
l a Constitucin i n d i c a :
"Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar
medios masivos de comunicacin.
Estos son libres y tienen responsabilidad
social. Se garantiza
rectificacin en condiciones de equidad. No habr censura".
el derecho
a la
P o r s u p a r t e , c o m o expresin d e l o s d e r e c h o s a r e c i b i r informacin y d e p e t i c i n 6 9 ,
e l artculo 7 4 d e l a Constitucin estableci:
68
" A c t i v i d a d e s r e l a c i o n a d a s c o n l a t o t a l i d a d d e l q u e h a c e r archivstico, q u e c o m p r e n d e d e s d e l a elaboracin

d e l d o c u m e n t o h a s t a s u eliminacin o conservacin p e r m a n e n t e " . L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , artculo 3.
69
" L a j u r i s p r u d e n c i a c o n s t i t u c i o n a l h a r e c o n o c i d o q u e e l d e r e c h o a l a c c e s o a d o c u m e n t o s pblicos (artculo 7 4
C P . ) e s u n a manifestacin c o n c r e t a d e l d e r e c h o d e peticin (artculo 2 3 C P . ) y d e l d e r e c h o a l a informacin
(artculo 2 0 C P ). E n t a l s e n t i d o , d e s d e l a s p r i m e r a s s e n t e n c i a s l a C o r t e concluy: " ( . . . ) e s c i e r t o q u e e l
d e r e c h o a a c c e d e r a l o s d o c u m e n t o s pblicos c o n s a g r a d o e n e l artculo 7 4 , p u e d e c o n s i d e r a r s e e n b u e n a
m e d i d a c o m o u n a m o d a l i d a d d e l d e r e c h o f u n d a m e n t a l d e peticin y c o m o i n s t r u m e n t o n e c e s a r i o p a r a e l
e j e r c i c i o d e l d e r e c h o a l a informacin y, p o r lo t a n t o , c o m p a r t e c o n stos s u ncleo axiolgico e s e n c i a l , n o l o
e s m e n o s q u e t i e n e tambin u n c o n t e n i d o y a l c a n c e p a r t i c u l a r e s q u e l e o t o r g a n e s p e c i f i c i d a d y autonoma
dentro del conjunto d e los d e r e c h o s f u n d a m e n t a l e s . " . C o r t e Constitucional. S e n t e n c i a del 2 7 d e m a y o d e
2 0 1 0 , T - 4 1 4 / 1 0 . " E n t o n c e s , p u e d e o b s e r v a r s e q u e e l d e r e c h o d e a c c e s o a l a informacin e s u n d e r e c h o
f u n d a m e n t a l ( a r t . 7 4 s u p e r i o r ) , q u e g u a r d a e s t r e c h a relacin c o n l o s d e r e c h o s d e peticin ( a r t . 2 3 s u p e r i o r ) y
a o b t e n e r informacin v e r a z e i m p a r c i a l ( a r t . 2 0 s u p e r i o r ) " . C o r t e C o n s t i t u c i o n a l . S e n t e n c i a d e l 1 2 d e j u l i o d e
2 0 1 2 , C - 5 4 0 / 1 2 . " A d i c i o n a l m e n t e , e l artculo 7 4 c o n s t i t u c i o n a l , estableci q u e t o d a s l a s p e r s o n a s t i e n e n
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"Todas las personas

casos que establezca
El secreto
tienen derecho
la ley.
profesional
es
d e desarrollo
expresamente
consultar
legal.
constitucional,
E n esta
pblicos salvo
l o s sealados d e r e c h o s
direccin,
e n s u artculo 2 7 q u e t o d a s
los documentos
a los documentos
los
inviolable"70.
Adems d e s u r e c o n o c i m i e n t o
objeto
a acceder
d e los archivos
la L e y 5 9 4 d e 2000
las personas
tienen
pblicos, a m e n o s
h a n sido
consagr
la potestad
q u e estos
de
tengan
carcter r e s e r v a d o d e a c u e r d o c o n l a C o n s t i t u c i n o l a l e y :
"Todas las
pblicos y
documentos
personas
tienen derecho
a consultar los documentos
de
archivos
a que se les expida copia de los mismos,
siempre
que
dichos
no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la ley.
Las autoridades responsables

de los archivos pblicos y privados garantizarn
derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas
dems derechos consagrados
en la Constitucin y las leyes".
Asimismo,
e l Cdigo
de
Procedimiento
Administrativo,
L e y 1437
personas
las autoridades,
artculo 5
"En
ante
o
Administrativo
d e 2011, reconoce
como
el d e acceder
d e
lo
el
y
Contencioso
u n od e los derechos
de las
a l a i n f o r m a c i n pblica. As, e l
dispuso:
sus relaciones
con las autoridades
toda persona
tiene derecho
a:
3. Salvo reserva legal, obtener informacin que repose en los registros

pblicos en los trminos previstos por la Constitucin y las leyes".
archivos
d e r e c h o a a c c e d e r a l o s d o c u m e n t o s pblicos, s a l v o l o s c a s o s q u e e s t a b l e z c a l a l e y . E n t a l m e d i d a s e
a u t o r i z a a c u a l q u i e r c i u d a d a n o , p a r a q u e a c c e d a a l a informacin o f i c i a l , c o n s u l t e t o d o s l o s d o c u m e n t o s q u e
r e p o s e n e n l a s o f i c i n a s pblicas; i n c l u s i v e s e d a l a p o s i b i l i d a d d e s o l i c i t a r y o b t e n e r c o p i a s d e l a s m i s m a s , c o n
excepcin d e a q u e l l a s q u e t e n g a n u n a r e s e r v a d e carcter l e g a l o a l g u n a relacin c o n l a d e f e n s a o s e g u r i d a d
nacional... D e a c u e r d o a lo anterior s e colige, e n primera m e d i d a , q u e por regla general todo c i u d a d a n o tiene
d e r e c h o a a c c e d e r a c u a l q u i e r informacin pblica, c o n t e n i d a e n d o c u m e n t o s a c a r g o d e l a administracin,
s i e m p r e y c u a n d o n o est p r o t e g i d a p o r r e s e r v a l e g a l ; y e n s e g u n d o l u g a r , t o d o f u n c i o n a r i o pblico a c u y o
c a r g o est l a c u s t o d i a y c u i d a d o d e l o s d o c u m e n t o s d e l a administracin, deber g a r a n t i z a r a l o s
administrados su efectivo acceso". Corte Constitucional. Sentencia del 3 0 de agosto de 2010, T-656/10.
70
L a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l h a sealado q u e e n v i r t u d d e l sealado artculo 7 4 : " t o d a s l a s p e r s o n a s t i e n e n
d e r e c h o a a c c e d e r a l o s d o c u m e n t o s pblicos s a l v o l o s c a s o s q u e e s t a b l e z c a l a l e y " , est a u t o r i z a n d o a t o d a
p e r s o n a p a r a q u e a c c e d a , e n p r i n c i p i o , a c u a l q u i e r informacin o f i c i a l , c o n s u l t e d o c u m e n t o s q u e r e p o s e n e n
l a s o f i c i n a s pblicas y s o l i c i t e n u o b t e n g a n c o p i a s d e l o s m i s m o s , c o n excepcin d e a q u e l l o s q u e t e n g a n u n a
r e s e r v a d e carcter l e g a l o a l g u n a relacin c o n l a d e f e n s a o s e g u r i d a d n a c i o n a l " . C o r t e C o n s t i t u c i o n a l .
S e n t e n c i a d e l 1 d e a b r i l d e 2 0 1 3 , T - 1 6 7 / 1 3 . D e o t r a p a r t e , e l d e r e c h o a a c c e d e r a l a informacin pblica
c u m p l e i m p o r t a n t e s f u n c i o n e s , as: i ) g a r a n t i z a l a participacin democrtica y e l e j e r c i c i o d e l o s d e r e c h o s
polticos, i i ) p e r m i t e s a t i s f a c e r e l d e r e c h o a l a v e r d a d d e l a s vctimas d e a c t u a c i o n e s a r b i t r a r i a s y d e
v i o l a c i o n e s d e d e r e c h o s h u m a n o s , iii) g a r a n t i z a e l d e r e c h o a l a m e m o r i a histrica d e l a s o c i e d a d , i v ) h a c e
p o s i b l e e l e j e r c i c i o d e l d e r e c h o a l a informacin, y v ) g a r a n t i z a l a t r a n s p a r e n c i a d e l a gestin pblica,
constituyndose e n u n m e c a n i s m o d e c o n t r o l c i u d a d a n o s o b r e l a a c t i v i d a d e s t a t a l . C o r t e C o n s t i t u c i o n a l .
Sentencia del 9 de m a y o de 2013, C-274/13.
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P o r s u p a r t e , e l C o n g r e s o d e l a Repblica p r o m u l g r e c i e n t e m e n t e l a L e y
estatutaria 1 7 1 2 d e2 0 1 4 7 1 , l acual tiene c o m o objeto regular el d e r e c h o d e a c c e s o
a l a informacin pblica, l o s p r o c e d i m i e n t o s p a r a s u e j e r c i c i o y garanta, as c o m o
t a m b i n l a s e x c e p c i o n e s q u e l e s o n a p l i c a b l e s 7 2 . As, e l artculo 2 o d e l a l e y
estableci e l p r i n c i p i o d e m x i m a p u b l i c i d a d d e l a informacin pblica e n v i r t u d d e l
cual:
T o d a informacin en posesin, bajo control o custodia de un sujeto obligado es
pblica y no podr ser reservada o limitada sino por disposicin constitucional o
legal, de conformidad con la presente ley".
A d i c i o n a l m e n t e , seal f r e n t e a l d e r e c h o a a c c e d e r a l a informacin pblica l o
siguiente:
"En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la informacin, toda persona
puede conocer sobre la existencia y acceder a la informacin pblica en posesin o
bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la informacin solamente podr
ser restringido excepcionalmente. Las excepciones sern limitadas y proporcionales,
debern estar contempladas en la ley o en la Constitucin y ser acordes con los
principios de una sociedad
democrtica.
El derecho de acceso a la informacin genera la obligacin correlativa de divulgar
proactivament
la informacin pblica y responder
de buena fe, de manera
adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez
conlleva la obligacin de producir o capturar la informacin pblica. Para cumplir lo
anterior los sujetos obligados debern implementar procedimientos archivsticos que
garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrnicos
autnticos"73.
E s i m p o r t a n t e t a m b i n d e s t a c a r q u e e l d e r e c h o a a c c e d e r a l a informacin pblica
i m p o n e d o s i m p o r t a n t e s d e b e r e s a l a s a u t o r i d a d e s , c o m o l o s o n : i) s u m i n i s t r a r a
q u i e n l o s o l i c i t e informacin, c l a r a , c o m p l e t a , o p o r t u n a , c i e r t a y a c t u a l i z a d a s o b r e
s u a c t i v i d a d y i i ) c o n s e r v a r y m a n t e n e r l a informacin s o b r e s u a c t i v i d a d 7 4 ,
actividades q u e p o r supuesto deben s e r objeto d e control p o r parte d el a s
entidades que e llegislador haya determinado.
C o n t o d o , e l d e r e c h o a a c c e d e r a l a informacin pblica n o e s a b s o l u t o p u e s s e
e n c u e n t r a l i m i t a d o , a d e m s d e l a Constitucin y l a l e y 7 5 , p o r l a informacin
71
" P o r m e d i o d e l a c u a l s e cre l a L e y d e T r a n s p a r e n c i a y d e l D e r e c h o d e A c c e s o a l a Informacin Pblica

Nacional y se dictaron otras disposiciones".
72
" E l o b j e t o d e l a p r e s e n t e l e y e s r e g u l a r e l d e r e c h o d e a c c e s o a l a informacin pblica, l o s p r o c e d i m i e n t o s
p a r a e l e j e r c i c i o y garanta d e l d e r e c h o y l a s e x c e p c i o n e s a l a p u b l i c i d a d d e informacin". L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 ,
artculo 1.
73
Ibdem, artculo 4.
74
C o r t e Constitucional. S e n t e n c i a del 9 de m a y o de 2 0 1 3 , C - 2 7 4 / 1 3 .
75
L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , artculo 4. " E n t e r c e r l u g a r , e l artculo r e i t e r a q u e e l d e r e c h o slo p u e d e s e r restringile
excepcionalmente p o r expreso m a n d a t o constitucional o legal. T a l e s restricciones deben s e r
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reservada76. Frente a este punto, la Corte Constitucional, al analizar la

c o n s t i t u c i o n a l i d a d d e l artculo 1 8 d e l a L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , t u v o l a o p o r t u n i d a d d e
sealar:
"Uno
de los lmites admisibles al derecho de acceso a la informacin
pblica
proviene de la necesidad
de proteccin de otros derechos fundamentales
que
puedan ser afectados por el acceso y difusin de tal informacin. Tal es el caso de
los datos personales
que slo pertenecen a su titular y cuya divulgacin podra
afectar un derecho legtimo de este ltimo como el derecho a la intimidad, o de los
secretos comerciales, industriales y profesionales, cuyo acceso puedo afectar el
ejercicio de las libertades econmicas. Tambin se ha autorizado restringir el
acceso a la informacin pblica cuando su divulgacin o acceso pueda poner en
peligro la vida, la integridad o la seguridad de las personas. El artculo 18 bajo
examen se refiere puntualmente a estas restricciones.
Mediante esta norma se establece la posibilidad de rechazar o denegar el acceso a
informacin pblica clasificada, cuando su acceso y posible difusin pueda causar
un dao a los derechos a la intimidad personal, la vida, la salud o la seguridad de
las personas, o por tratarse de secretos comerciales, industriales o profesionales.
Esta disposicin establece
tambin que la duracin de estas restricciones es
ilimitada, y que no podr aplicarse cuando la persona haya consentido en la
revelacin de esa informacin".
A s i m i s m o , e l carcter r e s e r v a d o d e l a informacin s e j u s t i f i c a i g u a l m e n t e e n
atencin a l o s i n t e r e s e s pblicos q u e s e b u s c a n p r o t e g e r , c o m o p o r e j e m p l o , l a
d e f e n s a y s e g u r i d a d n a c i o n a l , l a s e g u r i d a d pblica, l a s r e l a c i o n e s i n t e r n a c i o n a l e s ,
l a e s t a b i l i d a d m a c r o e c o n m i c a y f i n a n c i e r a d e l pas, e n t r e o t r a s .
C o m o expresin d e l o a n t e r i o r , l a L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 seal e n s u s artculos 1 8 7 7 y
1 9 7 8 l a informacin c u y o a c c e s o p u e d e s e r r e s t r i n g i d o p o r c a u s a r d a o a d e r e c h o s
adems l i m i t a d a s , p r o p o r c i o n a l e s y a c o r d e s c o n l o s p r i n c i p i o s d e u n a s o c i e d a d democrtica, l o c u a l r e s u l t a
c o n c o r d a n t e c o n l a s e x i g e n c i a s c o n s t i t u c i o n a l e s sealadas e n l o s artculos 7 4 y 2 0 9 S u p e r i o r e s y c o n l a
j u r i s p r u d e n c i a d e e s t a Corporacin e n m a t e r i a d e a c c e s o a l a informacin pblica". C o r t e C o n s t i t u c i o n a l .
S e n t e n c i a del 9 de m a y o de 2 0 1 3 , C-274/13.
76
Vase: L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , artculo 2 7 , la L e y 1 4 3 7 d e 2 0 1 1 , artculo 5 y L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , artculo 2
77
"Informacin e x c e p t u a d a p o r dao d e d e r e c h o s a p e r s o n a s n a t u r a l e s o jurdicas. E s t o d a a q u e l l a
informacin pblica c l a s i f i c a d a , c u y o a c c e s o podr s e r r e c h a z a d o o d e n e g a d o d e m a n e r a m o t i v a d a y p o r
e s c r i t o , s i e m p r e q u e e l a c c e s o p u d i e r e c a u s a r u n dao a l o s s i g u i e n t e s d e r e c h o s :
a ) E l d e r e c h o d e t o d a p e r s o n a a l a I n t i m i d a d , b a j o l a s l i m i t a c i o n e s p r o p i a s q u e i m p o n e l a condicin d e s e r v i d o r
pblico, e n c o n c o r d a n c i a c o n lo e s t i p u l a d o ;
b) E l d e r e c h o d e t o d a p e r s o n a a la vida, la s a l u d o la s e g u r i d a d ;
c ) L o s s e c r e t o s c o m e r c i a l e s , i n d u s t r i a l e s y p r o f e s i o n a l e s , as c o m o l o s e s t i p u l a d o s e n e l pargrafo d e l artculo
7 7 d e la L e y 1 4 7 4 d e 2 0 1 1 .
Pargrafo. E s t a s e x c e p c i o n e s t i e n e n u n a duracin i l i m i t a d a y n o debern a p l i c a r s e c u a n d o l a p e r s o n a n a t u r a l
o jurdica h a c o n s e n t i d o e n l a revelacin d e s u s d a t o s p e r s o n a l e s o p r i v a d o s o b i e n c u a n d o e s c l a r o q u e l a
informacin f u e e n t r e g a d a c o m o p a r t e d e a q u e l l a informacin q u e d e b e e s t a r b a j o e l rgimen d e p u b l i c i d a d
aplicable".
78
"Informacin e x c e p t u a d a p o r dao a l o s i n t e r e s e s pblicos. E s t o d a a q u e l l a informacin pblica r e s e r v a d a ,
c u y o a c c e s o podr s e r r e c h a z a d o o d e n e g a d o d e m a n e r a m o t i v a d a y p o r e s c r i t o e n l a s s i g u i e n t e s
de
personas
naturales
informacin l a i d e n t i f i c a
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y jurdicas
la misma
los intereses
leyc o m o
pblicos.
Este
tipo
informacin pblica c l a s i f i c a d a
d e
79
i n f o r m a c i n pblica r e s e r v a d a 8 0 .
Adicionalmente,
garantizar
la reserva
necesaria para el adecuado
d e cierta
informacin
e s fundamental
ejercicio d e l a s funciones a cargo d e entidades d e l
Estado. D eesta suerte, p o rejemplo, la labor d e loso r g a n i s m o s d e inteligencia y

contrainteligencia
d e l E s t a d o o l a funcin c o n s u l t i v a
d e la Sala d e Consulta
S e r v i c i o C i v i l d e l C o n s e j o d e E s t a d o s e vera g r a v e m e n t e l i m i t a d a y a f e c t a d a s i l a
informacin o d o c u m e n t o s
primero
8 1
d e inteligencia o contrainteligencia,
los conceptos
proferidos
p o r la Sala
para
n o gozaran
el caso del
d e l carcter
r e s e r v a d o q u el a l e yl e sh a r e c o n o c i d o .
E n c o n s e c u e n c i a , p a r a g a r a n t i z a r l a r e s e r v a d e l a informacin, e l A r c h i v o
de
General
l a Nacin n o p u e d e e j e r c e r l a funcin d e r e a l i z a r v i s i t a s d e inspeccin a l o s
a r c h i v o s y d o c u m e n t o s q u e t e n g a n l a c a l i d a d d e r e s e r v a d o s , an e n e l c a s o d e
entidades q u e pertenecen a la R a m a Ejecutiva, pues s i s e permitiera e l ejercicio
de dichas facultades sobre losmencionados archivos y documentos para
verificar
s o b r e e l l o s e l c u m p l i m i e n t o d e l a s n o r m a s d e archivstica, s e c o r r e e l g r a v e
riesgo
d e q u e s e a c c e d a a e s t o s y s e p i e r d a s u carcter s e c r e t o o c o n f i d e n c i a l . D e e s t a
circunstancias, siempre q u e dicho acceso estuviere e x p r e s a m e n t e prohibido p o r u n a n o r m a legal o

constitucional:
a) La defensa y seguridad nacional;
b ) L a s e g u r i d a d pblica;
c) L a s r e l a c i o n e s i n t e r n a c i o n a l e s ;
d ) L a prevencin, investigacin y persecucin d e l o s d e l i t o s y l a s f a l t a s d i s c i p l i n a r i a s , m i e n t r a s q u e n o s e h a g a
e f e c t i v a l a m e d i d a d e a s e g u r a m i e n t o o s e f o r m u l e p l i e g o d e c a r g o s , segn e l c a s o ;
e) E l debido proceso y la igualdad d e las partes e n los procesos judiciales;
f ) L a administracin e f e c t i v a d e l a j u s t i c i a ;
g) L o s d e r e c h o s d e la infancia y la a d o l e s c e n c i a ;
h ) L a e s t a b i l i d a d macroeconmica y f i n a n c i e r a d e l pas;
i) L a s a l u d pblica".
79
Informacin pblica c l a s i f i c a d a . E s a q u e l l a informacin q u e e s t a n d o e n p o d e r o c u s t o d i a d e u n s u j e t o
o b l i g a d o e n s u c a l i d a d d e t a l , p e r t e n e c e a l mbito p r o p i o , p a r t i c u l a r y p r i v a d o o s e m i p r i v a d o d e u n a p e r s o n a
n a t u r a l o jurdica p o r l o q u e s u a c c e s o podr s e r n e g a d o o e x c e p t u a d o , s i e m p r e q u e s e t r a t e d e l a s
c i r c u n s t a n c i a s l e g i t i m a s y n e c e s a r i a s y l o s d e r e c h o s p a r t i c u l a r e s o p r i v a d o s c o n s a g r a d o s e n e l artculo 1 8 d e
e s t a l e y . L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , artculo 6 o .
80
" d ) Informacin pblica r e s e r v a d a . E s a q u e l l a informacin q u e e s t a n d o e n p o d e r o c u s t o d i a d e u n s u j e t o
o b l i g a d o e n s u c a l i d a d d e t a l , e s e x c e p t u a d a d e a c c e s o a l a ciudadana p o r dao a i n t e r e s e s pblicos y b a j o
c u m p l i m i e n t o d e l a t o t a l i d a d d e l o s r e q u i s i t o s c o n s a g r a d o s e n e l artculo 1 9 d e e s t a l e y " . L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 ,
artculo 6 o .
81
" P o r la naturaleza d e las funciones q u e cumplen los o r g a n i s m o s d e inteligencia y contrainteligencia s u s
d o c u m e n t o s , informacin y e l e m e n t o s tcnicos estarn a m p a r a d o s p o r l a r e s e r v a l e g a l p o r u n trmino mximo
d e t r e i n t a ( 3 0 ) aos c o n t a d o s a p a r t i r d e l a recoleccin d e l a informacin y tendrn carcter d e informacin
reservada.
E x c e p c i o n a l m e n t e y e n c a s o s especficos, p o r recomendacin d e c u a l q u i e r o r g a n i s m o q u e l l e v e a c a b o
a c t i v i d a d e s d e i n t e l i g e n c i a y c o n t r a i n t e l i g e n c i a , e l P r e s i d e n t e d e l a Repblica podr a c o g e r l a recomendacin
d e e x t e n d e r l a r e s e r v a p o r q u i n c e ( 1 5 ) aos ms, c u a n d o s u difusin s u p o n g a u n a a m e - n a z a g r a v e i n t e r n a o
e x t e r n a c o n t r a l a s e g u r i d a d o l a d e f e n s a n a c i o n a l , s e t r a t e d e informacin q u e p o n g a e n r i e s g o l a s r e l a c i o n e s
i n t e r n a c i o n a l e s , est r e l a c i o n a d a c o n g r u p o s a r m a d o s a l m a r g e n d e l a l e y , o a t e n t e c o n t r a l a i n t e g r i d a d
p e r s o n a l d e l o s a g e n t e s o l a s f u e n t e s " . L e y 1 6 2 1 d e 2 0 1 3 , artculo 3 3 .
suerte,
la facultad
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d e inspeccin
n o puede
ejercerse
sobre
los archivos
d o c u m e n t o s reservados d elas entidades d e l Estado.

En
todo
caso,
conserven
Archivo
lo anterior
n o e s obstculo
l a obligacin d e s e g u i r
para
q u e las entidades
G e n e r a l d e l a Nacin e n m a t e r i a
archivstica p a r a
o r g a n i z a c i n y c o n s e r v a c i n d e l a informacin r e s e r v a d a .
elimina la posibilidad
de
l a Nacin
estatales
l o s l i n e a m i e n t o s y parmetros f i j a d o s
garantizar
la debida
Igualmente,
d eq u es i e ne l ejercicio d e s u s f u n c i o n e s e lA r c h i v o
constata
la eventual
violacin
o desproteccin
por el
tampoco
General
d e los archivos
r e s e r v a d o s , p u e d a sealar l o s c o r r e c t i v o s n e c e s a r i o s p a r a a s e g u r a r s u a d e c u a d a
proteccin y r e s e r v a .
E s i m p o r t a n t e t a m b i n s e a l a r q u e p a r a l a S a l a a p e s a r d e q u e l o s artculos
d e l a L e y5 7d e 1 9 8 5
82
8 3
, 27
8 4
d e la L e y1437 d e2 0 1 1 , 10
o 8 5
y 13
8 6
20
8 2
d elaL e y 1581
" E l carcter r e s e r v a d o d e u n d o c u m e n t o n o ser o p o n i b l e a l a s a u t o r i d a d e s q u e l o s o l i c i t e n p a r a e l d e b i d o

ejercicio d e s u s funciones. C o r r e s p o n d e a dichas autoridades asegurar la reserva d e los d o c u m e n t o s q u e
l l e g u e n a c o n o c e r e n d e s a r r o l l o d e l o p r e s c r i t o e n e s t e artculo". R e c i e n t e m e n t e , l a L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4
estableca e n s u t e x t o o r i g i n a l , especficamente e n e l artculo 2 3 , u n a r e g l a s o b r e l a m a t e r i a : " I n a p l i c a b i l i d a d
d e l a r e s e r v a . E l carcter r e s e r v a d o d e u n d o c u m e n t o o d e u n a informacin, s a l v o l a r e s e r v a e n l o s p r o c e s o s
j u d i c i a l e s , n o ser o p o n i b l e a l a s a u t o r i d a d e s j u d i c i a l e s y c o n g r e s i s t a s e n e l e j e r c i c i o d e l c o n t r o l q u e l e
c o r r e s p o n d e a d e l a n t a r a l c o n g r e s o . D i c h a s a u t o r i d a d e s debern a s e g u r a r l a r e s e r v a d e l o s d o c u m e n t o s q u e
l l e g u e n a c o n o c e r e n d e s a r r o l l o d e l o p r e s c r i t o e n e s t e artculo, s i n p e r j u i c i o d e l o e s t a b l e c i d o e n l o s artculos
1 3 6 d e l a Constitucin y 5 2 d e l a L e y 5 a d e 1 9 9 2 " . S i n e m b a r g o , e s t a disposicin f u e d e c l a r a d a i n e x e q u i b l e
p o r l a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l a l c o n s i d e r a r q u e l a n o r m a exclua l a p o s i b i l i d a d d e q u e l a informacin r e s e r v a d a
n o f u e r a o p o n i b l e a l o s rganos d e c o n t r o l o a o t r a s a u t o r i d a d e s q u e e j e r c e n f u n c i o n e s d e l a m i s m a
n a t u r a l e z a , l o c u a l a f e c t a b a e l e j e r c i c i o d e s u s f u n c i o n e s . Especficamente l a C o r t e seal: " F i n a l m e n t e , t a l
c o m o l o m e n c i o n a n l a Contralora G e n e r a l d e l a Repblica y l a Procuradura G e n e r a l d e l a Nacin, e l artculo
excluy d e l a p o s i b i l i d a d d e q u e l a r e s e r v a d e c i e r t a informacin n o s e a o p o n i b l e a l o s rganos d e c o n t r o l p a r a
e l e j e r c i c i o d e s u s f u n c i o n e s o a o t r a s a u t o r i d a d e s q u e e j e r c e n f u n c i o n e s d e c o n t r o l . C o n e l l o s e estara
modificando l o establecido e n la Ley 5 7 d e 1985, por la cual s e ordena la publicidad d e l o s actos y
d o c u m e n t o s o f i c i a l e s , q u e n o distingua e n t r e u n a s y o t r a s a u t o r i d a d e s , p a r a l a aplicacin d e l a i n o p o n i b l l i d a d
d e l a r e s e r v a . E s t a c i r c u n s t a n c i a s e c o n v i e r t e e n u n obstculo q u e r e s u l t a c o n t r a r i o a l o e s t a b l e c i d o e n l o s
artculos 2 6 7 , 2 6 8 , 2 7 7 y 2 7 8 d e l a Constitucin Poltica, p u e s l a o p o n i b i l i d a d d e u n a r e s e r v a s o b r e u n a
informacin l e s impedira e l e j e r c i c i o p l e n o d e s u s f u n c i o n e s d e c o n t r o l .
P a r a l a S a l a , p o r t a n t o , e l artculo 2 3 d e l a L e y e s u n a n o r m a i n d e t e r m i n a d a q u e p o n e e n r i e s g o e l e j e r c i c i o d e l
derecho y obstaculiza las funciones constitucionales de control, que debe ser declarada inexequible. Dada s u
redaccin, y l o s vacos d e q u e a d o l e c e , n o e s p o s i b l e h a c e r u n f a l l o m o d u l a t i v o . C o r r e s p o n d e a l L e g i s l a d o r
c o r r e g i r e s a indeterminacin". C o r t e C o n s t i t u c i o n a l . S e n t e n c i a d e l 9 d e m a y o d e 2 0 1 3 , C - 2 7 4 / 1 3 .
83
" P o r l a c u a l s e o r d e n a l a p u b l i c i d a d d e l o s a c t o s y d o c u m e n t o s o f i c i a l e s " . Vase i g u a l m e n t e C o r t e
Constitucional. Sentencia del 12 de julio de 2 0 1 2 , C-540/12.
84
" E l carcter r e s e r v a d o d e u n a informacin o d e d e t e r m i n a d o s d o c u m e n t o s , n o ser o p o n i b l e a l a s
a u t o r i d a d e s judiciales ni a las a u t o r i d a d e s administrativas q u e s i e n d o constitucional o l e g a l m e n t e c o m p e t e n t e s
para ello, los soliciten para el debido ejercicio d e s u s funciones. C o r r e s p o n d e a dichas a u t o r i d a d e s a s e g u r a r la
reserva d e l a sinformaciones y d o c u m e n t o s q u e lleguen a conocer e n desarrollo d e lo previsto e n este
artculo".
85
" L a autorizacin d e l T i t u l a r n o ser n e c e s a r i a c u a n d o s e t r a t e d e :
a ) Informacin r e q u e r i d a p o r u n a e n t i d a d pblica o a d m i n i s t r a t i v a e n e j e r c i c i o d e s u s f u n c i o n e s l e g a l e s o p o r
orden judicial;"
86
" L a informacin q u e rena l a s c o n d i c i o n e s e s t a b l e c i d a s e n l a p r e s e n t e l e y podr s u m i n i s t r a r s e a l a s
siguientes personas:
(...)
b ) A l a s e n t i d a d e s pblicas o a d m i n i s t r a t i v a s e n e j e r c i c i o d e s u s f u n c i o n e s l e g a l e s o p o r o r d e n j u d i c i a l " .
Pgina 3 9 d e 5 0
d e 2 0 1 2 y 2 6 8 7 d e l D e c r e t o 1 0 3 d e 2 0 1 5 8 8 p e r m i t e n q u e u n a a u t o r i d a d pblica
a c c e d a a informacin o d o c u m e n t o s r e s e r v a d o s e n e l e j e r c i c i o d e s u s f u n c i o n e s , e l
a c c e s o a e s a informacin r e s e r v a d a e s p o s i b l e s i e m p r e y c u a n d o
dicha
informacin est l i g a d a a l c u m p l i m i e n t o d e l a s f u n c i o n e s d e l a a u t o r i d a d q u e
requiere conocerla.
D e e s t e m o d o , e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin n o p u e d e a d e l a n t a r l a b o r e s d e
inspeccin s o b r e l o s a r c h i v o s y d o c u m e n t o s r e s e r v a d o s , p u e s l a e x c e p c i n
m e n c i o n a d a n o l e a p l i c a t o d a v e z q u e n o s e podra d e c i r q u e e l e j e r c i c i o d e e s t a
f a c u l t a d r e q u i e r e d e l c o n o c i m i e n t o d e l a informacin c o n t e n i d a e n l o s d o c u m e n t o s
d e carcter r e s e r v a d o , y q u e p o r t a n t o s e l e estara o b s t a c u l i z a n d o s u l a b o r .
D e o t r a p a r t e , y a p e s a r d e l a s f a c u l t a d e s d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l d e l a s
c u a l e s g o z a e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin s o b r e l a funcin archivstica d e l
Estado, c o nl a slimitaciones mencionadas, quiere resaltar la Sala q u e quienes
t i e n e n e n p r i m e r a i n s t a n c i a l a obligacin d e v e l a r p o r e l c u m p l i m i e n t o d e l a L e y
5 9 4 d e 2 0 0 0 y e l d e b i d o e j e r c i c i o d e l a funcin archivstica s o n l o s p r o p i o s r g a n o s
y e n t i d a d e s d e l E s t a d o , p u e s e l c o n t r o l ms e f e c t i v o e s e l a u t o c o n t r o l o c o n t r o l
interno89.
U n a expresin d e l o a n t e r i o r e n c u e n t r a s u s t e n t o e n e l artculo 1 6 d e l a m i s m a
G e n e r a l de Archivo, e lcual indica:
Ley
"Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior

jerarqua, pertenecientes
a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos
pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables
de
su organizacin y conservacin,
as como de la prestacin de los
servicios
archivsticos".
I g u a l m e n t e , o t r a manifestacin d e l a a c t i v i d a d d e a u t o c o n t r o l q u e d e b e n e j e r c e r
l o s rganos y e n t i d a d e s d e l E s t a d o p a r a v e r i f i c a r e l a d e c u a d o c u m p l i m i e n t o d e l a s
n o r m a s archivsticas s e e n c u e n t r a e n e l pargrafo 2 o d e l artculo 1 8 d e l D e c r e t o
1 0 6 d e 2 0 1 5 , e l c u a l seala:
87
"Pargrafo 2. S a l v o q u e m e d i e autorizacin d e l t i t u l a r , a l o s d a t o s s e m i - p r i v a d o s , p r i v a d o s y s e n s i b l e s
c o n t e n i d o s e n d o c u m e n t o s pblicos slo podr a c c e d e r s e p o r decisin d e a u t o r i d a d j u r i s d i c c i o n a l o d e
a u t o r i d a d pblica o a d m i n i s t r a t i v a c o m p e t e n t e e n e j e r c i c i o s u s f u n c i o n e s " .
88
P o r e l c u a l s e r e g l a m e n t a p a r c i a l m e n t e la L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 y s e d i c t a n o t r a s d i s p o s i c i o n e s .
89
" E l p r i n c i p i o s u b y a c e n t e a e s t a auditora e s r e c o n o c e r q u e c o n t r o l e f e c t i v o e s a u t o c o n t r o l " . Ral E s p e j o , L a
Auditora e n l a construccin d e u n E s t a d o e f e c t i v o , e n L a construccin d e u n n u e v o d i s c u r s o d e c o n t r o l .
R e f l e x i o n e s s o b r e e l p r o c e s o d e c a m b i o y f o r t a l e c i m i e n t o i n s t i t u c i o n a l 1 9 9 5 - 1 9 9 8 . Contralora G e n e r a l d e l a
Repblica, p. 4 0 . " E l c o n t r o l intrnseco, p o r s u p a r t e , s e d e r i v a d e r e c o n o c e r q u e , e n m u c h a s o c a s i o n e s , y e n
p a r t i c u l a r e n e l c o n t e x t o d e l a s o r g a n i z a c i o n e s , e l c o n t r o l a d o r f o r m a p a r t e d e l a m i s m a organizacin q u e est
c o n t r o l a n d o . E s t e carcter a u t o - r e f l e x i v o d e c o n t r o l e s l o q u e d e f i n e e l a u t o - c o n t r o l " . A l f o n s o R e y e s A l v a r a d o ,
D e s a r r o l l o d e prcticas d e auditora o r g a n i z a c i o n a l y d e desempeo, e n L a construccin d e u n n u e v o d i s c u r s o
de control. Reflexiones sobre los e l e m e n t o s del proceso de cambio y fortalecimiento institucional 1995-1998.
Contralora G e n e r a l d e l a Repblica, p p . 4 0 - 4 1 .
Pgina 4 0 d e 5 0
"La Oficina de Control Interno de la entidad inspeccionada

deber
seguimiento y reportar trimestralmente al Archivo General de la Nacin los
del cumplimiento del PMA".
realizar
avances
D e all l a i m p o r t a n c i a d e q u e l a s e n t i d a d e s pblicas c a p a c i t e n a d e c u a d a m e n t e a
s u s f u n c i o n a r i o s e n l o q u e r e s p e c t a a l a funcin archivstica, t a l c o m o l o d i s p o n e e l
artculo 1 8 d e l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o 9 0 .
A d i c i o n a l m e n t e , a l c o n t r o l d e l c u m p l i m i e n t o d e l a s n o r m a s archivsticas q u e d e b e
a d e l a n t a r e n p r i m e r a m e d i d a u o r d e n l a p r o p i a e n t i d a d u rgano d e l E s t a d o , s e
s u m a l a l a b o r q u e d e s e m p e a l a Procuradura G e n e r a l d e l a Nacin e n l a m a t e r i a ,
a t e n d i e n d o l o d i s p u e s t o p o r e l l i t e r a l b ) d e l artculo 3 5 d e l a L e y G e n e r a l d e
Archivo, que dispone:
"b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas
cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25
de la Ley 200 de 1995".
C u m p l e t a m b i n u n a i m p o r t a n t e t a r e a l a Contralora G e n e r a l d e l a Nacin, e n
v i r t u d d e l o s e a l a d o p o r e l artculo 5 1 d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 :
La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica
prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nacin,
para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
5. L a facultad del A r c h i v o G e n e r a l de la Nacin para e j e r c e r l a s f u n c i o n e s de

i n s p e c c i n , v i g i l a n c i a y control s o b r e l a s e n t i d a d e s referidas por el artculo
5 del p r o y e c t o de L e y E s t a t u t a r i a d e T r a n s p a r e n c i a y del D e r e c h o de A c c e s o
a la I n f o r m a c i n Pblica, hoy c o n t e n i d o e n la L e y 1712 d e 2014, as c o m o la
s u j e c i n d e e s t a s a la L e y 594 de 2000
U n a d e los interrogantes e l e v a d o s a la S a l a por e l Ministerio consultante s e dirige
a e s t a b l e c e r s i l a s e n t i d a d e s q u e r e a l i z a n p r o c e s o s d e gestin d o c u m e n t a l
r e f e r i d a s e n e l artculo 5 o d e l p r o y e c t o d e L e y E s t a t u t a r i a d e T r a n s p a r e n c i a y d e l
D e r e c h o d e A c c e s o a l a Informacin Pblica: i ) s e e n c u e n t r a n s u j e t a s a l
c u m p l i m i e n t o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 y i i ) b a j o l a s f a c u l t a d e s d e inspeccin,
v i g i l a n c i a y c o n t r o l d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin.
90
" L a s e n t i d a d e s t i e n e n l a obligacin d e c a p a c i t a r y a c t u a l i z a r a l o s f u n c i o n a r i o s d e a r c h i v o , e n p r o g r a m a s y
reas r e l a c i o n a d a s c o n s u l a b o r .
Pargrafo. E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin propiciar y apoyar p r o g r a m a s d e formacin p r o f e s i o n a l y d e
especializacin e n archivstica, as c o m o p r o g r a m a s d e capacitacin f o r m a l y n o f o r m a l , d e s a r r o l l a d o s p o r
instituciones educativas".
Para
Pgina 4 1 d e 5 0
resolver estos cuestionamientos, la Sala debe empezar
sealando q u e e l
p r o y e c t o d e l e y m e n c i o n a d o e n l a c o n s u l t a s e materializ e n l a L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 ,
l a c u a l t i e n e c o m o o b j e t o r e g u l a r e l d e r e c h o d e a c c e s o a l a i n f o r m a c i n pblica,
l o s p r o c e d i m i e n t o s p a r a e l e j e r c i c i o y l a garanta d e l d e r e c h o y l a s e x c e p c i o n e s a
l a p u b l i c i d a d d e l a informacin91.
La L e y 5 9 4 d e2 0 0 0 y l a L e y1 7 1 2 d e2 0 1 4 s e refieren e nvarios d e s u s
a l a g e s t i n d o c u m e n t a l . A s , e n e l c a s o d e l a p r i m e r a , e l artculo 3
defini e n l o s m i s m o s t r m i n o s q u e l o h a c e l a L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4
9 2
apartados
d e la L e y la
. Igualmente e n
e l Ttulo V d e l a l e y , d e n o m i n a d o G e s t i n d e D o c u m e n t o s , e s p e c f i c a m e n t e e n e l
artculo
2 1 , s e impuso
programas
aspectos
l a obligacin
d e gestin d o c u m e n t a l
9 3
las entidades
Asimismo,
pblicas
e l Ttulo V
d e
elaborar
s e refiri a
r e l e v a n t e s d e n t r o d e l a gestin d o c u m e n t a l t a l e s c o m o :
otros
i ) clasific l o s
a r c h i v o s e n a r c h i v o s d e gestin, a r c h i v o c e n t r a l y a r c h i v o histrico94, i i ) i m p u s o l a
obligacin a l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o d e e l a b o r a r y a d o p t a r t a b l a s d e retencin
documental
sus
de
9 5
funciones
e inventarios d e l o s d o c u m e n t o s q u es e produzcan e n ejercicio d e

9 6
y i i i ) orden l a reglamentacin d e l o r e l a c i o n a d o c o n l o s t i e m p o s
retencin d o c u m e n t a l , o r g a n i z a c i n y c o n s e r v a c i n d e l a s h i s t o r i a s clnicas,
historias
laborales,
documentos
contables
y documentos
n o t a r i a l e s , as
como
tambin l o r e f e r e n t e a l a s e n t i d a d e s p r i v a d a s q u e p r e s t a n s e r v i c i o s pblicos97.
En
l o q u e r e s p e c t a a l a L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , e s t a tambin estableci
referentes
a l a gestin d o c u m e n t a l .
E n e s t a direccin: i ) i m p u s o
c u b i e r t o s p o r l a n o r m a l a obligacin d e i m p l e m e n t a r p r o c e d i m i e n t o s
91
disposiciones
a los sujetos
archivsticos
L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , artculo 1.
" C o n j u n t o d e a c t i v i d a d e s a d m i n i s t r a t i v a s y tcnicas t e n d i e n t e s a l a planificacin, m a n e j o y organizacin d e
l a documentacin p r o d u c i d a y r e c i b i d a p o r l a s e n t i d a d e s , d e s d e s u o r i g e n h a s t a s u d e s t i n o f i n a l , c o n e l o b j e t o
d e f a c i l i t a r s u utilizacin y conservacin". L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , a r t i c u l o 3.
93
" L a s e n t i d a d e s pblicas debern e l a b o r a r p r o g r a m a s d e gestin d e d o c u m e n t o s , p u d i e n d o c o n t e m p l a r e l u s o
d e n u e v a s tecnologas y s o p o r t e s , e n c u y a aplicacin debern o b s e r v a r s e l o s p r i n c i p i o s y p r o c e s o s
archivsticos".
94
" T e n i e n d o e n c u e n t a el ciclo vital d e los d o c u m e n t o s , los archivos s e clasifican e n :
a ) A r c h i v o d e gestin. C o m p r e n d e t o d a l a documentacin q u e e s s o m e t i d a a c o n t i n u a utilizacin y c o n s u l t a
a d m i n i s t r a t i v a p o r l a s o f i c i n a s p r o d u c t o r a s u o t r a s q u e l a s o l i c i t e n . S u circulacin o trmite s e r e a l i z a p a r a d a r
r e s p u e s t a o solucin a l o s a s u n t o s i n i c i a d o s ;
b ) A r c h i v o c e n t r a l . E n e l q u e s e a g r u p a n d o c u m e n t o s t r a n s f e r i d o s p o r l o s d i s t i n t o s a r c h i v o s d e gestin d e l a
entidad respectiva, cuya consulta n o e s tan frecuente pero q u e siguen teniendo vigencia y s o n objeto d e
consulta por las propias oficinas y particulares e n general.
c) A r c h i v o histrico. E s a q u e l a l q u e s e t r a n s f i e r e n d e s d e e l a r c h i v o c e n t r a l l o s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o d e
conservacin p e r m a n e n t e " . Ibdem, artculo 2 3 .
95
"Ser o b l i g a t o r i o p a r a l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o e l a b o r a r y a d o p t a r l a s r e s p e c t i v a s t a b l a s d e retencin
d o c u m e n t a l " . Ibdem, artculo 2 4 .
96
" E s obligacin d e l a s e n t i d a d e s d e l a Administracin Pblica e l a b o r a r i n v e n t a r i o s d e l o s d o c u m e n t o s q u e
produzcan e n ejercicio d e s u s funciones, d e m a n e r a q u e s e a s e g u r e e l control d e los d o c u m e n t o s e n s u s
d i f e r e n t e s f a s e s " . Ibdem, a r t i c u l o 2 6 .
97
" E l M i n i s t e r i o d e l a C u l t u r a , a travs d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin y e l d e l s e c t o r c o r r e s p o n d i e n t e , d e
c o n f o r m i d a d c o n l a s n o r m a s a p l i c a b l e s , reglamentarn l o r e l a c i o n a d o c o n l o s t i e m p o s d e retencin
d o c u m e n t a l , organizacin y conservacin d e l a s h i s t o r i a s clnicas, h i s t o r i a s l a b o r a l e s , d o c u m e n t o s c o n t a b l e s y
d o c u m e n t o s n o t a r i a l e s . As m i s m o , s e reglamentar l o a t i n e n t e a l o s d o c u m e n t o s p r o d u c i d o s p o r l a s
e n t i d a d e s p r i v a d a s q u e p r e s t e n s e r v i c i o s pblicos". Ibdem, artculo 2 5 .
92
que
garanticen
Pgina 4 2 d e 5 0
la disponibilidad
e n el tiempo
d e documentos
a u t n t i c o s 9 8 , i i ) defini e l c o n c e p t o d e g e s t i n d o c u m e n t a l
9 9
electrnicos
iii)d i s p u s o
q u e los
s u j e t o s o b l i g a d o s d e b a n e s t a b l e c e r e n s u e s q u e m a d e publicacin l o s c u a d r o s d e
clasificacin
programa
documental
i v ) oblig a l o s s u j e t o s
d e gestin d o c u m e n t a l
procedimientos
sus
1 0 0
claros para
1 0 1
q u e regula
y v ) exigi a e s t o s
a adoptar
asegurar
u n
q u e existan
l a creacin, gestin, organizacin y conservacin d e
archivos102.
Respecto
los sujetos
obligados
p o r la L e y 1 7 1 2d e 2014,
e l artculo 5
estableci l o s i g u i e n t e :
"Las disposiciones
de esta ley sern aplicables a las siguientes personas
de sujetos
obligados:
en calidad
a) Toda entidad pblica, incluyendo las pertenecientes

a todas las Ramas del Poder
Pblico, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por
servicios
o territorialmente,
en los rdenes nacional, departamental,
municipal y
distrital;
b) Los rganos, organismos y entidades estatales
control;
98
independientes
o autnomos y de
" E l d e r e c h o d e a c c e s o a l a informacin g e n e r a l a obligacin c o r r e l a t i v a d e d i v u l g a r p r o a c t i v a m e n t e l a

informacin pblica y r e s p o n d e r d e b u e n a f e , d e m a n e r a a d e c u a d a , v e r a z , o p o r t u n a y a c c e s i b l e a l a s
s o l i c i t u d e s d e a c c e s o , l o q u e a s u v e z c o n l l e v a l a obligacin d e p r o d u c i r o c a p t u r a r l a informacin pblica.
P a r a c u m p l i r l o a n t e r i o r l o s s u j e t o s o b l i g a d o s debern i m p l e m e n t a r p r o c e d i m i e n t o s archivsticos q u e
g a r a n t i c e n l a d i s p o n i b i l i d a d e n e l t i e m p o d e d o c u m e n t o s electrnicos autnticos". L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , artculo
4.
99
" E s e l c o n j u n t o d e a c t i v i d a d e s a d m i n i s t r a t i v a s y tcnicas t e n d i e n t e s a l a planificacin, p r o c e s a m i e n t o ,
m a n e j o y organizacin d e l a documentacin p r o d u c i d a y r e c i b i d a p o r l o s s u j e t o s o b l i g a d o s , d e s d e s u o r i g e n
h a s t a s u d e s t i n o f i n a l , c o n e l o b j e t o d e f a c i l i t a r s u utilizacin y conservacin". Ibdem, artculo 6.
100
" T o d o s u j e t o o b l i g a d o deber a d o p t a r y d i f u n d i r d e m a n e r a a m p l i a s u e s q u e m a d e publicacin, d e n t r o d e
l o s s e i s m e s e s s i g u i e n t e s a l a e n t r a d a e n v i g e n c i a d e l a p r e s e n t e l e y . E l e s q u e m a ser d i f u n d i d o a travs d e
s u s i t i o W e b , y e n s u d e f e c t o , e n l o s d i s p o s i t i v o s d e divulgacin e x i s t e n t e s e n s u d e p e n d e n c i a , i n c l u y e n d o
b o l e t i n e s , g a c e t a s y c a r t e l e r a s . E l e s q u e m a d e publicacin deber e s t a b l e c e r :
(...)
d ) L o s c u a d r o s d e clasificacin d o c u m e n t a l q u e f a c i l i t e n l a c o n s u l t a d e l o s d o c u m e n t o s pblicos q u e s e
c o n s e r v a n e n l o s a r c h i v o s d e l r e s p e c t i v o s u j e t o o b l i g a d o , d e a c u e r d o c o n l a reglamentacin e s t a b l e c i d a p o r e l
A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin". Ibdem, a r t i c u l o 1 2 .
101
" D e n t r o d e los seis (6) m e s e s siguientes a la e n t r a d a e n vigencia d e la p r e s e n t e ley, los sujetos obligados
debern a d o p t a r u n P r o g r a m a d e Gestin D o c u m e n t a l e n e l c u a l s e e s t a b l e z c a n l o s p r o c e d i m i e n t o s y
l i n e a m i e n t o s n e c e s a r i o s p a r a l a produccin, distribucin, organizacin, c o n s u l t a y conservacin d e l o s
d o c u m e n t o s pblicos. E s t e P r o g r a m a deber i n t e g r a r s e c o n l a s f u n c i o n e s a d m i n i s t r a t i v a s d e l s u j e t o o b l i g a d o .
Debern o b s e r v a r s e l o s l i n e a m i e n t o s y r e c o m e n d a c i o n e s q u e e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin y dems
e n t i d a d e s c o m p e t e n t e s e x p i d a n e n l a m a t e r i a " . Ibdem, artculo 1 5 .
102
" E n s u carcter d e c e n t r o s d e informacin i n s t i t u c i o n a l q u e c o n t r i b u y e n t a n t o a l a e f i c a c i a y e f i c i e n c i a d e l
E s t a d o e n e l s e r v i c i o a l c i u d a d a n o , c o m o a l a promocin a c t i v a d e l a c c e s o a l a informacin pblica, l o s s u j e t o s
o b l i g a d o s d e b e n a s e g u r a r s e d e q u e e x i s t a n d e n t r o d e s u s e n t i d a d e s p r o c e d i m i e n t o s c l a r o s p a r a l a creacin,
gestin, organizacin y conservacin d e s u s a r c h i v o s . L o s p r o c e d i m i e n t o s a d o p t a d o s debern o b s e r v a r l o s
l i n e a m i e n t o s q u e e n l a m a t e r i a s e a n p r o d u c i d o s p o r e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin". Ibdem, artculo 1 6 .
Pgina 4 3 d e 5 0
c) Las personas naturales y jurdicas, pblicas o privadas, que presten funcin

pblica, que presten servicios pblicos respecto de la informacin
directamente
relacionada con la prestacin del servicio pblico.
d) Cualquier persona natural, jurdica o dependencia de persona jurdica que
desempee funcin pblica o de autoridad pblica, respecto de la informacin
directamente relacionada con el desempeo de su funcin;
e) Los partidos o movimientos polticos y los grupos significativos
f) Las entidades que administren
naturaleza u origen pblico.
instituciones
parafiscales,
de ciudadanos;
fondos o recursos
de
Las personas naturales o jurdicas que reciban o intermedien fondos o beneficios

pblicos territoriales y nacionales y no cumplan ninguno de los otros requisitos para
ser considerados
sujetos obligados, solo debern cumplir con la presente ley
respecto de aquella informacin que se produzca en relacin con fondos pblicos
que reciban o intermedien.
Pargrafo 1 . No sern sujetos obligados aquellas personas naturales o jurdicas
carcter privado que sean usuarios de informacin pblica".
de
D e e s t e listado, e n c u e n t r a la S a l a q u e s o n varios los sujetos q u e y as e e n c u e n t r a n

s o m e t i d o s a l a L e y5 9 4 d e 2 0 0 0 t o d a v e zq u ec o m o t u v o l a o p o r t u n i d a d d e
i n d i c a r s e , l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o , a t e n d i e n d o l o sealado p o r e l artculo 2 o ,
c o b i j a a l o s a r c h i v o s sealados e n s u s artculos 7 o , 8 o y 9 o , as c o m o t a m b i n a l a s
e n t i d a d e s p r i v a d a s q u e c u m p l e n f u n c i o n e s pblicas o q u e p r e s t a n u n s e r v i c i o
pblico.
As, l o s s u j e t o s o b l i g a d o s p o r l a L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 q u e s e e n c u e n t r a n s o m e t i d o s a
l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 s o n l o s sealados e n l o s l i t e r a l e s a ) , b ) c ) y d ) . I g u a l m e n t e , s e
encuentran cobijadas por esta n o r m a las entidades q u e administren instituciones
p a r a f i s c a l e s , f o n d o s o r e c u r s o s d e n a t u r a l e z a u o r i g e n pblico, p u e s c o m o s e
explic e n pginas a n t e r i o r e s , l a administracin d e e s t o s r e c u r s o s c o n s t i t u y e e l
e j e r c i c i o d e u n a funcin pblica. E n e s t e m i s m o s e n t i d o s e d e b e e n t e n d e r e n e l
c a s o d e l a s p e r s o n a s n a t u r a l e s o jurdicas q u e r e c i b a n o i n t e r m e d i e n f o n d o s o
b e n e f i c i o s pblicos t e r r i t o r i a l e s y n a c i o n a l e s c u a n d o s e e n m a r q u e n e n a l g u n a d e
l a s categoras a n t e r i o r e s .
I g u a l m e n t e , d e n t r o d e l o s s u j e t o s e n l i s t a d o s p o r e l artculo 5 o d e l a L e y 1 7 1 2 d e
2014, s eencuentran sometidos a la Ley 5 9 4 d e 2 0 0 0 los partidos o movimientos
polticos y l o s g r u p o s s i g n i f i c a t i v o s d e c i u d a d a n o s , p u e s s e t r a t a d e p a r t i c u l a r e s
q u e c u m p l e n u n a funcin p b l i c a 1 0 3 .
103
" A e s t a conclusin s e l l e g a , adems, a l v e r i f i c a r q u e l a atribucin q u e c u m p l e n l o s p a r t i d o s y m o v i m i e n t o s
polticos c o n personera jurdica r e c o n o c i d a , p a r a i n s c r i b i r c a n d i d a t o s a e l e c c i o n e s y p a r a o t o r g a r e l
correspondiente aval - "Escrito e n que uno responde d e la conducta d e otro, especialmente e n materia
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D e o t r a p a r t e , d e b e a n o t a r s e q u e l o s s u j e t o s a n t e r i o r m e n t e sealados, a l e s t a r
s u j e t o s a l c u m p l i m i e n t o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , estn s o m e t i d o s a l a s p o t e s t a d e s
d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin r e c o n o c i d a s e n
l o s artculos 3 2 y 3 5 d e l a m i s m a l e y , c o n l a s l i m i t a c i o n e s q u e e n s u o p o r t u n i d a d
se indicaron.
6. L a aplicacin d e la L e y G e n e r a l de A r c h i v o s y l o s d e m s a p o r t e s o
h e r r a m i e n t a s para la c o n s e r v a c i n y p r e s e r v a c i n d e l o s d o c u m e n t o s que
d i s p o n e la c i e n c i a o tcnica archivstica al r g i m e n probatorio d e c a d a
Cdigo
F i n a l m e n t e , e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin p r e g u n t a a l a S a l a s i s e d e b e d a r
aplicacin a l rgimen p r o b a t o r i o d e l o s d o c u m e n t o s q u e t r a e c a d a C d i g o
o m i t i e n d o l o s a p o r t e s q u e r e a l i z a l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o s y l a c i e n c i a o tcnica
archivstica p a r a l a conservacin y preservacin d e d o c u m e n t o s . P a r a r e s p o n d e r a
e s t e i n t e r r o g a n t e , l a S a l a s e referir a l a i m p o r t a n c i a d e l o s a r c h i v o s e n m a t e r i a
p r o b a t o r i a y a l o s Cdigos.
E n e s t a direccin, d e b e sealarse q u e d u r a n t e e l trmite l e g i s l a t i v o d e l p r o y e c t o
d e l e y q u e d i o l u g a r a l a a p r o b a c i n d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , s e destac l a
i m p o r t a n c i a e n m a t e r i a p r o b a t o r i a d e l o s d o c u m e n t o s y l o s a r c h i v o s . As s e indic:
"Los propsitos fundamentales de los archivos se sustentan en los valores
intrnsecos del documento: valor administrativo, legal, jurdico, contable, fiscal,
probatorio, cultural e histrico, haciendo de estos valores el eje central de la
Poltica
archivstica'404.
E s t a r e l e v a n c i a s e materializ e n e l artculo 4 o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , e l c u a l
d e t e r m i n q u e l o s a r c h i v o s c u m p l e n u n a funcin p r o b a t o r i a y s o n u n a h e r r a m i e n t a
p a r a l a administracin d e j u s t i c i a 1 0 5 . D e e s t a f o r m a s e o b s e r v a c o n c l a r i d a d l a
relevancia que e llegislador ha otorgado a los archivos e n materia probatoria.
poltica" - e s u n a funcin q u e n o p u e d e s e r c a t a l o g a d a c o m o p r i v a d a , s i n o q u e e s u n a funcin pblica e j e r c i d a
p o r p a r t i c u l a r e s ( . . . ) . D e s u e r t e q u e s i b i e n e s c i e r t o l o s p a r t i d o s polticos s o n i n s t i t u c i o n e s p e r m a n e n t e s , d e
n a t u r a l e z a p r i v a d a , q u e r e f l e j a n e l p l u r a l i s m o poltico, p r o m u e v e n y e n c a u z a n l a participacin d e l o s
c i u d a d a n o s y c o n t r i b u y e n a l a formacin y manifestacin d e l a v o l u n t a d p o p u l a r , c o n e l o b j e t o d e a c c e d e r a l
p o d e r , a l o s c a r g o s d e eleccin p o p u l a r y d e i n f l u i r e n l a s d e c i s i o n e s polticas y democrticas d e l a Nacin
(artculo 2 d e l a L e y 1 3 0 d e 1 9 9 4 ) , n o e s m e n o s c i e r t o q u e la funcin q u e c u m p l e n d e i n s c r i b i r c a n d i d a t o s a
e l e c c i o n e s y d e d a r l e s e l c o r r e s p o n d i e n t e a v a l , e s u n a funcin pblica". C o n s e j o d e E s t a d o , S a l a d e l o
C o n t e n c i o s o A d m i n i s t r a t i v o , Seccin Q u i n t a . S e n t e n c i a d e l 1 3 d e a g o s t o d e 2 0 0 9 , Radicacin nmero: 1 1 0 0 1 03-28-000-2006-00011 -00(3944-3957).
104
G a c e t a d e l C o n g r e s o N o . 2 1 9 , P o n e n c i a p a r a p r i m e r d e b a t e a l p r o y e c t o d e l e y nmero 4 6 d e 1 9 9 8
S e n a d o , p. 6 . Vase i g u a l m e n t e : G a c e t a d e l C o n g r e s o N o . 2 6 8 , P o n e n c i a p a r a s e g u n d o d e b a t e a l p r o y e c t o d e
l e y nmero 4 6 d e 1 9 9 8 S e n a d o , p. 7 .
105
"c) Institucionalidad e i n s t r u m e n t a l i d a d . L o s d o c u m e n t o s i n s t i t u c i o n a l i z a n las d e c i s i o n e s a d m i n i s t r a t i v a s y
l o s a r c h i v o s c o n s t i t u y e n u n a h e r r a m i e n t a i n d i s p e n s a b l e p a r a l a gestin a d m i n i s t r a t i v a , econmica, poltica y
c u l t u r a l d e l E s t a d o y la administracin d e j u s t i c i a ; s o n t e s t i m o n i o d e l o s h e c h o s y d e l a s o b r a s ; d o c u m e n t a n l a s
Pgina 4 5 d e 5 0
D e o t r a p a r t e , l a j u r i s p r u d e n c i a h a i n d i c a d o q u e l o s Cdigos t i e n e n l a n a t u r a l e z a
de leyes ordinarias:
"(...) lo cierto es que las leyes que contienen cdigos, de acuerdo con la
Constitucin y la jurisprudencia de la Corte Constitucional tienen la jerarqua de una
ley
ordinaria'406.
L a modificacin y adicin d e l o s C d i g o s e s u n a s u n t o q u e s e e n c u e n t r a s u j e t o a
r e s e r v a l e g a l t a l c o m o s e d e s p r e n d e d e l artculo 1 5 0 n u m e r a l 2 o d e l a Constitucin
Poltica, e l c u a l e s t a b l e c e c o m o u n a d e l a s f u n c i o n e s d e l C o n g r e s o d e l a
Repblica l a d e e x p e d i r y r e f o r m a r l o s C d i g o s 1 0 7 .
C o n s i d e r a l a S a l a q u e e l r e c a u d o , sancin, mrito o v a l o r d e u n a p r u e b a s e
e n c u e n t r a n s u j e t o s a l a s n o r m a s q u e s o b r e l a m a t e r i a e s t a b l e c e c a d a Cdigo108.
N o obstante, l oanterior n o e x c l u y e q u e e lj u e z e n c a d a c a s o particular, a t e n d i e n d o
l o s c r i t e r i o s d e hermenutica jurdica, y s i n i r e n contrava d e l o s e a l a d o e n e l
rgimen p r o b a t o r i o c o n t e n i d o e n l o s Cdigos, t e n g a e n c u e n t a l o d i s p u e s t o p o r l a
L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 r e s p e c t o a l a conservacin o preservacin d e d o c u m e n t o s .
D e o t r a p a r t e , e n c u a n t o a l o s "dems a p o r t e s o h e r r a m i e n t a s p a r a l a
conservacin y preservacin d e l o s d o c u m e n t o s q u e d i s p o n e l a c i e n c i a o tcnica
archivstica e n l a e r a d e l a informacin" e s t o s , podrn s e r t e n i d o s e n c u e n t a p o r e l
j u e z c o m o u n c r i t e r i o a u x i l i a r p a r a r e s o l v e r e l a s u n t o e n atencin a q u e s e t r a t a n
de pautas orientadoras generadas p o rexpertos e n la materia q u e le v a na servir
p a r a m e j o r p r o v e e r 1 0 9 . E n t o d o c a s o , c o m o c r i t e r i o a u x i l i a r , n o podrn i r e n
contrava d e l a s n o r m a s c o n t e n i d a s e n l o s C d i g o s p r o c e s a l e s 1 1 0 .
p e r s o n a s , l o s d e r e c h o s y l a s i n s t i t u c i o n e s . C o m o c e n t r o s d e informacin i n s t i t u c i o n a l c o n t r i b u y e n a l a e f i c a c i a ,
eficiencia y secuencia d e las entidades y agencias del E s t a d o e n el servicio al ciudadano;
(...)
i) Funcin d e l o s a r c h i v o s . L o s a r c h i v o s e n u n E s t a d o d e D e r e c h o c u m p l e n u n a funcin p r o b a t o r i a ,
garantizadora y perpetuadora".
106
C o n s e j o d e E s t a d o , S a l a d e l o C o n t e n c i o s o A d m i n i s t r a t i v o , Seccin S e g u n d a . S a l a P l e n a , S e n t e n c i a d e l 1 3
d e f e b r e r o d e 2 0 1 4 , Radicacin nmero: 1 1 0 0 1 - 0 3 - 2 6 - 0 0 0 - 2 0 1 3 - 0 0 1 2 7 - 0 0 ( 4 8 5 2 1 ) .
107
"Corresponde al C o n g r e s o hacer las leyes. P o r medio d e ellas ejerce las siguientes funciones:
2 . E x p e d i r cdigos e n t o d o s l o s r a m o s d e l a legislacin y r e f o r m a r s u s d i s p o s i c i o n e s " .
108
" L a p o t e s t a d d e sealar l o s m e d i o s d e p r u e b a p r o c e s a l m e n t e a d m i s i b l e s , l o m i s m o q u e s u mrito o v a l o r , l e
c o r r e s p o n d e e x c l u s i v a m e n t e a l l e g i s l a d o r y a l j u e z , p e r o a e s t e slo e n e l c a s o d e q u e est a u t o r i z a d o p o r
a q u e l ; s e t r a t a d e u n a m a t e r i a d e o r d e n pblico, q u e f o r m a p a r t e d e l a a c t i v i d a d j u r i s d i c c i o n a l d e l E s t a d o y d e
la regulacin d e l p r o c e s o , y q u e est f u e r a d e l a l c a n c e d e l a l i b e r t a d c o n t r a c t u a l c u y o a b u s o e s c a u s a d e
g r a v e s m a l e s e n l o s a s u n t o s c i v i l e s y c o m e r c i a l e s " . H e r n a n d o D e v i s Echanda, Teora G e n e r a l d e l a P r u e b a
J u d i c i a l , S e x t a edicin, T o m o I, E d i t o r i a l T e m i s , 2 0 1 2 . p. 5 3 6 .
109
E n e s t e s e n t i d o , p o r e j e m p l o , e l Cdigo G e n e r a l d e l P r o c e s o e n s u artculo 7 seala q u e l a d o c t r i n a p u e d e
ser tenida e n cuenta por el juez e n s u s providencias, a u n q u e e n todo caso, e l procedimiento d e b e adelantarse
c o n l a s f o r m a s e s t a b l e c i d a s e n l a l e y . D i c e l a n o r m a c i t a d a : " L o s j u e c e s , e n s u s p r o v i d e n c i a s , estn s o m e t i d o s
a l i m p e r i o d e l a l e y . Debern t e n e r e n c u e n t a , adems, l a e q u i d a d , l a c o s t u m b r e , l a j u r i s p r u d e n c i a y l a
doctrina.
C u a n d o e l j u e z s e a p a r t e d e l a d o c t r i n a p r o b a b l e , estar o b l i g a d o a e x p o n e r c l a r a y r a z o n a d a m e n t e l o s
f u n d a m e n t o s jurdicos q u e j u s t i f i c a n s u decisin. D e l a m i s m a m a n e r a proceder c u a n d o c a m b i e d e c r i t e r i o e n
relacin c o n s u s d e c i s i o n e s e n c a s o s anlogos.
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C o n f u n d a m e n t o e n las anteriores consideraciones,
La Sala R E S P O N D E :
1. La funcin d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin d e t r a z a r l a poltica
archivstica d e l E s t a d o , e s c o n t r a r i a a l a i n d e p e n d e n c i a y autonoma d e l a s
R a m a s d e l P o d e r Pblico?
L a funcin d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin d e t r a z a r l a poltica archivstica d e l
E s t a d o n o e s c o n t r a r i a per se a l a i n d e p e n d e n c i a y a u t o n o m a d e l a s R a m a s d e l
P o d e r Pblico. L a p r e r r o g a t i v a o t o r g a d a a d i c h a e n t i d a d d e s a r r o l l a e l p r i n c i p i o d e
colaboracin a r m n i c a q u e e s t a b l e c e e l artculo 1 1 3 d e l a Constitucin N a c i o n a l .
C o n t o d o , c o n s i d e r a l a S a l a q u e l a p o t e s t a d m e n c i o n a d a n op u e d e e j e r c e r s e d e t a l
m a n e r a q u e s e a f e c t e e l ncleo e s e n c i a l d e l a a u t o n o m a d e l a s R a m a s L e g i s l a t i v a
y J u d i c i a l o d e l o s r g a n o s a u t n o m o s q u e r e c o n o c e l a m i s m a disposicin
constitucional.
2.
Para garantizar
los derechos
fundamentales
consagrados
e n la
Constitucin
Poltica
colombiana,
Ttulo I, y p r o t e g e r e l p a t r i m o n i o
d o c u m e n t a l c o m o p a r t e d e l a r i q u e z a c u l t u r a l d e l E s t a d o : Puede e l A r c h i v o
G e n e r a l d e l a Nacin o r i e n t a r , c o o r d i n a r , i m p l e m e n t a r , c o n t r o l a r l a funcin
archivstica d e t o d a s l a s e n t i d a d e s q u e c o n f o r m a n e l E s t a d o , as e s t a s n o
p e r t e n e z c a n a l a R a m a E j e c u t i v a d e l P o d e r Pblico?
A l s e r l a funcin archivstica u n a funcin d e inters d e t o d o e l E s t a d o , y p o r l o
t a n t o d e t o d o s a q u e l l o s q u e l o c o n f o r m a n , e n v i r t u d d e l inters jurdico q u e
r e v i s t e n l a proteccin d o c u m e n t a l d e l a Nacin y l o s d e m s o b j e t i v o s sealados e n
e l artculo 4 o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , y e n f r e n t a d o s a l a obligacin d e t o d o s l o s
rganos y e n t i d a d e s d e l E s t a d o d e t r a b a j a r y c o l a b o r a r a r m n i c a m e n t e e n e l
E l p r o c e s o deber a d e l a n t a r s e e n l a f o r m a e s t a b l e c i d a e n l a l e y " .
110
E n e s t e s e n t i d o e l p r o f e s o r M o n t e r o A r o c a seala f r e n t e a l a a c t i v i d a d p r o b a t o r i a q u e e s t a s e e n c u e n t r a :
" s u j e t a a u n a s r e g l a s p r e c i s a s q u e c o m p r e n d e n a s p e c t o s p r o c e d i m e n t a l e s y p r o c e s a l e s . L a L e y n o slo r e g u l a
la f o r m a c o m o s e r e a l i z a l a a c t i v i d a d , s i n o tambin t o d o u n c o n j u n t o d e m a t e r i a s r e l a t i v a s a l o s r e q u i s i t o s
p e r s o n a l e s d e q u i e n e s i n t e r v i e n e n e n la actividad (la c a p a c i d a d del testigo, por e j e m p l o ) , a l c o n t e n i d o d e los
a c t o s ( l a confesin s o l o p u e d e v e r s a r s o b r e h e c h o s p e r s o n a l e s d e l q u e c o n f i e s e , p o r e j e m p l o ) y an a s u
e f i c a c i a . " p. 2 9 . I g u a l m e n t e seala: " L a l e g a l i d a d d e l a a c t i v i d a d p r o b a t o r i a , e n l o s trminos e n l o s q u e
v e n i m o s d i c i e n d o , s i g n i f i c a q u e l o q u e i m p o r t a e n e l p r o c e s o e s , s i , q u e s e l l e g u e a l a verificacin d e l a s
a f i r m a c i o n e s d e h e c h o r e a l i z a d a s p o r l a s p a r t e s , p e r o tambin q u e s e l l e g u e a e l l o p r e c i s a m e n t e p o r e l c a m i n o
e s t a b l e c i d o e n l a l e y . E s t o e s , i m p o r t a e l r e s u l t a d o , p e r o tambin i m p o r t a e l c a m i n o c o m o s e l l e g a a l m i s m o , y
e l l o p o r q u e , p o r d e c i r l o c o n f r a s e tpica, e l f i n n o j u s t i f i c a l o s m e d i o s , l o s m e d i o s e n e l p r o c e s o s o n l a a c t i v i d a d
y l o q u e s e est d i c i e n d o e s q u e e l r e s u l t a d o q u e a l a l e y l e i m p o r t a n o e s c u a l q u i e r a , s i n o a q u e l a l q u e s e
llega n e c e s a r i a m e n t e p o r e l c u m p l i m i e n t o d e l a n o r m a q u e regula l a actividad." J u a n M o n t e r o A r o c a , L a
p r u e b a e n e l p r o c e s o c i v i l , C i v i t a s , 1 9 9 6 , p. 9 1 .
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c u m p l i m i e n t o d e l o s f i n e s e s t a t a l e s , c o n s i d e r a l a S a l a r a z o n a b l e q u e l a funcin
archivstica d e t o d a s l a s e n t i d a d e s q u e c o n f o r m a n e l E s t a d o , as e s t a s n o
p e r t e n e z c a n a l a R a m a E j e c u t i v a d e l P o d e r Pblico, s e a o r i e n t a d a y c o o r d i n a d a
p o r u n e n t e tcnico e s p e c i a l i z a d o c o m o e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, c o n e l f i n
d e q u e s e a d e l a n t e d e m a n e r a u n i f o r m e , e f i c a z , econmica y c o o r d i n a d a .
E n d e s a r r o l l o d e l a f a c u l t a d d e c o n t r o l e n m a t e r i a archivstica, e l A r c h i v o G e n e r a l
d e l a Nacin, r e s p e c t o a t o d a s l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o , est f a c u l t a d o p a r a :
i ) O r d e n a r l a s u s p e n s i n i n m e d i a t a d e l a s prcticas q u e a m e n a c e n o v u l n e r e n l a
i n t e g r i d a d d e l o s a r c h i v o s pblicos y q u e s e a d o p t e n l a s m e d i d a s p r e v e n t i v a s y
c o r r e c t i v a s n e c e s a r i a s . S i n e m b a r g o d i c h a funcin, s o b r e l a s e n t i d a d e s y rganos
no pertenecientes a la R a m a Ejecutiva, debe realizarse d e tal m a n e r a q u e n o
a f e c t e e l ncleo e s e n c i a l d e s u a u t o n o m a . D e e s t a s u e r t e , l a s e x i g e n c i a s n o
p u e d e n afectar e l ejercicio d e las funciones q u e s o n propias d e la entidad d e q u e
se trate ni eliminar s u potestad para valorar la f o r m a y oportunidad d eadoptar las
m e d i d a s d e m a n d a d a s d ea c u e r d o con las situaciones q u e s e presenten.
i i ) R e a l i z a r v i s i t a s d e inspeccin a s u s a r c h i v o s p a r a v e r i f i c a r e l c u m p l i m i e n t o d e l a
L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 y s u s n o r m a s r e g l a m e n t a r i a s . E n e s t a direccin, l a f a c u l t a d d e
inspeccin d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin d e b e e n t e n d e r s e l i m i t a d a o
c i r c u n s c r i t a a v e r i f i c a r e l c u m p l i m i e n t o d e l a funcin archivstica p o r p a r t e d e l a s
entidades del E s t a d o , y e nc o n s e c u e n c i a n od e b e ejercerse d etal m a n e r a q u e la
informacin c o n t e n i d a e n l o s d o c u m e n t o s d e l a r c h i v o , s e a c o n o c i d a p o r q u i e n
adelanta la labor.
A s i m i s m o , e l e j e r c i c i o d e e s t a f a c u l t a d , r e s p e c t o a rganos y e n t i d a d e s q u e n o
i n t e g r a n l a R a m a E j e c u t i v a , d e b e a d e l a n t a r s e d e m a n e r a q u e n o a f e c t e e l ncleo
e s e n c i a l d e l a autonoma o t o r g a d a a a q u e l l o s o r g a n i s m o s p a r a e l c u m p l i m i e n t o d e
sus funciones.
F i n a l m e n t e , e s t a f a c u l t a d d e inspeccin n o p u e d e e j e r c e r s e s o b r e l o s a r c h i v o s o
d o c u m e n t o s d e las entidades del E s t a d o q u e t e n g a n la calidad d e reservados. E n
t o d o c a s o , l o a n t e r i o r n o e s obstculo p a r a q u e l a s e n t i d a d e s e s t a t a l e s c o n s e r v e n
l a obligacin d e s e g u i r l o s l i n e a m i e n t o s y parmetros f i j a d o s p o r e l A r c h i v o
G e n e r a l d e l a Nacin e n m a t e r i a archivstica p a r a g a r a n t i z a r l a d e b i d a
organizacin y conservacin d e l a informacin r e s e r v a d a . I g u a l m e n t e , t a m p o c o
elimina l a posibilidad d eq u e si e ne lejercicio d e s u s funciones e lA r c h i v o G e n e r a l
d e l a Nacin c o n s t a t a l a e v e n t u a l violacin o desproteccin d e l o s a r c h i v o s
r e s e r v a d o s , p u e d a sealar l o s c o r r e c t i v o s n e c e s a r i o s p a r a a s e g u r a r s u a d e c u a d a
proteccin y r e s e r v a .
i i i ) E n l o q u e s e r e f i e r e a l a p r e r r o g a t i v a d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin p a r a
sancionar el incumplimiento d e la Ley 594 d e2000 y sus normas reglamentarias,
c o n s i d e r a l a S a l a q u e s u e j e r c i c i o s o l a m e n t e p u e d e r e c a e r s o b r e rganos d e l a
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R a m a E j e c u t i v a , p u e s r e a l i z a r l a s o b r e o t r o s r g a n o s atentara c o n t r a s u
autonoma e i n d e p e n d e n c i a a l s u j e t a r a e s t o s a s a n c i o n e s i m p u e s t a s p o r e l
e j e c u t i v o , situacin q u e afectara g r a v e m e n t e e l e q u i l i b r i o d e p o d e r e s .
i v ) F i n a l m e n t e , f r e n t e a l a implementacin d e l a funcin archivstica, e s t a
c o r r e s p o n d e a t o d a s l a s e n t i d a d e s y rganos d e l E s t a d o e n s u c a l i d a d d e
instancias ejecutoras del S i s t e m a N a c i o n a l d eA r c h i v o s y e nvirtud d e l o dispuesto
p o r l a L e y 5 9 4 d e2 0 0 0 y a l D e c r e t o 2 6 0 9 d e2 0 1 2 .
3. E n e l artculo 2o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , l a expresin " ( . . . ) y l o s dems
o r g a n i s m o s r e g u l a d o s p o r l a p r e s e n t e Ley", Son l o s a r c h i v o s d e l a s
E n t i d a d e s sealadas e n e l artculo 9o d e l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o s ?
S, e n t r e o t r o s . C u a n d o e l artculo 2 o d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 u t i l i z a l a expresin " y
l o s dems o r g a n i s m o s r e g u l a d o s p o r l a p r e s e n t e l e y " , s e r e f i e r e , e n t r e o t r o s , a l o s
a r c h i v o s d e l a s e n t i d a d e s y o r g a n i s m o s s e a l a d o s e n e l artculo 9 o d e l a m i s m a
ley.
4. Puede e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin, e j e r c e r l a s f u n c i o n e s d e
inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l o t o r g a d a s p o r l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 , a t o d a s l a s
e n t i d a d e s d e l E s t a d o y l o s o r g a n i s m o s q u e seala e l artculo 1 1 3 d e l a
Constitucin Poltica d e C o l o m b i a , s i n excepcin a l g u n a ?
S. E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin p u e d e e j e r c e r l a s f u n c i o n e s d e inspeccin,
vigilancia y control otorgadas por la L e y 5 9 4 d e2 0 0 0 , sobre todas las entidades
d e l E s t a d o y l o s o r g a n i s m o s q u e seala e l artculo 1 1 3 d e l a Constitucin Poltica
d e C o l o m b i a c o n l a s l i m i t a c i o n e s sealadas e n l a r e s p u e s t a N o . 2 .
O b s r v e s e q u e e n e s a m i s m a r e s p u e s t a s e dej d i c h o q u e e l A r c h i v o G e n e r a l d e
l a Nacin e n e j e r c i c i o d e e s a s f u n c i o n e s n o p u e d e s a n c i o n a r a e n t i d a d e s q u e
estn p o r f u e r a d e l a R a m a E j e c u t i v a .
5. P a r a
Archivo
General
derecho
Estado?
g a r a n t i z a r e l a c c e s o a l a informacin, l a t r a n s p a r e n c i a : Puede e l
G e n e r a l d e l a Nacin, e j e r c e r l a s f u n c i o n e s q u e l e asign l a L e y
d e A r c h i v o s a l o s a r c h i v o s d e p e r s o n a s n a t u r a l e s y jurdicas d e
p r i v a d o q u e a d m i n i s t r e n r e c u r s o s pblicos o r e c a u d e n r e c u r s o s d e l
S. E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin p u e d e e j e r c e r l a s f u n c i o n e s q u e l e asign l a
L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 s o b r e l o s a r c h i v o s d e l a s p e r s o n a s n a t u r a l e s o jurdicas d e
d e r e c h o p r i v a d o q u e a d m i n i s t r a n o r e c a u d a n r e c u r s o s pblicos. C o n t o d o , e l
e j e r c i c i o d e e s t a s f u n c i o n e s habr d e c o n t r a e r s e a l o s a r c h i v o s r e l a c i o n a d o s c o n l a
administracin y r e c a u d o d e e s o s r e c u r s o s .
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6. L a s e n t i d a d e s o b l i g a d a s a r e a l i z a r p r o c e s o s d e gestin d o c u m e n t a l a q u e
refiere e l proyecto d e L e yEstatutaria d e Transparencia y d e l D e r e c h o d e
A c c e s o a l a Informacin Pblica, q u e e s t a b l e c e e l artculo 5o, s e n t e n c i a d e l a
C o r t e C o n s t i t u c i o n a l C-274
d e M a y o 0 9 d e 2 0 1 3 , Se e n c u e n t r a n b a j o l a
inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin y d e l
cumplimiento d elaLey 594 d e 2000?
L o s s u j e t o s o b l i g a d o s p o r l a L e y 1 7 1 2 d e2 0 1 4 q u e s ee n c u e n t r a n s o m e t i d o s a l
c u m p l i m i e n t o d el a L e y 5 9 4 d e2 0 0 0 s o n los siguientes:
i ) T o d a e n t i d a d pblica, c o n i n d e p e n d e n c i a d e l a R a m a d e l P o d e r Pblico a l a q u e
pertenece, e ntodos los niveles d e laestructura estatal, central o descentralizada
p o r s e r v i c i o s o t e r r i t o r i a l m e n t e , e n l o s rdenes n a c i o n a l , d e p a r t a m e n t a l , m u n i c i p a l
y d i s t r i t a l ; i i ) l o s rganos, o r g a n i s m o s y e n t i d a d e s e s t a t a l e s i n d e p e n d i e n t e s o
a u t n o m o s y d e c o n t r o l ; i i i ) l a s p e r s o n a s n a t u r a l e s y jurdicas, pblicas o p r i v a d a s ,
q u e p r e s t e n funcin pblica, q u e p r e s t e n s e r v i c i o s pblicos r e s p e c t o d e l a
informacin d i r e c t a m e n t e r e l a c i o n a d a c o n l a prestacin d e l s e r v i c i o pblico, i v ) l a s
p e r s o n a s n a t u r a l e s , jurdicas o d e p e n d e n c i a d e p e r s o n a jurdica q u e d e s e m p e e n
funcin pblica o d e a u t o r i d a d pblica, r e s p e c t o d e l a informacin d i r e c t a m e n t e
r e l a c i o n a d a c o n e l d e s e m p e o d e s u funcin, v ) l a s e n t i d a d e s q u e a d m i n i s t r e n
i n s t i t u c i o n e s p a r a f i s c a l e s , f o n d o s o r e c u r s o s d e n a t u r a l e z a u o r i g e n pblico, v i ) l a s
p e r s o n a s n a t u r a l e s o jurdicas q u e r e c i b a n o i n t e r m e d i e n f o n d o s o b e n e f i c i o s
pblicos t e r r i t o r i a l e s y n a c i o n a l e s , c u a n d o s e e n m a r q u e n e n a l g u n a d e l a s
categoras a n t e r i o r e s y v i i ) l o s p a r t i d o s o m o v i m i e n t o s polticos y l o s g r u p o s
significativos d e ciudadanos.
L o s s u j e t o s a n t e r i o r m e n t e sealados estn s o m e t i d o s a l a s p o t e s t a d e s d e
inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l d e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin r e c o n o c i d a s e n
l o s artculos 3 2 y 3 5 d e l a m i s m a l e y , c o n l a s l i m i t a c i o n e s q u e s e h a n i n d i c a d o .
7. Se e n c u e n t r a f a c u l t a d o e l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin p a r a d a r
c u m p l i m i e n t o a l o sealado e n e l artculo 3 5 n u m e r a l a ) d e l a L e y G e n e r a l d e
A r c h i v o s , r e s p e c t o d e t o d a s l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o , c o m o e s el: " E m i t i r l a s
rdenes n e c e s a r i a s p a r a q u e s e s u s p e n d a n d e i n m e d i a t o l a s prcticas q u e
a m e n a c e n o v u l n e r e n l a i n t e g r i d a d d e l o s a r c h i v o s pblicos y s e a d o p t e n l a s
correspondientes medidas preventivas y correctivas"?
S. E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin est f a c u l t a d o p a r a d a r c u m p l i m i e n t o a l o
sealado e n e l artculo 3 5 n u m e r a l a ) d e l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o s , r e s p e c t o d e
t o d a s l a s e n t i d a d e s d e l E s t a d o c o n l a limitacin sealada e n l a r e s p u e s t a N o . 2 .
8. Se d e b e d a r aplicacin a l rgimen p r o b a t o r i o d e l o s d o c u m e n t o s d e c a d a
Cdigo o m i t i e n d o l o s a p o r t e s d e l a L e y G e n e r a l d e A r c h i v o s y dems
a p o r t e s o h e r r a m i e n t a s p a r a l a conservacin
y preservacin
d el o s
Pgina 5 0 d e 5 0
d o c u m e n t o s q u e d i s p o n e l a c i e n c i a o tcnica archivstica e n l a e r a d e l a
informacin, a h o r a q u e l o s estndares p r o b a t o r i o s s o n ms tcnicos y ms
exigentes?
E l r e c a u d o , s a n c i n , mrito o v a l o r d e u n a p r u e b a s e e n c u e n t r a n s u j e t o s a l a s
n o r m a s q u e s o b r e l a m a t e r i a e s t a b l e c e c a d a Cdigo. N o o b s t a n t e , l o a n t e r i o r n o
excluye q u e e l j u e z e n c a d a c a s o particular, a t e n d i e n d o l o s criterios d e
hermenutica jurdica, y s i n i r e n contrava d e l o s e a l a d o e n e l rgimen p r o b a t o r i o
c o n t e n i d o e n l o s Cdigos, t e n g a e n c u e n t a l o d i s p u e s t o p o r l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0
r e s p e c t o a l a conservacin o preservacin d e d o c u m e n t o s .
D e o t r a p a r t e , e n c u a n t o a l o s "dems a p o r t e s o h e r r a m i e n t a s p a r a l a
conservacin y preservacin d e l o s d o c u m e n t o s q u e d i s p o n e l a c i e n c i a o tcnica
archivstica e n l a e r a d e l a informacin", e s t o s podrn s e r t e n i d o s e n c u e n t a p o r e l
j u e z c o m o u n c r i t e r i o a u x i l i a r p a r a r e s o l v e r e l a s u n t o , e n atencin a q u e s e t r a t a d e
p a u t a s o r i e n t a d o r a s g e n e r a d a s p o r e x p e r t o s e n l a m a t e r i a , tiles p a r a m e j o r
p r o v e e r . E n t o d o c a s o , e n s u condicin d e c r i t e r i o a u x i l i a r , n o podrn i r e n
contrava d e l a s n o r m a s c o n t e n i d a s e n l o s Cdigos p r o c e s a l e s .
Remtase
a l a seora
Ministra
C o n s e j e r o de E s t a d o
^r
!! 0
d e Cultura
y a l a Secretara
Jurdica d e l a
C o n s e j e r o d E s t a d o
LEVANTADA LA RESERVA LEGAL MEDIANTE OFICIO No. MC-005760 DE FECHA 25 DE

MARZO DE 2015 - MINISTERIO DE CULTURA

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CONSEJO DE ESTADO

v e i n t i n u e v e (29) d ee n e r o d ed o s mil quince

d e lEstado que determina la

poltica archivstica d e l pas.

" P o r m e d i o d e la c u a l s e dicta la L e y G e n e r a l d e A r c h i v o s y s e dictan o t r a s d i s p o s i c i o n e s "

L a conservacin o preservacin d e l a informacin nicamente e s p o s i b l e

C o n f u n d a m e n t o e n lo anterior, e l Ministerio d e Cultura formula l a s siguientes

5 . Para garantizar el acceso a la informacin,

y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los

T e n i e n d o e ncuenta la importancia d e los archivos e n la actividad estatal quiso e l

"La gestin de documentos est asociada a la actividad administrativa del Estado, al

"La presente ley comprende a la administracin pblica en sus diferentes niveles,

archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin

a) Archivo General de la Nacin;

c) Archivo General del Municipio;

"a) Archivos de entidades del orden

b) Archivos de entidades del orden

c) Archivos de entidades del orden distrital;

e) Archivos de entidades del orden

f) Archivos de entidades del orden local;

"a) Archivos de la Rama

c) Archivos de la Rama Judicial;

" O b l i g a t o r i e d a d d e l a creacin d e a r c h i v o s . L a creacin d e l o s a r c h i v o s c o n t e m p l a d o s e n l o s artculos 8 o . y

tambin l o s p e r t e n e c i e n t e s a l o s rganos d e c o n t r o l y autnomos, d e b e c o n c l u i r s e

" L a documentacin d e la administracin pblica e s p r o d u c t o y p r o p i e d a d d e l E s t a d o , y ste ejercer e l p l e n o

L a C o r t e C o n s t i t u c i o n a l , refirindose a l artculo 1 6 d e l a L e y 1 7 1 2 d e 2 0 1 4 , seal: " E l artculo 1 6 e x i g e a

Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

C o r t e Constitucional. Sentencia del 2 8 de e n e r o de 2 0 0 3 , C-037/03.

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" E l P r o g r a m a d e Gestin D o c u m e n t a l ( P G D ) d e b e s e r a p r o b a d o p o r e l Comit d e D e s a r r o l l o A d m i n i s t r a t i v o

" E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin tendr l a s f u n c i o n e s sealadas e n l a L e y 8 0 d e 1 9 8 9 , e n e l D e c r e t o 1 7 7 7

"El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en

entidades del Estado.

l a informacin y a c c e d e r a l a informacin pblica, l o s c u a l e s s o n r e c o n o c i d o s e n

"Para efectos del presente Decreto, se entiende por:

" P o r e l c u a l s e r e g l a m e n t a e l Ttulo V I I I d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 e n m a t e r i a d e inspeccin, v i g i l a n c i a y c o n t r o l

"El Archivo General de la Nacin establecer el procedimiento

para las visitas de

a) Comunicacin a la entidad o persona objeto de la visita (exceptuando

o reas sobre los cuales

e) Ejecucin o desarrollo de la visita.

adquiridos por la entidad

"Llegada a la fecha, hora y lugar establecidos

" E l A r c h i v o G e n e r a l d e l a Nacin podr o r d e n a r q u e s e l l e v e n a c a b o l a s a c t i v i d a d e s n e c e s a r i a s p a r a

C o r t e Constitucional. Sentencia del 2 6 de febrero de 2 0 0 2 , C-127/02. Corte Constitucional. S e n t e n c i a del 3 0

Ello significa que el Congreso,

C o r t e Constitucional. S e n t e n c i a del 8 de octubre de 2 0 0 2 , C - 8 3 2 / 0 2 .

C o r t e Constitucional. S e n t e n c i a del 16 de m a r z o de 2 0 0 4 , C-246/04.

que alguna de sus funciones

En esta ltima situacin, la proyeccin del bien jurdico protegido determina el