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ORGANIZACIN Y MTODOS

INTRODUCCIN
La finalidad del curso es establecer y distinguir los diferentes
conceptos de un sistema de Organizacin y Mtodos, para comparar
las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual
trabaja y las caractersticas que debe contener los anlisis del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin
y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo
laboral administrativo.
Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y M, para
poder destacar la mejor ubicacin del mismo en una empresa u
organismo, basndose y teniendo en cuenta la coordinacin y las
normativas de dicho rgano.
1.1 Concepto
El avance incesante de la complejidad en la Administracin y todos
los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los
integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios
necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su
administracin.
Y es as como hoy en da, en la mayora de las empresas han sido
creadas Centrales de Organizacin y Mtodos para dar eficiencia y
simplicidad al mecanismo administrativo; Organizacin y Mtodos es
uno de los trminos que integran la labor general de la
racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es "Una
forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cmo
dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer
procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con
la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los
resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo o servicio de
Organizacin y Mtodos al conjunto de funcionarios especializados en
la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y
funcionamiento de la Administracin, cumpliendo como funcin el
aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y
mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una
unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el mximo de
eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, y
mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de
organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en
la utilizacin de mano de obra, pero como regla general a
Organizacin y Mtodos no se le concede autoridad sobre otras
unidades en administracin.

Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio


especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las
actividades sean bien organizadas y se apliquen los mtodos
adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que
utilizando este servicio, los administradores adquieren los
conocimientos necesarios de Organizacin y Mtodos, y sea capaz de
dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente
responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara
responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea
conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe
trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos apropiados
o mtodos para llevar a cabo la funcin.
La ventaja principal que Organizacin y Mtodos tiene sobre un
administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas
administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar
sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades,
haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayora de su
informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se
analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es
decir, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a
interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello.
Un buen servicio del departamento de Organizacin y Mtodos se
caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las


soluciones sin ninguna presin.

Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser


capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

Adiestramiento
en
tcnicas
especializadas
que
complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

Liberacin de estrecheces departamentales y enfocar los


problemas desde el punto de vista de las necesidades de la
empresa.

son

Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organizacin y


mtodos no sern aceptadas, es decir, que no todas merezcan
siquiera ser tomadas en cuenta.
"El trmino de Organizacin y Mtodos se utiliza para designar el
conjunto de tcnicas administrativas y de investigacin destinados a
mejorar el funcionamiento de la administracin pblica"
De esta manera, el trmino de O y M consiste, por una parte, en
conceptuar la organizacin como la funcin que se sustenta en buscar
los medios prcticos para distribuir las funciones en las distintas

unidades orgnicas del servicio administrativo respectivo: determinar


su grado de eficiencia, su rentabilidad, as como su facultad de
adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al
mtodo como el proceso de reflexin abstracta que permite enfocar y
abordar el problema de la organizacin.
Adems, se aplica en administracin pblica con el fin de obtener un
mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestacin de
servicios.
La esencia de la relacin entre Organizacin y mtodos es que los
mtodos deben ser acordes con la organizacin y sta con los
mtodos aplicados. Una variacin en la organizacin ocasiona una
variacin en los mtodos y, a la inversa, un cambio en los mtodos
provoca cambios en la estructura orgnica. El mtodo permite
descubrir cules son las estructuras y procedimientos ideales que
deben aplicarse a la organizacin para hacerla eficiente y eficaz.
La introduccin de esta concepcin al sector pblico se ha realizado
conforme han surgido los problemas en la prestacin de los servicios
pblicos. Se inici la aplicacin de este concepto en las empresas
pblicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad es
importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de
O y M se utiliza bajo un enfoque poltico y social. Y en el sector
privado bajo un enfoque ms financiero y de auto-enriquecimiento,
pero al mismo tiempo presta servicios determinados y particulares.
Las unidades de organizacin y mtodos se crean en cada
dependencia y obedecen a dos objetivos fundamentales:
1.

Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin


administrativa y las dependencias en la ejecucin de las
prioridades del mejoramiento administrativo.

2.

Analizar los problemas originados en la estructura de la


organizacin y los problemas derivados del flujo o proceso
administrativo; as como los problemas del cambio de actitud y
comportamiento, en el marco de la modernizacin administrativa.

1.2 Origen de Organizacin y Mtodos


La creacin de las unidades de Organizacin y Mtodos se vincula,
por una parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa
tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente cuyos antecedentes
que remontan a 1821, fecha de la aparicin del Estado Mexicano y de
la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de
modernizacin administrativa que se inicia en 1965.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases
importantes: una referente a su origen y formacin y otra referente a
su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con
la creacin de los departamentos administrativos y termina con la

instalacin de las unidades de Organizacin y Mtodos en toda la


administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin y el
parcialismo, porque se lig la funcin de Organizacin y Mtodos a las
funciones de contabilidad y auditora con funciones de mejoramiento
administrativo, ya que stas se encargan de racionalizar el
aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a
modernizar
la
administracin
e
introducen
las
tcnicas
administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su
accin de revisin permanente tanto de la estructura como del
funcionamiento.
Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios
acuerdos:
1.

"Acuerdo por el que se establecen las bases para la promocin


y coordinacin de las reformas administrativas"

2.

"Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada


departamento deben procurar dar la atencin que requiere el
programa de reforma administrativa de su dependencia"

3.

"Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a


la Presidencia llevar a cabo visitas peridicas de evaluacin en
materia de reforma administrativa y los diagnsticos necesarios"

"En los ltimos aos, Organizacin y Mtodos, no slo se ha


consolidado mediante el apoyo poltico y legal que se les otorga, sino
tambin por su funcionamiento en la prctica"
2. Funciones
El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de
acuerdo con el desarrollo de la organizacin, dentro de la que se
ubica y con las tcnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo
de sus funciones de anlisis y diagnstico administrativo y diseo
organizacional.
"Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de
la administracin" y se pueden destacar de la siguiente manera:
1.

Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el


funcionamiento de la dependencia. Esta primera funcin implica
que efecten varias actividades como la realizacin de un
diagnstico general de la estructura y procedimientos de la
organizacin, la proposicin de modificaciones para la adaptacin
de sistemas y procedimientos, su diseo y la formulacin de
manuales administrativos.

2.

Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las


que se trabaja. Segn esto, deben desarrollarse actividades de

investigacin y clasificacin de acuerdo a las bases jurdicas que


le otorgan legitimidad a la administracin de la dependencia.
3.

Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia


que lo solicitan en la interpretacin y aplicacin de tcnicas
administrativas; coordinndose con cada una de ellas e
implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitacin
del personal.

4.

Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin.


Para promover la coordinacin de los recursos e investigar las
nuevas tcnicas de administracin que se puedan aplicar, de este
modo comunicar o divulgar dichas tcnicas para que sean
aplicadas.

5.

Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin,


donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un
anlisis integral de finalidad, de organizacin, sistemas y
procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en
los mtodos.

6.

Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que


deba realizar la organizacin en cada una de sus divisiones.

7.

Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de


mtodos y a los principios generales para resolucin de
problemas que se plantean en la organizacin de la cual
dependen.

8.

Estudio, bibliografa y
organizacin y mtodos.

9.

Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que


permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las
actividades de los funcionarios y empleados.

documentacin

sobre

temas

de

"Respecto con las funciones que deben desempear los sistemas de


Organizacin y Mtodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo
administrativo"
1 Fase de desarrollo
(inicial)
Anlisis de estructuras y funciones
Cuadros de distribucin del trabajo
Elaboracin de organogramas
Elaboracin de diagramas de flujo
Anlisis y descripcin de puestos
Se dividen en estas fases ya que va desarrollndose mediante la
dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los
sistemas de la organizacin
a.

b.

Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas


por la teora de la organizacin clsica, para el estudio de la
estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando
organogramas como cuadros de distribucin del trabajo,
departamentalizacin y delegacin de tareas.
Fase de Desarrollo (Inicio):
En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y
complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teora
moderna de la organizacin, as como los sistemas y los
proyectos.

c.

Fase de Desarrollo (Intermedia):

d.

Fase de Desarrollo (Consolidacin):

Es la fase donde se hace ms avanzado el desarrollo, recurriendo a


teoras cuantitativas con la utilizacin de recursos matemticos,
operaciones, simulacros y procedimientos electrnicos de datos.

3. Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos


La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o
unidad orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara
como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y
desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms
viables de acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los
recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar
dichos anlisis se deben seguir diversos pasos:
1.

Conocer el hecho o la situacin que se analiza.

2.

Describir tal hecho o situacin.

3.

Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

4.

Examinarlo crticamente y comprender cada


componente del hecho especfico en estudio.

elemento

5.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de


clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando
analogas.

6.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando


en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento
donde se trabaja.

7.

Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura,


normas y polticas administrativas, funciones y operaciones,
equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis


de un sistema de Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as:
a.
b.

Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la


eliminacin de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.

c.

Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un


procedimiento que considere los factores.

d.

Modificacin: Cambios en los procedimientos o las


operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

e.

Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de


trabajo mediante el anlisis de las operaciones de un
procedimiento.

f.

Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los


volmenes de hechos, costos, produccin, etc., en perodos
iguales y subdivididos en unidades homogneas de tiempo.

g.

Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o


ms variables. Una variable puede ser estimada si el valor de
otra variable es conocido.

h.

Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo


hace posible las inferencias acerca de las caractersticas del
personal.

i.

PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de


Programas): La planeacin y control de un conjunto complejo de
actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de
eventos y actividades, asignacin de recursos, etc.

j.

Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo


una funcin objetiva, a travs de la eleccin entre varias
alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para
adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas.

k.

Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su


ejecucin real, para as proporcionar datos aproximados que
permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de
variables.

l.

Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos,


diversas teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas
por las que est desarrollndose, stas se dividen as:

Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de


estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una
distribucin especfica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la


informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico
del anlisis.

Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una


situacin de competencia, y aplicar en problemas de productividad
hacindose responsables pero conociendo las reglas.

4. Ubicacin dentro de la empresa:


Ya est definido que la funcin nica de Organizacin y Mtodos
corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que
goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de
autoridad, dando como resultado que la unidad de Organizacin y

Mtodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura


administrativa de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y
finanzas, de personal o de secretara. Lo que se deriva por establecer
estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazn de
la administracin como un instrumento efectivo para su
mejoramiento.
"La ubicacin de Organizacin y Mtodos en los organismos de la
administracin es muy variada y depende del tipo de relaciones y las
funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado". Los
documentos oficiales recomiendan que el sistema de organizacin y
mtodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual
sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es
decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u
organismo.
a) Ubicacin segn la funcin de asesora:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo nivel
jerrquico o mximo nivel de decisin, pero pueden situarse en otro
nivel jerrquico. Existen dos casos

En una secretara, donde dependa directamente del secretario,


del subsecretario y de un gerente.
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En una administracin descentralizada, donde puede depender


directamente del director o gerente general y del subdirector o
subgerente general.
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La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un


directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no
responde en un momento determinado al desarrollo y evolucin de
las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente
las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva
y crea una unidad orgnica asesora.
Realizndose mediante la recoleccin de una serie de datos que le
permiten conocer la situacin como una fase de diagnstico y
considerar los cambios para una mejora del sistema de actuacin
administrativa como una fase de diseo.
b)Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus
acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programacin,
presupuestos, informacin, administracin de recursos humanos y
materiales y control.

Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal,


dependiendo de un rgano de lnea pero con autoridad funcional
sobre las unidades orgnicas de la dependencia para el caso
especfico y especial del apoyo administrativo en Organizacin y
Mtodos.
Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con
funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeas unidades
de diagnstico y proyectos ubicados en las reas que dadas su
importancia o dimensin las requiera.
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c)Ubicacin segn la funcin de los proyectos:
La organizacin por programas o proyectos es la ms resultante del
desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una
organizacin orgnico ajustable y flexible, identificndose como una
estructura horizontal diagonal. Es una combinacin de la relacin de
coordinacin y del mando especializado, pero tambin puede
considerarse como una vinculacin entre la estructura programtica,
cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los
proyectos y la organizacin.
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"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organizacin
y Mtodos"
El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor
directo, lo que ubica al ms alto nivel con una relacin de asesora en
el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente
autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su trmino y
los funcionarios de lnea conserven su autoridad lineal original.
"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad
que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo
horizontal de la autoridad al proyecto"
4.1 Personal de Organizacin y Mtodos
El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como
analistas. ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el
fin de presentar soluciones alternativas a problemas, as como
asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El
analista puede ser un tcnico o profesional que requiere
conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la


administracin y de la organizacin, de sistemas y metodologa de
la investigacin.

Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar


diagnsticos administrativos y el diseo organizacional, anlisis y
elaboracin de organogramas, diagramas de flujo y distribucin de
espacio.

El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con


claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y
poder trabajar en equipo.
4.2 Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos
Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin y
Mtodos se resumen en tres aspectos:
a.

La carencia de un programa general de Organizacin y Mtodos


en las dependencias pblicas.

b.

La escasez de personal calificado.

c.

La resistencia al cambio.

CONCLUSIN
Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y
Mtodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin
donde se presente o departamento en el que se localice, ayudar de
manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos
que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las
funciones en las cuales se basa la organizacin.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura
organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los
proyectos para trabajar de una manera ms rpida, eficaz y
consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las
decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de
la empresa.