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Los sistemas de planificacin de recursos empresariales

(ERP) son sistemas de informacin gerenciales que
integran y manejan muchos de los negocios asociados
con las operaciones de produccin y de los aspectos
de distribucin de una compaa comprometida en la
produccin de bienes o servicios.

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Contenido
1.
2.

3.

Introduccin .................................................................................................. 3
La evolucin de los sistemas ERP ................................................................ 4
2.1.

MPR (Material Requirement Planning) ............................................................... 4

2.2.

SCM (Supply Chain Management ).................................................................... 5

2.3.

CRM (Customer Realatioship Management ) ................................................... 6

2.4.

HRM (Human Resource Management) .............................................................. 6

2.5.

FRM (Finance Resource Management) ............................................................. 6

Definicin....................................................................................................... 7
3.1.

Caractersticas ....................................................................................................... 8

3.2.

Implantacin.......................................................................................................... 9

3.3.

Ventajas................................................................................................................ 10

3.4.

Desventajas.......................................................................................................... 10

3.5.

Enfoques del ERP ................................................................................................. 11

3.5.1.

Conductores del Negocio ........................................................................ 11

3.5.2.

Las Ganancias que Genera ...................................................................... 12

3.6.

Adquisicin de un ERP ........................................................................................ 13

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1. Introduccin
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) son sistemas de
informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados
con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una
compaa comprometida en la produccin de bienes o servicios.
La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin
de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificacin de Requerimientos
de Material (MRP). Los sistemas ERP normalmente manejan la produccin, logstica,
distribucin, inventario, envos, facturas y una contabilidad para la compaa de la
Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control
de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin,
administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de
recursos humanos.
Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos
los departamentos funcionales que estn involucrados en la operacin o produccin
estn integrados en un solo sistema. Adems de la manufactura o produccin,
almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems la
contabilidad, y suelen incluir un recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y
administracin estratgica.

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2. La evolucin de los sistemas ERP

La evolucin de los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) se
remonta a la dcada de los 70, cuando se comienza a utilizar un software llamado
MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar las operaciones de
produccin dentro de las compaas.
Sin embargo, en la actualidad dentro de los sistemas de planificacin de recursos
empresariales (ERP) surgen productos que son enfocados especficamente de
acuerdo a los negocios de cada compaa comprometidas ya sean en la produccin
de bienes o servicios. Por lo que un sistema de planificacin de recursos empresariales
constituye la base del desarrollo de los sistemas especializados de gestin. (Fig. N 1)

Figura N 1. Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP)

2.1. MPR (Material Requirement Planning)

Los sistemas de planeacin de los requerimientos de material (MPR), son sistemas que
surgen de la necesidad de integrar la cantidad de artculos a fabricar con un correcto
almacenaje de inventario, ya sea de producto terminado, producto en proceso,
materia prima o componentes. Puede decirse que el MRP es un Sistema de Control de
Inventario y Programacin que responde a las interrogantes: Qu orden fabricar o
comprar? Cunta cantidad de la orden? Cundo hacer la orden?
Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de compra
o fabricacin en el momento adecuado segn los resultados del Programa Maestro de
Produccin.

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Su aplicacin es til donde existan algunas de las condiciones siguientes:

El producto final es complejo y requiere de varios niveles de subensamble y
ensamble.
El producto final es costoso.
El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, sea grande.
El ciclo de produccin del producto final sea largo.
Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos.
El proceso se caracteriza por tems con demandas
fundamentalmente y la fabricacin sea intermitente (por lotes).

dependientes

2.2. SCM (Supply Chain Management )

Los sistemas de gestin de la configuracin de software (SCM,) es el trmino utilizado
para describir el conjunto de operaciones de produccin y logstica cuyo objetivo final
es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la gestin de la
configuracin de software (SCM) incluye las actividades asociadas desde la obtencin
de materiales para la transformacin del producto, hasta su colocacin en el
mercado.
Los sistemas de gestin de la configuracin de software (SCM) utilizan los conceptos
de e-business y tecnologas Web para coordinar y optimizar los procesos de mbito
empresarial en todas y cada una de las reas de su empresa: desde el proveedor
hasta el cliente.
Los sistemas de gestin de la configuracin de software (SCM) no dejan de tener sus
inconvenientes. As, los mercados electrnicos, que haban sido considerados como los
benefactores de la eficiencia de la gestin de la configuracin de software (SCM),
han resultado menos que productivos. Asimismo, las incompatibilidades entre
empresas vendedoras complican la bsqueda de una combinacin de soluciones
adecuada para integrar de extremo-a-extremo la configuracin de software. Sin
embargo, una compaa puede utilizar una solucin SCM para alcanzar una ventaja
competitiva y mejorar su margen de beneficio: ofreciendo una mayor visibilidad en la
totalidad de la cadena de suministro, las empresas pueden reducir los gastos, mejorar
la eficiencia operacional y responder con mayor rapidez a la demanda del cliente.

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2.3. CRM (Customer Realatioship Management )

Los sistemas de administracin de la relacin con los clientes (CRM), es parte de una
estrategia de negocio centrada en el cliente. Una parte fundamental de su idea es,
precisamente, la de recopilar la mayor cantidad de informacin posible sobre los
clientes, para poder dar valor a la oferta. La empresa debe trabajar para conocer las
necesidades de los mismos y as poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la
atencin.
Cuando hablamos de mejorar la oferta nos referimos a poder brindarles soluciones a
los clientes que se adecuen perfectamente a sus necesidades. Por lo tanto, el nombre
CRM hace referencia a una estrategia de negocio basada principalmente en la
satisfaccin de los clientes, pero tambin a los sistemas informticos que dan soporte a
esta estrategia.

2.4. HRM (Human Resource Management)

Los sistemas de administracin de recursos humanos (HRM), son parte de una
estrategia entre la gestin de recursos humanos y la tecnologa de informacin. Esto
combina los recursos Humanos y en particular sus actividades administrativas con los
medios puestos a su disposicin por la informtica, y se refieren en particular a las
actividades de planificacin y tratamiento de datos para integrarlos en un nico
sistema de gestin.
En general, la funcin de los recursos humanos incluye siempre una parte importante
de tareas administrativas y repetitivas en la mayora de las organizaciones. stas tienen
integradas, de forma ms o menos importante, las operaciones de establecimiento y
pago de remuneraciones, asistencia de los trabajadores, evaluaciones, contratacin,
ascensos... Una gestin eficaz del capital humano se convierte en una operacin
necesaria para los profesionales de los recursos humanos. Su funcin consiste primero
en recoger los datos para cada trabajador relativos a su historial y caractersticas
personales, sus competencias y capacidades, hasta los datos ms accesibles tales
como sus remuneraciones y sus labores en la empresa. La cuantificacin de estos
datos y la sistematizacin para su tratamiento permite su manejo posterior por sistemas
de administracin de recursos humanos (HRM), reduciendo el tratamiento manual de
las operaciones, costosa fuente de errores.

2.5. FRM (Finance Resource Management)

Los sistemas de administracin de recursos financieros (FRM), son sistemas que surgen
de la necesidad de integrar todo tipo de datos contables como son las proyeccin de
ventas, el ingreso y los activos tomando como base estrategias alternativas de
produccin y mercadotecnia as como la determinacin de los recursos que se
necesitan para lograr estas proyecciones.

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3. Definicin
Los sistemas de planificacin de recursos de la empresa (en ingls ERP, enterprise
resource planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan
muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o
productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan
por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas
partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica,
contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin
geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Slo podemos
definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como
considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de
que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental
entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el
funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de
ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos
de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de
toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo".
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
Optimizacin de los procesos empresariales.
Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad
de datos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la
organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio,
tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de
informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos
totales de operacin.

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3.1. Caractersticas
Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es
que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:
Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa
entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s,
es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por
ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se
cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control
de inventarios, de planificacin de distribucin del producto, cobranza, y por
supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP,
necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados,
con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece
el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de
captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el
operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo
dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida.
Modulares, los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos
que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se
genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como
tcnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales
pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas,
materiales, finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc.
Adaptables, los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada
empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los
procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo,
para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la
particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar
herramientas de programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de
nuevos procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe
contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada
empresa.

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3.2. Implantacin
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo
simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente
trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse
antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en
funcin. Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es
conveniente efectuar lo siguiente:
Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP.
Definicin del modelo de negocio.
Definicin del modelo de gestin.
Definicin de la estrategia de implantacin.
Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.
Anlisis del cambio organizativo.
Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.
Implantacin del sistema.
Controles de calidad.
Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantacin.
Con la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas veces buscan la
ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compaas consultoras. Consultar en
el ERP incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta tcnica. Una
consulta de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las compaas y
muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a travs de la
configuracin de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La
consulta tcnica muchas veces implica programacin. La mayora de los vendedores
de ERP permiten modificar su software para las necesidades de los negocios de sus
clientes.

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3.3. Ventajas
Un fabricante que no disponga de un ERP, en funcin de sus necesidades, puede
encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden
personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseo de ingeniera para mejorar el
producto, seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa,
una compleja administracin de interdependencias de los recibos de materiales, de
los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y de la
revisin y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja
de tener un ERP es que todo esto, y ms, esta integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es como
ahora ser hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el
cambio ocurra desde una versin anterior a la nueva, en ambos productos los datos
van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensin del mismo. Parte
del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el nmero de la versin (cdigo
de barras).
La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger en
contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como
malversacin. Una falsificacin en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo
alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos
alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relacin
administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compaa
para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad,
para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales;
cadena de abastecimiento (interaccin con los proveedores y la infraestructura). Todo
esto puede ser integrado a travs de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios
de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser
complicado para la administracin de la manufactura.

3.4. Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a la
inversin inadecuada para la educacin continua del personal relevante, incluyendo
los cambios de implementacin y de prueba, y una falta de polticas corporativas que
afectan a cmo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:
El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,
incluyendo la educacin y como hacer que el sistema trabaje correctamente.
Muchas compaas reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios
de pequeas empresas estn menos capacitados, lo que significa que el manejo
del sistema ERP es operado por personal que no est capacitado para el manejo
del mismo.
Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no
estn capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa empleadora,
proponiendo cambios en las prcticas de los negocios que no estn sincronizados
con el sistema.
La instalacin del sistema ERP es muy costosa.
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Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de sus
licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la compaa
o sus ganancias.
El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas
de la estructura coorporativa.
Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo
especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas,
este punto se cita como una de las principales causas de falla.
Los sistemas pueden ser difciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas de "el eslabn ms dbil": la ineficiencia en
uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros
participantes.
Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones
para trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr estndares mnimos, y
luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirn
la confiabilidad de algunas aplicaciones.
Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos
(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su
contabilidad, la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede
reducir la eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales
de los socios.
Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades reales
del consumidor.

3.5. Enfoques del ERP

Un sistema de planificacin de recursos empresariales mejora claramente el "tono
muscular" de una compaa, proporcionndole el potencial de reaccionar a
mercados cambiantes, a la dinmica de los negocios, y a las necesidades de los
clientes. Para comprender el potencial en la economa digital, la empresa necesita
una infraestructura -un sistema nervioso- que una entre s sus diferentes partes, una
infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y adaptarse ms rpidamente que
la competencia.

3.5.1.

Conductores del Negocio

Los principales factores que dirigen el mercado en orden descendente son:

Aumento en la necesidad de modernizar los procesos de negocios.
Expansin de las estrategias de globalizacin por parte de las compaas.
Generacin de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y agilidad.
Extensin de los procesos de administracin de la cadena de suministros.
Creciente nfasis en un servicio al cliente ms eficiente.
Mayor acceso a la informacin, requisito cada vez mayor.
Limitacin de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente
cambiante.
Preparacin para la Unidad Monetaria Europea.
La implementacin de un sistema de ERP.

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Por lo general es largo y complejo ya que implica redisear los esquemas de trabajo.
Su implementacin es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao, altos
costos, un equipo considerable de desarrollo, adems de inversin de tiempo. En la
mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que
implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad de parar el
negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es importante sealar
que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen
funcionamiento del sistema.
Despus de la implementacin es importante asegurarse de la calidad y en la mejora
del desempeo, para que as el sistema funcione correctamente a largo plazo.
Tambin se debe analizar constantemente el retorno de inversin y aspectos clave
como la optimizacin (El proceso de la optimizacin es una herramienta para mostrar
los beneficios de la implementacin del sistema de ERP y alcanzar la esperada
eficiencia organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron consideradas
durante la implementacin como por ejemplo la expansin del software
implementado; es importante ver a la optimizacin como un proceso de mejora
continua.
El xito de la implementacin del sistema depende de la habilidad de la empresa
para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa tiene
bien estructurada y con una metodologa bien definida la implementacin de un
sistema de ERP, y logra progresar desde la etapa de seleccin hasta la etapa de
operacin, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha
implementacin sea un xito.

3.5.2.

Las Ganancias que Genera

Cuando los administradores de una compaa se deciden a invertir una gran cantidad
de capital en una implementacin de un sistema de planificacin de recursos
empresariales (ERP) hay un cambio total de cmo opera la compaa, comparado
con la manera tradicional. Las organizaciones que pueden adaptarse
armoniosamente a un sistema de planificacin de recursos empresariales (ERP)
pueden aprovechar al 100% las ventajas y colocarse delante de las dems, creando
una ventaja competitiva.
Un problema de empresas que han ido creciendo con el paso de los aos, es que
stas han ido adquiriendo diversas compaas, las cuales manejan sistemas
transaccionales ms pequeos unidos por otro sistema de planificacin de recursos
empresariales (ERP), y en muchos casos diseado especialmente a las necesidades de
cada compaa, por lo que se tiene que hacer una gran inversin para la adaptacin
de stos sistemas.
En una economa global, muchas veces el xito de una compaa depende de las
inversiones que sta haga en tecnologa. La implementacin de un sistema de
planificacin de recursos empresariales (ERP) es un reto actual para las compaas; y si
se logra su buena implementacin y mejora contina puede significar el xito en la
misma.

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3.6. Adquisicin de un ERP

Las empresas proveedoras de los sistemas de planificacin de recursos empresariales
(ERP), estn reduciendo sus precios e incluso, algunas estn ofreciendo soluciones
accesibles, mediante financiamiento. Adems, ya estn enfocados en la renta de
herramientas, lo que hace que la implementacin sea casi inmediata con una
inversin mnima y con resultados visibles en muy poco tiempo. A pesar de esto, dichas
aplicaciones suelen ser todava muy costosas para algunos empresarios, y al mismo
tiempo sienten la implementacin muy dolorosa e infinita.
Existen varias alternativas en la direccin de conseguir que la adopcin de un sistema
de planificacin de recursos empresariales (ERP) por una compaa sea
econmicamente viable:
La adquisicin a crdito de un sistema planificacin de recursos empresariales
(ERP) preconfigurado.
La utilizacin de soluciones soportadas en Open Software.
La subcontratacin del servicio de ERP a travs de un ASP (Application Server
Provider). En este caso nos enfocamos a el PSA o ASP (Proveedor de Servicio de
Aplicaciones), quien adquiere las licencias del ERP y adems cuenta con la
infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS e incluso personal para la
administracin de la infraestructura y el soporte tcnico. La PYME no requiere
adquirir toda esta infraestructura para realizar la implantacin y en general slo
requiere invertir en PCs habilitadas con un browser y una conexin rpida a
Internet.
Adems, por el hecho de rentar la aplicacin, no se ocupa capacitar por tanto
tiempo a los trabajadores. De esta manera, la empresa puede utilizar sus recursos, en
otros aspectos dbiles de la empresa.

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