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ELABORACIN Y EJECUCIN

ANUAL DE ADQUISICIONES

PROCESO

GESTION
CONTRACTUAL

Versin
3

DEL

PLAN

GCT-PR-08

Fecha:
30- SEPTIEMBRE- Pgina 1 de 6
2015

TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

OBJETIVO ........................................................................................................................... 2
ALCANCE ............................................................................................................................ 2
DEFINICIONES .................................................................................................................... 2
RESPONSABLE .................................................................................................................. 4
RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 5
GENERALIDADES .............................................................................................................. 5
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO .............................................................................. 5
CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................... 6
ANEXOS .............................................................................................................................. 6

Elaborado por:
Grupo de Mejoramiento GCT

Revisado por:
Jos
Luis
Hernndez Aprobado por
Bermdez
Cargo:
Profesional Secretario General
Especializado 2028 18

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1. OBJETIVO
Este procedimiento define la manera de elaborar, ejecutar y controlar el Plan Anual de
Adquisiciones de la entidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad de la CAR,
para la ejecucin del Plan Anual de Adquisiciones Se inicia con la identificacin previa de los
requerimientos de cada dependencia, continua con el seguimiento y termina con la ejecucin
del mismo.
3. DEFINICIONES
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para:
(i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades
de bienes, obras y servicios; y (ii) disear estrategias de contratacin basadas en agregacin de
la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratacin.
Es el documento que contiene las obras, bienes y servicios que la Corporacin pretende
ejecutar anualmente para cumplir con su misin y dems actividades necesarias para su
funcionamiento. Su elaboracin es una obligacin legal en cabeza de la Oficina Asesora de
Planeacin, pero su planeacin ser con la participacin de la Direccin General, Secretara
General y todas las dems direcciones.
ADQUISICIN: Proceso de compra de un bien, servicio u obra pblica.
BIENES DE CARACTERISTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN: Son
bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin aquellos que
poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o de sus
caractersticas descriptivas, y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente
definidos.
CALIFICADOR: Es el conjunto de propiedades que expresan las caractersticas fsicas,
qumicas y utilitarias del producto, y las especificaciones que identifican la presentacin y forma
de los elementos. Estos calificadores permiten distinguirlo como nico frente a los dems.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP: El certificado de disponibilidad
presupuestal es un documento mediante el cual, el responsable de su expedicin garantiza la
existencia de apropiacin presupuestal disponible, libre de toda afectacin y suficiente para
respaldar los actos administrativos con los cuales se afectara el presupuesto.
CONTRATISTA: Persona natural o jurdica, consorcio o unin temporal con quien se celebra el
respectivo contrato. El contratista puede ser constructor y/o consultor y/o proveedor y/o
prestador del servicio, entre otros.
CONTRATO: Son todos los actos jurdicos generadores de obligaciones que por el acuerdo de
voluntades entre LA CORPORACIN y el oferente favorecido con la adjudicacin de una

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convocatoria, concurso de mritos, invitacin, licitacin pblica o contratacin directa, en el cual


se fijan los valores, cantidades y pautas que rigen la adquisicin de bienes o servicios, se
determina los derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su ejecucin o liquidacin.
COTIZACIN: Precio de un bien o servicio que se registra, indicando condiciones.
CODIFICACIN DE BIENES Y SERVICIOS DE ACUERDO CON EL CDIGO ESTNDAR DE
PRODUCTOS Y SERVICIOS DE LAS NACIONES UNIDAS, V.14.080: The United Nations
Standard Products and Services Code - UNSPSC - Cdigo Estndar de Productos y Servicios
de Naciones Unidas, es una metodologa uniforme de codificacin utilizada para clasificar
productos y servicios fundamentada en un arreglo jerrquico y en una estructura lgica. Este
sistema de clasificacin permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en
estndares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y
gobierno. La versin implementada en Colombia es la UNSPSC, V.14.080, traducida al espaol.
SEGMENTO: Agregacin lgica de familias para propsitos analticos.
FAMILIA: Un grupo de categoras de productos interrelacionadas.
CLASE: Un grupo de productos que comparten caractersticas comunes.
PRODUCTO: Un grupo de productos o servicios.
ELEMENTO GENRICO: la descripcin general de un bien o servicio en cuanto a su
destinacin.
ENTIDADES DE CONTROL: Organismos a los cuales confa la Constitucin las funciones
atinentes al control disciplinario, al control defensor y al control fiscal, entre los cuales estn
la Procuradura General de la Nacin, Contralora General de la Repblica, Defensora del
Pueblo, Contraloras y Personeras departamentales y municipales.
PRECIO DE COMPRA: Es el precio de un bien o servicio de uso comn o de uso en contratos
de obra, pactado en el contrato, incluido IVA y excluido de otros gravmenes.
PRECIO DE OFERTA: Es el valor monetario que los proveedores de bienes y servicios de uso
comn o de uso en contratos de obra, sealan al momento de presentar en firme a una entidad
su correspondiente propuesta. El precio de oferta incluir IVA y excluir otros gravmenes.
PRODUCTO: Bien o servicio con calidades y caractersticas especiales que lo identifican como
tal.
PROPIEDADES Y ESPECIFICACIONES: Es la caracterizacin de cada bien o servicio, de
manera nica, por valores o rangos de una serie de calificadores que dependern del grupo.
PROPONENTE: Es toda persona natural o jurdica, que presenta de manera formal una
propuesta a una Entidad del Estado.

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PROVEEDOR: Son personas naturales o jurdicas que ofrecen bienes o servicios, en desarrollo
de su objeto social.
PERSONA JURDICA: Sociedad constituida legalmente, distinta de los socios individualmente
considerados.
PERSONA NATURAL: Individuo nacional o extranjero con capacidad de contratar.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las
obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que correspondan o
desarrollen el objeto de la apropiacin afectada en forma definitiva, garantizando que no ser
desviada a ningn otro fin.
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN FINANCIERA SIIF: Es una herramienta modular
automatizada, que integra y estandariza el registro de la gestin financiera pblica, propicia una
mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nacin y brinda informacin oportuna y
confiable.
SUBSISTEMA CONTROL INTELIGENTE: A travs de este mecanismo se comparan
interpretan los diferentes registros de cada subsistema, en especial los que tienen que ver con
los precios de referencia, con el fin de verificar el nivel de distorsin entre el precio indicativo y
el precio final de contratacin.
SUBSISTEMA DE LA DEMANDA: Est compuesto por el conjunto de bienes y servicios que
requiere el Estado, debidamente clasificados de acuerdo con los cdigos CUBS. La informacin
se obtiene del ZIF, de los planes de compra y de los presupuestos pblicos. Este subsistema
provee la informacin relacionada con las entidades que compran los elementos requeridos, las
fechas de las adquisiciones y los procesos a travs de los cuales se compran los bienes y
servicios.
SUBSISTEMA DE LA OFERTA: Es el registro de los precios de referencia de los bienes y
servicios ofrecidos a las entidades pblicas, realizado en la Central de Precios RUPR. A travs
de este subsistema se proveer informacin relacionada con las personas naturales o jurdicas
que estn a disposicin de venderle al Estado, los elementos ofrecidos al mismo, los precios de
referencia de cada uno de ellos y los sitios en los cuales se ofertan los bienes y servicios.
TIPO: Es la identificacin de los productos que compran las Entidades del Estado, ya sea como
un bien, un servicio o una obra pblica.
UMBRAL DE PRECIOS: Es el intervalo de variacin razonable del precio de contratacin de un
bien o servicio de uso comn o de uso en contratos de obra.
4. RESPONSABLE
La Secretaria General y la Direccin Administrativa y Financiera son las responsables por la
implementacin, actualizacin y mejoramiento de este procedimiento.
Profesional Universitario 2044-08.

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5. RESPONSABILIDADES
Asegurar la correcta administracin del plan anual de adquisiciones.
6. GENERALIDADES

Ley 80 de 1993. Ley 1150 de 2007.


Decreto 1082 de 2015.
Manual de Contratacin y Supervisin o Interventora CAR 2015 (GCT-MP-01 V-2-2015)
Resolucin 2584 del 29 de Agosto de 2006.
Gua para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones (Colombia Compra Eficiente).
Gua para la codificacin de bienes y servicios de acuerdo con el cdigo estndar de
productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080 (Colombia Compra Eficiente).
Circular Externa No 2 de 16 de agosto de 2013 (Colombia Compra Eficiente).
Resolucin Orgnica No. 5544 de 2003, emitida por la Contralora General de la
Repblica. Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin)

7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


TE
DESCRIPCIN DE LAS TAREAS
M
1 Consolidar presupuesto anual aprobado
por el Consejo Directivo mediante acto
administrativo.
2 Efectuar el cargue de presupuesto anual
al Sistema Financiero de la Corporacin
simultneamente con el Sistema de
Gestin Contractual
3 Descargar del Sistema de Gestin
Contractual el archivo en formato .xls del
Presupuesto Anual de la Corporacin.
4 Depurar el Presupuesto Anual de la
Corporacin, suprimiendo los gastos por
concepto de Personal, Servicios Pblicos
y Cajas Menores
5 Cargar en el archivo formatopaa.xls
Suministrado por la Agencia Nacional de
Contratacin (Colombia Compra Eficiente)
de acuerdo a la Gua para elaborar el
Plan Anual de Adquisiciones
6 Remitir para aprobacin el Plan Anual de
Compras al Director Administrativo y
Financiero y al Secretario General.
P.C. Si el Plan requiere ajustes (pasar al
tem 4). Si no, pasar al tem 7.

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REA RESPONSABLE

CARGO
RESPONSABLE
Direccin Administrativa Tcnico Administrativo
y Financiera
3124-16
(Adquisiciones)
Direccin Administrativa Tcnico Administrativo
y Financiera
3124-16
(Adquisiciones)
Direccin Administrativa Profesional Universitario
y Financiera
2044-08
(Adquisiciones)
Direccin Administrativa Profesional Universitario
y Financiera
2044-08
(Adquisiciones)
Direccin Administrativa Profesional Universitario
y Financiera
2044-08
(Adquisiciones)

Direccin Administrativa Secretario General 0037y Financiera


23 - Director
(Adquisiciones)Administrativo Y
Secretaria General.
Financiero 0100-22

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7 Suscribir Acta de aprobacin (GDO-PR01-FR-02 VERSIN 1 01-06-2015) ).

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Direccin Administrativa Secretario General 0037y Financiera


23 - Director
(Adquisiciones)Administrativo Y
Secretaria General.
Financiero 0100-22
Cargar en la Plataforma
Secretaria General - Secretario General 0037http://www.colombiacompra.gov.co/es/col
23
ombia-compra-eficiente el archivo
Oficina Asesora De
Profesional
formatopaa.xls a ms tardar el 31 de
Comunicaciones
Especializado 2028-19
enero de cada ao. (Circular Externa No.2
del 16 de Agosto de 2013 Colombia
Compra Eficiente) y la Pagina WEB de la
Corporacin.
Ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones
Dependencias CAR Directores, Jefes de
Oficina y Asesores
Realizar modificaciones y/o Seguimiento Direccin Administrativa Profesional Universitario
al Plan Anual de Adquisiciones por lo
y Financiera
2044-08
menos en el mes de julio del ao en
(Adquisiciones)
curso. (Pasar tem 6)
Efectuar el trmite del Numeral 8 y 9
Secretaria General. Secretario General 003723

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

DESCRIPCION DEL CAMBIO

AUTOR
MEMORANDO/ACTA

Actualizacin de los nombres


de las Dependencias segn el
Acuerdo 22 de 2014 y cambios Claudia Liliana Durn
en los cdigos de los formatos
relacionados.
Actualizacin del Plan Anual de Claudia Liliana Durn
Adquisiciones

FECHA

23/07/215

22/09/2015

9. ANEXOS

En el link adjunto se encuentra el formato el cual se necesita codificar para el proceso


de plan anual de adquisiciones.
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas/formatopaa.xls

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