NDICE

Contenido
1. Diagrama de afinidad.

Pgina.
2-4

1.1. Qu es?
1.2. Cmo lo puedo aplicar?
2. Diagrama de relaciones.

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2.1. Qu es?
2.2. Cmo lo puedo aplicar?
3. Diagrama de rbol.

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3.1. Qu es?
3.2. Cmo lo puedo aplicar?
4. Diagrama de matricial.

9 10

4.1. Qu es?
4.2. Cmo lo puedo aplicar?
5. Diagrama de flujo.

11 13

5.1. Qu es?
5.2. Cmo lo puedo aplicar?
6. Tormenta de ideas.

14 15

6.1. Qu es?
6.2. Cmo lo puedo aplicar?
7. Porqu - Porqu

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7.1. Qu es?
7.2. Cmo lo puedo aplicar?
Sitios web consultados

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS.

1.1.

1. Diagrama de afinidad.
Qu es?

Un diagrama de afinidad es una forma de organizar la informacin reunida en

sesiones de lluvia de ideas. Est diseado para reunir hechos, opiniones e ideas
sobre reas que se encuentran en un estado de desorganizacin. El diagrama de
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afinidad ayuda a agrupar aquellos elementos que estn relacionados de forma

natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto
clave. El uso de un Diagrama de Afinidad es un proceso creativo que produce
consenso por medio de la clasificacin que hace el equipo en vez de una
discusin. El Diagrama fue creado por Kawakita Jiro y tambin es conocido como
el mtodo KJ.
Los pasos para crearlo son:
1. Armar el equipo correcto. El lder del equipo o el facilitador asignado es
normalmente responsable por dirigir al equipo a travs de todos los pasos para
hacer el diagrama de afinidad.
2. Establecer el problema. El equipo o grupo deber inicialmente determinar el
problema a atender. Es de gran ayuda determinar el problema en la forma de una
pregunta.
3. Hacer lluvia de ideas / reunir datos. Los datos pueden reunirse en una seccin
tradicional de lluvia de ideas adems de los datos reunidos por observacin
directa, entrevistas y otro material de referencia.
4. Transferir datos a notas post it. Los datos reunidos son desglosados en frases
independientes con un solo significado evidente y solo una frase registrada en un
post it.
5. Reunir los post its en grupos similares. Los post it debern colocarse en una
pared o rotafolio de tal manera que todos puedan verse fcilmente. Luego, en
silencio, los miembros del equipo agrupan los post it en grupos similares. Los post
it que sean similares se consideran de afinidad mutua.
6. Crear una tarjeta de ttulo para cada agrupacin. Los post it debern leerse y
revisarse una vez ms con el fin de verificar si han sido agrupados de forma
apropiada. Asignar un nombre a cada grupo de post it por medio de una discusin
en grupo. Este ttulo deber transmitir el significado de los post it en muy pocas
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palabras. Este proceso se repite hasta que todos los grupos tengan un nombre.
Cualquier post it individual que no parezca encajar en ningn grupo puede
incluirse en un grupo de Miscelneos.
7. Dibujar el Diagrama de Afinidad terminado. Despus que los grupos estn
ordenados, se deben pegar los post its en una hoja de rotafolio. Las tarjetas de
los ttulos se debern colocar en la parte superior del grupo.
8. Discusin. El equipo o grupo deber discutir la relacin de los grupos y sus
elementos correspondientes con el problema.

1.2.

Cmo lo puedo aplicar?

Tiene una fcil aplicacin en muchas situaciones, cuando existe un problema y es

complejo o difcil de entender, cuando el problema parece estar desorganizado,
cuando requiere de la participacin y soporte de todo un equipo/grupo, cuando se
quiere determinar los temas claves de un gran nmero de ideas y problemas, etc.
Un ejemplo es el siguiente:

2. Diagrama de relaciones.
2.1. Qu es?
Un diagrama que se emplea para analizar relaciones de causa y efecto complejas
o conexiones, no necesariamente causales, entre factores diversos.
Mediante su construccin pueden visualizarse con mayor facilidad las relaciones
entre los factores intervinientes, con un enfoque desestructurado.
Es una alternativa del diagrama de causa y efecto (Ishikawa), cuando las
relaciones divergen hacia distintas familias de causas.
Los pasos para crearlo son:
Paso 1: Definir y clarificar el problema o tema a estudiar.
Paso 2: Generar una discusin abierta en el grupo sobre el mismo.
Paso 3: Escribir cada factor mencionado y el problema en tarjetas individuales.
Paso 4: Estudiar las relaciones entre el problema y los factores y entre los factores
entre s.
Paso 5: Avanzar generando otros factores (tarjetas), al realizar reiteradamente la
pregunta: por qu?.
Paso 6: Completar el diagrama hasta que el grupo quede satisfecho con la
estructura alcanzada.
Paso 7: Revisar, verificar y confirmar los datos asumidos.
Paso 8: Establecer conclusiones y definir acciones

2.2.

Cmo lo puedo aplicar?

Su aplicacin es prctica para clarificar entrelazadas relaciones causales en

problemas o situaciones complejas de diversas magnitudes y oficios, ayuda a
mostrar todos los factores relacionados con el tema en discusin, favorece a
identificar interacciones, sean o no de causa y efecto, lleva a producir un cuadro
completo sobre el tema y finaliza al destacar los factores clave.
Por ejemplo:

3. Diagrama de rbol.
3.1. Qu es?
Un diagrama de rbol es un mtodo grfico que sirve para identificar todas las
partes necesarias para alcanzar algn objetivo final. Permite a los miembros del
equipo de trabajo expandir su pensamiento al crear soluciones sin perder de vista
el objetivo principal o los objetivos secundarios. Los diagramas de rbol se utilizan
generalmente para identificar todas las tareas necesarias para implantar una
solucin. Muestra el despliegue de todos los factores o elementos que contribuyen
a un efecto u objetivo de forma ordenada, clara, precisa y de un slo "golpe de
vista". Sistematiza el anlisis de una situacin, o la planificacin para alcanzar un
objetivo facilitando su desarrollo incluso en casos muy complejos. Desglosa
conceptos generales hasta un grado idneo de detalle, que permite traducirlos
directamente en acciones o elementos bsicos y operativos.
Partiendo de una informacin general (meta a alcanzar), se incrementa
gradualmente el grado de detalle sobre los medios necesarios para su
consecucin. Los detalles se representan mediante una estructura en la que se
comienza con una meta general (el tronco) y se contina con la identificacin de
niveles de accin ms precisos (las sucesivas ramas).
Los pasos para crearlo son:

Definir el objetivo principal

Subdividir y separar el objetivo principal en objetivos secundarios.

Continuar subdividiendo o separando, identificando y relacionando otros

objetivos

Garantizar una relacin directa causa-efecto entre un subttulo y sus

divisiones.

Confirmar que alcanzando todas las sub metas y tareas se logra el objetivo
principal.
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3.2.

Cmo lo puedo aplicar?

Se emplea para descomponer una meta u objetivo en una serie de actividades que
deban o puedan hacerse. A travs de la representacin grfica de actividades se
facilita el entendimiento de las acciones que intervendrn.
El Diagrama del rbol es de aplicacin a todas aquellas situaciones en las que se
necesita desplegar un objetivo para obtener una visin clara de cmo debe ser
alcanzado.
Por ejemplo:

4. Diagrama matricial.
4.1. Qu es?
Un diagrama matricial o de matriz, es una herramienta grfica que muestra la
conexin o relacin entre ideas, problemas, causas y procesos, mtodos y
objetivos y, en general, entre conjuntos de datos, en la forma de una tabla (matriz).
La relacin se indica en cada interseccin de filas y columnas.
Los pasos para crearlo son:
Paso 1: Clarificar el objetivo de la construccin del diagrama matricial. En este
paso se obtiene por qu se debe realizar un diagrama matricial, y cul es el
objetivo al que se desea llegar.
Paso 2: Determinar el diagrama matricial a utilizar. Se escoge que tipo de
diagrama se debe utilizar dependiendo del tipo de problema planteado.
Paso 3: Identificar los factores correspondientes a cada uno de los tipos que estn
implicados en el estudio. La identificacin de los factores integrantes de cada tipo
no tiene una metodologa definida ya que pueden ser de muy diversas clases. En
general, es necesario el uso de otra herramienta para desarrollar este paso, como
por ejemplo: anlisis sobre diagramas de flujo, tormenta de ideas, diagramas de
rbol, encuestas, estudios de mercado, lista o informacin ya existente.
Paso 4: Dibujar el diagrama matricial. El diagrama se dibujar segn el modelo
elegido, cabe resaltar que el diagrama en L es el ms utilizado.
Paso 5: Identificar y marcar las relaciones entre los factores de los tipos
Paso 6: Rotular el diagrama y aadir la informacin relevante. El diagrama debe
"hablar por s mismo", por tanto se incluir toda la informacin relevante para su
interpretacin. Como mnimo: ttulo explicativo sobre las relaciones representadas,
breve explicacin de cmo han sido establecidas y leyenda del significado de los
smbolos utilizados.

4.2.

Cmo lo puedo aplicar?

Este diagrama permite aplicarse al analizar y clasificar sistemticamente la

presencia e intensidad de las relaciones entre dos o ms conjuntos de elementos
en un problema, ayuda en la priorizacin de los recursos y procesos, facilita al
equipo a alcanzar consensos, mejora el apoyo a una decisin final y mejora el
mtodo de trabajo con la observacin de un elevado nmero de factores de
decisin.
El diagrama de matriz se puede realizar bajo distintas modalidades, para comparar
ms de dos listas de factores o elementos. Hay seis diferentes en forma de
matrices posibles: L, T, Y, X, C y en forma de tejado, dependiendo de los grupos
de factores a comparar. Las ms habituales son la matriz en forma de L y en
forma de T.
Por ejemplo:

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5. Diagrama de flujo.
5.1. Qu es?
Un diagrama de flujo es una representacin pictrica de los pasos en un proceso,
til para determinar cmo funciona realmente el proceso para producir un
resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, informacin o una
combinacin de los tres. Al examinar cmo los diferentes pasos en un proceso se
relacionan entre s, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas
potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del
proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer
un producto. Los diagramas de flujo detallados describen la mayora de los pasos
en un proceso. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando
se necesita, el equipo completo normalmente desarrollar una versin de arriba
hacia abajo; luego grupos de trabajo ms pequeos pueden agregar niveles de
detalle segn sea necesario durante el proyecto.
La metodologa para preparar un diagrama de flujo es:
1. Propsito. Analizar cmo se pretende utilizar el diagrama de flujo. Exhibir esta
hoja

en

la

pared

consultarla

en

cualquier

momento

para

verificar que su diagrama de flujo es apropiado para las aplicaciones que

se pretenden.
2. Determinar el nivel de detalle requerido.
3. Definir los lmites. Despus de establecer los lmites del proceso, enumerar los
resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
4. Utilizar smbolos apropiados. Utilizando los smbolos apropiados para el
diagrama de flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el
diagrama.
5. Hacer preguntas. Para cada input, haga preguntas como: quin recibe el
input?, qu es lo primero que se hace con el input?

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6. Documentar. Documentar cada paso en la secuencia, empezando con el primer

(o ltimo) paso. Para cada paso, hacer preguntas como: qu produce este
paso?, quin recibe este resultado?, qu pasa despus?, alguno de los pasos
requiere de inputs que actualmente no se muestran?
7. Completar. Continuar la construccin del diagrama hasta que se conecte todos
los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se
encuentra un segmento del proceso que es extrao para todos, se deber tomar
nota y continuar haciendo el diagrama.
8. Revisin. Preguntar: Todos los flujos de informacin encajan en los inputs y
outputs del proceso?, El diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los
pasos?, El diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurri a diferencia
de la forma cmo se piensa que las cosas deberan pasar o cmo fueron
diseadas originalmente?
9. Determinar oportunidades.

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5.2.

Cmo lo puedo aplicar?

Es prctico aplicar este diagrama cuando un equipo necesita ver cmo funciona
realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas
potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y
crculos de duplicacin de trabajo.
Se aplica comnmente en: la definicin de proyectos, identificacin de las causas
principales de un problema, diseo de soluciones, aplicacin de soluciones,
control (retener las ganancias), entre otras aplicaciones.
Por ejemplo:

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6. Tormenta de ideas
6.1. Qu es?
Es

una

herramienta

de

trabajo

grupal

que

facilita

el

surgimiento

de

nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una

tcnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Nos
permite plantear y resolver los problemas existentes, plantear posibles causas,
posibles soluciones alternativas, desarrolla la creatividad, permite discutir
conceptos nuevos adems de superar el conformismo y la monotona.
Esta tcnica, puede ser empleada a travs de 3 diferentes maneras: No
estructurado (flujo libre), Estructurado (en crculo) y Silenciosa (lluvia de ideas
escritas).
Los pasos para crearla son:
1. Se define el tema o el problema.
2. Se nombra a un conductor del ejercicio
3. Antes de comenzar la tormenta de ideas, explicar las reglas.
4. Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa.
5. Se listan las ideas
6. No se deben repetir
7. No se critican
8. El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas
9. Se analizan, evalan y organizan las mismas, para valorar su utilidad en
funcin del objetivo que pretenda lograr con el empleo de esta tcnica.

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6.2.

Cmo lo puedo aplicar?

La aplicacin de la tormenta de ideas favorece la intervencin mltiple de los

participantes, enfocndola hacia un tema especfico, de forma estructurada y
sistemtica creativa.
Las reglas a seguir para su realizacin favorecen la obtencin de ideas
innovadoras. Estas son en general, variaciones, reordenaciones o asociaciones de
conceptos e ideas ya existentes.
Su utilizacin ser beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por
grupos y equipos de mejora, as como por todos aquellos individuos u organismos
implicados en la mejora de la calidad. Adems se recomienda su uso como
herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestin.
Con la utilizacin de la "Lluvia de ideas" se alcanzan nuevas ideas y soluciones
creativas e innovadoras, rompiendo paradigmas establecidos.
Es fundamental para la identificacin y seleccin de las preguntas que sern
tratadas

en

la

generacin

de

posibles

soluciones.

La tcnica tormenta de ideas se aplica con gran frecuencia al llevar a cabo otras
herramientas,

como

por

ejemplo,

diagramas

causa-efecto

(Ishikawa), Diseo de experimentos, pruebas de confiabilidad, etc.

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7. Porqu - Porqu
7.1. Qu es?
Es un mtodo que nos permite identificar la causa raz y poder as, encontrar
soluciones. Esta herramienta es til cuando el grupo requiere encontrar la causa
raz, cuando se requiere un anlisis ms profundo y cuando existen muchas
causas que provocan que el problema se torne confuso.
Es una tcnica sistemtica de preguntas utilizada durante la fase de anlisis de
problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta
fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a
sus preguntas. Esto podra convertirse en un inconveniente al identificar las
causas principales ms probables del problema debido a que no se ha
profundizado lo suficiente.
Los principales objetivos de esta herramienta son, descubrir informacin vital de
modo sistemtico, analizar causas ocultas y desarrollar preguntas perspicaces que
requieren soluciones.

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Los pasos para crearlo son:

Paso 1: Identifique el dato, la oportunidad, problema o situacin.
Paso 2: Pregunte el porqu del dato, de una oportunidad, un problema o una
situacin.
Paso 3: pregunte por qu respecto de la respuesta dada en el primer porqu.
Paso 4: Pregunte por qu respecto de la respuesta dada en el segundo porqu.
Paso 5: Pregunte por qu respecto a la respuesta dada en el tercer porqu.
Paso 6: Contine este proceso hasta que llegue a un punto donde se vislumbre
una idea o solucin creativa posible.
Paso 7: Analice e interprete los resultados.

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7.2.

Cmo lo puedo aplicar?

Esta herramienta se aplica para: diagnsticos, solucin de conflictos, toma de

decisiones, etc.
Es ampliamente usado en diagnstico mdico, en investigacin de accidentes, en
solucin de cuellos de botella de plantas industriales, en anlisis de crmenes
y psicologa forense, en diseo de productos crticos, etc., en toda situacin donde
debe explorarse los distintos elementos de un sistema sin dejar de lado causas de
importancia crticos, que han sido la causa principal del problema.
Por ejemplo:
1. Se descubri que la catedral de Mrida se estaba deteriorando ms rpido que
cualquiera de las otras iglesias que se encuentran en Mrida, - Por qu?
2. Porque se limpiaba con ms frecuencia que las otras iglesias - Por qu?
3. Se limpiaba con ms frecuencia porque haba ms depsitos de pjaros en la
catedral que en cualquier otra iglesia de Mrida - Por qu?
4. Haba ms pjaros alrededor de la catedral que en cualquier otra iglesia,
particularmente la poblacin de gorriones era mucho ms numerosa - por qu?
5. Haba ms comida preferida por los gorriones en la catedral de Mrida especficamente caros - por qu?
6. Descubrieron que la iluminacin utilizada en la catedral era diferente a la de las
otras iglesias y esta iluminacin facilitaba la reproduccin de caros
7. Cambiaron la iluminacin y solucionaron el problema.

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SITIOS WEB CONSULTADOS

1. http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/herramientas_calidad/d_afi
nidadmodelo.htm
2. http://mejoracontinuatotal.blogspot.mx/2011/10/diagrama-de-relaciones.html
3. http://mundoinformatico321.blogspot.mx/2013/02/diagrama-funcional-ydiagrama-de-arbol.html
4. http://planificacionclaudiayflor.blogspot.mx/2013/05/diagrama-de-causa-yefecto.html
5. http://www.aiteco.com/diagrama-de-matriz/
6. http://diagramamatricial.blogspot.mx/2011/03/pasos-para-crear-undiagrama-matricial.html
7. http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/herramientas_calidad/d_flu
jo.htm
8. http://construccion3f.blogspot.mx/2015/07/lluvia-de-ideas.html

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