Consejera de Presidencia, Justicia e Igualdad

Grupo C
Modelo de Gestin de la Informacin de la Base de datos
de terceros de Platino

15 diciembre 2011

NDICE
Tabla de contenido
1 INTRODUCCIN................................................................................................................................................3
2 OBJETIVOS Y CONTENIDOS DE LA BASE DE DATOS DE TERCEROS DE PLATINO ....................4
3 MODELO DE GESTIN DE LA INFORMACIN DE LA BASE DE DATOS DE TERCEROS DE
PLATINO.................................................................................................................................................................5
3.1 PROCEDIMIENTO DE ALTA DE UN TERCERO ..............................................................................................................5
3.1.1 Sede electrnica......................................................................................................................................5
3.1.2 BackOffice Sistemas de gestin de expedientes...................................................................................6
3.2 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIN DE LOS DATOS DE UN TERCERO.............................................................................6
3.3 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE UN TERCERO...............................................................................................................7
3.4 IMPLICACIONES EN LOS BACKOFFICE......................................................................................................................8
4 LOPD.....................................................................................................................................................................8
4.1 CLUSULAS DE LOS FORMULARIOS..........................................................................................................................8
4.2 CLAUSULA DE LAS SEDES ELECTRNICAS................................................................................................................9
5 ADAPTACIN AL NUEVO MODELO..........................................................................................................10
6 ANEXO I: FAQ..................................................................................................................................................10

1 Introduccin
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos, reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones
Pblicas por medios electrnicos, regulando los aspectos bsicos de la utilizacin de las
tecnologas de la informacin en la actividad administrativa, en las relaciones entre las
Administraciones Pblicas, as como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas
con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento comn ante ellas y la validez y
eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurdica.
Dentro de este marco jurdico el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la
utilizacin de los medios electrnicos en la Administracin Pblica de la Comunidad
Autnoma de Canarias, desarrolla la mencionada Ley en aquellos aspectos que se
consideran bsicos para el impulso de la administracin electrnica en el mbito de la
Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Canarias.
En el apartado 5 del art. 9 se regula que desde el Punto General de Acceso los ciudadanos
tendrn acceso al estado de tramitacin de todos los procedimientos que se gestionan
electrnicamente en las distintas sedes electrnicas.
Asimismo, en el apartado 2 del art. 15 se establece que con la finalidad de llevar a cabo una
gestin uniforme y homognea de los datos de los interesados que interacten por medios
electrnicos con los distintos rganos de la Administracin Pblica de la Comunidad
Autnoma de Canarias y sus organismos pblicos, las aplicaciones informticas que den
soporten a la gestin de los servicios y trmites electrnicos debern utilizar el Servicio de
Base de Datos de Terceros de la Plataforma de Interoperabilidad Corporativa del Gobierno
de Canarias.
Por ltimo, en el anexo del citado decreto se establece que tendrn consideracin de
Servicios Comunes de Tramitacin Electrnica varios de los servicios de la Plataforma de
Interoperabilidad Corporativa del Gobierno de Canarias, y entre ellos el Servicio de Base de
Datos de Terceros.
Con objeto de garantizar la integridad y calidad de la informacin susceptible de ser
almacenada y gestionada en el servicio de Base de datos de terceros de Platino por las
diferentes sedes electrnicas y sistemas de gestin de expedientes, se define el Modelo de
Gestin de la Informacin de la Base de datos de terceros de Platino expuesto en este
documento.

2 Objetivos y Contenidos de la Base de datos de terceros

de Platino
Antes de proceder a definir el modelo de gestin para la actualizacin de la informacin, se
considera necesario establecer los objetivos que se persiguen con la Base de datos de
terceros de Platino, en adelante BBDD Terceros, y la informacin que se deber gestionar
en el marco de dicho servicio corporativo.
Los objetivos de este servicio son:

Almacenar informacin relativa a personas fsicas y jurdicas que interacten o

puedan interactuar1 por medios electrnicos con los distintos servicios de la
Administracin Autonmica.

Centralizar unos datos de contacto, gestionados por el propio ciudadano,

disponibles de manera horizontal a los distintos Organismos en los que
pueda realizar un trmite, sin perjuicio de que pueda utilizar datos diferentes
para la iniciacin de un procedimiento en concreto.

Facilitar al ciudadano la precarga de sus datos de contacto en el momento

de iniciar, por medios electrnicos, un procedimiento en cualquiera de las
sedes electrnicas de la Administracin Autonmica.

Por tanto, no es objetivo/funcin de este servicio el almacenamiento de los datos de

los terceros que los diferentes BackOffice del Gobierno de Canarias necesiten para la
tramitacin de sus procedimientos, ya que stos podrn facilitar informacin de contacto
y/o a efectos de notificacin diferente al inicio de cada procedimiento.
La informacin de los ciudadanos que se gestionar en este servicio ser:

(*) Nmero de identificacin.

(*) Nombre y apellidos.

Tres domicilios de contacto y uno activo o principal.

Una nica direccin de correo electrnico.

Un nico telfono fijo de contacto.

Un nico telfono mvil de contacto.

(*) Campos obligatorios.

Un ciudadano que inicia por el canal presencial un procedimiento en un Departamento que tiene
implantada la gestin integral electrnica de dicho procedimiento, tambin deber ser dado de alta en
este servicio, con objeto de poder ejercer su derecho a utilizar el canal para relacionarse por medios
electrnicos y conocer el estado de tramitacin de su expediente.
1

Los ciudadanos se identificarn unvocamente en Platino a travs de su URI. Platino, no

permitir el alta automtica de terceros con nmero de identificacin repetido (NIF, NIE,
etc.). En caso de detectar alguna excepcin de un ciudadano con nmero de identificacin
repetido, se proceder a su alta manual en la BBDD Terceros. Platino proporcionar los
mecanismos necesarios para permitir a las Sedes y los backoffices la identificacin unvoca
de los ciudadanos con nmero de identificacin repetido mediante la comprobacin del
nombre y apellidos.
Igualmente, y de cara a intentar evitar la existencia de duplicados ficticios, por parte de
Platino se estudiar la posibilidad y viabilidad de habilitar algn mecanismo que, a travs del
nombre, detecte ciudadanos repetidos por tener NIE y NIF (ciudadanos extranjeros
nacionalizados).

3 Modelo de gestin de la informacin de la Base de datos

de Terceros de Platino
3.1 Procedimiento de Alta de un tercero
3.1.1 Sede electrnica
El alta de un ciudadano en la BBDD Terceros se realiza en el momento que dicho ciudadano
accede por primera vez a un servicio electrnico de algunas de las sedes del Gobierno de
Canarias. En ese momento, se le requiere al ciudadano el alta en dicha base de datos y se
procede a la captura de los datos identificativos del tercero, obteniendo la informacin
directamente del certificado digital utilizado por el ciudadano como identificacin electrnica.
De esta forma los datos de identificacin no sufren manipulacin alguna y la informacin
almacenada en la base de datos refleja fielmente la identificacin del tercero.
El resto de datos correspondientes a domicilio, telfonos de contacto, correo electrnico,
etc. son introducidos (de manera opcional) manualmente por el tercero mediante un
formulario diseado a tal efecto.
De cara a los ciudadanos y a los sistemas informticos que se integren en la BBDD de
Terceros, Platino permitir hasta 3 domicilios activos.
Por parte de Platino se estudiar la posibilidad y viabilidad de validar y normalizar la entrada
y modificacin de los datos asociados al tercero y en especial los correspondientes al
domicilio (callejero del ISTAC) y al nombre y apellidos (minsculas vs maysculas, vocales
acentuadas, admisin y utilizacin de preposiciones, artculos, contracciones, guiones en
apellidos compuestos, etc.).

La representacin de terceros desde las Sedes, slo producir el alta del representado en
Platino (slo datos identificativos), cuando la representacin y los datos identificativos del
representado se puedan comprobar a travs de la utilizacin del correspondiente certificado
digital (certificado digital de persona jurdica).

3.1.2 BackOffice Sistemas de gestin de expedientes

Tambin se deber habilitar el alta de terceros en este servicio desde los BackOffice que
realizan una gestin electrnica de procedimientos. Aquellos ciudadanos que inician
presencialmente alguno de estos procedimientos, debern ser dados de alta en el servicio
de base de datos de terceros con objeto de habilitar su derecho a consultar por medios
electrnicos el estado de la tramitacin de su solicitud (especialmente desde el Punto
General de Acceso).
Con objeto de garantizar la calidad de los datos que se almacenarn en la BBDD Terceros,
se adoptarn las siguientes medidas:

Se grabarn en la BBDD Terceros nicamente los campos obligatorios (Nmero de

identificacin, Nombre y Apellidos)

El empleado pblico que realice el alta, utilizar como referencia los datos ofrecidos
por el servicio de verificacin de datos de identidad (con el consentimiento expreso
del ciudadano que se deber recoger en la solicitud de iniciacin del procedimiento)
o la fotocopia de su NIF/NIE presentada junto a la solicitud, en caso de que no
consienta dicha verificacin. No se debern utilizar los datos que se reflejen en el
formulario de solicitud presentada por el ciudadano.
Este procedimiento conlleva una responsabilidad en el empleado pblico que genera
el alta en la BBDD Terceros, en lo que respecta al cumplimentado correcto de los
datos de manera coincidente con el documento de referencia (certificado de
verificacin de datos de identidad o fotocopia del NIF/NIE).
Desde los backoffices tambin se deber dar de alta al representado, siendo
igualmente responsabilidad del empleado pblico que da el alta, el verificar la
coincidencia de los datos con el correspondiente documento de referencia
(certificado de verificacin de datos de identidad o fotocopia del NIF/NIE).

3.2 Procedimiento de Modificacin de los datos de un

tercero
La modificacin de los datos de un ciudadano registrados en la BBDD Terceros nicamente
podr ser efectuada por el propio interesado desde alguna de las sedes electrnicas
del Gobierno de Canarias.
Los campos obligatorios (Nmero de identificacin, Nombre y Apellidos) no podrn ser
modificados. En el caso de que un ciudadano necesite subsanar un posible error en alguno
de estos campos, podr ejercer su derecho de rectificacin que se recoge en el artculo 16
de la LOPD:

El Departamento que recepciona la comunicacin, contactar con el rgano

responsable de Platino para que proceda a la rectificacin de dichos datos en la
BBDD Terceros.

Se proceder a su rectificacin conforme al procedimiento y plazos establecidos en

la LOPD y su reglamento de desarrollo.

Los sistemas de gestin de expedientes no podrn actualizar ninguno de los datos de

los ciudadanos registrados en la BBDD Terceros. Por tanto, si el ciudadano, a lo largo de la
tramitacin de un expediente, notifica un cambio de domicilio (por ejemplo, a efectos de
notificacin), esta modificacin tan solo tendr efectos en los datos registrados del
ciudadano en el propio BackOffice responsable de la gestin electrnica del expediente, y
no en la BBDD Terceros.
A este respecto, Platino no permitir a ningn BackOffice la modificacin de los datos de un
ciudadano almacenados en su BBDD de Terceros. Sin embargo, s permitir dicha
modificacin desde las Sedes electrnicas.
De las modificaciones de datos que se efecten en la BBDD de Terceros se guardar un
histrico en Platino. De cara a los ciudadanos y a los sistemas informticos que se integren
con la BBDD de Terceros solo se mostrar el domicilio que en cada momento se encuentre
activo.

3.3 Procedimiento de Baja de un tercero

Si el ciudadano solicita ejercer su derecho de cancelacin de sus datos registrados en la
BBDD Terceros, conforme al artculo 4.5 de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre,
de proteccin de datos de carcter personal (LOPD):

Se comunicar al ciudadano que la cancelacin de esos datos, implicar que no

podr ejercer su derecho a consultar el estado de la tramitacin de los expedientes
desde el Punto General de Acceso y posiblemente desde la Sede electrnica
responsable del procedimiento (si sta utiliza el SSTT de Platino para mostrar la
informacin del estado del expediente). Para volver a poder consultar desde la Sede
electrnica los nuevos expedientes que inicie, deber volver a registrarse en alguna
de las Sedes electrnicas del Gobierno de Canarias.

El Departamento que recepciona la comunicacin, contactar con el rgano

responsable de Platino para que proceda a la cancelacin de dichos datos, tanto de
la BBDD Terceros, como de otros servicios implicados como el servicio de Soporte a
la tramitacin.

Se proceder a su cancelacin conforme al procedimiento y plazos establecidos en

la LOPD y su reglamento de desarrollo.

3.4 Implicaciones en los BackOffice

Los procedimientos descritos de alta, baja y modificacin de la informacin de la BBDD
Terceros conllevan las siguientes implicaciones en los BackOffice que gestionan
electrnicamente los expedientes:

Cuando se inicia un nuevo expediente, los BackOffice debern realizar una copia
en su propia base de datos de informacin de terceros de los datos que se plasman
en su solicitud, no siendo correcto referenciar mediante los identificadores (URI
s) de Platino a informacin que esta Plataforma tiene registrada de los
interesados (como la direccin de contacto, telfono, email, etc.). Con objeto de
poder referenciar al tercero en Platino, El BackOffice tan solo deber almacenar la
URI del propio tercero.

Solo sern autorizados a generar altas de nuevos terceros con los datos obligatorios.

No estarn autorizados a realizar operaciones de modificacin o baja.

4 LOPD
4.1 Clusulas de los formularios
a) En los formularios y anexos para el inicio de procedimientos, tanto presencialmente
(papel) como por medios electrnicos, se deber incluir una clausula referente a la
Ley Orgnica de Proteccin de Datos (LOPD) en las condiciones que se establecen
en su artculo 5.

b) En los formularios y anexos para el inicio de procedimientos, tanto presencialmente

(papel) como por medios electrnicos, se deber requerir consentimiento expreso al
ciudadano (salvo que exista normativa con rango de Ley) para consultar el servicio
de verificacin de identidad. A tal efecto se propone el siguiente modelo:

CONSENTIMIENTO EXPRESO DNI/NIE

La persona abajo firmante presta su CONSENTIMIENTO para la consulta de sus datos

de identidad a travs del Sistema de Verificacin de Identidad.

NO CONSIENTE y aporta fotocopia autenticada del DNI/NIE

c) En los formularios y anexos para el inicio de procedimientos, tanto presencialmente
(papel) como por medios electrnicos, se deber requerir autorizacin expresa al
ciudadano para recabar los datos y documentos que obren en poder de las distintas

Administraciones Pblicas que sean necesarios para la resolucin de la

correspondiente solicitud. A tal efecto se propone el siguiente modelo:

Autorizo

No autorizo

a [DEPARTAMENTO] para recabar los datos y documentos que obren en poder de las
distintas Administraciones Pblicas que sean necesarios para la resolucin de la presente
solicitud.

4.2 Clausula de las Sedes electrnicas

Las sedes electrnicas debern especificar en su Aviso legal la siguiente clausula
referente a la Ley Orgnica de Proteccin de Datos (LOPD):

El [DEPARTAMENTO]2 garantiza en todo momento la confidencialidad de los datos

personales que se faciliten a travs de esta direccin electrnica en los trminos
establecidos en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de
Carcter Personal (LOPD), adoptando las medidas necesarias para evitar la alteracin,
prdida, tratamiento o acceso no autorizado de los datos, implementando las medidas de
seguridad necesarias y adecuadas al tipo de datos personales, de acuerdo con el Real
Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de
desarrollo de la LOPD.
Los datos que se requieren sern los estrictamente necesarios, adecuados y pertinentes
para la finalidad por la que se recogen y sern almacenados en un fichero automatizado
cuya finalidad es el almacenamiento de la informacin de los terceros que se relacionan
con la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Canarias por medios
electrnicos.
La titularidad del fichero corresponde al Gobierno de Canarias. En cualquier momento
usted podr ejercer los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin
mediante solicitud escrita dirigida a [DESTINO3] en cualquiera de las siguientes
direcciones: [DIRECCIONES].
Asimismo se informa que los datos personales que se faciliten a travs de los distintos
formularios o solicitudes de esta sede electrnica sern tratados en los trminos descritos
en las clusulas informativas que figuran al pie de los mismos.

Se debe indicar el rgano titular responsable de la sede.

rgano titular o responsable de la gestin de la correspondiente sede electrnica.

5 Adaptacin al nuevo modelo

Por parte de Platino se deber estimar y planificar los cambios asociados al nuevo modelo
de gestin.
Conforme al nuevo modelo propuesto, se eliminarn de la BBDD de terceros los domicilios y
resto de datos identificativos que hasta ahora se han dado de alta por parte de los
backoffices.
Para los domicilios y resto de datos identificativos que se hayan dado alta en Terceros por
parte de la SEDE, se aplicar una depuracin para eliminar domicilios repetidos y limitar a 3
el nmero de domicilios permitidos.

6 Anexo I: FAQ

P: Cuntos domicilios puede tener un ciudadano en la Base de datos de

terceros de Platino?
o

P: Se permite la modificacin de un domicilio? Quin puede modificar un

domicilio de un tercero?
o

R: S. La modificacin nicamente puede ser llevada a cabo por el propio

ciudadano desde alguna de las Sedes electrnicas del Gobierno de Canarias.

P: Se permite la baja de un domicilio? Quin puede dar de baja un domicilio

de un tercero?
o

R: Tres.

R: S. La baja de un domicilio nicamente puede ser llevada a cabo por el

propio ciudadano desde alguna de las Sedes electrnicas del Gobierno de
Canarias.

P: Cmo afecta la baja o modificacin de un domicilio a los datos obtenidos

por un BackOffice en el momento de presentacin de una solicitud telemtica?
o

R: No afecta. Los BackOffice deben realizar una copia de los datos que el
ciudadano comunique en la solicitud de inicio del procedimiento en su propia
base de datos.

10

Control del Documento

Creado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lista de Distribucin:
Nombre del Fichero:

Francisco J. Eugenio Baute y Manuel Prez Coca

Modelo_Gestion_BBDD_Terceros_GrupoC_v01-07
15_12_2011.doc

Control de Versiones
Versin

Fecha

Autor
Francisco J. Eugenio
Baute
Manuel Prez Coca
Francisco J. Eugenio
Baute
Manuel Prez Coca

01.00

01/07/2011

01.01

06/07/2011

01.02

11/07/2011

Manuel Prez Coca

01.03

19/09/2011

01.04

14/10/2011

01-05

10/11/2011

01-06

29/11/2011

01-07

15/12/2011

Manuel Prez Coca

Francisco J. Eugenio
Baute
Francisco J. Eugenio
Baute
Rafael Carlos del
Rosario Verd
Rafael Carlos del
Rosario Verd

11

Comentario
Versin inicial del documento.
Revisin del documento.
Revisin del documento en la reunin
del subgrupo C del 11/07/2011.
Revisado Francisco J. Eugenio Baute
Revisado Subgrupo C
Revisado Subgrupo C
Revisin con las Consejeras con
backoffices integrados
Aclaraciones de las Consejeras con
backoffices integrados