"MIGRACION DOCUMENTAL A MEDIOS

MAGNETICOS O ELECTRONICOS"

INTRODUCCION
a. Escenario Actual
Sin importar si el escenario es empresarial o pblico, el debate sobre cul es el recurso ms importante
de una organizacin es denso y prcticamente interminable. El recurso humano, los recursos fsicos o
los recursos financieros son generalmente las repuestas que primero aparecen; y aunque es innegable
que una empresa requiere de todos ellos para funcionar adecuadamente, existe otro recurso que
generalmente se pasa por alto pero que posee un valor enorme para cualquier organizacin: la
informacin.
Dado que su valor como recurso es innegable, es importante que toda organizacin disee polticas y
estrategias que le permitan gestionar y conservar adecuadamente la informacin que posee. Bien sea
que la informacin est contenida en documentos fsicos o en documentos en formato digital, todo
empresa necesita asegurar que esos documentos se almacenen de manera segura y que estn
disponibles siempre que requieran volver a ser consultados.
En los ambientes de trabajo un porcentaje muy importante de la informacin que se maneja se hace a
travs de documentos. La implantacin de herramientas de produccin electrnica de documentos
(computadoras, impresoras, escner, etc.) le da un nuevo enfoque a la Gestin Documental, por este
motivo las instituciones deben permitir la agilizacin del trabajo cotidiano, la accesibilidad, bsqueda y
consulta de la informacin.

Por lo tanto, una estrategia completa de gestin documental es ms que un lujo o capricho de las
grandes instituciones y se convierte en una necesidad para cualquier organizacin interesada en
gestionar adecuadamente todos sus recursos; en este caso, todos esos documentos que contienen la
informacin vital para la ejecucin de las actividades de la organizacin y que se que convierte en el
recurso invaluable que le permite interactuar de manera adecuada, con la ciudadana, proveedores y
con sus propios empleados
Por este motivo el objetivo de la Digitalizacin de los Documentos o Migracin Documental es el de
preservar la memoria fsica del documento, para ser consultado a la mayor brevedad posible.
b. Por qu DIGITALIZAR?
La gestin de documentos es un tema crtico en una institucin, la localizacin de estos, su archivo,
el manejo de la informacin que contiene para la toma de decisiones, requieren de una solucin
que permita estructurar la informacin con documentos de diferentes formatos colocndolos en
una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual, de manera que se pueda
recurrir a su contenido de una manera fcil y oportuna.
Existen adems, costos ocultos asociados con el almacenamiento de la documentacin y archivos,
medios electrnicos dispersos (Varios archivos o en varios equipos), y la distribucin tarda por la
dificultad de su localizacin.
c. Aplicaciones de la digitalizacin en la gestin documental.
Manejo de Archivos:
Velocidad y facilidad de consulta.

Preservacin y conservacin documental.

Capacidad de mejorar imgenes de documentos en mal estado.
Centros Documentacin:
Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentacin.
Archivo General:
Distribucin en red.
Preservacin documental
Consulta de una misma informacin por varios usuarios a la vez
d. Ventajas
Mltiples copias y mltiples archivos al utilizarlos en red.
Depuracin de documentos.
Localizacin.
Manipulacin.
Bsqueda de documentos fsicos.
Menos extravo de documentos.
Menos fotocopias y menos gasto en papel.
Se evitan archivos duplicados.
Falta de seguridad y confiabilidad.
Se evita la humedad, polvo, polillas, mal manejo de la documentacin.
Confusin y prdida de documentos.