Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
16 de 30

Se decidi asignar los recursos econmicos necesarios para dotar al personal en

todas las agencias de botiqun, extintores, sealizacin, arreglos locativos, canecas
de residuos, entre otros.
Tambin se tomo la decisin de invertir en personal experto para que capacite al
personal y de igual forma contratar los servicios del ente certificador ICONTEC para
que realice una PREAUDITORIA al sistema de gestin integral bajo las normas
OHSAS 18001 e ISO 14001.

ESTADO DE LAS
INVESTIGACIONES
DE INCIDENTES

OPL CARGA se ha hecho solidariamente responsable y esta asistiendo cuando sus

posibilidades se lo permiten en llegar a los accidentes que los conductores de los
camiones contratados tienen, para evaluar y levantar la informacin necesaria en la
parte de seguridad industrial y ambiental. Actualmente se est midiendo los
incidentes y accidentes de los vehculos y conductores que presten el servicio a OPL
CARGA.
MES

Numerador

Denominador

Resultado

Ene

400

1361

29%

Feb

300

1361

22%

Mar

200

1361

15%

Abr

200

1361

15%

May

1361

0%

Jun

300

1361

22%

Jul

100

1361

7%

Ago

1361

0%

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
17 de 30

Sep

400

1361

29%

Oct

1361

0%

Nov

200

1361

15%

Dic

500

1361

37%

No se tiene establecida una meta a cumplir ya que se determino que se va a realizar

un consolidado del comportamiento anual de Incidentes y en base a estos datos se
establecern las metas ya sea de disminucin o sostenibilidad para el ao siguiente.
De igual forma se determina que durante el ao el comportamiento de incidentes
esta de la siguiente manera: Accidentes con incapacidad. 4 en el rea administrativa,
Accidentes con daos a la propiedad 12 ( carga lquida 1 y carga seca 11) y Casi
accidentes, 4 en el rea administrativa y 6 en carga lquida. Para establecer los
planes de accin frente a estos eventos se tiene en cuenta, personas accidentadas,
lugares de ocurrencia, maquinaria, materiales o actividades del trabajo donde
ocurren los incidentes, etc.
Cada proceso ha levantado planes de accin de diferente enfoque,, es decir algunos
son preventivos, correctivos o de mejora, as que a continuacin solo de relacionara
que planes de accin y a que proceso le pertenece para estar mas pendiente

ESTADO DE LAS
ACCIONES
CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE
MEJORA

GESTION ADMINISTRATIVA Y COMPRAS

No se han identificado la totalidad de los proveedores en las agencias por lo cual no
se han registrado los mismos (proveedores crticos) en el listado maestro de
proveedores.
GESTION SATISFACCION DEL CLIENTE
Este proceso tiene abierta una ACCION PREVENTIVA, la cual es que No se ha
cumplido la frecuencia de medicin del indicador de servicio al cliente por lo que no
se evidencia la eficacia de las acciones realizadas, por lo que No se cierra la Accin
Preventiva.
GESTION COMERCIAL
Actualmente est abierta una accin preventiva debido a que No se ha diseado el
portafolio de servicios para las Alianzas Estratgicas y/o Grupo Empresarial OPL.
GESTION DE OPERACIONES

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
18 de 30

Tiene una accin correctiva por solucionar, ya que se evaluar el comportamiento de

las acciones tomadas durante el semestre actual en cuanto que el jefe de sistemas
es quien tendr la responsabilidad de modificar el proceso de causacin, en cuanto a
que el sistema solo cause los manifiestos liquidados y cumplidos.
De los planes de accin por la propia gestin de cada lder de proceso, se puede
concluir que se debe reforzar la cultura a todas las agencias y al personal a que son
ellos quienes directamente aplican o deben aplicar los beneficios ambientales.
A continuacin se expondrn Los planes de accin que aun estn abiertos producto
de las auditoras internas:
GESTION SISTEMAS DE INFORMACION: No se ha programado las inspecciones
de software ni realizado las pruebas de soporte. No se cierra la No conformidad
GESTION INTEGRAL: No se ha contemplado la necesidad por parte del Jefe HSEQ
de utilizar mecanismos de informacin para contratistas y otros visitantes al sitio de
trabajo, se ha programado la reunin con gerencia general y con la auxiliar de
mercadeo y publicidad para definir los mecanismos y medios de comunicacin ms
apropiados.
SEDE ADMINISTRATIVA BUCARAMANGA: Se han solicitado cambios de sillas en
la agencia Ccuta y se han enviado al COPASO la solicitud de la misma, la Direccin
Administrativa ha autorizado al Jefe de Agencia cotizar las sillas ergonmicas con un
proveedor en la ciudad y efectuar el cambio de las mismas, por ser das festivos de
semana santa, el proveedor no ha alcanzado hacer la entrega de las mismas.
GESTION ADMINISTRATIVA Y COMPRAS: Por la Auditora Externa (ISO luciones
Ltda.) y de seguimiento (ICONTEC) no ha sido posible realizar la reunin del
COPASO, por lo cual no se han dado y/o comunicado a la agencia Bucaramanga las
decisiones positivas o negativas de los hallazgos que se presentan, se ha
programado la reunin del COPASO y se espera dar respuesta definitiva e inmediata.
No se cierra la accin correctiva hasta verificar las acciones y/o recomendaciones
propuestas
AGENCIA MEDELLIN: Las acciones desarrolladas no han sido cumplidas en su

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
19 de 30

totalidad, se debe verificar la implementacin de los registros de F-GAC-18

EFICACIA DE LA CAPACITACIN a conformidad una vez terminada las
capacitaciones programadas del 2 trimestre del ao 2011 en la agencia Medelln.
AGENCIA CUCUTA: 1) No se cierra la No conformidad hasta la verificacin de la
instalacin de los extintores a la altura reglamentaria una vez sea remodelada la
agencia. 2) No se cierra la No conformidad, no se evidencia la actualizacin de los
soportes de ARP y EPS del conductor JEISON CHAPARRO del vehculo con placa
SWK 702
GESTION TRAFICO Y SEGURIDAD: No se cierra la No conformidad, no se
evidencia la actualizacin de los soportes de ARP y EPS del conductor JEISON
CHAPARRO del vehculo con placa SWK 702
GESTION COMERCIAL: No se cierra la accin correctiva hasta la prxima
aplicacin del indicador de cartera y anlisis del mismo frente al cumplimiento en la
meta propuesta y la toma de acciones de no ser el cumplido.
AGENCIA BARRANQUILLA: No se cierra el plan de accin hasta verificar que la
documentacin actualizada del SGI sea correctamente implementada.
TODAS LAS AGENCIAS DE OPL CARGA: No se han capacitado a las encargadas
del aseo y la limpieza en las agencias OPL CARGA en hojas de seguridad.
POSIBLES CAMBIOS
-

Incluir la norma RUC y buscar la certificacin

Acogernos a la oportunidad de obtener la certificacin de la norma NORSOK
que ofrece ICONTEC al tener un sistema integral
Ampliar el portafolio de servicios

CAMBIOS QUE
PODRAN AFECTAR
AL SISTEMA DE
GESTION INTEGRAL. EVOLUCIN EN LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
RELACIONADOS CON S&SO

NUEVA NORMATIVIDAD QUE LE APLICA DE OPL CARGA

Decreto 13/67; DEC 1503/02; DEC 2150/95; Decreto 1326/28; Decreto 93/98Res.

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
20 de 30

2291 de 2010; RESOLUCIN 0705 DE 2007; Decreto 321 de 1999; LEY 336 DE
1996; GTC 34/97; GTC 45/97; GTC 4115/97; NTC ISO 19011 2002; NTC 4532;
Circular 00011 del 7 de Febrero de 2011; Ley 1438 de 2011; NTC 1461; NTC 3793;
NTC 4114; NTC 4116; NTC-OHSAS 18002; NTC 3324; NTC 1916; NTC 1867; NTC
1692; NTC 2801; NTC 3967; NTC 4435; NTC 4702-3; NTC 4786-3; NTC 1523; NTC
2272; NTC 4533; NTC 1725; NTC 1741; NTC 2257; NTC-ISO 19011; NTC-ISO
14011; NTC OHSAS 18002-2008; NTC ISO 9004-2008; NTC ISO 9000-2005;
RESOLUCIN 01956 DE 2008;
COMO SE ESTA CUMPLIENDO
Se ha actualizado la matriz legal, incluido, actualizado y contemplado como
informacin la anterior legislacin. En algunos casos como las NTCs Se contempla
como informacin pero no se implementa en su totalidad. Con respecto a la
aplicabilidad de las normas; se contemplan Sealizacin e identificacin de
vehculos, las clasificacin de los centros de trabajo, pago de aportes a riesgos
profesionales, la actualizacin de los planes de emergencia, Contrato con Proveedor,
Habilitacin de Conductores y vehculos, Inspecciones de Seguridad, Programa de
Salud Ocupacional, Panorama de riesgos, Exmenes mdicos clnicos en salud
ocupacional, inspecciones vehiculares, Fondo de Pensiones y Cesantas entre otros.
-

RECOMENDACIONE
S PARA LA MEJORA.

La Alta direccin dese institucionalizar la CONVENCION a nivel nacional, para

informar a los jefes, coordinadores y directivos de todas las decisiones de
mejora.
Crear la jefatura de HSEQ
Establecer un sistema por incentivos para que todo el personal sienta sentido
de pertenencia por la empresa y se valore ese esfuerzo
Unificar el informe gerencial para directivos con informacin de entrada de la
revisin por la direccin
Invertir en proporcionar ms elementos que prevengan enfermedades
laborales al personal, por ejemplo pad maouse

SALIDA DE REVISION POR LA DIRECCION

SALIDA

COMPROMISOS

RECURSOS ASIGNADOS
(Marcar con una X)
MONETARIO

CAPACIT

OTRO? CUAL?

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
21 de 30

ESTUDIO MODELO DE COMPENSACIN POR RESULTADOS

Durante el ao 2010 se llev a cabo el estudio preliminar del
modelo de compensacin por resultados, cuyo objetivo es el
enfoque de la compaa hacia la creacin de valor sostenible,
adems del establecimiento de bonificaciones monetarias para el
personal que cumpla con los objetivos establecidos.
Este esquema permite la alineacin de los intereses de los
accionistas y todas las reas de la empresa, fomenta el trabajo
en equipo, mejora el enfoque hacia el logro de un mismo objetivo
y refuerza el avance en la ejecucin de algunas estrategias clave
para la obtencin de resultados.
Dentro de los indicadores que se van a tener en cuenta para el
pago de los bonos estn: EBITDA, das entre anticipo y cumplido,
das entre cumplido y facturacin, Ventas, Mrgenes, Indicadores
de cartera, de siniestralidad y de calidad entre otros.

MEJORA DE LA EFICACIA
DEL SGI

CAMPAA DE SEGURIDAD Y FIDELIZACIN

En marzo de 2010 se realiz el lanzamiento de la campaa de

seguridad y fidelizacin A lo Seguro con OPL Carga, dirigida a
los generadores de carga y transportadores; por medio de la
campaa se comunic a clientes potenciales y a nuestros
actales clientes los beneficios de transportar sus mercancas por
OPL Carga, para dicha comunicacin se utilizaron herramientas
publicitarias como el correo directo y el mini-site que capturaron
una base de datos de nuestros clientes actuales y de contactos

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
22 de 30

de negocios potenciales con otras empresas.

Para cumplir con el objetivo de la fidelizacin de la flota, se
realizaron actividades con los transportadores, que buscaban
conocer sus gustos y preferencias, a travs de una encuesta, que
una vez tabulada arroj el perfil del conductor OPL, as como los
parqueaderos, estaciones de servicios y hoteles preferidos por el
gremio, informacin con la que se llevarn a cabo estrategias de
posicionamiento y recordacin en los corredores viales de ms
movimiento de la carga.
CREACIN PERSONAJE INSTITUCIONAL HSEQ CARGUERITO

En Agosto de 2010 por medio de una convocatoria donde se

incentivaba la creatividad del recurso humano OPL, se realiz la
creacin del diseo y el nombre del personaje institucional HSEQ
Carguerito, el cual ser el encargado de apoyar y promover la
comunicacin interna y difundir los temas relacionados con los
programas de gestin integral establecidos como capacitaciones,
ambiental, salud ocupacional, calidad entre otros.

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
23 de 30

CERTIFICACION ICONTEC

Mayo de 2010 el Instituto Colombiano de Normas y Tcnicas de

Certificacin ICONTEC nos otorg las certificaciones ISO 14001 y
OHSAS 18001 en Gestin Ambiental y Seguridad Industrial.
Estas certificaciones tienen por objetivo la creacin y
estandarizacin de los procesos, as como la promocin, el
desarrollo y la orientacin hacia el cumplimiento de las normas
internacionales referentes a la gestin ambiental y seguridad
industrial dentro de la organizacin.
La implementacin de la norma ISO 14001 crea un enfoque para
las actividades ambientales y el mejoramiento de los procesos de
la organizacin, dirigidos a definir los aspectos e impactos
ambientales significativos, plantear objetivos y metas del
desempeo ambiental, definir la poltica ambiental y fortalecer la
responsabilidad personal con el ambiente.
En cuanto a la norma OHSAS 18001, herramienta que facilita la
integracin de los requisitos de seguridad y salud ocupacional
con los requisitos de calidad, ISO 9000 y de administracin
ambiental, busca controlar los riesgos de seguridad y salud
ocupacional y, a su vez, dar confianza a quienes interactan con
la organizacin respecto al cumplimiento de dichos requisitos, de
igual manera, hace nfasis en las prcticas proactivas y
preventivas, mediante la identificacin de peligros y la evaluacin

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
24 de 30

de control de los riesgos relacionados en el sitio de trabajo.

CREACIN DE NUEVOS CARGOS:
SUBGERENTE DE FLOTA:
Este cargo fue creado en Octubre de 2010, su finalidad es la
fidelizacin de los transportadores al servicio de la compaa, la
organizacin y el mantenimiento de los corredores de carga a
nivel nacional y la supervisin en el cumplimiento de los tiempos
de entrega de la mercanca transportada.
SUPERVISOR DE SEGURIDAD:
El cargo se cre en Enero de 2010, dentro de sus funciones se
encuentran: escoltar los vehculos que ingresan a la ciudad de
Bogot y supervisar su trazabilidad, Colaborar con la consecucin
de las planillas de los vehculos que descargan en Cresta Roja,
Molinos Capri, Molinos Ricaurte, Corpoacero y Meja, adems en
caso de siniestrabilidad debe estar al frente de la situacin, de
acuerdo con las necesidades de la misma.
JEFE HSEQ:
El cargo se cre en Enero de 2011, dentro de sus funciones se
encuentran: GARANTIZAR y velar por la eficacia del sistema de
gestin integral y por mantener las certificaciones ya obtenidas
por el ICONTEC, as como las de ser la representante por la
direccin
COORDINAODR HSEQ:
El cargo se cre en Enero de 2011, dentro de sus funciones se
encuentran: las de apoyar a la jefe HSEQ en todo lo relacionado
al sistema de gestin integral.
JEFE AREA FINANCIERA:

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
25 de 30

En Abril de 2010 se efectu la promocin del cargo de Asistente

Financiera a Jefe Financiera, de acuerdo con el nuevo
direccionamiento estratgico de esta rea, al identificarse nuevas
oportunidades de crecimiento de la compaa e implementarse el
sistema de compensacin por resultados para el recurso humano
de la organizacin.
Dentro de la misin de este cargo se encuentra el apoyo a la
gerencia general en el clculo de los indicadores financieros, la
elaboracin de anlisis de rentabilidad, cartera y facturacin, el
establecimiento de cupos de crdito y el monitoreo de covenants.
COORDINADOR JURDICO:
Este cargo se cre en Octubre de 2010 con el propsito de
ejercer una representacin jurdica de la compaa ante
instituciones como la Superintendencia de Puertos y Transportes,
el Ministerio de Transporte y la DIAN, adems de ser el
apoderado ante procesos judiciales. Dentro de sus funciones se
encuentra emitir el concepto jurdico previo a los procesos que se
vayan a efectuar, auditar y verificar que se cumpla con los
requisitos legales en documentos comerciales, ttulos valores,
entre otros y servir como consultor ante las diferentes
actuaciones relacionadas con el rea jurdica de la organizacin.
COORDINADOR DE MERCADEO, PUBLICIDAD Y COMUNICACIONES
La creacin de este cargo se efectu en enero de 2010 y tiene
como responsabilidad la planeacin, coordinacin y ejecucin de
las estrategias relacionadas con el mercadeo, la publicidad y las
comunicaciones de la compaa. El cargo tiene como funcin la
ejecucin de las campaas publicitarias, el manejo de los
proveedores encargados del diseo y la produccin de las piezas,
el apoyo a los dems departamentos en la creacin de
estrategias puntuales de mercadeo y comunicaciones, el
mantenimiento de la imagen corporativa y la comunicacin
efectiva tanto interna como externa, y la coordinacin de las

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
26 de 30

prcticas empresariales de Comunicacin Social de la

Universidad Autnoma de Bucaramanga.

COORDINADOR DE CONTABILIDAD:
En mayo de 2010 se realiz la creacin del cargo que tiene como
misin coordinar el cumplimiento y ejecucin de todas las
actividades de la gestin contable, verificar el cumplimiento de los
procedimientos establecidos por la compaa; Adems de asumir
las funciones del Director Contable en su ausencia.
GESTIN ADMINISTRATIVA:

MEJORA DE LOS PROCESOS

A travs de nuestra poltica de gestin integral OPL Carga S.A.

promovemos una cultura de calidad total y mejoramiento
continuo, enfocada en la satisfaccin de las necesidades de los
clientes, el bienestar de su recurso humano, la seguridad
industrial y la preservacin del medio ambiente. Para ello,
ejecutamos planes y programas que permiten la optimizacin de
los procesos, la capacitacin y formacin del personal, la
prevencin y el control de los riesgos e impactos ambientales
generados por la actividad del transporte y evita el uso de las
operaciones para actividades ilcitas, lavado de activos y
narcotrfico.
GERENCIA DE OPERACIONES
TONELADAS TRANSPORTADAS
En el 2010 aumento en un 25.38% la cantidad de toneladas
transportadas con respecto al 2009, de 1.341 mil toneladas, se
pas a movilizar un total de 1.681 mil toneladas durante el 2010,
es decir, 340 mil toneladas ms.

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
27 de 30

GESTION INTEGRAL

Se convirti en una JEFATURA y se le dio mayor importancia

dentro del organigrama para que pueda liderar en los sistemas
implementados en la organizacin

MEJORA DEL SERVICIO

Actualmente se est encuestando a los conductores para conocer

que piensan de nuestra empresa, como es el servicio, entre otras
preguntas.
X

Encuestas

Buscar la certificacin de la norma RUC para poder participar en

el sector petrolero, ya que es una norma q se exige como
requisito fundamental
Se modifico la poltica de gestin de calidad, incluyendo algunos
factores como cumplimiento del marco legal, se divulgo y se
capacito al personal, quedando as la poltica ya aprobada:

POLITICA Y OBJETIVOS

La poltica de OPL CARGA S.A., destaca su firme compromiso en

satisfacer las expectativas de nuestros clientes, en prevenir tanto
la contaminacin generada por nuestros procesos como la
presencia de lesiones o enfermedades que puedan perjudicar la
salud de nuestros trabajadores, proveedores y personas con
quienes interactuamos en la operacin logstica de transporte de
carga. Para ello, impulsamos una cultura de gestin integral
fundamentada en:
Optimizar los procesos para garantizar el mejoramiento continuo
de la organizacin; Promover planes y programas enfocados en
la calidad del servicio, la preservacin del medio ambiente y
condiciones seguras de trabajo; y Liderar operaciones libres de
acciones ilcitas, lavado de activos y/o narcotrfico bajo el
cumplimiento de la legislacin aplicable y otros requisitos
suscritos por la organizacin.

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
28 de 30

Con respeto a los objetivos de gestin integral se eliminaron

unos objetivos y se incluyeron otros, quedando los siguientes
objetivos:
Mantener sistemas auditables de calidad, seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente, integrados efectivamente
a la gestin diaria y habitual, bajo un marco de
cumplimiento legal y de mejoramiento continuo.
Fomentar la participacin y responsabilidad en materia
ambiental, seguridad y salud ocupacional de los
empleados, contratistas, visitantes y grupos de inters,
mediante la ejecucin de los planes y programas que
permitan prevenir y controlar los factores de riesgos y los
impactos ambientales generados por nuestras actividades
al interior y exterior de la organizacin.
Garantizar ptimas condiciones de funcionamiento tanto
de las instalaciones como de los equipos y herramientas
de trabajo implementando planes de mantenimiento
preventivo y correctivo.
Prevenir el uso de las operaciones y procesos de la
organizacin para actividades ilcitas, lavado de activos
y/o narcotrfico.
Mejorar las competencias del talento humano mediante
programas de sensibilizacin, motivacin y formacin.
Generar canales de comunicaciones eficaces y eficientes
con nuestros proveedores con el fin de originar relaciones
mutuamente provechosas y alcanzar la conformidad con
los productos y/o servicios comprados.
Incrementar la satisfaccin de las necesidades y
expectativas de nuestros clientes ofreciendo un servicio

Revisin por la Direccin

Cdigo:
F-GG-01

Versin:
2

Fecha:
13/02/11

Pgina:
29 de 30

oportuno, seguro y equitativo.

La medicin de estos objetivos est establecido por un indicador
de gerencia y en su totalidad dio ms del 90% de cumplimiento
A la fecha se est cumpliendo con los indicadores de gestin sin
embargo se incluirn indicadores financieros y de rentabilidad
para unificar la medicin dese el mbito gerencial.
Aprovechar la estrategia de A LO SEGURO CON OPL para
incentivar mas y concientizar a los conductores a evitar la
contaminacin y a prevenir accidentes por el bienestar de ellos

DESEMPEO S&SO Y
AMBIENTAL

OTROS ELEMENTOS DEL

SGI

Se fortalecer el cronograma de actividades del programa de

salud ocupacional

Se cambiaran todos los planes de emergencia de todas las sedes

y agencias, hacindolos ms especficos y mejorando los
tiempos, para as fortalecer mas la cultura preventiva a cualquier
posible emergencia
Incrementar los diferentes canales de comunicacin para con los
contratistas la sensibilizarlos en la importancia que tienen en el
sistema y de cmo pueden prevenir accidentes y apoyar a
disminuir a la contaminacin
Como otros elementos del SGI se toma en cuenta las exigencias
del cliente ESSO MOVIL ya que solicitan capacitacin y
procedimientos enfocados a responder a cualquier emergencia
posible que pueda surgir de algn accidente en el transporte de la
carga liquida de ellos, se ha enviado a capacitar al personal para
que aplique las polticas y directrices por parte de ellos y en la
mayora de posibilidades se tratan de complementar con las
polticas que tiene OPL CARGA definidas
OBSERVACIONES:

Ninguna