UNIVERSIDAD DEL VALLE DE PUEBLA

CAMPUS PUEBLA

RESUMEN
Alumna: Gricelda Hernndez Morales

Tema: Planeacin de un Evento

Administracin de Empresas Tursticas

Puebla, puebla., a 22 de Octubre del 2015

Plan del Evento

Todo inicia con un plan para esto se toman en cuenta las siguientes
caractersticas:

Identificar cada elemento

Proyectar costos dentro del presupuesto
Asignar tareas y responsabilidades
Identificar y anticipar reas problemticas

Para poder conocer a que tipo de evento nos enfrentamos debemos tomar en
cuenta la Informacin y Antecedentes
Investigar:

La razn del evento (o visin)

La fecha del evento (aproximada o fija)
Nmero de asistentes (invitados o tipo de visitantes)
Presupuestos (o sus honorarios)

Para apoyarnos podemos respondernos las siguientes Preguntas:

El evento se ha realizado?
Quin lo organizo?
Tuvo xito?
Qu tipos de problemas ocurrieron, en caso de haberlos?
El presupuesto se vio alterado? por qu?
Qu tipo de retroalimentacin recibi el evento?
Se realiz algn segmento para medir el xito?
Hay informacin disponible al respecto?

Para poder llegar a tener un evento exitoso debemos tener bien claros cuales
son las Metas y Objetivos para llegar a realizar el evento.

Los objetivos es el como

Las metas con el Que

Idntica perfectamente los objetivos y las metas

Una manera es utilizar el mtodo EMARO (Especifico, Mensurable, Asequible,
Realista y Oportuno).

Especifico
Enmarcar los objetivos con la palabra para.

Para crear
Para recabar
Para promover

Mensurable
Defina los mtodos para medir el xito.
Puede incluir: deficiente, adecuado, bueno y excelente.
La medicin debe darse en el momento oportuno.

Asequible
No debera tratar de lograr ms de lo que realmente es posible.
Las tareas toman tiempos y requieren trabajo.

Realista
Va de la mano con asequibilidad.
Se debe saber si el objetivo se va a alcanzar.
Examinar los recursos (humano, econmico).
Identificar si el objetivo nos lleva a cumplir la meta o es innecesario.

Oportuno
Definir lmites temporales
Examinar tiempos con cuidado
Debe ser asequible como razonable

La Agenda

Estructura del evento.

Documento a partir del cual se determina todo lo dems.

Reflexionar cada detalle del evento

Local
Lugar adecuado para realizar el evento
Tomar en cuenta:

Localizacin
Apariencia de las instalaciones
Acceso a las instalaciones
Acceso a la electricidad
Habitaciones adicionales para tomar descanso
Considerar el clima
Estacionamiento gratuito o no
Duracin del evento
Personas VIP, entradas y salidas privadas
Servicios adicionales (audiovisual, bar, banquetes, etc)
Polticas de garanta, devolucin y cancelacin.

Presupuesto
El presupuesto es el plano como profesional de eventos , al definir como
satisfacer las metas y objetivos.
Crear un listado donde se consideren las siguientes Caractersticas:

Ruta Crtica
Una ruta crtica eficaz le permite mantener el orden al idntica aquello que es
necesario hacer y para qu fecha.
Actividades generales de una ruta crtica:

Definir metas y objetivos

Representar grficamente proyecto de agenda
Investigar y reservar el local
Contratar a los oradores
Desarrollar plan de MKT y RP

Procedimiento de registro
Disear y enviar invitaciones
Planificar personal, servicios voluntarios y ambos
Donaciones para subasta silenciosa o en vivo
Enfocar los aspectos principales del evento
Identificar a un vocero
Lista de medios por seleccionar
Definir fechas limite para publicacin para medios impresos
Obtener VIPS o celebridades
Materiales por escrito (comunicados de prensa)
Planear emisiones
Evitar notificar a los medios un da antes

Publico
Conocer al Pblico, quienes son, de donde viene, por que acuden al evento,
etc.
Una vez que conoces al pblico se deben tomar en cuenta:

Invitaciones
Registro
Transporte y hospedaje
Parejas e hijos
Oradores
cortesas

Socios y Patrocinadores
Entre los grupos que trabajas encuentras a tres grupos:

Voluntarios
Medios de comunicacin
Patrocinadores

Voluntarios
Pueden ser desde un publicitario hasta un grupo de personas que ayudaran el
dia del evento.
Pueden salir de cualquier lado.

Medios Masivos de comunicacin

Debe estar familiarizado con:

estaciones de televisin locales

estaciones de radio
peridicos

Patrocinadores
Aadir un valor a su evento sin cargar con gastos adicionales.
Identificar patrocinadores potenciales
Buscar el beneficio mutuo

Mercadotecnia
Como lograr que la gente asista al evento
Debe destacar los objetivos, metas y demostrar los beneficios para el pblico.
Demostrar que ganancias se obtendrn por asistir.
Algunas ideas:

Anuncios en peridicos
Folletos
Anuncios de radio
Publicacin del ramo
Volantes
Correo directo
Fax
Medios de comunicacin(prensa)
Sitio web

Proveedores
Dependiendo de la necesidad del evento:

Entretenimiento
Decoradores
AyB
Medios audiovisuales

Redaccin y diseo
Fotografa
Transporte
Alojamiento

Seguros y Permisos
Varan segn la Cd.
Depende del tipo de actividades
Siempre vale la pena pagar un seguro para proteger a la empresa de los peores
escenarios posibles.

Planes de Contingencia
Un plan de contingencia identifica de manera minuciosa las dificultades y los
problemas potenciales, as como los mtodos para solucionarlos.

Lista de gastos
Proveedores en caso de que salga mal
Manejo de crisis

Seguimiento
Que finalice el evento no significa que termino el trabajo.
Se debe documentar todo lo sucedido en el evento:
Gastos, ingresos, toda la informacin necesaria.

Informe de conferencia

Nombre del cliente

Nombre, telfono y direccin de contacto
Nombre y fecha del evento
Nombre del local y tipo
Presupuesto y cualquier gasto indirecto
Logstica y flujo de evento
Asistencia
Men

Bar y bebidas
Equipo de oficina
Disposicin de la habitacin
Elementos audiovisuales
Decoracin y escenario
Sesiones de salida
Entretenimiento oradores
VIPS celebridades
Registro
Proveedores
Voluntarios
Personal
Cualquier evaluacin utilizada

Preguntas

Que informacin de los antecedentes hay que tener en cuenta para

llevar a cabo un evento
Que es una ruta critica
Para que nos sirve la Agenda
Como elegir un Local para el evento
Que es asequible
Como puedes medir el xito de tu evento