CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

Gestin procesos

V_2011

ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

Gestin procesos

Gestin de Procesos
El criterio 5 del Modelo EFQM, Procesos, prooductos y servicios parte de las siguientes definiciones:
Las organizaciones excelentes disean, gestionan y mejoran sus procesos para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de inters y
generar cada vez mayor valor para ellos.
Proceso, un conjunto de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre algo que recibimos para conseguir los resultados requeridos
Algunas ideas en el mbito de los procesos, que sometemos a vuestra consideracin y que es una constante en nuestra labor de asesora
Buscar la simplicidad: Un exeso de procesos lleva la puesta en marcha de numerosos equipos, responsables que son dificiles de gestionar y
mantener en el tiempo
Crear equipos con todas las personas que intervienen en el proceso (o subprocesos en caso de existir) Un nico equipo para todo el proceso
Documentar solo los procedimientos en los que esa documentacin aporte realmente valor a la actividad. Eliminar esfuerzos de creacin de
documentos, que no dicen nada a la organizacin y encima hay que mantenerlos
Muchos indicadores, no significa mejor gestin. Mejor pocos pero significativos. El Modelo ya hace referencia a los clave. A los indicadores hay que
darles de comer y eso tambin supone un esfuerzo que hay que valorar en comparacin con la informacin que aportan
GuiadelaCalidad, ha creado esta aplicacin, denominada Gestion de Procesos, (insistir en de) que esperamos ayude a vuestro sistema de gestin
actual y que sea til a vuestra organizacin,
Su objetivo fundamental es dotar al sistema de una heramienta que sume adeptos a la hora de encontrar responsables (implicacin) y que la
organizacin pueda tener al mismo tiempo una visin global de cmo va mejorando la organizacin a travs de los procesos.

ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

Detalle de la aplicacin

Gestin procesos

Gestin de procesos es un pack (comprimido) que viene con dos aplicaciones.

Estn realizadas en excel (Microsoft Office) y estn completamente alineadas y automatizadas.
Requisito para que el programa funcione correctamente, es que los procesos tienen que guardarse en una carpeta denominada CPM, que
cuelgue directamente del subdirectorio donde se guarden los dos programa de la aplicacin.
Requisitos globales

Esta aplicacin est diseada para, siguiendo el principio de simplicidad, pueda gestionar hasta 25 procesos..
El editor est protegido al igual que todas las celdas que contienen programacin, para evitar un mal funcionamiento del programa, al
eliminar o modificar contenidos especficos de la aplicacin as como su aspecto y presentacin.
Vea mas consideraciones globales en http://www.herramientasgestion.com/PBCPPlayer.asp?ID=533230
Si necesitara alguna configuracin especial, escrbanos a info@guiadelacalidad.com
Programas incluidos

CPM, Ciclo de Mejora Permanente, en la que cada Responsable junto a su equipo, podra:

Definir los componentes de un proceso

Misin, objetivos, entradas y proveedores, salidas y clientes, lmites, relaciones con otros procesos, requisitos, indicadores,
documentacin
Declarar su diagrama de actividades, codificadas y asociadas a cada responsable de realizarla, pudiendo realizar un sencillo
flujograma
Realizar su revisin, anlisis de valor, actividad por actividad
Analizar las causas de ese anlisis de valor y proponer mejoras
Definir un plan de accin y controlar el seguimiento
Definir el nuevo proceso (Definicin y Diagrama de actividades) una vez que las mejoras detectadas y aplicadas surtan su efecto
en el proceso

Gestin de procesos, con la que el Responsable de todos los procesos, podr tener un control y visin global de todos,

Generando los CPM para cada proceso y su responsable

Capturando los CPM de cada uno de los Responsable de procesos
Generando informes y resumenes de mejoras para cada proceso o en global

ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

Gestin procesos

CPM (Ciclo de Mejora Permanente). Aspectos a tener en cuenta

En la pantalla principal,
Tiene que definir lo siguiente:

Nombre de la organizacin o definicin del proyecto

Perodo de validez del Ciclo de Mejora

Recomendamos que sea un perodo de cmo mximo 4 aos
para mejorar continuamente un proceso.
Despus de este perodo procede hacer una reflexin global sobre
la idoneidad de este proceso tomando como referencia
principalmente:

Mapa de procesos renovado (Revisin de enfoque)

Revisin de la estrategia

Revisin de la Visin

Autoevaluacin REDER

Ro de mejora de la organizacin.

Ctrl + I insertamos una fila

En la pantalla actividades:
Define, todas y cada una de las actividades, que realiza ese proceso.
Se pone un cdigo siguiendo mtodo de flujograma
Se definen quiene son los responsables que realizan esas actividades
En el cruce actividad con responsable se representa (elegir de la lista que
sale al pulsar) grficamente
La columna encabezada por anlisis de valor slo se activar en la
fecha que se diga revisar y mejorar el proceso.
Para ello pulsar el botn rojo y la columna Anlisis de valor, nos
presenta las siguientes opciones para valorar todas y cada una de las
actividades
VAR, son aquellas que no se pueden tocar de ese proceso, son
especficas de l y que a priori estn bien
SVA, justo lo contrario, se intenta quitarlas de este proceso como
sea, porque no aportan valor
VAE, son actividades de este proceso que se pueden mejorar, o de
otro proceso pero que la hace ste, pero que no se pueden quitar
porque se quedara sin hacer en la organizacin

Ctrl + Q borramos una fila

ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

En la pantalla de revisin

Gestin procesos

Una vez realizada la revisin, lnea por lnea del diagrama de actividades, ,
por los participantes en el proceso, los cdigos SVA y VAE
automticamente se formatean en otro color, para que visualmente se
pueda detectar que actividades estn sujetas a revisin.
Estas actividades, sigun analizndose por el equipo, analizando causas
proponiendo mejoras.
El equipo tendr conocimientos sobre gestin de proyectos, priorizacin de
mejoras y trabajo en equipo.
El equipo al final decide si incorpora o no cada cuestin al Plan de mejora

En la pantalla de mejoras
Las mejoras propuestas que vengan de la pantalla de revisin, propuestas
por el equipo de proceso, ya son analizadas por el equipo EFQM o similar
en la organizacin., una vez que se concreta y estudia:
La mejor forma de hacerlo
Plazos
Recursos
Responsable
Se decide definitivamente si entra a formar parte del Plan de Mejora

En la pantalla de seguimiento
El responsable de llevar a la prctica cada actividad de mejora, realiza el
seguimiento y documenta de una manera sencilla, las tareas que pone en
prctica.
El programa informa visulamente del tiempo que falta para cumplir los
plazos
El responsable informa si est implantada y el programa especifica la
fecha y cierra esa actividad

ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

Fin de actividad

Gestin procesos

Una vez revisado completamente el proceso y puestas en

prcticas todas las mejoras asociadas al proceso, el programa
propone realizar el FIN DE ACTIVIDAD
Esta actividad consiste en dotar al responsable del proceso,
del NUEVO PROCESO que ha surgido de su revisin
Pasos seguidos:

El programa fomenta revisar actividad por actividad,

informando si ha tenido mejoras.
El responsable en vista de la mejora concreta, redefine la
actividad y aade si procede observaciones.
El programa, vuelve a poner el codigo de valor a VAR

Una vez revisadas las actividades:

El programa fomenta revisar cada bloque de la pantalla

de definicin
El responsable identifica los aspectos que yahan podido
cambiar o aadirse para el nuevo proceso

Una vez revisada la definicin del proceso:

El programa crea automticante el nuevo proceso para

gestionar el ao siguiente.
Este proceso se creara en la carpeta CPM y actualizar
todos los visores en la aplicacin Gestin de procesos

IMPORTANTE.
El programa tiene un cdigo interno, que controla
la versin, el ao del ciclo inicial y el nmero

de procesos.
Cualquier alteracin de estos datos, alterarn el
funcionamiento del programa irremediablemente.
ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin procesos

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

Utilidades
El programa pone al servicio del responsable y su equipo
las siguientes utilidades
Grficos
Por actividad, estado, mejoras, seguimientos etc
Resumen del ao anterior
para que el Equipo tenga una referencia comparativa de si las
mejoras introducidas, realmente han surtido su efecto si lo
comparamos con el funcionamiento del nuevo proceso.
Ser tambin un elemento ms a tener en cuenta cuando ser
realice de nuevo la revisin del proceso.

ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

Gestin procesos

Aplicacin Global. Gestin de procesos

Gestin de procesos es la aplicacin que controla todos los

procesos ofreciendo una visin global de la organizacin
Con este programa podr

Representar grficamente el Mapa de procesos de la organizacin

Definir cada proceso

Generar los libros CPM para cada proceso

Capturar los libros CPM ofrecidos por sus Responsables

Realizar todo tipo de informes

Funcionamiento interno
El responsables de procesos de la organizacin tiene dos opciones
con esta aplicacin:
1. Definir cada proceso desde esta aplicacin y generar luego el
libro CPM, con lo que el responsable de ese proceso ya lo
tendr relleno en su version inicial
2. Generar directamente los libros CPM y que luego sea el
responsable de un proceso concreto el que proceda a definir
el proceso:
Bloque definicin
Diagrama de actividades
Lo que si es importante es administrar el mismo criterio para todos
los procesos
ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin procesos

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

Proceso a seguir para generar los libros CPM

Una vez establecido el criterio de definir desde esta aplicacin los procesos o definirlos
directamente en el CPM, los pasos a seguir son:
1. Definir, dando nombre a todos los procesos de nuestra organizacin
Bloques: Estratgicos - Operativos - Apoyo
2. Utilizar la opcin de Creacin de libros CPM
Podr crearlos todos a la vez o de uno en uno. Este paso se toma un tiempo en
realizarlo
Dentro de cada proceso y una vez que capture datos de perodos anteriores, podr ver
un resumen de todas las mejoras por perodos

ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

Proceso para capturar los libros CPM

Esta opcin est completamente automatizada.

Gestin procesos

Cmo se ve en la imagen para realizar la captura:

se elege el perodo del ciclo inicial definido
En el cuadro aparecen los procesos que todava no han sido capturados en ese
perodo
Todos los libros CPM, los han tenido que entregar sus responsables, una vez
realizado el fin de actividad
Los procesos revisados tienen que estar guardados en la carpeta CPM (requisito
obligatorio)
Toda esta operativa, aconsejamos tenerla descrita en el PGP (Proceso de gestin de
Procesos) de tal forma que:
La revisin e inicio del Ciclo de Mejora de cada proceso
El segumiento de su Plan de mejora
La generacin del nuevo CPM
La captura del proceso revisado
estn perfectamente definidos y formen parte de su definicin como requisito,
siempre que se utilice este recurso como elemento de gestin..
Esto permitir su sistematizacin.

Una vez capturado los proceso, se

puede obeter una visin global de
todas las mejoras de ese perodo del
ciclo definido .
Tambin se puede tener la misma
informacin por proceso desde la
opcin lista de procesos

ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

10

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin procesos

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

Informes grficos y Listado resumen

El programa ofrece numerosos listados e informes grficos
que permiten una mejor comunicacin de la actividad de los
procesos

ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

11

CODIGO:GP_CPM_V2011

FASE
Nivel 5
VERSION

Gestin de Procesos
Ciclo de Mejora Permanente
CPM

PAG
FECHA

V_2011

Gestin procesos

Ficha tcnica sobe procesos

Funcionamiento de un proceso

Elementos a tener en cuenta para avanzar en el criterio 5 del Modelo EFQM

Los procesos se gestionan y para ello es imprescindible

disponer de un propietario o responsable del proceso

El Equipo de proceso, no es necesario que est

compuesto por TODOS los participanetes, pero si una
representacin de los distintos perfiles profesionales
Es tarea de los lderes de la organizacin buscar la
participacin del conjunto de personas de la
organizacin poniendo en sus manos una herramienta
como esta que busca la simplicidad y el sentido comn
como factores para lograr la implicacin.

Definicin concreta de los productos y servicios

Mapa de Procesos
Matriz para identificacin de procesos clave
Procesos clave
Proceso de gestion por procesos
Ficha de cada proceso
Propietarios y equipos
Ciclo de mejora y seguimiento
Mapa de relaciones de procesos y grupos de inters
Mapa de actividades de aprendizaje
Mejoras introducidas en los procesos

Cada equipo de proceso podr explicitar su rendimiento

a travs los indicadores y sern uno de los elementos
de control a tener en cuenta cuando se inicie el ciclo de
revisin CPM.
Gestin de los procesos
La identificacin de los procesos, la elaboracin del
mapa, la formacin del equipo o la fijacin del
propietario-responsable no supone que estemos
gestionando sobre la base por procesos.
Esta herramienta lo que pretende es precisamente eso:
Buscar la implicacin de todos
Que se gestione por procesos
Modo de lograrlo
Estableciendo la sistemtica de gestin y revisin de
los procesos. PGP y mejora del enfoque
El Ciclo de Mejora Permanente
Vincular la actividad de los procesos con la estrategia
Realizar autoevaluaciones peridicos
Actividades de aprendizaje en otras organizaciones
ELABORADO

www.GuiadelaCalidad.com

REVISADO

FECHA

APROBADO

FECHA

12