SECRETARA DE EDUCACIN

DIRECCIN DE FORMACIN DOCENTE Y GESTIN EDUCATIVA

DEPARTAMENTO DE EDUCACIN NORMAL
CENTRO DE ACTUALIZACIN DEL MAGISTERIO EN ZACATECAS

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
BIBLIOTECA JUSTO SIERRA MNDEZ

Elabor

Autoriz

Mtro. Marco Antonio Snchez Martnez

Representante de la Direccin

Mtro. Antonio Prez Gaeta

Director del CAM

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DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

Cdigo
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Tabla de Contenido
1. Objetivo general .................................................................................................................... 3
2. Responsable (s) o participante (s): .................................................................................... 3
3. Documentos utilizados como referencia: .......................................................................... 3
4. Procedimiento........................................................................................................................ 4
4.1 Tipos de documentos....................................................................................................... 4
4.2. Elaboracin y autorizacin de documentos ................................................................. 4
4.3. Publicacin o distribucin de documentos ................................................................... 4
4.4. Identificacin de documentos y registros ..................................................................... 5
4.5. Generacin de registros ............................................................................................... 6
4.6. Archivo, almacenamiento, proteccin, tiempo de retencin y disposicin de los
registros ..................................................................................................................................... 6
4.7 Solicitud de alta, baja o modificacin de documentacin ........................................... 7
4.8 Consulta a los documentos y registros .......................................................................... 7
4.9 Documentos obsoletos ..................................................................................................... 8
4.10 Documentos Externos .................................................................................................... 8
5. Formatos ................................................................................................................................ 8
6. Anexos .................................................................................................................................... 9
7. Abreviaturas ........................................................................................................................... 9
8. Glosario .................................................................................................................................. 9

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1. Objetivo general
Establecer los lineamientos necesarios para el control de los documentos y registros
del Sistema de Gestin de la Calidad de la Biblioteca Justo Sierra Mndez del Centro
de Actualizacin del Magisterio en Zacatecas.

2. Responsable (s) o participante (s):

PUESTO ANTE EL SGC

RESPONSABILIDADES

Representante de la Alta
Direccin

Vigilar cualquier actividad relacionada al cumplimiento

de los lineamientos establecidos en el presente
procedimiento.

Controlador de documentos

Vigilar y ejecutar los lineamientos establecidos en el

presente procedimiento.

Personal involucrado en la
realizacin de los procesos Ejecutar los lineamientos establecidos en el presente
del SGC
procedimiento.

3. Documentos utilizados como referencia:

ISO 9001:2008

MC

Sistemas de Gestin de la Calidad

RequisitosManual de la Calidad

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4. Procedimiento
4.1 Tipos de documentos
Los documentos que describen al SGC son los que se enlistan a continuacin segn el
Nivel de importancia:
Primer Nivel: Manual de la Calidad
Segundo Nivel: Procedimientos Obligatorios por la Norma ISO 9001:2008

Control de los Documentos y Registros.

Auditora Interna.

Servicio No Conforme, Accin Correctiva y Accin Preventiva.

Tercer Nivel: Los dems documentos generados dentro del Sistema de Gestin de
Calidad:

Manual de organizacin, fichas tcnicas de proceso, registros, etc.

4.2. Elaboracin y autorizacin de documentos

Los documentos de primero y segundo nivel, son elaborados por el representante de la
Alta Direccin, en coordinacin con la empresa de consultora. El responsable del control
de los documentos es quien se encarga de que sean revisados y autorizados antes de
su emisin por el Representante de la Alta Direccin.
Los documentos de tercer nivel como son: fichas tcnicas, formularios e instrucciones de
trabajo, son definidos en cuanto a su diseo, contenido y funcionalidad, por el Encargado
de la Biblioteca Justo Sierra Mndez conjuntamente con el Representante de la Alta
Direccin y son autorizados antes de su emisin por el Comit de Gestin de la Calidad
o en su caso por el Representante de la Alta Direccin.
Para la elaboracin de los documentos de primer, segundo y tercer nivel debern
considerarse las especificaciones establecidas en el Apartado 4.4 Identificacin de
documentos y registros del presente procedimiento.
4.3. Publicacin o distribucin de documentos

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Los documentos vigentes del SGC sern publicados en archivos digitales, por el
Representante de la Direccin, para los cuales el personal podr tener acceso a ellos en
cualquier momento a travs del Internet en la pgina oficial de la institucin.
En el caso de los documentos externos, stos se identificarn con un sello de
Documento Externo, con la finalidad que permanezcan localizables en todo momento.
4.4. Identificacin de documentos y registros
4.4.1. Identificacin de documentos
La identificacin de los documentos del SGC ser asignada o en su caso verificada por
el Representante de la Direccin, tanto en la Lista Maestra de Documentos y Registros
como en el documento fsico o digital, bajo la siguiente estructura en su cdigo: (ver
anexo 1)
CODIGO
CAM/
BIBMC
MO
PO
FT
IT
AN
RC
ORG
RE

DESCRIPCIN
Centro de Actualizacin del Magisterio
Biblioteca Justo Sierra Mndez
Manual de calidad
Manual de organizacin
Procedimiento operativo
Ficha tcnica
Instruccin de trabajo
Anexo
Registro de calidad
Organigrama
Registro

Nota: En el caso de los formatos o documentos externos, pueden no tener fsicamente

la codificacin debido a las disposiciones legales que rigen el formato o al documento;
de igual manera aquellos formatos impresos que se tenan en existencia al momento de
la implementacin del SGC. Sin embargo, su identificacin quedar establecida en la
Lista maestra de documentos y registros
4.4.2. Identificacin de registros
La identificacin de registros deber realizarla el Representante de la Direccin en la
Lista maestra de documentos y registros, con las siglas RE en la columna de cdigo
seguidas del nombre, tiempo de retencin, responsable de su retencin y disposicin.

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4.5. Generacin de registros

Como resultado de la realizacin de los procesos para la prestacin del servicio, el
personal de la Biblioteca Justo Sierra Mndez generar registros, los cuales compilan
informacin y datos derivados de la realizacin de sus procesos. Por lo que el personal
deber verificar que dichos registros cumplan con los siguientes requisitos:
Legibilidad: Que puedan ser ledos sin dificultad, sean claros y entendibles para
el usuario.
Fcil consulta y fcilmente recuperables: Que sean localizados e
identificados de manera rpida.
Completos en su contenido: Que los formatos no cuenten con espacios vacos
o no utilizados y en caso de ser as, que stos sean cancelados con una lnea
para evitar que sean alterados.
4.6. Archivo, almacenamiento, proteccin, tiempo de retencin y
disposicin de los registros
4.6.1. Archivo, almacenamiento y proteccin de los registros
El personal genera sus registros y determina la forma ms conveniente para su archivo
y proteccin, tal como: conservacin fsica en mobiliario y/o de manera electrnica lo cual
evitar el extravo, dao o deterioro parcial o total de los mismos, de igual forma
determinan su orden y acomodo de los mismos como puede ser: orden alfabtico,
numrico, cronolgico, por clave, por solicitante o usuario, entre otros, segn
corresponda.
4.6.2 Tiempo de retencin y disposicin de los registros
El personal que realiza los procesos conjuntamente con el Representante de la Direccin
determina de acuerdo a sus necesidades, requisitos operativos, legales y/o
reglamentarios, el tiempo de retencin de los registros (perodo por el cual se van a
conservar) para proporcionar evidencia de las actividades realizadas.
Asimismo el responsable de la biblioteca determinar la disposicin (accin tomada
posterior al tiempo de retencin) de cada uno de sus registros de acuerdo a sus
necesidades, tipo de informacin, tipo de registro, utilidad, importancia, entre otros, esta
disposicin puede ser: archivo histrico o destruccin de los mismos.
En caso de conservar los registros por tiempo indefinido el RD determinar si los
conserva en el rea que lo gener o si es conveniente enviarlos a otra rea.

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La informacin referente al tiempo de retencin y disposicin de los registros, se

encuentra establecida en cada una de las fichas tcnicas.
4.7 Solicitud de alta, baja o modificacin de documentacin
4.7.1. Documento nuevo
Una vez autorizado el documento de acuerdo al apartado 4.2 del presente procedimiento,
el encargado de la Biblioteca Justo Sierra Mndez o cualquier otra persona involucrada
en el proceso deber elaborar el formato de Solicitud de alta, baja o modificacin de
documentos, la cual deber ser entregada al Representante de la Direccin, para que
ste, verifique que contenga los requerimientos necesarios por el presente procedimiento
y una vez que est correcto, deber publicar el archivo vigente.
4.7.2. Modificacin de un documento existente
Cada que se considere necesario realizar alguna modificacin de algn documento del
SGC, cualquier persona involucrada en el proceso, deber solicitarlo mediante el formato
Solicitud de alta, baja o modificacin de documentos, con el Vo. Bo del Representante
de la Direccin y ste, verifique que contenga los requerimientos necesarios por el
presente procedimiento y una vez que est correcto, deber realizar el cambio y publicar
el mismo en los archivos compartidos. Posteriormente se deber actualizar la Lista
maestra de documentos y registros.
4.7.3 Correccin de datos en los registros
En caso de que se requiera de alguna correccin al contenido de los registros por algn
error en los datos, sta deber ser realizada por el responsable de su generacin siempre
y cuando el registro permanezca legible, claro y pueda leerse sin dificultad alguna.
4.8 Consulta a los documentos y registros
4.8.1. Consulta de documentos
Cualquier persona podr consultar los documentos del SGC de manera electrnica en
las carpetas compartidas o de manera impresa, previa autorizacin del Representante
de la Direccin.
4.8.2 Consulta de registros

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En caso de que cualquier persona externa o interna de diferente rea requiera de la

consulta de Registros en el rea que se conservan o en su caso en alguna otra rea,
ste deber solicitar el acceso a los mismos, al responsable de la biblioteca, o
directamente al responsable de la generacin del registro, quienes proporcionarn al
solicitante la informacin o documentacin en el formato que consideren ms
conveniente.
4.9 Documentos obsoletos
Son aquellos documentos que por su contenido o por sufrir modificaciones y/o
actualizaciones ya no son vigentes para efectos del SGC.
Los documentos obsoletos se resguardan en archivo electrnico al cual slo tiene acceso
el controlador de documentos.
Los documentos No Controlados dentro del SGC no existen, dado que el personal
involucrado en la realizacin del proceso no tiene acceso a stos.
4.10 Documentos Externos
Los documentos externos son aquellos que son elaborados, generados, o
proporcionados por organismos o instituciones externas al CAM en Zacatecas y son
utilizados por las diferentes reas para la realizacin de los procesos. Dichos
documentos son identificados para su control en la Lista maestra de documentos y
registros.
El responsable de la biblioteca, o personal que hace uso de los documentos externos
para la realizacin de sus procesos, se cerciora que se est utilizando la versin vigente
de los mismos.
En caso de detectarse que no se cuenta con la versin vigente de los documentos
externos, se solicitar a la instancia que lo emite de acuerdo con sus procedimientos
establecidos, la nueva versin de los mismos.
5. Formatos
Formato / Cdigo

Responsable

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Lista maestra de documentos y registros.

Controlador (a) de documentos /

Representante de la Direccin

Solicitud de alta, baja o modificacin de

documentos

Jefe de rea/Encargado o cualquier otra

persona involucrada en los procesos.

6. Anexos
No aplica
7. Abreviaturas
SGC
CAM
RD

Sistema de Gestin de la Calidad

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Representante de la Direccin

8. Glosario
Actualizar

Remplazar un documento por la versin actual.

Disposicin

Accin tomada posterior al tiempo de retencin de

algn registro, la cual puede ser: destruccin o archivo
definitivo.

Documento

Informacin y su medio de soporte.

Documento Obsoleto

Documento que ya no es vigente para efectos del

SGC.

Emisin

Poner en circulacin o publicar un documento para su

utilizacin.

Formato

Documentos diseados para el registro de datos o

informacin con el objeto de mostrar evidencias de las
actividades realizadas.

Legible

Que puede ser ledo sin dificultad y es claro y

entendible para el usuario.

Modificar

Cambiar el contenido o forma de un documento.

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Registro

Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades desempeadas.

Revisin

No. de actualizaciones o modificaciones que ha sufrido

un documento.

Tiempo de Retencin

Periodo de conservacin de los registros.

Copia Controlada

Documento perteneciente al Sistema de Gestin de la

Calidad, el cual se encuentra controlado en cuanto a
su versin vigente por el responsable de control de los
documentos y deber ser actualizado cada vez que
sufra un cambio.

Copia No Controlada

Es aquel documento que es impreso por la

responsable de la biblioteca de este centro educativo,
donde se encuentran los documentos vigentes; este
documento no est sujeto a control, ni revisiones.

Documento Externo

Es aquel documento no emitido por la biblioteca de la

institucin, que est relacionado con el Sistema de
Gestin de la Calidad y que deba conocerse su estado
de revisin, ejemplo: leyes, reglamentos, normas.

Documento Interno

Es aquel Documento de la biblioteca que est

relacionado directamente a los procesos que se
encuentran dentro del alcance del Sistema de Gestin de
la Calidad.

Lista
Maestra
de Relacin de documentos y registros pertenecientes al
Documentos y Registros
Sistema de Gestin de la Calidad, en la cual se especifica
el cdigo de identificacin, nombre del documento,
nmero de revisin y fecha de emisin, etc. y para los
registros tiempo de retencin, responsable de almacenar
el registro y disposicin final del mismo.

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