LA EMPRESA Y SU PROTOCOLO

Protocolizacin en el
mundo empresarial
Poltica general de
protocolo en una empresa
Organizacin de actos
empresariales

Qu es el protocolo en la empresa?
Definicin: Conjunto
de criterios que han
de observarse para:
Organizar actos
pblicos privados de
la empresa.
Disponer del
ordenamiento interno
de sus cargos.
Definir las relaciones
humanas dentro y
fuera de la empresa.

Para qu sirve protocolizar la empresa?

Objetivo principal Optimizacin de

beneficios.
Cualquier intento de protocolizacin que
no tenga resultados inmediatos en la
cuenta de beneficios no tiene sentido.

Para qu sirve protocolizar la empresa?

Cmo puede
protocolizar mejorar una
cuenta de resultados?
Diferencindose de la
competencia.
Logotipos
Imagen corporativa.
Eslganes.

Mejora la comunicacin
interna.
Facilita las relaciones
externas.

Para qu sirve protocolizar la empresa?

Todo ello mejora

el balance pues:
Consigue puede
conseguir un
incremento de los
ingresos.
Optimiza los
gastos creando
una estructura
destinada a
gestionar donde
realizar dichos
gastos.

Bases y criterios protocolarios que deben

regir en la empresa.
Flexibilidad en el uso de las tcnicas
organizativas..
Uso de protocolo comparado a miembros de
otras empresas con cargos similares a la
nuestra.
Mecanismo aplicacin de las ordenaciones
mixtas.
Consideracin de la empresa como anfitrin y
no una persona.
Establecer las bases de ordenacin de los
cargos (precedencias).

Bases y criterios protocolarios que deben

regir en la empresa.

Fijar los distintos grupos de invitados.

Organizacin del operativo de un acto de visita.
Clasificar los distintos actos de una empresa.
Tratamiento de las presidencias en los actos.
Tratamiento de las autoridades y
personalidades en un acto mixto.
Diseo del ceremonial.

El Departamento de protocolo de la empresa.

Casi la totalidad de las
grandes empresas disponen
de un departamento de
protocolo.
El departamento de
Protocolo se constituyen de
profesionales que dominan
el campo de las Relaciones
Pblicas y Comunicacin.
Se incluyen bajo la
estructura de la Direccin
de Comunicacin o la
Direccin de Relaciones
Institucionales o Externas.

Funciones del Departamento de Protocolo.

Cubren las siguientes necesidades establecidas
en las grandes empresas:
Ofrecer una buena imagen de la empresa y sus
ejecutivos en los actos que esta organice.
Organizar actos de comunicacin interno o externo.
Extremar el comportamiento social de los
componentes de la empresa, hecho que hoy exige la
sociedad.
Estudio y formacin sobre el conocimiento de otras
culturas y tradiciones distintas de los pases con los
que debe entablarse relacin empresarial.

Saber hacer negocios en

Japn

El pueblo japons es tradicional y reservado.

Para conseguir unas buenas relaciones
profesionales con un japons, comenzaremos
por entablar una buena relacin personal, ya
que ellos no diferencian entre las buenas
maneras en los negocios y en la sociedad.
Para un japons es muy importante la amistad,
valoran mucho a aquellos amigos que hacen
durante su vida profesional. Esto es debido a
que para ellos los negocios se hacen entre
amigos y no entre enemigos.

Saber hacer negocios en Japn

Acostumbran a tomar sus decisiones de forma
colectiva, es por ello que si hemos de mantener una
reunin con japoneses, es aconsejable consultar a la
mayora de nuestros interlocutores con el fin de conocer
la opinin del colectivo.
Para un japons, nunca podr llevarse una negociacin
a buen trmino
durante un almuerzo, y menos si se toma alcohol. Por
tanto, en un almuerzo con japoneses limitaremos el
alcohol a un brindis.

Saber hacer negocios en Japn

En una reunin formal en
Japn, los anfitriones se
colocan agrupados a un
lado de la mesa y la
delegacin visitante al
otro.
En caso de que la reunin
sea muy formal, cada
representante de la
empresa anfitriona y cada
miembro de la delegacin
visitante se coloca en una
mesa individual y en el
centro de la sala se sita
el anfitrin principal para
dar la bienvenida a cada
uno de los asistentes.

Saber hacer negocios en Japn

Cuando mantengamos una primera reunin con un japons ha de ser muy

formal, posteriormente pasaremos a reuniones formales.
En ambos tipos de reunin el lugar de honor es el ms alejado de la
entrada.
Al iniciar una reunin intercambiaremos nuestras tarjetas de visita con los
dems participantes, para as conocer los nombres y cargos de nuestros
interlocutores.
A ser posible, esta tarjeta ha de estar escrita en nuestro idioma y en
japons correcto. Siempre que un japons nos ofrezca una tarjeta suya,
tenemos que intercambirsela con una nuestra.

Actualmente, los japoneses ms

jvenes no adoptan la postura de
sentarse sobre los talones, pero
todava hay personas que s lo
hacen, es por ello que en estas
culturas tan distintas a la nuestra es
donde ms debemos hacer servir
nuestro sabio refrn de all donde
fueres haz lo que vieres.

Saber hacer negocios en Japn

Dejemos que sean nuestros anfitriones quienes nos indiquen si

debemos sentamos sobre los talones y dnde tenemos que
descalzarnos.
Tengamos en cuenta que para los japoneses es norma de buena
educacin cruzar las piernas al sentarse. Actualmente, los
japoneses saludan con un apretn de manos a los occidentales,
aunque tambin mantienen su tradicional reverencia como saludo
en determinadas ocasiones.
Es importante intentar aceptar sus invitaciones, puesto que no
hacerlo puede significar una ofensa.

Si queremos invitar a un representantes

japons, elegiremos a uno que tenga
nuestro mismo cargo, nunca a un superior.
Las seoras japonesas no estarn
presentes en comidas y recepciones, pero
atendern correctamente a las esposas de
sus invitados extranjeros.

Saber hacer negocios en Japn

Los japoneses
acostumbran a hacer
un regalo a aquellos
colegas que visitan su
pas. Se trata de un
regalo simblico, que
representa a su pas o
a su empresa.
El envoltorio es muy
importante para ellos,
ha de estar muy bien
presentado.
La entrega del regalo
ser muy formal.

Saber hacer negocios en Japn

No desenvolveremos los regalos cuando nos los
entreguen, debemos llevrnoslos envueltos a casa, a no
ser que la persona que nos obsequia nos indique lo
contrario.
Tambin es costumbre en Japn que tras las
negociaciones y antes de partir, hagamos un regalo al
presidente de la empresa que hemos visitado, incluso si
no lo conocemos.
Es muy importante para ellos que seamos absolutamente
sinceros al mencionar nuestro cargo y que no intentemos
aparentar aquello que no somos.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe

establecer las siguientes pautas
especficas:
1. Los actos de empresa reforzarn la
imagen que sta pretende dar,
estableciendo la precedencia que
sus ejecutivos deben ocupar segn
dicha imagen.
2. La ordenacin de las autoridades
ser respetada en la medida de lo
posible (acomodndolo en la
presidencia o en los lugares de
honor).
3. La labor del anfitrin en un acto
convocado por ella debe extenderse
a los diferentes cargos principales
que participen en l.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe

establecer las siguientes pautas
especficas:
4.
5.

6.

El Presidente de la empresa presidir

todos los actos promovidos por ella.
Si delegase su representacin en algn
directivo, ste presidir y recibir, a
efectos protocolarios, igual tratamiento
previsto para aquel.
El Presidente podr ceder la presidencia
de un acto a una autoridad, personalidad
o invitado de honor, colocndose a su
derecha (presidencia par) o izquierda
(presidencia impar) cuando hay
alternancia ; o en la segunda presidencia
en las mesas imperiales.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
7.

8.

Los criterios de cesin de la presidencia debern ser

regulados en los reglamentos de rgimen interno y
siempre buscando un objetivo establecido.
Los miembros del Consejo de Administracin, cuando
acudan a un acto como corporacin, ocuparn el lugar
de preferencia de honor fuera de la presidencia, salvo en
la Junta General de Accionistas. Criterio de ordenacin
corporativa.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer

las siguientes pautas especficas:
9. Cuando lo hagan de forma individual,
ordenacin individual, se ordenarn de
acuerdo a la tabla de precedencias que se
establezcan en el reglamento de rgimen
interno.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
10. Los invitados que no sean autoridades se distribuirn
en dos grupos distinguiendo a efectos protocolarios
dos:
1. Los especiales, que ocuparn un lugar relevante en el acto.
2. Los convencionales, que se dispondrn a continuacin.
(Para los banquetes se intercalarn las listas)

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer

las siguientes pautas especficas:
11. Deben establecerse normas para la atencin
de visitas a las sedes de la empresa y que
contemplen, el recibimiento, la atencin
permanente, los regalos y las despedidas.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las siguientes

pautas especficas:
12. Cuando una empresa patrocine un acto organizado por otra,
debe reservarse a efectos protocolarios un puesto en la
presidencia al representante del patrocinio. Si por razones de
Protocolo Oficial no fuera posible, en un lugar de honor,
considerndole a todos los efectos anfitrin del acto. Debe
recogerse en los expedientes un acuerdo que trate todos estos
supuestos.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
13. En los actos oficiales de carcter no general
(especial), regidos por el RD 2099/83, organizados
por las autoridades y patrocinados por una empresa,
debe reservarse en la presidencia un sitio para el
representante de la empresa. Si por razones de
filantropa o inconveniencia no se optase por esta
opcin, debe reservarse sitio en un puesto especial
de honor. Debe recogerse en los expedientes un
acuerdo que trate todos estos supuestos.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
14. En los actos convocados por las autoridades del
Estado (locales, autonmicas o nacionales), el
presidente de la empresa que patrocina o financia
debera tener una precedencia equivalente al cargo
de Director General colocndose tras el Director
General de la institucin que le corresponde. Tal
precedencia no puede aplicarse en caso de
delegacin del Presidente aunque de be exigirse un
trato especial para la representacin.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
15. Las presidencias deben configurarse teniendo en
cuenta el tipo de actos. En los mixtos se alternan los
cargos de las empresas con las autoridades o
invitados especiales. Se realizan dos listas y se
peinan.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
16. En los actos no sociales, lo consortes , de estar
presentes, ocuparn sitios en lugar especial fuera de
la presidencia y de la ordenacin de invitados (no
afecta esto ltimo a la Familia Real)

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
17. En los actos sociales, lo consortes o parejas , de
estar presentes, se ubicarn a continuacin de sus
cnyuges, ostentando el mismo rengo que stos y
segn las normas de protocolo social ya estudiadas.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
18. En los actos celebrados por empresas no se deben
usar banderas ni estandartes oficiales, sino aquellas
de la propia empresa. En caso de usarlas por asistir
una autoridad se pondrn en lugar preeminente, tras
la presidencia y un poco hacia la derecha de sta;
las de la empresa en lado contrario, en la izquierda, y
siempre separadas unas de otras.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
19. En los banquetes o comidas entendidos stos como
actos sociales, debe situarse un representante de la
empresa en cada una de las mesas que actuar
como anfitrin de dicho espacio, a modo de falsa
presidencia. La distribucin debe efectuase por la
tcnica de peinado en actos mixtos.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
20. Cuando al acto asista una autoridad de alto rango,
debe diferenciarse la recepcin de sta del resto de
los invitados o representantes de la empresa. A tal
fin se establecern dos filas de salutaciones. Durante
el resto de los actos, tras la recepcin, el anfitrin
ceder la presidencia a la alta autoridad y se situar
a su izquierda en la presidencia de los distintos
actos.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
21. Para la realizacin de invitaciones ha de prevalecer
el nombre de la empresa a la consideracin
personal del cargo que invita. A tal fin en todas las
invitaciones aparecer el anagrama de la entidad
seguido del cargo de la persona que invita y, si
procede, del nombre de sta. No debe invitarse a
nadie que se sabe que a ciencia cierta no acudir,
pues se interpretara como descortesa.

Preceptos que debe tener en cuenta el

protocolo empresarial en relacin al oficial.

El protocolo empresarial debe establecer las

siguientes pautas especficas:
22. Todos los preceptos establecidos anteriormente
deben ser adaptados y caracterizados para cada
empresa. Todo protocolo que no est de acorde con
la dimensin de la institucin, y est regulado de
forma armnica y sincronizado con el objetivo del
acto no cumple con la funcin bsica de cualquier
protocolo. Facilitar las relaciones entre
instituciones y personas.

El manual interno de protocolo

Constituye el conjunto bsico de normas y
recomendaciones aplicables a los actos
pblicos y privados organizados por la empresa
teniendo en cuenta la poltica global de sta.
Lo que no debe ser:
Un tratado exhaustivo. Debe recoger las
caractersticas generales.
Una copia de otros manuales. Debe adaptarse a la
imagen de la empresa.
Rgido. Como el propio protocolo ha de ser flexible.
Esttico. Debe ser dinmico siempre ampliable.

Contenidos del Manual Interno de protocolo

Manual Interno
de Protocolo

Poltica general
De protocolo de
La empresa

Sistematizacin
de
Los actos

Aspectos de
Protocolo interno

Contenidos del Manual Interno de protocolo

Poltica general
De protocolo

Clasificacin de los actos

Precedencias generales en la empresa

Protocolo general para los actos

Presidencia de los actos

Escenarios en los actos.

Decoracin. Espacios

Protocolo para invitados

Tratamientos de autoridades
y personalidades

Los smbolos

Los regalos

Invitaciones

Medios de comunicacin

Saber estar

Contenidos del Manual Interno de protocolo

Sistematizacin
de los actos

Criterios en
la organizacin

Junta General
de accionistas

Inauguraciones
Colocacin de la 1 piedra
Conferencias
Presentaciones
Entrega de premios
Actos institucionales

Accionistas e invitados
Intervenciones
Documentacin a entregar
Lugar y escenarios
Seguridad
Escenarios en la JGA

Contenidos del Manual Interno de protocolo

Aspectos del
protocolo interno
rea de la presidencia
y altos directivos

Relaciones con el trabajo,

correspondencia..

Tipos de visitas

Vehculos de la empresa

Organizacin de viajes

Comedor en la empresa

Relaciones internacionales

El servicio de protocolo

Clasificacin de los actos en las empresas

Propios: los organizados por la empresa. La
empresa se convierte en anfitrin. Son actos no
oficiales.
Generales: conmemoracin de la empresa, o actos
que le afecten globalmente. Organizados por los
servicios centrales.
Especiales: Actos celebrados por un motivo puntual,
organizados por una parte de la empresa, un rea,
servicio o sede.

Ajenos: la organizacin corresponde a terceros

pero participa la empresa o algn
representante. Queda involucrada la imagen de
la empresa. Pueden ser oficiales.

Actos propios. Clasificacin

Actos propios

Corporativos

Promovidos por los rganos

centrales de la entidad.
Son de representacin o
vinculados al negocio y
A toda la empresa.

Territoriales

Actos vinculados a un
Departamento o servicio,
Enmarcados dentro de un
Territorio especfico.