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MANUAL DEL SISTEMA DE INTEGRADO

DE GESTIN

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MANUAL DEL SISTEMA DE INTEGRADO DE GESTIN

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

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CONTENIDO

1.

GENERALIDADES .................................................................................................. 3

1.1.

INTRODUCCIN ..................................................................................................... 3

1.2.

ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ....................................... 3

1.2.1 ALCANCE DE IMPLEMENTACIN DEL COMPONENTE AMBIENTAL DEL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN. ...................................................................... 4
1.2.2 ALCANCE DE IMPLEMENTACIN DEL COMPONENTE DE SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN. ................... 4
1.2.3 ALCANCE DE IMPLEMENTACIN DE LOS COMPONENTES DE
SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA
TECNOLGICA ......................................................................................................... 5
1.3.

RESPONSABILIDAD .............................................................................................. 6

1.4. ROLES Y RESPONSABILIDADES DENTRO DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN. ........................................................................................................................... 6
1.5.

SATISFACCIN DE NECESIDADES .................................................................... 7

1.6.

POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ........................................ 8

1.7.

OBJETIVOS INTEGRALES. ................................................................................... 9

2.

DESCRIPCIN GENERAL DE LOS PROCESOS ................................................. 9

2.1.

MAPA DE PROCESOS ......................................................................................... 10

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1. GENERALIDADES
1.1.

INTRODUCCIN

El presente Manual se ha construido para servir como gua sobre la estructura, las
responsabilidades y los roles del Sistema Integrado de Gestin de la UNAD, el cual
est conformado por los componentes de Gestin de la Calidad, Gestin Ambiental,
Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestin de la Seguridad de la
Informacin y Gestin de Servicios de Infraestructura Tecnolgica.
As mismo, en el presente Manual se describe y hace referencia a los procesos
definidos por la alta direccin, su interaccin y gestin para la adecuada y oportuna
prestacin de los servicios acadmico-administrativos para el logro de la misin y
visin de la UNAD.
(Tomando como referencia lo declarado en las Resoluciones:

Resolucin 6858 del 22 de agosto de 2014, mediante la cual se conforma el Sistema Integrado de
Gestin SIG- de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNADResolucin 7922 del 16 de octubre de 2014, por la cual se modifica la Resolucin 6858 del 22 de
agosto de 2014
Resolucin 5317 del 29 de mayo de 2015, por la cual se modifica la Poltica del Sistema Integrado de
Gestin SIG- de la UNAD

1.2.

ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

El Sistema Integrado de Gestin de la UNAD contempla como alcance de actuacin

la prestacin de los servicios de formacin en los diferentes ciclos educativos, la
proyeccin social comunitaria, la investigacin y la gestin tecno pedaggica bajo
la modalidad abierta y a distancia como ejes fundamentales de desarrollo de su
misin en coherencia con las funciones sustantivas que la definen como universidad
autnoma, socialmente responsable y comprometida con el mejoramiento continuo
de sus procesos (ISO 9001 y NTC-GP 1000) y la gestin ambiental (ISO 14001), la
seguridad y salud en el trabajo (OHSAS 18001), la Gestin de la Seguridad de la
Informacin (ISO 27001) y la Gestin de Servicios de Infraestructura Tecnolgica
(ISO 20000-1) para beneficio de la comunidad Unadista.

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1.2.1 ALCANCE DE IMPLEMENTACIN DEL COMPONENTE

AMBIENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN.
De acuerdo a las condiciones de propiedad de las instalaciones fsicas que
tiene la UNAD, la implementacin del componente de Gestin Ambiental
basado en la Norma ISO 14001 se realizar en las siguientes sedes:
ZONA
SEDES ADMINISTRATIVAS DE BOGOT
ZONA AMAZONA ORINOQUIA
ZONA CARIBE
ZONA CENTRO BOGOT
CUNDINAMARCA
ZONA CENTRO BOYAC
ZONA CENTRO SUR
ZONA CENTRO ORIENTE
ZONA OCCIDENTE
ZONA SUR

SEDE
Sede Nacional Jos Celestino Mutis
Nodo CEAD Acacias
Nodo CEAD Valledupar
Nodo CEAD Jos Acevedo y Gmez

CEAD Duitama
CEAD Popayn
Nodo CEAD Bucaramanga
Nodo CEAD Medelln
Nodo CEAD Pitalito

Para las dems sedes de la UNAD que no se encuentran relacionadas en el

anterior listado, la implementacin de actividades del componente de Gestin
Ambiental ser determinada entre el representante de la alta direccin para
este componente y el director Zonal, de acuerdo a las capacidades y
limitaciones de respuesta que pueda tener la sede.

1.2.2 ALCANCE DE IMPLEMENTACIN DEL COMPONENTE DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN.
El componente de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo inicia desde
un proceso de planificacin a partir de la identificacin de los peligros, la
evaluacin de los riesgos, diagnstico de las condiciones de salud del
personal de la UNAD, continuando con la definicin de prioridades y objetivos
concretos, generando planes de accin y ejecutndolos, dando cobertura a
todo el personal Unadista a nivel nacional independiente del tipo de
vinculacin, adoptando procesos de divulgacin y comunicacin de los
procedimientos del SG-SST en la pgina de Talento Humano, garantizando
el seguimiento y evaluacin del programa y ajustndolo en un proceso de
mejoramiento continuo.

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1.2.3 ALCANCE DE IMPLEMENTACIN DE LOS COMPONENTES DE

SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Y SERVICIOS DE
INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA
La UNAD en su Proceso Gestin de Servicios de Infraestructura
Tecnolgica liderado por la Gerencia de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico
GIDT determina la implementacin, operacin, mantenimiento y mejora
continua de los Componentes de Gestin de Seguridad de la Informacin y
de la Gestin de Servicios de Infraestructura Tecnolgica que se desarrollan
para el cumplimiento de su objetivo; detallados en los procedimientos de
Estrategia del Servicio, Transicin del Servicio, Operacin del Servicio y de
Administracin de las SubPlataformas del Campus Virtual, que son
realizados por los equipos de trabajo de la GIDT, a saber:

Plataforma Tecnolgica Integrada

Soporte Tcnico
Telecomunicaciones
Incorporacin Tecnolgica (HW-SW)
Seguridad de la Informacin
Desarrollo de Aplicaciones
Administracin de Servidores

Desde la GIDT se atienden los requerimientos de Servicios de Infraestructura

Tecnolgica para la UNAD y/o los Centros regionales en que ella disponga,
mediante el uso de herramientas tecnolgicas de vanguardia, y recursos
provistos por terceras partes, los cuales sean viables de implementacin con
los recursos asignados a la GIDT.
El alcance de los Componentes de Gestin cobija a la Gerencia de
Innovacin y Desarrollo Tecnolgico GIDT ubicada en la Sede Principal de
la UNAD Jos Celestino Mutis, direccin: Calle 14 Sur No. 14 23 en
Bogot y a la Oficina de la Plataforma Tecnolgica Integrada PTI ubicada
en el CEAD Bucaramanga de la UNAD, direccin Carrera. 27 No. 40 43 en
Bucaramanga.

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1.3.

RESPONSABILIDAD

El representante de la Alta Direccin de los componentes de gestin de la calidad y

gestin ambiental es el Gerente de Calidad y Mejoramiento Universitario; el
representante de la Alta Direccin del componente de gestin de Seguridad y Salud
en el Trabajo es el Gerente de Talento Humano; el representante de la Alta
Direccin de los componentes de Gestin de la Seguridad de la Informacin y
Gestin de Servicios de Infraestructura Tecnolgica es el Gerente de Innovacin y
Desarrollo Tecnolgico. Los representantes de la alta direccin tienen la
responsabilidad de establecer e implementar los componentes del SIG y de informar
a la alta direccin sobre el desempeo de la gestin de cada componente.
La responsabilidad y autoridad de evaluar y determinar la aprobacin de las
propuestas de inclusiones o exclusiones que puedan afectar de manera general al
Sistema Integrado de Gestin es del Comit Tcnico de Gestin Integral y MECI,
dichas evaluaciones y aprobaciones son conducidas en el marco de las revisiones
por la Direccin del Sistema Integrado de Gestin.

1.4. ROLES Y RESPONSABILIDADES DENTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIN.
Se determinan como roles dentro del Sistema Integrado de Gestin los siguientes:

Representante de la Alta direccin del Componente de Gestin de la

Calidad
Representante de la Alta direccin del Componente de Gestin de
Seguridad y Salud en el Trabajo
Representante de la Alta direccin del Componente de Gestin de
Ambiental
Representante de la Alta direccin de los Componentes de Gestin de
Seguridad de la Informacin y de Gestin de Servicios de Infraestructura
Tecnolgica.
Gerente Administrativo y Financiero
Lder Nacional de Gestin Ambiental
Lder Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo
Lder estratgico de Gestin

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Lder Ambiental Sedes Administrativas de Bogot

Lder Estratgico de Gestin Integral Zonal
Jefes de Unidades/ Directores de Centro y supervisores de contratos
Coordinador de Infraestructura Fsica y Mantenimiento
Lder de Laboratorios
Lderes internos de equipos de trabajo GIDT
Personal de Laboratorios
Docentes de componente Prcticos en laboratorios
Coordinador de Jurdica y de contratacin
Coordinador de Adquisiciones e inventarios
Lder de Contratacin de Apoyo a la Gestin
Comit paritario de seguridad y salud en el trabajo COPASST
Comit de convivencia Laboral
Brigadistas de Emergencia
Personal de la Universidad

Las funciones, responsabilidades y autoridades para cada uno de los anteriores

roles se encuentran definidas en el anexo MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIG

1.5.

SATISFACCIN DE NECESIDADES

La UNAD consciente de la importancia de la opinin de sus clientes internos y

externos, comprometida con el mejoramiento continuo de los procesos enmarcados
dentro de las expectativas y necesidades de sus usuarios, beneficiarios y
destinatarios, garantiza la evaluacin de la satisfaccin de las necesidades de los
componentes de calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de
la informacin y servicios de infraestructura tecnolgica, que hacen parte del
Sistema Integrado de Gestin, mediante el diseo y aplicacin de las diferentes
herramientas que se desarrollan peridicamente, con el fin de conocer las diferentes
percepciones que tienen cada uno de ellos frente a los productos, servicios
acadmicos y tecnolgicos, aspectos ambientales, riesgos de seguridad de la
informacin institucional y riesgos laborales asociados a las actividades de la UNAD.

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El resultado de estas herramientas y su posterior anlisis, permite evaluar el nivel

de satisfaccin de las necesidades y expectativas de cada uno de sus usuarios,
beneficiarios y destinatarios, con el fin de disear e implementar acciones de
mejoramiento que garanticen el desarrollo adecuado de los procesos al interior de
la UNAD de cara al cliente y dentro de las posibilidades institucionales. Todas las
acciones correctivas y preventivas generadas de stos anlisis se registran en el
Sistema de Seguimiento a Acciones de Mejora SSAM, para garantizar su
implementacin y correspondiente control en la ejecucin.

1.6.

POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, en el marco de su autonoma

y en cumplimiento de su misin universitaria, coherente con sus criterios de
actuacin, su modelo organizacional y en especial con el Modelo Acadmico
Pedaggico en sus mltiples contextos y mbitos de actuacin, est comprometida
con:
a) El mejoramiento continuo de su gestin y el cumplimiento de los requisitos
legales y dems suscritos por la institucin, para la satisfaccin de todos los
actores acadmicos y administrativos, beneficiarios y usuarios de sus
programas y servicios educativos, en procura de superar sus expectativas.
b) La prevencin de la contaminacin, controlando los aspectos ambientales
significativos asociados a las actividades desarrolladas en la Institucin,
mitigando los impactos ambientales asociados al consumo de recursos
naturales y a la generacin de residuos, y fomentando el desarrollo sostenible
en la Universidad.
c) La promocin de la salud y la prevencin de lesiones y enfermedades
laborales del personal, identificando, mitigando y controlando los riesgos
laborales que pueden generarse en el desarrollo de las actividades
acadmicas y administrativas.
d) El diseo, desarrollo, puesta en produccin, provisin y operacin de los
servicios de infraestructura tecnolgica, para la prestacin eficaz y eficiente
dentro de los mrgenes de disponibilidad definidos, propendiendo por el
cumplimiento de las funciones misionales de la entidad.
e) La proteccin, preservacin y soporte de la informacin institucional
almacenada en medio electrnico, salvaguardando la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de esta.
(Conforme a lo declarado en la Resolucin 5317 del 29 de mayo de 2015)

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1.7. OBJETIVOS INTEGRALES.

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD define los siguientes Objetivos
para el Sistema Integrado de Gestin derivados de la Poltica Integrada de Gestin
establecida, cuyo propsito es la implementacin, mantenimiento y mejora
permanente del Sistema Integrado de Gestin.

Mejorar las competencias, habilidades, conocimientos y condiciones de

trabajo del talento humano, para responder a las necesidades, expectativas
y caractersticas de los stakeholders de la Universidad, en funcin de la
calidad en la prestacin de los servicios educativos.
Mejorar continuamente la calidad de los materiales, la atencin al estudiante,
el acompaamiento tutorial y de consejera, y los procesos de evaluacin en
Ambientes Virtuales de Aprendizaje, fortaleciendo el modelo pedaggico
Unadista apoyado en e-learning a partir de la fundamentacin y operacin de
sus componentes pedaggicos, didcticos, curriculares, tecnolgicos y
organizacionales.
Impulsar la Gestin del Conocimiento y la innovacin a partir del incentivo a
la produccin intelectual con calidad y pertinencia, del fomento de la cultura
de la investigacin y de la diseminacin del conocimiento en la Web 3.0 y
otros dispositivos que fortalezcan ambientes virtuales de aprendizaje.
Optimizar la gestin universitaria a travs del seguimiento y control de los
procesos, apoyndose en los dispositivos definidos por la universidad.
Incrementar el impacto de los programas de Bienestar Institucional mediante
la gestin y desarrollo de estrategias acordes con la poltica institucional y
normatividad vigente.

(Conforme a los declarados en la Resolucin 6858 del 22 de agosto de 2014)

2. DESCRIPCIN GENERAL DE LOS PROCESOS

El mapa de procesos de la UNAD ofrece una visin general del Sistema Integrado
de Gestin, en el cual se representan los procesos que lo integran as como la
interrelacin que se generan entre ellos en busca de satisfacer las necesidades de
los estudiantes, de los egresados y de la sociedad.

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2.1.

MAPA DE PROCESOS

El mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestin de la UNAD se estructura

en el ciclo Deming, Planear-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), respondiendo a los
principios definidos en las Normas NTC GP 1000, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001, ISO 27001 e ISO 20000-1.
La estructura del Mapa identifica cuatro tipos de procesos, los cuales son:

Procesos Estratgicos: son aquellos que direcciona el Sistema Integrado

de Gestin, definiendo los lineamientos de direccin sobre los procesos del
mismo.
Procesos Misionales: Son aquellos que apuntan al cumplimento de la
misin y visin de la Universidad, los resultados (productos y servicios) de
estos procesos son recibidos por los usuarios de la Gestin Universitaria,
estudiantes, egresados y dems beneficiarios. Estos procesos desarrollan
sus diferentes actividades teniendo en cuenta los lineamientos que dan los
procesos estratgicos y soportando su gestin con los procesos de apoyo.
Procesos de Apoyo: Su razn de ser es la de apoyar la gestin de los dems
procesos del sistema para que la Gestin Universitaria cumpla con la poltica,
la misin y la visin de la Universidad.
Procesos Evaluacin: son aquellos que sirven para medir y recopilar
informacin destinada a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la
eficacia y la eficiencia de todos los procesos que componen el Sistema
Integrado de Gestin.
Consulte aqu el mapa de procesos del SIG

Consulte aqu los Listados Maestros de Caracterizaciones, procedimientos, Fichas

de Especificacin, Formatos, Instructivos y Documentos de Referencia

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CONTROL DE CAMBIOS AL MANUAL

MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES AL MANUAL
VERSIN

FECHA

DESCRIPCIN RESUMIDA DEL CAMBIO

09/04/2014

Integracin de los componentes de calidad, ambiental y

seguridad y salud en el trabajo. Por lo cual se genera el Manual
del Sistema Integrado de Gestin.

01/10/2014

Se hace actualizacin en la especificacin de roles y

responsabilidades dentro del SIG

16/10/2014

Se actualiz la especificacin de roles y responsabilidades

dentro del SIG, incluyendo enlace a la matriz de
responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de gestin.
Se incluyeron alcances de los componentes de Gestin
Ambiental y Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo

30/10/2014

Se actualiza manual contemplando los cambios generados por

la incorporacin de los componentes de Gestin de la
Seguridad de la Informacin y Gestin de Servicios de
Infraestructura Tecnolgica Conforme a lo declarado en la
Resolucin 7922 del 16 de octubre del 2014, por la cual se
modifica la Resolucin 6858 del 22 de agosto de 2014.

12/11/2014

En el alcance de implementacin del componente ambiental

del SIG se incluy al CEAD Jos Acevedo Gmez y al CEAD
Gachet, y se excluy al CERES Valle de Guamuz.

01/06/2015

Se modifica el alcance de implementacin del componente de

Gestin Ambiental del SIG, limitndolo a la Sede Nacional Jos
Celestino Mutis y a las sedes de Nodos Zonales de la UNAD.
Se modifica literal (e) de la Poltica del Sistema Integrado de
Gestin, de acuerdo a lo declarado en la Resolucin 5317 del
29 de mayo de 2015

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Se ajusta numeral 1.4, teniendo en cuenta al Lder Zonal

Ambiental por Lder Ambiental Sedes Administrativas de

Bogot y al Lder Estratgico de Gestin Integral Zonal

17/06/2015

ELABORADO POR:
Gerencia de Calidad
y Mejoramiento
Universitario

Se ajusta el Alcance del Componente de Gestin Ambiental en

la Zona Centro Sur y Zona Centro Bogot a ser implementado
en el CEAD de Popayn y CEAD Duitama respectivamente, en
lugar de los nodos, debido a que los aspectos ambientales
identificados para estas sede requieren de un mayor control en
la gestin contando con un personal operativo que ejecute e
implemente los Programas de Gestin Ambiental y sus
controles operacionales.

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Alexander Cuestas Mahecha

Christian Leonardo Mancilla Mndez
Andrs Ernesto Salinas Duarte

Christian Leonardo
Mancilla Mndez