DOCUMENTACIN CONTABLE

FACTURA:
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin
comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la
venta de mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida la
operacin.

Finalidad:

Tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la

prestacin de servicios cuando la operacin se realice con sujetos
del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. Asimismo
cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para
efecto tributario y en el caso de operaciones de exportacin.
Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero
de Registro nico de Contribuyentes - RUC, exceptundose este requisito en
operaciones de exportacin.

Cmo est conformado:

- Se origina en la compra venta de mercaderas, as como en otras modalidades

contractuales de transferencia de la propiedad de bienes susceptibles de ser
afectados en prenda, en las que se acuerde el pago diferido del precio;
- El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes referidas
debe ser mercaderas o bienes de comercio distintos a dinero, no sujetos a
registro;
- Los bienes y mercaderas pueden ser fungibles o no, identificables o no. No
deben estar sujetos a carga o gravamen alguno, salvo al que el titulo representa;
- La conformidad puesta por el comprador o adquiriente en el texto del ttulo se
muestra por s sola y sin admitirse prueba en contrario, que ste recibi la
mercadera o bienes descritos en la Factura Conformada, a su total satisfaccin;
- Slo una vez que cuente con la conformidad, el ttulo puede ser objetivo de
transmisin;
- Desde su conformidad, representa adems del crdito consistente en el saldo
del precio sealado en el mismo ttulo, el derecho real de prenda que queda
constituida sobre toda la mercadera y bienes descritos en el mismo documento, a
favor de tenedor;
- Dimensiones mnimas: Veintin centmetros de ancho y catorce centmetros de
alto.
- Copias: La primera y segunda copias sern expedidas mediante el empleo de
papel carbn, carbonado o autocopiado qumico.

Clases de Factura:

Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de

exportacin:
a. Factura a la Plaza
Se llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se realizan en
la localidad donde radica el vendedor
b. Factura de Extensin
Se llama factura de expedicin a la que se extiende cuando la venta se realiza a
compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor;
ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc.

Uso:

Cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las

Ventas que tengan derecho al crdito fiscal.
Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo
para efecto tributario.
En los servicios de comisin mercantil presentados a sujetos no
domiciliados, en relacin con la venta en el pas de bienes provenientes del
exterior, siempre que el comisionista acte como intermediario entre un
sujeto domiciliado en el pas y otro no domiciliado la comisin no pagada al
exterior.

Slo emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de

Registro Unico de Contribuyente RUC, exceptundose de este requisito a
las operaciones de exportacin.

 LETRAS DE CAMBIO:
Es un documento mercantil que contiene una promesa u obligacin de pagar una
determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Y
constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador,
manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario,
una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona
llamada Librado.

Finalidad:

Documento creado con la finalidad de que los comerciantes no carguen ni

mercancas ni dinero, y su origen se encuentra ligado al antiguo comercio donde
avala la entrega de mercanca y posteriormente se convirtieron en documentos
con funcin propia, y transmiten un valor de una persona a otra.

Cmo est conformado:

El endosante: Es el que endosa una letra o la transmite a un tercero.

El endosatario: Es aquel en cuyo favor se endosa la letra (el que recibe la
letra).
El avalista: Es la persona que garantiza el pago de la letra.

Clases de Letra de Cambio:

Existen principalmente 4 tipos de letras de cambio segn la fecha en la que sea

exigible
- Letra de cambio a fecha fija: Es decir, el vencimiento de la misma ser el da
sealado.
- Letra de cambio a plazo contado desde la fecha: En la que fue librada. Un
ejemplo de este tipo de letra de cambio es cuando se puede leer pguese por
esta letra dla suma de x euros a los x das de la fecha
-Letra de cambio a la vista (tambin conocida como pagadera a la vista): En
el caso de que no quede establecido una fecha de vencimiento, la letra se
considerar pagadera. Sin embargo, el pago de la misma deber hacerse al ao
siguiente de su libramiento salvo que se especifique lo contrario o un endosante lo
acorte.
- Letra de cambio a un plazo desde la vista: Estas letras de cambio vencen
cuando se haya cumplido el plazo desde que ha sido aceptada por el librado.

Uso:

El uso de la letra de cambio puede realizarse en trminos empresariales y

particulares, existen diferentes maneras. Este documento puede tener una fecha
en especfico y su plazo puede correr al momento del cobro, quedando esto
siempre al arbitrio de las partes.

 VALES :
Es un documento de crdito que se utiliza como promesa de pago por el cual el
deudor se compromete a pagar a su acreedor cierta cantidad de dinero, en el lugar
y fecha que se determinan en el mismo documento.

Finalidad:
Que una persona mande a otra a fin de que mercaderas o dinero corra por
cuenta del firmante del documento.

Clase de Vales:

1. Vale a la orden:
Es cuando se emite con la expresin "a la orden", a nombre de una persona
determinada y es endosable.
2. Vale nominativo:
Este vale es emitido a nombre de una tercera persona cuyo nombre figura en el
mismo documento, por lo que no puede ser endosado sin previa autorizacin o
notificacin escrita al emisor.
3. Vale al portador:
En este caso se emite con la expresin "al portador". Cuando este vale se usa en
operaciones mercantiles, tiene el mismo efecto de la letra de cambio. Este tipo es
el ms utilizado comercialmente.

Cmo est conformado:

Est conformado por Fecha, Cantidad (Nmero y letra),Especificacin clara sobre

el concepto Rubrica de autorizacin, Firma de la persona que recibe el dinero.

Uso:
Sirve para la comprobacin de gastos menores o prstamos por los cuales no se
expide factura o comprobante de tipo fiscal

PAGARS :

Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a

otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. La
diferencia con la letra de cambio radica en que quien emite el pagar es el propio
deudor (y no el acreedor) Los pagars pueden ser al portador o endosables, es
decir, que se pueden transmitir a un tercero y ser emitidos por individuos
particulares, empresas o el Estado.

Finalidad:

Su finalidad es conseguir financiacin circulante a corto plazo, frente a las

restricciones bancarias en el mercado empresarial.

Cmo est conformado:

- El librado: Es quien se compromete a pagar el importe del pagar, a la vista o

en una fecha futura fija o determinable. La persona del librado coincide con la del
librador que es aquel que emite el pagar.
- El beneficiario o tenedor: Es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la
suma de dinero estipulada en el pagar, si este ha sido transmitido o endosado
por el librador.
- El avalista: Es la persona que garantiza el pago del pagar.

Clases de Pagars:

A la orden: designan a una persona como titular del derecho, a favor de la cual
habr de satisfacerse. Siempre realizan una funcin de giro. Este tipo de pagars
permiten que el legtimo tenedor transmita mediante endoso el pagar a un
tercero.
Nominativos: sin clusula a la orden, en este caso la operatoria es similar a la de
los pagars a la orden.
Nominativos no a la orden: mediante esta frmula el firmante expresa la
prohibicin de que el ttulo sea transmisible mediante endoso, aunque se podr
transmitir mediante la cesin ordinaria para su cobranza.
Sin vencimiento: en este caso nos encontramos con un pagar con vencimiento a
la vista, puesto que tan slo con la cumplimentacin de la fecha de vencimiento al
momento de cobro lo podemos cobrar.
Para abonar en cuenta: incluyen una clusula en su anverso donde se indica que
para su cobro se debern abonar en cuenta.

Uso:

Se usa, principalmente para obtener recursos financieros.

RECIBOS :

El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber

recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie
y sirve de comprobante de pago.

Finalidad:
El recibo le da carcter de legalidad a la transaccin realizada, formalidad al
proceso, y le da tranquilidad a las partes involucradas. Puede dar inicio a un

reclamo y permitir solucionar las diferencias. Puede dar inicio a una

investigacin y facilitar la asignacin de responsabilidades y desarrollo de
mejoras. Un recibo puede originar la prestacin del servicio o reclamar el
bien adquirido.

Cmo est conformado:

El recibo debe contener un nmero de identificacin y la identificacin
visible y clara de que se trata de un recibo. Adicionalmente se debe
diligenciar en el recibo, la fecha y lugar de emisin, el nombre de la persona
que paga o entrega el dinero, la cantidad de dinero en nmero y letras, el
concepto por el que se paga, la firma y el nombre de quien recibe el dinero,
y una copia para la otra parte como prueba y registro.

Clases de recibo:
El recibo puede clasificarse de acuerdo con el tipo de bien recibido, en
recibo de dinero y recibo de mercancas. El recibo puede diferenciarse
segn el tipo de documento que se entregue, como una factura, un tiquete,
una boleta de venta, un recibo de sueldos u honorarios, un comprobante
de compra. El recibo puede ser de impresin manual o automatizada,
comprobante fsico o virtual. El recibo puede llevar la denominacin de la
transaccin que la origina, como el pago, el recibo de caja, de operacin
bancaria, de sueldo, de compra o de venta, as como el recibo de matrcula.

Uso:
El recibo se utiliza en todo el comercio como prueba y registro de las ventas
realizadas, se usa el recibo en todas las empresas como constancia de los
salarios efectuados, y se puede aplicar por cualquier persona
y empresa dentro de las transacciones que implican el intercambio de
bienes y servicios, en dinero o en especie.

CHEQUES:
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en
el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por

ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
El cheque es un ttulo de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del
cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institucin de
crdito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una
tercera persona llamada beneficiario.

Finalidad:
Su finalidad es que el ttulo de crdito es el medio por el cual debi
cumplirse con la obligacin de pago a la firma del contrato. Por tanto, si el
cheque no tuvo fondos, es cierto que le surgi a la beneficiara una accin

jurisdiccional regulada por el Cdigo de Comercio y la Ley General de

Ttulos y Operaciones de Crdito; pero tambin es cierto que no puede
concluirse que sirvi como instrumento de pago, puesto que su funcin
cambiaria fue dirigida a cumplir con una obligacin contractual de
naturaleza civil, en tanto que fue expedido para cumplir con una obligacin
de pago, y no fue pagado por falta de fondos.

Cmo est conformado:

Datos de la entidad bancaria y sucursal de la cuenta sobre la que se ha de

efectuar el pago (domicilio, telfono, email, etc.)
Cdigo cuenta cliente y cdigo IBAN (International Bank Account
Number), muy til si el cheque es cobrado a travs de una entidad de otro
pas.
Importe del cheque expresado en nmeros. Es aconsejable comenzar y
terminar dicho importe con una almohadilla #.
Persona a favor (fsica o jurdica) de la que se emite el cheque aunque
tambin puede ser al portador
Importe del cheque, expresado en letras. En caso de duda esta es la
cantidad que prevalece, si no se rellena todo el espacio suele rellenarse
con una ralla horizontal.
Lugar y fecha de emisin del cheque.
Serie, tipo y nmero de documento que en cada cheque es nico.
Lugar reservado para la firma de quin emite el cheque. Si el cheque es de
una empresa adems de la firma de la persona que representa a la
empresa tambin suele llevar el sello de la empresa.
Serie, tipo y nmero de documento reservado para la lectura mecnica del
cheque.

Clases de cheque:

Los cheques pueden ser de muchas clases, entre ellas, nominativo, a la orden o al
portador. En el primer caso, solo puede cobrarlo la persona indicada en el cheque
(sea esta fsica o jurdica). En el segundo caso, puede ser cobrado por el
beneficiario indicado, sin embargo, este puede entregarlo en pago a otra persona,

para lo cual debe escribir su firma en el dorso del cheque -este acto se
denomina endoso-. En este caso, cualquier persona puede cobrarlo como si fuera
al portador. Y en el ltimo caso, lo puede cobrar cualquier persona que sea
portadora del mismo. En algunos pases la legislacin contempla nicamente
cheques nominativos, es decir que son emitidos a nombre o a favor siempre de
una persona especfica.
La cantidad a pagar se escribe dos veces (una en nmeros y otra en letras) para
mayor seguridad, y en los dos casos se rodea con smbolos para que no se
puedan aadir cifras adicionales. Para imposibilitar todava ms el cambio de
cifras se pueden tapar con celo adhesivo.
Hay cheques que tienen lmites de hasta cuanto tiempo se da para ser cobrado;
dgase, 180 das.

Cheque cruzado. Si un cheque est cruzado diagonalmente en el anverso

por dos lneas paralelas, el dinero deber ser cobrado a travs de una entidad
bancaria que intermedie en el proceso, y no se podr retirar en efectivo salvo
que esta entidad bancaria de la cual es cliente el cobrador sea la misma que
libra el cheque. Esto se hace a veces para seguir la pista al dinero pagado.

Cheque para abono en cuenta. Insertando la clusula para abono en

cuenta produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo,
sino que deber ser abonado en la cuenta del portador.

Cheque certificado / conformado. El librado exige al librador que lo

certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para
cubrir el cheque. Se realiza con palabras como acepto visto o bueno
escritas por el banco que emiti el cheque y firmada por el librador.

La certificacin del cheque transmite la propiedad de la provisin a la orden del

tenedor y produce el descargo del librador. Desde el momento en que ha sido
certificado un cheque, la provisin correspondiente queda bajo la responsabilidad
del librado, quien deber retirarla de la cuenta del librador y mantenerla en una
cuenta del pasivo con el ttulo de "Cheques Certificados" u otro ttulo apropiado. El
Banco que ha certificado un cheque asume la obligacin de pagarlo.

Cheque de caja o Cheque de Gerencia. Es un cheque expedido por una

institucin de crdito a sus propias dependencias. Representa una garanta y

no suele tener fecha de caducidad. En la prctica funciona como dinero

lquido, ya que el valor se retira de la cuenta del pagador en la fecha de
expedicin en lugar de la de cobro y el librador es el director de la oficina
bancaria. En Espaa y otros pases se le denomina cheque bancario,
impropiamente ya que todos los cheques son de algn modo bancarios y suele
provocar ambigedades y errores.

Cheques de viajero. Son los expedidos por instituciones de crdito a su

propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro del pas
o en el extranjero. Se suelen llamar "traveller's check", conforme su forma en
ingls.

Cheque cancelatorio. Segn la ley de Antievasin fiscal de la Repblica

Argentina, todos los pagos superiores a $1000 se deban realizar por cualquier
otro medio que no sea directamente en efectivo. Ante esta situacin, se crea la
figura jurdica del cheque cancelatorio para que todas las personas que no
posean cuentas corrientes y no dispongan del pacto de cheques para emitirlos,
puedan realizar sus pagos por este medio bancario, recurriendo a una entidad
financiera o un banco ah adquiriendo este medio de pago. A diferencia del
cheque de pago diferido, este tipo de cheques tiene efecto pro-soluvo (no
como los otros que son prosolvente -al momento de presentarlo al cobro-), sino
que con el solo hecho de recibir el cheque es suficiente.

Cheque de pago diferido. Es una orden de pago que se libra contra un

banco en el cual el librador, a la fecha de presentacin estipulada en el
cheque, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en la cuenta
corriente bancaria.

Uso:

Es un instrumento de pago, un ttulo de crdito, en medio fsico (papel) que

permite a su emisor o librador realizar pagos sin hacer uso de dinero en
efectivo. Para que un cheque sea vlido este debe cumplir con ciertos
requisitos o estndares establecidos por las autoridades reguladoras y la
banca en su conjunto.