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EN ÁREAS DE DESARROLLO DE
SOFTWARE
Introducción
Qué es un Proyecto ? Que es la Administración o Gestión de Proyectos ?
Un detalle muy importante es que, al inicio del proyecto, se defina un objetivo claro, preciso,
realista y razonable de las necesidades que debe satisfacer el proyecto, así como las
restricciones bajo las cuales se ejecutará el proyecto, es decir, tiempo, costo y alcance.
El alcance se relaciona con lo que hay que hacer, para satisfacer el objetivo planteado.
Además, dicha área realiza el mantenimiento de dichos sistemas una vez puestos en
producción, es decir, se modifican el código de programación de las aplicaciones con el fin de
incorporar nuevas prestaciones o ajustar su funcionamiento, debido a la aparición de nuevas
necesidades, ya sean funcionales o por adecuación a nueva tecnología.
Una vez que se cuenta con la definición de los objetivos, alcances del proyecto y
restricciones, deberá realizarse la asignación de los recursos necesarios para la producción
del software.
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Los perfiles del personal de dicha área deberían ser los siguientes: analistas funcionales,
analistas técnicos, planificadores, diseñadores de sistemas, diseñadores de bases de datos,
programadores, revisores o “testeadores” de la calidad del software.
Simultáneamente a la asignación de las tareas del proyecto, deberán ponerse en marcha los
mecanismos de seguimiento y control correspondientes. Estos mecanismos implicarán las
acciones necesarias para supervisar la tarea de los colaboradores y el avance del proyecto,
pudiendo utilizarse métodos, técnicas e instrumentos diversos, mediante los cuales se
conocerá si el proyecto se está llevando a cabo como se planeó y se definió.
Un sistema informático para ser una herramienta idónea para una administración eficiente de
los proyectos, debería tener como finalidad lo siguiente:
Asimismo, las ideas vertidas sobre dicho sistema igualmente pueden ser válidas para áreas
que no sean de desarrollo de software, si se cambian las descripciones y definiciones de
determinados conceptos, como ser las de los proyectos y tareas, entre otros.
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Aspectos generales
El ingreso de los datos deberá realizarse en tiempo real y cada integrante del área participará
con la información que corresponda a su accionar.
Esto asegurará que se cargue toda la información de un proyecto, el esfuerzo sea mínimo para
cada uno, los datos se aproximen bastante a lo sucedido y la incorporación de los mismos se
realice en un tiempo cercano a evento.
La información del sistema deberá acomodarse y accederse de forma tal que facilite la
detección de los inconvenientes que pueden afectar a los proyectos, específicamente, los
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alertas y avisos sobre las demoras relacionadas con las fechas de finalización prevista y los
tiempos estimados a dedicarles, revistan particular importancia.
También debería facilitar la verificación relacionada con los recursos necesarios y disponibles
para encarar cada proyecto, para poder conseguirlos o reasignarlos oportunamente.
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Además, debe existir una aceptación por parte de todos los integrantes con respecto a la
validez de dichos documentos.
La integración del sistema al proceso de los proyectos tendría otro significado que estaría
vinculado con la resistencia del personal a utilizarlo, reacción propia del ser humano, en
particular de los niveles de instrucción superior como los profesionales y técnicos, y que
podría destrabarse con su
asociación a los procesos de los
proyectos.
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Los proyectos terminados deben quedar en el sistema a fin de conformar una base de datos
histórica y, además, para mantener el archivo de la documentación correspondiente.
Esta historia permitiría extraer información sobre los ratios de los proyectos ya realizados,
servirán de base para la planificación de los nuevos a iniciar, permitirá revisar y dimensionar
la planta del personal según las dedicaciones observadas, se podría comparar con la
performance de los proyectos activos y verificar si la evolución de la efectividad del
desarrollo es positiva, en el tiempo.
Por otra parte, el hecho de disponer de una herramienta específica para la Administración de
los proyectos no obvia la utilización de otros mecanismos de gestión, como ser las reuniones
de trabajo o de evaluación, sino que, al contrario, dicho sistema los complementaría,
proveyendo de información que elevaría el nivel de calidad y discusión en las mismas.
Además, el hecho de contar con información sistémica de los proyectos realizados permitiría
que la evaluación del desempeño del personal se realice bajo un marco de objetividad, dado
que, dicho desempeño, se puede medir y cuantificar.
Con dicha evaluación y datos provistos por el sistema debería ser mas fácil ayudar al
desarrollo de la gente, potenciando las capacidades de cada uno de ellos, y, además,
favoreciendo su reconocimiento, motivación y elevando su autoestima.
Finalmente, los datos procesados por el sistema podrían servir de base para alimentar a otros
sistemas, como ser los de Planeamiento y de Control de Gestión para los niveles superiores o
Institucionales y viceversa.
Con relación a los aspectos técnicos, un sistema informático para la Gestión de Proyectos
debería diseñarse para que su procesamiento se haga utilizando redes de comunicaciones Wan
- Lan, en modalidad “on-line” y con bases de datos centralizadas.
Su arquitectura debería construirse para operar bajo la tecnología WEB, con un esquema
cliente-servidor.
Deberían definirse distintos roles o perfiles para diferenciar a las distintas necesidades de
información de los usuarios, y con tal finalidad, las vistas deberían programarse en función a
lo anterior, mostrándole, por ejemplo, a un Líder de proyecto solo los proyectos en los que
participa o participó y al Jefe del área todos los proyectos bajo su responsabilidad.
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Funcionalidad
Para la creación de un nuevo proyecto sería necesario cargar los siguientes datos:
Para un proyecto determinado se deberán ingresar todas las tareas a desarrollar para poder
cumplimentarlo.
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Tanto al inicio del proyecto como durante la vigencia activa del mismo debería poder
registrarse los datos relacionados con la documentación vinculada al proyecto (requerimiento
formal para realizar el proyecto, definiciones
funcionales, definiciones técnicas, minutas de
reunión, e-mail cursado, normas legales y
reglamentarias, etc.), inclusive, previendo subida
del documento electrónico respectivo, si se
cuenta con él.
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La primera vez que se ingresen estos datos, sencillamente se ingresarán según corresponda,
un proyecto o una tarea.
En todos los casos, al igual que el caso del ítem anterior, el sistema debería llevar un registro
de lo sucedido y su exhibición cuando se requiera.
Los estados del proyecto y de las tareas deberán ir cambiándose en función de la evolución
del mismo.
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Como siempre, el sistema debería llevar el registro de todos los cambios y reversiones
realizados.
Para un proyecto determinado podrían marcarse todos sus hitos, dicho de otra manera, colocar
señales relacionadas con logros
importantes a alcanzar en determinada
fecha, lo cual facilita el monitoreo del
mismo, en forma más global y sin
necesidad de tener que estar
familiarizado con el proyecto, como
puede ser es el caso de un comité de
directores.
Además, deberían existir reportes referidos al cumplimiento de los hitos y atrasos detectados,
y conformar para todos los proyectos un tablero de control global.
Al respecto, dicho sistema podría tener una funcionalidad que le permita al área de Control de
Calidad vincular, obligatoriamente, su proyecto de testing al correspondiente de desarrollo.
Además, al establecer esta vinculación, las comunicaciones (idas y vueltas para corregir
errores detectados) podrían automatizarse mediante el uso de los e-mail programados
enviados según sea el estado de las tareas “Pase a Testing” y “Pase a Desarrollo”, adjuntando
los archivos electrónicos de la documentación correspondiente.
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Para cada tarea deberían indicarse cuales son los entregables exigibles al responsable de la
misma.
Esto significa que, por ejemplo, si se solicitó la programación de una funcionalidad para un
sistema, además, de la realización de ella, podría pedírsele que elabore la documentación
técnica respectiva.
Además, el responsable de la tarea no debería cerrar definitivamente la tarea sino que haría un
“cierre provisorio” y sería el líder del proyecto quién, después de las revisiones
correspondientes, cerraría la tarea.
Además, debería servir para construir el diagrama de red del proyecto, calcular la duración
total e identificar el camino crítico.
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Los responsables de tareas deberán con la periodicidad que se establezca (sería recomendable
que sea diario)
informar en el sistema
la dedicación aplicada
a cada una, indicando,
además, el porcentaje
de avance alcanzado a
la fecha.
La pantalla donde se
carguen las
imputaciones a tareas
debería diseñarse de
tal manera que facilite
el descargo y evite
que se deba salir y
entrar reiteradas veces
para ver datos de la
misma y los
descargos previos
realizados. Además,
en esta instancia, debería facilitarse la subida de los entregables exigibles, en el caso de que se
este informando la terminación de la misma.
Alertas
El sistema debe generar alertas a fin de avisar a los usuarios de algunas anormalidades,
Desvíos o avisos de intervenciones de instancia superior.
Las mismas deberían estar incorporadas en las pantallas del sistema, como ser las apariciones
de semáforos o el resaltado de las líneas a considerar.
Otro tipo de alerta deberá producirse en forma externa al sistema, como ser, por ejemplo,
mediante la generación de e-mail destinados a los responsables correspondientes.
Con respecto a esto último, ésta podría ser la mecánica para generar las comunicaciones
respecto a los ajustes de la duración de proyectos y tareas, cambios de estado, asignación de
responsables, etc.
Reportes programados
como de aquellos que requieran una lógica o elaboración más compleja, tal como aquel que
dé, por ejemplo, el tiempo dedicado por cada persona, a tareas de mantenimiento, que fueron
terminadas entre determinadas fechas y para un sistema en particular.
Indicadores
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En ese sentido, se sugieren reportes o cuadros relacionados con los desvíos tanto en proyectos
como en tareas, activos y terminados, relacionando lo estimado originalmente con lo actual,
ya sea en horas y fechas.
El sistema debería prever que determinados reportes, cuya información se presente agrupada o
resumida, en forma matricial, pueda mostrarse gráficamente como ser circular, barras,
histograma, etc.
Estos gráficos podrían ser útiles para poder observar más claramente la distribución de
determinadas variables registradas en el sistema. Por ejemplo, podría analizarse la proporción
de tiempo dedicado según la tarea realizada (análisis, programación, testing, etc.), y servir de
base para dimensionar los recursos del área de desarrollo.
Búsquedas
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La información relacionada con cada sistema, sobre los cuales se desarrolla, podría estar
registrada en esta aplicación y mostrarse en Reportes especiales o en particular desde un
proyecto que se dedicó a su desarrollo o mantenimiento.
• Datos funcionales.
• Datos Técnicos.
• Información sobre los responsables informáticos y funcionales.
• Areas usuarias.
• Fechas de inicio de operaciones y de discontinuidad del sistema.
Acceso al sistema
Al ingresar al sistema el usuario operador deberá tener definido un perfil, el cual definirá el
alcance de su gestión. Dicho perfil podrá contener lo siguiente:
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Además, tanto la información a visualizar y como acciones a realizar por el operador debería
estar restringida o según sea el perfil asignado y, además, sería recomendable que la pantalla
de inicio o ingreso sea la que represente la acción principal del operador.
Por ejemplo, para un líder de proyecto podría aparecer solo la lista de sus proyectos, para un
programador la pantalla con sus tareas activas (o la de carga de las imputaciones horarias
diaria) y, para el CIO, podría mostrarse una página con la lista de sus áreas dependientes y
algunos datos resumiendo de actividad de cada una.
El sistema deberá tener un apartado donde deberán estar los Manuales de Usuario y otros
Instructivos que se vayan emitiendo, los cuales deberían dividirse en Generales y propias del
área donde está ubicado el usuario (para el caso en que haya mas de un área utilizando el
aplicativo)
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• Número de Tarea.
• Descripción de la Tarea.
• Tipo de Tarea.
• Fase (agrupador de tipos de tarea).
• Prioridad de la Tarea.
• Fecha de Inicio.
• Fecha de Finalización prevista (o real).
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La prevención de dichos aspectos permitiría actuar con rapidez, sin necesidad de modificar el
código de programación, lo cual facilitaría notablemente su mantenimiento, posibilitando,
entre otras cosas, tener configuraciones distintas para diferentes áreas.
Tipos de proyectos
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Tipos de tarea
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Fases de proyectos
Estado de la tarea
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p
a
ra proceder a la implementación en ambiente de producción.
• DPP – DOCUMENTO PRELIMINAR. Documento donde se expone el
problema o necesidad del negocio y se describe su solución informática.
• ERS – ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTO DE SOFTWARE.
Documento para especificar detalladamente los requerimientos del área
usuaria.
• ESPECIFICACIÓN DETALLADA DEL SOFTWARE. Definición técnica de
cada pieza de software a construir.
• IFS – INFORME DE FINALIZACION DE SOFTWARE. Documento para
especificar la configuración de la versión del software y las instrucciones para
poner en disponibilidad de producción dicha versión del sistema.
• INFORME. Documento que contiene las novedades respecto a un tema
particular.
• INFORME TÉCNICO. Documento conteniendo explicaciones técnicas sobre
algún aspecto del sistema.
• LISTADO DE LO CONSTRUIDO. Detalle de lo realizado en al tarea.
• MINUTA DE REUNION. Documento resumen de lo tratado en una reunión de
trabajo relacionada con la tarea o proyecto.
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Contenido
• Introducción, 2
• Sistema informático para la administración de proyectos, 4
§ Aspectos generales, 4
§ Funcionalidad, 8
Crear y modificar proyectos, 8
Crear y modificar las tareas de un proyecto, 8
Informar/archivar documentación relacionada con el proyecto, 9
Asignar responsable a los proyectos y tareas, 9
Ingresar la duración y la fecha de finalización estimada a proyecto y
tareas, 10
Efectuar cambios de estado de proyecto y tarea, 10
Marcar los hitos del proyecto, 11
Informar proyectos relacionados (testing), 11
Administrar los entregables de cada tarea, 12
Fijar las precedencias de las tareas, 12
Imputar las horas aplicadas y avance a las tareas asignadas, 13
Alertas, 13
Reportes programados, 13
Indicadores, 14
Gráficos y bajadas de archivos con información, 15
Búsquedas, 15.
Sistemas: Descripción y Datos Técnicos, 16
Acceso al sistema, 16
Ayudas del sistema, 17.
• Resumen de la información procesada en el sistema, 18
§ Datos relacionados con un proyecto, 18
§ Datos relacionados con una tarea, 18
§ Datos relacionados con las imputaciones horarias a las tareas, 19
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