Semana 1 (DESDE EL 1/6/15 AL 5/6/15)

Semana de Induccin
En la primera semana en la organizacin se comenz con una
induccin de la empresa de forma global, donde se dio a conocer la misin,
visin y segmentos de mercado en los cuales se desenvuelven o trabajan.
Se dio a conocer la importancia que tiene cada Departamento para el logro
de las metas establecidas, en las cuales estn involucrado: el Departamento
de Finanza, Gerencia Tcnica, Gerencia de Proyecto y Desarrollo de
negocios. Luego se procedi a una charla de seguridad explicando cada uno
de los riesgos a los cuales estn expuestos en la organizacin y una
identificacin de riesgo con respecto al puesto de trabajo en el cual se
ejecutarn las pasantas.
Luego se paso al recorrido en las instalaciones para conocer cada una
de las reas las cuales conforman esta importante Empresa en el Oriente del
Pas, y as ubicarse al momento de tener que movilizarse o dirigirse a
cualquiera de los Departamentos. Posteriormente se paso a una induccin
en el Departamento de Desarrollo de Negocios, en el cual se ejecutarn las
pasantas donde hubo una breve explicacin del papel que ellos tienen en la
organizacin, ya que en cierta parte todo el personal depende de la buena
gestin que este Departamento tenga para promocionar la calidad de los
segmentos de Mercado en los cuales participan. En esta breve induccin
tambin se dio a conocer el Tutor Industrial al Ing. Jos Alberto Becerra,
Gerente de Desarrollo de Negocios con quien se desarroll una reunin en
donde hablo de cuales son algunas mejoras que se podan desarrollar en el
Departamento, en el cual resalt la elaboracin de los formatos de oferta,
debido a que en la elaboracin se lleva mucho tiempo para elaborarlos.
Despus de todo esto se permiti el acceso a los distintos tipos de
documentos para poder observar los procedimientos que en el Departamento

que se utilizan y de la misma forma ver cules son las actividades que en
este se ejecutan
En este caso la problemtica que tiene mayor impacto en los
procedimientos internos del Departamento es el no poder cumplir con las
normas establecidas en los pliegos de condiciones en el preciso instante,
debido al conjunto de actividades que se tienen que realizar para poder
recolectar cada documento que se exige en el mismo, ya que los
documentos o formatos que exigen tienen que ser enviados a Caracas, por lo
cual hay veces que llega el tiempo de entrega de la Oferta, y se puede
cumplir, pero con riesgos a equivocarse debido al agite o falta de tiempo para
chequear detenidamente lo que se tiene, ya que hay que realizar muchas
cosas manuales y repetitivas las cuales hacen el retrabajo en el
Departamento, ocasionando retraso, esto sucede al momento de querer
participar en una sola oferta, pero hay ocasiones que el trabajo se acumula
debido a que hay veces que son ms de dos ofertas, ocasionando el no
cumplimiento de lo que se exige de acuerdo a las Empresas solicitantes del
servicio de Ingeniera, y por lo tanto perdiendo la oportunidad de presentar la
oferta para ser acreditador del contrato, el cual est en juego con una serie
de consultoras.

CONCLUSIN DE LA SEMANA 1
En la primera semana se conoci a travs de la induccin el objetivo
que tiene la organizacin al momento de ejecutar los proyectos de Ingeniera,
a dems permiti saber cules son los riesgos a los que estn expuestos en
la organizacin y en el Departamento donde se desarrollarn las pasantas.
Tambin se pudo conocer al Tutor Industrial Ing. Jos Becerra, quien
hablo de las mejoras que se podan ejecutar en el Departamento de
Desarrollo de Negocios, precisamente en los procedimientos internos en la
Elaboracin de las Ofertas.

Semana 2 (DESDE EL 8/6/15 AL 12/6/15)

Diagnstico de la situacin actual de los procedimientos Internos en la
elaboracin de las Ofertas en el Departamento Desarrollo de Negocios
de la Empresa INELECTRA LECHERA, Estado ANZOATEGUI
Se pudo conocer los Formatos que se utilizan en el Departamento de
Desarrollo de Negocios, entre los cuales estn los: Formatos Econmicos,
Formatos de Reporte de Visita, Formato de Bitcora, Plan de Visitas y
Formatos de contactos. Cada uno de estos Formatos tiene en el
Departamento una funcin especfica en donde el Reporte de Visita no es
ms que la obtencin de una serie de datos del cliente y donde se registran
los temas tratados; los Formatos de Bitcora es donde se van llevando a
cabo una secuencia de la actividades o acuerdos que se efectan con cada
uno de los clientes por fecha; Formatos de Contacto, es donde est la
direccin y nmero de telfono de cada una de las personas claves de cada
Empresa para poder tener un contacto ms directo con cada una de ellas;

Plan de visitas es aquel donde van todas las empresas con su respectiva
fecha planificada de Visitas.
Por medio de la observacin directa se pudo notar que los Formatos
Econmicos, son uno de los ms importante en el Departamento de
Desarrollo de negocios ya que son unos de los que exige la empresa
Contratante, no dejando por fuera las especificaciones tcnicas, donde van
detallados las especificaciones de ejecucin, las personas que estarn a
cargo del proyecto con su respectivo soporte en el cual se muestra
experiencia del mismo, de acuerdo a su jerarqua especificado segn el
Tabulador del Colegio de Ingeniero. Tambin se encuentra otra serie de
requisitos los cuales van de acuerdo a las condiciones generales, en
donde se observa si la empresa est registrada y est al da con la ley de
contratacin pblica. Se llevan a cabo una serie de actividades para poder
cumplir con cada uno de estos formatos los cuales son exigidos a travs del
pliego de condiciones, que no es ms que el detalle de los formatos
requeridos, segn la Organizacin interesada de los servicios de Ingeniera.
Sabiendo que estos varan o son diferentes depende de la Empresa que
requiera los servicios, por lo tanto se fue detallando una cantidad de
pliegos aceptable para poder iniciar cuales son los requisitos o Formatos,
que se piden continuamente y de la misma manera extraer o agrupar para la
mejora posterior, donde uno de ellos son los Formatos econmicos:

Clculo del Factor de Costos Indirectos

Calendario de Das Feriados
Autoclculo del Porcentaje (%) VAN de la Oferta.
Formato de Presentacin de la Oferta.
Resumen de los Factores de la Tarifa.
Desglose de Gastos Administrativos.
Beneficios Asociados a Sueldo.
Calculo del Factor de Sobrecargo de Labor (L)
Tarifas de Servicios Aplicando formula Binomica del Personal

asignado a la oficina de la Consultora.

Tarifa de Servicio para el Personal en oficina de la Consultora.

 Calculo de tarifas de Servicios Profesionales.

Se pudo observar que al momento de cumplir con los pliegos de
condiciones, siempre hay detalles en el contexto de los formatos, ya
que muchos datos se repiten constantemente y al momento de
transcribirlos siempre ocasiona errores, debido a la repeticin y el
tiempo en contra que tienen con respecto a la entrega de la oferta.

Semana 3 (DESDE EL 15/6/15 AL 19/6/15)

Diagnstico de la situacin actual de los procedimientos Internos en la
elaboracin de las Ofertas en el Departamento Desarrollo de Negocios
de la Empresa INELECTRA LECHERA, Estado ANZOATEGUI
En la tercera semana, se observ que se maneja un aproximado de 30
Formatos por pliegos de Condiciones los cuales varan de acuerdo a la
empresa necesitada del servicio de Ingeniera. Cuando se hace referencia a
esa cantidad de Formatos, se refiere a lo que contiene el pliego completo,
donde 15 Formatos aproximadamente se elaboran de forma manual,
conllevando a un retraso en la preparacin de las Ofertas, debido a que hay
muchas cosas o datos que se repiten constantemente, ocasionando el
retrabajo.
Al momento de reunirse con el Tutor Industrial, se dio a conocer que
muchos de estos formatos tienen que ser enviados por correo a Caracas
para poder ser avalados y firmado, en donde al momento de ellos reenviar
los documentos lo hacen a travs de valijas, repercutiendo en el tiempo de
retraso que ya viene sumado de la Elaboracin Manual de las Ofertas,
ocasionando al final posibles errores no corregido por el poco tiempo que
resta para realizar la entrega, en donde se pondra en duda el no poder
contar con el contrato en juego con otra serie de consultoras.

CONCLUSIN DE LA SEMANA 3
Se observ que el pliego de condiciones exige una serie de Formatos
o requerimientos para poder cumplir con el paquete de la Oferta para la
empresa interesada de los servicios de ingeniera. Se conoci que siempre
hay errores debido a la repeticin del trabajo y el poco tiempo que se tiene
para entregar.
Se pudo conocer con cuantos formatos se cuenta aproximadamente
para cumplir con el paquete de la oferta y saber que la mayora de los
formatos se trabajan de forma manual.
Semana 4 (DESDE EL 22/6/15 AL 26/6/15)
En esta semana se hizo una reunin con el Tutor Industrial y
coordinador Comercial, quienes hablaron de las causas de la problemtica,
en donde se pudo dar a conocer las supuestas causas, en donde quedaron
expuestas las siguientes:

Desorden de los Formatos para la Oferta.

Retrabajo al momento de elaborar los Formatos
El no contar con la estandarizacin de los Formatos.
Este retrabajo viene dado al momento de la elaboracin de los

Formatos, debido a que se tienen que procesar cada uno de ellos, de forma

manual, en donde siempre se repite los mismos datos, entre ellos se

encuentran:

Nombre de la Empresa contratante

Nombre del servicio el cual van a prestar
Fecha
Nmero del Procedimiento de contratacin
Nmero del proceso
HH
Plazo de Ejecucin
Vigencia de la Oferta
Tambin se le une a la prdida de tiempo el no contar con todos los

formatos estandarizados y agrupados, tenindose que buscar en distintos

archivos o carpetas.

CONCLUSIN DE LA SEMANA 4
Se pudo conocer las causas de acuerdo a lo tratado en la reunin y
estar claro de las posibles mejoras que se pueden ejecutar para lograr
optimizar los tiempos de entregas.

Semana 5 (DESDE EL 29-06-15 AL 3-07-15)

Formular una propuesta de Mejora a los procedimientos Internos de
preparacin de Formatos de Ofertas en el Departamento de Desarrollo
de Negocios, con la finalidad de minimizar las causas influyentes.

Una vez identificadas las causas que ocasionan la situacin actual se

procedi a plantear las mejoras que logren minimizar el impacto de las
mismas, entre los cuales se puede destacar la creacin de un archivo en
EXCEL que contenga toda la informacin de los formatos para de esa forma
poder automatizarlos, permitiendo poner todos los datos claves o ms
repetitivos en una hoja principal, permitiendo que se refleje en los dems
Formatos agrupados del libro al momento de solo elaborar la hoja principal.
Estos Formatos para que estn en funcionamiento, de acuerdo a la
automatizacin, se requiere capacitacin del manejo de tcnicas bsicas de
EXCEL, por lo tanto poder incursionar en este reto el Tutor Industrial pudo
ponerse de acuerdo con el instructor de la capacitacin relacionada con
Excel, y de esa forma tener una orientacin de cmo se puede realizar lo
requerido en el Departamento para la Optimizacin de los tiempos, y cumplir
con el Objetivo planteado.

CONCLUSIN DE LA SEMANA 5
Se logro ordenar los formatos, de manera que todos estn en un
mismo libro.
Semana 6 (DESDE EL 6-07-15 AL 10-07-15)
En esta semana comenc con la capacitacin para lograr el cometido
que se haba trazado y de esa forma tener competitividad al momento de
comenzar con las actividades para la automatizacin, en donde se pudo
adquirir distintas tcnicas, que podan ayudarnos a solucionar en el trabajo
trazado, facilitando un poco debido a la envergadura, de igual forma se fue
buscando informacin por fuera con respecto a distintas tcnicas, las cuales

se podan aplicar a las distintas circunstancias del trabajo planteado. Se cre

una Hoja principal en donde se tomara en cuenta las variables repetitivas en
cada uno de los Formatos del archivo en Excel ya ordenado, en donde
sobresalieron las siguientes variables:

Proceso
Procedimiento de Contratacin
Fecha de entrega de la Oferta
Fecha Completa
Ao
Nombre de la Empresa
Cliente
Nombre del Contrato
Vigencia de la Oferta
Horas Hombre
Plazo de Ejecucin
% Gastos Reembolsables
% de Estipendio
El procedimiento empleado en esta hoja de Excel es muy sencillo, ya

que al tener cada unas de las especificaciones exigentes de la oferta, solo

sustituyes en cada uno de los espacios de acuerdo a la variable, y de forma
automtica se cargan todas las casillas de los dems formatos. A
continuacin veremos lo que contiene esta Hoja.

Al solo escribir en la columna B lo que se requiere, se reflejan

los datos en cada uno de los Formatos.

CONCLUSIN DE LA SEMANA 6
Se pudo estar capacitado para enfrentar el reto que se tena por
delante, sabiendo que el adiestramiento fue continuo nunca se detuvo,
debido a las constantes exigencias.
Semana 7 (DESDE EL 13-07-15 AL 17-07-15)
Al poner en funcionamiento la hoja de Excel con cada uno de las
variables de los Formatos Adjuntos a este libro, nos estara aportando las
siguientes Ventajas en la elaboracin de las Ofertas:

Agilizar los procedimientos Internos en la Elaboracin de las Ofertas.

Disminuir los mrgenes de error
Disminuir el Retrabajo
Prolongar la revisin de los dems formatos incluido en el paquete.

CONCLUSIN DE LA SEMANA 7
Se lograron las metas u objetivos establecidos, logrando una mayor
eficacia en los tiempos como la disminucin de los mrgenes de error al
momento de elaborar los formatos de manera manual, debido a la
automatizacin de cada uno de ellos.

Semana 8 (DESDE EL 20-07-15 AL 24-07-15)

Redaccin del Informe final.

En esta semana se organiz el Informe de pasantas, recaudando

cada uno de los elementos exigidos en la estructura del Informe y realizando
las recomendaciones respectivas. Posterior se realiz la pertinente
presentacin del trabajo ejecutado en el rea de Desarrollo de Negocios.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO
SANTIAGO MARIO
SEDE BARCELONA - EDO. ANZOTEGUI
INGENIERA INDUSTRIAL

TEMS

ACTIVIDADES

SEMANAS
1

Induccin a la empresa

Revisin bibliogrfica

Visita al personal

Entrevista al personal

5,6

Proceso de Ingreso del Personal

Anlisis e interpretacin de resultados

Redaccin del informe de pasantas

Fecha de inicio: 28/05/2015
Fecha de culminacin: 28/07/2015
Tutor Acadmico: Ing. Richard Azuaje
Tutor Industrial: Lic. Karina Butt