Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
TESIS
PRESENTADO POR:
DAVID MARCELINO MENDOZA ORDOEZ
PARA OPTAR AL TITULO DE:
CONTADOR PUBLICO
PROMOCION 1985
PUNO-PERU
1998
EVALUACION
INFORMACION
IMPLANTACION
GERENCIAL
(SIG)
DE
SISTEMAS
EN
LA
DE
EMPRESA
TRABAJO DE INVESTIGACION
PRESENTADO A LA DIRECCION DE INVESTIGACION DE LA FACULTAD DE
CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS DE LA U.N.A.-PUNO, COMO
REQUISITO PARA OPTAR AL TITULO DE:
CONTADOR PUBLICO
APROBADO POR:
PRESIDENTE DE JURADO
MIEMBRO DE JURADO
MIEMBRO DE JURADO
DIRECTOR
ASESOR
DEDICATORIA
siempre me
David
AGRADECIMENTO
A mi amigo CPC. Luis Carlos Neyra Ortega, por haberme inducido y alentado a la
ejecucin del presente trabajo de investigacin.
A mis asesores CPC. Carlos Cano Torres y Lic. Mario Coyla Zela, por su acertada direccin
y conduccin en la culminacin de este trabajo.
INDICE
Pag.
I.
RESUMEN
II.
INTRODUCCION
III.
MARCO TEORICO
IV.
MATERIALES Y METODOS
34
V.
RESULTADOS Y DISCUSION
132
VI.
DISCUSION
149
VII.
CONCLUSIONES
157
VIII. RECOMENDACIONES
159
IX.
BIBLIOGRAFIA
161
ANEXOS
162
I.
RESUMEN
sus
actividades
de
Contabilidad,
Finanzas,
Operacin,
Produccin,
Uno de los objetivos del presente trabajo es evaluar las funciones del Sistema de
Informacin Gerencial, con el propsito de coadyuvar en el planeamiento y toma de
decisiones, ejercer control sobre las actividades econmica financiera, recursos
humanos, operaciones, produccin, comercializacin e inversiones, plantendose
para ello la Ho-1 Actualmente la empresa EMSAPUNO no cuenta con un sistema
de informacin gerencial que coadyuve en el planeamiento, control y toma de
decisiones empresariales, trabajando en forma tradicional, emprica y muchas veces
al tanteo, con datos en forma desintegrada por cada rea de funcionamiento.
los
cuales
han
sido
obtenidos
del
CUESTIONARIO
DE
II.
INTRODUCCION
confiar en ellos. Sin embargo muchos gerentes dejan de utilizar el instrumental tcnico,
alegando que no necesitan instrumentos de medicin, pues el tenerlos les irrogara gastos,
han dirigido sin ningn planeamiento el desarrollo de la empresa.
Si se disearan los informes gerenciales cuidadosamente en forma clara y concisa que
permitan observar la tendencia de los negocios, las consecuencias previsibles sobre el plan
de inversiones y sobre todo limitando la cantidad de detalles, teniendo en cuenta el nivel
gerencial al cual se dirija dicho informe, entonces contaramos con un buen planeamiento,
un buen control y toma de decisiones adecuadas.
Tomando en cuenta lo indicado surge la imperiosa necesidad de conocer tcnicas para
elaborar los informes que se eleven a la gerencia y disear un sistema de informacin
gerencial (S.I.G.).
Cualquier sistema y el SIG no constituye la excepcin, requiere el esfuerzo conjunto de
quienes lo utilizan, as de quienes lo desarrollan y mantienen.
11
ANTECEDENTES
No existen trabajos de investigacin sobre los sistemas de informacin gerencial
(SIG), objeto del presente trabajo de investigacin, por lo tanto consideramos que
este trabajo es de tipo experimental, teniendo en cuenta que el campo de la
investigacin en relacin a la actividad contable es inmensa, siendo una de la
generalidades de las funciones del profesional contable ..En el rea de
organizacin y asesora.- Organizacin de Empresas de todo tipo y nivel,
asesoramiento en el rea de informativa, organizacin y aplicacin de sistemas de
control interno, y en asesoramiento a Alta Gerencia, Directorio, y al ms alto nivel
en la toma de decisiones ... (P. 40) 1
3.2
BASES TEORICAS
3.2.1 SISTEMAS
Etimolgicamente hablando, y por razones de concrecin se puede decir que
la nocin de sistema proviene de dos palabras griegas: syn e istemi, que
quiere decir reunir en un todo organizado. (P. 40) 2
Un sistema es un conjunto de elementos relacionados, un sistema puede ser
fsico o abstracto, pero su funcin es lograr un objetivo o una meta . Todos
los sistemas estn constituidas por un grupo de elementos, entorno, limites,
entrada, salida y componentes. (P. 12)
El concepto de sistemas, as como el proceso de control, son importantes
para toda administracin. Ciertamente una organizacin suele considerarse
como un sistema de un gran nmero de subsistemas y una meta u objetivo
12
LA INFORMACION
Significa literalmente noticias, datos, conocimiento. Informacin designa no
solo los conocimientos que los hombres se transmiten al comunicarse entre
s, sino ante todo una de las propiedades fundamentales del mundo objetivo
que se halla vinculada a la presencia de ste de un tipo especial de procesos
denominados de informacin.
Informacin son datos procesados en forma significativa, para el receptor,
con valor real y perceptible para decisiones presentes o futuras, esta
definicin de sistemas de informacin pone de relieve el hecho de que los
13
(P. 99).
b)
3.2.3
SISTEMAS DE INFORMACION
Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o
departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicacin
interna entre los diferentes componentes de la organizacin y lneas
telefnicas hasta sistemas de computo que generan reportes peridicos para
varios usuarios. Los sistemas de informacin proporcionan servicio a todos
los dems sistemas de una organizacin y enlazan todos sus componentes en
14
forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.
(P. 20)
de
SENN JAMES A.
15
MARTIN JAMES
Sistemas de Informacin
Argentina, Editorial EL ATENEO - 1989
10
16
17
18
(P.
521)
y de decisiones,
sistema
de informacin
para la
13
14
21
SISTEMA INTEGRADO
El sistema de informacin gerencial suministra la base para la integracin
del procesamiento de informacin en la organizacin, si no existe la
15
16
22
23
(P.
11 I.)
SIG
LA
ADMINISTRACION
DE
RECURSOS
DE
INFORMACION
La administracin de recursos de informacin (ARI) es un enfoque
administrativo basado en el concepto de que la informacin es un recurso de
la organizacin. Dada esta perspectiva, la tarea del ejecutivo del sistema de
informacin es administrar este recurso. La perspectiva del ARI incluye la
comunicacin de datos. El procesamiento de palabras, asimismo tiende a
destacar la efectividad del sistema de informacin en la organizacin, en
lugar del artificio tcnico o eficiencia del equipo y del software. (P. 13 I)
3.2.12 SIG Y OTRAS DISCIPLINAS ACADEMICAS
Muchas de las ideas que forman parte de los sistemas de informacin
gerencial provienen de otras disciplinas acadmicas. Cuatro reas
acadmicas principales son de especial significado para el concepto del SIG:
24
25
La investigacin de operaciones
La investigacin operacional es la aplicacin del mtodo cientfico y de las
tcnicas de anlisis cuantitativo a los problemas administrativos, algunos de
sus conceptos claves son:
a)
b)
c)
b)
Motivacin individual
c)
d)
Tcnicas en liderazgo
e)
f)
La ciencia de la computacin.
Es importante para los sistemas de informacin gerencial, en razn de que
cubre temas tales como algoritmos, computacin, software y estructura de
datos. Sin embargo, el campo acadmico de los sistemas de informacin no
es una extensin de la ciencia de la computacin; por el contrario, es una
extensin de la teora de la administracin y de la organizacin. Los
procesos fundamentales de los sistemas de informacin estn mas
relacionados
con
los
procesos
organizacionales
la
efectividad
27
29
control, debido a que a los altos ejecutivos se les puede dar informacin de
departamentos diversos a tiempo para decidir una accin apropiada. Sin el
SIG, a menudo se debe decidir tal accin en los niveles inferiores, debido a
razones de tiempo, distancia y conocimiento del problema. (P. 531)
Centralizacin / dispersin de las actividades de proceso de datos.
Antes de la aparicin de las computadoras, el procesamiento de datos se
efectuaba por departamentos, en forma descentralizada; si embargo, cuando
surgieron las primeras computadoras, la tendencia fue incrementar el uso de
costoso hardware, mediante uno o ms centros de procesamiento central que
cumplieran con las necesidades de la organizacin. Actualmente, la rpida
reduccin en los costos de hardware y las mejoras logradas en los servicios
de comunicacin de datos hacen posible que las organizaciones estructuren
su SIG con un criterio centralizado o disperso con relacin al procesamiento
de datos. Es posible emplear un enfoque centralizado para el procesamiento
de los datos originados en todos los puntos en que se estn utilizando o
recurrir a un enfoque de descentralizacin para poner en manos de cada
grupo que lo requiera pequeas y poco costosas computadoras. O bien, se
puede seguir el enfoque del procesamiento distribuido de datos (DDP),
como punto medio entre los esquemas centralizado y descentralizado.
Mientras ms cerca del enfoque centralizado site una organizacin sus
actividades de procesamiento de datos, es ms probable que obtenga los
siguientes beneficios:
Mayor inters de los usuarios. Los usuarios que controlan sus propias
computadoras y los programas SIG estarn mas capacitados para
mantener las exactitud de la entrada de datos y utilizar el equipo de la
manera mas conveniente a sus necesidades. (No es seguro que si se usa
un enfoque completamente descentralizado, se obtenga gran progreso al
desarrollar un SIG integrado).
31
33
b)
c)
d)
34
35
Hay dificultad para cambiar y alterar, sin que pase desapercibido, los
SIG programados correctamente.
36
37
19
38
Organos de Direccin
Junta Empresarial
Directorio
b)
Organo de Ejecucin
Gerencia General
c)
Organo de Control
Oficina de Auditoria Interna
d)
Organo de Coordinacin
Comit de Coordinacin Interna
e)
Organos de Asesoramiento
Oficina de Planificacin y Presupuesto
Oficina de Asesora Legal
Oficina de Asesora Tcnica y Supervisin
f)
Organos de Apoyo
Oficina de Secretaria General y Relaciones Pblicas
Oficina General de Administracin
Divisin de Logstica
Divisin de Contabilidad
Unidad de Personal
Unidad de Tesorera
Oficina de Informtica
g)
Organos de Lnea
Gerencia Comercial
41
Organos Descentralizados
Administracin Local de Ilave
Administracin Local de Juli
Administracin Local de Desaguadero
FUNCIONES BASICAS
Junta Empresarial
La Junta Empresarial constituye un cuerpo colegiado que toma decisiones en
forma plural cuando es debidamente convocada y equivale a la Junta General
de Accionistas expresadas en la Ley General de Sociedades. Est
conformada por los representantes de las municipalidades que suscriben. La
Junta Empresarial puede reunirse ordinaria o extraordinariamente, y tiene las
siguientes atribuciones:
a)
b)
c)
d)
Designar
anualmente
los
Auditores
Externos,
entre
los
f)
g)
h)
Directorio
Corresponde
la
Directorio
la
representacin
y administracin
de
poltica
del
Gobierno
Central,
de
los
Municipios
correspondientes.
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
44
r)
s)
t)
u)
v)
w)
x)
y)
Gerencia General
La Gerencia General tiene como objetivo ejercer la representacin
administrativa, comercial, legal y laboral de la Empresa, igualmente dirigir
las operaciones de EMSAPUNO y ejecutar las disposiciones del Directorio y
bsicamente lograr el desarrollo de la Empresa.
Son funciones de la Gerencia General.
45
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
46
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
Para realizar estos actos as como para todos aquellos que origine
obligacin patrimonial para EMSAPUNO se requerir que la firma
del Gerente General, est acompaada de otra firma, conforme a
poderes otorgados por el Directorio.
r)
47
Divisin de Contabilidad
Divisin de Logstica
Unidad de Personal
Unidad de Tesorera
Divisin de Contabilidad
La divisin de Contabilidad, tiene por objetivo principal lograr el
funcionamiento de los sistemas contables y financieros en concordancia con
la poltica de la empresa, principio generales de contabilidad, control interno
y las decisiones que emita la Jefatura de la Oficina General de
Administracin.
Entre las funciones principales, tiene las de planear, dirigir la poltica
contable y financiera de la Empresa, recopilar y procesar las informaciones
financieras, verificando la veracidad de dicha informacin, y formular los
Estados Financieros, as como dar cuenta a la Gerencia General de la
situacin financiera de la Empresa.
49
Divisin de Logstica
Tiene por objetivo, ejecutar la poltica de abastecimiento y servicios de la
Empresa, estableciendo los procedimientos necesarios para una correcta
aplicacin de las normas del Sistema de Abastecimientos en concordancia
con los dispositivos legales vigentes. Por otro lado, tiene por objeto dirigir
las actividades de Control Patrimonial.
Unidad de Personal
La Unidad de Personal, tiene por objeto normar los procesos tcnicos y la
administracin del personal, supervisando el funcionamiento tcnico y
administrativo del Sistema de Personal, as como el asesoramiento en
relacin alas obligaciones, beneficios y derechos de los trabajadores.
Unidad de Tesorera
La Unidad de Tesorera, tiene por funcin, el control, la recepcin, custodia
y saldos de los fondos de la Empresa, atencin de compromisos; teniendo
como funciones efectuar comprobantes de ingresos, egresos, registro y
control de las recaudaciones con la correlatividad de las planillas de
ingresos, pago de compromisos as como el Diario de las Operaciones
Bancarias.
Gerencia Comercial
La Gerencia Comercial tiene como objetivo principal, lograr un ptimo
rendimiento de los servicios prestados en el mbito de la Empresa, mediante
la venta, cobro peridico y la aplicacin de su cobertura al mayor nmero
posible de usuarios de forma que permita generar los recursos econmicos
financieros de la Empresa.
Esta Gerencia, tiene a su cargo las siguientes dependencias:
-
50
Divisin de Ingeniera
Divisin de Ingeniera
51
4.2
PLANTEAMIENTO
La Empresa Municipal de Saneamiento Bsico de Puno EMSAPUNO, es
una Empresa de Derecho Privado, cuyas acciones actualmente pertenecen a
las municipalidades provinciales respectivas, las cuales son constituidas
como organismos autnomos en la gestin Empresarial, encargadas de
desarrollar sus actividades de acuerdo a los objetivos y finalidades que se
enmarcan dentro del presente trabajo.
Esta Empresa actualmente viene atravesando por una problemtica muy
aguda, primero por las caractersticas propias de los sistemas de
abastecimiento, la falta de una estructura tcnica tarifaria, las cuales atentan
contra la economa de la empresa y de la sociedad. Asimismo la
problemtica existente en los aspectos de operacin, mantenimiento,
comercializacin, administracin, finanzas y la falta de un sistema de
informacin gerencial para la toma de decisiones, as como un diagnstico
empresarial en la que se determine las fortaleza, debilidades, oportunidades
y riesgos de la empresa.
52
Actualmente en esta empresa, cada divisin y/o rea funcional posee sus
propios archivos y procedimientos muy independientes, por lo cual, existe
un flujo complejo e inflexible de la informacin. Los datos para las distintas
reas se disean en forma independiente y no en forma equivalente,
perdindose exactitud. Por lo tanto no se puede extraer informacin
gerencial que comprenda las diversas reas en su integridad.
Asimismo, la potencialidad de la tecnologa de hoy, no es utilizada en la
medida necesaria, encontrndose atascado en problemas de procesamiento
de informacin; por lo cual la gerencia no recibe la informacin que requiere
53
donde
los
flujos
de
la
informacin
se
simplifiquen
4.3
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
4.3.1 OBJETIVO GENERAL
Analizar los sistemas de informacin de la empresa EMSAPUNO, en sus
actividades de finanzas, operacin, produccin, comercializacin, recursos
humanos, mantenimiento, determinando las fortalezas, oportunidades,
54
4.4
HIPOTESIS Y VARIABLES
De acuerdo a los objetivos propuestos en el presente trabajo, se han propuesto las
siguientes hiptesis y variables:
4.4.1
HIPOTESIS
Ho-1 Actualmente la empresa EMSAPUNO no cuenta con un sistema de
informacin gerencial que coadyuve en el planeamiento, control y
toma de decisiones empresariales, trabajando en forma tradicional,
emprica y muchas veces al tanteo, con datos en forma desintegrada
por cada rea de funcionamiento.
Ha-1 La empresa EMSAPUNO cuenta con un diseo de sistema de
informacin gerencial para fines de planeamiento, control y toma de
decisiones.
55
los
que
consecuentemente
conllevan
riesgos
trascendentales.
Ha-2 Actualmente la empresa posee fortalezas dentro del entorno
institucional; asimismo, las oportunidades son aprovechadas de
acuerdo a un planeamiento estratgico.
Ho-3 El diseo de sistemas que se plantea, facilitar la adecuacin de un
moderno sistema de informacin gerencial, que apoye a una toma de
decisiones estructurales.
Ha-3 El diseo planteado no es adecuado para el planeamiento y toma de
decisiones, por las caractersticas y limitaciones existentes dentro de
su entorno empresarial.
4.4.2
VARIABLES
VARIABLES INDEPENDIENTES
Diseo de sistema de informacin gerencial estructurado
VARIABLES DEPENDIENTES
Funciones de los sistemas administrativos y financieros en sus diferentes
reas de funcionamiento, actividades, y el entorno empresarial de la empresa
en estudio.
VARIABLES INTERVINIENTES
Contabilidad gerencial, administracin, recursos humanos, materiales,
financieros, computacin e informtica, hardware, software, equipos, base de
datos, procedimientos, etc.
56
4.5
METODOLOGIA
4.5.1
METODOS.
Por las caractersticas propias del sistema de produccin y abastecimiento de
los servicios de saneamiento bsico, de acuerdo a los fines que persigue la
empresa y por la naturaleza y diseo del presente trabajo, para su
elaboracin y cumplimiento de los objetivos propuestos se proceder a la
utilizacin del mtodo descriptivo y analtico, pero sin dejar de lado el apoyo
que puedan prestar los mtodos tradicionales de investigacin: deductivo e
inductivo.
4.6
POBLACION Y MUESTRA
4.6.1
POBLACION
La Empresa de Saneamiento Bsico EMSAPUNO, cuyas acciones
pertenecen a la Municipalidades Provinciales de Puno, El Collao y Chucuito,
con sede central en la Ciudad de Puno, es motivo del presente estudio.
EMSAPUNO, tiene en su jurisdiccin y bajo su responsabilidad el mbito
del Departamento de Puno, pero por factores del entorno de la actualidad
tiene bajo su administracin directa las Ciudades de Puno, Ilave, Juli y
Desaguadero.
EMSAPUNO tiene por objeto ejecutar las polticas de desarrollo, control,
operacin y mantenimiento de los servicios de agua potable y alcantarillado
en el Departamento de Puno, con funciones especficas para este fin, en los
aspectos de planeacin, programacin, financiamiento, normatividad,
elaboracin de proyectos, ejecucin de obras, supervisin, asesora,
asistencia tcnica y todos los actos necesarios para el cumplimiento de sus
objetivos.
57
MUESTRA.
Por tratarse de una sola empresa y los objetivos del presente trabajo de
investigacin se est tomando como muestra a toda la empresa en su
integridad.
4.7
TECNICAS
Para el cumplimiento de los objetivos trazados en el presente trabajo, primeramente,
se procedi a la recopilacin de documentacin existentes sobre diagnsticos
realizados en aos anteriores, tales como el estudio realizado en el ao de 1993 por
la firma consultora SANIPLAN, a fin de conocer los resultados empresariales,
logros, limitaciones, problemas y causas orientados principalmente a los problemas
organizacionales, estudio que sirvi de base para realizar un diagnstico situacional
de la empresa en el ao de 1997, por la firma consultora LATIN CONSUL y
finalmente se realiz la recopilacin de documentacin disponible de la realidad
actual de la empresa en estudio, a fin de lograr un conocimiento y comprensin real
de las circunstancias en que se desarrolla la empresa, habindose logrado un
entendimiento cabal del SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL en que
se desenvuelve la empresa en estudio.
4.8
ESTRATEGIAS.
Basndonos en la documentacin disponible se ha tenido un conocimiento cabal de
la empresa en su conjunto, aunando a esto la experiencia profesional desarrollada en
a lo largo de varios aos, se ha seguido los siguientes pasos:
58
ESTRUCTURADAS,
alrededor
del
cuestionario,
obtenindose entrevistas con los jefes de reas funcionales y personal afn segn
lo apropiado, planteando las preguntas en forma verbal guindonos del
cuestionario. Para ayudar ha responder a la persona objeto de la entrevista,
explicndoles las preguntas y dando ejemplos relacionando las preguntas con las
circunstancias especficas con las que el entrevistado est familiarizado, con el
objeto de cubrir todos los puntos objeto de la entrevista.
59
Sistema no satisfactorio.
2 =
mejoramiento.
4
5 =
60
61
ADMINISTRACION Y FINANZAS
a. CONTABILIDAD Y FINANZAS
1a.1.1
MEDIO AMBIENTE DE LA EMPRESA
(1a.1.1.1)
Estructura del Activo y Estructura Financiera
(1a.1.1.2)
Caractersticas Econmicas
(1a.1.1.3)
Caractersticas Legales y Polticas
1a.1.2
ESTRUCTURA BASICA DE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(1a.1.2.1)
Metas y Objetivos de Orden Financiero
(1a.1.2.2)
Estructura de la Organizacin
(1a.1.2.3)
Polticas y Procedimientos en Contabilidad
1a.1.3
INFORMACION SOBRE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(1a.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
(1a.1.3.2)
Planeamiento Tctico
(1a.1.3.3)
Control de la Organizacin y Direccin
(1a.1.3.4)
Administracin de Datos
(1a.1.3.5)
Opinin sobre Contabilidad y Finanzas del SIG.
c. RECURSOS HUMANOS
1c.1.1
MEDIO AMBIENTE DE LA EMPRESA
(1c.1.1.1)
Estructura de la Fuerza de Trabajo
(1c.1.1.2)
Caractersticas Econmicas y Polticas
1c.1.2
ESTRUCTURA BASICA DE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(1c.1.2.1)
Metas y Objetivos
62
(1c.1.2.2)
Estructura de la Organizacin
(1c.1.2.3)
Polticas
1c.1.3
INFORMACION SOBRE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(1c.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
(1c.1.3.2)
Planeamiento Tctico
(1c.1.3.3)
Control de la Organizacin y Direccin
(1c.1.3.4)
Administracin de Datos
(1c.1.3.5)
Opinin sobre Recursos Humanos del SIG.
2.
COMERCIALIZACION
a. MARKETING Y COMERCIALIZACION
2a.1.1
MEDIO AMBIENTE DE LA EMPRESA
(2a.1.1.1)
Segmentacin del Mercado
(2a.1.1.2)
Sistema de Marketing y Comercializacin
2a.1.2
ESTRUCTURA BASICA DE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(2a.1.2.1)
Metas y Objetivos
(2a.1.2.2)
Estructura de Organizacin
(2a.1.2.3)
Polticas
2a.1.3
INFORMACION SOBRE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(2a.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
(2a.1.3.2)
Planeamiento Tctico
(2a.1.3.3)
Control de la Organizacin y Direccin
(2a.1.3.4)
Administracin de Datos
(2a.1.3.5)
Opinin sobre Marketing y Comercializacin del SIG.
63
3. PRODUCCION Y OPERACION
a. PRODUCCION
3a.1.1
MEDIO AMBIENTE DE LA EMPRESA
(3a.1.1.1)
Caractersticas de la Produccin
(3a.1.1.2)
Caractersticas Legales y Polticas
3a.1.2
ESTRUCTURA BASICA DE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(3a.1.2.1)
Metas y Objetivos de la Produccin
(3a.1.2.2)
Estructura de Organizacin
(3a.1.2.3)
Polticas
3a.1.3
INFORMACION SOBRE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(3a.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
(3a.1.3.2)
Planeamiento Tctico
(3a.1.3.3)
Control de la Organizacin y Direccin
(3a.1.3.4)
Administracin de Datos
(3a.1.3.5)
Opinin sobre Produccin del SIG.
b. OPERACIN Y MANTENIMIENTO
3b.1.1
MEDIO AMBIENTE DE LA EMPRESA
(3b.1.1.1)
Caractersticas de Operacin y Mantenimiento
(3b.1.1.2)
Caractersticas Legales y Polticas
3b.1.2
ESTRUCTURA BASICA DE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(3b.1.2.1)
Metas y Objetivos de Operacin y Mantenimiento
(3b.1.2.2)
Estructura de Organizacin
(3b.1.2.3)
Polticas
3b.1.3
INFORMACION SOBRE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(3b.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
(3b.1.3.2)
Planeamiento Tctico
(3b.1.3.3)
Control de la Organizacin y Direccin
(3b.1.3.4)
Administracin de Datos
(3b.1.3.5)
Opinin sobre Operacin y Mantenimiento del SIG.
c. INGENIERIA Y PROYECTOS
3c.1.1
MEDIO AMBIENTE DE LA EMPRESA
(3c.1.1.1)
Estructura de la Ingeniera y Proyectos
(3c.1.1.2)
Caractersticas Legales y Polticas
3c.1.2
ESTRUCTURA BASICA DE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(3c.1.2.1)
Metas y Objetivos de Estudios y Proyectos
(3c.1.2.2)
Estructura de Organizacin
(3c.1.2.3)
Polticas
3c.1.3
INFORMACION SOBRE ORGANIZACIN Y DIRECCION
(3c.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
(3c.1.3.2)
Planeamiento Tctico
(3c.1.3.3)
Control de la Organizacin y Direccin
(3c.1.3.4)
Administracin de Datos
(3c.1.3.5)
Opinin sobre Ingeniera y Proyectos del SIG.
64
CUESTIONARIO DE DIAGNOSTICO
Para la elaboracin del presente cuestionario de diagnstico de la empresa en
evaluacin, se ha tomado en cuenta el organigrama estructural, as como las funciones
bsicas que desarrollan cada uno de ellos en la actualidad, identificando los niveles de
ALTA DIRECCION, conformado por la Junta Empresarial, Directorio y Organo de
Control Interno; NIVEL EJECUTIVO, conformado por la Gerencia General, y Organos
de asesoramiento; NIVEL EJECUTIVO-OPERATIVO, conformado por la Oficina
General de Administracin, Gerencia Comercial y Gerencia de Produccin, compuesta cada
uno de ellos con sus respectivas divisiones, es en este nivel donde se generan los informes
para la toma de decisiones, siendo las funciones de estas gerencias del planeamiento,
direccin, programacin, seguimiento y control de las actividades de la empresa y sus
respectivas divisiones son las encargadas de la orientacin, seguimiento, control y
ejecucin de las actividades que desarrolla la empresa.
Para el presente trabajo este NIVEL EJECUTIVO-OPERATIVO, se est
considerando como sistemas y subsistemas, toda vez que estn orientados a un SISTEMA
DE INFORMACION GERENCIAL, para lo cual se ha identificado tres sistemas que
son:
Cada uno ellos con sus respectivos subsistemas, que para el desarrollo del presente
cuestionario de diagnstico lo denominaremos segmentos.
La primera parte trata del MEDIO AMBIENTE DE LA EMPRESA, que tiene por
finalidad el de lograr un entendimiento cabal del medio ambiente en que se desarrolla la
funcin de cada uno de los segmentos, el mismo que no es evaluable, sino que nos servir
de marco referencial del entorno de la empresa, la descripcin de la clase de propiedad y de
las caractersticas econmicas, legales y polticas en que opera la empresa, con nfasis en
los factores que influencian las necesidades de informacin.
La segunda parte trata de la ESTRUCTURA BASICA DE ORGANIZACIN Y
DIRECCION, en el anlisis de las metas y objetivos de la empresa, de su estructura de
organizacin y de las polticas y procedimientos que tiene establecido, siendo estos
evaluados individualmente, para luego obtener una calificacin ponderada de esta parte que
ser considerada para la calificacin final.
La tercera parte trata de la INFORMACION SOBRE ORGANIZACIN Y
DIRECCION DE LA EMPRESA, en la revisin de la informacin actualmente
disponible dentro de la empresa para planeamiento estratgico y tctico, control de la
direccin y administracin de la Empresa y manejo administrativo de datos, siendo estos
evaluados individualmente como: planeamiento estratgico, planeamiento tctico,
control de la organizacin y direccin y administracin de datos, teniendo cada uno de
65
ellos un promedio ponderado para la calificacin final. La opinin que tienen los directivos
sobre cada uno de los segmentos del SIG, no es evaluable, sino que se tomar como
referencia para la ponderacin de funciones.
Este cuestionario ha de usarse para acopiar informacin pertinente y determinar
deficiencias en cada uno de los segmentos SISTEMA DE INFORMACION
GERENCIAL (SIG). Se debe llenarse tanto como sea posible del cuestionario con
anterioridad a la entrevista, a cuyo respecto es posible que se pueda estar en condiciones de
contestar a muchas de las preguntas basndose en el fondo total de la informacin
proporcionado por las investigaciones ya realizadas sobre la empresa y la experiencia
respectiva dentro de nuestras labores propias; y es obvio que este trabajo hecho por
adelantado le aliviar de la necesidad de dedicar tiempo durante la entrevista a buscar
informacin sobre las materias del caso.
Bajo estas consideraciones se ha elaborado el siguiente cuestionario para los
diferentes segmentos identificados en la empresa materia del presente trabajo de
investigacin:
1. ADMINISTRACION Y FINANZAS
a. CONTABILIDAD Y FINANZAS
El objetivo del Segmento de Contabilidad y Finanzas de un Sistema de Informacin
Gerencial es proporcionar al equipo director de la empresa informacin pertinente y
oportuna para:
66
Caractersticas Econmicas
Estructura de la Organizacin.
69
70
Planeamiento Estratgico.
b)
71
c)
Planeamiento Tctico.
73
Administracin de Datos
76
Necesidades de Materiales.
(1b.1.1.2)
Suministro de Materiales
Metas y Objetivos.
(1b.1.2.2)
Estructura y Organizacin
Polticas.
g) Procedimientos de compra
Existencias
a) Planeamiento de las necesidades de materiales
b) Ubicacin de almacenamiento
c) Inversiones en existencias
d) Niveles de servicios
e) Cantidades mnimas que hay que pedir por razones de
Economa.
(s)
(no)
(no)
(no)
(no)
(no)
Planeamiento Estratgico.
(1b.1.3.2)
Planeamiento Tctico.
9. Cuales son los principales informes que reciben los mas altos
funcionarios de la empresa con relacin a la administracin de
materiales? Con qu frecuencia se preparan? A quines
especficamente se distribuyen?.
La informacin que se prepara es un asiento contable del movimiento de
materiales que se remite a contabilidad en forma mensual.
10. Que mediciones de administracin de materiales se preparan en forma
rutinaria para la gerencia de la empresa? (A continuacin se da una lista
de algunas de las mediciones, pero, obviamente, esta lista no es
exhaustiva). Con qu frecuencia se preparan? Se preparan, cuando es
el caso, por producto, lnea de productos o ubicacin?.
a) Ratio costo de materiales a costos de operacin.
b) Existencias de materiales en cantidad de das.
c) Movimiento o rotacin de las existencias.
d) Fluctuacin en los niveles de existencias.
Se tiene la informacin necesaria para la obtencin de estos indicadores
pero no se realizan ni se toman en cuenta para la toma de decisiones.
(1b.1.3.4)
Administracin de Datos.
81
c. RECURSOS HUMANOS
El objetivo del Segmento de Recursos Humanos de un Sistema de Informacin
Gerencial es proporcionar al equipo director de la empresa informacin pertinente y
oportuna para:
(1c.1.1.1)
Metas y Objetivos.
Estructura de Organizacin.
Polticas
d) Adiestramiento.
No existe un
adiestramiento adecuado relacionados a las
actividades que desarrolla la empresa.
e) Evaluacin del desempeo del personal.
La evaluacin es rutinaria y predeterminada por los jefes inmediatos
superiores, los mismos que no se toman en cuenta para la toma de
decisiones.
f) Condiciones de trabajo y medio ambiente.
Las condiciones de trabajo son psimas y el medio ambiente es de
hostilidad e inestabilidad emocional y laboral.
g) Remuneraciones y beneficios sociales.
Las remuneraciones estn en un trmino medio, respetndose dicha
remuneraciones y los respectivos beneficios sociales.
h) Quejas.
En la fecha no existen quejas, no por que no existan, sino por miedo
a represalias de parte de la gerencia general y los jefes inmediatos
superiores.
9. Cmo estn documentadas las polticas de recursos humanos?.
No existen polticas de recursos humanos, estando ha la fecha
improvisndose.
10. Se revisan en forma regular y se corrigen segn sea necesario las
polticas y los procedimientos de recursos humanos?
No se estn revisndose ni corrigindose por que no existen estas
poltica y procedimientos, que ha fecha se vienen improvisndose.
1c.1.3 INFORMACION SOBRE ORGANIZACIN Y DIRECCION.
Las preguntas 1-20 se centran en las descripcin del sistema disponible de
informacin sobre recursos humanos.
(1c.1.3.1)
Planeamiento Estratgico.
- A la contraccin de la empresa
No cubre ninguno de ellos por no existir un plan estratgico a largo
plazo.
b) Estructura de categoras y de remuneraciones.
Se tiene una estructura de categoras y remuneraciones de corto
plazo que no cubre las expectativas de largo plazo.
c) Adiestramiento de trabajadores y desarrollo de carreras.
Existen algunas capacitaciones que no cubre las necesidades de la
empresa y menos la carrera administrativa.
d) Estrategias de reclutamiento.
No existen estrategias de reclutamiento.
e) Pronsticos econmicos y laborales y proyecciones de tendencias.
No existen a largo plazo.
3. Quin coordina el desarrollo del plan de recursos humanos a largo
plazo? Quines participan? Quin lo aprueba? Que fuentes de
informacin se usan en su desarrollo? En que forma tienen relacin con
este plan personas e informacin que no pertenecen a recursos
humanos?.
No se realizan.
4. El plan de recursos humanos a largo plazo establece, para los
funcionarios del caso, variables especficas de desempeo que puedan
usarse para fines de control y evaluacin? A que niveles de
organizacin de recursos humanos estn dirigidos los objetivos?.
Existe una evaluacin de los jefes inmediatos superiores que se realiza
anualmente, pero que no se utiliza para la toma de decisiones, se realiza
solamente por cumplir dicha directiva de evaluacin.
5. Cuales son las principales fuentes de informacin para el planeamiento
estratgico de:
a) Tendencias y proyecciones de la fuerza de trabajo.
No se tiene
b) Tendencias del sector al que pertenece la empresa y de la comunidad.
No se tiene
(1c.1.3.2)
Planeamiento Tctico.
87
Administracin de Datos.
(1c.1.3.5)
2. COMERCIALIZACION
a. MARKETING Y COMERCIALIZACION
El objetivo del Segmento de Marketing y Comercializacin de un Sistema de
Informacin Gerencial es proporcionar al equipo director de la empresa informacin
pertinente y oportuna para:
Metas y Objetivos.
92
Estructura de Organizacin.
93
Polticas.
Planeamiento Estratgico.
c) Anlisis de clientes.
No existen
d) Tipo y nivel de actividades de promocin.
No existen
e) Organizacin y direccin de la fuerza de comercializacin.
No existen
f) Planeamiento de contratos.
No existen
g) Vinculaciones con los planes de finanzas, produccin y recursos
humanos.
No existen
3. Cmo estn organizadas las actividades de investigacin y desarrollo?
Hay suficiente contacto directo entre funciones de marketing y
produccin?.
No existe contacto directo.
4. Quin coordina el desarrollo del plan a largo plazo de marketing y
comercializacin? Quin lo aprueba? Qu relacin tienen con este plan
personas (o informaciones) de fuera de las funciones de marketing y
comercializacin?.
No existen planes a largo plazo.
5. El plan a largo plazo de marketing establece, para los funcionarios del
caso, variables especficas de desempeo que puedan usarse para fines de
control y evaluacin? A que nivel en la organizacin de marketing est
dirigidos los objetivos?.
No existen.
6. Qu aporta la organizacin de comercializacin al planeamiento
estratgico de marketing?.
Al no existir el planeamiento estratgico no se brinda informacin.
7. En los casos en que resulta aplicable, Se prepara informacin sobre
planeamiento para cada administracin local y cada mercado que sirve la
empresa?.
No existe un plan, por lo tanto no se preparan informacin sobre
planeamiento.
(2a.1.3.2)
Planeamiento Tctico.
12. Cules son los principales informes que reciben los ms altos
funcionarios de la empresa respecto de marketing y comercializacin?
Con qu frecuencia se preparan? A quienes especficamente se hace
llegar?.
Se informa mensualmente sobre: volumen facturado, medido, montos
facturados, montos recaudados y eficiencia de cobranza.
13. Qu mediciones de la forma especfica de actuacin o desempeo se
preparan en forma rutinaria para los que dirigen la empresa? Con qu
frecuencia se preparan?.
a) Volumen de ventas de servicios.
Mensualmente
b) Participacin del mercado.
No se realiza
c) Costos de produccin.
No se realiza
d) Gastos de comercializacin.
No se realiza
96
Administracin de Datos.
98
Metas y Objetivos.
Estructura de Organizacin.
99
Polticas.
Planeamiento Estratgico.
Planeamiento Tctico.
a) Clientes reales.
Se tiene un padrn de clientes reales
b) Clientes factibles.
No se tiene un padrn de clientes factibles.
c) Clientes potenciales.
No se tiene un padrn de clientes potenciales
d) Mediciones de consumo
Se realizan en forma mensual
e) Instalacin y mantenimiento de medidores
Se realizan de acuerdo a las posibilidades econmicas de la empresa
y en zonas de mayor consumo.
10. Quin coordina el desarrollo del plan a corto plazo del catastro de
clientes y medicin? Quin lo aprueba? Cmo participan las personas
y la informacin de fuera de las funciones del catastro de clientes y
medicin?.
Son labores rutinarias de recategorizaciones, mediciones, instalacin de
medidores en coordinacin de la Gerencia Comercial y la Gerencia
General.
11. El plan a corto plazo del catastro de clientes y medicin, Establece, para
los funcionarios del caso, variables especficas de desempeo que
puedan usarse para fines de control y evaluacin?.
De las labores que se realizan cotidianamente sin un plan a corto plazo
no se tiene indicadores que sirvan para la evaluacin y control del
desempeo de las labores.
(2b.1.3.3)
12. Cules son los principales informes que reciben los ms altos
funcionarios de la empresa respecto al catastro de clientes y medicin?
Con qu frecuencia se preparan? A quienes especficamente se hace
llegar?.
Se informa mensualmente sobre: nmero de usuarios con servicios de
agua y/o desage, cortados, rehabilitados, conexiones domiciliarias
nuevas, volumen de medicin, nmero de medidores, usuarios por
categoras.
13. Qu mediciones de la forma especfica de actuacin o desempeo se
preparan en forma rutinaria para los que dirigen la empresa? Con qu
frecuencia se preparan?.
a) Nmero de usuarios con servicios de agua y/o desage.
Mensualmente
b) Cobertura de los servicios.
Se realizan anualmente.
c) Medicin del consumo.
En forma mensual.
103
Administracin de Datos.
3. OPERACIONES DE PRODUCCION
a. PRODUCCION
El objetivo del Segmento de Produccin de un Sistema de Informacin Gerencial SIG.
Es proporcionar al equipo de la alta direccin de la empresa informacin pertinente y
oportuna para:
105
Caractersticas de la Produccin.
106
Estructura de Organizacin.
Polticas.
Planeamiento Tctico.
10. Cuales son los principales informes que sobre produccin reciben los
ms altos funcionarios de la empresa? Con qu frecuencia se preparan?
A quienes se distribuyen?.
Los informes que se presentan son: volumen producido, consumo de
insumos, mantenimiento de equipos, energa utilizada, horas de trabajo
de los equipos. Estos informes de realizan mensualmente entregndose a
la Gerencia de produccin y dems niveles que lo requieran.
11. Hay revisiones peridicas del programa de produccin? Explique:
Si se realizan revisiones peridicas de produccin comparndolas con el
volumen facturado, muy limitadas por parte de planificacin.
(3a.1.3.4)
Administracin de Datos.
17. Mantiene la empresa una base de datos que le permita hacer anlisis de
planeamiento y control de produccin a medida que surge la necesidad
de ellos?.
No existe una base de datos, est en proceso de implementacin, por que
se tiene los informes necesarios.
(3a.1.3.5)
b. OPERACION Y MANTENIMIENTO
El objetivo del Segmento de Operacin y Mantenimiento de un Sistema de Informacin
Gerencial SIG. Es proporcionar al equipo de la alta direccin de la empresa
informacin pertinente y oportuna para:
112
Estructura de Organizacin.
Polticas.
114
Planeamiento Tctico.
a) Pronstico de produccin.
Parcial.
b) Tiempos de ciclos de produccin y tiempos de distribucin.
Anual.
c) Necesidades de repuestos.
Permanente cuando se requieren.
d) Necesidades de personal y repuestos.
Personal anual, repuestos cuando se requieren.
e) Restricciones a la capacidad de produccin.
Cuando no se atiende oportunamente los repuestos.
8. Quin coordina el desarrollo del plan anual de operacin y
mantenimiento? Quin lo aprueba? Que relacin tiene con este plan
personas de fuera de la funcin de operacin y mantenimiento?.
El Gerente de produccin, lo aprueba la Gerencia General, no habiendo
relacin con personas fuera de la funcin de operacin y mantenimiento.
9. El plan de operacin y mantenimiento anual, Establece, para los
funcionarios de produccin, variables especficas de actuacin o
desempeo que puedan usarse para fines de control y evaluacin?.
No se establecen, por que est en implementacin la nueva estructura
donde deben asignarse las funciones respectivas, no habiendo a la fecha
indicadores de evaluacin.
(3b.1.3.3)
Administracin de Datos.
116
117
c. INGENIERIA Y PROYECTOS
El objetivo del Segmento de Ingeniera y Proyectos de un Sistema de Informacin
Gerencial SIG. Es proporcionar al equipo de la alta direccin de la empresa
informacin pertinente y oportuna para:
(3c.1.1.2)
Estructura de Organizacin.
Polticas.
(no)
(s )
(no)
(s )
10. Cuales son los principales informes que sobre estudios, proyectos,
ejecucin y supervisin de obras reciben los ms altos funcionarios de la
empresa? Con qu frecuencia se preparan? A quienes se distribuyen?.
Son los estudios y proyectos elaborados, se preparan de acuerdo a lo
solicitado y por necesidades coyunturales, as mismo estos son
entregados a la Gerencia General cuando estos son solicitados.
11. Hay revisiones peridicas del programa de estudios, proyectos,
ejecucin y supervisin de obras? Explique:
Se hacen revisiones de estudios y proyectos cuando estos van ha se
ejecutados o se busque financiamiento, en cuanto a la ejecucin esto es
revisado en la entrega o recepcin de obra, del mismo modo ocurre con
la supervisin de obras.
(3c.1.3.4)
Administracin de Datos.
123
124
CUANTIFICACION DE LA EVALUACION
Las siguientes evaluaciones de cada segmento tienen como objeto dirigir al analista
en la interpretacin de las respuestas obtenidas de las preguntas contenidas en el
cuestionario de diagnstico.
Cada evaluacin proporciona una escala de 5 puntos en la que debe registrarse la
calificacin que el analista da a cada aspecto individual del SIG
Bajo
Alto
Las cinco evaluaciones primeras, tratan de los aspectos individuales del SIG en cada
segmento.
La evaluacin No. 6 (CALIFICACION GENERAL), tiene por objetivo una
evaluacin del SIG. considerado como un solo todo. Al llegar a esta evaluacin el analista
debe hacer una evaluacin subjetiva de los aspectos individuales de dicho SIG. basndose
en su propia percepcin del medio ambiente y las necesidades de la empresa.
Bajo esas consideraciones podemos iniciar la cuantificacin de la evaluacin de
cada uno de los segmentos considerados en el presente trabajo:
1. ADMINISTRACION Y FINANZAS
a. CONTABILIDAD Y FINANZAS
Evaluacin No. 1
1a.1.2
i)
(1a.1.2.1)
ii)
(1a.1.2.2)
(6) / 3
=2
125
iii)
(1a.1.2.3)
TOTAL:
2 + 2 + 3 = 7/3 = 2
Planeamiento Estratgico
i)
ii)
TOTAL:
Evaluacin No. 3
(1a.1.3.2)
(2) / 2 = 1
1 + 1 = 2/2 = 1
Planeamiento Tctico
Adecuacin del sistema de planeamiento financiero a corto plazo
9 (3)
10 (2) 11 (2) 12 (2)
(9) / 4 = 2
Evaluacin No. 4
(1a.1.3.3)
Evaluacin No. 5
(1a.1.3.4)
Administracin de Datos
Adecuacin de la base de datos y su administracin
24 (3) 25 (2) 26 (2) 27 (3) 28 (2) 29 (1)
30 (2)
Evaluacin No. 6
(15) / 7 = 2
CALIFICACION TOTAL
Basndose en las calificaciones de las evaluaciones 1-5 indicadas arriba,
d una calificacin total del SIG financiero.
2+1+2+1+2=
8/5
Evaluacin No. 1
1b.1.2
127
i)
iii)
(1b.1.2.3)
TOTAL:
1b.1.3
(3) / 3 = 1
1 + 2 + 1 = 4/3 = 1
Evaluacin No. 2
(1b.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
Adecuacin del sistema de planeamiento de administracin de materiales
y servicios
1 (1)
2 (1)
3 (1)
4 (1)
(4) / 4 = 1
Evaluacin No. 3
(1b.1.3.2)
Planeamiento Tctico
Adecuacin del sistema de planeamiento de administracin de materiales
y servicios a corto plazo
5 (1)
6 (1)
7 (1)
8 (1)
(4) / 4 = 1
Evaluacin No. 4
(1b.1.3.3)
Evaluacin No. 5
(1b.1.3.4)
=
1
Administracin de Datos
Adecuacin de la administracin de datos
11 (2) 12 (2) 13 (1) 14 (2) 15 (1)
17 (1) 18 (1)
Evaluacin No. 6
16 (1)
(11) / 8 = 1
CALIFICACION TOTAL
Basndose en las calificaciones de las evaluaciones 1-5 indicadas arriba,
haga una calificacin general del SIG de materiales y servicios
1+1+1+1+1=
128
5/5
c. RECURSOS HUMANOS
Evaluacin No. 1
1c.1.2
i)
(1c.1.2.1)
(3) / 3 = 1
ii)
(1c.1.2.2)
iii)
(1c.1.2.3)
TOTAL:
1c.1.3
1 + 2 + 1 = 4/3 = 1
Evaluacin No. 2
(1c.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
i)
ii)
TOTAL:
Evaluacin No. 3
(1c.1.3.2)
(1) / 1 = 1
1 + 1 = 2/2 = 1
Planeamiento Tctico
Adecuacin del sistema de planeamiento a corto plazo de los recursos
humanos.
6 (2)
7 (2)
(4) / 2 = 2
Evaluacin No. 4
(1c.1.3.3)
Evaluacin No. 5
129
(1c.1.3.4)
Administracin de Datos
Adecuacin de la base de datos y su direccin o administracin.
15 (2) 16 (2) 17 (2) 18 (2) 19 (2) 20 (1)
(11) / 6 = 2
Evaluacin No. 6
CALIFICACION TOTAL
Basndose en las calificaciones de las evaluaciones 1-5 indicadas arriba,
haga una calificacin total del SIG de Recursos Humanos.
1+1+2+1+2=
7/5
2. COMERCIALIZACION
a. MARKETING Y COMERCIALIZACION
Evaluacin No. 1
2a.1.2
i)
(2a.1.2.1)
ii)
(2a.1.2.2)
iii)
(2a.1.2.3)
TOTAL:
2a.1.3
(6) / 3 = 2
POLITICAS
DE
MARKETING
(4) / 3 = 1
2 + 2 + 1 = 5/3 = 2
Evaluacin No. 2
(2a.1.3.1)
=
1
Planeamiento Estratgico
i)
ii)
TOTAL:
1 + 1 = 2/2 = 1
130
Evaluacin No. 3
(2a.1.3.2)
Planeamiento Tctico
Adecuacin del sistema de planeamiento a corto plazo de marketing y
comercializacin.
8 (2)
9 (2)
10 (2) 11 (2)
(8) / 4 = 2
Evaluacin No. 4
(2a.1.3.3)
Evaluacin No. 5
(2a.1.3.4)
Administracin de Datos
Adecuacin de la administracin de datos
16 (3) 17 (3) 18 (3) 19 (3) 20 (3)
Evaluacin No. 6
21 (3)
(18) / 6 = 3
=
2
CALIFICACION TOTAL
Basndose en las calificaciones de las evaluaciones que se dan en los
puntos 1-5 inmediatamente anteriores, haga una calificacin total del SIG
de Marketing y Comercializacin.
2+1+2+2+3=
10 / 5
i)
(2b.1.2.1)
ii)
(2b.1.2.2)
(4) / 3 = 1
iii)
2b.1.3
131
Evaluacin No. 2
(2b.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
i)
ii)
Evaluacin No. 3
(2b.1.3.2)
Planeamiento Tctico
Adecuacin del sistema de planeamiento a corto plazo de Catastro de
Clientes y Medicin.
8 (2)
9 (1)
10 (2) 11 (1)
(6) / 4 = 2
Evaluacin No. 4
(2b.1.3.3)
Evaluacin No. 5
(2b.1.3.4)
Administracin de Datos
Adecuacin de la administracin de datos
16 (2) 17 (2) 18 (2) 19 (2) 20 (2)
Evaluacin No. 6
21 (2)
(12) / 6 = 2
=
1
CALIFICACION TOTAL
Basndose en las calificaciones de las evaluaciones que se dan en los
puntos 1-5 inmediatamente anteriores, haga una calificacin total del SIG
de Catastro de Clientes y Medicin.
1+1+2+1+2=
7/5
3. OPERACIONES Y PRODUCCION
a. PRODUCCION
Evaluacin No. 1
3a.1.2
132
(3a.1.2.1)
ii)
(3a.1.2.2)
(5) / 3 = 2
iii)
3a.1.3
Evaluacin No. 2
(3a.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
Adecuacin del sistema de planeamiento de produccin a largo plazo
1 (1)
2 (1)
3 (1)
4 (1)
5 (1)
(5) / 5 = 1
Evaluacin No. 3
(3a.1.3.2)
Planeamiento Tctico
Adecuacin del plan anual de produccin.
6 (2)
7 (1)
8 (2)
9 (1)
Evaluacin No. 4
(3a.1.3.3)
(6) / 4 = 2
Evaluacin No. 5
(3a.1.3.4)
Administracin de Datos
Adecuacin de la administracin de datos
12 (2) 13 (1) 14 (1) 15 (1) 16 (2)
Evaluacin No. 6
17 (1)
(8) / 6 = 1
=
2
CALIFICACION TOTAL
Basndose en las calificaciones 1-5 indicadas arriba, haga una calificacin
general del SIG de Produccin.
2+1+2+2+1=
133
8/5
b. OPERACIN Y MANTENIMIENTO
Evaluacin No. 1
3b.1.2
i)
(3b.1.2.1)
ii)
(3b.1.2.2)
(6) / 3 = 2
iii)
3b.1.3
Evaluacin No. 2
(3b.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
Adecuacin del sistema de planeamiento de operacin y mantenimiento a
largo plazo
1 (1)
2 (1)
3 (2)
4 (1)
5 (1)
(6) / 5 = 1
Evaluacin No. 3
(3b.1.3.2)
Planeamiento Tctico
Adecuacin del plan anual de Operacin y Mantenimiento
6 (2)
7 (2)
8 (2)
9 (1)
Evaluacin No. 4
(3b.1.3.3)
(7) / 4 = 2
Evaluacin No. 5
(3b.1.3.4)
Administracin de Datos
Adecuacin de la administracin de datos
12 (1) 13 (1) 14 (1) 15 (1) 16 (1)
134
17 (1)
(6) / 6 = 1
Evaluacin No. 6
=
1
CALIFICACION TOTAL
Basndose en las calificaciones 1-5 indicadas arriba, haga una calificacin
general del SIG de Operacin y Mantenimiento.
2+1+2+1+1=
7/5
c. INGENIERIA Y PROYECTOS
Evaluacin No. 1
3c.1.2
i)
(3c.1.2.1)
ii)
(3c.1.2.2)
(6) / 3 = 2
iii)
3c.1.3
Evaluacin No. 2
(3c.1.3.1)
Planeamiento Estratgico
Adecuacin del sistema de planeamiento de ingeniera y proyectos a largo
plazo
1 (1)
2 (1)
3 (1)
4 (1)
5 (1)
(5) / 5 = 1
Evaluacin No. 3
(3c.1.3.2)
Planeamiento Tctico
Adecuacin del plan anual de ingeniera y proyectos
6 (2)
7 (1)
8 (1)
9 (1)
Evaluacin No. 4
(3c.1.3.3)
(5) / 4 = 1
135
Evaluacin No. 5
(3c.1.3.4)
Administracin de Datos
Adecuacin de la administracin de datos
12 (2) 13 (2) 14 (1) 15 (1) 16 (2)
Evaluacin No. 6
17 (1)
(9) / 6 = 2
=
2
CALIFICACION TOTAL
Basndose en las calificaciones 1-5 indicadas arriba, haga una calificacin
general del SIG de Ingeniera y Proyectos
2+1+1+2+2=
136
8/5
RESUMEN DE LA EVALUACION
CONTABILIDAD Y
FINANZAS
ACTIVIDADES
COMERCIALIZACION
Comercializacin
OPERACIONES DE
PRODUCCION
Operac.
y
Manteni
-miento
Ingeniera y
Proyectos
CALIFICACION
GENERAL
ESTRUCTURA BASICA
DE ORGAN.Y DIREC.
PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO
PLANEAMIENTO
TACTICO
CONTROL DE LA
ORGANIZAC. Y DIREC
ADMINISTRACION DE
DATOS
CALIFICACION
GENERAL
Bajo 1
Alto
Sistema no satisfactorio
Sistema superior.
137
V.
5.1
RESULTADOS
PRESENTACION DE RESULTADOS.
CUADRO No. 01
CUANTIFICACION DE LA EVALUACION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
ADMINISTRACION Y FINANZAS
ACTIVIDADES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
CALIFICA-
Contabilidad
Y
Finanzas
Admn. de
Materiales y
Servicios
Admn. de
Recursos
Humanos
ESTRUCTURA BASICA
DE ORGANIZACIN Y
DIRECCION
PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO
PLANEAMIENTO
TACTICO
CONTROL DE LA ORGANIZACIN Y
DIRECCION
ADMINISTRACION DE
DATOS
CALIFICACION
GENERAL
Bajo 1
CION
GENERAL
Alto
Sistema no satisfactorio
Sistema superior.
138
Esta rea cumple sus funciones con las restricciones propias de su entorno
normativo; no existe planeamiento de stocks ni un ordenamiento de sus
recursos para una adecuada y oportuna atencin de los requerimientos de las
reas, y entre ellas las ms importantes: la Gerencia Comercial y la Gerencia
de Operaciones. Debe anotarse de otro lado, que no se formulan Programas
Anuales de Abastecimiento.
BASICA
DE
ORGANIZACIN
DIRECCION,
cada
cierto
tiempo
(mensualmente,
por
lo
comn),
141
CUADRO No. 02
CUANTIFICACION DE LA EVALUACION DE COMERCIALIZACION
COMERCIALIZACION
ACTIVIDADES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Catastro de
Clientes y
Medicin
ESTRUCTURA BASICA DE
ORGANIZACIN Y
DIRECCION
PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO
PLANEAMIENTO
TACTICO
CONTROL DE LA ORGANIZACIN
Y
DIRECCION
ADMINISTRACION DE
DATOS
CALIFICACION
GENERAL
Bajo 1
CALIFICA-
Marketing
Y
Comercializac.
CION
GENERAL
Alto
Sistema no satisfactorio
Sistema superior
142
143
BASICA
DE
ORGANIZACIN
DIRECCION,
144
CUADRO No. 03
CUANTIFICACION DE LA EVALUACION DE OPERACIONES Y
PRODUCCION
OPERACIONES Y PRODUCCION
ACTIVIDADES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ingeniera
Y
Proyectos
Produccin
ESTRUCTURA BASICA
DE ORGANIZACIN Y
DIRECCION
PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO
PLANEAMIENTO
TACTICO
CONTROL DE LA ORGANIZACIN Y
DIRECCION
ADMINISTRACION DE
DATOS
CALIFICACION
GENERAL
Bajo 1
CALIFICA-
Operacin
Y
Mantenimient
CION
GENERAL
Alto
Sistema no satisfactorio
Sistema superior
Simplemente capaz de
Para que las informaciones sean tiles y puedan ser aprovechadas efectiva y
oportunamente, es preciso que las instalaciones y equipamiento estn
registrados con sus datos correspondientes en catastros bien organizados, de
146
BASICA
DE
ORGANIZACIN
DIRECCION,
CUADRO No. 04
CUANTIFICACION DE LA EVALUACION GENERAL DE LA EMPRESA EN
SU CONJUNTO
148
ADMINISTRACION Y
FINANZAS
EVALUACION
GENERAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Estructura
bsica
de
Organizacin
y Direccin.
Planeamiento
Estratgico
Planeamiento
Tctico
Control de la
organizacin y
Direccin.
Administracin
de Datos.
CALIFICACION
GENERAL
ContabiLidad y
Finanzas
COMERCIALIZACION
OPERACIONES Y
PRODUCCION
Catastro
Clientes
Medic.
Produccin.
Operacion y
Manten.
IngenieRa y
Proyect.
CALIFICACION
GENERAL
Bajo 1
Alto
Sistema no satisfactorio
Sistema superior
149
1) El
SIG
de
los
segmentos
COMERCIALIZACION
de
CONTABILIDAD
MARKETING,
FINANZAS,
PRODUCCION
ADMINISTRACION
DE
CLIENTES
DE
RECURSOS
Y MEDICION
HUMANOS,
OPERACIN
Mtodos,
Sistemas
Informticos,
elaboracin
de
normas
151
cuenta
esta
empresa,
se ha
podido
identificar
sus
FORTALEZAS
b) A Nivel Comercial.
c) A Nivel Operativo.
Se cuenta con una Nueva Planta de Tratamiento de Agua Potable con una
capacidad de produccin de 320 l/seg.
DEBILIDADES.
a) A Nivel Institucional.
152
b) A Nivel Comercial
No se cuenta con una estructura tarifaria adecuada que permita cubrir los
costos operativos.
c) A Nivel Operacional.
153
154
VI. DISCUSION
6.1
155
DE
CLIENTES
MEDICION,
OPERACIN
CONTABILIDAD
FINANZAS,
COMERCIALIZACION,
Sistema
de
administracin
finanzas,
sistema
de
160
6.2
APORTES DE LA INVESTIGACION
Como se ha podido apreciar las partes mas crticas del SIG de la empresa en su
conjunto, segn el resumen de evaluacin (Cuadro No. 04), son el planeamiento
estratgico y Control de la organizacin y direccin, cuyo resultado es de un
Sistema no satisfactorio, es decir que no se tiene un anlisis interno y externo de la
empresa, no se ha establecido objetivos, polticas y planes a largo plazo, tampoco se
tiene polticas de obtencin de recursos necesarios para alcanzar los objetivos de la
empresa, as como la formulacin de polticas que deben gobernar la adquisicin,
uso y disposicin de tales recursos, es decir que no se tiene actividades que
establezcan para un periodo de varios aos la direccin que debe seguir la empresa.
Esto es consecuencia de no tener la informacin adecuada para la toma de
decisiones, del cual adolece tambin la empresa, puesto que el Control de la
direccin y administracin de la empresa es tambin un Sistema no satisfactorio, es
aqu donde se controlan las operaciones diarias de la organizacin y proporcionar
continuamente
informacin
permanente
cada
cierto
tiempo
(mensual
proceso por medio del cual los encargados de dirigir la empresa consiguen tener la
seguridad de que los recursos se obtienen y usan con efectividad y eficiencia en el
logro de los objetivos de la organizacin, a nivel de operaciones se centra en las
funciones especficas, tales como programacin, comercializacin, administracin
de recursos, etc. y a su vez, al nivel de administracin o direccin general, vigila
continuamente los resultados reales confrontndolos con los presupuestos y planes,
y al no tenerse las informaciones adecuadas no podrn realizarse las actividades
mencionadas, por tal razn debe establecerse el tipo de informacin que debe ser
suministrado como salida del sistema de informacin hacia el nivel gerencial, la que
se considera bsica para el proceso de Evaluacin y Control y para la toma de
decisiones.
En la parte de anexos se ha incluido las informaciones bsicas e indicadores de
gestin que pueden ser utilizados como aporte de este trabajo. Es posible imaginar
una gran cantidad de indicadores y un inmenso volumen de informaciones que
eventualmente podran hacerse llegar a los administradores. Esta situacin, en
contraste con la tradicional falta de informaciones, podra llegar a dificultar la
accin de los gerentes en un resultado contrario a lo deseado.
La dinmica empresarial as como la diversidad de intereses y enfoques de la
ciencia administrativa por parte de cada gerente o administrador, hacen que las
variables informativas, indicadores de gestin y dems elementos de informacin,
evaluacin y control, sean pasibles a modificaciones, inclusiones y exclusiones de
algunos o varios de ellos en periodos ms o menos frecuentes.
162
VII. CONCLUSIONES
financieras,
recursos
humanos,
operaciones,
produccin,
comercializacin e inversiones.
163
164
VIII. RECOMENDACIONES
su
ESTRUCTURA
DIRECCION,
SU
BASICA
DE
PLANEAMIENTO
ORGANIZACIN
TACTICO
Y
SU
MEDICION
finalmente
la
OPERACIN
166
IX. BIBLIOGRAFIA
Sistemas de Informacin
Editorial El Ateneo
Argentina 1989.
Orientacin
Profesional
e
Investigacin en la especialidad de
Contador Pblico.
Lima Per.
SENN JAMES A.
167
ANEXOS
168
169
170
171
INFORMACIONES BASICAS
Son informaciones sobre el estado de los elementos componentes en un momento dado o
sobre modificaciones que se han experimentado en un periodo de tiempo, producidas
directamente sobre la base de datos por medio de procesamientos primarios.
1. ADMINISTRACION Y FINANZAS
1
a. CONTABILIDAD Y FINANZAS
Ventas netas
S/.
Costo de ventas
S/.
S/.
S/.
Pasivo corriente
S/.
Activo corriente
S/.
S/.
Resultado operativo
S/.
Servicio de la deuda
S/.
S/.
S/.
S/.
Unds.
Unds.
S/.
S/.
Patrimonio actual
S/.
S/.
172
c. RECURSOS HUMANOS
Nmero de trabajadores por centro de costo
Trabajs.
S/.
Total de remuneraciones
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
Trabajs.
2. COMERCIALIZACION
a. MARKETING Y COMERCIALIZACION
Facturacin total mensual
S/.
S/.
S/.
S/.
M3/mes
M3/mes
Unds.
Unds.
Unds.
Unds.
S/.
S/.
Unds.
Unds.
Unds.
Unds.
173
Unds.
Und/mes
Und/mes.
Und/mes
Und./mes
3. OPERACIONES DE PRODUCCION
a. PRODUCCION
Volumen mensual de agua producido en el sistema de agua
m3/mes
m3/mes
m3/mes
M3/mes
m3/mes
UC
UNT
mg/l
NMP/100
mg/l.
Unds.
Unds.
Unds.
Unds..
Anl. Agua tratada Muestras c/result. Conf. Parm. Cloro residual Unds.
Anl. Agua tratada Muestras c/result. Conf. Parm. Aluminio
Unds.
mg/l
UNT
Unds.
Unds.
Unds.
174
Unds.
Anl. Agua distr. Muestras con cloro resid. >= 0.2 mg/l
Unds.
Unds.
mg/l
NMP/100ml
NMP/100ml
mg/l
mg/l
MNP/100ml
MNP/100ml
b. OPERACIN Y MANTENIMIENTO
Capacidad de produccin mensual instalada del sistema de agua
M3/mes
Kw.
Kw.
Kwh/mes
h/mes
Kwh/mes
Kg/mes
Kg/mes
Kg/mes
Kg/mes
Kw/mes
Unds.
Unds.
Horas
Kwh/da
m3/ms
m3/mes
S/./mes
S/. /mes
S/. /mes
S/. /mes
S/. /mes
c. INGENIERIA Y PROYECTOS
Extensin de redes de agua total
mts.
mts.
mts.
mts.
176
INDICADORES DE GESTION
Son parmetros que sirven para medir resultados de acciones definidas en el planeamiento.
Son relaciones resultantes del procesamiento de las informaciones bsicas.
1. ADMINISTRACION Y FINANZAS
a) CONTABILIDAD Y FINANZAS
Respaldo del endeudamiento (%)
Costo de ventas (%)
Rentabilidad antes de deducciones e impuestos (%)
Cambios en patrimonio (%)
Costo por M3 de produccin de agua potable (Nuevos soles por m3)
Costo promedio por conexin domiciliaria de agua potable (Nuevos soles por
conexin)
Costo promedio por conexin domiciliaria de desage (Nuevos soles por conexin)
Impacto de la prdidas de agua potable en el costo de produccin del periodo
(Soles por un M3. Ajustado a prdidas)
Rentabilidad neta del patrimonio (%)
Capital de trabajo (S/.)
Endeudamiento del patrimonio neto (%)
Financiamiento propio de la inversin (%)
b) ADMINISTRACION DE MATERIALES Y SERVICIOS
Giro (o ndice de rotacin) de stock (Indice)
Mantenimiento en taller de terceros (%)
Rotacin del activo fijo (%)
c) RECURSOS HUMANOS
Costo promedio de trabajador por centro de costo
Participacin de la remuneraciones en el costo total de operaciones (%)
Participacin de las remuneraciones en las ventas (%)
177
Perfomance (Indice)
Muestras con cloro residual >= 0.2 mg/l (%)
Muestras con turbiedad <5 (%)
Muestras con resultados positivos en coliformes totales (%)
Muestras con resultados positivos de coliformes fecales (%)
Indice de prdidas de agua (%)
b) OPERACIN Y MANTENIMIENTO
Demanda de energa elctrica en captaciones (Indice)
Ocupaciones de captaciones (%)
Consumo de energa elctrica por volumen producido de agua (Kwh/1000 m3)
Consumo de producto qumico cloro gas por volumen diario de agua tratado (ppm)
Consumo de producto qumico Hipoclorito por volumen diario de agua tratado
(ppm)
Consumo de producto qumico Cal por volumen diario de agua tratado (ppm)
Consumo de producto qumico Sulfato de aluminio por volumen diario de agua
tratado (ppm)
Consumo de producto qumico Cloruro frrico por volumen diario de agua tratado
(ppm)
Demanda de energa elctrica en planta de tratamiento de agua (Indice)
Aprovechamiento en planta de tratamiento de agua (%)
Consumo de energa elctrica por volumen bombeado de agua (Kwh/1000 m3)
Funcionamiento de vlvulas en al red de agua (%)
Eficiencia de la reservacin (%)
Demanda de energa elctrica en bombeo de desage (%)
Consumo de energa elctrica por volumen bombeado de desage (Kwh/1000 m3)
Proporcin de mantenimiento preventivo (%)
Proporcin de costo de mantenimiento correctivo (%)
Atencin a las solicitudes de mantenimiento
Proporcin de servicios ejecutados por terceros (%)
Proporcin de costo de atencin de emergencias (%)
179
c)
INGENIERIA Y PROYECTOS
Eficiencia de catastro de red de agua (%)
Eficiencia de catastro de red de alcantarillado (%)
Cobertura de servicio agua (%)
Cobertura de servicio desage (%)
Continuidad del servicio de agua (%)
Dficit/supervit de las unidades existentes, por unidad (%)
Consumo promedio medido por habitante (l/hab.da)
180