PROYECTO INTEGRAL PARA LA

REESTRUCTURACION DE ALMACENES Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Es una prioridad de acuerdo con la realidad actual administrar de manera

adecuada los recursos de una empresa, ya sean materiales, econmicos y
humanos. Por esto es indispensable desarrollar un mtodo administrativo y
operativo para poder amalgamar armnicamente todos los factores antes
mencionados con el fin de optimizar la operacin de la empresa.
La administracin adecuada demanda muchos de estos recursos y en una
empresa dedicada a las ventas es indispensable inyectar recursos
destinados a generar ganancias y no perdidas, por lo cual es de carcter
prioritario reducir las labores administrativas, no mermndolas o
restndoles importancia; al contrario, simplificndolas y agilizndolas para
obtener con el menor esfuerzo y con los menores recursos mejores
resultados.
Del lado de la operatividad el panorama es ms complejo, en una empresa
dedicada a las ventas hay mltiples factores difciles de contemplar debido
a su naturaleza cambiante, como por ejemplo la economa local, nacional e
internacional, las tendencias de mercado, la competencia desleal, el
mercado ilegal (piratera y fayuca) y el factor humano que es el ms
complicado de todos.
El cliente, ajeno a la logstica interna de la empresa busca satisfacer sus
necesidades inmediatas (compra) en el menor tiempo posible y con la
menor cantidad de trabas o dificultades, por lo que es prioridad acelerar las
transacciones de venta (venta de mostrador, online, envo y facturacin) del
mismo modo busca un soporte Post-venta, servicio que dar un valor
agregado a nuestra marca. Atender estas necesidades de la manera ms
pronta y a favor del cliente es lo que har la diferencia entre nosotros y la
amplia competencia.

CONTROL DE INVENTARIOS

Como experimentamos anteriormente, sabemos que implementar un

inventario es un reto grande, ms aun cuando la operacin de la empresa es
tan extensa y dinmica como en el caso de CHILANGOESHOP, se enfrentan
retos como el factor humano, la falta de apoyo del personal, la falta de
espacio de almacn para asignar a cada categora o lnea, la falta de tiempo
y la operacin diaria, ya que al estar enfocados en las ventas no podemos
permitirnos cerrar sucursales o frenar la operacin, como lo mencione antes,
el objetivo es vender y generar recursos para la empresa.
Para implementar un inventario confiable es indispensable categorizar los
productos con el sistema ABC esto con el fin de facilitar el conteo y el
control, as como tener un mejor conocimiento de los productos de alto
valor, mismos que requieren un proceso ms riguroso y delicado. En este
sistema la categora A estara conformada por los productos o lneas de
mayor valor y la categora C por aquellos de menor valor, por ejemplo:
-----CATEGORIA A
*PIONEER
*NUMARK
*STANTON
*SHURE
*JBL
ETC.
----CATEGORIA B
*SOUNDTRACK
*AUDIOBAHN
*KAPTON
*ROKS
*BACKSTAGE
ETC.
----CATEGORIA C
*MITZU
*FUSSION

*RADOX
*MEXBUSA
ETC
El objetivo del inventario no solo es el tener un control de existencias para
fines fiscales o contables, es tener nocin real y precisa de los productos
que podemos ofrecer a nuestros clientes para poder estar a la vanguardia y
cubrir las necesidades cambiantes del mercado actual.

Gestin del inventario

En su forma moderna, la gestin del inventario es casi indistinguible del
software de gestin del inventario que la administra. De hecho, el software
se encarga de preservar una representacin electrnica del inventario que
se utiliza constantemente para resolver cuestiones de rutina que de otro
modo requeriran una inspeccin fsica exhaustiva del inventario mismo. Ej.:
cuntas unidades quedan del producto X?
Para poder tener registros electrnicos precisos del inventario, todas las
operaciones de inventario deben quedar registradas en el software (Aspel
SAE). En la prctica, el ingreso datos se acelera significativamente con el
uso de cdigos de barras y en el caso de CHILANGOESHOP se cuenta con la
infraestructura para implementar esta prctica.
El sistema de gestin del inventario est orientado a la accin para ayudar a
la empresa a gestionar su inventario. El primer objetivo del sistema es la
productividad, es decir, realizar todas las operaciones de inventario en la
menor cantidad de tiempo y empleando el menor esfuerzo. El segundo
objetivo del sistema es proporcionar una precisin electrnica del inventario
fsico.

Optimizacin del inventario

El inventario representa una anticipacin de la demanda futura, y una
compensacin financiera entre costes en conflicto. Si se tiene un inventario
demasiado grande, los costes de almacenamiento se disparan; si se cuenta
con un inventario demasiado pequeo, se incurre inevitablemente en
situaciones de faltas de existencias.
A diferencia de la gestin del inventario, la optimizacin del inventario se
concentra en tomar las mejores decisiones que gobiernan el inventario,
como:
Decidir cundo y cunto ordenar
Decidir dnde almacenar un artculo en las instalaciones.

Decidir qu artculo debe ser contado y cundo

Etctera.

Procedimientos administrativos

En el caso de los procesos administrativos es indispensable adoptar

prcticas corporativas que han demostrado el xito en otros casos.
Las buenas prcticas administrativas se basan en un esquema jerrquico
piramidal en el que se determinan las funciones, responsabilidades,
alcances, obligaciones y limitaciones de cada rea y del personal
responsable de ella.
La Direccin General juega un papel prioritario e importante dentro de la
empresa, funciona como el Cerebro y en la mayora de los casos sta
vacante es cubierta por un lder nato con la capacidad de dirigir la totalidad
del organismo con autoridad, liderazgo, vanguardia, rigurosidad y
flexibilidad. Pero como en todo organismo depende de otros sistemas
(niveles jerrquicos o reas) para poder garantizar un ptimo
funcionamiento del Todo.
En cualquier empresa la planilla de empleados funciona como la columna
vertebral, manteniendo en movimiento cada una de las extremidades ,
dando vigorosidad y soportando los intensos cambios de factores externos e
internos; por lo cual es prioridad mantener cada una de las vrtebras en
buen estado, alineadas para garantizar el ptimo desempeo del
organismo, el equilibrio de cada uno de los sistemas (reas) garantizara los
mejores resultados de manera directa e indirecta, vindose reflejados los
beneficios en los indicadores de ventas y en los resultados administrativos.

Optimizacin de procesos administrativos y operativos

Para lograr la ptima funcin de los procesos administrativos es

indispensable realizar un anlisis F.O.D.A. el cual por sus siglas consiste en
un diagnostico minucioso de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas que enfrenta la empresa y que permite trazar cursos de accin
sobre la base de un diagnstico tanto interno como externo.
Las debilidades y fortalezas son los aspectos internos de la empresa que
afectan las posibilidades de xito de una estrategia. Por ejemplo, el
desconocimiento del mercado, la falta de capital y la inexperiencia suelen
ser debilidades de muchos negocios que se inician; mientras que el
entusiasmo, la capacidad de trabajo y las ganas de crecer estn entre las
fortalezas comunes. Una empresa en marcha tambin tiene debilidades de
ndole muy diversa segn el sector y el equipo de trabajo. Ejemplos
habituales son las fallas en la operacin, insuficiente marketing o falta de
gente adecuada para usar nuevas tecnologas; las fortalezas pueden venir
de la mano de la experiencia especfica de la alta gerencia y direccin, o
pueden ser el resultado de otros activos como una base de cliente fiel,
personal de confianza y capacitado o un producto y precios muy
destacados.
Las oportunidades y amenazas surgen de factores externos, de lo que
ocurre o puede ocurrir fuera de la empresa. Por lo general estos eventos no
pueden ser influenciados, se dan en forma imprevista e independiente. Un
cambio en el marco legal o fiscal, una tendencia en el consumo, la llegada
de una nueva tecnologa o un cambio de estrategia por parte de un
competidor pueden aumentar las posibilidades de xito (oportunidades) o
disminuirlas (amenazas). El estar debidamente preparados para enfrentar

estas amenazas puede hacer la diferencia entre el xito o el fracaso, entre

grandes ventas o nmeros rojos.
Fortalezas:
Qu cosas son las que tu empresa hace muy bien, mejor que muchos
otros?
Tu empresa es fuerte en el mercado o en el segmento al que apunta? Por
qu?
El equipo de gente est comprometido con la empresa y con la visin a
futuro?
Tu personal est capacitado para sus funciones y las desempea bien?
Debilidades:
Qu cosas son las que tu empresa no hace bien, incluso peor que otros?
Cules son las razones detrs de los problemas existentes?
Los defectos vienen de la mano de insuficientes recursos o de una mala
asignacin de los mismos?
Oportunidades:
El mercado en el que opera tu empresa est en crecimiento?
Los productos o servicios satisfacen tendencias de consumo, o podran
adaptarse para hacerlo?
Existen nuevas tecnologas o cambios en mercado que tu empresa puede
aprovechar?

Amenazas:
Qu cosas hacen los competidores de mejor forma que tu empresa?
Qu obstculos legales, impositivos o normativos enfrenta tu negocio?
Existen nuevas tecnologas o modas de consumo que amenacen el futuro
de tus productos o servicios?
Una vez concluido el anlisis F.O.D.A. este no arroja resultados concluyentes,
nicamente funciona como una herramienta que ofrece informacin precisa
para facilitar y apuntalar la toma de decisiones e implementacin correcta
de los recursos.
FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

1.- Chilangoeshop es una marca

original con gran impacto en el
mercado
2.-Se manejan precios altamente
competitivos y no se cobra IVA
extra y se da soporte post venta
3.-la planilla de empleados est
constituida en gran nmero por
personal de confianza.
4.-se maneja un stock amplio y
surtido de la gran mayora de los
productos.
5.- se tiene gran presencia fsica
en las diferentes sucursales,
imponiendo una imagen de
vanguardia y liderazgo.

1.- la planilla de empleados est

conformada por personal de alta
confianza.
2.- es una empresa legalmente
constituida y que cumple con sus
obligaciones fiscales.
3.-no se tiene el respaldo de un
sistema de gestin electrnico
confiable.
4.- falta de control en el sistema
de envos (paquetes errneos)

1.- se pueden realizar campaas

promocionales en las redes
sociales apuntalando la marca y su
potencial crtico y as, mantener a
la mayor cantidad de clientes
cautivos
2.- se tiene la posibilidad de
mantener al cliente cautivo
brindndole la atencin
personalizada y profesional.
3.- esto da la posibilidad de
mejorar la atencin al cliente para
elevar los niveles de venta.
4.- el stock amplio brinda
seguridad de poder satisfacer las
demandas del mercado y no negar
productos.
5.- esto facilita el acceso del
consumidor a nuestros productos y
brinda confianza al cliente
confirmando una vez ms nuestra
calidad y prestigio.
1.- esto que es una fortaleza, a su
vez es una debilidad ya que limita
el desarrollo de habilidades,
puesto que se presta resistencia a
los cambios.
2.- lo que podra parecer una
fortaleza, en la realidad del pas se
vuelve una debilidad debido al
gran nmero de comerciantes
informales y venta de fayuca, que
puede afectar gravemente las
ventas debido a los precios
desleales.
3.- esto no permite tener una
nocin exacta y precisa de lo que
se tiene en existencia, y no
permite promocionar de manera
adecuada y oportuna la
mercanca, del mismo modo resta
agilidad a los procesos
administrativos.
4.- una importante debilidad que
daa en gran medida la imagen de
la empresa, descarta clientes
potenciales y afecta los costos

DEBILIDADES
AMENAZAS
directamente.