Programa de Gestion Documental Marzo 20 2015

1
Programa de Gestin
Documental PGD.
Subdireccin Administrativa
Grupo de Gestin Documental y Biblioteca
Compilo: Jonathan Javier Rodriguez Sichaca
2014
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN ....................................................................................................................... 7
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 8
1.
OBJETIVOS ........................................................................................................................ 9
1.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................... 9
1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................................................. 9
2.
COMIT DE ARCHIVO Y COMIT DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: ................... 10
3.
ALCANCE ......................................................................................................................... 10
4.
MBITO DE APLICACIN................................................................................................ 10
5.
REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ............................................... 10

5.1 NORMATIVOS ........................................................................................................................... 10
5.2 ECONMICOS .......................................................................................................................... 13
5.3 ADMINISTRATIVOS .................................................................................................................. 14
5.3.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE ARCHIVO CENTRALIZADO DEL MADR ............................ 14
5.3.2 COORDINACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL CON OTRAS REAS DEL MADR ................. 14
5.3.3 GESTIN DEL TALENTO HUMANO DESTINADO A LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL .................................................................. 15
5.3.4 RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD EN LA MADR ............. 15
5.3.5 PLAN DE CAPACITACIN PGD - MADR ................................................................................ 15
5.3.6 EDIFICIOS DE ARCHIVO .......................................................................................................... 16
5.4 TECNOLGICOS......................................................................................................................... 16
5.4.1 MEDIOS DE GENERACIN. ..................................................................................................... 16
5.4.2 DOTACIN DE UNIDADES INFORMACIN (HARDWARE Y SOFTWARE) ................................ 16
5.4.3 CONTENIDO, APROBACIN, PUBLICACIN Y DEMS ASPECTOS DEL P.G.D ......................... 16
5.4.3.1 CONTENIDO DEL P.G.D ....................................................................................................... 16
5.4.3.2 APROBACIN DEL PGD ....................................................................................................... 17
5.4.3.3 PUBLICACIN DEL PGD ....................................................................................................... 17
5.4.4 DEFINICIN DE LA POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL ..................................................... 17
5.4.5 PRESUPUESTO DE LA GESTIN DOCUMENTAL MADR .......................................................... 18
5.4.6 INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS DEL MADR ......................................................................... 18
5.4.6.1 CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL....................................................................... 18
5.4.6.2 TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD ...................................................................... 18

5.4.6.3 TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD ................................................................... 18
5.4.6.4 EL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL (PGD)............................................................. 18
5.4.6.5 EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD (PINAR) ....................................... 19
5.4.6.6 PROGRAMA E INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN DOCUMENTAL ...................................... 19
5.4.6.7 INVENTARIOS DOCUMENTALES.......................................................................................... 19
5.4.6.8 MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS .............. 19
5.4.6.9 BANCOS TERMINOLGICOS DE SERIES, SUB-SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ................. 19
5.4.6.10 REGISTRO NICO DE SERIES DOCUMENTALES ................................................................. 19
5.4.6.11 MAPA DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES DE
LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ................................................................................................. 19
5.4.6.12 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CATEGORAS
ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y SEGURIDAD APLICABLES A LOS
DOCUMENTOS ................................................................................................................................ 20
5.4.6.13 ALCANCE Y COBERTURA DEL P.G.D ACORDE A SOPORTES Y MEDIOS DE REGISTRO DE
INFORMACIN ................................................................................................................................ 20
5.4.7 PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD ...................................................................................... 20
5.4.7.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRNICOS ............ 20
5.4.7.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES ..................................................... 21
5.4.7.3. PROGRAMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ........................................... 21
5.4.7.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS................................................................ 22
5.4.7.5 PROGRAMA DE REPROGRAFA ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (SISTEMAS DE
FOTOCOPIADO, IMPRESIN, DIGITALIZACIN Y MICROFILMACIN). ........................................... 22
5.4.7.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRAFICOS, SONOROS, AUDIOVISUALES,
ORALES, ETC) .................................................................................................................................. 22
5.4.7.7 PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL............................................................................. 22
6. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL .................... 22
6.1 PLANEACIN ............................................................................................................................. 23
6.2 PRODUCCIN ............................................................................................................................ 23
6.2.1
FLUJO DEL PROCESO
...................................................................................................... 25
6.2.2
CONSIDERACIONES GENERALES ........................................................................................ 26
6.2.3
MARCO NORMATIVO ......................................................................................................... 26
6.2.4
6.2.4.1
6.2.5
6.2.5.1
7.
RADICACIN COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (-1) ............................................. 27

CONSIDERACIONES GENERALES COMUNICACIONES DE SALIDA (-1) .......................... 27
RADICACIN DE COMUNICACIONES INTERNAS MEMORANDOS (-3)................................ 28
CONSIDERACIONES GENERALES DE MEMORANDOS (3) ............................................. 28
GESTIN Y TRMITE ...................................................................................................... 28

7.1 FLUJO DEL PROCESO (DOCUMENTOS EXTERNOS -1) ............................................................... 29
7.1.1
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO.................................................................................. 30
7.1.2 RECEPCIN Y VERIFICACIN. ................................................................................................. 30

7.1.3 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 30
DOCUMENTOS RECIBIDOS PERSONALMENTE. ............................................................................... 30
DOCUMENTOS RECIBIDOS POR AGENCIA DE CORREO: ................................................................. 31
7.2 CONSIDERACIONES DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................... 31
7.3 RECEPCIN DE DOCUMENTOS POR CORREO ELECTRNICO .................................................. 31
7.4 CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................................. 31
7.5 RADICACIN Y DIRECCIONAMIENTO DOCUMENTAL .............................................................. 32
7.6 PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................... 32
7.7 DESCRIPCIN DEL NMERO DE RADICADO DEL MADR. .......................................................... 32
7.8 DIGITALIZACIN DE COMUNICACIONES RECIBIDAS POR EL MADR. ....................................... 33
7.8.1
8
PROCEDIMIENTO ............................................................................................................... 33
DISTRIBUCIN DOCUMENTAL ....................................................................................... 33

8.1 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCION DOCUMENTAL -2) ......................................................... 34
8.2 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIN DOCUMENTOS INTERNOS -3) ....................................... 35
8.3 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS PARA ENVO -1)............................... 36
8.3.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ..................................................................................... 37
8.3.2 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS (-2) ................................................................. 37
8.3.3 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 37
8.3.4 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS (-3) ................................................................. 37
8.8.1
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS (-1) ............................................................. 38
8.8.2
ENVIOS ............................................................................................................................... 38
8.3.7 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 38
TRAMITE DE DOCUMENTOS OFICIALES....................................................................... 39

9.1 FLUJO DEL PROCESO ................................................................................................................. 39
9.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ....................................................................................... 40
9.3 PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................... 40
9.3.1 RECEPCIN DE SOLICITUD O TRMITE .................................................................................. 40
9.3.2 RESPUESTA DE LA SOLICITUD ................................................................................................ 40
9.3.3 TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS. ..... 41
10 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ...................................................................... 41

10.1 FLUJO DEL PROCESO ............................................................................................................... 42
10.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ...................................................................................... 43
10.3PROCEDIMIENTO ..................................................................................................................... 44
10.4FOLIACIN ............................................................................................................................... 45
10.5IDENTIFICACIN DE UNIDADES DE CONSERVACIN ............................................................... 47
10.5.1 CARPETAS ............................................................................................................................ 47
10.5.2 CAJAS ................................................................................................................................... 48
10.5.3 ENTREGA DE ARCHIVO AL GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL Y BIBLIOTECA. .................. 49
11 CONSULTA DOCUMENTAL ............................................................................................. 50
11.2 CONSULTA Y PRSTAMO DE HISTORIAS LABORALES.............................................................. 52
11.3CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................................. 53
11.4CONSULTA Y PRSTAMO DE ARCHIVO .................................................................................... 53
11.5 CONSIDERACIONES GENERALES ............................................................................................. 53
12 DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................................... 54
12.2TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD ........................................................................... 55
12.3DEFINICIN .............................................................................................................................. 55
12.4OBJETIVO ................................................................................................................................. 55
12.5CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................................. 55
12.6INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 57
ANEXOS .................................................................................................................................. 61
ELABORACIN DIAGNSTICO DE LA GESTIN DOCUMENTAL ....................................... 61

GLOSARIO............................................................................................................................... 61
PRESENTACIN
El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen la gestin
documental en Colombia (Ley 594 de 2000 y su reglamentacin) y a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de
Colombia, especialmente a lo previsto en su Artculo 15 y a las leyes y disposiciones que regulen su labor, viene
adelantando acciones encaminadas a propender por su aplicacin y cumplimiento en todas sus dependencias
El alcance del Programa de Gestin Documental se establece a corto, mediano y largo plazo, buscando la
sostenibilidad del proceso dentro del Sistema Integrado de Gestin y como poltica institucional en el
incumplimiento de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), Decreto 2609 de 2012 y dems acuerdos
reglamentarios.
INTRODUCCIN
Acerca de la importancia de los archivos, bien lo expres la Unesco, en uno de sus documentos del Programa
de Gestin de Documentos y Archivos - RAMP1:
"En primer- lugar, son como la memoria de un pas y permiten a una sociedad planificar inteligentemente el
futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado. Los archivos registran las obligaciones y
compromisos del gobierno y constituyen una prueba de IC1S derechos y prerrogativas de los ciudadanos.
En su conjunto. Los archivos contienen una gran cantidad de informacin sobre /as personas, /as
organizaciones, el desarrollo social y econmico, /os fenmenos naturales y los diferentes acontecimientos,
y todo ello constituye un material inapreciable de primera mano para escribir sobre todos, los aspectos de la
historia de un pas. Como fuente de la historia nacional. Los archivos pueden contribuir considerablemente
a fomentar la comprensin que una nacin tenga de s misma y a crear el sentido de identidad nacional (
Rhods, 1983)2.
Teniendo en cuenta la importancia de los documentos que generan las organizaciones, y en mbito de lo
pblico la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, estableci la obligacin para todas las entidades
pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, de elaborar programas de gestin de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometido
estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
As mismo, desde el marco de la Ley General de Archivos, se define Gestin Documental3 como el "Conjunto
de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto
de facilitar su utilizacin y conservacin'.
Es as que un Programa de Gestin Documental4 (PGD) se entiende como un proceso archivstico
sistemtico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la. Documentacin producida
y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su produccin,
trmite, utilizacin y conservacin.
En el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el Programa de Gestin Documental, es un mecanismo
que busca consolidar las iniciativas que desde hace el algn tiempo ha venido desarrollando con el fin de
salvaguardar sus documentos y sus archivos, velando por la Integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad
de los mismos.
UNESCOs Records and Archives Management Program (RAMP)

Rhoards, James B. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin;
estudio del RAMP, 1983.
3
Archivo General de la Nacin. Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental. Meja,
Myriam et al. Bogot, 2005
4
Ibid
2
En cumplimiento del Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura5, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural-MADR, ha elaborado el presente documento el cual tiene como propsito normalizar y racionalizar las
fases y procedimientos aplicados en la produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta,
conservacin y disposicin final de los documentos
1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
Implementar el Programa de Gestin Documental en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, resaltando la
importancia del papel de la informacin, de los documentos y archivos de la Administracin Pblica para el
funcionamiento del Ministerio.
1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Implementacin de un programa integral de Gestin Documental al interior del Ministerio de Agricultura

y Desarrollo Rural, como una herramienta prctica para la racionalizacin de recursos e implementacin
de sistemas de informacin integrales.
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la
administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participacin
ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestin pblica y garanta de los
derechos individuales y colectivos.
Racionalizar y controlar la produccin documental, en atencin a los procesos, procedimientos y

funciones del Ministerio.
Normalizar los procedimientos para el recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediante

la utilizacin de sistemas eficientes.
Normalizar la administracin y organizacin de los documentos a partir de la nocin de Archivo Total,

teniendo en cuenta la finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad de los
mismos.
Implementar la aplicacin de herramientas archivsticas tales como la Tabla de Retencin DocumentalTRD al interior del Ministerio.
Implementacin de tecnologa para el acceso a la informacin de manera confiable y rpida
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las Entidades del Estado.
EN: DIARIO OFICIAL. Vol. 148. No. 48647. 17, Diciembre, 2012. Pg. 187.
10
2. COMIT DE ARCHIVO Y COMIT DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO:

El Comit de Archivo del Ministerio y Agricultura y Desarrollo Rural se establece por Resolucin 0485 de 2004 y
se modifica por Resolucin 0312 de 2007, como rgano asesor interno de la Subdireccin Administrativa,
responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de la gestin documental de la entidad.
El Comit de archivo fue suprimido teniendo en cuenta lo definido en el Decreto 2578 del 2012, Art. 4 y Decreto
2482 de 2012, y por Resolucin nmero 204 de 2014 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, se crea El
Comit de Desarrollo Administrativo, quien cumplir con las funciones del Comit interno de Archivo del Ministerio.
3. ALCANCE
En el Programa de Gestin Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR, se definen
los procesos que lo componen, a travs de los procedimientos del Sistema Integrado de Gestin-SIG y aplica
para todos los documentos generados y recibidos en la Entidad, y que resulten del cumplimiento de las
funciones de cada una de las reas.
4. MBITO DE APLICACIN
El presente Programa de Gestin Documental, es de carcter interno y aplica para todas las dependencias del
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Y en general a las partes interesadas de la entidad (entes de control,
clientes y ciudadana), facilitando los mecanismos de participacin ciudadana.
La Subdireccin Administrativa por medio del Grupo de Gestin Documental y Biblioteca o quien haga sus veces,
coordinar la gestin documental como apoyo de las actividades administrativas, con base en lo previsto en las
disposiciones legales vigentes sobre la materia, manual especifico de funciones y competencias laborales, SIG y
dems normas legales vigentes, velando por el estricto cumplimiento de lo aqu expuesto
5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

5.1 NORMATIVOS
Para que el Programa de Gestin Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural pueda ser
gestionado de manera apropiada, es necesario que se responda y cumpla con las diferentes normas proferidas
por la entidad, por el Archivo General de la Nacin y dems normas aplicables a la entidad. A continuacin se
sealan aquellas de carcter general que conciernen a la prctica de la gestin documental:
Constitucin Poltica de Colombia.
Artculo 8. Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de
la Nacin.
Artculo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre,
y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y
11
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
entidades pblicas y privadas.
En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y dems garantas
consagradas en la Constitucin.
La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca
la ley.
Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentar la forma y
condiciones en que las autoridades que ella seale, con fundamento en serios motivos, puedan
interceptar o registrar la correspondencia y dems formas de comunicacin privada, sin previa orden
judicial, con aviso inmediato a la Procuradura General de la Nacin y control judicial posterior dentro de
las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendir informe al
Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a
que se refiere este artculo incurrirn en falta gravsima, sin perjuicio de las dems responsabilidades a
que hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,
la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificacin en condiciones
de equidad. No habr censura.
Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su
ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El patrimonio
arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nacin y
son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecer los mecanismos para readquirirlos
cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentar los derechos especiales que pudieran
tener los grupos tnicos asentados en territorios de riqueza arqueolgica.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos
que establezca la ley.
Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer
libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos,
salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a
la documentacin oficiales; de uso de los medios de comunicacin social del Estado de acuerdo con la
representacin obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de rplica en los
medios de comunicacin del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques pblicos
proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participacin en los organismos electorales...
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el Sistema Nacional
de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Artculos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administracin de justicia.
12
Artculo 95. Sobre el uso de la tecnologa, medios tcnicos, electrnicos, informticos y telemticos en
la administracin de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su
soporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Ley 527 de 1999.
Artculos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras
disposiciones.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico
Artculo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la
Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems ratificados por el Congreso,
las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad,
los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones
colectivas, los contratos de trabajo y las rdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5.
Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve
bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o
utilizacin indebidos. No.22. Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.
Artculo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor pblico le est prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no
suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes
de las autoridades, as como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda
su conocimiento. No. 13. Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o
exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.
Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera.
Artculo 22. Sobre administracin y conservacin de los archivos de las entidades financieras pblicas
en liquidacin.
Ley 951 de 2005. Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestin
Artculo 633. Informacin en medios magnticos. Para efectos del envo de la informacin que deba
suministrarse en medios magnticos, la Direccin General de Impuestos Nacionales prescribir las
especificaciones tcnicas que deban cumplirse.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en
Colombia.
13
Circular AGN No. 2 de 1997. Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas
en los archivos pblicos.
Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y
1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2609 de 2012: Reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y
59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestin Documental.
Decreto 2578 de 2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la Red Nacional de
Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.
Artculo 26 PARAGRAFO PRIMERO. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en
sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas
bajo su inspeccin y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y dems normas
reglamentarias, Previa coordinacin con el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado.
5.2 ECONMICOS
Hace relacin al anlisis de situaciones de tipo econmico de la gestin de documentos, como la reduccin
de costos derivados de la conservacin de documentos innecesarios y la racionalizacin de los recursos
destinados para la gestin documental, para ello la Entidad a travs del presupuesto anual asigna una partida
presupuestal para el desarrollo del Programa de Gestin Documental. Estos recursos son gestionados por
la Subdireccin Administrativa con el fin de la implementar el presente Programa de Gestin Documental.
La adopcin de estrategias orientadas a una gestin documental eficiente a partir del uso de las TICs y la
construccin de indicadores como elementos de medicin, monitoreo y seguimiento, tendrn en cuenta
algunos ejes para ser abordados, como los siguientes:
El impacto que tendr dentro del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR, la estrategia de Cero
Papel en la Administracin Pblica.
El impacto que tendr dentro del MADR, la estrategia de Gobierno en Lnea - GEL.
Construccin de indicadores que sealen el impacto generado por las medidas adoptadas en la
reduccin de consumo de papel y la sustitucin de procedimientos y trmites basados en papel por
trmites y procedimientos electrnicos.
Igualmente, se tendrn en cuenta los requerimientos econmicos del PGD, el cual estar determinado por el
monto de los bienes y servicios destinados directamente por cada vigencia fiscal a la gestin documental del
MADR, el que a su vez, deber responder y apuntar al Plan Estratgico, por ello se hace fundamental alinear
el PGD con el Plan Estratgico del Ministerio. Dado el carcter transversal de algunas actividades, que se
sealan en el PGD y que pueden coincidir con las formuladas con otras referidas en otros planes, como el
Plan de Accin, el GEL o Cero Papel, la cuantificacin de los recursos se ir consolidando.
14
5.3 ADMINISTRATIVOS
Se contemplan las situaciones administrativas de la gestin de documentos en aspectos como la
transparencia, simplificacin de trmites y eficiencia de la administracin6.
Dentro de los ejes administrativos del PGD, se debern tener en cuenta los siguientes aspectos:
5.3.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE ARCHIVO CENTRALIZADO DEL MADR

El Programa de Archivo, estar orientado para el caso del MADR, a la institucionalizacin del Archivo
Centralizado, como una nueva instancia de gestin documental.
5.3.2 COORDINACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL CON OTRAS REAS DEL MADR

Por el carcter transversal del Macroproceso Gestin de Apoyo Logstico e Infraestructura, la Subdireccin
Administrativa, por intermedio del Grupo de Gestin Documental y Biblioteca, ser el responsable en el MADR
de liderar y coordinar lo relacionado a los diferentes aspectos y componentes, demandando de las dependencias
la participacin pertinente.
Este requerimiento administrativo, de trabajo con el concurso de las dems dependencias del MADR, busca hacer
realidad y materializar, algunos de los principios del proceso de Gestin Documental, definidos en el Artculo 5
del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes:
k) Autoevaluacin. Tanto el sistema de gestin documental como el programa correspondiente sern evaluados
regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.
l) Coordinacin y acceso. Las reas funcionales actuarn coordinadamente en torno al acceso y manejo de la
informacin que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el
cumplimiento de la misin de estos.
m) Cultura archivstica. Los funcionarios que dirigen las reas funcionales colaborarn en la sensibilizacin del
personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institucin.
n) Modernizacin. La alta gerencia del MADR, junto con la Subdireccin Administrativa Grupo de Gestin
Documental y Biblioteca propiciar el fortalecimiento de la funcin archivstica de la entidad, a travs de la
aplicacin de las ms modernas prcticas de gestin documental al interior de la entidad, apoyndose para ello
en el uso de tecnologas de la informacin y las comunicaciones.
COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Sistema Nacional de Archivos. Gua para, p. Cit., p. 13
15
5.3.3 GESTIN DEL TALENTO HUMANO DESTINADO A LA GESTIN DOCUMENTAL

EN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
Este requisito de tipo requerimiento administrativo, est dirigido a la gestin del talento humano, con destinacin
permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestin documental dentro del MADR. Responder a lo planteado
en el Artculo 16, de la Ley 594 de 2.0007 ; y teniendo en cuenta lo sealado el Artculo 4, del Decreto 2609 del
20128, ser la Subdireccin Administrativa, a travs del Grupo de Gestin Documental, la responsable
institucional de coordinar la gestin documental.
5.3.4 RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD EN LA

MADR
Requerimiento administrativo, orientado a definir el grupo especial9 que dentro del MADR, ser responsable del
Programa de Gestin Documental.
Funcionarios y contratistas: Profesionales en ciencias de la informacin Responsables de formular,

publicar, capacitar, liderar la implementacin y seguimiento del PGD
Funcionarios Oficina de Control Interno10: Funcionarios que actuarn en coordinacin con los
funcionarios del Grupo de Gestin Documental y Biblioteca, en las labores de implementacin y
seguimiento del PGD
5.3.5 PLAN DE CAPACITACIN PGD - MADR

Requerimiento administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro del MADR en el marco de los planes anuales
de capacitacin los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentes
servidores del MADR, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los conocimientos de la gestin
documental y la organizacin de los archivos, adems formacin en el rea de la auditora de informacin y
manejo de procesos.
El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural dar cumplimiento a lo definido en el Artculo 14. Decreto 2609 de
2012. Plan de Capacitacin. Las entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones pblicas, debern
incluir en sus planes anuales de capacitacin los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo
del PGD, a los funcionarios y contratistas de los diferentes niveles de la entidad.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 594 de 2000. p. Cit. Pg. 7.

COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, p. Cit., p. 3.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1409. Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivstica, se dicta el Cdigo de
tica y otras disposiciones. EN: DIARIO OFICIAL. Volumen 165. No. 47817. 30, AGOSTO, 2010. PAG. 1.
10
COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Sistema Nacional de Archivos. Gua para, p. Cit., p. 16
16
5.3.6 EDIFICIOS DE ARCHIVO

a) Edificios e Instalaciones de Archivo. Estn orientados para que las instalaciones inmuebles propios o
de terceros, que el Ministerio, destine para depsito, almacenamiento y consulta de documentos,
responda a lo solicitado en el Captulo 7 Conservacin de Documentos, del Acuerdo AGN No. 007 de
199411 de Reglamento General de Archivos, y a lo previsto en el Acuerdo 049 de 200012.
b) Servicios de apoyo logstico. A nivel institucional se debern proveer los apoyos de tipo logstico, como
la disponibilidad de medios de transporte y dems servicios de comunicacin.
5.4 TECNOLGICOS
5.4.1 MEDIOS DE GENERACIN.
Las lneas de accin del Programa de Gestin Documental del Ministerio, estarn orientadas a incluir,
verificar y validar que el componente tecnolgico, permita una gestin documental eficiente dentro del MADR,
teniendo en cuenta, los diversos tipos de informacin que se generan en diversos medios y formatos, y que
est alojada en los diversos sistemas de informacin del MADR, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Universalidad: Tendr en cuenta la totalidad de las formas que generacin de documentos institucionales
generados en el MADR por diferentes medios y sistemas, desde los fsicos (anlogos), hasta los electrnicos.
De los documentos institucionales, reflejar los sistemas de organizacin y conservacin de los mismos.
5.4.2 DOTACIN DE UNIDADES INFORMACIN (HARDWARE Y SOFTWARE)

Incorporan las condiciones de uso y consulta de los documentos, independientemente de los formatos o
condiciones en las que se generaron.
5.4.3 CONTENIDO, APROBACIN, PUBLICACIN Y DEMS ASPECTOS DEL P.G.D

5.4.3.1 CONTENIDO DEL P.G.D
Responder al Anexo Programa de Gestin Documental, definido en el Artculo 13 del Decreto 2609 de 2012
y a los elementos adicionales, que la gestin documental del MADR amerite incluir
11
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, p. Cit., p. 8
12
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 07 de 1.994. Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos.
17
5.4.3.2 APROBACIN DEL PGD

Deber ser aprobado por el Comit de Desarrollo Administrativo del MADR
5.4.3.3 PUBLICACIN DEL PGD

Una vez elaborado y aprobado, este se publicar en la pgina WEB del MADR, siguiendo la siguiente ruta:
Cumpliendo con lo estipulado en el Artculo 12 del Decreto 2609 de 2012 y con el Manual de Gobierno el
Lnea-GEL, Versin 3.1., Anexo No.2, informacin mnima a publica, del Manual13, se seala que las
entidades deben publicar en el apartado de Planeacin, Gestin y Control, en un link denominado Informe
de Archivo, las Tablas de Retencin Documental y el Programa de Gestin Documental.
5.4.4 DEFINICIN DE LA POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL

La poltica de Gestin Documental del MADR se dirige a gestionar la informacin institucional tanto fsica
como electrnica, la adopcin de estndares para la informacin en cualquier soporte; al uso de
metodologas para la creacin, mantenimiento, retencin, acceso y preservacin de la informacin. La
implementacin del PGD y la cooperacin, articulacin y coordinacin permanente entre las reas, otros
programas y sistemas a fines, y los productores de la informacin.
Gestin de la informacin fsica y electrnica.
El MADR adoptar modelos de gestin para la informacin fsica y electrnica, nacionales o internacionales
homologados para Colombia por el Archivo General de la Nacin, el Ministerio de Tecnologas de la Informacin
y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin ICONTEC.
Estndares para la gestin de la informacin en cualquier soporte.
El MADR adoptar estndares para la gestin de la informacin en cualquier soporte, nacionales o internacionales
homologados para Colombia por el Archivo General de la Nacin, el Ministerio de Tecnologas de la Informacin
y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin ICONTEC.
Metodologa general.
El MADR analizar e identificar y aplicar las mejores prcticas en la creacin, uso, mantenimiento, retencin,
acceso y preservacin de la informacin, independiente de su soporte y medio de creacin.
Programa de gestin de informacin y documentos P.G.D.
13
COLOMBIA. Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Manual para la implementacin de la Estrategia de
Gobierno en lnea en las entidades del orden nacional de la Repblica de Colombia. [En lnea]. Encontrado en:
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf. Anexo 2 pg. 80
18
El MADR disear e implementar el Programa de Gestin Documental - PGD como una estructura normalizada
y herramienta de planificacin estratgica a corto, mediano y largo plazo, debidamente soportado en diagnsticos,
cronograma de implementacin y recursos presupuestales.
Cooperacin, articulacin y coordinacin
El MADR fomentar la cooperacin, articulacin y coordinacin permanente entre la Oficina de Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones, Grupo de Gestin Documental y Biblioteca, Grupo del Sistema Integrado de
Gestin, los productores de la informacin, que permitan mejorar y complementar la gestin documental.
5.4.5 PRESUPUESTO DE LA GESTIN DOCUMENTAL MADR

5.4.6 INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS DEL MADR
En este apartado se orienta a sealar los instrumentos archivsticos, definidos en el artculo 8 del Decreto 2609
de 2012. Igualmente, se incorpora otros instrumentos archivsticos, que en el desarrollo de los Decretos 2482,
2578 y 2609 de 2012, as como lo contemplado en la reglamentacin de estos decretos a travs de los Acuerdos
AGN 003, 004 y 005 de 2013, Normas Tcnicas Colombianas, Circulares AGN, Polticas Publicas y estrategias
gubernamentales que imponga una gestin documental ms eficiente como Gobierno en Lnea GEL y Cero
Papel en la Administracin Publica. Los instrumentos previstos inicialmente sern los siguientes:
5.4.6.1 CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL

El Cuadro de Clasificacin Documental (CCD), Literal a), Artculo 8, D. 2609/2012.
5.4.6.2 TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD

La Tabla de Retencin Documental (TRD), Literal b), Artculo 8, D. 2609/2012; Acuerdo AGN No. 004 de 2013.
5.4.6.3 TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD

Si bien la Tabla de Valoracin Documental (TVD), no se seala en ninguno de los literales del Artculo 8, D.
2609/2012; para el caso del MADR, al contar con documentacin que clasifica dentro de la categora de Fondo
Acumulado, se requiere la elaboracin de este instrumento archivstico, como una de las herramientas de
aplicacin14
5.4.6.4 EL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL (PGD)

Instrumento, que es el propsito del presente documento.
14
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 002 de 2004 y Acuerdo 004 de 2013
19
5.4.6.5 EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD (PINAR)

Recoge las acciones en materia de gestin documental, es decir las acciones a corto plazo, que se ejecutar por
el MADR a travs de la Subdireccin Administrativa Grupo de Gestin Documental y Biblioteca en la vigencia
2015, las cuales se reflejarn en el Plan Institucional de Archivos PINAR del MADR
5.4.6.6 PROGRAMA E INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN DOCUMENTAL

Programa e Instrumentos de Descripcin Documental MADR, Artculo 11, Acuerdo AGN No. 005 de 2013, tal
como se especifica en el Captulo 4, del Acuerdo AGN 005 artculos del No. 11 al No. 19
5.4.6.7 INVENTARIOS DOCUMENTALES

El Inventario Documental, Literal e), Artculo 8, D. 2609/2012, como se contempla en el Literal a) Art. 18 del
Acuerdo AGN No. 005.
5.4.6.8 MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS

ELECTRNICOS
Este instrumento archivstico se desarrollar dentro del Programa de Gestin de documentos electrnicos MADR,
sealado como accin en el presente PGD, en el numeral 8.1.7.3, de Programas Especficos.
5.4.6.9 BANCOS
DOCUMENTALES
TERMINOLGICOS
DE
SERIES,
SUB-SERIES
TIPOS
Los bancos terminolgicos de Series y Sub-series y tipos documentales, Literal g), Artculo 8, D. 2609/2012.
5.4.6.10 REGISTRO NICO DE SERIES DOCUMENTALES

Registro nico de Series Documentales, Numeral 4, Articulo 16, Decreto 2578/2012; Literal b), Artculos 10, 18,
Acuerdo AGN No. 004 de 2013.
5.4.6.11 MAPA DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIN DE LAS

FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripcin de las funciones de las unidades administrativas de
la entidad, Literal h), Artculo 8, D. 2609/2012
20
5.4.6.12 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE

CATEGORAS ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y
SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOS
Este instrumento archivstico, igualmente se desarrollar y har parte del Programa de Gestin de documentos
electrnicos CGR, sealado como accin en el presente PGD, en el numeral 8.1.7.3, de Programas Especficos.
5.4.6.13 ALCANCE Y COBERTURA DEL P.G.D ACORDE A SOPORTES Y MEDIOS DE

REGISTRO DE INFORMACIN
En la formulacin, diseo, implementacin del PGD y de los Programas Especficos que lo componen, se tendr,
como mbito de cobertura la informacin generada, registrada y contenida por las dependencias del MADR en
los siguientes soportes y medio:
a) Documentos de Archivo (fsicos y electrnicos).
b) Archivos institucionales (fsicos y electrnicos).
c) Sistemas de Informacin Corporativos
d) Sistemas de Trabajo Colaborativo
e) Sistemas de Administracin de Documentos.
f) Sistemas de Mensajera Electrnica.
g) Portales, Intranet y Extranet.
h) Sistemas de Bases de Datos.
i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (anlogo o digital),
etc.
j) Cintas y medios de soporte (backup o contingencia).
k) Uso de tecnologas en la nube.
5.4.7 PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD

5.4.7.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIN DE FORMAS Y FORMULARIOS
ELECTRNICOS
El Programa de Normalizacin de Formas y Formularios Electrnicos, buscar a partir del inventario de sistemas
de informacin de la CGR que se tenga, contar con el inventario de los tipos documentales generados en formato
electrnico, como informacin bsica tendiente a:
Determinar el sistema o herramienta tecnolgica donde nace o se origina.

La frecuencia volumen y caractersticas.
Si adems del soporte electrnico, tambin se genera en medio anlogo.
Si est contemplado en el Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad (SIGCC), tipo de
proceso, frecuencia de generacin y codificacin en el SIGCC.
21
Si est definido en las TRD como tipo documental, de qu serie o Subserie.

Puntos de acceso.
Frecuencia de consulta.
Medios de conservacin y preservacin.
Formas de consulta a futuro.
Se tendrn como criterios de produccin o conservacin, los generados en los medios previstos en el Artculo 2,
Decreto 2609 de 2012.
5.4.7.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

El Programa de Documentos Vitales o Esenciales del MADR, estar orientado a definir, identificar, caracterizar,
los documentos institucionales que ante la ocurrencia de eventuales siniestros originados por efectos fsicos,
biolgicos o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la existencia, gestin y
continuidad del MADR a futuro, mediante la formulacin de polticas, metodologas, responsabilidades tendientes
a garantizar la proteccin necesaria de los mismos.
El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la CGR, estar orientado a:
Proteger los documentos vitales de la destruccin total o parcial, ante desastres ocasionados por efectos fsicos,
biolgicos o humanos.
5.4.7.3. PROGRAMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

El Programa de Gestin de Documentos Electrnicos, est orientado a garantizar una eficiente y tcnica gestin
de documentos electrnicos en el MADR a partir del cumplimiento de un Modelo de Requisitos que incluye entre
otros elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservacin, los cuales
garantizan que los documentos electrnicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de
expedientes mixtos (hbridos), digitales y electrnicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologas tipo
de Sistemas Gestin de Documentos Electrnicos de Archivos SGDEA, que incluyan el manejo de formas y
formularios electrnicos. Se debern tener en cuenta los estndares de la Ley 1437 de 2011 y los desarrollos y
los ajustes a nivel de Acuerdos AGN, Guas AGN MinTic, Normas Tcnicas Colombianas, Normas ISO, la
Estrategia de Gobierno en Lnea GEL.
Se tendr en cuenta lo atinente a las polticas y lineamientos que desarrolle el Sistema Nacional de Archivos
Electrnicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de Archivos.
a) Meta: Disear e implementar el Programa de Gestin de Documentos Electrnicos.
b) Recursos:
- Firmas y certificados electrnicos
- Sistemas Gestin de Documentos Electrnicos de Archivos - SGDEA
c) Articulacin: Plan estratgico de tecnologa (PETI), Plan Institucional de Capacitacin
22
5.4.7.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

Estar orientado para el caso del MADR, a la institucionalizacin del Archivo Centralizado, como una nueva
instancia de gestin documental.
5.4.7.5 PROGRAMA DE REPROGRAFA ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (SISTEMAS

DE FOTOCOPIADO, IMPRESIN, DIGITALIZACIN Y MICROFILMACIN).
El programa de reprografa del MADR debe incluir los sistemas de fotocopiado, impresin, digitalizacin de
documentos que forman parte del acervo documental de la entidad, a nivel de los archivos de gestin, centralizado
y Central.
Estar determinado por la conservacin y preservacin de las series misionales y de valor histrico que genera
el MADR
Meta: Disear e implementar el Programa de Reprografa.
Recursos: 1 Ingeniero de sistemas, 1 Restaurador, 1 Biblioteclogo Archivista.
Articulacin: Plan estratgico de tecnologa (PETI), Plan Institucional de
Capacitacin.
5.4.7.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRAFICOS, SONOROS,

AUDIOVISUALES, ORALES, ETC)
El Programa de documentos especiales del MADR estar orientado a definir estndares de los documentos en
diversos formatos que ha generado a lo largo de su historia el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y que
viene generando actualmente el MADR, con el fin de garantizar la conservacin y preservacin de sus contenidos,
acudiendo a procesos tcnicos como la migracin a otros formatos, en aras de garantizar la lectura, consulta y
uso
5.4.7.7 PROGRAMA DE AUDITORA Y CONTROL.

El Programa en materia de gestin documental, est orientado a que el Grupo de Gestin Documental en trabajo
coordinado con las otras reas que intervienen en la implementacin del PGD, capaciten, midan y evalen la
consecucin de las metas y objetivos de cada uno de los aspectos del PGD.
6. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

Esta parte del Programa de Gestin Documental-PGD debe contener las orientaciones de carcter
administrativo, tecnolgico, econmico, corporativo o normativo, formuladas por el Ministerio de Agricultura
y Desarrollo Rural-MADR a travs de la Subdireccin Administrativa Grupo de Gestin Documental y
Biblioteca, dirigidas para que cada uno de los procesos de la gestin documental, se desarrolle ajustndose
a los principios a) planeacin; b) eficiencia; c) economa; d) control y seguimiento; e) oportunidad; f)
23
transparencia; g) disponibilidad; h) agrupacin; i) vnculo archivstico; j) proteccin del medio ambiente, k)

autoevaluacin, l) coordinacin y acceso, m) cultura archivstica, n) modernizacin, o) interoperabilidad, p)
orientacin al ciudadano, q) neutralidad tecnolgica y r) proteccin de la informacin y los datos.
6.1 PLANEACIN
Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de la entidad,
en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y diseo de
formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de gestin
documental.
La aplicacin del proceso de gestin documental de Planeacin al interior del Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural, la Subdireccin Administrativa Grupo de Gestin Documental y Biblioteca, formular, establecer,
documentar, implementar y mantendr la poltica de gestin documental del Ministerio ajustada a la legislacin,
especificaciones tcnicas, administrativas, tecnolgicas, buenas prcticas y polticas pblicas en materia de
gestin documental.
El desarrollo u Operativizacin del Proceso de Gestin Documental de Planeacin en el Ministerio de Agricultura
y Desarrollo Rural, se contemplar a travs del presente Programa de Gestin Documental, el cual ser formulado
en los trminos del Decreto 2609 de 2012 y dems directrices definidas por el Gobierno Nacional, su elaboracin
estar a cargo de la Subdireccin Administrativa Grupo de Gestin Documental y Biblioteca, responsable de su
orientacin y seguimiento. Su aprobacin se har por parte del Comit de Desarrollo Administrativo del MADR y
para su implementacin, la Subdireccin Administrativa contar con la participacin de la Oficina de Control
Interno de la MADR
El Programa de Gestin Documental, tiene como requisitos y metodologa de elaboracin los siguientes principios
y aspectos, que rigen la gestin documental en el MADR
6.2 PRODUCCIN
Desde el punto de vista legal, el Literal a), del Artculo 9, del Decreto 2609 de 2012, define el proceso de Produccin
como:
a) Produccin. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccin o ingreso,
formato y estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso en que acta y los resultados
esperados15
Tcnicamente, la Gua para la implementacin de un PGD16, lo define como Generacin de documentos de las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.
15
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, p. Cit., p. 7.
16
COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Sistema Nacional de Archivos. Gua para, p. Cit., p. 17.
24
Desde el punto de vista del principio de la eficiencia, el PGD, estar orientado a que en el MADR, la produccin
documental, permita que solo se generen los documentos que son necesarios para el cumplimiento de sus
funciones y que estos estn reflejados en cada uno de los procesos que hagan parte del Sistema Integrado de
Gestin-SIG, para lo cual El Grupo de Gestin Documental y Biblioteca orientar, documentar, participar,
asesorar y acompaar a las reas en la documentacin del proceso de produccin documental, en el cual se
tendrn en cuenta las diversos tipos de produccin documental, el cual se regir por la racionalizacin de su
produccin (tanto anlogos como electrnicos); Sensibilizar y generar buenos hbitos frente al uso del papel;
Fomentar el modelo de Cero Papel en la Administracin Publica contribuyendo a pasar de un modelo de trmites
y procedimientos basados en papel a un Ministerio con trmites y procedimientos electrnicos.
Desde el punto de vista del principio de Economa y lo formal, la produccin documental, propender por el uso
de la imagen corporativa, conservando los datos identifica torios institucionales definidos, en cuanto a logos y pie
de pgina adoptados, usando primordialmente los colores blanco y negro, buscando de esta forma ahorros en
los diferentes procesos de la gestin documental.
El proceso de gestin documental de produccin, desde el principio de la proteccin del medio ambiente, estar
orientado a evitar la generacin de documentos impresos en papel dado el proceso de longevidad de ese medio
como registro de informacin, cuando por exigencias de tipo legal, tcnico o administrativo no sea requerido
La operativizacin del proceso de gestin documental de produccin implicar:
6.2.1Implementacin del PGD

Formulacin, aprobacin, publicacin, implementacin del PGD, debe contemplar las siguientes acciones:
Actualizacin del Programa de Gestin Documental para incluir archivos fsicos y documento electrnico
de archivo segn la normatividad vigente
Definicin de un modelo de requisitos para documentos electrnicos de archivo segn la normatividad
vigente
25
6.2.1 FLUJO DEL PROCESO

INICIO
La Dependencia identifica, elige y

elabora el documento
Consultar:
Numerales PGD (1.1), Consideraciones generales de la
produccin documental oficial del MADR.
NO
Conoce las
directrices para su
elaboracin?
SI
La Dependencia hace uso de los medios de elaboracin, registro,
impresin y el tipo de soporte que requiere (papel, medio magntico,
electrnico)
Se realiza; proyeccin documental, radicacin mediante la plataforma

ORFEO, Impresin de copias establecidas, Firma del comunicado y Envo
oficial mediante la empresa establecida.
NO
Aplica el procedimiento de Radicacin de salida Numerales
(1.3 y 1.31) Radicacin de comunicaciones oficiales de
salida (-1)
El documento
es Interno (3)?
SI
Aplica el procedimiento de Radicacin de Memorandos
Numerales PGD (1.4 y 1.4.1) Radicacin de
comunicaciones oficiales Interna (-3)
FIN
26
6.2.2 CONSIDERACIONES GENERALES
En la Radicacin del documento se debe tener presente que es de suma importancia que los datos
que se cargan a ORFEO sean los mismos que se encuentran en la correspondencia fsica.
Si el documento lleva anexos, se debe especificar en la parte inferior del documento proyectado,
anexarlos en forma fsica y especificar en ORFEO (descripcin anexos) que es lo que esta anexado.
El tipo de letra a utilizar es Arial/12 y ya viene predeterminado en el formato de comunicaciones
oficiales
La impresin debe realizarse por ambas caras y es de carcter obligatorio por polticas de uso
racional del papel.
El tipo de papel y los tamaos, son los establecidos por la entidad, las impresoras del MADR son
cargadas de manera frecuente con estas caractersticas.
En caso de radicar y no utilizar el nmero de radicacin, se deber solicitar la anulacin del mismo
mediante la plataforma ORFEO, informando al Grupo de Gestin Documental, quien proceder
realizar la respectiva acta de anulacin.
6.2.3 MARCO NORMATIVO
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999

Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Cdigo Penal
Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los documentos
pblicos.
Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Cdigo de Procedimiento Penal

Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico.
Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
Cdigo de Comercio
Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios
para el asiento de operaciones
Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artculo 123. Soportes contables
27
Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de Comercio
Decreto 2150 de 1995

Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las entidades
pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micro-puntas o esferos de tinta hmeda.
NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir.
NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90
mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas.
NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales.
NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
6.2.4 RADICACIN COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (-1)

Asignacin por ORFEO de un nmero de consecutivo a las comunicaciones oficiales emitidas por el MADR,
bajo las condiciones y formatos establecidos para este proceso.
6.2.4.1
CONSIDERACIONES GENERALES COMUNICACIONES DE SALIDA (-1)
En la generacin de documentos de salida, la dependencia al momento de proyectar el documento,

deber verificar los datos del destinatario, para que la entrega de las comunicaciones oficiales sea ms
efectiva y as evitar devoluciones por parte del operador de correos que presta el servicio.
Se recomienda marcar los sobres con el cargo de la persona, en lugar del nombre, ya que por los
constantes cambios en el personal, son frecuentes las devoluciones con motivo destinatario
desconocido.
Se debe imprimir original y dos copias:
La primera para el destinatario, la cual debe ir en sobre abierto para que el funcionario encargado del
despacho de la documentacin, verifique el contenido del sobre.
28
La segunda copia para el consecutivo de comunicaciones oficiales de salida, el cual es custodiado y

conformado por el Grupo de Gestin Documental y Biblioteca.
La tercera para la dependencia que emite la respuesta y deber ser archivada en el respectivo expediente.
Cuando la comunicacin de salida es respuesta a un radicado de entrada (-2), se debe realizar como
anexo para crear vnculo entre la comunicacin de entrada (-2) y la radicacin de salida (-1)
6.2.5 RADICACIN DE COMUNICACIONES INTERNAS MEMORANDOS (-3)

Asignacin en ORFEO de un nmero de consecutivo a las comunicaciones oficiales internas emitidas por el
MADR, bajo las condiciones y formatos establecidos para este proceso.
6.2.5.1
CONSIDERACIONES GENERALES DE MEMORANDOS (3)
Al generar el Memorando se deber verificar los datos de la persona a la cual se le est remitiendo la
comunicacin:
Nombre del Funcionario
Dependencia
Se debe tener en cuenta que los Memorandos (-3) solo son remitidos y destinados por los Jefes de las
dependencias o grupos.
Una vez producido el Memorando en los formatos y las condiciones establecidas por el MADR (1.1.
Consideraciones generales), se debe imprimir un solo original, que ser entregado a la dependencia
correspondiente, con sus respectivos anexos y reasignado por ORFEO en PDF o TIF, se utilizar para
el entrega el formato (Entrega de memorandos V.1 )
La dependencia que recibe el memorando, le asignar el respectivo expediente virtual para su posterior
archivo, indicando en la observacin que recibi a satisfaccin
7. GESTIN Y TRMITE
Conjunto de actividades que incluyen la verificacin, recepcin, radicacin, direccionamiento y digitalizacin
de los documentos que lleguen o ingresen por el rea de correspondencia al Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, ya sea de manera personal, correo postal, correo electrnico y pagina web.
29
7.1 FLUJO DEL PROCESO (DOCUMENTOS EXTERNOS -1)

INICIO
El Grupo de Gestin Documental Recibe los documentos
externos por los diferentes medios, Ver Numeral PDG (2.3 y 2.4).
El Documento es
competencia de la
entidad?
NO
La Dependencia devuelve el documento al

remitente o lo redirecciona a la entidad
competente, dejando constancia mediante
comunicacin oficial escrita informando al
remitente sobre el redireccionamiento.
SI
El Grupo De Gestin Documental recibe la documentacin, verifica que el documento este dirigido al MADR, si los
documentos son enviados por agencia de correo se verifica que el destinatario en la planilla o gua corresponda a los
sobres recibidos, se Impone el sello oficial del MADR indicando fecha, hora y cantidad de folios de dicha comunicacin,
en el caso de recepcionar de manera personal, solicitar al usuario que indique en la primera pgina la cantidad de folios
y sus anexos (CDs, folletos, libros, revistas, etc), Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre
del responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina
de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir. Ver Numeral PGD (2.3.1)
El Grupo de Gestin Documental realiza una verificacin de la documentacin excluyendo todo lo que se catalogue
como no oficial o de carcter informativo al igual que las invitaciones, Agradecimientos, revistas, Boletines
promocionales, etc... y ser relacionado en el Formato de entrega de correspondencia. Ver Numeral PGD (2.3.2.)
El Grupo de Gestin Documental realiza la Clasificacin de las comunicaciones segn su orden jerrquico de
importancia, Verifica que a comunicacin no haya llegado con anterioridad, llena el formulario de destinatario en la
plataforma ORFEO teniendo en cuenta, Nombre, Apellido, Direccin, Municipio, Dpto. Se debe hacer una descripcin
del asunto y sus anexos, posteriormente se direcciona a la dependencia competente y se imprime rotulo que ser la
descripcin del documento en su ciclo vital. Ver Numeral PGD (2.5.1)
El Grupo de Gestin Documental realiza la digitalizacin de los radicados de entrada (2), teniendo en cuenta la calidad de la imagen, el sentido de lectura, sin dejar hojas en
blanco. Despus de culminar la digitalizacin de todos los documentos del da se realiza
un listado de chequeo verificando que no falte ningn documento por imagen y se
organizan las carpetas de forma consecutiva para su posterior distribucin.
FIN
30
7.1.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitucin Poltica
Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables.
Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla
nica.

Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.
7.1.2 RECEPCIN Y VERIFICACIN.

Recibir la documentacin verificar y controlar la admisin de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurdica, al igual que los documentos estn completos y que correspondan a lo anunciado,
para efectos de su radicacin y registro, con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
7.1.3 PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS RECIBIDOS PERSONALMENTE.
El funcionario que recibe la correspondencia verifica que el documento este dirigido a la entidad.
Si el documento no se encuentra foliado, se solicitar al Usuario que realice la foliacin del
documento e indique sus anexos (CDs, folletos, libros, revistas, etc), si el usuario insiste en no
foliar, se dejar constancia en el documento original y la copia (Entrega del documento sin
foliacin).
Se genera nmero de radicado y se le pone tanto al original como a la copia del documento. Si el
usuario no trae copia se le debe indicar que es necesaria, para la constancia de entrega del
documento.
Se le informa al usuario que puede hacer seguimiento a su peticin, ingresando por la pgina
www.minagricultura.gov.co, en la opcin Atencin al ciudadano/Consulte su solicitud, digitando el
nmero de radicado.
31
DOCUMENTOS RECIBIDOS POR AGENCIA DE CORREO:

1. En el caso de los operadores de correo que traen masivos de correspondencia, se les recib y se
les coloca el sello de recibido con su respectiva fecha
Se verifica que el destinatario en la planilla o gua corresponda a los sobres recibidos y se coloca
sello en la gua con fecha y hora.
Se realiza apertura de los sobres y encarpetado.
Impone el sello oficial del MADR al documento indicando fecha, hora, cantidad de folios de dicha
comunicacin y anexos del documento.
Hacer entrega de los comunicados ya foliados y con el sello correspondiente a los encargados de
la radicacin dejando como prioridad tutelas, solicitudes del congreso y derechos de peticin, por
sus tiempos de respuesta, el resto en orden de llegada
7.2 CONSIDERACIONES DEL PROCEDIMIENTO
Horario de atencin: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornada continua.
Es necesario recordar que NO todo documento debe ser radicado ya que lo catalogado como
informativo (no oficial), ser entregado a la dependencia de manera personal, diligenciando para
esto el formato de entrega de correspondencia, en el que se relacionar la documentacin
entregada, por ejemplo todo lo relacionado con; invitaciones, Agradecimientos, revistas, Boletines
promocionales, etc (Ver Artculo segundo / ACUERDO No 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001).
Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables
de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su
competencia, donde se determinarn las acciones a seguir.
Cuando la comunicacin no contenga un oficio remisorio, se deber dejar la portada del sobre como
remisorio y direccionarla segn su contenido a la dependencia competente.
7.3 RECEPCIN DE DOCUMENTOS POR CORREO ELECTRNICO

El
funcionario
que
administra
el
correo
electrnico
institucional
gestion.documental@minagricultura.gov.co verifica si los mensajes son documentos a radicar, realiza
la impresin y encarpetado para su posterior radicacin y digitalizacin, en caso de que el correo
electrnico contenga anexos, estos se cargaran a travs del Sistema de Gestin Documental Orfeo y
quedaran como archivos adjuntos al nmero de radicado.
7.4 CONSIDERACIONES GENERALES
32
El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural cuenta con un correo electrnico para la recepcin de
comunicaciones electrnicas (gestin.documental@minagricultura.gov.co), al cual se debern remitir
todos los correos que sean de carcter oficial, para que el Grupo de Gestin Documental y Biblioteca
los radique por medio de nuestro aplicativo Orfeo.
7.5 RADICACIN Y DIRECCIONAMIENTO DOCUMENTAL

Asignacin de un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas en los trminos
establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento
que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir del da siguiente de la radicacin
del documento.
7.6 PROCEDIMIENTO
1. Clasificar las comunicaciones segn su orden jerrquico de importancia.
2. Realizar una consulta previa en el sistema para verificar que la comunicacin no haya llegado con
anterioridad, si ya se ha recibido se le colocara el mismo nmero de radicado y se indicara que es
una copia.
3. Llenar el formulario Orfeo teniendo en cuenta los campos obligatorios, los cuales son; Direccin,
Nombre, Apellido, Direccin, Municipio y Dpto.
4. Describir el contenido del documento en un asunto corto y claro con el que se identificara el tema
del documento.
5. En el caso de traer anexos se anotara en el campo anexo del formulario ORFEO la descripcin de
lo que adjunta el documento (CDs, folletos, libros, revistas, etc).
6. Direccionar el documento a la dependencia correspondiente.
7. Despus de que el sistema asigna un nmero de radicado, se imprime el stiker correspondiente que
ser colocado en el documento sin tapar ningn tipo de informacin.
7.7 DESCRIPCIN DEL NMERO DE RADICADO DEL MADR.

El Ministerio De Agricultura y Desarrollo Rural maneja la radicacin de los documentos
identificndola con un nmero compuesto por 14 dgitos, establecidos de la siguiente manera:
a) Los cuatro primeros dgitos corresponden al ao en el que se radico el documento (2013,
2014,2015)
33
b) Los siguientes tres dgitos corresponden al cdigo de la dependencia que radico dicha
comunicacin (100, 200, 300, 313,340)
c) Los seis siguientes dgitos corresponden al consecutivo asignado por el sistema.
d) El ultimo digito corresponde al tipo documental el cual nos identifica si el documentos es; una
respuesta o salida (-1), una entrada o documento recibido (-2) y un comunicado interno o
memorando (-3).
7.8 DIGITALIZACIN DE COMUNICACIONES RECIBIDAS POR EL MADR.

Este procedimiento consiste en asignar una imagen (.TIF) al documento ya radicado con el fin de
que funcionario pueda tener acceso a la informacin del documento de manera rpida y oportuna.
7.8.1 PROCEDIMIENTO
1. El funcionario realiza la digitalizacin haciendo uso de la herramienta ORFEO SCAN donde realiza
la bsqueda del documento por el nmero de radicado al cual se le asignara la imagen.
2. Se digitaliza el documento y se realiza una revisin de calidad de imagen, eliminando manchas y
hojas blancas que el scanner no logre eliminar.
3. Se realiza el envo de la imagen.
4. Al terminar la digitalizacin del total de los documento se debe ordenar de manera consecutiva y de
forma ascendente todas las carpetas para su posterior entrega.
8 DISTRIBUCIN DOCUMENTAL
Actividad tendiente a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario de manera oportuna,
garantizando la satisfaccin del usuario. La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior
y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de la distribucin de los documentos.
34
8.1 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCION DOCUMENTAL -2)
INICIO
El Grupo de Gestin Documental y Correspondencia realiza un listado

de las comunicaciones radicadas del da anterior, con el fin de identificar
la dependencia a la cual fue direccionada el radicado y poder realizar la
distribucin.
NO
Consultar
el
Numeral
PGD
DISTRIBUCIN DOCUMENTAL
Conoce la directriz
para la distribucin?
No
(3.3)
SI
El Grupo de Gestin Documental garantiza la entrega de la documentacin

a diario.
NO
Es competencia de
la Dependencia?
Se remite a la dependencia competente en el

menor tiempo posible teniendo en cuenta que el
MADR tiene un tiempo estipulado para emitir
respuesta.
SI
La Dependencia receptora firma la constancia de
recibido a satisfaccin.
FIN
35
8.2 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIN DOCUMENTOS INTERNOS -3)
INICIO
Conoce la directriz para

la distribucin de
documentos Internos?
NO
SI
Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, a
la dependencia destinataria de manera virtual y fsica dejando constancia
en el formato de entrega de Memorandos.
La Dependencia receptora firma la constancia de

recibido a satisfaccin. Ver Numeral PGD (3.4)
FIN
Consultar el Numeral PGD No (3.4)

DISTRIBUCIN DOCUMENTAL (interna -3)
36
8.3 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS PARA ENVO -1)
INICIO
La Dependencia productora remite la documentacin a enviar al Grupo de Gestin
Documental para su verificacin y distribucin postal, garantizando la pronta y oportuna
entrega de la Documentacin oficial del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
NO
Conoce la directriz
para Envos (-1)?
Consultar el Numeral PGD No (3.5)

DISTRIBUCIN
DOCUMENTAL
(Envos)
SI
El Grupo de Gestin Documental puntea los documentos a enviar, verifica los datos, Firmas y sus anexos para
as realizar la entrega a la empresa de servicios postales que realiza la respectiva distribucin. Ver Numeral PGD
(3.5.2.)
NO
Se hace devolucin a la dependencia productora
para que realice la respectiva correccin.
El Documento
cumple requisitos?
SI
El Funcionario encargado separa los
documentos teniendo en cuenta el tipo de
envos
que
se
realizara;
Certificado,
PostExpress, Normal, Internacional y Al da
El Grupo de Gestin Documental hace constar

a la dependencia productora con que numero de
gua se despachan los envos para que puedan
hacer el respectivo seguimiento.
FIN
El Grupo de Gestin Documental realiza la

indexacin de la informacin al sistema
(SIPOST), el cual nos genera un nmero de
orden con el cual se despacha la
documentacin.
El Grupo de Gestin Documental realiza la

indexacin de la informacin al sistema
(SIPOST), el cual nos genera un nmero de
orden con el cual se despacha la
documentacin.
37
8.3.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin.
Acuerdo 060 de 2001.
Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales.
8.3.2 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS (-2)

La distribucin de los documentos externos (-2) que llegan al Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural, es realizada a diario por el Grupo de Gestin Documental y Biblioteca en las horas de la
maana, en caso de TUTELAS o documentos de carcter urgente se avisa telefnicamente para que
sean recogidos a la mayor brevedad posible.
8.3.3 PROCEDIMIENTO
1. El funcionario encargado del procedimiento realiza un listado de las comunicaciones radicadas el
da anterior, con el fin de poder identificar a que dependencia pertenece.
2. Una vez radicadas y digitalizadas las comunicaciones, el funcionario encargado de la distribucin
las separa teniendo en cuenta el listado de radicacin previamente impreso.
3. Cuando se tienen separados los documentos por dependencia, el funcionario procede a llevar a cada
grupo los fsicos de sus comunicaciones.
4. En los casos en que la Dependencia solicita un documento de carcter urgente, puede acercarse a
la oficina de correspondencia, donde se le har entrega del documento personalmente diligenciando
el Formato de registro de correspondencia para entrega directa de comunicaciones oficiales
(FORMATO ENTREGA DE CORRESPONDENCIA).
8.3.4 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS (-3)

Las comunicaciones oficiales internas o Memorandos (-3), deben ser reasignadas virtualmente a la
bandeja de la dependencia destino, a su vez que se realiza su entrega fsica con los respectivos
anexos. Para el control de entrega de comunicaciones oficiales internas se debe utilizar (FORMATO
DE ENTREGA DE MEMORANDOS).
38
8.8.1 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS (-1)

Las comunicaciones oficiales a enviar (-1), son reasignadas al funcionario competente virtualmente
por el Jefe de la dependencia para que se realice el trmite correspondiente y sea enviada al
destinatario correspondiente.
8.8.2 ENVIOS
Conjunto de actividades con la que el funcionario encargado del procedimiento establece un tipo de envo
para la documentacin generada por el MADR y de esta forma la entidad garantice la entrega pronta y
oportuna de la informacin a los usuarios.
El despacho de las comunicaciones oficiales se realiza por medio del Grupo de Gestin Documental y
Biblioteca nicamente, la cual realiza la verificacin de los datos de destino y posteriormente entrega a la
empresa encargada de la distribucin postal (SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72), la cual
dependiendo de la distancia y el lugar realizara la entrega en los tiempos establecidos, certificando su
recibido.
8.3.7 PROCEDIMIENTO
Punteo de los documentos que entregan las dependencias para su trmite de envo.
Revisin en el sistema del nmero de radicado y que este cuente con imagen cargada.
Clasificacin de correspondencia por tipo de envo a realizar (Certificado, Post Express, Normal, al
da, Internacional).
Clasificacin de correspondencia por ubicacin geogrfica del destinatario.
o LOCAL= Cobertura de Bogot dentro del casco urbano.
o NACIONAL= Dems ciudades del pas.
o INTERNACIONAL= Dems pases del mundo.
Se elabora una relacin de los documentos en el aplicativo SIPOST en la cual se verificara la
existencia de las direcciones.
Se genera una orden de servicio por medio del sistema SIPOST la cual nos arrojara los consecutivos
de guas (RX, RB, YY), con los cuales podremos realizar el seguimiento a las comunicaciones,
mediante la pgina http://trazabilidad.sipost.co:8080/default.aspx?Buscar.
Se realiza la entrega de los sobres a la empresa SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72
la cual realiza la distribucin.
39
9 TRAMITE DE DOCUMENTOS OFICIALES

Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa,
dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente
en el Pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las
comunicaciones.
9.1 FLUJO DEL PROCESO
INICIO
La dependencia recibe el documento por parte del
Grupo de Gestin Documental o por otra dependencia.
NO
Se realiza la tipificacin del documento, se
incluye en expediente virtual y posteriormente
se archiva.
Amerita
trmite?
SI
El Jefe de la Dependencia realiza la asignacin del radicado al funcionario
competente para que realice el trmite. Ver Numeral PGD (3.4)
NO
La solicitud es
clara?
Se solicita mediante un comunicado oficial la

ampliacin de la informacin.
SI
El funcionario consolida la informacin,
proyecta respuesta y entrega al Jefe de la
dependencia para su revisin y firma.
Se aplica directriz para distribucin de

Memorandos (-3). Ver Numeral (3.3)
SI
El Jefe de la dependencia revisa, firma el

documento y entrega al funcionario encargado
para su trmite de envo.
El comunicado
es para una
dependencia?
NO
FIN
Se aplica el procedimiento para la distribucin

de documentos oficiales a enviar (-1). Ver
Numeral (3.4).
40
9.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitucin Poltica.
Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar
su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones.
Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin.

Artculos 6, 16, 17, 22.
Artculo 25. Establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepcin
y envo de documentos o Solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado,
el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Artculo 33. Derecho de turno.

Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos
administrativos.
9.3 PROCEDIMIENTO
9.3.1 RECEPCIN DE SOLICITUD O TRMITE
Confrontacin de informacin.
Identificacin de trmite.
Determinacin de competencia, segn funciones de la dependencia (TEMA)
Definicin de periodos de vigencia y tiempos de respuesta (TRD)
9.3.2 RESPUESTA DE LA SOLICITUD
Anlisis de antecedentes y recopilacin de informacin.

Proyeccin documental en los formatos establecidos.
Radicacin en el aplicativo ORFEO.
Envo de la comunicacin.
Digitalizacin de la comunicacin.
Inclusin en expediente y posterior archivo.
41
9.3.3 TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS.
TIPO DE SOLICITUD
Derecho de Peticin - Inters General o Particular
Solicitud de Informacin - Cuestinario Congreso
Solicitud de documentos - Camaras Legislativas
Solicitud de Informacin sobre la accin del MADR o
copia de los mismos.
Solicitud de Copias o Certificaciones sobre
Expedientes consultados
Consultas - Conceptos
Quejas - Reclamos - Denuncias
Sugerencias
Traslados a otras entidades por no competencia
DIAS HABILES
15
DIAS CALENDARIO
5
10
NORMA
CCA Art 6
Ley 5/1992 Art 249,258
Ley 5/1992 Art 260
10
CCA Art 17, 19 Y 22
CCA Art 29
30
15
15
10
CCA Art 25
LEY 734 ART.34, Numeral 34
Procedimiento PR-ASC-01
CCA Art.33
Directiva Presidencial 04
del 22 de Mayo de 2009
Resolucin 137 de 2010,
Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural
Solicitudes de Informacion en Materia Pensional
15
Peticiones,quejas,reclamos Poblacion Desplazada
10
10 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de la entidad,
como parte integral de los procesos archivsticos.
42
10.1 FLUJO DEL PROCESO
INICIO
Cada Dependencia de la entidad debe realizar la adecuada organizacin de los archivos

teniendo en cuenta; clasificacin, ordenacin y descripcin.
Despus de organizada la documentacin y

clasificada por temas se procede a realizar la foliacin
teniendo en cuenta el numeral PGD (5.3.1.)
Se realiza la identificacin de las unidades de conservacin; carpetas y cajas con los formatos establecidos (F04PR-ALI-07/ F05-PR-ALI-07).
Sabe cmo diligenciar

los formatos de
identificacin de
unidades de
conservacin?
NO
SI
Realizada la identificacin y ordenacin documental podemos hacer

entrega al Grupo de Gestin documental radicando un memorando y
adjuntando el formato nico de inventario documental (FUID),
correctamente diligenciado. Tener en cuenta el numeral PGD
FIN
Ver numeral PGD (5.3.2.).
43
Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal.

Artculo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarn que los secretarios reciban los archivos por inventario y
que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrn multas
sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas
multas se reputan penas correccionales.
Artculo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los
Departamentos y Municipios, dispondrn lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la
contabilidad de los fondos pblicos y los dems detalles relativos a los mismos.
Cdigo de Comercio.
Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser conservados cuando menos
por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o
comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante, siempre que por
cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de
comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y
el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se destruyeron y el
procedimiento utilizado para su reproduccin.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har constar
el cumplimiento de las formalidades anteriores.
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D.

Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del
orden nacional.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comit Evaluador de Documentos en los
Departamentos, determina su integracin y le fija las funciones.
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994,
Reglamento General de Archivos", "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD.
Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de
servicios de archivo.
44
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de
las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley General de Archivos 594 de
2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden,
fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos
de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el
Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos,
Ley 594 de 2000.
Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relacin con la
integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondos acumulados.
Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las Entidades
de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin de Historias Laborales.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organizacin de Historias Laborales.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin
Histrica al Archivo General de la Nacin.
Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la
actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN.
Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo
del Archivo General de la Nacin.
NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica.
NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos.
10.3 PROCEDIMIENTO
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos
archivsticos de:
Clasificacin documental: Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupacin documental (fondo, seleccin y sub-seleccin), de acuerdo con la
estructura orgnico-funcional de la entidad.
Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el
orden previamente acordado.
45
Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus

agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la
investigacin.
10.4 FOLIACIN
El funcionario que tiene a cargo los expedientes, realiza la foliacin de los documentos teniendo en cuenta:
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente clasificada. La de

las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD). En fondos
acumulados, se foliar la documentacin que por Tabla de Valoracin Documental (TVD) sea
objeto de conservacin en Archivo Central o Archivo Histrico, al igual que aquella que va a ser
reproducida en otros soportes.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente ordenada. La
ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es
decir, que est de acuerdo con los trmites que dieron lugar a su produccin. El orden original
ms comn es el orden cronolgico. El nmero uno (1) corresponde al primer folio del
documento que dio inicio al trmite en consecuencia corresponde a la fecha ms antigua.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La depuracin consiste
en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de
gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin.
Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de
series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin se
ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series
documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos
jurdicos), cada uno de sus expedientes tendr una sola foliacin de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin (carpeta), la foliacin
se ejecutar de forma tal que la segunda ser la continuacin de la primera.
El procedimiento de la foliacin tendr las siguientes consideraciones:
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.
No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis.
Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo
sentido del texto del documento.
Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco,
y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
46
No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte papel.
No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo que
les corresponde, aun cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento de control o
de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado: tamao,
colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar
este material se dejar constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se
indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.
Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se numerarn
como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar
constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar este material se har
el correspondiente cruce de referencia.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta se
le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del instrumento de control
o de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos adheridos,
ttulo, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe
utilizarse pegante libre de cido).
Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de mina negra
y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas. En el rea de notas
del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del
documento foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si
una o varias fotografas se encuentran adheridas a una hoja, a sta se le escribir su respectivo
nmero de folio, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de
consulta, de la cantidad de fotografas adheridas a la hoja, al igual que otras caractersticas:
tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por
separar este material se har el correspondiente cruce de referencia.
Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse
en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el material para
evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta
el contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros
de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re-foliar a mano. De todos modos debe
registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o
pginas que contiene.
Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar esta
foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya ms de una, en caso
contrario, cuando haya ms de una, deber re-foliarse toda la unidad de conservacin.
47
Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones.
La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso tcnico
de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).
La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos
Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco, se retirarn. Si por el contrario, se encuentran
empastados o cosidos debern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el rea de notas
del instrumento de control o de consulta que tienen esta condicin. La foliacin de este tipo de
documentos debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren
en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la constancia en
el rea de notas del instrumento de control o de consulta.
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin de
conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales CDs, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a
la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por
separar este material se har el correspondiente cruce de referencia.
10.5 IDENTIFICACIN DE UNIDADES DE CONSERVACIN

10.5.1 CARPETAS
Cada unidad de almacenamiento debe estar conformada por un mximo de 200 folios. En caso
que un expediente supere este nmero, debe abrirse nueva carpeta y darle un nmero
correlativo que corresponda Ej.: 1 de 2 para la primera carpeta, 2 de 2 para la segunda y as
sucesivamente, dependiendo del nmero de carpetas que correspondan al mismo asunto.
El rtulo de la carpeta debe contener los datos necesarios para la identificacin del contenido, como
se indica a continuacin en la imagen.
48
FORMATO
VERSION 3
IDENTIFICACIN DE
CARPETA
F04-PR-ALI-07
FECHA EDICIN
20-06-2013
ENTIDAD PRODUCTORA FONDO:

DEPENDENCIA - SECCIN: SECRETARA GENERAL
CODIGO:
OFICINA PRODUCTORA SUBSECCIN:

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
CODIGO:
SERIE:
CODIGO:
PROCESOS DISCIPLINARIOS
SUBSERIE:
CODIGO:
NOMBRE DEL EXPEDIENTE: EXPEDIENTE N 03 - 2007 - EN AVERIGUACIN
FORMATO
VERSION 3
IDENTIFICACIN DE
CARPETA
F04-PR-ALI-07
FECHA EDICIN
20-06-2013
ENTIDAD PRODUCTORA FONDO:

300
28
DEPENDENCIA - SECCIN: SECRETARA GENERAL
CODIGO:
OFICINA PRODUCTORA SUBSECCIN:

CODIGO:
SERIE:
CODIGO:
PROCESOS DISCIPLINARIOS
SUBSERIE:
CODIGO:
NOMBRE DEL EXPEDIENTE: EXPEDIENTE N 03 - 2007 - EN AVERIGUACIN
No.
EXPEDIENTE: EXPEDIENTE VIRTUAL ( ORFEO )
No.
EXPEDIENTE: EXPEDIENTE VIRTUAL ( ORFEO )
FECHA INICIAL:
16/01/2007
FECHA FINAL: 03/07/2008
FECHA INICIAL:
05/03/2007
FECHA FINAL: 16/01/2007
CONSECUTIVO CARPETA
155
CORRELATIVO
CONSECUTIVO CARPETA
154
CORRELATIVO
FOLIOS:
1 AL 205
CAJA No.:
2 DE 2
15
FOLIOS:
1 AL 200
CAJA No.:
1 DE 2
15
10.5.2 CAJAS
Una vez conformados los expedientes, se almacenarn en cajas de conservacin de archivos, Ref. X200
con el fin de facilitar su manejo y conservacin. En cuanto a la capacidad de almacenamiento, se recomienda
introducir hasta el nmero de carpetas que permitan ser manipuladas de manera fcil y segura.
El rtulo de la caja debe contener los datos necesarios para la identificacin del contenido, como se indica a
continuacin en la imagen.
300
28
49
VERSIN:
4
FORMATO
VERSIN:
4
FORMATO
F05-PR-ALI-07
IDENTIFICACIN DE CAJAS
F05-PR-ALI-07
IDENTIFICACIN DE CAJAS
FECHA EDICIN
12-06-2013
FECHA EDICIN
12-06-2013
FONDO
FONDO
DEPENDENCIA - SECCION
DEPENDENCIA - SECCION
300 - SECRETARA GENERAL
300 - SECRETARA GENERAL
OFICINA PRODUCTORA - SUBSECCION
OFICINA PRODUCTORA - SUBSECCION
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y
DESARROLLO RURAL
SERIES O SUBSERIES
28 - PROCESOS DISCIPLINARIOS
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y
DESARROLLO RURAL
CANT. CARPETAS
5
SERIES O SUBSERIES
28 - PROCESOS DISCIPLINARIOS
CANT. CARPETAS
6
N. DE CAJA
CANT. DE CARPETAS
N. DE CAJA
CANT. DE CARPETAS
13
137 - 141
14
142 - 147
10.5.3 ENTREGA DE ARCHIVO AL GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL Y BIBLIOTECA.

Organizada la documentacin en carpetas y cajas de archivo, como se mencion en los literales
anteriores, El Coordinador de Grupo o Jefe de dependencia solicitar Mediante Memorando (-3) al
Grupo de Gestin Documental la recepcin de las cajas para su custodia, estableciendo una fecha,
para la entrega de los documentos la cual se realizara despus de una revisin frente al formato
nico de inventario documental (FUID).
Nota: El Grupo de Gestin Documental NO puede recibir documentos que no se encuentren inventariados y
mucho menos si son para transferencia, puesto que posteriormente de ese inventario depender la bsqueda
y localizacin de los documentos.
50
El Formato nico de inventario (FUID) debe estar completamente diligenciado como se observa en la
imagen.
VERSIN:
3
FORMATO
F09-PR-ALI-07
FECHA EDICIN
12-06-2013
UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Y/O TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Entidad Remitente:
Entidad Productora:
HOJA No.
Unidad Administrativa:
Oficina Productora:
SECRETARIA GENERAL - 300
REGISTRO DE ENTRADA
AO
MES
DIA
2013
29
N.T.
N.T. = Nmero de Transferencia
Objeto: TRANSFERENCIA PRIMARIA DEL ARCHIVO DE GESTIN AL ARCHIVO CENTRAL.

Nmero
de
Orden
Cdigo
151
300 - 28
152
Fechas Extremas
N de folios
Soporte
Frecuencia
de
consulta
Notas
Unidad de Conservacin
Nombre de las Series, Subseries o Asuntos

Caja Carp. Tomo Otro
Inicial
Final
EXPEDIENTE N 02 - 2006 - EN AVERIGUACIN
09/06/2006
14/07/2011
15
1 AL 85
PAPEL
BAJA
1 DE 1
300 - 28
24/10/2006
28/01/2008
15
1 AL 48
PAPEL
BAJA
1 DE 1
153
300 - 28
EXPEDIENTE N 02 - 2007 - JOSE PABLO LOZANO ALONSO
17/01/2007
10/04/2008
15
1 AL 146
PAPEL
BAJA
1 DE 1
154
300 - 28
05/03/2007
16/01/2007
15
1 AL 200
PAPEL
BAJA
1 DE 2
155
300 - 28
16/01/2007
03/07/2008
15
1 AL 205
PAPEL
BAJA
2 DE 2
156
300 - 28
11/04/2007
05/05/2008
15
1 AL 53
PAPEL
BAJA
1 DE 1
11 CONSULTA DOCUMENTAL
La consulta es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que
contienen.
Garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.)
de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de
los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y
solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario
competente.
La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o
de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le
expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se
permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes.
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.
51
Constitucin Poltica.
Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones,
la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin.
Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos
que establezca la ley.
Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer
libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos,
salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a
la documentacin oficiales...
Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal.

ART. 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades pblicas dan fe en los certificados que
expidan relativamente a los negocios que les estn confiados por razn de su empleo.
ART. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los
primeros los mandarn dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se
extender, pero se reservar en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregrsele al interesado.
De los certificados se dejar copia en un libro de papel comn.
ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las
Secretaras y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carcter de
reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que
las copias puedan sacarse bajo la inspeccin de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos
de sta. Ningn empleado podr dar copia de documentos que segn la Constitucin o la ley tengan
carcter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de
quien dependa.
Ley 57 de 1985.
Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.
Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de informacin.

Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.
52
11.2 CONSULTA Y PRSTAMO DE HISTORIAS LABORALES
Cuando un Funcionario del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (MADR) requiere una Historia
Laboral ya sea; MADR, CAJA AGRARIA, IDEMA, FONDO DRI, INAT, INPA E INCORA Y UNAT, en
calidad de prstamo debe realizar la solicitud por medio de nuestra intranet
(https://camponet.minagricultura.gov.co/PrestamoDocumentos/_Layouts/IT.SP2010.PrestamoDocumen
tos/SolicitudPrestamoDocumen. ) adjuntando los datos de ubicacin como lo son:
Nmero de caja
Nmero de carpeta
Entidad a la que pertenece
Identificacin de la persona
Nombre completo del ciudadano
El Funcionario encargado de realizar la bsqueda verifica la ubicacin y extrae la documentacin

solicitada.
Cuando el Funcionario encargado del proceso de consulta finaliza la bsqueda, relaciona las Historias
Laborales encontradas en el Formato establecido (FORMATO SOLICITUD DE HISTORIA LABORALES
F02-PR-ALI-07), como se muestra en la imagen.
FORMATO SOLICITUD DE HISTORIAS LABORALES

Minister io de Agr icultur a y Desar r ollo Rur al
Repblica de Colombia
SOLICITANTE:
No.
Versin: 1
YAMILE SOTELO BERNAL

NOMBRES
Pgina: 1 de 1
ENTIDAD INAT
CEDULA
CARPETA
776
4619
FOLIOS DE
ENTREGA
SOLICITANTE Y FECHA
APOLINAR VELEZ GONZALEZ
DIANA MARIA MENDOZA GONZALEZ
EMILIO HUFFINGTON WATSON
4.033.108
391
2134
YAMILE SOTELO - 12/08/2013
MARCO LINO CAMACHO ROJAS
4.109.212
148
763
MILTON GARZON ORTIZ
5.937.233
322
1722
JOSE DE JESUS SIERRA LOZANO
5.002.976
714
4205
NOEL DIAZ SANCHEZ
12.099.888
260
1355
ANGEL MARIA PEUELA SALOMON
19.078.747
73
228
MARTHA CALDERON GARZON
20.337.739
145
747
10
ALVARO PIO VARGAS RANGEL
13.810.532
765
4549
11
RHEMY RAFAEL OVIEDO AGAMEZ
6.862.269
547
3146
9.085.447
CAJA
22.565.174
CONTRATISTA - CERTIFICACION
F02-PR-ALI-07
QUIEN RECIBE Y FECHA
Fecha de Devolucin y Nombre

del Receptor

El Funcionario encargado del proceso de consulta hace entrega de manera personal de las Historias
Laborales.
53
La Dependencia solicitante, acusa el recibido con firma, nombre legible y fecha de recepcin de la
solicitud, hacindose responsable de estos documentos durante el periodo que estn en su poder.

El Funcionario solicitante podr tener en su poder la Historia Laboral por un mximo de 10 das
hbiles despus de la recepcin de la misma.
El Funcionario encargado del proceso de consulta y prstamo tiene como mximo 24 horas para
responder si la Historia Laboral se encuentra en custodia del Grupo de Gestin Documental y
Biblioteca.
Despus de confirmada la ubicacin de la Historia Laboral el Funcionario tendr un mximo de 24
horas para la entrega personal de lo solicitado, teniendo en cuenta que algunos de los documentos
se encuentran en custodia del Archivo General de la Nacin.
Si la Historia Laboral no se encuentra en la ubicacin dada por el Funcionario solicitante se procede
a realizar una bsqueda en todas las bases de datos de las entidades en custodia del Grupo de
Gestin Documental y Biblioteca.
Si despus de realizada la bsqueda en todas las bases de datos no se encuentra registro de la
Historia Laboral, el Grupo de Gestin Documental Procede a realizar certificacin de no existencia.
11.4 CONSULTA Y PRSTAMO DE ARCHIVO

Cuando el Funcionario requiere copia de algn documento interno del Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural como lo son; Resoluciones, Decretos, Nominas etc debe realizar la solicitud a travs de intranet
indicando los siguientes datos:
- Resoluciones y Decretos; deben indicar el Nmero consecutivo de la Resolucin o el Decreto, el ao y el
Tema.
- Nominas; deben indicar Ao, documento de identidad del solicitante o peticionario, Nombre completo y
entidad (MADR, CAJA AGRARIA, IDEMA, FONDO DRI, INAT, INPA E INCORA Y UNAT).

-
Resoluciones Decretos y Nminas del MADR

El Funcionario encargado de la consulta tiene como mximo 4 das hbiles para entregar la copia
de la Resolucin, Decreto o Nomina. Tiempo en el que realiza la bsqueda y autentica la copia.
54
Nminas de Entidades liquidadas (MADR, CAJA AGRARIA, IDEMA, FONDO DRI, INAT, INPA E
INCORA Y UNAT).
El Funcionario encargado de la consulta tiene como mximo 4 das hbiles para la entrega de la
copia de la Nmina solicitada. Tiempo en el que realiza la bsqueda y autentica la copia.
12 DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Ley 594 de 2000, Art. 24. Ley General de Archivos.
Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental
para todas las Entidades del Estado.
Acuerdo 04 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las
Tablas de Retencin Documental
Acuerdo AGN No. 042 del 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin Por el cual se
establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los
artculo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
Acuerdo AGN No. 039 de 2002. Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin Por el cual se regula
el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del
Artculo 24 de la Ley 594 de 2000.
Acuerdo AGN No. 026 de 1999 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin donde se aprueban
las TRD del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Resolucin No. 00014 de 2001 por la cual se institucionaliza la aplicacin de la Tabla de Retencin
Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
Gua para la Implementacin de un programa de gestin documental. Archivo General de la Nacin, 2006.
Tablas de Retencin y transferencias documentales, Mini-Manual No. 4 (versin actualizada). Archivo
General de la Nacin, publicada originalmente en 2001
55
12.2 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD

La Tabla de Retencin Documental ha sido aprobada por el Archivo General de la Nacin y se institucionaliza
la aplicacin mediante Resolucin Numero 00014 de 2001 del 16 de enero de 2001. Sin embargo, por
desarrollo de las actividades propias de la entidad, puede ser necesario actualizar tipos, sub-series e incluso
series documentales.
Cuando exista una solicitud de modificacin de las TRD a nivel de tipo documental, el Grupo de Gestin
Documental asesorar a la dependencia solicitante respecto a las funciones y procedimientos que recopila
la actual TRD.
Las solicitudes deben realizarse por correo electrnico a la Coordinacin del Grupo de Gestin Documental,
argumentando su necesidad y soportndolo si es por norma alguna. Esta solicitud siempre deber provenir
del Director, Jefe o Coordinador del rea respectiva o de lo contrario no ser aceptada.
Una vez verificadas las funciones y procedimientos y si es viable la creacin o modificacin de tipos
documentales se realizan, por parte del funcionario designado en el Grupo de Gestin Documental, los
ajustes a las TRD en el mdulo de TRD de ORFEO.
12.3 DEFINICIN
Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal,
permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las tablas de retencin documental y/o Tablas de
valoracin Documental
12.4 OBJETIVO
Elaborar y actualizar las Tablas de Retencin Documental la racionalizacin de la produccin documental y
la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos: Archivos de Gestin y Central del Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural.

Se debe contar siempre con un Acto Administrativo que crea o modifica una dependencia o grupo para
elaborar o actualizar una TRD.
Las TRD deben ser revisadas y actualizadas peridicamente y obligatoriamente cuando se registren
cambios estructurales y/o funcionales que las afecten.
Las modificaciones que surjan sern evaluadas por la Oficina Productora y el Grupo de Gestin
Documental y Biblioteca o quien haga sus veces y avaladas por el Comit de Desarrollo
Administrativo del Ministerio de Agricultura.
Los documentos de apoyo no se consignan en la Tabla de Retencin Documental.
56
Por cada oficina productora de documentos, debidamente constituida en la estructura orgnica del
Ministerio de Agricultura, existir una Tabla de Retencin Documental TRD.
Se conformara y actualizara el Cuadro de Clasificacin Documental del Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural.
Los procesos y procedimientos se evidencian para la consolidacin de las Series y Sub-series
Documentales pero las Tablas se crean respetando la jerarqua de la entidad.
El rea encargada de la elaboracin y actualizacin de las Tablas de Retencin Documental TRD
ser el Grupo de Gestin Documental y Biblioteca.
57
12.6 INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL - TRD
tem
1.
ACTIVIDAD
Compilacin de la
informacin
institucional
2.
Entrevista a los
productores
documentales.
3.
Elaborar la
Propuesta de la
Tabla de Retencin
Documental
4.
Validar la TRD con

el Productor
documental
DESCRIPCIN
Se compila y registra en el formato correspondiente la
informacin institucional, contenida en:
Disposiciones legales, actos administrativos y otras
normas relativas a la creacin, y cambios
estructurales del Ministerio (Ley, Decretos,
Resoluciones, etc.).
Estructura interna vigente, manuales de funciones y
procedimientos.
Organigrama actual, actos administrativos de
creacin de oficinas y asignacin de funciones.
Con base en las fuentes recopiladas y a travs de una
encuesta se identifican las unidades documentales
producidas por la oficina en desarrollo de sus funciones,
se analiza la produccin y trmite de los documentos y
se identifican los valores primarios de la documentacin.
Con la aplicacin de la encuesta se complementa la
informacin recolectada en las fuentes institucionales.
Se aplica una encuesta por cada oficina productora.
(Ver: Mini-Manual No. 4 (versin actualizada). AGN).
Con base en el anlisis de la informacin recolectada en
las actividades previas, se estructuran las series y
subseries con sus correspondientes tipos documentales
para la oficina productora, se establecen los tiempos de
retencin en el archivo de gestin y en el central para
cada serie y se determina el destino final de la
documentacin (conservacin, seleccin, eliminacin),
de acuerdo con sus valores.
La propuesta de TRD se presenta a los respectivos
productores de la documentacin para su revisin,
sugerencias de ajuste y validacin.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
GRUPO DE
PUESTO DE TRABAJO
GESTIN
Dependencias
Grupo de Gestin
Documental y
Biblioteca.
Dependencias
Grupo de Gestin
Documental y
Biblioteca
Dependencias
Grupo de Gestin
Documental y
Biblioteca
Dependencias
Grupo de Gestin
Documental y
Biblioteca
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIN
O APLICATIVOS
INFORMTICOS
Formato de
soporte
normativo por
oficina
productora
Debidamente
diligenciado.
N/A
Coordinador o Jefe del Grupo

de Gestin Documental y
Biblioteca.
Directores, Subdirectores
tcnicos, Jefes de oficina,
funcionarios y contratistas.
Formato de
encuesta
diligenciado
(AGN)
N/A

Biblioteca.
tcnicos, Jefes de oficina,
Formato de
TRD diligenciado
N/A
Formato de TRD
Validado
N/A

Biblioteca.
Directores, subdirectores
tcnicos, jefes de oficina,
Coordinador del Grupo de

Gestin Documental y
Biblioteca. Directores,
Subdirectores tcnicos, Jefes
58
tem
5.
6.
ACTIVIDAD
Avalar la TRD
por el Comit de
Desarrollo
Administrativo
Notificacin y firma
de la TRD
DESCRIPCIN
La propuesta de TRD se presenta ante el Comit de

Desarrollo Administrativo del Ministerio para su aval.
Una vez avalada la TRD por el Comit de Desarrollo

Administrativo, El Grupo de Gestin Documental y
Biblioteca o quien haga sus veces debe notificar por
escrito, al jefe de la oficina productora, que la TRD ha
sido aprobada y se enva con la firma del jefe de archivo.
El inicio de la vigencia de la aplicacin de la TRD
aprobada ser determinada y notificada por el jefe de
archivo o quien haga sus veces, de acuerdo con las
caractersticas de las series documentales.
7.
Informar la
oficializacin de
TRD
El Grupo de Gestin Documental y Biblioteca informar

mediante correo electrnico a la Oficina productora y a
la mesa de ayuda del Software de Gestin Documental
que la TRD avalada se encuentra en el Disco de red
Newton y actualizada en el Software de Gestin
Documental.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
GRUPO DE
PUESTO DE TRABAJO
GESTIN
Grupo de Gestin
Documental y
Biblioteca.
Comit de Desarrollo
Administrativo
Grupo de Gestin
Documental y
Biblioteca.
Dependencias
Grupo de Gestin
Documental y
Biblioteca.
Jefe o Coordinador del Grupo

Biblioteca.
tcnicos, jefes de oficina.
Comit de Desarrollo
Administrativo
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIN
O APLICATIVOS
INFORMTICOS
Acta del Comit

de Desarrollo
Administrativo
N/A
TRD firmada
N/A
TRD en el Disco
Newton y
Software de
Gestin
Documental
Software de Gestin
Documental
Jefe o Coordinador del Grupo

Biblioteca.
tcnicos, Jefes de oficina
Comit de Desarrollo
Administrativo
Funcionario Responsable de
las TRD
59
INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL - TRD
tem
1.
2.
ACTIVIDAD
Actualizacin de la
TRD
Validar la
TRD con la oficina
productora
DESCRIPCIN
Si se han presentado cambios en la estructura orgnica o funcional

de una dependencia o por requerimientos de la misma gestin
documental (homologacin de series) se procede a actualizar la
TRD (suprimir o adicionar series, sub-series o tipos documentales,
modificar tiempos de retencin o la disposicin final).
La actualizacin de la TRD no requiere forzosamente aplicar
nuevamente la encuesta de estudio documental.
Estos ajustes se pueden realizar porque el Grupo de Archivo los
detecte o porque la oficina productora lo solicite.
La solicitud se har de forma escrita al Grupo de Archivo.
El Grupo de Archivo realizara el estudio correspondiente de la
propuesta de TRD enviada por la Oficina Productora.
La propuesta de actualizacin de la TRD se presenta a la oficina

productora para validacin.
La propuesta de actualizacin de la TRD se sustenta ante el Comit
de Desarrollo Administrativo, quien dar su aprobacin.
3.
Avalar la
TRD
actualizada
La sustentacin puede hacerla el productor documental o Grupo de

Archivo o quien haga sus veces.
La fecha de aprobacin de la actualizacin se registra en el
encabezado de la Tabla de Retencin Documental TRD.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
O
CARGO Y/O
GRUPO DE
PUESTO DE TRABAJO
GESTIN
Dependencias
Grupo de
Gestin
Documental y
Biblioteca.
Grupo de
Gestin
Documental y
Biblioteca.
Oficina
Productora
Productor
Documental
o
Grupo de
Gestin
Documental y
Biblioteca.
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIN
O APLICATIVOS
INFORMTICOS
Propuesta de
actualizacin de TRD
N/A
Formato de TRD
Validado por
memorando.
N/A
Jefe o Coordinador del

Grupo de Gestin
Documental y Biblioteca.
tcnicos, Jefes de oficina
Comit de Desarrollo
Administrativo
Jefe o Coordinador del

Grupo de Gestin
Directores y Subdirectores
tcnicos, jefes de oficina
Jefe o
Coordinador del
de la oficina
productora
o
Grupo de Gestin
Documental y Biblioteca
TRD actualizada y
firmada.
Acta de Comit de
Desarrollo
Administrativo
N/A
60
tem
4.
ACTIVIDAD
Notificacin
y firma de la
TRD
Actualizada
INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIN
Una vez avalada la TRD por el Comit de Desarrollo Administrativo,
el Grupo de Archivo o quien haga sus veces debe notificar por
escrito, al jefe de la oficina productora, que la TRD ha sido aprobada
y se enva con la firma del jefe de archivo.
El inicio de la vigencia de la aplicacin de la TRD avalada ser
determinada y notificada por el jefe de archivo o quien haga sus
veces, de acuerdo con las caractersticas de las series
documentales.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
O
CARGO Y/O
GRUPO DE
PUESTO DE TRABAJO
GESTIN
Grupo de
Gestin
Documental y
Biblioteca.
Grupo de Gestin
Oficina Productora
REGISTROS
TRD
Firmada
SISTEMAS DE
INFORMACIN
O APLICATIVOS
INFORMTICOS
N/A
5.
Actualizar TRD en
el Software de
Gestin
Documental
Una vez realizada la actualizacin de la TRD, se procede a incluirse

en el Software de Gestin Documental.
Grupo de
Gestin
Documental y
Biblioteca.
Grupo de Gestin
TRD creada o
actualizada en el
Software de Gestin
Documental
Software de
Gestin
Documental
6.
Informar la
oficializacin de
TRD
El Grupo de Gestin Documental y Biblioteca informar mediante

correo electrnico a la Oficina productora y a la mesa de ayuda del
Software de Gestin Documental que la TRD avalada se encuentra
en el Disco de red newton y actualizada en el Software de Gestin
Documental.
Grupo de
Gestin
Documental y
Biblioteca.
Funcionario Responsable de
las TRD
TRD en el Disco
Newton y Software de
Gestin Documental
Software de
Gestin
Documental
61
ANEXOS
ELABORACIN DIAGNSTICO DE LA GESTIN DOCUMENTAL

La formulacin, aprobacin e implementacin del PGD del MADR, incluir el plan de accin, el cual contempla la
identificacin de problemas, oportunidades, objetivos y determinacin de los requerimientos de informacin. El
diagnstico, de la gestin documental del MADR, contempla, los aspectos tcnicos, administrativos, gestin del
talento humano, instrumentos tcnicos, tecnolgicos y normativos. El PGD, es un plan discriminado a corto,
mediano y largo plazo y cuenta con un rgano coordinador Subdireccin Administrativa Grupo de Gestin
Documental y Biblioteca de la gestin de documentos, que garantiza su adecuado desarrollo y a travs del cual
se definen las polticas generales de la gestin documental.
GLOSARIO
Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros y permitir su consulta a las reas
y/o personal autorizado.
Almacenamiento: Lugar donde se ubican y guardan los registros.
Archivar: Accin realizada a travs del Sistema de Gestin Documental ORFEO, por la persona que
tiene asignado en su usuario un radicado de entrada, salida o cualquier documento que tiene nmero de
radicado y el cual ha terminado trmite. Con esta accin el documento pasa inmediatamente a un campo
denominado DEPENDENCIA DE SALIDA, el cual no es visible para los usuarios de ORFEO pero que
queda registrado en el histrico del documento.
Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de 2000.
Archivo de Gestin (administrativo, activo de oficina): Comprende toda la documentacin que es
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. Ley
594 de 2000
Archivo Electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados
archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un proceso
natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Acuerdo 60 de
2001
Archivo Histrico: Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservacin permanente. Ley 594 de 2000.
62
Archivo Total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Art. 3
Ley 594.
Ciclo Vital del Documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin en la oficina (archivo de gestin) y su conservacin temporal (archivo central),
hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente (archivo histrico).
Clasificacin Documental: Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la entidad
Comit de Archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas
de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservacin de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Consulta de Documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
informacin que contienen.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo
personal, citando o no el cargo del funcionario.
Custodia: Es una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consistente en asegurar la
proteccin material de los documentos y su accesibilidad.
Devolucin: Proceso que realiza la empresa de correos contratada indicando que el documento no ha
sido entregado a su destinatario argumentando los motivos de devolucin tales como, Direccin
incorrecta, cambio de domicilio, etc
Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera
analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada
por computador.
Disposicin Final de los Documentos: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.
Disposicin: Accin por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de conservacin establecido para los
registros. Por ejemplo: destruccin, transferencia al cliente, microfilmacin, entre otros.
Distribucin de Documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Documento: Conjunto constituido por un soporte y la informacin que contiene, utilizado como prueba
o con fines de consulta.
63
Documento Electrnico de Archivo: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivsticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Pblico: Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o
con su intervencin.
Eliminacin de Documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de
retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios
y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Expediente: Conjunto de documentos constituido o bien orgnicamente por la administracin de origen
para la consecucin o tratamiento de un asunto, o bien como agrupacin lgica durante su clasificacin
en el archivo.
Foliacin: Acto de enumerar las hojas.
Fondo Documental: Es la totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un
archivo que es objeto de conservacin institucional, formada por el mismo archivo.
Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Identificacin: Accin que permite reconocer los registros y relacionarlos con el producto o la actividad
involucrada o el procedimiento del sistema integrado de gestin.
Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula.
Ordenacin Documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el
orden previamente acordado.
Organizacin de los Documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y
descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.
Produccin o Proyeccin Documental: Generacin de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Radicacin de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de
vencimiento que establezca la Ley.
Radicacin de documento como nuevo: Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene ningn
antecedente en la Entidad.
Radicacin de documento como Asociado: Se selecciona cuando el documento hace referencia o es
respuesta de un radicado emitido por el MADR.
64
Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe
realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desarrolladas.
Resolucin: Forma de pronunciamiento de los rganos de Gobierno y de los altos mandos
institucionales.
Retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la Tabla de
Retencin y de Valoracin Documental
Seleccin Documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de
valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas.
Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados.
Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos,
orales y sonoros.
Tabla de Retencin Documental (TRD): listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
Tipificar: Ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma comn. Diccionario Real Academia de la
Lengua Espaola.
Tipo Documental: unidad documental simple.
Trmite de Documentos: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento
de su funcin administrativa Transferencia de archivos: Son los traslados de documentos de archivo de
gestin al central, sin alteracin de sus propiedades, para su conservacin cautelosa y cuya frecuencia
de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atencin de trmites.
Transferencia Primaria: traslado de los documentos del archivo de gestin al archivo central, teniendo
en cuenta las tablas de retencin documental.
Transferencia Secundaria: Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al
permanente (O histrico). Estas transferencias concluyen los procesos de valoracin secundaria en las
instituciones y tienen como fin garantizar la proteccin de los documentos con valor social (cultural e
histrico), ms all de las necesidades institucionales de conservarlos.
Unidad de Conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice
su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las
carpetas, las cajas y los libros o tomos.
65
Unidad Documental: es la pieza mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser
considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicacin.
La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja
cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
Valoracin Documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos hojas de vida o Historias Laborales, contratos, actas, informes, entre otros con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
Valores Primarios (administrativo, legal, contable, fiscal y tcnico): es el que tienen los documentos
mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los
involucrados en el asunto

Programa de Gestion Documental Marzo 20 2015

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Programa de Gestion Documental Marzo 20 2015

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1

Compilo: Jonathan Javier Rodriguez Sichaca

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

COMIT DE ARCHIVO Y COMIT DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: ................... 10

REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ............................................... 10

5.4.6.2 TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD ...................................................................... 18

FLUJO DEL PROCESO

CONSIDERACIONES GENERALES ........................................................................................ 26

MARCO NORMATIVO ......................................................................................................... 26

RADICACIN COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (-1) ............................................. 27

GESTIN Y TRMITE ...................................................................................................... 28

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO.................................................................................. 30

7.1.2 RECEPCIN Y VERIFICACIN. ................................................................................................. 30

DISTRIBUCIN DOCUMENTAL ....................................................................................... 33

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS (-1) ............................................................. 38

8.3.7 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 38

TRAMITE DE DOCUMENTOS OFICIALES....................................................................... 39

10 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ...................................................................... 41

ELABORACIN DIAGNSTICO DE LA GESTIN DOCUMENTAL ....................................... 61

UNESCOs Records and Archives Management Program (RAMP)

1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Implementacin de un programa integral de Gestin Documental al interior del Ministerio de Agricultura

Racionalizar y controlar la produccin documental, en atencin a los procesos, procedimientos y

Normalizar los procedimientos para el recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediante

Normalizar la administracin y organizacin de los documentos a partir de la nocin de Archivo Total,

Implementacin de tecnologa para el acceso a la informacin de manera confiable y rpida

2. COMIT DE ARCHIVO Y COMIT DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO:

5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

5.3.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE ARCHIVO CENTRALIZADO DEL MADR

5.3.2 COORDINACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL CON OTRAS REAS DEL MADR

5.3.3 GESTIN DEL TALENTO HUMANO DESTINADO A LA GESTIN DOCUMENTAL

5.3.4 RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD EN LA

Funcionarios y contratistas: Profesionales en ciencias de la informacin Responsables de formular,

5.3.5 PLAN DE CAPACITACIN PGD - MADR

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 594 de 2000. p. Cit. Pg. 7.

5.3.6 EDIFICIOS DE ARCHIVO

5.4.2 DOTACIN DE UNIDADES INFORMACIN (HARDWARE Y SOFTWARE)

condiciones en las que se generaron.

5.4.3 CONTENIDO, APROBACIN, PUBLICACIN Y DEMS ASPECTOS DEL P.G.D

COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, p. Cit., p. 8

5.4.3.2 APROBACIN DEL PGD

5.4.3.3 PUBLICACIN DEL PGD

5.4.4 DEFINICIN DE LA POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL

5.4.5 PRESUPUESTO DE LA GESTIN DOCUMENTAL MADR

5.4.6.1 CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL

5.4.6.2 TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD

5.4.6.3 TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD

5.4.6.4 EL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL (PGD)

5.4.6.5 EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD (PINAR)

5.4.6.6 PROGRAMA E INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN DOCUMENTAL

5.4.6.7 INVENTARIOS DOCUMENTALES

5.4.6.8 MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS

5.4.6.10 REGISTRO NICO DE SERIES DOCUMENTALES

5.4.6.11 MAPA DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIN DE LAS

5.4.6.12 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE

5.4.6.13 ALCANCE Y COBERTURA DEL P.G.D ACORDE A SOPORTES Y MEDIOS DE

5.4.7 PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD

Determinar el sistema o herramienta tecnolgica donde nace o se origina.

Si est definido en las TRD como tipo documental, de qu serie o Subserie.

5.4.7.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

5.4.7.3. PROGRAMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

5.4.7.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

5.4.7.5 PROGRAMA DE REPROGRAFA ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (SISTEMAS

5.4.7.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRAFICOS, SONOROS,