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Funciones y formatos
Antonio Roldn
FUNCIONES Y FORMATOS
En este segundo documento se explican los conceptos mnimos necesarios para crear
las primeras hojas que tengan una cierta utilidad, como presupuestos, esquemas de
clculo, conversiones de monedas, etc. Es muy importante dominar estas tcnicas
bsicas antes de seguir con el proceso de aprendizaje.
CONTENIDO
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FRMULAS EN CALC
Las funciones de Calc son palabras clave que producen un clculo determinado. Las
ms populares son SUMA, CONTAR, PROMEDIO, RAIZ, SI,
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Slo se usan como parte de una frmula, por lo que han de ir siempre precedidas del
signo =.
Todas ellas han de venir seguidas por los datos sobre los que actan, escritos entre
parntesis, que es lo que se llama argumento. Lo vemos con algunos ejemplos:
=SUMA(C4:D12) Esta funcin sumara todos los nmeros comprendidos entre la celda
C4 y la D12. Aqu SUMA es la palabra clave y C4:D12 el argumento.
=HOY() Devuelve la fecha actual. No tiene argumentos, pero hay que escribir los
parntesis.
=RAIZ(9) Devolvera un 3, que es la raz cuadrada de 9.
=PROMEDIO(C4:G18) encuentra la media aritmtica de todos los nmeros contenidos
en las celdas comprendidas entre C4 y G18.
Cuando no se recuerda la palabra clave de una funcin, se acude al botn f(x), situado
junto a la lnea de edicin,
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AUTOSUMA
Junto al botn f(x) puedes ver el de Autosuma, representado por la letra sigma .
Se suele seleccionar la celda inferior al rango que deseas sumar, y pulsar el botn . A
veces tendrs que guiar su funcionamiento seleccionando el rango previamente. Si
este tiene estructura de columna, la suma se situar debajo, y si de fila, a la derecha.
Estas son las funciones ms usadas en Calc, por lo que debes practicar bastante con el
botn hasta que lo domines. En la imagen puedes ver la insercin de la funcin
SUMA mediante este botn. El argumento entre parntesis lo construye el botn y
t no tienes que hacer nada.
FORMATOS DE CELDA
FORMATOS DE FUENTE
La apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. A
continuacin descubriremos las principales opciones de formato que existen, dejando
el resto a tu experimentacin. Como en la primera gua ya se explic la barra de
Formateo, nos dedicaremos en esta a explicar con
profundidad todas las opciones del men Formato.
Abre el men Formato y elige CeldasCuando se
abra la ventana seala la pestaa Fuente
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Las opciones se explican por s
mismas: Fuente te permite
elegir entre Arial, Verdana y
otras muchas. Es la forma que
tendrn las letras.
Con el Estilo puedes elegir entre
Normal, Negrita y Cursiva.
El Tamao puede variar mucho,
pero los ms usados van desde
10 hasta 18 puntos.
ALINEACIN
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Tambin es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un
grupo de celdas. En la barra de Formateo dispones de tres botones consecutivos que
te permitirn esos cambios
Cambio de fondo
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Cambio de borde
El botn de la izquierda tiene como objeto disear los bordes de una celda o de un
rango. Desafortunadamente no cambia el estilo ni el grosor, En cambio, los bordes
ofrecidos son aditivos, es decir, que eligiendo dos o ms de ellos se dibujarn ambos
simultneamente, como ves en la imagen:
FORMATOS NUMRICOS
FORMATOS RPIDOS
En todas las hojas que consultes vers que puede haber celdas en las que los nmeros
se presentan con un decimal y sin embargo en otras hay dos. Igualmente, unas estarn
expresadas en euros y otras en porcentaje. Existirn celdas que expresen fechas y
horas, e incluso smbolos especiales, como 34 km/h.
Aprenderemos a continuacin cmo se cambian los formatos de los nmeros. Elige
una celda que contenga un nmero.
En la barra de Formateo slo hay cuatro formatos rpidos, representados por estos
botones:
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Decimales: Para aadir decimales elige el penltimo del grupo. Cada pulsacin aadir
un decimal. El botn situado a su derecha eliminar un decimal. Experimenta con los
dos para ver el efecto.
OTRAS OPCIONES
Es fcil que no te baste con los formatos rpidos de los botones. En ese caso acude al
men Formato, elige Celdas y despus la pestaa Nmeros.
CATEGORAS
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financiero, para distinguir el efectivo de las deudas. Tambin puede concretarlos ceros
a la izquierda de la coma o punto decimal.
Moneda
Si defines el formato de una celda como moneda, el programa la elegir segn la
regin geogrfica que est definida en tu equipo. Veremos ms adelante cmo
cambierla.
Fecha
Este formato se explica por s mismo. Basta ver la variedad tan grande de tipos de
escritura de fecha ofrecidos.
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En los modelos de Fsica o Qumica es muy til aadir las unidades de las magnitudes al
cdigo estndar: g/l, m/s, newton, etc.
Con este procedimiento puedes definir una moneda distinta del euro. Si deseas
disponer de ella siempre que lo desees, pulsa el botn de Agregar situado a la derecha
de la lnea de cdigos.Si despus no lo necesitas, lo seleccionas y pulsas Suprimir.
En sesiones posteriores se ampliarn algunas ideas sobre formatos.
Pincel de formato
Es el botn situado junto a las opciones Cortar y Copiar de la barra Estndar.
Para usarlo selecciona una celda, pulsa sobre ese botn para que cree un
pincel, y con l recorres las celdas sobre las que quieres copiar el formato.
Si pulsas con doble clic tendrs activo el pincel hasta que pulses de nuevo.
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Aumento o disminucin
Para aumentar en un porcentaje una cantidad, bastar con multiplicarla por la celda
del porcentaje aumentada en una unidad. As, para aumentar un 33% hay que
multiplicar por 1,33. Si, por ejemplo, el porcentaje se ha escrito en la celda B3 y la
cantidad en la B2, el aumento se escribira como =B2*(1+B3), con parntesis.
Para disminuir usaremos la resta. En el ejemplo anterior la frmula =B2*(1-B3)
disminuira la cantidad en un 33%.
Comparacin como porcentaje
Si el total de una factura, 23.550 , se encuentra en una celda, pongamos la C9 y una
partida de la factura, por ejemplo el material, 9.345 , se ha escrito en la celda C8, para
saber qu tanto por ciento del total representa el material, bastar dividir C8/C9 y
despus asignar al cociente el formato de porcentaje. Observa el clculo de la imagen
e intenta reproducirlo:
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OPERACIONES DE EDICIN
Estas operaciones son fundamentales para crear libros de Calc de forma rpida. Las usars a
diario.
CORTAR, COPIAR Y PEGAR
Las operaciones bsicas de edicin de Cortar, Copiar y Pegar las tienes implementadas en la
Barra Estndar. Los botones no tienen buena visibilidad, pero pronto los localizars fcilmente.
No hay que explicar su funcionamiento, que es idntico al de otros programas. S debes saber
que para seleccionar las celdas que desees copiar o cortar debers mover el ratn con el botn
izquierdo pulsado. Junto al botn de Pegar una flechita nos abre bastantes posibilidades:
Si eliges GDI metafile o Bitmap podrs pegar el contenido como i
imagen, con lo que pierdes toda la informacin matemtica,
pero te puede interesar si usas esa posibilidad en Word o
PowerPoint.
Veremos ms adelante que el pegado como vnculo DDE no
copia el contenido, sino que enlaza a l, con lo que se puede
actualizar la copia. Tambin tienes opciones para copiar como texto: sin formato, como RTF y
en HTML.
Tendrs ms dominio si los localizas en el men Editar, porque te recuerdan los atajos de
teclado CTRL+C para Copiar, CTRL+V para Pegar y CTRL+X para Cortar y tambin porque te
ofrece el Pegado Especial. Es conveniente que nos detengamos en l, porque tiene opciones
interesantes.
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DESHACER-REHACER
ELIMINAR Y BORRAR
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Si despus quieres cambiar la hoja nueva de sitio podrs arrastrar su pestaa delante o
detrs de otras, as como cambiarle el nombre con el botn derecho. Tambin puedes
con l colorear la pestaa
BUSCAR Y REEMPLAZAR
Esta operacin es muy til si deseas buscar un dato en muchas celdas o corregir
cualquier texto o nmero errneo.
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En realidad existen dos formas distintas de buscar, ambas situadas en el men Editar.
En algunas situaciones se puede desear incluir en una celda todo un prrafo con saltos
de lnea, como ocurre en la siguiente imagen
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Si una vez que ests escribiendo un texto deseas activar el salto de lnea, puedes usar
la combinacin de teclas Ctrl-Intro
Mediante este men puedes decidir cmo deseas ver la hoja en la que ests
trabajando. De las primeras opciones, es aconsejable que por ahora elijas slo Normal,
para no confundirte.
De las dems opciones por ahora slo nos interesan algunas:
Barra de herramientas: Con ella se pueden activar o desactivar algunas barras. No es
aconsejable tener muchas abiertas. Quizs con las bsicas Estndar, Formateado y
Dibujo es como mejor se trabaja.
Escala: Te permite acercar o alejar la visin de las celdas. En realidad, es mucho ms
prctico acudir al desplazador que figura en la parte baja de la pantalla, en la Barra de
Estado
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En el men Ventana tienes la opcin de Nueva ventana. Con ella puedes conseguir ver
dos o ms hojas de forma simultnea. Puedes despus cerrarla con la opcin Cerrar
ventana.
Los comandos Dividir y Fijar permiten descomponer la pantalla en cuatro zonas de
trabajo a partir de la celda actual. En la primera las celdas se pueden desplazar de
forma independiente en cada zona y en la segunda quedan fijjadas.
COMPLEMENTOS
ESTILOS
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Aplicacin de un estilo
Para aplicar un estilo a unas celdas ya seleccionadas, basta con pulsar con doble clic
sobre un estilo de la lista. Prueba a cambiar el estilo de algunas celdas que contengan
textos o nmeros.
Observa que existen estilos de celda, como los que se han visto hasta ahora, y de
pgina. A cada uno se accede con su botn correspondiente en la parte superior.
Nosotros nos referiremos siempre a estilos de celda.
Si deseas experimentar un poco, activa el modo regadera, y vers que puedes rellenar
con un mismo estilo las celdas sobre las que pulses. Para terminar pulsa de nuevo
sobre la regadera.
Creacin de un estilo a partir de una seleccin
Desde el mismo Estilo y formato puedes crear un estilo nuevo. Para ello basta que
asignes a una celda, directamente, sin usar estilos, todas las opciones de formato que
quieras: fuentes, relleno, bordes, etc. Por ejemplo, en la figura se ha elegido un
amarillo de fondo, el ttulo est bien centrado y el tamao de la fuente es de 14
puntos.
Si deseo crear un estilo, selecciono la celda que posea este formato y pulso sobre el
botn de Estilo y formato - Nuevo estilo a partir de seleccin.
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Se abrir una ventana en la que puedo asignar un nombre a ese estilo. Despus de
pulsar Aceptar, ese estilo se incorporar a la lista de estilos.
Una observacin importante: el estilo que has creado slo te vale para el documento
con el que ests trabajando.
Prueba a hacerlo t: elige una celda, asgnale las fuentes, alineaciones o colores que
desees e intenta convertirla en un estilo.
Si sealas un estilo de la lista, con el botn derecho puedes acceder a su modificacin.
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