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PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE
PROCESOS CON INDICADORES DE GESTIN
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Preparado por: Ernesto Carvajal


Fecha de Publicacin: [dd/mm/aaaa]
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Resumen General
El 6 de Noviembre, se recibi una queja por la manera como se administra la Unidad de
la Organizacin.
Adems, el presidente de la Junta Parroquial visit al Director General y manifest su
descontento frente a la calidad del servicio que recibe la comunidad.
Debido a esto, el Director General convoca a una reunin con varios miembros de la
Organizacin, para realizar un diagnstico de la organizacin en lo referente al manejo
de procesos con indicadores de gestin, ya que con frecuencia existen quejas de la
comunidad y el Director no est conforme con la falta de fluidez en el desarrollo del
trabajo.
El Director General delega al colaborador Ernesto Carvajal para que desarrolle un
proyecto de mejora y que analice el diagnstico de la Organizacin, en donde se
concluye que se dispone de demasiados procesos (450) para muy pocos colaboradores
(45) y adems, los procesos de servicio al cliente son los ms complicados y existe un
exceso de controles innecesarios.
El proyecto se denomina Proyecto de Implementacin de Procesos con indicadores de
gestin y est conformado por el Director de Proyectos y 3 participantes ms, descritos
en la Estimacin de Esfuerzo.
Las actividades a desarrollarse se encuentran descritas en el Alcance del Proyecto y los
costos en la Estimacin del Esfuerzo, duracin y costo.
Se acuerda que el tiempo de ejecucin del proyecto es de 6 meses impostergables.

Objetivo General
Implementar procesos con indicadores de gestin
Objetivos Especficos
o
o
o

Mejorar el servicio a la comunidad


Eliminar controles internos innecesarios
Levantar los procesos y mejorarlos

Alcance del Proyecto


Dentro del Alcance:

Arquitectura de los Procesos


o Levantamiento de la Cadena de Valor
o Diseo de los Macroprocesos y Mapa de Procesos
o Identificacin y estructura de los
(gobernantes, sustantivos, adjetivos)

o Identificacin de los dueos de los procesos

tipos

de

procesos

o Identificacin de la relacin y dependencia de los procesos

Levantamiento de los procesos


o Identificacin de Procesos Crticos, comatosos y potenciales de
mejora
o Levantamiento de los procesos crticos a nivel de actividades
o Elaboracin de los diagramas de flujo
o Anlisis de los procesos levantados
o Diseo de procesos crticos mejorados
o Capacitacin a los directamente involucrados en los procesos

Mejoramiento de los procesos


o Definicin de la metodologa de mejoramiento de los procesos
o Capacitacin de los involucrados
o Plan de Trabajo para implementar las mejoras de los procesos
crticos

Fuera del Alcance

No se va a certificar a la organizacin con Sistemas de Gestin de


Calidad

Realizar un sistema informaticode balance Scorecard

Entregables producidos
Todos los proyectos generan entregables. En esta seccin se deben describer los
entregables del proyecto.
Se debe proporcionar suficiente informacin y detalle de modo que el lector sea
capaz de entender lo que ser producido.
Asegurar que los entregables producidos estarn alineados con aquello que est
dentro del alcance y que fue descrito previamente.

Descripcin

Fecha estimada
de entrega

Cadena de Valor

30-08-2015

Mapa de Procesos

30-08-2015

Procesos Documentados

30-09-2015

Caracterizacin de Procesos

30-09-2015

Procesos Crticos

30-10-2015

Actas de Capacitacin

30-11-2015

Informe de Mejoras de Procesos

30-12-2015

Estimacin de esfuerzo, duracin y costo


Las horas estimadas de esfuerzo y costos del proyecto pueden ser presentados en
diversas formas, incluyendo los costos por persona, entregable, hito o por categora
(Costos de mano de obra, viticos, capacitacin, suministros, etc.). Asimismo se deben
incluir un resumen del plan de trabajo, en donde se muestre la fecha de arranque del
proyecto, los grandes hitos y la fecha de trmino.

Esfuerzo estimado:
3 Personas
6 meses
2880 horas

Costo estimado:
125.600
Duracin estimada:
6 meses

Hitos

Fecha

Fecha de Inicio

01/08/2015

Arquitectura de los Procesos


o Levantamiento de la Cadena de Valor 30/08/2015
o Diseo de los Macroprocesos y Mapa
30/08/2015
de Procesos
o Identificacin y estructura de los 3 30/09/2015
tipos de procesos (gobernantes,
sustantivos, adjetivos)
30/10/2015
o Identificacin de los dueos de los
procesos
o Identificacin de la relacin
dependencia de los procesos

y 30/11/2015

Levantamiento de los procesos


o Identificacin de Procesos Crticos,

30/11/2015

comatosos y potenciales de mejora


o Levantamiento de los procesos
crticos a nivel de actividades

30/12/2015

o Elaboracin de los diagramas de flujo 30/12/2015


o Anlisis de los procesos levantados
o Diseo
de
mejorados

procesos

crticos

30/12/2015
30/12/2015

o Capacitacin a los directamente


30/12/2015
involucrados en los procesos

15/01/2016

Mejoramiento de los procesos


o Definicin de la metodologa
mejoramiento de los procesos

de

Capacitacin de los involucrados

15/01/2016

o Plan de Trabajo para implementar las


mejoras de los procesos crticos
Fin del Proyecto

30/01/2016

Supuestos
Con el fin de identificar y estimar las tareas necesarias y la duracin del
proyecto, algunos supuestos y premisas deben ser tomados en cuenta.
Con base en el conocimiento actual a la fecha, a continuacin se listan los
supuestos del proyecto.

Supuesto 1 Recibir el presupuesto completo y a tiempo

Supuesto 2 El Equipo se mantenga unido y motivado

Supuesto 3 Eliminar las quejas de los usuarios al 100%

Riesgos del Proyecto


Los riesgos del proyecto son circunstancias o eventos que existen fuera del control
del equipo de proyecto y que, en caso de materializarse, tendrn un impacto adverso
en el proyecto si es que se presentan. (En otras palabras, mientras que un incidente
es de hecho un problema que tiene que atenderse, un riesgo es problema que no se
ha materializado). Todos los proyectos conllevan riesgos. Los riesgos pueden no ser
eliminados correctamente, pero pueden ser anticipados y administrados, reduciendo
el impacto en el proyecto en caso de presentarse.
Los riesgos que tienen una alta probabilidad de ocurrencia y un impacto negativo
alto, debern listarse mas adelante en la tabla. Tambin se recomienda para riesgos
de impacto medio. Para cada riesgo listado, debern identificarse actividades a
desarrollar para mitigar o transferir el riesgo.

Los riesgos del proyecto son caractersticas, circunstancias o elementos del ambiente
del proyecto que pueden tener un efecto adverso en la calidad de los entregables del
proyecto, el costo o las fechas de fin. Los riesgos identificados en este proyecto se
han incluido abajo. Se desarrollar un plan de acciones para cada uno de modo que
se mitigue el impacto, en caso de que el riesgo se materialice.

rea de riesgo
1. Riesgo 1

Nivel
(A/M/B)

Plan de acciones
Accin 1
Accin 2
.

rea de riesgo
2. Riesgo 2
3. Riesgo 3
4.

Nivel
(A/M/B)

Plan de acciones

Aprobacin del Proyecto


Agregue cualquier firma que sea importante para la aprobacin del proyecto.

Patrocinador del Proyecto

Fecha

Cliente del proyecto

Fecha

Gerente de Proyecto

Fecha