FASES DE UNA ASI

1.- Toma de contexto: comprende el anlisis inicial que tiene que ver con la
organizacin global de la empresa, comprende el estudio sobre la estructura
organizativa a nivel jerrquico y formal del departamento de sistemas para
conocerte con ms profundidad a travs de los papeles de trabajo que
comprenden las entrevistas y cuestionarios que se formulen para tal efecto.
2.- Planificacin de la Operacin: Detalla aspectos relevantes que van hacer
considerados en la realizacin de la auditoria, areas que cubrir el estudio,
objetivos esperados, forma en que se llevara a cabo la auditoria, personas
que colaboraran y en que no intervendrn y documentacin a reunir.
3.- Desarrollo de la auditoria: Se evalan los aspectos contemplados en la
fase anterior y los temas especficos siguientes:
-El entorno informtico y los aspectos referidos al grado de utilizacin y
satisfaccin de los usuarios que manejan las aplicaciones.
4.- sntesis y diagnostica: se procede a interpretar y analizar la informacin
obteniendo en las fases anteriores pretendiendo poner en evidencia los
puntos dbiles y fuertes del sistema, los riesgos eventuales, las posibles
mejoras y soluciones posibles a alcanzar acompaado de un anlisis costobeneficio
5.- Presentacin de las construcciones: debe de efectuarse mediante hechos
constantes es decir las conclusiones deben de estar argumentadas,
probadas y documentadas evitando su posible refutacin, proposiciones
realistas y constructivas siempre con un anlisis costo-beneficio.
6.- redaccin del informe y formulacin del plan de mejoras: El informe final
de la auditoria constituye el documento final que expresa el juicio obtenido
para el auditor y la nica referencia oficial, debe estar estructurada de la
siguiente forma.
a) Carta de presentacin: esto es un resumen conclusin del trabajo de
auditoria.
b) introduccin al informe donde se exponen los objetivos evaluados
condiciones en que se ha desarrollado la auditoria y resumen de
observaciones y hallazgos.
c) Principales observaciones: que reflejan el detalle del observado y las
deficiencias constatadas de acuerdo con los siguientes criterios: descripcin
exacta, conveniente y no repetitiva de las deficiencias consecuencias y
repercusiones predecibles y una breve recomendacin del auditor.
d) Recomendaciones y plan de accin de mejoras: dicho plan se puede
contempla en 3 pasos:

- Acorto a plazo con mejoras que supongan pequea inversin en tiempo y

dinero.
- A medio plazo con aplicaciones que exigen una mayor inversin en tiempo
y dinero.
- A largo plazo consideraciones que afectan a polticas o reorganizaciones
estructurales.
Recursos Humanos
Los recursos humanos son considerados por las actuales teoras de la
organizacin de las empresas como uno de los activos mas valiosos de los
que dispone la empresa, es por ello que el reflejo que viene dentro de la
empresa es muy importante tanto como cualitativa como cuantitativamente
re presenta un parte una parte significativa del total de gasto que durante el
ejercicio econmico incurre a la empresa. Incidiendo de forma directa o
indirecta en los resultados de la compaa.
Lo primero que se debe entender de que una auditoria de recursos humanos
es un conjunto de procedimientos y son llevados a cabo para determinar las
deficiencias que existen dentro de la organizacin y para ayudar a mejorar
lo que ya esta establecido, ayuda a evaluar a cada uno de los trabajadores
para ver si es el indicado en el puesto o cuales son sus deficiencias estas
auditorias deben llevarse a cabo de manera periodica asi la empresa podr
tener un mejor control interno y adems estar en constante crecimiento. El
auditor debe tener ciertas caractersticas que le ayuden a realizar mejor su
trabajo, tiene que ser una persona bien capacitada, tener una mente abierta
para cualquier acontecimiento que se le presente, debe estar convencido
que su trabajo mediante una serie de pasos lgicos hasta llegar a su
conclucion debe tener dos odos y una boca, esto quiere decir que debe
aprender a hablar lo necesario y a escuchar todo lo que puede ser til para
la investigacin, debe tener plenos conocimientos en el procedimiento que
va a implementar y tener un alto grado de especializacin a esta actividad,
debe dar un informe rpido y preciso sobre el rea que habita para que no
existiera dudas sobre su trabajo, debe ser capaz de realizar una auditora y
sobre todo estar en capacitacin y aprendizaje continuo, saber realizar una
buena entrevista y dar un buen relato de lo que observo y toda la
informacin que recabo, contar con un razonamiento deductivo para que le
sea mas fcil llegar a una solucin lgica, es muy importante sealar y no
olvidar que en caso de que un auditor no cuente con algunos de los
atributos anteriores la auditoria puede llegar a ser un desastre que el propio
auditor realizo ya que por enfrentamientos pueden ocurrir cosas peores. Un
auditor nunca debe tomar una postura de persona prepotente y mucho
menos tratar a los dems como personas inferiores y que los intimide, o que
debe hacer un buen auditor es hacerlos sentir bien que son importantes y
que quieren formar parte de ellos para que sean mas fcil recabar toda la
informacin

Toda auditoria de personal cuenta con una serie de etapas, son importantes
y facilita su realizacin, ayuda a llevar un mejor control y sobre todo un
orden del trabajo que se esta realizando, dichas etapas son:
1.- su concepto: la auditoria de personal lo mismo que cualquier otra
provienen de la disciplina contable del mismo nombre, etimolgicamente el
auditor es la persona que oye, pero dentro de su disciplina implica una
investigacin minuciosa de las diversas actividades de la empresa no solo
para determinar se corresponde a la realidad si no inclusive si se justifican
como medios aptos para realizar la informaciones pertinentes, si se
considera la auditoria de personal como un procedimiento que tiene por
ejemplo revisar y comprobar bajo un mtodo especial, todas las funciones y
actividades que en materia de personal se realizan en los distintos
departamentos para determinar si se ajustan en los programas establecidos
y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijadas en la materia
sugiriendo en su caso los cambios y mejoras que deban hacerse para el
mejor cumplimiento de los fines de la administracin de personal.
Lo anterior implica en cualquier lugar que no se trata solamente de una
recoleccin de datos y tampoco determinar si se han cumplido programas y
se han aplicado con exactitud el presupuesto del departamento y aunque es
el primer paso de la auditoria de personal no llena a todos las funciones
objetivos de esto, se deben investigar los medios sin relacionarlos con los
fines, la parte principal en que se lleve a cabo un anlisis profundo que
permite evaluar si lo realizado y lo que se dejo de realizar han servido para
los fines y objetivos que en materia de personal se han fijado en la empresa.
La auditoria de personal no puede realizarse exclusivamente en los registros
y elementos de control que posee el departamento sino que tendr que
llevarse a cabo investigando, analizando y evaluando todo lo relacionado la
funcin del personal lo realizan en sentido propio los jefes de lnea y solo el
sentido staff o funcional el departamento de personal.
2.- sus especies: la auditoria puede ser interna externa o mixta considerado
con los tipos de observacin con os participantes. Cada uno de estos tres
tipos de auditoria tiene sus ventajas y desventajas, siempre que
econmicamente sea posible o a menos que impida otros circunstancias
particulares, la auditoria mixta en la mas recomendable.
3.- Auditores: la auditoria sobre los recursos humanos es un examen
objetivo, minucioso y lgicamente fundado de los objetivos, polticas y los
sistemas de controles. La explicacin de recursos y la estructura de la
organizacin es tal vez en el rea de recursos humanos donde la empresa
esta mas expuesta a invertir fuertes sumas de dinero y de esfuerzos sin que
los resultados obtenidos sean proporcionales incluyendo las prestaciones
recargadas por la ley y las otorgadas por la empresa.
Un calculo rpido indica que el costo de estas prestaciones alcanza hasta el
40% de la nomina.

2 mtodos de auditora de personal

Auditora Interna
Desde el punto de vista operativo corresponde al depto. De recursos
humanos controlar sus propios programas y polticas dentro de cada
proyecto debe establecerse la forma en que ser controlado y los criterios
por medio de los cuales se juzgaran la efectividad del mismo, el control
debe quedar explcitamente establecido en cada plan
Auditora Externa
En ocasiones es preciso recurrir a elementos ajenos a la empresa para
realizar las auditorias en especial cuando se requiere contar con un juicio
objetivo o cuando las tcnicas a emplear no son conocidas. Esta auditora va
a acompaada de un asesoramiento, puede ser muy beneficiosa en cuanto
a qu elementos externos ofrecen nuevas ideas y comparaciones con otras
empresas, es costosa y debe ser realizada por profesionales de calidad
reconocidos por su dedicacin al campo de los recursos humanos.
Pasos de una auditoria
Primero:
Determinacin del campo al que se va a cubrir el procedimiento, puede ser
general o especifica. En el primer caso se acapara todos los programas y
polticas de recursos humanos, y en la segundo cubrir las polticas y
programas aislados, el primero es ms costoso en tiempo, esfuerzo y dinero,
puede darse un equilibrio si durante un ao van examinndose
paulatinamente las polticas las funciones y los programas, en lugar de
hacerlos en otra ocasin. El segundo paso consiste en determinar las
fuentes de informacin de las cuales sern obtenidos los datos, se puede
recurrir a encuestas o entrevistas. Es importante que los datos sean
objetivos y que no estn contaminados por los intereses, los perjuicios y los
gustos de quienes realizan la auditoria.
reas de las que
1.- Anlisis de puestos
En especial si estn actualizados, si las especificaciones son vlidas, todos
los puestos analizados y cuando se crea un puesto analizar para reclutar y
seleccionar al titular.
2.- Sistemas de Contribucin
Principalmente la concordancia con el mercado de trabajo, preceptos legales
y obligaciones contractuales.

3.- Proceso de seleccin y colocacin

Uno de los principales puntos de atencin debe referirse a la
estandarizacin y validacin de pruebas o test. Los mtodos de entrevista
deben de ser investigados.
A grandes rasgos la pregunta principal en cuanto en proceso de colocacin y
seleccin es: el proceso est prediciendo un elevado porcentaje de personas
que tienen xito en su trabajo
4.- Relaciones con el personal del sindicato
En especial si existen reuniones peridicas para tratar asuntos de inters,
identificar el nmero de quejas y son resueltos y estudiadas
favorablemente.
5.- Entrenamiento y capacitacin
Identificar los mtodos de aprendizaje, el costo de los programas y los
beneficios obtenidos.
6.- Medicin del desempeo
Especialmente si los criterios son vlidos, si estn contaminados por otros
valores y si estn reflejando la efectividad.
7.- Clasificacin de mritos
Investigar si el programa es considerado por los supervisores por una carga
burocrtica ms, si los empleados estn siendo informados por los
empleados, cmo reaccionan y si los supervisores estn siendo capacitados
para calificar.
8.- Higiene industrial
Investigar el porcentaje de enfermedades profesionales y si las instalaciones
cubren requisitos marcaos por el reglamento respectivo.
9.- Accidentes de trabajo
Generalmente se calcula tanto la frecuencia como la gravedad de los
accidentes para las frmulas de stas ndices y sus funcionamientos.
10.- Servicios y prestaciones
Investigar si los servicios y prestaciones son conocidos por el personal, si
estn siendo utilizados y que porcentaje representan del total de la nmina.
11.- ndices de rotacin
Se entiende por rotacin el ingreso y egreso del personal en la empresa, si
el porcentaje de rotacin resulta muy elevado, es sintomtico de algunos

problemas. La rotacin es costosa ya que se gasta ms dinero en

reclutacin seleccin, entrenamiento, entre otros.
Comunicaciones
Existen canales de comunicacin formal en las 3 direcciones, vertical,
descendente y horizontal, existe un gran porcentaje de comunicaciones
considerados confidenciales y la gerencia tiene canales ascendentes los
suficientemente sensibles para tratar cambios en las actitudes y moral de
los trabajadores.

Actitudes y moral de trabajo

Puede facilitar o entorpecer el flujo de las funciones de la organizacin, todo
administrador deber preocuparse por reconocerlas y para investigarlas se
recurre a encuestas empleando cuestionarios o entrevistas que sean
adecuadas.
Auditorias del proceso de fabricacin
La estructura de los costos de fabricacin debe satisfacer tanto a usuarios
internos como externos la dificultad estriban en que la formacin de costos
debe estar sujeta a la normativa contable que valora las existencias de
producto terminado desde la perspectiva interna y aspectos de anlisis de
costos se diferencian en variables, fijos y semivariables. Eso son aquellos
que se mantienen constantes a un determinado volumen de actividad. La
dificultad para presentar la imagen fiel requiere el desglose de gastos por
departamento. A estos efectos se tiende a localizar costos de acuerdo con el
carcter formal de la seccin o departamento, tomando como modelo de
formacin de costos formal del ABC.
El proceso de fabricacin basado en el JIT (Justo a tiempo) presenta la
ventaja de o asumir establecimiento y requiera del establecimiento de un
por qu de aprovechamiento.

PRINCIPALES TEMAS QUE SUELEN COMPRENDER UNA

AUDITORIA DE PERSONAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Objetivos y polticos del personal.

Cuantos.
Datos de sindicalizacin.
Admisin y empleo.
Adiestramiento, capacitacin y desarrollo.
Sueldos y salarios.
Sistema de calificacin de mritos.
Prestaciones legales y contralegales.
Movilidad de personal

10.
11.
12.

Manejo de conflictos
Medidas de seguridad.
Comunicacin de personal.

AUDITORIA DEL AREA COMERCIAL DE UNA EMPRESA

Las principales actividades de la funcin comercial son: Identificar las
necesidades de los consumidores, segmentando el mercado y analiza,
elaborar y aplicar una estrategia y un plan de mercadotecnia,
controlar la realizacin de programas y analizar los resultados.
Los objetivos que se persiguen en el rea de la funcin comercial son:
el desarrollo de las ventas, participacin en el mercado.

En la evaluacin del rea comercial existen aspectos de medicin cualitativa

que tienen relacin cuantitativamente y en base a esto la auditoria aplicada a
esta rea tiene que ver los siguientes campos actuacin:
1.- La configuracin del producto que est relacionado con las tendencias del
consumo la oportunidad de cambio de producto ya sea en su rea, tamao o
color.
2.- Fijacin de un precio de venta que en algunos casos no puede ser sensible
a los aumentos de costos y se hace necesario componer los volmenes de
ventas con los precios asociados a la competencia.
3.- En este campo los problemas de distribucin de producto afectan a la
actuacin del auditor en los siguientes aspectos: El periodo mnimo aceptable,
limitaciones del esfuerzo de ventas en los clientes de gran volumen que solo
compran productos de bajo margen, la conveniencia de servir determinados
segmentos de clientes a travs de intermediarios, pedidos por telfono, venta
por correo y otras estrategias, la mejora de localizacin de otras sucursales.
El auditor tambin interviene en los aspectos relativos a los mtodos de ventas
y el anlisis puede incluir el efecto de la distribucin de muestras, la utilizacin
de distintas campaas de publicidad y hasta los costos de un test de mercado.
El auditor puede intervenir y evaluar los distintos supuestos que intervienen en
el rea de venta y entre ellos se distingue presupuestos y costos de venta,
presupuesto de gastos de distribucin, informes peridicos de ingresos y
gastos y anlisis especiales para revelar sistemas de resultados