PROCEDIMIENTO GENERAL

ADQUISICIONES Y EVALUACIN DE
PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS
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PROCEDIMIENTO GENERAL DI-PG 7.4.1

ADQUISICIONES Y EVALUACIN DE
PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS
TABLA DE CONTENIDOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.

OBJETO
CAMPO DE APLICACIN
NORMAS Y REFERENCIAS
DEFINICIONES
ENTIDADES AFECTADAS
MTODO
6.1 ADQUISICIONES
6.2 EVALUACIN DE PROVEEDORES O SUBCONTRATISTAS
6.3 ADQUISICION DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
6.4 ADQUISICION DE NEUMATICOS
7. REGISTROS
8. ANEXOS
9. REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO

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1.

OBJETO
Determinar los mecanismos para asegurar la calidad de los productos y
servicios adquiridos y que tengan impacto en la calidad de los Servicios
prestados, en el Medio Ambiente y/o Seguridad y Salud Ocupacional de La
Comandancia del Cuerpo de Bomberos de Santiago. Adems, establece el
mtodo para la evaluacin, clasificacin y registro de los Proveedores y
Subcontratistas que abastecen a la Comandancia, esta labor la ejecuta el
Departamento de administracin y Finanzas, que tiene por objeto satisfacer
todas las necesidades como Ej. Equipos, partes y piezas, ropa de trabajo,
EPP y papelera que utiliza la Comandancia.

2.

CAMPO DE APLICACIN
Este procedimiento general se aplica al Departamento de administracin y
Finanzas, este departamento no se encuentra certificada pero acta bajo
estos procedimientos, para la realizacin de las siguientes actividades:

3.

Adquisiciones

Subcontratacin de Servicios

Manejo de Bodega Central

NORMAS Y REFERENCIAS
Este procedimiento general cumple con:

El Captulo 7.4 Compras del Manual Integrado del Sistema de Gestin de

Calidad y Medioambiente y Seguridad y Salud Ocupacional.

El Captulo 8.2.4 letra A. Seguimiento y Medicin del Producto del Manual

Integrado del Sistema de Gestin de Calidad y Medioambiente y Seguridad
y Salud Ocupacional.

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Adems tiene referencia con los siguientes documentos:

Clusula 7.4. Compras de la Norma ISO 9001:2000

Clusula 8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto de la Norma NCh-ISO

9001:2000.

Clusula 4.4.6 Control Operacional de la Norma ISO 14001:2004.

Clusula 4.5.1 Seguimiento y Medicin de la Norma ISO 14001:2004.

Clusula 4.4.6 Control Operacional de la Norma OHSAS 18001:2007.

Clusula 4.5.1 Medicin del desempeo y monitoreo de la Norma OHSAS

18001:2007.

4.

DEFINICIONES
Ficha Tcnica: Documento por el cual se determinan los requisitos de calidad
y medioambiente y de seguridad y salud ocupacional para los repuestos, e.p.p
o insumos crticos.
Repuesto, Servicio o Insumo crtico: Se entiende por todo equipo, repuesto,
insumo o servicio adquirido que afecta directamente la calidad del servicio, el
medioambiente y/o la seguridad y salud ocupacional de La Comandancia
Registro de Proveedores y Subcontratistas de la Comandancia del Cuerpo
de Bomberos de Santiago (R.P.S): Constituye el listado oficial en el cual se
encuentran registrados y categorizados los proveedores de productos y
servicios crticos de la Comandancia, la que es manejada en su totalidad por
el Departamento de administracin y Finanzas.

5.

ENTIDADES AFECTADAS
Las entidades afectadas por este procedimiento son todas aquellas
declaradas en la estructura organizacional de la Comandancia, segn

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organigrama de captulo 5.5 del Manual Integrado del Sistema de Gestin de

Calidad y Medioambiente y de seguridad y salud ocupacional de la
Comandancia.

6.

MTODO

6.1 ADQUISICIONES EN GENERAL

Debido a diversidad de modelos y marcas de los vehculos y equipos, se
establece que el Departamento de administracin y Finanzas no contar con
stock mnimo para partes y piezas especficas. De requerir una pieza, se har
la solicitud correspondiente a los proveedores, que generalmente son los
distribuidores oficiales de cada marca de vehculos y equipos, considerando
un tiempo de reposicin aproximado de 48 horas hbiles. Departamento de
administracin y Finanzas tiene relacin directa con estos proveedores, en la
cual se asegura la disponibilidad de los requerimientos.
Ante la necesidad de adquirir algn Producto o Servicio crtico que pudiera
afectar la calidad de los servicios y/o el medioambiente y/o la seguridad y
salud ocupacional donde la comandancia presta sus servicios, el Comandante
y/o quin el designe solicita un pedido de materiales mediante formulario DIPG 7.5.5 IT-01 Form-01 Nota de Pedido/Despacho al Encargado de
Adquisiciones del Departamento de administracin y Finanzas realiza las
siguientes actividades:

Elabora en conjunto con el Encargado de Bodega, si no existiera

previamente, la ficha tcnica del producto o servicio a adquirir. Para lo
anterior utiliza el formulario DI-PG 7.4.1 Form-01 "Ficha Tcnica de
Producto o Servicio".

Cuando existe, verifica que dicha ficha se encuentre al da y satisfaga las

necesidades de calidad y Medio Ambiente y/o seguridad y salud
ocupacional requeridas.

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Es responsable de ejercer control en lo que a materias de Adquisiciones y

Evaluacin de Proveedores se refiere, en las Faenas y Centros de
Operaciones donde eventualmente se haga necesario comprar algn
repuesto o insumo de carcter urgente.

Es responsable de mantener y archivar las fichas tcnicas para futuras

adquisiciones del mismo producto y de hacer llegar copia de ellas a las
Compaia y Centros de Operaciones.

Es responsable de verificar que todos los equipos y elementos de

proteccin personal cuenten con su certificacin por parte de un organismo
reconocido por INN y/u otro organismo autorizado para todos los
proveedores a objeto de asegurar el cumplimiento legal y/o marco
regulatorio aplicable.

Solicita la cotizacin escrita o verbal a aquellos proveedores registrados en

el R.P.S. y posteriormente efecta la adquisicin correspondiente.

6.2 EVALUACIN DE PROVEEDORES O SUBCONTRATISTAS

Para la evaluacin de proveedores de productos crticos y servicios que
afecten directamente la calidad de los servicios, el Medio Ambiente y/o
seguridad y salud ocupacional, el Encargado de Adquisiciones realiza las
siguientes actividades:

Lleva a cabo al menos una vez al ao una evaluacin a los Proveedores

de aquellos productos y servicios crticos. Esta actividad se efecta
utilizando el formulario DI-PG 7.4.1 Form-02 "Encuesta para evaluacin
de Proveedores y Subcontratistas". Cabe sealar que la primera
evaluacin corresponde a una autoevaluacin por parte de los proveedores
o subcontratistas, en la cual se dar preferencia a las empresas que
cuenten con un algn tipo de certificacin en Calidad, Medio Ambiente o
Seguridad.

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Mantiene vigente el registro de Proveedores y Subcontratistas (R.P.S.) de

la Comandancia, utilizando el formulario DI-PG 7.4.1 Form-03 "Registro
de Proveedores y Subcontratistas".

Evala dichos Proveedores y Subcontratistas, de acuerdo a la siguiente

clasificacin:

Proveedores Categora A: Aquellos proveedores que obtuvieron una

calificacin promedio entre 5,5 y 7 de conformidad y ordenados en una
escala descendente de mayor a menor, segn nota de evaluacin.

Proveedores Categora B: Aquellos proveedores que obtuvieron una

calificacin entre 4 y 5,4 de conformidad y ordenados en una escala
descendente de mayor a menor, segn nota de evaluacin.

Proveedores Categora C: Aquellos que en la pauta de evaluacin de

proveedores y subcontratistas obtengan una nota de calificacin inferior
a 4 y ordenados en forma descendente de mayor a menor, segn nota
de evaluacin. Los proveedores y subcontratistas que se encuentren en
esta categora, deben ser considerados en adquisiciones donde slo
ellos suministren el producto o servicio.

Mantiene actualizado permanentemente el RPS de la Comandancia, de

acuerdo a la Evaluacin de Proveedores y Subcontratistas, por el ingreso
de un nuevo Proveedor o Subcontratista al registro o cuando alguna
Evaluacin, arroje como resultado categora B o C. En estos casos, la
Comandancia establece como poltica comunicar por va oficial al
Proveedor o Subcontratista afectado, del resultado de su calificacin,
asignando un plazo de tres meses para mejorar el tem que presente dficit
y efectuar la re-evaluacin correspondiente.

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A los proveedores cuya evaluacin est entre 5,5 y 5,9 de la categora A

se les enviar una carta instndolos a mejorar para no descender de
categora.

6.3 ADQUISICIONES DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

1. Departamento

de

administracin

y Finanzas

(de

Combustibles

Lubricantes) de la Comandancia canaliza las adquisiciones de los

derivados de los Hidrocarburos,

entindase PETROLEO DIESEL-

GASOLINAS

LUBRICANTES,

travs

del

Departamento

de

administracin y Finanzas. Para dichos efectos considera a los

proveedores legalmente establecidos y que componen la cadena de
distribucin de combustibles del Pas y que estn debidamente
incorporados al R.P.S. y evaluados.
2. Se especifica claramente el tipo de producto, volumen o litros, fecha de
recepcin y punto de consumo.
3. Efectuada esta operacin, el rea de combustibles queda en una constante
alerta a objeto de constatar que el requerimiento llegue a los puntos de
consumo o faena, cumpliendo con la fecha y hora preestablecida. La
coordinacin se efecta con los Encargados del rea de Combustible de
cada punto de consumo, de forma tal que se produce una suerte de
cadena de alerta global, orientada a que la o las compaas proveedoras,
den fiel cumplimiento a los compromisos contrados.
4. Una vez concretado el despacho del combustible o lubricante, , en los
puntos exigidos y programados. Se procede entonces a la verificacin de
sellos de vlvulas de salida de fondo, como de tapas domos de cada
compartimento, teniendo especial cuidado que stos no presenten ningn
vestigio de haber sido adulterados o violentados. Asimismo, se verifica la
flecha de calibracin por compartimento, para ratificar que el contenido del

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volumen sea el exacto y por cierto, certificar el tipo de combustible que

contiene y que debe ser el mismo que se ha recabado.
5. Acabada esta faena, se procede a la descarga, pues los estanques a
recepcionar ya estn previamente medidos y es conocida su capacidad de
recepcin. Una vez finalizada la descarga, se registra el nmero de gua de
despacho o factura segn sea el caso, la cual es remitida inmediatamente
a la Comandancia va correspondencia Interna. Es importante destacar que
el proceso de envo de la facturacin. En la documentacin del proveedor
como ya se ha indicado, sea sta gua de despacho o factura, debe
imperiosamente ser registrada la fecha, hora, nombre, firma y RUT de la
persona encargada de la supervisin del producto solicitado. Cabe
destacar que las compras Diesel y Gasolinas estn sujetas a la
disponibilidad de lneas de crdito aprobados por los diferentes
proveedores del mercado Nacional.
6. El rea de Combustibles lleva registro de todas las variaciones de stos,
las que son decretadas semanalmente por ENAP. Cada proveedor enva
por e-mail carta de precio final o estructurado segn est convenido con la
Comandancia.
7. La revisin de lo facturado por los diferentes proveedores durante el mes,
se hace en forma manual, apoyada por archivos con macros en Excel, en
los cuales se verifica que los valores informados o acordados por precio litro sea los que corresponde, en caso contrario se solicita la respectiva
Nota de Crdito a la compaa proveedora.
6.4 ADQUISICIONES DE NEUMATICOS
La compra de Neumticos se efecta a principios de ao, por un convenio que
hay entre Comandancia y xxx, proveedor autorizado y debidamente registrado
en el R.P.S., quien distribuye neumticos xxxxxx.

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El mecanismo es el siguiente:

La comandancia emite una Orden de Compra por una determinada

cantidad de neumticos a XXXX, a un precio convenido entre el Proveedor
y Central de Abastecimiento satisfaciendo las necesidades de la
comandancia

La cantidad de neumticos solicitada cubre todo el ao en curso, y su

cancelacin se efecta a 12 meses plazo.

Conforme surge la necesidad, se solicitan neumticos de todas las

medidas y modelos que utiliza la Comandancia para sus Vehculos. Estos
se piden telefnicamente y son

despachados de xxxxx con Guas de

Despacho, detallando cantidad, descripcin y precio.

A fines de mes, xxxxl hace llegar todas las Facturas, acompaando copia
de las Guas de Despacho correspondientes.

Las Facturas se van sumando y rebajando el total de unidades y monto

asociado, de acuerdo al convenio establecido para el ao.

El saldo remanente se controla peridicamente a travs del Sistema de

Inventario, debiendo el Encargado de Neumticos prever lo necesario a
objeto de asegurar el stock necesario que permita que los Vehculos
puedan rodar en perfectas condiciones, durante todo el ao.

7.

REGISTROS

DI-PG 7.4.1 Form-01 "Ficha Tcnica de Producto o Servicio"

DI-PG 7.4.1 Form-02 "Pauta para Evaluacin de Proveedores y

Subcontratistas"

DI-PG 7.4.1 Form-03 "Registro de Proveedores y Subcontratistas"

Anexo N 1 Orden de Compra

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8.

DI-PG 7.5.5 IT-01 Form-01 Nota de Pedido/Despacho

ANEXOS
No se Consideran

9.

REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO

N REVISIN

FECHA

MOTIVO DE LA REVISIN

PAGINAS ELAB. O
MODIFICADAS

27.ENE.2010

Elaboracin inicial

Todas