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Departamento del Valle del

Cauca

Cdigo del : CA-M12-P1

CARACTERIZACIN DEL PROCESO


EVALUAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

3.
5.
6.

Versin: 2
Fecha de aprobacin: 08-02-2011
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Gobernacin

1.

Cd. Dep-Cd.Serie.Subser (Dejar en


blanco)

A. IDENTIFICACIN DEL PROCESO


2. Nombre del Proceso: EVALUAR EL SISTEMA INTEGRADO DE
Nombre del Macroproceso: EVALUAR Y MEJORAR EL SIG
GESTION
Tipo de proceso: EVALUACION
4. Lder del Proceso: SECRETARIO (A) DE CONTROL INTERNO
Objetivo del Proceso: Garantizar la evaluacin autnoma y objetiva del Sistema de Control Interno y de la gestin de forma
independiente para proponer las recomendaciones y sugerencias que contribuyan al mejoramiento y optimizacin de los procesos.
Alcance del proceso: Inicia con la revisin de la normatividad aplicable y termina con la evaluacin y seguimiento.

7. Polticas de Operacin:
Todo informe de auditora, tiene la revisin y aprobacin del seor (a) Secretario (a) de Control Interno
La Evaluacin y seguimiento al MECI se realiza teniendo en cuenta las directrices dadas por el Departamento Administrativo de la funcin
Pblica.
Toda auditoria y evaluacin al sistema de control Interno, genera un plan de mejoramiento institucional, que revisa y aprueba el Secretario
de Control Interno y/o el Representante de la Direccin
Los ciclos de auditoria se programan de tal manera que se cubran todos procesos y dependencias en un periodo anual.

El proceso de auditoria integral, siempre contempla la ejecucin del procedimiento actualizado y documentado para tal fin.

Todo hallazgo de auditora se soporta por evidencias documentales, ningn auditor del Sistema Integrado, puede formular un hallazgo sin
cumplir este requisito.

Los informes de auditora son presentados de manera imparcial ante el auditado y los procesos que se evalen.

El Secretario (a) de Control Interno y el Representante de la Direccin evalan de manera permanente la ejecucin de los planes de
mejoramiento y acciones correctivas y preventivas frente a las no conformidades halladas.

La Secretaria de Control Interno es el enlace de la Entidad Gobernacin del Valle del Cauca con los requerimientos de los entes de control
externo y a travs de ella la entidad y todas sus dependencias gestionan y tramitan todos los requerimientos realizados.
B.

ACTIVIDADES DEL PROCESO (Planear Hacer Verificar Actuar)

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GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE.

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CARACTERIZACIN DEL PROCESO


EVALUAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Proveedores
(Quien Suministra)

2.
3.

Insumos
(Entradas del Proceso)

Representante Legal de la 1.
Entidad.
2.
Comit
Coordinador
de
Control Interno y Calidad.
3.
Secretarios de Despacho

Normatividad aplicable

Dependencias
de
Administracin central

Manual de Calidad

Plan de Desarrollo
aplicables al proceso

Actividades

la 4.
5.

5.

Fecha de aprobacin: 08-02-2011

planes

Documentacin de los procesos,


subprocesos y procedimientos

Entidades gubernamentales
del
orden
nacional
y
departamental
6.

7.

Manual
de
Procedimientos.

Procesos

Informes
de
Auditorias,
Evaluaciones y Seguimientos del
ao inmediatamente anterior
Planes de Mejoramiento suscritos
anteriormente

Salidas o Productos del


Proceso (Bienes y/o
Servicios)

1. Identificar y analizar la Programa Anual de Auditoria.

normatividad
sobre
las
Auditorias Internas Integrales,
Evaluaciones y Seguimientos Mtodos, tcnicas y papeles de
del
ao
inmediatamente
trabajo
anterior
2.

4.

Versin: 2

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Gobernacin

1.

Cd. Dep-Cd.Serie.Subser (Dejar en


blanco)

Programar las actividades


frente a las Auditorias,
Evaluaciones y Seguimientos
del
ao
inmediatamente
anterior

3.

Programar las Auditoras


Internas Integrales Auditorias,
Evaluaciones y Seguimientos
del ao.

4.

Identificar
los
recursos
necesarios y la capacidad de
operacin y los tiempos de
Auditorias, Evaluaciones y
Seguimientos del ao

5.

Diseo y adopcin de las


mtodos,
tcnicas
y
herramientas
para
las
Auditorias, Evaluaciones y
Seguimientos del ao

Necesidades de recursos y
apoyo logstico

Cliente, Usuario y/o


Beneficiario (Quien Recibe)
Representante
Entidad.

Legal

de

la

Comit Coordinador de Control


Interno y de Calidad
Secretarios de Despacho
Entidades gubernamentales del
orden nacional y departamentos.

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EVALUAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

1. Representante Legal
de la Entidad
1. Programa
Anual
de
2. Comit
Coordinador
Auditoria, Evaluaciones y
de Control Interno y de
Seguimientos del ao
H
Calidad
3. Secretarios
de 2. Recursos
y
apoyos
Despacho
logsticos requeridos

Fecha de aprobacin: 08-02-2011

Informes de Auditoras
Internas Integrales
Informe de Evaluacin
del Sistema de Control
Interno.
Ejecutar el Programa
Anual de Auditoria, Informe de Evaluacin
Evaluaciones
y
del Sistema de Control
Seguimientos del ao
Interno Contable
Informe de Evaluacin
de la Gestin
Informes
de
Seguimientos

1. Informe de Evaluacin del


Realizar seguimiento y
Sistema
del
Control
medicin
al
proceso
Interno.
V evaluador y auditor
2.

Informes
de
Interna Integral

Auditora

Determinar, recopilar
analizar estadsticas

1. Informes de seguimiento
1. Proceso Evaluar el SIG.

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Gobernacin

.
1. Proceso Evaluar el SIG.

Cd. Dep-Cd.Serie.Subser (Dejar en


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2. Ayudas de mesa del equipo


de mejora

Tomar acciones para


mejora.

Informes
seguimiento

Representante Legal de la
Entidad.

Comit Coordinador
Control Interno y
Calidad

Proceso Administrar
Mejorar el SIG.

Responsables
de
procesos auditados

Organismos de control y
partes interesadas

de
de
y
los

de

Ayudas de mesa del


equipo de mejora

Proceso Administrar
Mejorar el SIG.

Correcciones y ajustes

la

Acciones correctivas

Acciones preventivas

Acciones de mejora

Proceso Evaluar el SIG.


Proceso Administrar y
Mejorar el SIG.

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EVALUAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Gobernacin

TALENTO HUMANO
Representante Legal de la
Entidad.
Secretario de Despacho,
Subsecretarios,
Directores Tcnicos Profesionales
especializados, profesionales
universitarios, tcnicos y auxiliares
administrativos

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C. RECURSOS
INFRAESTRUCTURA (FSICOS)
TECNOLOGICOS
Instalaciones locativas, equipos de Equipos de cmputo, impresoras,
cmputo, elementos e insumos de software para el SIG Redes de
oficina.
cmputo y
comunicacin, red interna,
Internet y sistemas de
Informacin

AMBIENTE DE TRABAJO
Condiciones favorables en
cuanto a ventilacin,
iluminacin, temperatura y clima
organizacional

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A. DOCUMENTOS DE REFERENCIA, RELACIONADOS, ASOCIADOS O DESCRIPTIVOS (Procedimientos, Instructivos, formatos, guias)


Cdigo
Nombre

FO-M12-P1-1
IN-M12-P1-1
FO-M12-P1-2
FO-M12-P1-3
FO-M12-P1-4
FO-M12-P1-5
FO-M12-P1-6
FO-M12-P1-7
FO-M12-P1-8
FO-M12-P1-9
FO-M12-P1-10
FO-M12-P1-11
FO-M12-P1-12
FO-M12-P1-13
FO-M12-P1-14
F0-M12-P1-15
PR-M12-P1-1
PR-M12-P1-2
FT-M12-P1-1
FT-M12-P1-2
FT-M12-P1-3

Programa Anual de Auditora interna integral


Programa Anual de Auditora
Resolucin de Auditora
Plan de Auditora Integral
Cronograma de Actividades de Auditoras
Acta de Reunin
Acta de Visita
Tcnica de la Muestra
Lista de Verificacin por proceso
Lista de Verificacin para evaluar el SGC
Iinforme preliminar de auditoria interna
Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas.
Informe Ejecutivo de Auditora interna integral
Informe de Evaluacin Auditores Internos Integrales
Evaluacin de los auditores internos integrales por los auditados
Verificacin y seguimiento planes de mejoramiento
Procedimiento Auditoras Internas Integrales
Procedimiento para evaluar el Sistema de Control Interno
Evaluacin del Sistema de Control Interno
Ejecucin del programa anual de auditoria
Seguimiento a las acciones de Mejora

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D.

REQUISITOS ASOCIADOS O A CUMPLIR

Norma NTCGP-1000:2009 aplicables


Constitucin Poltica de Colombia, 1991, Art.209 Y 269
Ley 87 de 1993, Normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado, Art.12
Ley 489 de 1998, Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional
Ley 734 de 2002, Cdigo Disciplinario nico, Captulo 2, Deberes, Artculo 34, Numeral 31
Ley 872 de 2003, Sistema de Gestin de la Calidad, artculo 3.
Ley 357 de 2008, Se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura
General de la Nacin Arts. 3, 4, 5

LEGALES

Decreto 1826 de 1994 Reglamenta parcialmente la Ley 87


Decreto 2145 de 1999, Normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno Artculo 8, Literal e
Decreto 2359 de 2000 Modifica parcialmente el Decreto 2145
Decreto 1537 de 2001 Reglamenta parcialmente la ley 87
Decreto 0349 de 2001, Por el cual se establecen las reas de Gestin. Ttulo VII, rea de Control, Captulo I, Secretara de Control
Interno, Artculos 42,43 y 44
Decreto 4110 de 2004
Decreto 4140 de 2004 por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma tcnica de calidad en la gestin publica
Decreto 1599 de 2005 Adopta el MECI
Decreto 26 21 de 2006 Modifica el Decreto 1599
Resolucin, 100.28.02.13, Por medio de la cual se prescriben los mtodos, la forma, trminos y procedimientos para la rendicin de la
cuenta y presentacin de informes, se reglamenta su revisin y se unifica su informacin, Art., 10, 47, 72, Art. 38, numerales 2 y 13, 70,
72,
Resolucin 142 DAFP Adopta Manual de Implementacin MECI
Circulares expedidas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en materia de Control Interno
Circular 1000-009-07 Implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad bajo la norma tcnica NTCGP 1000:2004 DAFP
Circular N 06 de junio 27 de 2005, Implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad en las entidades del estado obligadas por la
ley 872 de 2003, su decreto 4110 de 2004 y la Gua de Diseo para Implementar el Sistema de Gestin de la Calidad bajo la Norma
Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP- 1000: 2004.

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DE LA ORGANIZACIN

Ordenanza 186 de agosto 24 de 2004


Decreto N 0651 de 2002 Manual de Funciones y Requisitos
Decreto1867 de diciembre 22 de 1999, Por el cual se establece la planta global de cargos del nivel central del Departamento del Valle del
Cauca
Decreto 0827 de 2005 Adopta el MECI
Decreto 0085 de 2009 Polticas generales para la Administracin de Riesgos
Resolucin N 005 de 2009 Obligatoriedad de suscripcin Planes de Mejoramiento
Decreto 1382 de 2002 Adopta Manual de Procesos y Procedimientos
Decreto 0939 de 2003 Se Actualiza y Fortalece el Sistema de Control Interno

MANUALES, NORMAS, GUIAS, FORMATOS

Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno- MECI 1000: 2005
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica- NTCGP 1000: 2004. DAFP
Gua Diagnstico Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad
Gua Diseo Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad
Gua Planeacin Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad
Gua Armonizacin Modelo Estndar de Control Interno y Sistema de Gestin de Calidad
Gua Rol de las Oficinas de Control Interno
Gua para la Evaluacin de la Gestin Publica

E.

PARMETROS DE MEDICIN (ver matriz de indicadores cdigo FT-x)


Formula
Frecuencia
Fecha de entrega del Informe /fecha de estipulada
Evaluacin del Sistema de Control Interno
Anual
por el Gobierno Nacional o el DAFP.
N de auditoras realizadas / N de auditoras
Ejecucin del Programa Anual de Auditorias
Trimestral
planeadas * 100
Nombre del Indicador

Seguimiento a las acciones de Mejora

N de acciones de mejoras implementadas por las


dependencias evaluadas/ No. de mejoras
propuestas *100

Semestral

Responsable
Secretario de Control Interno
Lder del Proceso

Lder de Proceso

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Gobernacin

F.

Versin
2

ELABORACIN
Elaborado por: Lilian Valencia Zapata, Ruby
del Carmen Prez M, Jos Orlando Quintero R,
Gloria Mercedes Arenas G, Sandra Patricia
Amaya R, Ral Ruiz E, Ana Ximena Polanco E,
Sandra Patricia Cifuentes H, Blanca V Cabal A,
Ral Ruiz E.
Cargo: Servidores Pblicos .- Secretaria de
Control Interno
Fecha: 2 de Noviembre de 2010

GESTIN DE RIESGOS (Ver mapa de riesgos cdigo FO x)

G. CONTROL DE CAMBIOS
Descripcin del Cambio
Cambio de Formato

Fecha
08-02-2011

REVISIN
Revisado por: Jos Lurduy Ortegn
Ruby del Carmen Prez

APROBACIN
Aprobado por: Comit del Sistema Integrado
de Gestin

Cargo: Secretario de Despacho


Lder de Proceso Directora Tecnica
Fecha: 2 de Noviembre de 2010

Fecha: 08-02-2011

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