Facultad de Ingeniera Mecnica

TRABAJO
BASE DE DATOS

Profesor: Marco Arriagada Daz

Ayudante: Juan C. Urra Bravo
Integrantes: Fabin Cuitio Rodriguez
Joaqun Godoy Moncada
Alejandro Snchez Sagredo

Concepcin, Junio de 2015

Estructura de la informacin y diseo lgico (430092)

II. RESUMEN
Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados de forma sistemtica para su posterior uso. El objetivo de crear una base de
datos es unificar varios archivos de datos independientes, buscando la eliminacin parcial
o total de la rebundancia de estos, logrando establecer resultados con mayor coherencia y
un mayor valor informativo, facilitando adems la recogida, codificacin y entrada de los
datos.
Una herramienta muy comunmente utilizada en este aspecto es MICROSOFT ACCESS,
que es un sistema de gestin de bases de datos, considerada una herramienta fcil de
usar que permite la creacin de aplicaciones de base a los datos.

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III. NDICE
II. RESUMEN........................................................................................................ 2
III. NDICE............................................................................................................ 3
IV. INTRODUCCIN.............................................................................................. 4
V. OBJETIVOS....................................................................................................... 4
V.1 OJETIVO GENERAL...................................................................................... 4
V.2 OBJETIVOS ESPECFICOS............................................................................ 4
VI. INSTITUCIN.................................................................................................. 5
VI.1 INFORMACIN DE LA INSTITUCIN...........................................................5
VI.2 IDENTIFICACIN DE PROBLEMA A RESOLVER............................................5
VI.3 DESCRIPCIN DE LA PROBLEMATICA PUNTUAL A SOLUCIONAR................5
VI.4 PRINCIPALES ENTRADAS Y SALIDAS DEL SISTEMA....................................5
VI.6 PRINCIPALES ENTIDADES Y RESPECTIVOS ATRIBUTOS..............................6
VI.7 DIAGRAMA E-R REPRESENTATIVO..............................................................7
VII. DESARROLLO................................................................................................ 8
VIII. CONCLUSIONES.......................................................................................... 15

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IV. INTRODUCCIN
En la actualidad existen muchos rubros comerciales en donde el manejo y flujo de
datos es de forma desordenada y no estandarizada, siendo el manejo y entrega de datos
de forma poco eficiente, dificultandose as la administracin de los locales. Este punto es
muy crucial para el logro del xito y mejoras en el rubro, por lo que se considera unos de
los factores ms importantes.
El logro de la creacin de una base de datos, si se realiza de la forma correcta
dependiendo de la situacin o quizs al rea especfica a la que se quiere aplicar, puede
favorecer en muchos aspectos al local y su administracin total. Como por ejemplo el
manejo correcto y de forma ordenada el flujo de datos, que en ocasiones es en grandes
cantidades por da, logrndose as la independencia de los datos con respecto a los usos
que se les quiera dar y mayor confiabilidad por parte de los resultados.
En el presente informe se busca hablar sobre la experiencia de un negocio de barrio, en
donde el manejo y flujo de datos se hace a travs de cuadernos y lpices. Quizs este
mtodo les da buenos resultados a los administradores del local, pueden lograr
entenderse, pero al momento de entregar formularios o resumenes de catlogos en
inventario se vuelve un proceso engorroso, por lo que queremos implementar el uso de
una base de datos para que este proceso de entrega de resultados sea una actividad ms
eficiente y fcil de realizar.
La herramienta a utilizar es MIRCOSOFT ACCESS que es un sistema de gestin de datos
incluido en el paquete de de programas de MICROSOFT OFFICE. Se busca realizar una
base de datos relacionada a los productos y a las ventas del local. Los detalles del local
sern presentados ms adelante en la informacin de la institucin.

V. OBJETIVOS
V.1 OJETIVO GENERAL

Utilizar MICROSOFT ACCESS como un sistema de gestin de datos.

V.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Aplicacin de los conocimientos adquiridos en laboratorio para la

creacin de una base de datos.
Investigar e identificar debilidades en un rubro o institucin.
Identificar principales entidades y respectivos atributos.
Creacin de una base de datos como una solucin a las debilidades
identificadas en el rubro o institucin.
Aplicacin de la base de datos para el uso en el funcionamiento diario
del rubro o institucin.

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VI. INSTITUCIN
VI.1 INFORMACIN DE LA INSTITUCIN
Nombre del local: BAZAR KATTY
Ubicacin del local:
o Direccin: Calle Luis Uribe #176, Poblacin Waldemar.
o Cuidad: Laja, Octava regin.
RUT local: 12.188.568-9
Rol local: Venta de abarrotes en general.
Persona de contacto: Juan Luis Rodrguez Toledo.
o Cargo: administrador del local
o Telfono contacto: 09-96708044
Descripcin de la actividad del local: Bazar Katty cumple con la funcin de
minimarket abasteciendo a una poblacin de la ciudad de Laja, Octava regin.
Cuenta con una clientela caracterstica, ofrecindoles a ellos, en modo de venta,
una gran gama de productos para uso diario. Entre estos productos se encuentran
por ejemplo, alimentos (tallarines, fideos, arroz, galletas, golosinas, etc.),
bebestibles (bebidas, jugos, agua mineral, etc.), tiles escolares e incluso
elementos de higiene y limpieza.

VI.2 IDENTIFICACIN DE PROBLEMA A RESOLVER

Como es un local de venta (minimarket) ubicado en un sector cuya densidad de
poblacin es alta, cuenta con el ingreso de un numeroso grupo de clientes que a
diario concurren al local para la compra de elementos de necesidad, por lo que el
principal problema para su administracin es que utilizan el sistema de cuaderno
y lpiz para llevar un conteo de productos y anlisis de las ventas del da, lo que
hace de su administracin un proceso bastante lento y engorroso.

VI.3 DESCRIPCIN
SOLUCIONAR

DE

LA

PROBLEMATICA

PUNTUAL

Se espera dar solucin a este problema de administracin lento y engorroso con el

uso de una base de datos, creada a partir de los datos y caractersticas existentes
en esta situacin de venta, de manera tal que se logre llevar un registro tanto del
catastro de productos en vitrina y en bodega, adems del dinero total acumulado a
medida que se van realizando ventas durante el da.

VI.4 PRINCIPALES ENTRADAS Y SALIDAS DEL SISTEMA

ENTRADAS:
o Clientes.
o Productos vigentes.
o Llegada de mercancia.
o Monto por venta.

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o
SALIDAS:
o Conteo de productos.
o Listado de clientes.
o Listado de productos.
o Listado de ventas realizadas.
o Total de ingresos durante el tiempo que se requiera.

VI.6 PRINCIPALES ENTIDADES Y RESPECTIVOS ATRIBUTOS

CLIENTES:
o Cdigo
o Nombre
o Apellido
o Direccin
o Telfono
PRODUCTOS:
o Cdigo
o Marca
o Descripcin
o Stock
o Fecha de elaboracin
o Fecha de vencimiento
VENTAS:
o Nmero de venta
o Fecha de venta
o Hora de venta
o Cdigo cliente
o Cdigo producto
o Cantidad
o Valor unitario
o Valor total

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VI.7 DIAGRAMA E-R REPRESENTATIVO
FECHA ELAB.
DIRECCIN
TELFONO

CODIGO

CDIGO

MARCA

FECHA VENC.

CLIENTES

APELLIDO

STOCK

PRODUCTOS

NOMBRE

DESCRIPCION
REALIZAN

CONTIENEN
CANTIDAD PRODUCTOS

COD_CLIENTE
FECHA
HORA

VALOR TOTAL

VENTAS

COD-PRODUCTO
N VENTA
COD-CLIENTE

CANTIDAD DE PRODUCTOS

VALOR UNITARIO

Imagen N1 DIAGRAMA E-R

VII. DESARROLLO
Creacin de las entidades mediante tablas (CLIENTES, VENTAS, PRODUCTOS).

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Imagen N2 TABLAS IDENTIDADES

Creacin de los atributos de cada entidad mediante filas en las tablas en la opcin
vista en diseo.

Imagen N3 CREACIN DE ATRIBUTOS

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Creacin de los formularios respectivos para cada entidad (tabla). En este paso se
crearn tres formularios por cada entidad, de manera identica para los tres casos.
Estos formularios se titularn: DETALLE, DISEO y HOJA DE DATOS.

Imagen N4 FORMULARIOS POR CADA IDENTIDAD

Se crea el formulario LISTADO CLIENTES con la finalidad de obtener un listado
especfico de solo los clientes con sus respectivos cdigos de identidad y telfonos
de contactos, y para ms tarde ser utilizado en informes y consultas.

Imagen N5 FORMULARIO LISTADO CLIENTES

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Se crea un formulario como atajo denominado MEN, para el mejor control de
los formularios para cada entidad (CLIENTES, PRODUCTOS, VENTAS) y se
crean botones para abrir los respectivos formularios de cada identidad (DETALLE,
DISEO, HOJA DE DATOS). Decorando adems los detalles de tipo de letra,
fuente de letra y colores de pantalla y botones.

Imagen N6 MENU DE FORMULARIOS POR IDENTIDAD

Se crea un formulario como atajo para el mejor control de los formularios de cada
MEN denominado MEN PRINCIPAL. Se crea un boton que permite la salida
del programa en un solo click. Se aade adems fecha y hora de la creacin de un
registro.

Imagen N7 MENU PRINCIPAL

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Se crean consultas. En este caso creamos dos consultas, ambas a partir de la
TABLA CLIENTES, las consultas se denominaron CLIENTES consulta y
CONSULTA clientes y productos (imagen N8). En la primera consulta se logra
obtener el listado de los clientes, en donde aparece en detalle cdigo, nombre,
apellido y telefono de contacto (imagen N9). En la segunda consulta se logra
obtener en detalle la compra de productos para un solo cliente en especial
detallando el codigo del cliente, nombre, apellido, marca del producto y su
descripcin (imagen N10). Es posible obtener esta consulta a partir de cualquier
dato, ya sea a partir de un nombre, de un apellido, de una marca en especfico,
etc. Solo basta con ver la consulta en modo vista en diseo, especificar el dato
que se busca y presionar en la opcin EJECUTAR y aparecer la tabla consulta
requerida (imagen N11). Para el caso de la imagen se pide buscar los registros
del cliente cdigo 1001.

Imagen N8 TABLA CONSULTAS

Imagen N9 TABLA CLIENTES consulta

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Imagen N10 TABLA CONSULTA cliente y producto

Imagen N11 VISTA EN DISEO DE TABLA CONSULTA

Se crean informes a partir de cualquier tabla, formulario o consulta. Es un archivo

que presenta la informacin final en formato ordenado y formal, de manera que
pueda ser impreso y utilizado ya sea como fundamento o como cualquier otro uso
que se le quiera dar (imagen N 12). El informe no agrega nueva informacin, solo
muestra la informacin ya existente.Se agregan botones para los informes en el
formulario MENU PRINCIPAL (imagen N13), con el objetivo de hacer la bsqueda
y obtencin de un informe de manera mas expedita.

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Imagen N12 INFORMES

Imagen N13 MEN PRINCIPAL ESTADO FINAL

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Las relaciones creadas con las tablas de la base de datos se presentan en imagen
N14, obtenido a partir de una captura de pantalla directa de MS ACCESS.

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VIII. CONCLUSIONES
A partir de la realizacinde esta actividad es posible concluir que:
La creacinde una base de datos es muy prctica para lograr una eficiente manejo
de datos de entrada y correcta interpretacin de datos de salida, a travs de
formularios y consultas.
Quizs la implementacin y uso de la base de datos en la vida diaria resultar un
poco complicada y engorrosa por el hecho de la resistencia al cambio por parte de
las personas, ya que an existe la costumbre de utilizar lpiz y papel para el
manejo de los datos, pero para este caso es una base de datos sencilla, por ende
el manejo de esta es ms simple.
Utilizar MICROSOFT ACCESS es relativamente sencillo y prctico, debido a que
en el proceso de creacin de la base de datos los pasos a seguir estn
estandarizados, por lo que es solo cuestin de adaptar la situacin a la que se le
busca solucin mediante una base de datos. Adems permite la fcil correccin en
el caso de una equivocacin.
El manejo de resultados se realiza con mayor credibilidad debido al orden de
manejo de los datos.

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