1.

INTRODUCCIN
El presente documento es una ayuda prctica para la
implementacin y mejora en el tiempo del proceso de Inventario,
que sugiere actividades y buenas prcticas.

2. DEFINICIN
Un Inventario corresponde al registro ordenado, completo y
actualizado de los bienes que posee el establecimiento, que se
realiza en forma peridica y planifi cada.

3. CONTENIDO DEL INVENTARIO

Para mantener un inventario que refl eje fi elmente los bienes
existentes en el interior del establecimiento, la persona
responsable coordina las actividades que se enumeran a
continuacin:

Levantamiento inicial del inventario. Corresponde a la

actividad de registrar todos los bienes que forman parte del
inventario del equipamiento tecnolgico. Esta es la
actividad inicial para establecimientos que no cuentan con
un inventario.

Actualizacin
del
inventario.
Para
mantener
un
inventario actualizado, es necesario agregar al inventario
cada bien que se incorpore al establecimiento.
De igual forma, es necesario actualizar el inventario cada
vez que un bien cambia de estado, ubicacin, responsable
o es dado de baja.

Control del inventario. Es una revisin fsica de todos los

bienes registrados en el inventario, con el fi n de identifi car
los posibles cambios, verifi car su estado y detectar

prdidas (entre otros). Es deseable que se realice una vez

por semestre, o al menos una vez al ao.

3.1. LEVANTAMIENTO INICIAL DEL INVENTARIO

Para llevar a cabo un adecuado conteo y registro de los
bienes en el inventario, es necesario defi nir un orden, de modo
que se contabilice la totalidad de los bienes y no se omita
alguno de ellos.

Primero se deber comenzar con la planifi cacin y preparacin

de la actividad. Para ello es necesario defi nir los tipos de bienes
a ser considerados para su registro en el inventario ( Vase
Anexo 1).
Luego, identifi car todas las dependencias del establecimiento
con equipamiento computacional y dems bienes.
Otras consideraciones
El levantamiento inicial puede durar ms de un da por eso,
se recomienda que se fi je un da para que el
establecimiento este temporalmente sin servicio.
Durante el tiempo que dure esta actividad, es importante
que no se traslade el equipo computacional, con el fi n de
evitar confusiones en el registro de los bienes.
Consultar

si hay bienes que estn

dependencias (reparacin, garanta, etc.).

fuera

de

las

Cada dependencia, deber identifi car todos los bienes a ser

ingresados en el inventario. Para cada bien ingresar la siguiente
informacin:
#Invent: Cdigo generado para individualizar el bien en el
inventario. (Vase el Anexo 2, ejemplo de cmo generar las
claves).

 Tipo: Tipo de bien a inventariar. Por ejemplo: PC fi jo,

Monitor plano, PC porttil, notebook, impresora, mesa,
entre otros.
Marca: Marca del bien.
Modelo: Modelo del bien.
N de Serie: Nmero de serie del equipo.
Licencia: Licencia de software en el equipo.
Estado: Estado en el que se encuentra el bien. Estos
pueden ser:
Operativo. Bien que puede ser utilizado sin problema
(Bueno, Regular, Malo).
De baja. Bien que es dado de baja, que no puede ser
utilizado (Activo, Inactivo).
Responsable: Nombre o cargo de la persona responsable o
que tiene asignado el cuidado y/o el uso del bien detallado.
Es recomendable que se asigne a una persona responsable
del proceso de inventario en el establecimiento, con
competencias, tiempo y recursos acordes a las tareas que
debe desarrollar. El perfi l comnmente asignado, es un
asistente de educacin de perfi l administrativo.
Ubicacin: Nombre de la dependencia donde se encuentra
el bien.
Fecha de ingreso: Fecha de adquisicin del bien.
Fecha de baja: Fecha en que es dado de baja el bien (si
corresponde).
Observaciones: Observaciones relacionadas al estado del
bien u otras como motivos por el que fue dado de baja.
SO: Sistema operativo del equipo.
Distribucin: nombre de la versin del sistema operativo.
RAM: Capacidad de la memoria interna.
N. Procesador: Cantidad de procesadores del equipo.
Velocidad: Indicador de la frecuencia en que se procesar
las operaciones en el equipo.
HDD: Capacidad de almacenamiento.
Precio: Valor monetario del equipo en su conjunto.
Una vez registrado el bien en la Ficha de Inventario y
comprobada, se debe etiquetar el bien con el cdigo del
inventario que lo identifi ca en el registro.

Esta etiqueta con el cdigo de inventario indica que el bien se

encuentra inventariado y es propiedad del establecimiento.
Cada bien debe ser etiquetado, una vez que se termina de
etiquetar se contina con la siguiente dependencia, hasta que
todos sean registrados en el inventario del establecimiento.
Finalizado el registro, se deber almacenar en un dispositivo la
Ficha de Inventario, (Vase el Anexo 3, se muestra una
plantilla). Es importante que, una vez completado el registro
digital del inventario, se recomienda respaldar, tanto en el
dispositivo como en papel.

3.2. ACTUALIZACIN DEL INVENTARIO

Cada vez que ingrese al establecimiento algn bien, es
necesario registrarlo en la Ficha de Inventario y etiquetarlo,
antes de ser enviado a otro departamento para su utilizacin.
Es recomendable actualizar la Ficha de Inventario con los
movimientos de los bienes, sobre todo si se presenta alguna de
las siguientes situaciones:

Recomendaciones para la actualizacin:

Cuando se traslada un equipo, se cambia la Ubicacin a la

nueva dependencia.

Cuando cambia el Estado de un equipo. Por ejemplo, una

pantalla a la que se le quemaron algunos pixeles pasa de
estado Bueno a Malo, hasta que la pantalla sea repuesta y
se sugiere detallar la fecha y los motivos.

Cuando un bien sale fuera del establecimiento (por

ejemplo, un equipo en servicio tcnico o en garanta), se
sugiere sealarlo en las Observaciones en el registro del
inventario.

Cuando cambie el Responsable de un bien, modifi cando el

Cargo del Responsable en el registro del inventario.

Cuando un bien es dado de baja, se cambia el Estado del

equipo por De baja, indicando adems la Fecha de baja y
las Observaciones/Motivos de baja.

Esto ayudar a llevar un control detallado de los bienes y su

ubicacin, evitando confusiones y/o prdidas. Luego, si es
necesario se realiza el traspaso de esta informacin al medio
digital.

3.3. CONTROL DEL INVENTARIO

El control del inventario se realiza de una manera similar a la
actividad de levantamiento inicial del inventario, pero en este
caso, se comparara la informacin registrada en el inventario
con los bienes existentes en las distintas dependencias.

Para realizar el control de inventario, es importante contar con:

Una copia actualizada del registro del inventario . Para
usarlo como base para verifi car cambios en las dependencias del
establecimiento.
Varias copias de la Ficha de Inventario en blanco .
Pueden ser necesarias para registrar nuevos bienes no
inventariados con anterioridad, y etiquetas, para codifi car los
nuevos bienes ingresados.

Anexo 1. Lista de bienes considerados para un

Inventario.
CATEGORA

TIPO DE BIEN

Equipo computacional

PC Fijo
Monitor
Monitor LCD
PC Porttil
Software educativo Licenciado
Proyector
Impresora
Escner
Impresora Multifuncional
Sistema de Audio
Cmara Fotogrfica Digital
Webcam
Disco Duro Externo
Cmara de Video
Pizarra Interactiva
Access Point
Router
Switch o Hub

Anexo 2.
bienes.

Generar

cdigos

para

etiquetar

Para poder identificar cada bien que se ingresa al inventario en forma

nica, es necesario utilizar un cdigo.

TIPO DE BIEN

SIGLA

PC Fijo
Monitor LCD
Notebook
Proyector
Impresora
Multifuncional
Escner
Router
Access Point
Notebook

PCF
LCD
NTB
PRY
IMP
MLT
ESC
RTR
ACP
NEB

los

Anexo 3. Ficha de Inventario.

Secretaria de Administracin
Direccin de Patrimonio
Reporte de Resguardo en: Hardware - Software

UNIVERSIDAD DE LA SIERRA SUR

Empleado
rea

13405 ARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANO

5876 VICE-RECTORIA ACEDEMICA

AREA:

5876 VICE-RECTORIA ACEDEMICA

EQUIPO DE COMPUTO: ACTIVO

#Inven
t

Tipo

Marca

Serie

Modelo

RAM

N. P.

Vel.

HDD

SO

Dist.

Licenci
a

Estad
o

Precio

Ubicaci
n

Fecha
de baja

Responsa
ble

Observacion
es

$11,79
3.72

Fecha
de
ingreso
29/06/
2015

PCF001

Escritor
io

DELL

101G8Y
1

Optiple
x 7010

3.2
GHz

500
GB

Window
s, Linux

Seve
n,
Ubunt
u
14.04

BUEN
O

CETIC

No
Aplica

Con cable
FADOES

BUEN
O

$11,79
3.72

29/06/
2015

CETIC

No
Aplica

BUEN
O

$11,79
3.72

29/06/
2015

CETIC

No
Aplica

Seve
n,
Ubunt
u
14.04

BUEN
O

$11,79
3.72

29/06/
2015

CETIC

No
Aplica

Seve
n,

BUEN
O

$11,79
3.72

29/06/
2015

CETIC

No
Aplica

ARCIRIS
ELEANTO
FIGUERO
A
SUMANO
ARCIRIS
ELEANTO
FIGUERO
A
SUMANO
ARCIRIS
ELEANTO
FIGUERO
A
SUMANO
ARCIRIS
ELEANTO
FIGUERO
A
SUMANO
ARCIRIS
ELEANTO

PCF002

Escritor
io

DELL

10DD8Y
1

Optiple
x 7010

3.2
GHz

500
GB

Window
s, Linux

Seve
n,
Ubunt
u
14.04

PCF003

Escritor
io

DELL

10HD8Y
1

Optiple
x 7010

3.2
GHz

500
GB

Window
s, Linux

Seve
n,
Ubunt
u
14.04

PCF004

Escritor
io

DELL

10FF8Y
1

Optiple
x 7010

3.2
GHz

500
GB

Window
s, Linux

PCF005

Escritor
io

DELL

107D8Y
1

Optiple
x 7010

3.2
GHz

500
GB

Window
s, Linux

Con cable
FADOES

Con cable
FADOES

Con cable
FADOES

Con cable
FADOES

Ubunt
u
14.04

PCF006

Escritor
io

DELL

7FB1BY
1

Optiple
x 7010

3.2
GHz

500
GB

Window
s, Linux

Seve
n,
Ubunt
u
14.04

BUEN
O

$11,79
3.72

29/06/
2015

CETIC

No
Aplica

PCF007

Escritor
io

DELL

7FTFBY
1

Optiple
x 7010

3.2
GHz

500
GB

Window
s, Linux

Seve
n,
Ubunt
u
14.04

BUEN
O

$11,79
3.72

29/06/
2015

CETIC

No
Aplica

FIGUERO
A
SUMANO
ARCIRIS
ELEANTO
FIGUERO
A
SUMANO
ARCIRIS
ELEANTO
FIGUERO
A
SUMANO

Con cable
FADOES

Con cable
FADOES

Nota: Me comprometo a dar buen uso y mantener en buen estado el mobiliario y equipo a mi cargo. Por lo que deber notificar de cualquier movimiento en la ubicacin
del mismo al rea responsable de los inventarios, de conformidad con los, arts. 16. 22. 39. 42. 43 y 46 del reglamento para regular el uso los bienes muebles de la
administracin pblica estatal, en caso contrario se proceder de acuerdo con el artculo 48 del mismo reglamento del mismo reglamento, as como lo estableci en la
ley de responsabilidades de los servidores pblicos del estado y municipios de Oaxaca.

__________________________________________
ARCIRIS ELEANTO FIGUEROA SUMANO
REYES LOPEZ
TECNICO
DEPARTAMENTO

____________________________________________
FRANSISCO JAVIER MENDEZ JARQUIN
JEFE DE AREA

__________________________________________
RUTH LUCIA
JEFE DE

VICE-RECTORIA ACEDEMICA
ADQUISICION Y RECURSOS MATERIALES

DEPARTAMENTO DE ADQUISICION Y RECURSOS MATERIALES

DEPARTAMENTO DE