Un sistema informtico.

Puede ser definido

como un sistema de informacin que basa la
parte fundamental de su procesamiento, en el
empleo de la computacin, como
cualquier sistema, es un conjunto de funciones
interrelacionadas, hardware, software y
de Recurso Humano. Un sistema informtico
normal emplea un sistema que usa dispositivos
que se usan para programar y almacenar
programas y datos.
Si adems de la informacin, es capaz de almacenar y difundir los conocimientos
que se generan sobre cierta temtica, tanto dentro, como en el entorno de la
entidad, entonces est en presencia de un sistema de gestin de informacin y
conocimientos. Como utilizador final emplea esa informacin en dos actividades
fundamentales: la toma de decisiones y el control.

Inicios de un sistema informtico

La actividad de un sistema comienza cuando en la entidad donde se utiliza, se
efecta un determinado hecho econmico (compra, venta, pago, cobro),
administrativo (orden o directiva, actividad de control), productivo o de otra
naturaleza, que genera datos primarios que deben ser captados, en un formulario
o directamente en una computadora, pueden ser datos adquiridos, si vienen del
entorno ya sea Internet u otra entidad, en ambos casos la participacin humana es
imprescindible por lo que de debe organizar mediante procedimientos racionales y
estructurales a fin de evitar errores.
Estos datos primarios que ya pueden llamarse informacin primaria por cuanto han
sido objeto de operaciones que los han modificado fsicamente, son transmitidos
por diferentes canales para su inclusin en el sistema de informacin de la
entidad, donde son modificados, almacenados en bases de datos, asociados con
otros datos y utilizados en clculos de variado tipo. Estas actividades son
realizadas por la parte informtica del sistema.
Despus de estas actividades las informaciones ya estn en condiciones de ser
consultadas, pueden definirse como informaciones de resultado o salida y de esta

consulta, el ser humano tomar decisiones o controlar determinada actividad de

la entidad.

Componentes de un sistema informtico

Componentes del sistema informtico

Personas en los dos extremos de la cadena de procesamiento fsico de la

informacin: en la realizacin de los hechos que generan los datos primarios y
su captacin y adquisicin y en la consulta y utilizacin de ellos. Por supuesto
tambin intervienen en ciertas acciones de operacin del sistema.

Equipos
de
computadoras.

Equipos de apoyo a las transmisiones (HUB, gateways), equipos de apoyo y

de seguridad (back-ups, acondicionadores de aire, deshumificadores, entre
otros)

Programas de computadoras, sistemas operativos, programas de servicio

de comunicaciones, y sobre todo, programas de aplicacin)

Informacin tcnica de apoyo al sistema: manuales tcnicos sobre el trabajo

de las computadoras y los equipos de apoyo, manuales tcnicos sobre los
sistemas operativos y programas generales.

Manuales de usuario para orientar a los usuarios-operadores sobre su

trabajo con el sistema de informacin. Incluyen la definicin de los

procesamiento

de

informacin,

fundamentalmente

procedimientos manuales que deben realizar los usuarios-operadores, la

descripcin de los formularios para captar la informacin primaria, la
descripcin de los reportes de salida y la descripcin de las acciones
interactivas con el sistema informtico: captacin de la informacin, operacin
del mismo, acciones ante errores y situaciones anormales, seguridad y
proteccin de los recursos informativos y consulta de informacin de
resultados.

Informaciones
variado
tipo,
soportados
sobre
formularios
de papel, CDs, DVDs, reportes de papel de impresora, bases de datos en lnea
almacenadas en discos duros.

Tipos de sistemas informticos

Esta clasificacin de sistemas informticos se limita a las aplicaciones de gestin
econmica, financiera y contable, con un grupo de sistemas, no necesariamente
excluyentes, por lo que puede ser posible que ms de un sistema concreto pueda
ser clasificado en ms de un grupo.
Sistemas de procesamiento bsico de la informacin. Son aquellos en que las
computadoras se limitan a realizar las operaciones de procesamiento fsico de la
informacin. Las personas que integran el sistema, asumen todas las labores de
generacin de la informacin primaria y de anlisis de informacin de resultados.

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS). Estos se dedican al

proceso fsico de los datos relacionados con ciertas transacciones rutinarias y
aisladas en el trabajo habitual de las entidades socioeconmicas, tales como el
control de inventarios, control de activos fijos o la nmina de sueldos o
salarios, explotan poco las posibilidades de las mquinas y el software actual.

Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS). Incluye el empleo de

procesadores de texto, hojas electrnicas de datos, preparadores de
exposiciones, calendarizacin, comunicacin mediante correos electrnicos,
videoconferencias, implican la bsqueda y captacin de operaciones y en
muchos casos, la preparacin de decisiones para ejecutivos y directivos.
Pueden solucionar tareas tpicas de las oficinas, como la programacin y
control de actividades mediante agendas electrnicas individuales y colectivas,
registro y control de acuerdos y directrices, escritura y conformacin de textos

en informes, folletos, creacin, actualizacin y consulta de bases de datos

relacionadas con clientes y vendedores.

Sistemas de informacin para la direccin (MIS). Estos sistemas han

abarcado los TPS, integrando las mismas mediante sistemas de bases de
datos, y almacenes de datos, de forma tal que el sistema puede reflejar la
realidad compleja de una entidad socioeconmica, con todos sus subsistemas
y relaciones informativas. Se orientan, sobre todo, a proporcionar informacin
para la toma de decisiones y el control, por lo que puede asegurarse que el rol
de la computadora en estos sistemas es relativamente pasivo.

Los MIS actuales abarcan una gran cantidad de funciones y tareas, tiene enormes
y complejos sistemas de bases de datos. Logran con una simple entrada de
informacin primaria que se desencadenen todas las operaciones que esa entrada
genera, sin que los usuarios-operadores tengan que intervenir en nada ms que la
entrada inicial. Ejemplo de este son los software Mnica , el Visual conta y
Versat Sarasola y Atenas para la contabilidad.
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones. Se apoyan en los MIS, los que
crean y actualizan las bases de datos, que los primeros utilizan. Los DSS se
destinan a la toma de decisiones, estn hechos para apoyar el trabajo individual o
para las decisiones en grupo, apoyan mucho en la llamada investigacin de
operaciones o los mtodos cuantitativo de la toma de decisiones, tcnicas
matemticas para apoyar el trabajo del ser humano en las llamadas decisiones
bien estructuradas, dbilmente estructuradas y no estructuradas, las cuales por su
complejidad pueden tener errores al ser analizadas por el ser humano con
mtodos tradicionales (intuicin, experiencia). Ejemplo de estas decisiones son el
empleo de tcnicas de ruta crtica para dirigir proyectos de construcciones. La
utilizacin de la programacin lineal para dirigir la alimentacin ptima en
nutrientes, pero al costo ms bajo posible de ganando. Un tipo muy importante de
DSS son los sistemas empresariales de planeacin de recursos (ERP).

Sistema de apoyo a las decisiones individuales

Sistema de apoyo a las decisiones en grupo

Los DSS como ya se explic pueden ser para el trabajo individual o grupal. Hay
ocasiones en que varias personas ms o menos distantes requieren usar e
interactuar con la misma informacin a travs del sistema informtico (grupal), este

tipo de sistema est dirigido virtualmente a un grupo de personas, las cuales

deben resolver un problema complejo, el cual incluir votaciones, llenado de
cuestionarios, creacin de escenarios y simulaciones, que despus sern
conocidos por todos.
Y otra como el sistema Scheduling en que es tpico el trabajo individual (en sentido
relativo: puede ser informacin que se utilice por un grupo de personas pero que la
reciben y pueden utilizarla en una terminal de una red de computacin)
Sistemas basados en la inteligencia artificial. La inteligencia artificial, es una
rama de la ciencia de la computacin que busca emular las capacidades
intelectuales del ser humano, mediante el empleo de software especializado y las
computadoras. Abarca muchos campos, entre los que se encuentra la robtica, la
solucin general de problemas, identificacin y reconocimiento de patrones
visuales, auditivos y digitales, la simulacin del movimiento, el anlisis y la sntesis
del lenguaje natural y la potenciacin del conocimiento humano. Representan un
paso adelante en relacin con los anteriores MIS y DDS, pueden asumir
actividades ms humanas, ms activas en los procesos de direccin, pues tiene
incorporados muchos elementos que los hacen actuar similarmente como lo hara
un humano.

Sistemas de expertos o basados en las reglas de conocimientos. Se basan

en disponer del conocimiento de uno o ms expertos humanos, por lo general
en forma de reglas de produccin, expresadas en forma de IF (condicin),
THEN(accin), ELSE (accin alternativa), SI (condicin), entonces ejecutar a
(accin) y en caso contrario ejecutar la (accin alternativa), para la solucin de
un problema concreto determinado.

Los sistemas de expertos, como comnmente se les conoce, tiene una base de
datos especial donde se almacenan los conocimientos de los expertos humanos.
Esta se llama base de conocimientos, su confeccin y llenado se apoya en una
tecnologa llamada ingeniera del conocimiento, a medio camino entre la
informtica y la tecnologa. Adems estos sistemas cuentan con programas
especializados en inteligencia artificial conocidos como motores de inferencia,
mediante los cuales revisan las bases de conocimientos y ejecutan las
operaciones inteligentes para solucionar los problemas que se les plantea.

Estos sistemas son criticados por: las bases de conocimientos son difcil de
cumplimentar. En la medida en que la base de datos se llena de conocimientos
lejos de ser ms rpido se ralentiza.

Sistemas de razonamiento basado en casos (RBC). Se basan en la

analoga como forma de representacin del conocimiento, se fundamentan en
la aparente forma humana de razonar, usan las experiencias pasadas para
afrontar problemas nuevos, consecuentemente aplican tcnicas de intuicin y
permiten el aprendizaje. Su base terica se apoya en el campo del
razonamiento aproximado. Su filosofa implica aprender de los errores y los
xitos anteriores. Pueden utilizarse con xito en problemas de interpretacin,
justificacin, clasificacin, proyeccin y previsin. Ejemplo : JULIA: Diseo de
grupos de comidas.

Funcionamiento: parten del concepto de caso: este es una porcin de

conocimiento que representa una experiencia concreta y el contexto en que
sucedi, se guarda en una librera de casos (archivos) en los cuales se guardan
las experiencias relevantes o memorables, a los efectos de emplearla en la
solucin de casos futuros.
Inconveniente: en la informtica como en otros dominios de la actividad humana
no hay soluciones perfectas y puede generar soluciones no buenas. No obstante,
son soluciones prcticas que incluyen una metodologa de razonamiento con
muchas expectativas para el futuro.

Sistemas de redes neuronales artificiales (RNA). Busca simular la forma en

que supuestamente trabajan las neuronas naturales en el cerebro humano.
Cada sistema est compuesto de muchas neuronas artificiales, las cuales al
asociarse entre si, mediante determinadas arquitecturas pueden realizar
trabajos complejos con asombrosa calidad. Su mayor virtud es que logran
trabajar adecuadamente aunque la informacin de entrada que reciban tenga
cierto grado de errores o sea hasta cierto punto incompleto. Pero la asociacin
de esas neuronas artificiales hace que trabajos simples se conviertan en
actividades muy complejas que se realizan con xito. Ejemplo: diseo de un
RNA para realizar evaluaciones del sistema de control interno en determinadas
entidades.

Sistemas basados en algoritmos genticos (GA). Conjunto de mtodos que

se apoyan, como su nombre lo indica, en la emulacin de la forma de

desarrollo gentico de los animales y las plantas, estos son entre s mismos
una tcnica de aprendizaje automtico, aspiran a permitir que las
computadoras aprendan por s mismas, para algunos especialistas son solo
una familia de mtodos de bsqueda adaptativa de soluciones.
Comienzan con una coleccin de datos o patrones generados aleatoriamente y
evolucionan posteriormente hacia una solucin ptima o al menos satisfactoria,
mediante la adaptacin de los datos iniciales o los patrones, con el empleo de
operaciones equivalentes.
La solucin que proporcionan no es necesariamente ptima, pero puede estar muy
cerca de ese criterio. Estos algoritmos se utilizan cada da ms en aplicaciones de
gestin econmica, financiera, contable y de auditora
Sistemas basados en tcnicas WEB. El auge en el mundo de uno de los
servicios de la Internet, el World Wide Web (W.W.W) ha hecho que surgiera una
nueva modalidad de sistemas a partir de la tecnologa WEB, y en el concepto de
hipertexto e hipermedia.

Intranets

Sitios WEBs de orientacin externa

La Intranets surge de la utilizacin de la WEB en la gestin interna de la entidad.

Una intranets es una red particular, basada en redes de comunicacin de rea
local o en redes de rea amplia, que utiliza tecnologa estndar y servicios o
productos que se pueden encontrar o han sido desarrollados para Internet. Una
Intranet puede tener o no conexin con Internet y en caso de tenerla puede filtrar
los accesos no deseados con los llamados cortafuegos. La Intranets deber estar
entrelazada con los sistemas empresariales, como los MIS, los DDS y los ERP, en
estos casos los usuarios-operadores de sus recursos sern los mismos
funcionarios y especialistas que utilizan los sistemas de gestin empresarial
mencionados. De esta forma el flujo de nformacin se simplificar notablemente
realizndose a travs de la red y reduciendo al mnimo la cantidad de documentos
soportados sobre el papel que se muevan dentro de la entidad.
Los sistemas basados en la WEB, pueden ser tambin de uso externo, o sea, para
comunicar informacin al entorno de la entidad (clientes,suministradores, niveles
superiores, agencias gubernamentales, pblico en general y otras entidades
polticas o administrativas de control). En estos casos la informacin que

aparecer en el sitio WEB estar acorde con la misin y los objetivos de la

entidad.
Ejemplo: un sitio de una universidad dar informacin sobre la instruccin, los
cursos que imparten, las facultades, las escuelas y centros de investigacin que la
componen, sobre el claustro de profesores que la integran. En estos casos el
receptor-objeto del sitio WEB es alguien situado fuera de las fronteras
del sistema socioeconmico, o sea, la entidad.
Sistemas de gestin del conocimiento. Es conocido que el conocimiento est
asociado a la informacin, pero es mucho ms, el conocimiento es, desde la
perspectiva de la ciencia de la direccin, la capacidad de solucionar problemas, el
saber qu hacer, cmo hacerlo, dnde hacerlo, y para qu hacerlo.
Este conocimiento da una ventaja competitiva a las entidades que lo poseen, por
lo tanto debe ser protegido, pero tambin debe ser conservado y difundido entre
los miembros de una entidad, para que la pericia de unos pase a ser patrimonio de
otros. En esto consiste la gestin del conocimiento.
Los sistemas que se encargan de esa gestin, o sea, deteccin, adquisicin,
conservacin y difusin del conocimiento son los sistemas de gestin del
conocimiento.Dos tipos de sistemas que utilizan las entidades socioeconmicas
son:

Sistemas de informacin de marketing (SIM)

Sistemas de gestin de relaciones (e-CRM).

Los sistemas de informacin de marketing se destinan a gestionar toda la

informacin con el mercado, la gestin de clientes potenciales y reales, los
estudios de mercado, el anlisis del impacto de las polticas de promocin, el
monitoreo y anlisis de los competidores, el anlisis de los precios, el estudio de
las tendencias de consumo, los estudios macroeconmicos de tendencias
demogrficas, etc. Estn muy vinculados a Internet.
Los sistemas de gestin de relaciones son sistemas muy asociados a los SIM y a
la gestin comercial, pues se utilizan para propiciar una adecuada relacin con los
clientes de la entidad. Se utilizan prcticamente en todo el ciclo de relaciones con
el cliente. Pueden emplearse para definir: provisiones de ventas, registros de
visitas de gestin al cliente, contactos realizados en ferias y congresos, volmenes
de compras anteriores, intenciones de compra anterior o satisfechas,

comportamiento de pago, bancos con los que trabaja, oportunidades de negocio,

acciones directas de marketing que ha recibido.
No debe dejar de mencionarse a los sistemas de fabricacin integrados CIM, los
cuales representan un nivel superior de integracin de los sistemas informticos,
requieren de alta tecnologa informtica, pero tambin de una cultura proclive a
esas soluciones evolucionadas y una organizacin madura y preparada para
asimilar esos sistemas.
Prcticamente todas las funciones de una empresa industrial, comercial, de
servicios, agrcola, etc., pueden ser cubiertas por aplicaciones informticas
especializadas, pero entre s puede haber un intercambio de informacin que
justifique y convierta en realidad el concepto de sistema y el de la organizacin
como sistema.