SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS

MANUAL DE USUARIO

Abril de 2013
Powered By Pango Technologies

INDICE
INTRODUCCIN .......................................................................................................................... 2
ACCESO AL SISTEMA ..................................................................................................................... 3
INICIO DE SESIN ......................................................................................................................... 4
PERFILES DE USUARIO...5

OPERACIN DEL SISTEMA ............................................................................................................... 6

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

PGINA DE INICIO.6
VENTAS...7
PROVEEDORES10
MATERIALES......12
HERRAMIENTAS..15
EMPLEADOS...21
CLIENTES...24
OBRAS..27
INFORMES.....28
DEVOLUCIONES..31
EXPORTAR A EXCEL33

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS

MANUAL DE USUARIO
Introduccin

En este documento se describe de manera clara y concisa la forma de utilizar el

Sistema de punto de venta IRS y su funcionamiento.
Con el sistema de punto de venta IRS podemos controlar proveedores, materiales,
herramientas, empleados, clientes, obras, informes, devoluciones, ventas, etc.
Aunque el sistema est desarrollado para ser altamente intuitivo, de fcil uso y no
necesitar capacitacin, este manual de usuario te ayudar a aprovechar al mximo

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

el sistema de punto de venta.

Acceso al sistema

Ubquese en el icono de un navegador de internet (Se recomienda Google Chrome) y

haga doble clic para ingresar.

Google Chrome

Una vez ingresado al navegador, ubquese en la barra de direcciones y coloque la

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

direccin del Sitio Web ( www.pangologies.cu.cc/IRS/) y de enter.

Inicio de sesin

La pantalla de inicio muestra un una pequea ventana donde el usuario debe escribir
el nombre del usuario y la contrasea. nicamente los usuarios que se encuentren
registrados en el sistema IRS podrn acceder al punto de venta.
Nota: Los campos de usuario y contrasea no son sensibles a maysculas y minsculas,
deben ser ingresados de la misma manera como fueron dados de alta en el sistema de

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

IRS.

Perfiles de usuario

El sistema de punto de venta IRS puede manejar tres tipos de perfiles de usuario,
cada uno de ellos tiene funciones especficas en el manejo del punto de venta, el cual
define las limitantes con las que cuenta cada uno de ellos. Los tipos de perfiles son los
siguientes:

Dueo: Tiene control total en el punto de venta, no tiene limitaciones.

Administrador:
Cuenta permisos para realizar ventas, devoluciones, cambios de precios, generar
reportes, hacer actualizaciones, entre otras funciones. En conclusin tiene control
total en el punto de venta pero este tipo de usuario puede ser eliminado o modificado
por el dueo.

Empleado:

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

Perfil utilizado para el manejo exclusivo de ventas.

Pgina de Inicio

Una vez el usuario ha ingresado al sistema de punto de venta IRS, este muestra el
ambiente del Men Principal. En este men principal el usuario dispone de diez
submens a los cuales se puede acceder dando clic sobre ellos con el Mouse.
Las funciones del Men Principal son las siguientes, mas adelante veremos estas

Ventas

Proveedores

Materiales

Herramientas

Empleados

Clientes

Obras

Informes

Devoluciones

Exportar a Excel

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

pantallas mas a detalle:

Ventas

Esta funcin permite realizar ventas y manejar prstamos de los materiales y/o
herramientas que se encuentren en el inventario.

Al realizar una venta se solicitar al usuario de manera opcional, los datos del cliente

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

o de la obra a la que se asignar el prstamo o la venta.

La bsqueda de los materiales y/o herramientas se podr realizar por medio del
cdigo de barras o por nombre.
Si el usuario elige realizar la bsqueda del material por medio del cdigo de barras,
tendr que ingresar el cdigo correspondiente del material solicitado en la venta, de
forma manual o por medio de un scanner. Adems tendr que seleccionar si lo que
est buscando pertenece al inventario de materiales, herramientas o herramientas
compuestas.

En caso de que el usuario elija realizar la bsqueda por nombre, se tendr que
presionar alguno de los botones que se encuentran de bajo de Buscar por Nombre,
los cuales son el botn de Materiales, el botn de herramientas y el botn de
herramientas compuestas. Una vez seleccionado el botn, en el cuadro de texto que se
encuentra sobre dichos botones, se ingresara de forma manual el nombre de material
o herramientas que se est vendiendo y se desglosar una lista de los productos que
se encuentran dentro del inventario, para que el usuario los identifique de una forma
ms rpida y segura.

En caso de que el material o herramienta que se est vendiendo no se encuentre

dentro del inventario, se tiene la opcin de agregar un concepto junto con la inversin

Cada uno de los materiales o herramientas que se vayan agregando a la venta se

enlistarn en la parte inferior de la ventana, junto con sus principales caractersticas:
la cantidad de productos que se estn vendiendo, el concepto, la inversin, el precio
unitario y el importe.

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

y el precio por el concepto mencionado.

Antes de presionar el botn de realizar venta o realizar prstamo es necesario que el

usuario vendedor verifique que los productos que se agregaron a la lista de artculos
son los que el cliente realmente desea.
En caso de que se quiera eliminar un material o herramienta de la lista de artculos,
en la parte izquierda de cada artculo se muestra una x, desde la cual se puede
cancelar el artculo de la venta o prstamo.

Dentro de la funcin de ventas y prstamos se encuentran en la parte inferior de la

pantalla tres botones: limpiar la venta, Realizar venta, y Realizar prstamo.

Botn Limpiar venta: Permite inicializar los valores de la venta en blanco.

Botn Realizar venta indica que la venta ha sido efectuada y se modifica

automticamente la cantidad de material o herramienta dentro del
inventario.

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

Botn Realizar prstamo indica que un prstamo ha sido efectuado y se

modifica automticamente la cantidad de material o herramienta dentro del
inventario.

Proveedores

La opcin de proveedores cuenta con dos pestaas (Administrar proveedores y

Registrar Proveedores).
La pestaa Administrar proveedores muestra los nombres de los proveedores
actualmente registrados en la base de datos junto con sus principales caractersticas.
Al final de cada registro se muestran dos botones, uno para editar los datos actuales y
otro para borrar el registro.

Si se presiona el botn de editar proveedor

se abrir una nueva pestaa para

En caso de presionar el botn de eliminar proveedor

confirmacin para aceptar o cancelar la operacin.

se mostrar un mensaje de

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

actualizar la informacin del proveedor.

10

A continuacin se muestra la pantalla de Actualizar proveedor. Como se puede

observar en el siguiente ejemplo, los datos actuales del proveedor se colocan dentro
del formulario de actualizacin. Una vez que se realizaron modificaciones en la
informacin del proveedor se debe presionar el botn Actualizar proveedor para que

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

los cambios se efecten dentro de la base de datos del sistema.

11

Materiales

En la opcin materiales, se desglosan dos pestaas ms (Administrar Materiales y

Registrar Materiales).
En la pestaa Administrar Materiales se desglosan todos los materiales registrados
en el inventario y tienen la opcin de ser editados, eliminados por completo y de
agregar o en su caso eliminar cantidades dentro del inventario.

Cuenta con un cuadro de texto que permite realizar bsquedas con solo ingresar el
nombre o alguna otra caracterstica del material.

botones

aadir o retirar.

respectivamente, se mostrara un mensaje donde pide la cantidad a

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

Si se desea aumentar o disminuir la cantidad en algn material, con solo presionar los

12

Presionando el botn editar

se muestra el formulario Actualizar Material, desde

el cual se pueden realizar modificaciones en la informacin del material. Al finalizar la

edicin del material se debe presionar el botn Listo! Guarda los datos para que los
cambios se efecten dentro de la base de datos del sistema.

Desde la pestaa Registrar Material se muestra un formulario con los campos

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

necesarios para llevar el control del nuevo material a registrar.

13

Al ingresar los datos de proveedores, marca o categora, se tiene la opcin de seleccionar

por datos que ya estn dentro de la base de datos del sistema

Tambin tiene la opcin de generar automticamente el cdigo de barras, desde la

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

casilla Generar Automticamente.

14

Herramientas

La funcin herramientas se divide en cuatro pestaas :

En la pestaa Herramientas Simples se muestra un listado de todas las herramientas

del inventario, las caractersticas de cada herramienta y la cantidad disponible en

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

inventario. Por cada registro se muestra un botn de Editar, Borrar, agregar y eliminar.

15

El botn

permite agregar ms cantidad al inventario. Cuando se presiona el botn

de agregar aparecer una pequea ventana donde pide la cantidad a agregar.

Despus de ingresar la cantidad se mostrara un mensaje para confirmar que est

seguro de agregar dicha cantidad al inventario.

El botn

permite eliminar cantidad al inventario. Cuando se presiona el botn de

eliminar aparecer una pequea ventana donde pide la cantidad a retirar.

Despus de ingresar la cantidad se mostrara un mensaje para confirmar que est

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

seguro de retirar dicha cantidad del inventario.

16

El botn editar

abre otra pestaa para actualizar los datos de la herramienta

seleccionada.

El botn

elimina el registro por completo, a

excepcin de los registros que se

encuentren en prstamo.

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

Si alguna herramienta se encuentra en prstamo aparecer el siguiente mensaje.

17

En la pestaa Registrar Herramienta Simple se muestra un formulario para ingresar

una nueva herramienta al inventario.

Los campos marcados con un asterisco * son obligatorios para que el registro de la
herramienta se realice con xito.

Al ingresar la cantidad se debe seleccionar la unidad de medida de la herramienta que

Si la herramienta tendr detalles de mantenimiento se tiene que presionar el siguiente

botn

Al presionar el botn detalles de mantenimiento se desglosan los siguientes campos

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

se est registrando (Piezas, lotes. Metros, kilogramos o litros).

18

En el cuadro de texto se colocara la cantidad y a la derecha se debe seleccionar si el

mantenimiento es por uso o por das.

Dentro del formulario se tiene la opcin de generar automticamente el cdigo de barra.

nicamente se tiene que seleccionar la opcin

En la pestaa Herramientas Compuestas se muestra un listado de las herramientas

compuestas que se tienen en inventario junto con sus principales caractersticas y los
detalles de las herramientas simples que pertenecen a la herramienta compuesta.
Cada herramienta compuesta tiene la opcin de editar, eliminar por completo o de
agregar o quitar partes.
Nota: Una herramienta compuesta es aquella que est formada por un conjunto de

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

herramientas simples, las cuales pueden o no ser del mismo tipo.

19

En la pestaa Registrar Herramienta Compuesta se muestra un formulario para

ingresar una nueva herramienta compuesta al inventario.

El formulario de Registrar Herramienta Compuesta es muy parecido al formulario de

Registrar Herramienta Simple pero tiene un botn de Continuar.

El botn de continuar muestra otra pantalla desde la cual se muestran dos botones ms.
Se da la opcin de agregar partes existentes en el inventario a la herramienta
dentro del inventario.

Aqu se muestra un ejemplo:

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

compuesta o tambin se tiene la opcin de agregar nuevas partes que no se encuentran

20

Empleados

En la opcin Empleados se desglosan dos pestaas ms, una pestaa con el ttulo de
Administrar empleados, desde la cual se puede consultar todos los empleados
registrados dentro del sistema y desde la cual se pueden editar o borrar por completo
los registros; la otra pestaa es la de Registrar Empleado, con la cual se pueden
agregar nuevos registros de empleados nuevos dentro del sistema.

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

Pestaa Administrar Empleados

21

Cada registro que se muestra en la lista de empleados tiene la opcin de ser editado o
eliminado, desde los botones que se muestran en la columna acciones.

Al presionar el botn editar se desglosa una pantalla con los campos que contienen la
informacin de los empleados y desde ah se pueden editar o actualizar campos que no
tienen datos.

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

Pantalla Actualizar empleado

22

Pestaa Registrar Empleados

Desde el siguiente formulario se pueden registrar ms empleados al sistema de IRS

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

para manejo exclusivo de ventas.

23

Clientes

Si se desea llevar un registro de los clientes ms frecuente, se tiene el modulo de

Clientes, el cual consta de dos pestaas Administrar Clientes y Registrar Cliente.

En la pestaa Administrar Clientes se muestra la lista de clientes registrados en el

sistema, y se tiene la opcin de editar, eliminar o ver ms informacin sobre el
cliente.
El botn

permite eliminar algn cliente registrado dentro del sistema IRS, al

presionar el botn de borrar se mostrar el siguiente mensaje para confirmar que se

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

est seguro de realizar la accin.

24

Al presionar el botn

se muestra una ventana con informacin detallada del

cliente.

Con el botn

se accede a un formulario, el cual permite actualizar los datos de

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

los clientes registrados.

25

Pestaa Registrar Clientes

La siguiente pantalla muestra el formulario con los campos que se pueden registrar
de un nuevo Cliente.

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

El nico campo obligatorio es el nombre del cliente *

26

Obras

Otra funcin que se encuentra disponible dentro del men principal del sistema IRS es
la funcin de Obras.
La funcin Obras desglosa dos pestaas mas: Listado de Obras y Registrar Nueva
Obra.
Aqu se muestra la pantalla Listado de Obras, donde se muestra el nombre de la
obra, la descripcin de la obra, direccin donde se est realizando la obra, el encargado
de la obra, la fecha de inicio de la obra y en caso de que la obra haya finalizado se
mostrara la fecha en que termino la obra.
Cada registro de obras tiene la opcin de ser editado o eliminado.

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

Para registrar los datos sobre una obra, se tiene que acceder a la pestaa Registrar

27

Nueva Obra que se encuentra desde el men de Obras.

Informes

Los informes de las ventas se muestran en dos pestaas. La primera pestaa muestra
los informes de las ganancias por da y la segunda pestaa muestra los informes de las
ventas entre un rango de fechas o un ao especfico.
En la pestaa Informe de las ventas por da como su nombre lo dice muestra el total de
ganancias del da y el total antes y despus de impuestos.

En la pestaa Informe de ventas por rango de fechas se tienen que seleccionar desde
un calendario, la fecha de inicio y una fecha final, entre las cuales se desea saber el total

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

de ganancias obtenidas.

28

Una vez ingresadas las fechas, se deber presionar el botn ver reporte y se desglosaran
los datos dentro de otra pantalla Ver Reporte, aqu se muestra un ejemplo.

La siguiente imagen muestra la pantalla completa de Informes de ventas por rango de

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

fechas.

29

Otra opciones de generar informe, es al presionar el botn

Los informes generados al presionar este botn incluyen: los productos vendidos, los
clientes a los que se vendi el producto y el nombre del vendedor.
Si se desea un reporte que muestre cada una de las ventas incluyendo los productos que
pertenecen a dicha venta y los detalles de ganancias en esa venta, se tiene la opcin de
generar informe por venta

Otras opciones muy tiles dentro de la funcin de Informes son las de generar reporte
por ao o generar informe seleccionando un mes y ao.

La ltima funcin que se debe destacar es la de crear informes de las inversiones

realizadas en Obras, este se puede generar al presionar el siguiente botn.

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

Aqu un ejemplo de generar reporte por ventas en Obras.

30

Devoluciones

La funcin Devoluciones se desglosa en dos pestaas: la pestaa de Prestamos sin

devolver y la pestaa Historial de prstamos.
En la ventana de prstamos sin devolver se muestra una lista de los prstamos que se
han realizado y que aun no estn liquidados.
Se muestra una columna con los detalles del prstamo, donde se incluye el nombre del
responsable quien entrego los artculos del prstamo, el nombre del cliente o el nombre
de la obra a quien fue asignado el material o herramienta, el valor total de los
artculos prestados, el nombre del personal que autorizo el prstamo y la fecha de

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

prstamo.

31

Desde el botn detalles se desglosan los artculos que pertenecen al prstamo,

mostrando la cantidad, el nombre y descripcin de cada artculo.

Una vez que el prstamo haya sido devuelto, se tendr que ingresar a listado de
prstamos, desde el campo de bsqueda se consultara los detalles del prestamos y
una vez encontrado el prstamo se tiene que presionar el botn

Se muestra la siguiente ventana, desde la cual se tendr que seleccionar la manera

en que se liquidara el prstamo.

Si el prstamo se liquida con otro artculo igual, se debe presionar el botn Liquidar
y regresar al inventario. En caso de que el prstamo se liquide con otro artculo se

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

deber presionar el botn Liquidar con otro concepto.

32

Exportar informes a Excel

La funcin Exportar informes a Excel permite realizar un documento en Excel el

cual incluye informacin de todos los productos que se encuentran dentro del
inventario de materiales.

Se debe presionar el botn

Automticamente se genera el archivo en Excel y se podr descargar presionando el

SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS | Abril de 2013

botn Descargar Aqu.

33