MARCO TERICO.

COSTOS Y PRESUPUESTOS

GASTOS GENERALES.- Se denominan gastos o costes generales, en ingls

overhead (abreviado de overhead cost o overhead expense), al gasto por el mero
hecho de tener una actividad en funcionamiento. Ejemplos de ello son los costos de
gas, electricidad, limpieza, alquiler o el sueldo de los trabajadores. El trmino se
suele utilizar para englobar los gastos necesarios para no cesar la actividad, pero
que no estn directamente relacionados con los productos o servicios que se
ofrecen; es decir, no aumentan los beneficios de la empresa.
Los gastos generales son costos sobre el estado de resultados, con excepcin del
trabajo directo, materiales directos y gastos directos. Los gastos generales incluyen
gastos

de

contabilidad,

depreciacin,

seguros,

intereses,

tarifas

legales,

reparaciones, alquiler, materiales adquiridos, impuestos, facturas de telfono,

gastos utilitarios y viajes.
Los Gastos Generales son aquellos costos indirectos relacionados a la ejecucin
de la obra, que no intervienen directamente en el proceso constructivo pero que
sirven de apoyo o complemento para el logro de la meta u objetivos y pueden ser
ejecutados en el lugar de la obra o desde otras instalaciones ajenas a ella, y son
derivados de la propia actividad empresarial o de administracin, por lo que no
pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos.
Los gastos generales pueden ser gastos fijos y gastos variables. El presupuesto de
gastos generales que se considera en el Expediente Tcnico no puede ser usado
para gastos de materiales deconstruccin y otros gastos faltantes para la ejecucin
de la obra como es el caso dela supervisin y/o liquidacin. Cabe agregar que
cuando se elabora un expediente tcnico se debe considerar los costos directos
(insumos o servicios que intervienen en el proceso constructivo de la obra y se
clasifican en mano de obra, materiales, equipos y herramientas) y los gastos
generales; adicionalmente al monto total de la obra, deben considerarse los gastos
de supervisin y de liquidacin, los cuales no forman parte de la partida de gastos
generales. Los gastos generales para una obra por administracin directa estn
referidas a todos los costos indirectos cualquiera que sea su denominacin, no
previstos y que posibiliten la continuidad de la obra (son aquellos relacionados a la
ejecucin de la obra, que no intervienen directamente en el proceso de
construccin, pero que sirven de apoyo o complemento para el logro de la meta del
proyecto y pueden ser ejecutados en el lugar de la obra o desde otras instalaciones
ajenas a ella). En cuanto a financiar los materiales de construccin que se requiere
GASTOS GENERALES E NDICES UNIFICADOS

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para la culminacin de la obra, esto tendra que ver con la sustentacin que se
realice explicando los motivos de la necesidad de una mayor cantidad, no
programada. Lo que podra dar lugar a un reajuste del presupuesto, si existieran
saldos o de lo contrario la solicitud de un presupuesto adicional para resolver dicho
problema. Por lo general los Gastos Generales se consideran como un porcentaje
de los costos directos, que varan entre el 5% al 10%. Las municipalidades debern
instituir buenas prcticas para evitar problemas en la ejecucin y control
presupuestal y financiero de la obra. Como punto de partida, se debe proceder a
una correcta definicin de las partidas degasto del proyecto en el Expediente
Tcnico, el cual debe contemplar, entre otros, los siguientes aspectos:1) Los
clculos de la estructura del presupuesto del proyecto debe cumplir el siguiente
esquema: + Costo Directo:(Materiales, equipos, herramientas y Mano de Obra
calificada y no calificada). + Gastos Generales Variables (Administrativos:
Administrador de Obra, Almacenero, Guardin y Asistencia tcnica: Residente de
Obra y/o Maestro de Obra vinculados al plazo de ejecucin). + Gastos Generales
Fijos (Financieros no vinculados al plazo de ejecucin). = Costo de Obra (Para el
caso de ejecucin por administracin directa) Si la obra es ejecutada por contrata
se debe aadir: + Utilidad + IGV = Costo de Obra (Presupuesto Base para el caso
de ejecucin por contrata) + Costo de Supervisin +Costo de Liquidacin = Costo
Total del Proyecto de Inversin. El Expediente Tcnico es el documento que
permite una adecuada ejecucin de un proyecto.
GASTOS INDIRECTOS FIJOS, VARIABLES Y SEMIVARIABLES
Los gastos indirectos pueden ser fijos o variables, dependiendo del gasto en
particular. Los gastos fijos incluyen aquellos que no varan dentro del calendario del
ao fiscal, tales como alquiler, seguros y salario del gerente. Los gastos variables
cambian dependiendo de la produccin y pueden incluir gastos tales como
reparaciones, servicios pblicos y los gastos de envo. Algunos gastos indirectos
pueden considerarse mixtos, o semivariables. Estos normalmente tienen dos
componentes: un gasto fijo, como una tarifa de conexin de servicios pblicos y un
costo variable, como la tarifa por el uso de la electricidad, misma que podra
cambiar dependiendo de la tasa de produccin.
COSTOS DIRECTOS, GASTOS GENERALES Y UTILIDAD.
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El penltimo prrafo del artculo 175 del Reglamento de la Ley de Contrataciones

del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo 184-2008-EF, estipula que las
ampliaciones de plazo en contratos de bienes o para la prestacin de servicios
darn lugar al pago de los gastos generales debidamente acreditados. Marca de
esta manera una diferencia con el penltimo prrafo del artculo 232 del antiguo
Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo 084-2004-PCM, para el que las
ampliaciones de plazo en prestacin de servicios darn lugar al pago de los costos
directos y gastos generales, adems de la utilidad.
En realidad hay un par de modificaciones entre uno y otro texto, al margen de
aquella elemental que en un caso alude tanto a bienes y servicios y en el otro slo
a servicios, error en el que incurri el Reglamento derogado pese a ubicar el
artculo, como es lgico, en el captulo destinado a fijar las normas especiales
aplicables a bienes y servicios.
Un primer cambio, que es el resultado de reproducir en bienes y servicios las
equivocadas normas aplicables a obras que se establecen en el artculo 202 del
Reglamento, con lo que el dislate se duplica, es la de restringir el reconocimiento
de los gastos generales nicamente a los que sean debidamente acreditados, lo
que presupone que estos pueden ser demostrados como si se fuesen gastos
reembolsables y eso no es as y pone en evidencia, ms bien, el desconocimiento
en el que con frecuencia se incurre en esta materia.
Los gastos generales, segn la definicin que el propio Reglamento recoge, son
aquellos costos indirectos que el contratista debe efectuar para la ejecucin de la
prestacin a su cargo, derivados de su propia actividad empresarial, por lo que no
pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos del
servicio. La norma no explica cules son esos costos indirectos ni en obras ni en
servicios y esa, sin duda, es una tarea pendiente que deber acometer el
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) porque se suele
confundir unos y otros y como consecuencia de ello es frecuente querer aplicar los
gastos generales de obras a los servicios y eso no es posible. En uno y otro caso,
empero, los gastos generales estn representados por un porcentaje que se aplica
sobre el costo directo o sobre una parte de l. En obras se aplica sobre el ntegro.
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En servicios sobre los honorarios y sus costos laborales. En las bases de los
procesos de seleccin que se convocan tanto para la ejecucin de obras como
para la prestacin de servicios, especficamente de consultora de obras, eso por
fortuna est claro. Falta precisar conceptos y fijar porcentajes.
El Reglamento incluye las definiciones de gastos generales fijos y variables. Pero
se limita a sealar que los primeros son aquellos que no estn relacionados con el
tiempo de ejecucin de la prestacin a cargo del contratista, en tanto que los
segundos son aquellos que estn directamente relacionados con el tiempo de
ejecucin de la obra y por lo tanto pueden incurrirse a lo largo de todo el plazo de
ejecucin de la prestacin a cargo del contratista. De ambos conceptos se puede
colegir que estos ltimos, o sea los gastos generales variables, slo se aplican en
la ejecucin de obras en tanto que los otros, o sea los gastos generales fijos, se
aplican en todos los casos. Ello, no obstante, ni estas definiciones ni ninguna otra
disposicin identifican los gastos generales ni permiten descubrir la forma de
acreditarlos con lo que el reconocimiento de aquellos en la ampliacin del plazo
contractual se torna an ms complicado.
La solucin, naturalmente, es, en primer trmino, regresar a la redaccin del
anterior Reglamento que no los restringa, al menos para bienes y servicios, y que
abra la posibilidad al reconocimiento de todos los gastos generales comprendidos
en la extensin, en forma proporcional a su respectiva duracin. En segundo
trmino, determinar cules son y establecer un porcentaje aplicable a todos los
casos, o establecer cmo se calculan y con qu porcentajes tanto en obras como
en los dems contratos para cuyo efecto ser de mucha utilidad el estudio que el
Colegio de Ingenieros del Per ha difundido este ao sobre el particular y del que
nos hemos ocupado ampliamente. En ese documento se demuestra que el
contratista reparte sus gastos generales entre todas sus operaciones de forma tal
que, segn su volumen, tiene un porcentaje fijo que habitualmente carga en cada
uno de sus presupuestos y aplica a sus clientes. Cmo probarlo? Es virtualmente
imposible hacerlo, salvo que presente toda su contabilidad y todas las operaciones
matemticas que conducen a ese porcentaje y eso no es lo que pretende la norma
porque tal obligacin constitucionalmente slo cabe en materia tributaria y laboral y
en circunstancias perfectamente establecidas en la ley.
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Hay, sin embargo, otra diferencia entre el penltimo prrafo del artculo 175 del
Reglamento vigente y el penltimo prrafo del artculo 232 del que lo precedi. Este
sealaba, como queda dicho, que las ampliaciones acarreaban el pago de costos
directos, gastos generales y utilidad. En la norma actual slo se hace referencia a
los gastos generales y no a todos, como se acaba de revisar, sino slo a los
debidamente acreditados. Pero slo a los gastos generales. Y los costos directos
y la utilidad? Ya no se reconocen? Si fuese as se tratara de una modificacin
sustancial que habra cambiado toda la manera de abordar el asunto de las
ampliaciones de plazo. No es as, felizmente.
Y no lo es por varias razones. De un lado, porque si la ampliacin se genera por un
adicional que afecta el plazo, por atrasos o paralizaciones no atribuibles al
contratista o expresamente atribuibles a la entidad o por caso fortuito o fuerza
mayor que son las cuatro causales que considera el artculo 175, es obvio que no
es posible obligar al contratista a continuar prestando el servicio, ejecutando la
obra, suministrando los bienes o lo que fuese, durante la prrroga, sin pago alguno.
Por si hubiera alguna duda basta recordar que el artculo 23 de la Constitucin
precepta que nadie est obligado a trabajar sin retribucin o sin su libre
consentimiento.
El principio rige an en la eventualidad de que el contrato haya sido suscrito a
suma alzada, sistema que se aplica cuando las cantidades, magnitudes y calidades
de la prestacin estn totalmente definidas en las especificaciones tcnicas, en los
trminos de referencia o en los planos y en el que el postor formula su propuesta
por un monto fijo y por un determinado plazo, segn lo dispuesto en el inciso 1 del
artculo 40 del Reglamento. En la suma alzada si el objeto o el plazo se modifica,
por causas ajenas a la responsabilidad del contratista, necesariamente tiene que
cambiar tambin el monto que slo es fijo en tanto se mantengan inalterables, y por
tanto tambin fijos, esos otros dos componentes o esas otras dos de las tres patas
de la mesa que dan forma a la suma alzada, tal como lo graficamos en su
momento.

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En el caso de que el contrato haya sido suscrito a precios unitarios, tarifas o

porcentajes, el principio rige ms claramente porque, como se sabe, este sistema
se aplica cuando la naturaleza de la prestacin no permite conocer con exactitud o
precisin las cantidades o magnitudes requeridas y en el que el postor formula su
propuesta ofertando, como su nombre lo indica, precios unitarios, tarifas o
porcentajes en funcin de las partidas o cantidades referenciales contenidas en las
bases y que se valorizan en relacin a su ejecucin real y por un determinado plazo
de ejecucin, segn lo dispuesto en el inciso 2 del ya citado artculo 40. En este
sistema no interesa mucho si ese plazo de ejecucin se extiende porque se paga
de acuerdo a lo avanzado, previa aprobacin del inspector o supervisor
naturalmente. Por consiguiente, si hay prrrogas, no atribuibles al contratista, slo
se le retribuye ms de lo originalmente pactado en la hiptesis de que haya mayor
trabajo.
Y la utilidad? La utilidad sigue la misma suerte del costo directo. Los artculos 13 y
14 del Reglamento la ubican dentro del valor referencial de cada proceso. Forma,
por tanto, parte del precio. De lo que corresponde pagar. Resulta improcedente
pensar que en el caso de la ampliacin del plazo contractual, por causas no
atribuibles al contratista, se le pretenda resarcir slo con el costo directo y no con la
utilidad. Si la ampliacin se produce por razones por completo ajenas a l y tiene
que quedarse ms tiempo que el previsto en el trabajo es perfectamente lgico que
se le reconozca la parte proporcional de la utilidad por esa extensin. En el fondo,
el contratista debera estar en libertad de quedarse o de irse. A l se le contrata por
un plazo determinado, que puede ser fijo o referencial. Si hay prrrogas que no son
de su responsabilidad no se lo puede obligar a seguir. Es muy posible que tenga
otros compromisos y que no pueda quedarse. En la eventualidad de que contine,
cul es su beneficio? Lo tiene que hacer gratis? Slo se le van a pagar los
costos directos? Si es as, para qu se queda? Slo pensarlo, es absurdo.
La interpretacin ms generalizada es que en adicin a los costos directos y la
utilidad, se le reconocern al contratista slo los gastos generales debidamente
acreditados. No est dems, sin embargo, retornar a la redaccin del antiguo
Reglamento y precisar que se le reconocern en todos los casos los costos
directos, los gastos generales y la utilidad correspondientes, sin mayores
restricciones que generan otras complicaciones.
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