APLICACIÓN: GESTION Y CONTROL DE RECEPCION DE

CORRESPONDENCIA EN UNA OFICINA

Rubén Esteban Useche Benítez

Ingeniería de Sistemas – 5to semestre
Teoría General de Sistemas – Grupo 4
e-mail: warlookrun@hotmail.com

PALABRAS CLAVE: Base de Datos, Frames y

ABSTRACT: El aplicativo de gestión y control de lenguaje de programación JAVA,
recepción de correspondencia en una oficina fue programado
en el lenguaje JAVA mediante el uso de Frames y con conexión
a la Base de Datos en MySQL, en la cual se guardan los
registros ingresados que contienen el ID del registro, el
nombre del remitente del documento, el asunto del documento,
el nombre de la persona a quien va dirigido el documento, la
fecha de recepción del documento, el nombre de quien recibe
el documento y el NIT o el número de Cedula de Ciudadanía
según sea el caso, teniendo en cuenta quien envía el
documento, si es una empresa o una persona en particular. En
conclusión esta aplicación es de gran utilidad para llevar un
registro ordenado de la correspondencia recibida en una
empresa.

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1 INTRODUCCIÓN 4 METODOS UTILIZADOS

Este paper incluye la documentación del funcionamiento Los métodos utilizados en la programación de esta
de la aplicación que gestiona la recepción de correspondenciaaplicación se describen a continuación:
en una oficina, los métodos y el lenguaje de programación
utilizados para la realización de la misma. Lo primero que programe fue la interfaz grafica, para la
cual en la clase publica pAvanzada declare la variable
2 CARACTERISTICAS GENERALES panel de tipo JPanel que es el contenedor de los JLabel,
JTextField y los JButton utilizados en la aplicación,
Las características más relevantes de esta aplicación seluego declare dos métodos privados tipo String con
describen a continuación: ayuda de un ciclo while para que validara la contraseña
para permitir o no el ingreso al programa. A
Para acceder a la aplicación el usuario debe ingresar la continuación se le agregaron las características para las
respectiva contraseña, para ello se utilizo un ciclo de validaciónetiquetas, campos de texto y botones, como el nombre,
while igualando las variables mediante el código “equals”. Eltamaño, ubicación y color de fondo y se agrego el panel
manejo de la interfaz requirió de Frame con panel en sual respectivo contenedor mediante el código
interior, administrando la ubicación de los objetos con el“getContentPane().add(Panel);”.
código “setBounds” y distribución del espacio del Frame
mediante “GridLayout”, la conexión con la Base de Datos Luego de esto se le agrego la acción a los botones al
“correspondencia” creada en lenguaje SQL se realizo gracias aldarles clic, instanciando los métodos Generar(),
conector “Java ODBC” y por último se guardó la aplicación consultarBD(), Actualizar(), Consultar() y el
con extensión .JAR para su posterior utilización. System.exit(0) para el botón 2salir”, públicos tipo
“void” que no retornan nada.
3 TERMINOS
Dentro del método Generar() se declararon las variables
3.1 Base de Datos tipo String env, asu, dir, fer, rec y nit, y de tipo Integer
id y ced agregándoles su respectiva excepción numérica,
Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismotambién el código “.getText()” para tomar los datos
contexto, almacenados sistemáticamente para su posterior uso;introducidos en los campos de texto, también se creó el
colección de información organizada de forma que el usuarioobjeto DataBase para poder instanciar el método
pueda adicionar, modificar, eliminar y consultar los campos“insertar registro” de la clase conexionBd, el cual
con dicha información. Las bases de datos se organizan porpermitia hacer la adicion de la información escrita en los
campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única decampos de texto antes mencionados en los campos de la
información (entidad), un registro es un sistema completo debase de datos.
campos (entidad y sus atributos) y un archivo es una colección
de registros. En el método consultarBD() se escribió la instrucción
del método publico run() el cual permite ejecutar el
3.2 Frame Frame prediseñado que se encuentra en la clase
“Generado” adjunto de la clase “Datos”, que me muestra
Es un contenedor que tiene como tarea guardar nuestroslos registros de la base de datos “correspondencia” en
componentes y darles un sentido grafico, digamos que el Frameuna JTable la cual me importa dichos registros y los
es una ventana que tiene propiedades como tamaño, posición,visualiza.
titulo, etc. El tamaño del Frame esta designado por el borde,
puede ser visualizado mediante la instrucciónEl siguiente método Actualizar(), contiene un Frame el
“.setVisible(true)” y el “layout” por defecto es “BorderLayout”. cual sirve para ingresar el número del ID del registro
que se requiera actualizar o modificar, y al darle clic al
3.3 Java botón “Ingresar” que me instancia al método del mismo
nombre, el cual se compone de un Frame donde se
Es un lenguaje de programación orientado a objetos puede modificar independientemente cualquier campo
desarrollado por Sun Microsystems, independiente de lade la base de datos, realizando la debida conexión con
arquitectura, tiene mucha de su sintaxis de C y de C++, pero MySQL a cada botón “Actualizar” con la consulta
tiene un modelo de objetos más simple y elimina herramientas “update”, también tiene la opción de consultar el registro
de bajo nivel, que suelen llevar a muchos errores. También amodificado en otro Frame con la consulta “select”.
diferencia de C++, combina la sintaxis para programación
genérica, estructurada y orientada a objetos, todo en Java es unPor último el método consultar() permite “consultar“
objeto (salvo algunas excepciones), y todo en Java reside enlos registros por el número de Cedula de Ciudadanía,
alguna clase. para saber cuántos documentos han sido enviados por
esa persona, por medio de la consulta “select” y
mostrando esos registros en Frames independientes.

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La última instrucción de la clase pAvanzada es agregarle al  A continuación le damos clic en Generar y nos
método “Main” el objeto ventana que es el contenedor del aparecerá el registro generado con la
panel antes descrito para que se pueda ejecutar. información ingresada anteriormente.
En el paquete de la aplicación también se encuentran las clases
conexionBd, Generado, Datos y CerrarVentana descritos
anteriormente.

5 USO DE LA APLICACION

A continuación se muestran los pasos para el buen uso de

la aplicación seguido de sus respectivos pantallazos:

 Al comenzar la aplicación, nos aparecerá una pantalla

que indicara que la conexión con la Base de Datos
“correspondencia”, fue exitosa.

Figura 4. Generado.

 También se cuenta con 3 opciones más, como

son:

• “Consultar BD”, que nos permite revisar

Figura 1. Conexión exitosa.
los registros con que cuenta la Base de
 Al ingresar a la aplicación, nos aparecerá una pantalla Datos:
donde debemos digitar la clave de la aplicación que es:
“correspondencia2009. Por favor ingresarla
correctamente, ya que si se ingresa mal 3 veces, la
aplicación se saldrá.

Figura 5. Consulta Base de Datos.

• “Actualizar”, que nos permite modificar la

información de los registros que se
requiera de la Base de Datos. Primero nos
Figura 2. Ingresar clave.
aparece una ventana para ingresar el
 Luego de esto, nos aparecerá una ventana con un número de ID:
formulario, llenamos el formulario, ingresando la
información que nos solicita acerca del documento
recibido.

Figura 6. Actualizar.

Ingresamos el número de ID y le damos

clic en “Ingresar”, y nos aparecerá una
ventana así:

Figura 3. Formulario.

3
 Figura 10. Consulta Cedula.
Luego le ingresamos el número de cedula a
consultar, y nos aparecerá el, o los registros
asociados con ese número de cedula en una ventana
independiente, así:

Figura 7. Formulario Actualización.

Ingresamos la información entre comillas “”, en el

campo que necesitemos modificar la misma, y le Figura 11. Registro Consultado de Cedula.
damos clic en actualizar, nos aparece un
generado, confirmando la actualización: 1 CONCLUSION

Podemos concluir que esta aplicación es muy útil

Figura 8. Confirmación Registro Actualizado.
Luego para verificar la modificación de lamultiplataforma y funciona en cualquier S.O.
información en el registro, le damos clic en
“Consultar” y saldrá esto:
en una empresa para sistematizar la recepción de
correspondencia en la misma; también que el uso de
Frames a la hora de programar es muy acertado ya que
permite una interacción más sencilla del usuario final
con la aplicación; que el lenguaje JAVA es perfecto para
programar cualquier aplicación debido a que es
2 REFERENCIAS
[1] http://java.sun.com/j2se/1.4.2/docs/api/java/awt.
html

[2] http://monografias.com/trabajos/manualjava.html
Figura 9. Registro Actualizado.
[3] e-book: “El lenguaje de programación JAVA”
• Y por ultimo “Consultar Cedula”, que permite
[4] http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
consultar todos los registros asociados con un
numero de cedula; le damos clic y aparecerá lo
siguiente: