PROCEDIMIENT

O
PARA COMUNICACIN INTERNA

PROCEDIMIENTO PARA
COMUNICACIN INTERNA

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CONTENIDO
1.

Objetivo........................................................................................................................ 2

2.

Alcance........................................................................................................................ 2

3.

Normatividad................................................................................................................ 2

4.

Definiciones y/o abreviaturas.......................................................................................2

5.

Canales de comunicacion............................................................................................2

6.

Flujograma de actividades...........................................................................................2

7.

Descripcion de Actividades..........................................................................................2

8.

Referencia.................................................................................................................... 2

9.

Control De Cambios.....................................................................................................2

10. Control De Registro......................................................................................................2

11. Tramites Del Documento..............................................................................................2

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1 OBJETIVO
Establecer las actividades y medios de comunicacin utilizados en la organizacin para
dar a conocer la documentacion que garantiza el cumplimiento y desarrollo del sistema
de gestin integrado.

1. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los documentos, personas y procesos relacionados en el
sistema de gestin integrado.

2. NORMATIVIDAD
Las polticas, planes y regulacin en que se establezcan y adopten como normativa
regulatoria por los entes nacionales, regionales y locales encargados y los establecidos
y/o adoptados de manera voluntaria por la Plaza de mercado las flores (ACOPLAF).

Gua Tcnica Colombiana ISO 10013:2002 DIRECTRICES PARA LA

DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Norma Tcnica Colombiana ISO 9000:2005 SISTEMAS DE GESTIN DE LA
CALIDAD -FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO.
Norma Tcnica Colombiana ISO 9001:2008 SISTEMAS DE GESTIN DE LA
CALIDAD REQUISITOS.
La organizacin se asegurara de que los requisitos legales aplicables y otros requisitos
que la organizacin suscriba se tengan en cuenta en el momento de la evaluacin,
revisin y seguimiento de su sistema de gestin integral.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

SGI: Sistema de Gestin Integrado.
ACOPLAF: Asociacin de comerciantes plaza de las flores.
COMUNICACIN INTERNA: Son todas aquellas publicaciones que son exclusivas de un
rea, departamento de la Plaza de Mercado las Flores (Acoplaf).
COMUNICACIN EXTERNA: Son todas aquellas publicaciones
departamento de la organizacin asi sus partes interesadas externas.

de

un

rea,

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4. CANALES DE COMUNICACIN:
Reuniones en grupo
La reunin surge cuando se convoca a dos o ms personas para comunicar, debatir,
tomar decisiones y/o acuerdos sobre cualquier aspecto del Sistema de Gestin Integral
(SGI) teniendo como evidencia de la misma un formato de acuerdos y/o resultados.
Publicaciones internas
Es toda aquella informacin que se publica y difunde para informacin exclusiva de la
organizacin. Los boletines son aprovechados como cauce de comunicacin de la
informacin, derivada de la gestin, que interese transmitir. Es un vehculo unidireccional.
Circulares internas
La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta direccin
comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la organizacion, es unidireccional.
Tablero de anuncios
Son lugares de visualizacin y lectura de informacin facilitada por la alta direccin. Se
distribuyen estratgicamente ubicados para colocar informacin variada, en los que se
colocan escritos, cuadros, grficos, fotografas, carteles o similares.
Cartel o Cartelera
Son elementos grficos de informacin, sobre algo concreto, ms o menos puntual,
dotados de diseo para atraer la atencin de personal y usuarios, hacia el mensaje y la
informacin. La comunicacin es unilateral y descendente.
Videos
Son producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir informacin aprovechando
las posibilidades de estos medios. La informacin puede ser generada sobre la naturaleza
o las actividades del SGI.
Encuestas
Es un elemento de comunicacin unidireccional, pero ascendente. Permite recojer la
opinin de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestin, de sus
actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre stos.
Buzn de observaciones, quejas y/o sugerencias
Es un espacio fsico o virtual, donde la comunidad tecnolgica y partes interesadas
pueden expresar sus opiniones respecto a alguna inquietud del Sistema de Gestin
Integrado.Utilizado en muchas ocasiones para diversas cuestiones en el SGI. Si se usa
para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se estara usando
para la comunicacin unidireccional ascendente.
Correo electrnico
Forma de comunicacin virtual, donde la informacin se realiza de manera personal,
permitiendo una comunicacin bidireccional, donde el inconveniente es que puede ser
tardada. Puede ser utilizado como foros de opinin y debate, buzn de sugerencias y

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similares, el e-mail permite una comunicacin bidireccional, ascendente y descendente

entre los mandos y el resto de los usuarios.
Pgina web o internet
Tecnologa de alcance mundial de comunicacin virtual por medio redes interconectadas;
al utilizarse para comunicacin interna, da la posibilidad de accesar a contenidos
informativos acerca del SGI, resultados, informes generales, productos o actividades, etc.

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5. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.

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6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADDES.
Tabla 1 descripcin de actividades.

ACTIVIDAD

Identificar necesidades
de comunicar y/o
informar interna y/o
externa del SGI

DESCRIPCIN
Revisando la matriz de comunicacin encontraremos los
documentos que se darn a conocer en la organizacin y cada
parte de ellas tambin los mtodos a utilizar, se realizara una
consulta por aparte si se requiere otro documento que no est
incluido en la matriz para formular su presentacin.

RESPONSABL
E

DOCUMENTO

Lider de HSEQ

matriz de
comunicacin

Lder de proceso

Formato de
induccin
reinduccion SGI-FI01

Lder de HSEQ

N/A

Los responsables de las diferentes reas de la organizacin,

informan internamente cuando se identifique la necesidad de
reinduccion y cada que se incorpore un nuevo empleado sobre
las actividades de la empresa, con el objetivo de:

Comunicar
Internamente

Canales de
Comunicacin

Informar a las partes interesadas del comportamiento de

la organizacin en temas de Calidad, Medio Ambiente y
SST, mejoras alcanzadas, objetivos, metas y programas,
etc.
Atender las preocupaciones o dudas sobre las actividades
de la organizacin y servicios.
Dar a conocer la Poltica integral y mostrar el compromiso
de la Direccin con dicha Poltica.
Documentos de los 3 sistemas.
Comunicar a los interesados las quejas y opiniones sobre
actividades de la organizacin.
Los canales de comunicacin interna a emplear, pueden ser los
siguientes:
Indicadores

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

Publicaciones o informacin interna.

Carteles o cartelera.
Correo electrnico o pagina web.
Reunin o capacitaciones.

Los responsables de las reas, pueden valerse de los medios

anteriores para informar al personal sobre los temas de la propia
organizacin, relaciones con clientes y proveedores as como
organismos oficiales.
La comunicacin interna es registrada en el formato de
Comunicacin Interna y Externa
Los resultados de las Auditoras y Revisiones al Sistema de
Gestin Integrado o Indibidual se comunican a aquellos
miembros de la Organizacin que intervienen en su
funcionamiento.
En en el formato de reunin como medio de comunicacin interna
se recoge informacin sobre las reuniones con el personal de la
organizacin en las que se tratan aspectos relacionados con la
actividad de la organizacin y del SGI, tales como:
Aspectos de Calidad, Ambientales y de SST.
Anlisis de datos y aspectos.
Etc.
El Representante de la Direccin emite un informe de Reunin
que recoge los asuntos tratados, as como las ideas surgidas o
acciones correctivas o propuestas de mejora.
La efectividad de las mismas se mide dependiendo de cada una

RESPONSABL
E

DOCUMENTO

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABL
E

DOCUMENTO

de ellas:
No Conformidades originadas por fallas en la
comunicacin.
Ideas de mejora surgidas en las reuniones.
Ausencia de no conformidades derivadas de una deficiente
comunicacin dentro de la organizacin.
4

Comunicar
Externamente
Recepcionar,
documentar las
respuesta.

Es aquella que se mantiene entre la organizacin y las partes

interesadas. En general cualquier persona, proveedor o
asociacin que est interesada en cuestiones de relacionar
binculo laborar con nosotros.
El Representante de la Direccin es el centro de recepcin y
difusin de la informacin en temas del SGI.
Todas las comunicaciones o consultas, referentes a temas del
SGI procedentes del exterior se remiten al Representante de la
Direccin o persona encargada previamente nombrado por la alta
direccin que registrar aquellas que considere relevantes, y
quedara registro en el formato de comunicacin externa.
Adems responde a las solicitudes de informacin o
comunicaciones de las partes externas interesadas, siempre que
sean relevantes.
A estos efectos se consideran relevantes:
Denuncias
Quejas o reclamaciones.
Inspecciones o requerimientos de autoridades.
Posibles No Conformidades del Sistema.

Lider de HSEQ

Matriz de
comunicacin.
Formato de
comunicacin
externa FOR-CIE001.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABL
E

DOCUMENTO

Lder HSEQ

Formato realizacin
de planes.
Codigo: FOR-RPOO1

Lder HSEQ

Plan de
comunicacin

Lder de proceso

N/A

Lder de proceso

documentos de la
empresa, Plan de
comunicacin

Lder de proceso

Formato evaluacin
Cdigo:SGI-FOREAC-001

Lider de HSEQ

Informe gerencial.

El Representante de la Direccin archiva la comunicacin de la

parte externa junto con la respuesta proporcionada, en la carpeta
destinada a tal fin.

Realizar plan de
informacin

Revisar y validar la
informacin a difundir.

Definir los medios de

comunicacin
adecuados

Informar o comunicar

Verificar la difusin y
comunicacin

Fin

Se realizara el plan de a informacin a difundir teniendo ya

identificado si es interna o externa mediante el formato de planes
de comunicacin.
Se envan los documentos a la persona asignada para su debida
aprobacin y posterior presentacin, donde garantizan el
cumplimiento de lo solicitado en ellos y expliquen a fondo su
contenido, luego se darn a conocer al personal y partes
interesadas.
Define los medios de comunicacin disponibles en la
organizacin como estn en la actividad 3
Con los documentos aprobados y el medio de comunicacin
establecido el lder de proceso realizara su respectiva difucion
teniendo ya identificado si es comunicacin interna o extena.
Esta verificacin se realizar 10 das hbiles despus de haber
hecho la difusin. Mediante evaluaciones.
En el formato de evaluacin.
Informe general

FUENTE: analistas de calidad

7. REFERENCIA
Gua Tcnica Colombiana ISO 10013:2002 DIRECTRICES PARA LA
DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Norma Tcnica Colombiana ISO 9000:2005 SISTEMAS DE GESTIN DE LA
CALIDAD -FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO.
Norma Tcnica Colombiana ISO 9001:2008 SISTEMAS DE GESTIN DE LA
CALIDAD REQUISITOS.
http://www.itvy.edu.mx/procedimientos_sga/comunicacion.sga/PROCED._COMUNICA
CION_SNEST-GA-PR-03.pdf.

8. CONTROL DE CAMBIOS
Descripcin
cambio

del

Responsable
del
rea
involucrada

Propuest
o por

Aprobado
por

Fech
a

Versin

9. CONTROL DE REGISTRO
FORMATO

VERSIN

FECHA
DE
CONTROL Y ARCHIVO
APROBACIN

Matriz de comunicacin
Procedimiento de
comunicacin
Documentos de la empresa
Formato realizacin de plan
decomunicacion
Formatos de evaluacin.

10.

Autor
Revisin
Aprobaci
n

TRAMITES DEL DOCUMENTO

Nombre

Cargo

Fuente: Analistas de calidad

SENA

Aprendices

Dependenci
a
HSEQ

Fecha
26/10/2014