Sistema de Tramite

INDICE
I.PRESENTACION ...
3
II.DESARROLLO DEL AREA APLICADO A LA

FIIS...4
1. MARCO TEORICO...
..4
2. APLICACIN A LA FIIS...
.8
A .UNIDAD DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN LA
FIIS...8
B. TRMITES DOCUMENTARIOS REALIZADOS EN LA
FIIS...9
C. GUA DE PROCEDIMIENTOS PARA TRMITE
DOCUMENTARIO..14
1
CERTIFICADO DE ESTUDIOS..
..15
1.1 CERTIFICADO DE ESTUDIOS
DEPURADO..15
1.2 CERTIFICADO DE ESTUDIOS
SIMPLE ..19
2.
CONSTANCIAS
21
2.1
CONSTANCIA DE
NOTAS.21
2.2
CONSTANCIA DE
INGRESO22
2.3
CONSTANCIA PARA EGRESADOS
.22
2.4
CONSTANCIA DE
MATRCULA.25
2.5
CONSTANCIA DE
ESTUDIOS.26
Normas y Trmites Documentarios

UNI-FIIS
2.6
CONSTANCIA DE TERCIO
SUPERIOR26
2.7
CONSTANCIA DE QUINTO
SUPERIOR.27
2.8
GRADO ACADEMICO
BACHILLER..28
2.9
ESTUDIOS DE
POSTGRADO31
D. FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CERTIFICADOS
DE ESTUDIOS Y
CONSTANCIAS...33
III. PROPUESTAS DE
MEJORA.35
IV. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES40
CONCLUSIONES
.40
RECOMENDACIONES
.42
V.
BIBLIOGRAFIA
..44
Desarrollo Organizacional

UNI-FIIS
ANEXOS
.46
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
EN LOS TRMITES
DOCUMENTARIOS
I.
PRESENTACIN
El presente trabajo tiene como finalidad describir las
caractersticas generales de las normas y procedimientos en
los trmites documentarios, con el objetivo de realizar de
manera
ms
efectiva
los
procesos
de
produccin,
tramitacin y archivo de documentos dentro de un rea


UNI-FIIS
administrativa de la Facultad de Ingeniera Industrial y de

Sistemas de la Universidad Nacional de Ingeniera.
Nuestro trabajo est dividido en tres captulos
que
explicarn de manera detallada los procesos mencionados

anteriormente y su aplicacin en la FIIS.
El primer captulo da a conocer el marco terico del tema a
desarrollar; adems, explica la aplicacin de estos conceptos
en la FIIS.
En el segundo captulo, exponemos nuestras propuestas de
mejora, despus de realizar un anlisis del proceso de
trmite documentario en la FIIS.
Por ltimo, en el tercer captulo mencionamos algunas
conclusiones del trabajo elaborado y recomendaciones que
puedan optimizar el proceso de documentacin.
II.
DESARROLLO DEL REA APLICADO A LA FIIS

El trmite documentario es un proceso muy importante
dentro de cualquier organizacin, ya que permite organizar y
controlar la documentacin producida y transferida de la
organizacin. Este captulo se divide en dos partes
fundamentales: Marco terico y Aplicacin a la FIIS.
1. MARCO TERICO
Base Conceptual
Comprende
el
interrelacionar
conjunto
a
las
de
procesos
organizaciones
destinados
con
el
medio
ambiente; a las acciones tomadas para canalizar la

documentacin recibida y emitida, mantener informacin

UNI-FIIS
del estado de atencin de estos documentos y preservar la

documentacin
que
constituya
el
archivo
de
la
organizacin.
Se puede decir que el funcionamiento del Trmite
Documentario
productividad
es
del
un
indicador
trabajo
de
de
la
la
eficiencia
organizacin,
convirtindose por tanto en difusor de su imagen.

Dentro de las actuales tendencias de mejoramiento de
procesos, el trmite documentario es el ente que rene a
todos los inputs y outputs de los diferentes sistemas que
conforman
la
organizacin
(Operacional,
Comercial,
Econmico Financiero, Planeamiento y

Administrativo), es decir se interrelaciona con todos los
sistemas. La importancia de este concepto radica en que
son inputs del gran sistema empresarial que dinamizan su
funcionamiento y outputs que vienen a ser la expresin de
que una accin ha sido terminada.
Concepto:
El Trmite Documentario como componente del Sistema
de Apoyo Administrativo, es el soporte de la informacin
que conduce a la toma de decisiones y el respaldo de la
ejecucin de acciones de nivel operativo, involucra todos
los sistemas de la organizacin en la medida que tiene que
ver con el Input y el Output de todos ellos (Ver Cuadro 1).
Sus funciones bsicas son:

UNI-FIIS
La normalizacin y estandarizacin de los

documentos de Input y Output
El trmite de los documentos
El archivo de los documentos
Aplicando el enfoque de Sistemas, se observan dos tipos

de clientes bien definidos y diferenciados, uno es externo
a
la
organizacin
(entidades
externas
que
se
interrelacionan con ella) y el otro es interno (unidades

organizativas); interrelacionados
ambos
travs
del
Sistema de Trmite Documentario. Esta es la razn por la

que este sistema es muy sensible a las ineficiencias de la
organizacin.
Objetivos
Incrementar la productividad
Simplificar la transcripcin de datos
Componentes
Produccin de Documentos Este componente

estandarizar los tipos de documentos que utiliza la
empresa y el medio en que sern manejados.

UNI-FIIS
Trmite de Documentos Este componente normar y

realizar el procedimiento de las actividades relativas a
la recepcin, registro, distribucin, circulacin,
expedicin, despacho y control de documentos.
a.
b.
c.
d.
Recepcin de Documentos
Registro de Documentos
Distribucin de Documentos
Expedicin y Despacho de
Documentos
e. Control
del
Trmite
de
Documentos
Archivo de Documentos Este componente normar

el archivo de documentos, su acceso y recuperacin,
as como la administracin del mismo.
a.
b.
c.
d.
Clasificacin de Documentos
Planeamiento del Archivo
Archivo de Documentos
Consulta
al
Archivo
de
Documentos
e. Destruccin de Documentos

UNI-FIIS
2. APLICACIN A LA FIIS
A. UNIDAD DE TRMITE DOCUMENTARIO EN LA FIIS

UNI-FIIS
La Unidad de Trmite Documentario esta encargada de

administrar
la
documentacin
oficial
asegurar
su
oportuna distribucin; as como de organizar el Sistema de

Archivo Central de la Facultad.
FUNCIONES:
Dirigir, Organizar y Conducir el
trabajo de la Unidad de Trmite
Documentario,
determinando
funciones al personal que la conforma.

Asegurar la distribucin oportuna de la documentacin
ingresada a la Facultad, as como de la documentacin a
remitirse externamente.
Administrar la documentacin con la reserva y eficiencia
en la Administracin documentos a las oficinas y
dependencias de la Facultad.
Registrar ordenadamente y de acuerdo a la fecha de
ingreso los documentos dirigidos a la Facultad, as como
mantener actualizado el registro documentario.
Coordinar la formulacin y actualizacin del Texto nico
de Procedimientos Administrativos (TUPA).
Informar sobre el estado de situacin de los trmites
seguidos por los usuarios.
Organizar e implementar el Sistema de Archivo General
de la Facultad.

UNI-FIIS
Elevar a la Oficina de Economa el Informe de Rendicin

Diaria
de
Caja
presentado
por
la
Recepcionista-
Secretaria.
Otras que le asigne el Director Administrativo.
B. TRMITES DOCUMENTARIOS REALIZADOS EN LA

FIIS
CARN DE BIBLIOTECA DE LA FIIS

1.
2.
3.
Requisitos:
Alumnos de la FIIS y de otras facultades de la UNI
Ficha de matrcula
01 foto tamao carn
Recibo de pago en Caja FIIS por S/. 6.00
Alumnos egresados de la FIIS y de la UNI

1. Constancia de egresado UNI
2. Fotocopia de documento de identidad
3. 01 foto tamao carn
4. Recibo de pago en Caja FIIS por S/. 15.00
Usuarios externos
1. Fotocopia de documento de identidad
2. Fotocopia de un recibo de luz, agua o telfono
3. 01 foto tamao carn
4. Recibo de pago en Caja FIIS por S/. 20.00
COSTOS DE TRMITES DOCUMENTARIOS REALIZADOS EN LA FIIS Y EN LA

UNI
10

UNI-FIIS
ACTUALIZACIN DE CARN DE BIBLIOTECA DE LA FIIS
S/. 2
AUTOSEGURO MDICO
S/. 55
CARN BIBLIOTECA CENTRAL
S/. 10
CARN UNIVERSITARIO PREGRADO
S/. 12
CERTIFICADO DE ESTUDIOS (POSGRADO)
S/. 200
CERTIFICADO DE ESTUDIOS DEPURADO
S/. 200
CERTIFICADO DE ESTUDIOS SIMPLE
S/. 100
CERTIFICADO DE FINALIZACIN DE ESTUDIOS (POSGRADO)
S/. 220
CERTIFICADO DE VALIDEZ DE TTULO O GRADO
S/. 63
CONSTANCIA DE APROBACION DE TESIS
S/. 30
CONSTANCIA DE EGRESADO
S/. 63
CONSTANCIA DE MATRCULA O INSCRIPCIN
S/. 32
CONVALIDACIN DE CURSOS OTRAS UNIVERSIDADES(TRASLADOS/.

EXTERNO)
400.00
11

UNI-FIIS
CONVALIDACIN CURSOS UNI (INTERNO)
S/. 80
DUPLICADO CARN BIBLIOTECA CENTRAL
S/. 14
DUPLICADO CARN UNIVERSITARIO
S/. 58
EXMEN DE ADMISIN PREGRADO (COLEGIO NACIONAL)
S/. 330
EXMEN DE ADMISIN PREGRADO (COLEGIO PARTICULAR)
S/. 550
MATRCULA DOCTORADO
S/. 735
MATRCULA MAESTRA
S/. 525
PROSPECTO ADMISIN POSGRADO
S/. 160
PROSPECTOS ADMISIN PREGRADO
S/. 80
12

UNI-FIIS
MODALIDADES DE TITULACIN
1. TITULACIN MEDIANTE TESIS
Requisitos:
Bachilleres o estudiantes del ltimo ciclo.
La tesis versara sobre un trabajo de investigacin,

un proyecto de inversin o un proyecto de ingeniera
que permite medir la capacidad cientfica, tcnica,
humana y social del Bachiller para el ejercicio
profesional. La vigencia del tema de Tesis, a partir de
la oficializacin por el Decano, ser de dos aos
pudindose ampliar este plazo un ao ms.
Costos:
Carpeta de Titulacin 70.00 Nuevos Soles.
Derecho de Titulo Profesional
1,050.00 Nuevos
soles + 105.00 Nuevos soles por ao de haber

terminado sus estudios, hasta 9 aos.
13

UNI-FIIS
2. TITULACION POR EXPERIENCIA PROFESIONAL

Requisitos:
Bachilleres, que han prestado servicios profesionales
como mnimo durante tres aos
en actividades
propias de su especialidad.
Presentar un Resumen Ejecutivo de la experiencia
profesional documentada, de acuerdo al formato
establecido.
La vigencia del tema Informe de Ingeniera por

elaborar, a partir de la oficializacin por el Decano,
ser de un ao pudindose ampliar este plazo un
ano ms.
Sustentar el Informe de Ingeniera.

Costos:
Carpeta de Titulacin 70.00 Nuevos soles.
14

UNI-FIIS
Derecho de modalidad de Titulacin por Experiencia

Profesional 4,500 Nuevos soles.
Derecho de Titulo Profesional 1,050.00 Nuevos soles

+ 105.00 Nuevos soles por ao de haber terminado
sus estudios, hasta 9 aos
3. TITULACION POR ACTUALIZACION DE CONOCIMIENTOS

Requisitos:
Bachilleres con tres aos de egresado.
Haber
concluido
satisfactoriamente
el
ciclo
acadmico de actualizacin de conocimiento.
Presentar un Informe de Suficiencia de acuerdo al

formato establecido.
El plazo para culminar y sustentar el Informe de

Suficiencia a partir de la culminacin del ciclo
acadmico de actualizacin de conocimiento, ser
de tres meses pudindose ampliar este plazo tres
meses mas.
Costos:
15

UNI-FIIS
Derecho de modalidad de Titulacin por

Actualizacin de Conocimientos 4,500.00 Nuevos
soles.
Derecho de Titulo Profesional 1,050.00 Nuevos soles

+ 100.00 Nuevos soles por ao de haber terminado
sus estudios, hasta 9 aos.
Carpeta de Titulacin 70.00 Nuevos Soles.
C. GUA DE PROCEDIMIENTOS PARA TRMITE

DOCUMENTARIO
Para este propsito de mostrar la aplicacin de nuestro
tema
la
FIIS,
se
ha
elaborado
una
GUA
DE
PROCEDIMIENTOS PARA TRMITE DOCUMENTARIO,

que
describe
las
acciones
que
en
cada
caso
los
estudiantes o interesados deben realizar, garantizando de

esta manera la validez de los servicios administrativos, y
una mejor atencin a los usuarios.
TABLA DE CONTENIDOS
1. CERTIFICADO DE ESTUDIOS
1.1 CERTIFICADO DE ESTUDIOS DEPURADO
1.2 CERTIFICADO DE ESTUDIOS SIMPLE
16

UNI-FIIS
2. CONSTANCIAS
2.1 CONSTANCIA DE NOTAS
2.2 CONSTANCIA DE INGRESO
2.3 CONSTANCIA PARA EGRESADOS
2.4 CONSTANCIA DE MATRCULA
2.5 CONSTANCIA DE ESTUDIOS
2.6 CONSTANCIA DE TERCIO SUPERIOR
2.7 CONSTANCIA DE QUINTO SUPERIOR
3. FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CERTIFICADOS DE
ESTUDIOS Y CONSTANCIAS
1. CERTIFICADO DE ESTUDIOS
1.1
CERTIFICADO DE ESTUDIOS DEPURADO
a) Descripcin:
Es un documento que certifica las notas obtenidas por el
estudiante o egresado, durante sus estudios realizados. Se
muestran los siguientes datos:
-
Datos
del
Estudiante
Profesional, cdigo
(Nombre,
Facultad,
Escuela
universitario).
- Datos de la asignatura (Ciclo, cdigo, nombre, creditaje,

calificativo en nmeros y letras, observacin sea la
condicin de aprobado o desaprobado y la fecha en que se
desarroll la asignatura).
17

UNI-FIIS
Este documento es firmado por el Director de Evaluacin

Acadmica y Registro Tcnico y refrendado por el Decano
de la Facultad correspondiente. En el caso de los
estudiantes de Postgrado, son firmados por el Director de
Registro Tcnico y refrendado por el Director de la Escuela
de Postgrado.
Para que los Certificados de Estudios sean vlidos deben
estar debidamente sellados
y firmados
y no tener
enmendaduras.
b) Requisitos:
- Presentar solicitud (original y copia) a Mesa de Partes de
ORCE dirigida al Decano de la Facultad o al Sr. Rector de la
UNI.
- Adjuntar recibo original de la caja UNI (pago para este
concepto de S/. 200 nuevos soles)
-
02
fotografas
actualizadas
color
en
bolsa
transparente, tamao carn con fondo blanco y de frente

sin lentes, foto de estudio, para verificacin de la
identidad del interesado (no escribir en la parte reversa
de la foto)
- Solo podr tramitar el documento el titular o una persona
autorizada con carta poder notarial.
- Copia simple del ltimo documento obtenido, ya sea
Constancia de Egresado, Diploma de Grado Acadmico de
Bachiller o Diploma de Titulo Profesional.
- Si el titular cuenta en la WEB ORCE, con su imagen
digital, la persona autorizada podr hacer el trmite con
carta poder simple.
- Fotocopia DNI (ampliado 20 cm mnimo)
18

UNI-FIIS
c) Flujo de Trmite
d) Formato
19

UNI-FIIS
1.2
CERTIFICADO DE ESTUDIOS SIMPLE:
20

UNI-FIIS
a) Descripcin:
Es un documento que certifica las notas obtenidas por el
estudiante o egresado, durante sus estudios realizados. Se
-
Datos
del
Estudiante
(Nombre,
Facultad,
Escuela
Profesional, cdigo universitario).

Acadmica y Registro Tcnico y refrendado por el Decano
de la Facultad correspondiente. En el caso de los
estudiantes de Postgrado, son firmados por el Director de
Registro Tcnico y refrendado por el Director de la Escuela
de Postgrado.
Para que los Certificados de Estudios sean vlidos deben
estar debidamente sellados
y firmados
y no tener
enmendaduras.
b) Requisitos:
ORCE dirigida
al Decano de la Facultad o al Sr. Rector de la UNI.
concepto de S/100 nuevos soles)
-
02
fotografas
actualizadas
color
en
bolsa
transparente, tamao carn con fondo blanco y de frente

sin lentes, foto de estudio, para verificacin de la
21

UNI-FIIS
identidad del interesado (no escribir en la parte reversa

de la foto)
- Copia simple del ltimo documento obtenido, ya sea
Constancia de Egresado, Diploma de Grado Acadmico de
Bachiller o Diploma de Titulo Profesional.
carta poder simple.
c) Flujo de Trmite
22

UNI-FIIS
d) Formato
23

UNI-FIIS
2. CONSTANCIAS
2.1 CONSTANCIA DE NOTAS
a) Descripcin
Es un documento donde certifica las notas obtenidas por
el estudiante o egresado durante los semestres que realiz
estudios. Se muestran los siguientes datos:
- Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario,
Escuela
Profesional).
- Datos de la asignatura (Semestre, ciclo, cdigo, nombre,
creditaje, calificativo en nmeros y letras). Son emitidas
por:
- Semestre: Donde se especifica las notas obtenidas en un
semestre acadmico determinado.
- Ciclo: Donde se especifica las notas obtenidas en un ciclo
o ciclos.
- Asignaturas aprobadas: Donde se especifica las notas de
las asignaturas aprobadas.
Este documento es firmado por el Director de la DEART y
refrendado por el Vicerrector Acadmico.
b) Requisitos
Los datos que el interesado debe precisar en el formato de
solicitud son:
- Nombre del Estudiante.
- Cdigo Universitario.
- Escuela Profesional y Facultad
- Indicar el tipo de constancia de notas, sea por semestre,
ciclo o asignaturas aprobadas.
- Recibo por pago de derechos.
24

UNI-FIIS
2.2 CONSTANCIA DE INGRESO

a) Descripcin:
Es un documento en donde se certifica el ingreso del
estudiante a la universidad. Se muestran los siguientes
datos:
Escuela Profesional).
- Datos del Ingreso (Semestre, modalidad, puntaje, lugar,
total de ingresantes y rango de puntaje aprobatorio).
Esta constancia es firmada por el Director de la DEART y
refrendada por el Vicerrector Acadmico.
b) Requisitos:
Los datos que el interesado debe precisar en su solicitud
son:
- Recibo por pago de Derechos
2.3 CONSTANCIA PARA EGRESADOS

a) Descripcin:
Es un documento que certifica que el estudiante ha
culminado sus estudios universitarios. Se muestran los
siguientes datos:
25

UNI-FIIS
- Datos de Egreso (Semestre).

b) Requisitos:
ORCE dirigida al Decano de la Facultad o al Sr. Rector de la
UNI.
concepto de S/. 63 nuevos soles)
- 01 fotografa actualizada a color en bolsa transparente,
tamao carn con fondo blanco y de frente sin lentes. (no
escribir en la parte reversa de la foto)
carta poder simple.
c) Flujo de Trmite
26

UNI-FIIS
d) Formato
27

UNI-FIIS
2.4 CONSTANCIA DE MATRCULA

a) Descripcin:
28

UNI-FIIS
Es un documento que certifica el registro de matrcula del

estudiante en un semestre determinado. Se muestran los
siguientes datos:
-Datos
del Estudiante (Nombre,
cdigo universitario,
- Datos de Matricula (Ciclo, perodo de desarrollo del
semestre).
Este documento nicamente para los semestres en los
cuales el estudiante ha registrado matrcula.
b) Requisitos:
solicitud son:
2.5 CONSTANCIA DE ESTUDIOS

29

UNI-FIIS
a) Descripcin:
Es un documento que certifica los semestres en los que el
estudiante o egresado ha realizado estudios. Se muestran
los siguientes datos:
- Datos de Estudios (Semestre acadmico y su perodo de
desarrollo).
b) Requisitos:
solicitud son:
2.6 CONSTANCIA DE TERCIO SUPERIOR
a) Descripcin:
Es
un
documento
que
certifica
que
un
estudiante
perteneci al Tercio
Superior y elaborado para su ciclo de ubicacin. Se
Escuela
Profesional).
30

UNI-FIIS
- Datos del Cuadro del Tercio Superior (Semestre, lugar

que ocup y total de estudiantes que conformaron el
tercio superior).
El Cuadro del Tercio Superior se elabora en los semestres
acadmicos regulares. Esta constancia es firmada por el
Director de la DEART y refrendada por el Vicerrector
Acadmico.
b) Requisitos:
solicitud son:
- El estudiante debe pertenecer al Tercio Superior.
- Escuela Profesional y Facultad.
- Semestre que requiere.
- Recibo por pago de Derechos.
2.7 CONSTANCIA DE QUINTO SUPERIOR
a) Descripcin:
Es un documento que da constancia que un estudiante
perteneci al
Quinto Superior elaborado para su ciclo de ubicacin. Se
Escuela
Profesional).
31

UNI-FIIS
- Datos del Cuadro de Quinto Superior (Semestre, lugar

que ocup y total de estudiantes que conformaron el
quinto superior).
El Cuadro del Quinto Superior se elabora en los semestres
acadmicos regulares. Esta constancia es firmada por el
Director de la DEART y refrendada por el Vicerrector
Acadmico.
b) Requisitos:
solicitud son:
- El estudiante debe pertenecer al quinto superior.
- Escuela Profesional y Facultad.
- Recibo por pago de Derechos.
II.8
GRADO
ACADEMICO BACHILLER
a) Descripcin:
Es un documento que da constancia que un estudiante ha
alcanzado el grado de bachiller y puede desenvolverse
como tal. Se muestran los siguientes datos:
32

UNI-FIIS

Acadmica y Registro
Tcnico y refrendado por el Decano de la Facultad
correspondiente. Para que las constancias de grado de
bachiller sean vlidos deben estar debidamente sellados y
firmados y no tener enmendaduras.
b) Requisitos:
-Presentar solicitud (original y copia) a Mesa de Partes de
la Facultad dirigida al Decano
-Adjuntar original de Constancia de Egresado.
-Adjuntar original de Certificado depurado de notas
-3 fotografas a color iguales, tamao pasaporte con fondo
blanco y de frente, foto de estudio.
-Adjuntar Recibo de pago de Caja Central UNI de S./350.00
nuevos soles por concepto.
-Adjuntar Hoja de No Adeudos.
-Fotocopia DNI
Solo podr retirar el documento, el titular o una persona

autorizada con carta poder simple
33

UNI-FIIS
c) Formato
SOLICITA: GRADO DE BACHILLER

SEOR DECANO DE LA FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y
DE SISTEMAS
S.D.
Yo.................................................................................................
...........ex
de
alumno
de
la
especialidad
...........................................................con
Cdigo
N ............................. de la Promocin .......................ante

Usted, con el debido respeto me presento y expongo.
Que deseando obtener el grado de bachiller en Ingeniera con
mencin en...............................y deseando acoger en el grado
automtico solicito a usted seor decano tenga a bien ordenar
a quien corresponda se me extienda dicho grado, para lo cual
34

UNI-FIIS
acompao el recibo del pago respectivo, constancia de

Egresado, y Certificado de Notas Originales.
Por lo tanto es justicia que espero alcanzar.
UNI,
de
de
...........................................................................
II.9 ESTUDIOS DE POSGRADO
a) Descripcin:
Es una solicitud de un documento que permite rendir un
examen de admisin con el fin de continuar estudios
posteriores al bachillerato o una segunda maestra
b) Requisitos
-Ficha de Datos
-Solicitud dirigida al Rector
-Declaracin Jurada, obligndose a cumplir el Estatuto de
la UNI y el presente Reglamento.
-Cartas de Presentacin de dos Profesores reconocidos, de
preferencia de su Universidad de Origen, segn formato.
-Curriculum Vitae documentado
-Copia
Legalizada
del
Grado
de
Bachiller
Titulo
Profesional.
-Copia
Legalizada
de
Certificado
de
Estudios
Universitarios.
35

UNI-FIIS
-Copia Simple del DNI

-Cuatro fotografas recientes a color, tamao carn sin
lentes
-Recibo de pago por carpeta y Derecho de Admisin
Para los que postulan por la modalidad de Segunda

Maestra
Doctorado,
copia
legalizada
del
Grado
Acadmico.
Para los que postulan por la modalidad de Traslado, copia

legalizada de Certificado de Estudios.
De acuerdo a las modalidades de Admisin, el postulante
deber
cumplir
con
los
requisitos
complementarios
establecidos por el Reglamento del Concurso de Admisin.

TARIFAS APROBADAS A LA FECHA
Carpeta de Admisin
S./160.00
nuevos
S./600.00
nuevos
soles
Derecho de Admisin
soles
Matricula Cada ciclo anual
S./525.00 nuevos soles
Crditos Cada crdito $120.00
S./265.00
nuevos soles
Certificado de Finalizacin de Estudio
S./220.00
nuevos soles
Constancia de No Adeudos
S.
/53.00
nuevos soles
*Derecho de Grado
Segunda Especialidad
S./1500.00
nuevos soles
36

UNI-FIIS
Maestra
S./3500.00
nuevos soles
Doctorado
S./4200.00 nuevos
soles
D. FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CERTIFICADOS

DE
ESTUDIOS Y CONSTANCIAS
1. El interesado consulta en ORCE, sobre los requisitos
para solicitar un certificado.
2. El interesado cancela en las Ventanillas de Tesorera el
importe por el documento a solicitar.
37

UNI-FIIS
3. El interesado presenta en ORCE, el formato de solicitud

de documentos y los recibos por pago de derechos.
4. La encargada de Trmite Documentario recibe la
solicitud, verifica que los datos y los recibos de pago
correspondan a lo solicitado y entrega al interesado la
parte desglosable del formato de solicitud.
5. La encargada de Trmite Documentario enva la
solicitud a la Direccin de Evaluacin Acadmica y
Registro Tcnico (DEART).
6. El secretario de la DEART imprime los Certificados de
Estudios
el
Director
de
la
Oficina
firma
dichos
certificados.
7. El secretario de la DEART enva los Certificados de
Estudios a la Facultad correspondiente.
8. El Decano de la Facultad, firma los Certificados de
Estudios.
9. La Secretaria General
entrega al interesado los
Certificados de Estudios firmados y sellados, previa

presentacin de la parte desglosable del formato de
solicitud ingresada en Trmite Documentario.
38

UNI-FIIS
III.
PROPUESTAS DE MEJORA
La Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas de la
Universidad Nacional de Ingeniera, realiza un proceso de
trmite documentario adecuado, sin embargo, hemos
planteado propuestas de mejora, que expondremos a
continuacin:
39

UNI-FIIS
Es en este sentido su funcionamiento

y operativa debe estar regulado en
toda la organizacin; as como su
instrumentalizacin
(utilizacin
de
las
informtica
tecnologas
de
informacin disponibles en el mercado).

Debe usarse otros recursos en el proceso de trmite
documentario, que no slo sea manual, sino tambin
computarizado que si existe en la FIIS en algunas reas
pero no en todas.
Para optimizar el proceso, se debe hacer uso intensivo de
las herramientas computarizadas a fin de que se pueda
utilizar cdigo de barra (facturas, carnet de identificacin,
medidores) o bandas magnticas, colectores de datos
(lectura de medidores), scanner (captura de imgenes,
documentos), plotter (mapas, catastro tcnico).
Del mismo modo los documentos fsicos que completen el
uso de estas herramientas deben estar normalizados y
estandarizados en su uso.
MEJORAS
En los reclamos de exmenes vemos un paso

innecesario, pues cuando se reclama, ese trmite
empieza en OERA, luego va al rea del curso, y luego
vuelve a OERA. Nuestra mejora para agilizar el trmite
40

UNI-FIIS
de reclamo es que los exmenes no vayan directo a

OERA, sino que antes estn en las respectivas reas
para que los alumnos puedan observar y reclamar.
A continuacin describimos el proceso.
1. Los exmenes tomados, se quedan en sus respectivas
reas.
2. Los exmenes ya corregidos, son observados por los
alumnos.
3. Los exmenes sin reclamos van a OERA.
4. Los exmenes con reclamos se quedan para la
observacin del profesor.
5. Los exmenes con reclamos observados pasan a OERA
De esta manera agilizamos ms el proceso, descargamos
de ms responsabilidad a OERA, y adems disminuimos el
riesgo de prdida de los exmenes por el transporte.
Crear una pgina de Internet especializada en trmites

documentarios donde los usuarios obtengan la
informacin necesaria como formatos, requisitos,
costos, etc.; para realizar el trmite de un documento.
con esto se agilizara el proceso, ya que se eliminan las
dudas al momento de realizar un trmite cualquiera.
Se podra optar por el uso del software Docsvault que

es un programa innovador, para la administracin de
documentos, que nos permitir adquirir desde un
escner, organizar, administrar y mantener seguros
todos los documentos, ayudndonos a tener una oficina
sin papeles.
41

UNI-FIIS
Caractersticas del Software:

o Administrador de documentos.
o Proteccin
de
documentos.
o Eficiente
sistema
de
bsqueda
o Funcin de adquirir desde
escner integrada.
o Funcin de importacin fcil de usar.
o Configurable.
o Copias de seguridad.
o Restauracin.
o Interfaz configurable y de fcil uso.
Cuando el estudiante solicita a OPSEC que le otorguen

becas o semibecas para los cursos dictados en
SISTEMAS UNI, tiene que seguir una serie de pasos, uno
de los cuales se pide el documento con las notas
obtenidos en los cursos llevados en SISTEMAS UNI,
imprimirlas y entregarse al encargado de recepcin en
OPSEC; pero mediante el programa que se ha de
implementar, evitaremos todo lo mencionado ya que el
encargado en OPSEC dispondr de las notas del
42

UNI-FIIS
estudiante por medio de la conexin que habra entre el

rea de OPSEC y SISTEMAS UNI.
Organizar todos los documentos que se manejan en FIIS

(solo los de uso interno) tanto los que usan OPSEC
sistemas UNI los centros culturales CCAT y CEIIS las
reas acadmicas. y homogenizar aquellos documento
que tengan un mismo fin.
Creacin de un sistema el cual permita tener acceso de

agentes externos a la FIIS, a formatos y procedimientos
con los cuales puedan generar algn trmite o solicitar
algo a nuestra facultad.
A continuacin presentamos una propuesta de mejora a

fin
de
optimizar
el
tramite
documentario
en
la
Universidad Nacional de Ingeniera, es un formato

simple, fcil de entender por el usuario (solicitante) y
puede facilitar tanto la solicitud como el flujo de
trmite, de esta manera se puede brindar un servicio
mejor por parte de la unidad encargada de realizar
estos procesos de tramite documentario.
43

UNI-FIIS
IV.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
44

UNI-FIIS
El diseo y aplicacin de un Sistema de Tramites

Documentarios en las empresas, mejora sensiblemente
el control y organizacin de los documentos, y por ende
contribuye al logro de los objetivos empresariales.
Es importante que todas las empresas externas y las

reas internas de la institucin, involucradas en la
generacin
y produccin
de informacin tcnica,
realicen coordinaciones para uniformizar los

procedimientos de trmite
documentario y evitar
la prdida de tiempo.
Con el uso de un sistema organizado de trmite

documentario se disminuye el tiempo promedio en el
trmite o atencin de un documento, cuando se
eliminan
tareas
documentos
repetitivas,
extraviados
se
evitan
olvidos
se
generan
y/o
avisos
recordatorios por correo electrnico.
Con la aplicacin de un sistema virtual para el control y

organizacin de los
disminucin
drsticamente
en
los
documentos
el
uso
gastos
de
por
se realizar una
papel,
este
reduciendo
concepto.
45

UNI-FIIS
El uso de un sistema virtual permite conocer el estado y

ubicacin de un documento de manera rpida, a lo largo
de su tiempo de vida.
Existen reas que no se benefician con la aplicacin de un

sistema virtual de trmite documentario, debido a que
tienen un escaso flujo de documentos.
Al ubicar rpidamente un documento ya sea que se

encuentre este en trmite o con su proceso concluido y ya
almacenado, estaramos ahorrando tiempo de bsquedas
al no tener que sumergirnos en voluminosos archivos
fsicos para ubicar un determinado documento.
Los archivos administrativos y tcnicos sern mejor

administrados cuando estn dirigidos por profesionales del
rea de la Archivstica y/o Bibliotecologa.
Los
archivos
de
carcter
tcnico
administrativo,
organizados y sistematizados, constituyen la mdula

central de todo Programa de Gestin Documental, por lo
cual merecen se les destine los recursos necesarios para
su ptimo funcionamiento.
46

UNI-FIIS
No solo es necesario contar con una base de formatos

para los documentos, es ms importante hacer llegar esta
informacin a los empleados que usaran de esta y
tambin a los usuarios para que estos le den un uso
correcto.
La mayora de las reas, empresas, centros culturales,

etc., que forman parte de la FIIS manejan un propio
sistema de trmites documentarios, los cuales en su
mayora son fsicos.
Si una empresa desea implantar un sistema de trmite

documentario es necesario que cuente con un manual el
cual debe dirigido por un Consultor especializado en el
tema.
Se puede observar que en la FIIS no existe ninguna

iniciativa por parte de sus componentes, de organizar
mejor
sus
trmites
documentarios.
Recomendaciones
47

UNI-FIIS
Debido a la gran cantidad de documentos que se

manejan en la Facultad de Ingeniera Industrial y de
Sistemas
es
recomendable
crear
un
sistema
computarizado para el control, acceso y manipulacin

de los trmites documentarios que se realizan en esta
organizacin.
Sera de gran utilidad realizar una recopilacin de

todos los formatos de documentos utilizados en los
organismos internos de la Facultad de Ingeniera
Industrial y de Sistemas con el fin de organizarlos para
servir como fuente de ayuda para la creacin proceso
de los documentos al personal encargado y a los
usuarios.
Los documentos mantenidos en custodia para consulta

tcnica o legal y los clasificados como permanentes
deben tener un control automatizado dentro del
sistema computarizado que permita referenciarlos en
forma inmediata, controlar la prestacin y reducir su
nivel de exposicin al deterioro por manipuleo.
Al momento de implantar este sistema es necesario

realizar una capacitacin para el personal encargado
del procesamiento de los documentos as como a todos
los
usuarios
potenciales.
Crear una pgina de Internet especializada en trmites

documentarios
informacin
donde
necesaria
los
usuarios
como
obtengan
formatos,
la
requisitos,
costos, etc.; para realizar el trmite de un documento.

48

UNI-FIIS
V.
BIBLIOGRAFIA
http://www.comisionbrandt.com/pdfs/laborum-V.pdf
http://74.125.47.132/search?
q=cache:8l5hQewwFJUJ:www.wiphala.net/courses/research/ST235/
2006II/groups/presentation09.ppt+tramites+documentarios+fiis&cd=1
&hl=es&ct=clnk&gl=pe
Manual de Organizacin y funciones de la FIIS
49

UNI-FIIS
http://campus.uss.edu.pe/web/sistema/63_intranet/descargas/arch
ivos/Nuevo%20Manual%20de%20T.D..pdf
Mejora del tiempo de respuesta a los remitentes de documentos
mediante la aplicacin de un sistema de trmite documentario en
una facultad. Propuesta de tesis - Franco Huertas, Joel Francisco
Gestin de Documentos. Tesis Landa Molina Luz Mercedes
Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
Normas y procedimientos de Trmites Documentarios
Sistema de Gestin Documentario ( SGDi. v.3.3 )
http://www.dsmgroupsac.com/business/WebDSM/DSMWeb.nsf/0/c6
c1f04b583591820625712d0062bcaa?OpenDocument
Manual de Control Documentario y Archivo.
CYBERDOC: Sistema de Trmite Documentario
El TUPA UNI 2009 (Texto nico de Procedimientos Administrativos)
http://economia.unmsm.edu.pe/Organizacion/DirAdministrativa/UT
ramite.htm
Gua de Procedimientos para Tramite documentarios UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO
50

UNI-FIIS
51

UNI-FIIS
ANEXOS
52

UNI-FIIS
ENTREVISTA
La presente entrevista se dirige hacia el ingeniero Hernn Parra Osorio, que
ocupa el cargo de administrador de Sistemas UNI y tiene el objeto de dar a
conocer como se realiza el trmite documentario en esta unidad acadmica.
1. Qu tipo de documentos maneja Sistemas UNI?
La administracin de Sistemas UNI trabaja con documentos como
Memorandos y oficios.
2. Existen formatos definidos para los documentos que maneja?
Existen formatos de documentos que se archivan digitalmente.
3. Utilizan algn tipo de sistema para organizar los documentos
que manejan?
Existen dos tipos de documentos que llegan a Sistemas UNI:
Digitales:
Son archivados en una base de datos
Fsicos:
Cada documento tiene nmero de oficio, y se guarda
en files.
4. Existe algn tipo de sistema para el acceso a dicha
informacin?
No hay un sistema para ingresar a la base de datos, solo se necesita
buscar la carpeta en la computadora donde se est guardando esta base
de datos.
5. Existe un rea especial encargada de recabar y organizar los
documentos?
No existe un rea especfica, el encargado de recabar y organizar los
documentos es la secretaria de turno.
6. Considera usted que su sistema de trmite documentario
interconecta todas las reas de Sistemas UNI?
53

UNI-FIIS
Sistemas UNI es una empresa descentralizada, en la cual cada rea tiene

su propia base de datos de documentos. Existen 4 reas en Sistemas
UNI.
Programacin de cursos y horarios.

Recepcin y atencin de clientes
Secretaria
Elaboracin de certificados y constancias
El rea de Secretaria es la nica que se encarga de elaborar

documentos, la cual tambin se encarga de recibir los documentos que
la facultad enva a Sistemas UNI.
7. Cree usted que los trabajadores le dan un uso adecuado a su

sistema de trmite documentario?
S, no se han dado quejas sobre algn mal trmite documentario.
8. Existe algn manual de uso para trmites documentarios?
No, en la actualidad no existe.
9. Existe algn tipo de problema en su sistema de trmites
documentarios?
No
10.
Usted considera que sera ms adecuado manejar todos
sus documentos de manera virtual?

S, pero que el uso de ese sistema no sea complicado de manejar.
54

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INDICE

II.DESARROLLO DEL AREA APLICADO A LA

Normas y Trmites Documentarios

Normas y Trmites Documentarios

tramitacin y archivo de documentos dentro de un rea

Normas y Trmites Documentarios

administrativa de la Facultad de Ingeniera Industrial y de

explicarn de manera detallada los procesos mencionados

DESARROLLO DEL REA APLICADO A LA FIIS

ambiente; a las acciones tomadas para canalizar la

Normas y Trmites Documentarios

del estado de atencin de estos documentos y preservar la

convirtindose por tanto en difusor de su imagen.

Econmico Financiero, Planeamiento y

Normas y Trmites Documentarios

La normalizacin y estandarizacin de los

El trmite de los documentos

El archivo de los documentos

Aplicando el enfoque de Sistemas, se observan dos tipos

interrelacionan con ella) y el otro es interno (unidades

Sistema de Trmite Documentario. Esta es la razn por la

Simplificar la transcripcin de datos

Produccin de Documentos Este componente

Normas y Trmites Documentarios

Trmite de Documentos Este componente normar y

Archivo de Documentos Este componente normar

Normas y Trmites Documentarios

Normas y Trmites Documentarios

La Unidad de Trmite Documentario esta encargada de

oportuna distribucin; as como de organizar el Sistema de

funciones al personal que la conforma.

Normas y Trmites Documentarios

Elevar a la Oficina de Economa el Informe de Rendicin

Otras que le asigne el Director Administrativo.

B. TRMITES DOCUMENTARIOS REALIZADOS EN LA

CARN DE BIBLIOTECA DE LA FIIS

Alumnos egresados de la FIIS y de la UNI

COSTOS DE TRMITES DOCUMENTARIOS REALIZADOS EN LA FIIS Y EN LA

Normas y Trmites Documentarios

ACTUALIZACIN DE CARN DE BIBLIOTECA DE LA FIIS

CARN BIBLIOTECA CENTRAL

CARN UNIVERSITARIO PREGRADO

CERTIFICADO DE ESTUDIOS (POSGRADO)

CERTIFICADO DE ESTUDIOS DEPURADO

CERTIFICADO DE ESTUDIOS SIMPLE

CERTIFICADO DE FINALIZACIN DE ESTUDIOS (POSGRADO)

CERTIFICADO DE VALIDEZ DE TTULO O GRADO

CONSTANCIA DE APROBACION DE TESIS

CONSTANCIA DE MATRCULA O INSCRIPCIN

CONVALIDACIN DE CURSOS OTRAS UNIVERSIDADES(TRASLADOS/.

Normas y Trmites Documentarios

CONVALIDACIN CURSOS UNI (INTERNO)

DUPLICADO CARN BIBLIOTECA CENTRAL

DUPLICADO CARN UNIVERSITARIO

EXMEN DE ADMISIN PREGRADO (COLEGIO NACIONAL)

EXMEN DE ADMISIN PREGRADO (COLEGIO PARTICULAR)

PROSPECTO ADMISIN POSGRADO

PROSPECTOS ADMISIN PREGRADO

Normas y Trmites Documentarios

Bachilleres o estudiantes del ltimo ciclo.

La tesis versara sobre un trabajo de investigacin,

Carpeta de Titulacin 70.00 Nuevos Soles.

Derecho de Titulo Profesional

soles + 105.00 Nuevos soles por ao de haber