PROCEDIMIENTO

CONTROL DE REGISTROS
MPI-SGI-02-DOC-003

vpavez

jrojas

eorellana

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11/08/2014
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A
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

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NDICE DE CONTENIDOS
1. OBJETIVO......................................................................................................... 3
2. ALCANCE......................................................................................................... 3
3. REFERENCIA.................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES................................................................................................. 3
5. RESPONSABILIDADES...................................................................................... 4
6. DESARROLLO.................................................................................................. 4
7. REGISTROS..................................................................................................... 6
8. ANEXOS Y/O FLUJOGRAMAS............................................................................6

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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

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1. OBJETIVO
Este procedimiento describe la identificacin, almacenamiento, proteccin, acceso, tiempo
de retencin y disposicin de los registros del Sistema de Gestin Integrado, de manera
de asegurar que estos registros se mantengan legibles, identificables y recuperables, para
demostrar evidencia de la operacin eficaz del Sistema de Gestin Integrado
implementado en MSCO Proyectos Industriales Ltda.,(en adelante MSCO PI).
2. ALCANCE
Aplicable a todos los documentos elaborados para el SGI de MSCO PI.
3. REFERENCIA
3.1. "MPI-SGI-02-DOC-001 - PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS"
3.2. "MPI-SGI-02-DOC-002 - PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS"
3.3. MPI-SGI-05-DOC-001 LISTA MAESTRA CONTROL DE REGISTROS
3.4. NORMA ISO 9001:2008, SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD
3.5. NORMA ISO 14001:2004, SISTEMAS DE GESTIN AMBIENTAL
3.6. NORMA OHSAS 18001:2007, SISTEMAS DE GESTIN DE LA SEGURIDAD Y
SALUD EN TRABAJO

4. DEFINICIONES
4.1. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeadas.
4.2. DOCUMENTO: Se refiere a informacin y su medio de soporte. El medio de soporte
puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografas, muestras patrn o
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.

una combinacin de estos.

INFORMACION: Datos que poseen significado.
IDENTIFICACIN: Nombre de referencia o cdigo que individualiza a los registros.
ALMACENAMIENTO: Indica el lugar fsico donde se mantienen los registros.
PROTECCIN: Cargos y/o sectores autorizados para usar los registros.
RECUPERACIN: Determinar la metodologa para acceder y encontrar registros de

actividades anteriores.
4.8. TIEMPO DE RETENCIN: Tiempo en que se mantiene vigente el registro o
documentacin, en el lugar de trabajo: ejemplo, 6 meses, 2 aos, 5 aos, segn
sea el caso.
4.9. DISPOSICIN: Es la accin que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su
perodo de retencin. Adems, indica quien efectuar esta accin. Por ejemplo:

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Destruccin por la secretaria, guardar en bodega, trasladar a bodega jefe del rea,
etc.
5. RESPONSABILIDADES
Los responsables se encuentran establecidos en el " MPI-SGI-02-DOC-002 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS, Punto. 5".
6. DESARROLLO
6.1. GENERALIDADES
Para la elaboracin, modificacin o eliminacin de un formato de registro, los Gerentes o
Jefes de rea establecern los formatos que requieran y enviarn al Encargado del SGI
para que este los actualice y se incorporan a este control, tomando en cuenta aquellos
documentos necesarios para la implementacin, mantencin y operacin del Sistema de
gestin integrado.
Cabe sealar que la MSCO PI, posee diferentes software para la automatizacin de sus
procesos, por lo que tambin es manejada una gran cantidad de informacin magntica
computacional que se traduce en registros electrnicos que sern tratados en cada
procedimiento en particular.
Los Registros del SGI son los que han sido definidos en el punto 7 de cada Procedimiento
del Sistema y los requeridos por las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.
Aquellos Registros que caen en obsolescencia son eliminados. Aquellos registros que se
encuentren asociados a tpicos legales relacionados con Seguridad y Salud Ocupacional
y Medio Ambiente deben ser mantenidos por un periodo de 2 aos.
Los Registros son codificados segn lo establecido en el procedimiento MPI-SGI-01DOC-001 - PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS.
El control de los registros est definido en los mismos documentos que los generan y se
registran en el punto denominado registros de cada documento, adems se mantiene una
lista general de control de registros.
Donde Los registros que vencen su plazo de vigencia o mantencin son eliminados de
forma digital.

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6.1 IDENTIFICACIN DE REGISTROS

Todos los registros generados en MSCO PI, y que pertenezcan al sistema de gestin
integrado, debern poseer un nombre que los identifique. Los registros que se
desprendan de los procedimientos normativos y procedimientos operativos se indican en
el procedimiento, indicando su nombre.
Loa registros sern controlados en MPI-SGI-05-DOC-001 - LISTA MAESTRA CONTROL
DE REGISTROS
6.2 ALMACENAJE Y PROTECCIN
Todos los registros generados en MSCO Proyectos Industriales Ltda. son almacenados en
medios fsicos (Carpetas), y medios digitales (Servidor disco SGI/DISTRIBUCIN),
disponiendo estos medios en zonas protegidas contra cualquier causa que pudiese
deteriorarlo.
En MPI-SGI-05-DOC-001 - LISTA MAESTRA CONTROL DE REGISTROS del sistema de
gestin Integrado se determina el Modo de Archivo que referencia bsicamente si es fsico
o digital.
6.3 RECUPERACIN
Para los registros internos y/o externos en papel cada responsable se asegura que el
archivo y almacenamiento prevenga daos o prdidas y se encuentren protegidos,
disponibles y legibles.
Para el caso de los registros internos digitales, la proteccin y recuperacin de los
registros se archiva y almacena en el disco de respaldo del Servidor.

6.4 RETENCIN Y DISPOSICIN FINAL

El tiempo de retencin de los registros del sistema de gestin Integrado deber ser
determinado por los generadores de estos. Cabe sealar que el tiempo de retencin de
los registros se especifica en MPI-SGI-05-DOC-001 - LISTA MAESTRA CONTROL DE

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REGISTROS del sistema de gestin integrado, en el lugar donde se indica Tiempo

Mnimo de Archivo.
Los registros una vez que han cumplido el tiempo mnimo de archivo sern dispuestos de
acuerdo a los siguientes criterios:

Mantener: Registros que son necesarios mantener, pero que no son de consulta
habitual, por lo cual pueden quedar almacenados donde el Encargado del SGI lo

determine.
Eliminar: Registros que por su carcter no tienen validez en el tiempo por lo tanto
pueden ser destruidos.

Es importante sealar que la disposicin de los registros se deber especificar en MPISGI-05-DOC-001 - LISTA MAESTRA CONTROL DE REGISTROS, en el lugar donde se
indica Disposicin Final, segn criterio definido en este punto.
7. REGISTROS
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8. ANEXOS Y/O FLUJOGRAMAS
NO APLICA