ENFOQUE INTERSISTEMICO DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

El sistema de contabilidad gubernamental expresa en asientos contables las

operaciones financieras y presupuestarias que realiza una entidad publica a travs
de sus sistemas

administrativos especializados. En este sentido el rea de

contabilidad CONTABILIZA los documentos fuentes que se generan en los

siguientes sistemas administrativos:

Sistema de abastecimientos
Sistema de tesorera
Sistema de presupuesto

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

En una entidad publica, el sistema de abastecimientos comprende las normas y

procesos tcnicos orientados a la adquisicin de bienes y servicios. Esta a cargo
de la oficina de Logstica o de Abastecimientos. Comprende no solo la adquisicin,
sino a la programacin, almacenamiento y distribucin de bienes.
Los documentos fuente que emite este sistema y que son base para el proceso de
contabilizacin son:
Orden de compra - gua de internamiento

 Orden de servicio
Pedido comprobante de salida(pecosa)
Nota de entrada al almacn
Contratos; se complementa con los comprobantes de pago aprobados por la
SUNAT y que sustenta las adquisiciones en la fase del devengado.

PROCESO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

CONCEPTO BASICO DEL PORCESO TCNICO DE ABASTECIMIENTOS
El proceso tcnico de abastecimientos se da a travs de 4 fases claramente
definidas, que son:

PROGRAMACIN
Es la fase donde se planifican las

adquisiciones y contrataciones de bienes,

servicios y obras por parte de las entidades del estado. Comprende las siguientes
etapas:

determinacin de las necesidades de bienes y servicios que requiere la

entidad en funcin de cantidad y costo. Consta en el documento
denominado cuadro de necesidad .

formulacin del presupuesto correspondiente.

Formulacin del plan anual de adquisiciones y contrataciones donde la

cantidad y caractersticas de los bienes, servicios y obras a adquirir o
contratar, su fuente de financiamiento y se identifica el Proceso de Seleccin
a seguir. Los procesos de seleccin son:
Licitacin publica: para contratacin de obras y adquisiciones de
bienes y suministros.

 Concurso publico: para la contratacin de servicios de toda

naturaleza.
Adjudicacin directa: para las adquisiciones y contrataciones de
obras.
Adjudicacin

de menor cuanta:

para las adquisiciones

contrataciones cuyo monto sea inferior a la dcima parte del limite

mnimo establecido para la Licitacin o Concurso Publico.

ADQUISICIN
Es la fase en la que la entidad publica convoca a los proveedores para que
hagan llegar a la entidad sus propuestas, implementando los procesos de
seleccin que correspondan, seleccionando a la oferta y otorgando la buena
pro. Se complementa con la elaboracin de la Orden

de Compra o de

Servicio o la firma del contrato segn sea el caso. El proceso de adquisicin

concluye con la recepcin de los bienes o servicios y el pago respectivo.

ALMACENAMIENTO

Se inicia con la recepcin de los bienes en el almacn de la entidad.

Comprende los siguientes pasos:

Recepcin: se realiza teniendo a la vista l Orden de Compra y el

Comprobante de pago correspondiente(factura, boleta de venta, etc.).
Implica el examen externo, conteo y pesaje de los bienes que se reciben.

Verificacin y control: consiste en retirar los bienes de los embalajes,

revisando y verificndole contenido en forma cuantitativa y cualitativa. La
conformidad consta en la Orden de Compra.

Internamiento: consiste en agrupar los bienes segn sus caractersticas y

su ubicacin en zonas apropiadas del almacn.

Registro y control:

se procede a su registro en las tarjetas de control

visible, se enva la copia de la Orden de Compra

a la oficina

correspondiente para su anotacin en la Tarjeta de Existencia Valorada de

Almacn.

Custodia: tiene por finalidad mantener las caractersticas fsicas y la

cantidad d los bienes ingresados al almacn. Comprende la proteccin de
materiales, del local del almacn y del personal.

DISTRIBUCIN
Comprende el proceso para entregar los bienes a las diversas instancias de
la entidad para su consumo o uso. Comprende los siguientes pasos:

formulacin del pedido: consta en el Pedido Comprobante de

Salida y es formulado por la oficina solicitante.

Autorizacin de despacho: es la autorizacin para entregar los

bienes a la oficina solicitante. Consta en el Pedido Comprobante de

Salida.

Acondicionamiento de materiales: es el acondicionamiento de los

bienes para su entrega a la oficina solicitante. Esta a cargo de los

trabajadores del almacn..

Control de materiales: comprende las medidas para dar seguridad y

vigilancia de los bienes a ser entregados.

Entrega de los bienes: el responsable del almacn hace entrega

fsica de los bienes al funcionario que se indica en el Pedido Comprobante

de Salida, firman tanto el que entrega como el que recibe los bienes.

GESTION DE LOS DOCUMENTOS FUENTE

A continuacin vamos a mostrar la elaboracin de los documentos fuente

originados en el sistemas de abastecimientos y que se utilizan en el registro
administrativo y contable.
Adquisicin de bienes:
Elaboracin de orden de compra gua de internamiento.
05/01/07

En la oficina de abastecimientos de acuerdo al cuadro comparativo de

cotizaciones

N 147, se aprueba la O/C N 142 para adquisicin de tiles de

oficina, segn detalle:

Modalidad de compra

: Menor Cuanta

Proveedor

: Editorial e Imprenta CRYS S.A.- RUC 20100457512

Fuente de Financiamiento : 00 Recursos ordinarios

Cadena de Gasto

: 5.3.11.49 Materiales de Escritorio

Cadena Funcional

: 03.003.0006.100267 Gestin Administrativa.

Importe

: s/. 345.00

Detalle de los bienes a comprar:

50

cuadernos Patria, cuadriculados de 100 hojas a s/. 3.50 c/u

05

millares de papel Bond A4, de 80 grs. Marca Arpesa a s/. 25.00 c/millar

02

cajas de lapiceros marca Faber Castell, azul a s/.22.50 c/caja

En la oficina de abastecimientos se elabora la orden de compra tal como se

muestra a continuacin:

Deber contar con firmas y sellos de los funcionarios competentes.

Se elabora en original y dos copias. La primera copia ser remitida l proveedor
para su atencin.

Recepcin de la adquisicin:

08/01/07

Segn F/001-200, se recibe en almacn los materiales adquiridos con

la O/C N 125

la recepcin de los materiales se sustentan en la factura del proveedor y consta en

la misma orden de compra gua de internamiento. En tal sentido, en el recuadro
inferior derecho de este documento, el jefe de almacn firmara, sellara y
consignara la fecha de recepcin dejando constancia de haber recibido conforme
los materiales adquiridos.

Distribucin de los Bienes: formulacin del pedido

10/01/07

El jefe del rea de administracin remite el PCS N 001 al Jefe de

Abastecimientos a fin de que le entregue a la Seora Rosa Mamani Huiza los

materiales de escritorio adquiridos con la O/C N 125, para su consumo en
actividades administrativas

la oficina solicitante consignara nicamente, su detonacin, lugar y fecha, el

nombre de la persona a quien debe entregarse los bienes, el destino de los bienes,
el nmero del pedido y la cantidad y descripcin de los materiales.

Adems, se consignara el numero en letras del rengln utilizado y la firma y sello

funcionario solicitante.

Distribucin de los bienes : Autorizacin de Despacho y Entrega:

11/01/07

el jefe de abastecimientos aprueba el pedido y autoriza al jefe de

almacn entregar los bienes solicitados. La entrega se produce en esta

misma fecha. El N de la salida es 010.
En el almacn se acondiciona los bienes a entregar; en la seccin despachado de
la PECOSA se consignara la cantidad, marca y otras especificaciones de los
materiales a ser entregados.
El pedido comprobante de salida queda completada de la siguiente manera:

Se consignara la fecha de la entrega; el formulario contara con firmas y sellos del

Director de Abastecimientos y del Jefe de Almacn o de quienes hagan sus
veces; y tambin la seorita Rosa Mamani Huisa firmara en la seccin recib
conforme.
En cuanto a la valorizacin; este aspecto debe ser completado en contabilidad o en
el mismo abastecimiento, en base a las Tarjetas Valoradas de Existencia. El
cdigo contable 60101 debe ser colocado en contabilidad.

Almacenamiento de bienes recibidos por donacin, transferencias, productos

terminado, etc.
Aquellos bienes que se reciben en el Almacn, cuyo origen es distinta a las
adquisiciones, se sustentan con el formulario Nota de Entrada al Almacn. Es
elaborada en abastecimientos, y la original es enviada a Contabilidad para su
registro.

Recepcin de una Donacin:

20/01/07

segn oficio N 025-2007-CN de la empresa comercial Los Patmos

SRL, se recibe en calidad de donacin una Fotocopiadora marca Minolta, serie N

1445-AD, modelo N-2520, con un valor referencial de s/. 2,500.00, la cual ser
utilizada en las actividades administrativas de la entidad.
Esta donacin se sustentar en la Nota de entrada al Almacn N 004.

Deber contar con las firmas y sellos del Jefe de Almacn y el director de
abastecimientos o de los funcionarios que hagan sus veces.

Adquisicin de servicios : Elaboracin de Orden de Servicio

09/01/07

en la oficina de abastecimiento se aprueba la contratacin de una

abogada por concepto de asesora jurdica externa por el mes de enero

2007, formulndose la orden de servicio N 134, segn detalle:

Modalidad de compra

: Menor Cuanta

Proveedor

: Henry Galindo

Fuente de Financiamiento : 09 Recursos directamente recaudados

Cadena de Gasto

: 5.3.11.33 Materiales de Escritorio

Cadena Funcional

: 03.003.0006.100267 Gestin Administrativa.

Importe

s/. 1,350.00 (incluido la retencin del 10% por

concepto del impuesto a la renta de cuarta categora)

Para que la orden de servicio que se ha elaborado tenga validez, deber contar
con las firmas y sellos de los funcionarios competentes.
Al termino de la presentacin del servicio, el jefe de Almacn, en el recuerdo
inferior derecho denominado recib conforme , deber consignar la fecha, y
colocar su sello y firma.