Balanced

Balanced
scorecard para
scorecardpara
proyectos
JuanGabrielGantivaVergara,PMP,PMI
Juan
Gabriel Gantiva Vergara PMP PMIRMP
RMP
Marzode2013

CONDUCIENDO

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS2

CONDUCIENDO

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS3

BALANCEDSCORECARDBSC

Modelogerencial
g
degestin

Modeloparadefinir
yyaplicarlas
p
estrategiasenlas
organizaciones

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS4

PERSPECTIVAS DEL BSC

PERSPECTIVASDELBSC
FINANCIERA

CLIENTES

VISINY

ESTRATEGIA

PROCESOS
INTERNOS

APRENDIZAJE
Y
Y
CRECIMIENTO
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS5

PERSPECTIVAS DEL BSC

PERSPECTIVASDELBSC
FINANCIERA
Cmodebemosaparecer
C
d b
antelosaccionistas,para
tenerxitofinanciero?

CLIENTES

Cmodebemos
aparecerantenuestros
clientesparaalcanzar
nuestravisin?

VISINY
VISIN
Y
ESTRATEGIA

PROCESOSINTERNOS
Enquprocesos
d b
debemosser
excelentespara
satisfaceralos
accionistasyclientes?

APRENDIZAJEYCRECIMIENTO
Cmo mantener y sustentar
Cmomantenerysustentar
nuestracapacidaddecambiar
ymejorarparaalcanzarla
visin?
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS6

BENEFICIOS DEL BSC

BENEFICIOSDELBSC
DEFINIRLADIRECCINYLOS
PROPSITOS
ALINEACINDELAORGANIZACIN
COMUNICACINATODOSLOS
NIVELESDELAESTRATEGIA
REALIMENTACINDELA
ESTRATEGIA
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS7

BSC
Temas
estratgicos
Objetivos
estratgicos
Indicadores
Iniciativas
c at as
Proyectos/Operaciones
y
/ p

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS8

BSC vs GESTIN PROYECTOS

BSCvs.GESTINPROYECTOS
TEM

BALANCEDSCORECARD

GESTINDEPROYECTOPMI

Uso

Empresarial
Empresarial
Comunicacindelaestrategia Direccindeproyectos

Tipo
organizaciones

Cualquier sector
Cualquier sector
(telecomunicaciones,ti,
(telecomunicaciones
ti
(telecomunicaciones,ti,
financiera,salud,entreotras)
financiera,salud,entreotras)
ysiespblica,privadao
yysiespblica,privadaomixta
p
,p
mixta

Tamao
Tamao
organizaciones

Cualquierasinimportarsu
tamao(pequeo,mediano,
grande,global,entreotras)

Cualquierasinimportarsu
tamao(pequeo,mediano,
grande,global,entreotras)
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS9

GESTIN DE PROYECTOS
GESTINDEPROYECTOS
INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CIERRE

MONITOREOYCONTROL

FASE1

INICIO

PLANEACI
N

EJECUCIN

MONITOREOYCONTROL

FASE2

CIERRE

INICIO

PLANEACI
N

EJECUCIN

CIERRE

MONITOREOYCONTROL

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS10

BSC APLICADO A PROYECTOS

BSCAPLICADOAPROYECTOS
Temas
estratgicos
t t i
paraproyecto

Objetivos
estratgicosdel
t t i
d l
proyecto
I di d
Indicadoresdelproyecto
d l
t
Procesos
Procesos
Acti idades
Actividades
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS11

TEMASESTRATGICOS
TEMAS
ESTRATGICOS
PARAELPROYECTO

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS12

TEMASESTRATGICOS
PARAELPROYECTO
S1
S2
S3
S4
S5
S6
S7

Cumplirconloscostossegnelpresupuestoaprobadodel
proyecto
t
Cumplirconlostiemposprogramadosyacordadosparala
entregadelproducto/serviciodelproyecto
g
p
p y
Cumplirconlatotalidaddelosrequerimientosyfuncionespara
elproductooserviciosindicadosenelalcancedelproyecto
Cumplir con la totalidad de requisitos de calidad y normas para
Cumplirconlatotalidadderequisitosdecalidadynormaspara
elproducto/servicioyelproyectoaprobados
Realizarlagestinderiesgosdelproyectoparalograrel
producto/servicio.
Lograrlasatisfaccindelclienteconelproducto/serviciodel
proyecto
Contarconlosrecursosparalarealizacindelproyecto
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS13

OBJETIVOS ESTRATGICOS DEL

OBJETIVOSESTRATGICOSDEL
PROYECTO
TEMA ESTRATGICO
TEMAESTRATGICO

S1

S2

S3

OBJETIVOSESTRATGICOS
OBJETIVOS
ESTRATGICOS
Mantenerlaviabilidad
O1.1
Cumplirconloscostossegnel
financieradelproyecto
presupuestoaprobadodelproyecto
presupuesto
aprobado del proyecto
Minimizar las desviaciones
Minimizarlasdesviaciones
O1.2
sobreloscostosplaneados
Cumplirconlostiempos
Minimizar las desviaciones
Minimizarlasdesviaciones
programadosyacordadosparala
O2.1
sobrelostiempos
entregadelproducto/serviciodel
estimados
proyecto
Controlarloscambios
Cumplirconlatotalidaddelos
O3.1
duranteelproyecto
requerimientosyfuncionesparael
p
Cumplirconlos
productooserviciosindicadosenel
d
i i i di d
l
requerimientos
O3.2
alcancedelproyecto
comprometidos
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS14

OBJETIVOS ESTRATGICOS DEL

OBJETIVOSESTRATGICOSDEL
PROYECTO
TEMAESTRATGICO

S4

S5

Cumplirconlatotalidadde O4.1
requisitosdecalidady
normasparael
producto/servicio y el
producto/servicioyel
O42
O4.2
proyectoaprobados
Realizarlagestinde
riesgosdelproyectopara O5.1
g
p
/
lograrelproducto/servicio.

OBJETIVOSESTRATGICOS

Minimizarlacantidadde
defectos
defectos

C
Cumplirnormasyestndares
li
t d

Gestionarlosriesgosdeforma
efectiva

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS15

OBJETIVOS ESTRATGICOS DEL

OBJETIVOSESTRATGICOSDEL
PROYECTO
TEMAESTRATGICO
O6.1

S6

S7

Lograrla
satisfaccin del
satisfaccindel
clienteconel
producto/servicio
del proyecto
delproyecto

Contarconlos
C
l
recursosparala
realizacindel
proyecto

O6.2
O6.3
O 7.5
O7.1
O7.2
O7.3
O7.4

OBJETIVOSESTRATGICOS
Involucraralclienteduranteelproyecto
Mantenereincrementarlasatisfaccindel
cliente
Capacitaralosusuariosenelusodel
productooservicio
Capacitar al personal que a realizar la
Capacitaralpersonalquearealizarla
operacindelproductooservicio
Minimizarlarotacindelpersonal
asignadoduranteelproyecto
i d d
l
Utilizareficientementelosrecursos
asignados
Adquirirlosrecursosnecesarios
Minimizarlosaccidentesdetrabajo
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS16

MAPA ESTRATGICO DEL PROYECTO

MAPAESTRATGICODELPROYECTO

INDICADORES
Especficos
Nodebenserambiguos,debenserclaros,asociadosacadaunodelos
objetivos
Medibles
Debenpodersemedir,sedebeconoceryseguirlaformademedicin
Logrables
Debenseralcanzables,esdecir,debenpoderselograrduranteel
proyectoyconlosrecursosymediosdefinidos.
l
di d fi id
Duracindeterminada
Debentenerunperodoparasumedicindentrodelostiemposdel
proyecto.
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS18

INDICADORES
nicos
Debentenerunnombrenico.
Deben tener un nombre nico
Nosedebencontradecirunosconotros.
Nodebenmedirlomismo.
Frecuencia de medicin
Frecuenciademedicin
Sedebeindicarlafrecuenciadelamedicindelindicador,independientesilo
realizaunapersonaounamquina
Forma de medicin
Formademedicin
Sedebeindicarelprocedimientoylasactividadesnecesariaspararealizarla
medicindecadaunodelosindicadores
H
Herramientasdemedicin
i t d
di i
Indicarlasherramientasconsemideelindicador
Responsabledelindicador
Sedetallaelnombredelcargodelapersonayreaquedebenrealizarel
seguimientodeldesempeodelindicador
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS19

INDICADORES
Responsabledelamedicin
Sedetallaelnombredelcargodelapersonayreaquedebenrealizarel
seguimientodeldesempeodelindicador.
Fuente de los datos
Fuentedelosdatos
Sedetallaendondesealmacenalainformacindelindicador.
F
Formuladelindicador
l d l i di d
Sedebedefinirlafrmulaylasvariablesdelindicador.
Valoracindelindicador
Definirlosrangosdevaloracin
g
p
p
Losrangosdeevaluacinpuedenvariarenlasdiferentesetapaso
momentosdelproyecto
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS20

INDICADORES
OBJETIVOESTRATGICO
Mantenerla
O1.1
viabilidadfinanciera
del proyecto
delproyecto
Minimizarlas
O1.2
desviacionessobre
loscostosplaneados

O2.1

O3.1

O3.2

Minimizarlas
desviacionessobre
lostiempos
estimados

Controlarlos
cambiosduranteel
proyecto

INDICADOR

I1.1.1

ndicededesempeode
loscostos

I1.2.1

Variacinala
completitud

I 2.1.1
I2.1.1

ndicededesempeodel
cronograma

I2.1.2

Entregablesatiempo

I3.1.1

Cambiosgestionados

I3.2.1

Entregablesaceptados

I3.2.2

Cumplimientodelos
proveedores

Cumplirconlos
requerimientos
comprometidos

FORMULA

VARIABLES
CPI:ndicededesempeodelcosto
EV:Valorganado
AC: Valor actual
AC:Valoractual
VAC:Variacinalacompletitud
BAC:Presupuestoalacompletitud
EAC:Estimacinalacompletitud
SPI:ndicededesempeodel
cronograma
EV:Valorganado
PV:Valorplaneado
PET:Porcentajedeentregablesatiempo
ET:Cantidaddeentregablesentregados
atiempoalcliente
CEE: Cantidad entregables entregados
CEE:Cantidadentregablesentregados
PCA:Porcentajedecambiosgestionados
CA:Cantidaddecambiosgestionados
CT:Cantidadtotaldecambios
propuestos
PEA:Porcentajedeentregables
entregadosaceptadosporelcliente
EA:Cantidaddeentregablesaceptados
porelcliente
EE:Cantidaddeentregablesentregados
CP:Porcentajedeentregablesatiempo
por parte de los proveedores
porpartedelosproveedores
EAP:Cantidaddeentregablesatiempo
delosproveedores
EEP:Cantidaddeentregablesdelos
proveedores

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS21

INDICADORES
OBJETIVOESTRATGICO

O4.1

O4.2

Minimizarla
cantidadde
defectos

INDICADOR

I4.1.1

D f
Defectosdetectadosantes
d
d
dellegaralcliente

I4.1.2

Defectosdetectadosporel
cliente
li t

I4.1.3

Defectoscorregidos

I4.2.1

Estndaresynormas
cumplidos

I4.2.2

Lineamientosde
estndarescumplidos

Cumplir
normasy
estndares

FORMULA

VARIABLES
DAC:Cantidaddedefectosdetectados
antesdellegaralcliente
g
DD:Defectodetectadoantesdellegaral
cliente
TD:Cantidaddefectosdetectados
CDD:Cantidaddedefectosdetectadospor
elcliente
DDC:Defectodetectadoporelcliente
PDC:Porcentajededefectoscorregidos
CDC:Cantidaddedefectoscorregidos
TD:Cantidaddedefectosdetectados
PEC:Porcentajedeestndaresynormas
cumplidos
CEC:Cantidaddeestndaresynormas
cumplidos
CEDC:Cantidaddeestndaresynormas
quesedebencumplir
PLEC:Porcentajedelineamientosde
estndaresynormascumplidos
CLEC:Cantidaddelineamientosde
estndaresynormascumplidos
CLEDC:Cantidaddelineamientosde
estndaresquesedebencumplir

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS22

INDICADORES
OBJETIVOESTRATGICO

INDICADOR

I5.1.1

O5.1

O6.1

O6.2

I5.1.2

Usoreservadecontingencia

I5.1.3

Riesgosidentificados
materializados

I5.1.4

Riesgosdesconocidos
materializados

I5.1.5

Riesgoscontratamientode
riesgos

I6.1.1

Comunicacionesrealizadascon
elcliente

I6.2.1

Satisfaccindelosinteresados

I6.2.2

Quejasresueltas
satisfactoriamente

Gestionarlosriesgos
deformaefectiva

Involucraralcliente
duranteelproyecto

Mantenere
incrementarla
satisfaccindel
cliente

Usoreservaadministrativa

FORMULA

VARIABLES
PRA:Porcentajedeusodelareservaadministrativa
RAU: Reserva administrativa utilizada en riesgos
RAU:Reservaadministrativautilizadaenriesgos
desconocidos
RAT:Reservaadministrativatotal
PRC:Porcentajedeusodelareservade
contingencia
RCU:Reservadecontingenciautilizadaenriesgos
RCT:Reservadecontingenciatotal
PRIM:Porcentajeriesgosidentificados
materializados
RIM:Cantidadderiesgosidentificados
materializados
RI:Riesgosidentificados
PRDM:CantidadRiesgosdesconocidos
materializados
RDM:Riesgosdesconocidosmaterializados
RRT:Porcentajederiesgoscontratamiento
CRT:Cantidadderiesgoscontratamiento
CR:Cantidadderiesgospriorizados
PCR:Porcentajedecomunicacionesformales
realizadasconlosinteresados
CCR:Cantidaddecomunicacionesrealizadas
CC:Cantidadtotaldecomunicacionesplaneadas
PSI:Porcentajedeinteresadossatisfechos
IS:Interesadossatisfechos
I:Cantidadtotaldeinteresados
PQRS:Porcentajedequejasresueltas
satisfactoriamente
CQRS:Cantidaddequejasresueltas
satisfactoriamente
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS23
CQI:Cantidadtotaldequejasdelosinteresados

INDICADORES
OBJETIVOESTRATGICO

INDICADOR

O6.3

Transferirconocimientoa
losusuariosenelusodel I6.3.1
productooservicio

Usuarios capacitados en el uso del

Usuarioscapacitadosenelusodel
productooservicio

O 6.4
O6.4

Transferirconocimientoal
personalquearealizarla
I 6.4.1
I6.4.1
operacindelproductoo
servicio

Personalcapacitadoenlaoperacindel
productooservicio

O7.1

Minimizarlarotacindel
personalasignado
duranteelproyecto

I7.1.1

Rotacindelpersonalasignadoal
proyecto

O7.2

Utilizareficientementelos
recursos(personas,
I7.2.1
mquinas)asignados

Recursosefectivamenteutilizados

O7.3

O7.4

I7.3.1

Habilidadesadquiridasporelpersonal
Habilidades
adquiridas por el personal
delproyecto

I732
I7.3.2

Competenciasadquiridasporel
p
q
p
personaldelproyecto

I7.4.1

Cantidaddeaccidentesdetrabajo

Adquirirlosrecursos
necesarios

Minimizarlosaccidentes
detrabajo

FORMULA

VARIABLES
PUC:Porcentajedeusuarioscapacitadosenelusodel
productooservicio
UC:Cantidaddeusuarioscapacitadosenelusodel
productooservicio
UP:Cantidaddeusuariosdelproductooservicio
PPCO:Porcentajedepersonalcapacitadoenla
operacindelproductooservicio
UCO:Cantidaddepersonalcapacitadoenlaoperacin
delproductooservicio
UPO:Cantidaddepersonaldeoperacindelproducto
oservicio
REP:Porcentajerotacindelpersonalasignadoal
proyecto
PC:Personaldelproyectocambiado
PPP P
PPP:Personalplaneadoparaelproyecto
l l
d
l
t
PREU:Porcentajederecursosefectivamenteutilizados
EFU:Recursosefectivamenteutilizados
RP:Recursosplaneados
PHP:Porcentajedehabilidadesadquiridasporel
personaldelproyecto
HA: Habilidades adquiridas por el personal del
HA:Habilidadesadquiridasporelpersonaldel
proyecto
HP:Habilidadespropuestasparaseradquiridasporel
proyecto
PCP:Porcentajedecompetenciasadquiridasporel
personaldelproyecto
CA:Competenciasadquiridasporelpersonaldel
p
q
p
p
proyecto
CP:Competenciaspropuestasparaseradquiridaspor
elproyecto
CAT:Cantidaddeaccidentesdetrabajo
AT:Accidentedetrabajo
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS24

CDIGO
INDICADOR

CPI

NOMBRE
INDICADOR

VARIABLES
RANGOSDEEVALUACIN
DE LA
DELA
BUENO
REGULAR
MALO
FRMULA
EV:Valor
0,95<CPI <0,97
ganado
0,98<CPI
<1,2
CPI>1,3
0,94<CPI
CPI =EV/AC
AC: Costo
AC:Costo
actual

OBJETIVODEL FORMADE
INDICADOR
CLCULO

ndicede
desempeodelos Medircostos
costos

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS25

CDIGO
INDICADOR

CPI

PROCEDIMIENTODEMEDICIN

MEDIODE RESPONSABLE FRECUENCIADELA RESPONSABLE FRECUENCIADEL

VERIFICACIN MEDICIN
MEDICIN
SEGUIMIENTO
REPORTE

1.Introducirloscostosincurridosen
1
Introducir los costos incurridos en
lagestinderiesgos
2.Buscarelvalordecostosplaneado
eneldadelamedicin
3.Realizarelclculodelafrmulaen
eexcel
ce ((formatoA35)
o ato 35)
Ld d
Lderde
4.Verificarenquerangode
Microsoft
gestinde
evaluacinseencuentra
ProjectServer
riesgos
5.Registrarvalordelindicadorenel
formatoA40,firmarporpartedel
gerentedeproyecto
6.Almacenarenelrepositoriode
riesgosdelproyectoslosclculos
detalladosenformatodeExcel

Diario Lunesa
Viernes

Gerentede
proyecto

Semanal

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS26

PROCESOS
INDICADOR
I1.1.1

ndicededesempeodeloscostos

I1.2.2

Variacinalacompletitud

I2.1.1

ndicededesempeodelcronograma

I2.1.2
I3.1.1

Entregablesatiempo
Cambiosaprobados

I3.2.1

Entregablesaceptados

I3.2.2

Cumplimientodelosproveedores

PROCESO
-

Definirflujosdecaja
Estimarcostos
Definir presupuesto
Definirpresupuesto
Realizarmonitoreoycontrolsobreelpresupuesto
Definiractividades
Secuenciaractividades
Estimarlosrecursosdelasactividades
Estimar la duracin de las actividades
Estimarladuracindelasactividades
Desarrollarelcronograma
Definirrelacionesentreactividades
Realizarcontrolintegradodecambios
Desarrollarprojectcharter
D
DesarrollarelPMP
ll
l PMP
Dirigirlaejecucindelproyecto
Monitoreareltrabajodelproyecto
Cierredelproyecto
Recolectarrequisitos
D fi i l
Definiralcance
CrearWBS
Verificaralcance
Buscarproveedores
Clasificaryevaluarproveedores
Planearadquisiciones
Efectuaradquisiciones
Administraradquisiciones
Cierredeadquisiciones

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS27

PROCESOS
INDICADOR
I4.1.1

g
Defectosdetectadosantesdellegaral
cliente

I4.1.2

Defectosdetectadosporelcliente

I4.1.3

Defectoscorregidos
f
d

I4.2.1

Estndaresynormascumplidos

I4.2.2

Lineamientosdeestndarescumplidos

I5.1.1
I5.1.2

Usoreservaadministrativa
Usoreservadecontingencia

I5.1.3

Riesgosidentificadosmaterializados

I5.1.4

Riesgosdesconocidosmaterializados

I5.1.5

Riesgoscontratamientoderiesgos

PROCESO
Definireimplementar controles
Verificaralcance
f
l
Controlaralcance
Verificaralcance
Controlaralcance
Definirprocesosdegaranta
f
d

Establecerplandecalidad
Planearlacalidad
Asegurarlacalidad
Controlarlacalidad
l l
ld d
Planearlacalidad
Asegurarlacalidad
Controlarlacalidad
Controlarlosriesgos
Controlarlosriesgos
Identificarriesgos
Analizarcualitativoycualitativoderiesgos
Gestionarlosriesgos
Planearrespuestaariesgo
Controlarlosriesgos
BSCPARAGESTINDEPROYECTOS28

PROCESOS
INDICADOR
I6.1.1

Comunicacionesrealizadasconel
cliente

I6.2.1

Satisfaccindelosinteresados

I6.2.2

Quejasresueltas
satisfactoriamente

I6.4.1
I6.5.1
I7.1.1
I7.2.1
I7.3.1
I7.3.2
I7.4.1

Usuarioscapacitadosenelusodel
producto o servicio
productooservicio
Personalcapacitadoenla
operacindelproductooservicio
Rotacindelpersonalasignadoal
proyecto
Recursosefectivamenteutilizados
Habilidadesadquiridasporel
personaldelproyecto
Competenciasadquiridasporel
personaldelproyecto
Cantidaddeaccidentesdetrabajo

PROCESOS
Identificaralosinteresados
UtilizarTIC
Planearlascomunicaciones
Identificarlosinteresados
Planificarlascomunicaciones
Gestionarexpectativasdelosinteresados
Di ib i i f
Distribuirinformacin
i
Reportardesempeo
Gestionar cambios
Gestionarequipo
Gestionar conocimiento
Gestionarconocimiento
Gestionarequipo
Gestionarconocimiento
Desarrollarelplanderecursoshumanos
Reportardesempeo
Adquirirelequipodelproyecto
Reportardesempeo
Desarrollarelequipodelproyecto
Motivaralequipodelequipo
Desarrollarelequipodelproyecto
Motivaralequipodelproyecto
Definirnormasdesaludocupacionalyseguridadindustrial
quesedebenseguirycumplir

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS29

CONCLUSIONES
Permitemejorarelnivel
demadurezdelos
proyectosalpoderlos
l d l
comparar

Esteesquemapermite
estandarizarlaformade
ver la efectividad de
verlaefectividadde
cadaunodelos
proyectos

ElusodeBSCen
proyectospermite
p
y
p
enfocarseenlos
elementosclavesdel
proyecto

Lacomprensinpor
partedelaaltagerencia
p
g
delasorganizacionesde
losproyectossehace
msfcil.

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS30

CONCLUSIONES
Elmapaestratgicodel
proyectopermitedeforma
grficaysencillaatodoslos
i l
involucradosconocerhacia
d
h i
dndevaelproyecto

Lasestrategiasparael
proyectosurgenapartirdelas
restriccionesextendidasde
cualquiertipodeproyecto

Losindicadorespermiten
cuantificarellogrodelos
temasestratgicosdel
proyecto

Siunaorganizacinyaest
utilizandoBSC,deunaforma
naturalyfcil,puede
incorporarlagestinde
proyectos,manteniendoel
mismo enfoque
mismoenfoque

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS31

RECOMENDACIONES
Comenzarsu
aplicacinen
proyectospequeos

Capacitaralos
dif
diferentes
t
interesados

Utilizardeforma
continua

Revisarresultadosde
losproyectospara
p y
p
ajustarlosvaloresde
losindicadores

Compartirla
informacin con el
informacinconel
equipodeproyecto

BSCPARAGESTINDEPROYECTOS32