2.

1 Tablas

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene informacin sobre un elem
una direccin y un nmero de telfono. Los registros se suelen denominar tambin filas y los campos, columnas.

1. Registro o fila
2. Campo o columna
3. Campo de un registro

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con informacin sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contene
A continuacin se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
Un catlogo de los productos en venta con precios e imgenes de cada artculo.

Importante:
Se debe planear y disear la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseo correcto y evitar as tener que realizar muchos ca

2.1.1 Diseo de tablas

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos util
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones.
En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en l
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica

Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con su

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenado

Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir la

Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Dise

Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defect
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adiciona

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este noment
inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tip
derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedade
con detalle en la unidad temtica siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo
cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla

2.1.2 Operaciones Principales

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya exist
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.

Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.

AADIR UN NUEVO CAMPO

ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,
o bien,
situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn

de la pestaa Diseo, en este

ELIMINAR UN CAMPO
posicionarse en el campo y hacer clic en el boton

de la pestaa Diseo.

o bien,

seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada puls
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern.
Por ltimo, guardar la tabla.

INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcin

Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de da
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de
Hacer clic sobre el botn

Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista d

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin:

para ir al primer registro de la tabla.

para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al ltimo registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
Pulsar INTRO.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZ

2.1.3 Definicin de claves

La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequvocamente cada fila almacenada en la tabla. Normalmente,
que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. de clie

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar inequvocamente cada fila. En se
casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rpidamente los datos de varias tablas
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave principal, que permite agilizar
campo de clave principal y que ste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de Id
en la vista Diseo.

Cambiar a la vista Diseo

Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.
O bien,
Haga clic en Vista Diseo en la barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que an no tiene ninguna, debe utilizar la vista Diseo.

Establecer o cambiar la clave principal

Abra la tabla en la vista Diseo.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios ampos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal

Abra la tabla en la vista Diseo.
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.
En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especific previamente como clave principal.
Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedir que cree una. Si elige S, se crea un campo Id. con e
incluye un campo autonumrico, Access lo utiliza como clave principal.

2.1.4 Relaciones entre tablas

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer
de base de datos.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada.

Hacer clic sobre el botn Agregar.

Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear.
Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

Para crear la relacin:

Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo).
Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas).
Soltar el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de stos el nombr
mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo.

Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso un
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Si quieres saber ms sobre integridad referencial y operaciones en cascada haz clic aqu
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.

Aadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ven
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

Aadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de dilogo.

Quitar
Relaciones.

tablas

de

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
Despus podemos elegir entre:
hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men contextual que aparecer,

hacer
para
seleccionarla

clic
hacer

clic

en

el

sobre
botn

Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin Modificar relacin... del men contextua
o bien,

hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar relaciones que encontrars en la pestaa Dise
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.
Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Eliminar relaciones.
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:
hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del men contextual,
o bien,

hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin pulsar la tecla D
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que s
nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describ
Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiend

A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormen
continuacin.

Mostrar relaciones directas

Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men contextual que aparecer,

hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa Diseo.

Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.
Visualizar todas las relaciones
Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo del men contextual que

pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo.

Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.

2.2 Formularios

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formular
mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver slo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si
de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Considera los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de l
visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems de ayudar a evitar que se introduzcan datos

2.2.1 Creacion de un formulario

Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear.

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que querem
ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar

diseo de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario.

Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel
Grficos dinmicos abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos dinmicos.

EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS.

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremo
elegir como origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

o simplemente dob

y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sob

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el asp

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por e

2.2.2 Modificar un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en l en el Panel de Exp
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin busca
tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros

que y

La vista diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario,

Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccion
Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

El rea de diseo consta de tres secciones:

La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.

La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formula
diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.

Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn Encabezado o Pie del formulario de la pestaa Organizar

Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrc

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterio

2.2.3 Agregar objetos a un formulario

En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formular

El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del ori

Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con l
nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final.

Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado, si previamente lo permitimo
En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos
rea de diseo como veremos ms adelante.

En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlo

Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic par
Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado.
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn para acceder a la ayuda de Access.

2.3 Consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado e

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de seleccin.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez o
la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria

Consultas de accin.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anex

Consultas especficas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consu
de este curso.

2.3.1 Consultas por Asistente

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para cre
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla

Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas y los campos de los que la consulta sacar los datos con un cuadro de di
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

2.3.2 Consultas por varias Tablas

En Access, es posible realizar consultas involucrando campos de varias tablas, de modo que el resultado de la consulta muestre informacin p
stas deben tener un campo comn, y las tablas debern estar relacionadas por esos campos. Si no se hubieran establecido las relaciones an
relaciones entre las tablas, Access no encontrar relacin entre los campos especificados en la ventana de diseo y no mostrar ningn registr
Una vez establecidas las relaciones entre las tablas el modo de generar una consulta de varias tablas es imilar a la de creacin de cu
(varias en lugar de una sola), y "bajar" los campos a incluir en la consulta desde cada correspondiente tabla en la que se encuentren

Ejemplo-1: Supongamos que en la federacin de golf (siguiendo con el ejemplo de la base de datos Socios del Club) se ha asignado un respon
un responsable deportivo en virtud de si su nivel de juego es principiante, medio o senior. Dicho tutor, tiene unos datos que lo identific
de ficina...Sera preciso que en el registro de cada socio se dispusiera de toda la informacin de su tutor o responsable deportivo.

Tras un anlisis de la nueva situacin, se deduce que si en la tabla socios agregamos tantos campos como para albergar la informacin de dic
lo que todos los datos del tutor estaran repetidos de forma masiva y redundante en la tabla socios (ocupando mucho espacio y lentificando el
en la que deber existir un registro para cada nivel de juego y por lo tanto para cada tutor. La estructura de la tabla sera la siguiente:

Se introducirn los datos de los niveles junto a sus responsables...

Pero, de qu manera podramos enlazar o relacionar esta nueva tabla de tutores con la gran tabla de socios?

Ser necesario relacionar el nivel de juego de cada socio de la tabla de socios con el cdigo de nivel de la tabla de tutores. Pero como son de
tabla de socios el campo nivel por el campo codnivel (por ejemplo) de tipo numrico y luego colocar a cada socio un cdigo (el que correspon
tutores (1, 2 o 3).
1. Se deber crear en la tabla de socios el campo codnivel.

2. Mediante tres consultas de actualizacin, a aquellos que tengan nivel de juego principiante, actualizaremos ese nuevo campo co
campo codnivel. Y a 3 el campo codnivel de los socios con nivel senior.

3. A continuacin deberemos (de forma recomendada, aunque en este ejemplo no lo borremos) eliminar el campo nivel de la tabla
socios, que se corresponder con uno de los niveles y tutores de la tabla tutores.
4. Ahora tendremos que establecer la relacin (en la pantalla de relaciones) de acuerdo a la siguiente pantalla:

A partir de este momento, podramos crear consultas, formularios e informes en donde aparecen ambas tablas implicadas, eso si, previamente

Ejemplo-2: Supongamos un ejemplo superficial de gestin de sanciones de trfico en una localidad. Existen diferentes tipos de sancin (tipos d
ciudadano o propietario, y... por supuesto sanciones. Las sanciones las "pone" un agente a un vehculo, un determinado da, a una hora, en un
sancionar. Un ciudadano puede tener ms de un vehculo.

La informacin habr que disgregarla en diferentes tablas, (la de vehculos se supone que la facilita trfico con todos los vehculos), que deber

2.3.3 Consultas por parmetros

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos,
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin:

Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tab
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utiliza
pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitam
el resultado ya que todos son de la misma poblacin.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparece
Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

AADIR CAMPOS
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la primera colum
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn arrastrar
queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para desplegar la
campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo apa
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca de la cuadrcu
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco

DEFINIR CAMPOS CALCULADOS

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una funcin.

ENCABEZADOS DE COLUMNA
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila
sobre todo para los campos calculados.

En la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta

factura (tenemos un campo calculado que utiliza la funcin mes( ), funcin que obtiene el mes de una fecha).

tendr

en

el

encabe

CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndo
Para mover una columna arrastrndola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha
Mover un poco el cursor

hacer clic, la columna aparecer resaltada (est s

para que aparezca la flecha

Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada.
Para mover una columna cortndola:
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha

hacer clic).

Hacer clic sobre el icono

en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna.
A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opcin Insertar Columna
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+V).

GUARDAR LA CONSULTA
Podemos Guardar la consulta
haciendo clic sobre el botn GUARDAR de la barra de Acceso Rpido,
o bien,
seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office .
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn CERRAR.

EJECUTAR LA CONSULTA
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin:
Haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseo de la consulta:
Haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificad
el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

MODIFICAR EL DISEO DE UNA CONSULTA

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.

En el men contextual seleccionar

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario
de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro.

En parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta laconsulta
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro
dilogo como este:

En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a in

Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro esimportante es cribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo con
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta esdefinindolo mediante el botn Parmetros de la pestaa Diseo.

En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parm

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de d

2.4 Informes

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que
modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.
En este tema veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez creado.
Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informes que encontrars en la pestaa Crear:

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en
crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. E

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe.
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en e

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin

2.4.1 Partes de un Informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar lo
que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario.

Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a cont
Nos aparece la ventana diseo:

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.
La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo
seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrar

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de u

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la image
La pestaa Diseo de informe
Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describien
finalemente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora.

Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los camp
ms adelante.
El botn

permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.

Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Ap
Con el botn

hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del in

2.4.2 Creacin de un informe utilizando un Asistente

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sa
como origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

o simplemente doble clic so

y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre

A continuacin pulsamos el boton Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por va
normalmente se visualizarn totales de ese grupo.

Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que
encima un grupo por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones

Con el botn

, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel,

podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilo

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de gru
para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Despus de pulsar el botn Aceptar volv

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que vers en la sigu

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos orden
descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el asp
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver en la siguiente pgina...

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un esti
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin

o bien

Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del inf

2.4.3 Creacin de un informe utilizando tablas

Si ninguna de las opciones para la creacin automtica de informes resultara apropiada para sus necesidades, o bien deseara acudir a la ven
de autoinforme, siga estos pasos:
1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.
2. Pulse en el botn Nuevo para acceder al cuadro de dilogo Nuevo Informe
3. Elija Vista Diseo en el cuadro de dilogo nuevo informe.
4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe que se dispone a crear.
Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe
Si desea crear un informe que utilice datos de ms de una tabla, base su informe en una consulta.
Si desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista.
5. Pulse en Aceptar.
Microsoft Access presenta la ventana informe en la vista Diseo, junto con el
cuadro de herramientas