Apsp002dc.13.PDF Revision de Contratos y Pedidos

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PROCEDIMIENTO REVISIN DE CONTRATOS
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Y PEDIDOS
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NOMBRE DEL DOCUMENTO:
REVISIN DE CONTRATOS Y PEDIDOS
DISTRIBUCIN :
COPIA N :
ENTREGADO A:
REV
ELABORADO POR:
NOMBRE
13
Antonio Rodrguez
REVISADO POR:
FIRMA
NOMBRE
Liliana Pacheco
APROBADO POR:
FIRMA
NOMBRE
FIRMA
Juan Salas
Gonzalo Arrspide
Este documento es vigente solo en medio electrnicos

Propiedad de Corporacin Aceros Arequipa S.A. prohibida su reproduccin total o parcial sin autorizacin del
Representante de la Direccin.
FECHA
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1. OBJETIVO.
El presente procedimiento establece los lineamientos y responsabilidades para la revisin de pedidos o
contratos, a fin de asegurar que los requerimientos del cliente estn suficientemente definidos y
documentados, y a su vez verificar que la empresa est en condiciones de poderlos cumplir.
2. ALCANCE.
Se aplica a los contratos o pedidos de los clientes para los productos comercializados por Corporacin
Aceros Arequipa S.A., que son atendidos en la Planta No. 1 - Arequipa.
3. RESPONSABILIDADES
3.1.Gerente de Mercadeo: Es responsable de aprobar la Lista de Precios y Condiciones Comerciales.
3.2.Gerente de Mercadeo y Jefe del Departamento Metalrgico: Son responsables de revisar y aprobar el
Master de Catlogo de Productos.
3.3.Gerente Comercial: Es responsable de aprobar la lista de precios y condiciones comerciales, asimismo,
autorizar los contratos con requerimientos especiales.
3.4 Jefe de Administracin de Ventas Arequipa: Responsable de la supervisin de las ventas y la revisin de
contratos de la Sede de Arequipa.
3.5.Personal de Atencin al Cliente : Son responsables de la revisin de los contratos, y verificar mediante
el sistema SDIS la disponibilidad del producto, ingreso de los pedidos en el sistema, reservar stock
as como el saldo de la lnea de crdito del cliente y modificaciones de contratos y pedidos sin
requerimientos especiales.
3.6.Encargado de Caja : Es responsable de efectuar la cobranza a los clientes.
3.7.Encargado de Almacn de Producto Terminado: Responsable del despacho de los productos solicitados.
3.8.Superintendencia de P.C.P. : Responsable de incorporar los requerimientos de Comercializacin
dentro del programa de produccin, especialmente cuando stos productos no se encuentren en
stock o contengan requerimientos especiales.
3.9.Jefe de Aseguramiento de la Planta No.2 Pisco en coordinacin con el Encargado de Gestin de
Calidad - Arequipa : Son responsables de confirmar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas de
los productos y la capacidad de realizar ensayos adicionales.
3.10 Jefe de exportaciones : Adems de sus funciones de consolidar los mercados actuales de
exportacin y apertura de nuevos mercados, es responsable de la revisin y autorizacin de los
pedidos con requerimientos especiales para el mercado exterior.
4.-DOCUMENTOS
4.1.-DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
-ISO 9000:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad-Fundamentos y Vocabulario.
-ISO 9001:2000 Sistemas de Gestin de Calidad - Requisitos.

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4.2..-DOCUMENTOS DE CONSULTA.
4.2.1. Manual de Calidad.
4.2.2. Catlogo de Productos.
4.2.3. Lista de Precios y condiciones.
5.-DEFINICIONES.
5.1. Revisin de contrato: Actividades sistemticas realizadas por la Organizacin antes de aceptar el
contrato para asegurar que los requisitos de calidad sean definidos adecuadamente, sin ambigedades,
documentados y puedan ser cumplidos por la Organizacin.
5.2. Contrato: Un acuerdo entre la Organizacin y el cliente para proporcionar un producto o servicio. El
contrato puede ser un pedido verbal de un cliente y aceptado por la Organizacin; o un pedido que
incluya documentos como: cotizaciones, proformas, ofertas, etc.
5.3. Cliente : Comerciante industrial con ubicacin estable y reconocida que comercialice o transforme
los productos que produce o comercializa la Corporacin Aceros Arequipa S.A., as como usuarios
finales.
5.4. Pedido : Declaracin de requisitos del cliente.
5.5. Oferta : Propuesta efectuada por Corporacin Aceros Arequipa S.A. en respuesta a una invitacin con
el fin de lograr la adjudicacin de un contrato para proveer productos.
5.6.. Requerimientos especiales : Condiciones comerciales y/o tcnicas que no afectan la calidad,
solicitados por el cliente.
5.7.Master de catlogo de productos: Matriz elaborada en base a las fichas tcnicas para las ediciones de
los diversos folletos, (Catlogo del vendedor, hojas tcnicas, etc.) utilizados por l.
5.8. Registro de clientes: Formulario en el cual se ingresan los datos de un cliente.
5.9. Orden de despacho: Documento en el que se transcribe pedido verbal o escrito del cliente en Bolivia,
emitido por el representante comercial en esa zona.
5.10. Nota de pedido: Documento impreso por el sistema SDIS, que contiene el pedido valorizado
formulado por el cliente.
6. DESCRIPCIN DEL PROCESO
La venta de los productos de Corporacin Aceros Arequipa S.A. con sin requerimientos especiales, se
realiza bajo las siguientes modalidades :
-
Ventas directas a clientes industriales
Ventas directas a clientes mayoristas, detallistas o usuarios finales.
Ventas directas a distribuidores.

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6.1. REGISTRO DE CLIENTES :

Para formalizar cualquier contrato, todo cliente debe estar registrado en el Sistema SDIS de lo contrario el
personal de atencin al cliente llenara el formulario denominado registro de clientes y proceder a
ingresar los datos en el SDIS archivando posteriormente este formato.
6.2. OFERTA AL CLIENTE :
6.2.1. Los productos son ofertados a nuestros clientes, por el Gerente de Mercadeo, Gerente Comercial,
los representantes comerciales y personal de atencin al cliente a travs de la difusin de los
catlogos de productos, visitas, atencin telefnica, fax o e-mail.
6.2.2. Los Masters de Catlogos de Productos son elaborados por el rea de Mercadeo en coordinacin
con el Departamento Metalrgico.
6.2.3. Los Masters de Catlogos de Productos son documentos controlados, los cuales son revisados y
aprobados por el Jefe del Departamento Metalrgico y la Gerencia de Mercadeo antes de su
edicin.
6.2.4. El uso del logo ISO 9001 en los Masters de Catlogos de Productos, debe ser coordinado con el
Representante de la Direccin antes de su edicin.
6.2.5. Las Listas de Precios y Condiciones comerciales son documentos controlados; elaborados por el
rea de Mercadeo y aprobadas por el Gerente Comercial y Gerente de Mercadeo antes de su
difusin.
6.3. VENTA DE LOS PRODUCTOS SIN REQUERIMIENTOS ESPECIALES :
6.3.1 Los pedidos de los clientes son atendidos a travs del personal de atencin al Cliente, tambin
pudiendo hacerlo el Jefe de Administracin de Ventas Arequipa, en forma personal, va telfono o
por escrito, siendo responsabilidad del personal de esa rea, la recepcin de rdenes de compra o
pedidos verbales y de canalizar cualquier comunicacin con el cliente, as como su revisin.
Los pedidos que no requieran ningn tratamiento especial y sean al contado, pueden ser atendidos
directamente por el personal de atencin al cliente. Si la venta es a crdito, el personal de ventas
verificar el saldo disponible de la lnea de crdito del cliente mediante el sistema SDIS. Si el
cliente solicita sobregiro, ste deber estar autorizado por la Gerencia Comercial.

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6.3.2 En los casos de que el cliente desee adquirir material proveniente de otras sedes por la
totalidad de los productos contenidos en un camin, y antes de que este haya sido descargado en
los almacenes de la sede N 1 Arequipa se deber tener en cuenta lo siguiente:
La inspeccin de identificacin, peso, cantidad de varillas y estado de empaquetado, queda

bajo responsabilidad del cliente y el respectivo certificado de calidad,
ser entregado al
cliente, en caso de que este lo solicite.

Para tal caso de deber sellar la nota de pedido indicando lo siguiente:
PRODUCTO PARA SER ENTREGADO DIRECTAMENTE A CLIENTE

BAJO SU RESPONSABILIDAD
6.3.3 Para la venta de productos sin requerimientos especiales el personal de atencin al cliente cuenta
con la siguiente informacin :
Catlogos de Productos (con las especificaciones tcnicas de los productos).
Lista de precios y condiciones
Existencias ( disponibles en el sistema SDIS).
Registro de los clientes disponibles en el sistema SDIS.
Estados de Cuenta (disponibles en el Sistema SDIS)
Lnea de Crdito (disponible en el sistema SDIS)
Tablas de empaquetado.
De esta informacin esta disponible y al alcance del cliente :

El catlogo de productos.
Listado de precios.
Condiciones de venta.
Con esta informacin el personal de atencin al cliente puede confirmar si la empresa esta en
condiciones de cumplir con dichos requerimientos.
6.3.4 Los requerimientos del cliente, cuando sean verbales debern ser transcritos en el Formulario
de Pedido, por el personal de ventas, debiendo definir adecuadamente los requisitos del cliente,
el mismo que deber ser confirmado de la siguiente manera:
Si el pedido del cliente es personal o por telfono el formulario deber ser firmado por la
persona que tomo el pedido.

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Si existe una comunicacin escrita del cliente ( carta, fax, e-mail ), sta reemplazar al
Formulario de Pedido, se considera inclusive como pedido escrito del cliente, las rdenes de
despacho procedentes de Bolivia.
6.3.5
La evidencia de la revisin de contrato deber constar en el formulario de pedido o pedido

escrito del cliente, de la siguiente manera :
Anotaciones de las consultas, observaciones o modificaciones del pedido.
Firma del que tom el pedido y la fecha.
Si por un pedido escrito del cliente, formulario de pedido u orden de despacho, por efectos de
limitacin del Sistema SDIS, se generan varias notas de pedido, se proceder a archivar el
pedido escrito del cliente, formulario de pedido u orden de despacho, adjunto a cualquiera de
las notas de pedido.
6.3.6
El Formulario de Pedido, Ordenes de Compra del cliente u rdenes de despacho, son atendidas
de la siguiente manera :
Para el despacho en la sede de Arequipa, se emite mediante el sistema SDIS la nota de
pedido, la factura o boleta y la gua de remisin.
6.4. VENTAS DE PRODUCTOS CON REQUERIMIENTOS ESPECIALES :

6.4.1 Para la atencin de ste tipo de pedidos, sern revisados por el Gerente Comercial o Jefe de
Exportaciones en este caso la revisin de contratos deber contemplar los siguientes aspectos :
-
Requerimientos especiales del producto en calidad y medidas no estndar :
Aspectos financieros (facilidades de pago, descuentos y concesiones).
Volmenes especiales.
Asistencia Tcnica, que incluye capacitacin al Cliente.
6.4.2 La Gerencia Comercial o Jefe de Exportaciones
despus de revisar los requerimientos
adicionales, debe coordinar y consultar con las reas y responsables indicados en la siguiente
tabla a fin de confirmar la posibilidad de cumplir con dichos requerimientos por parte de la
empresa.

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REQUERIMIENTOS
Requerimientos
SECCIN O REA
especiales
del
Producto.
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RESPONSABLE
Departamento de Calidad.
Jefe Metalrgico Corporativo y/o
Superintendencia
Superintendente de Planta No. 1
de
Planta No. 1
Plazos
de
productos
entrega
para
de
los
volmenes
Planeamiento y Control de
Superintendente
la Produccin.
Pisco
de
P.C.P
especiales.
( P.C.P. )
Asistencia Tcnica
Departamento
Jefe Departamento Metalrgico
Metalrgico
Corporativo.
Gerencia Comercial
Gerente Comercial.
Aspectos financieros
(
facilidades
de
pago
descuentos especiales )
6.4.3
Esta revisin ser documentada por el Jefe de Administracin de Ventas Arequipa, registrando
en
los documentos del cliente (cotizaciones, ofertas, etc): el nombre de las personas
consultadas, acuerdos con el usuario y en general cualquier observacin , colocando adems la

firma de la persona que revis el documento y la fecha.
6.4.4
Si despus de revisar el contrato se verifica que las exigencias pueden ser cumplidas por parte
de la empresa, se preparan las notas de pedido sobre lo que se acord despachar.
6.4.5 Las comunicaciones del cliente y los acuerdos de los requerimientos adicionales ofrecidos
deben informarse a las reas respectivas. Toda esta comunicacin debe archivarse como parte
de la revisin de contratos.

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6.5. MODIFICACIONES O CAMBIOS EN LOS PEDIDOS ACEPTADOS :

Cualquier modificacin o cambio en los contratos deber ser resuelta de acuerdo a la siguiente
tabla:
Niveles o etapas
Documentos
Cmo
Responsable
Revisin del
Formularios de pedidos, Coordinar con los clientes los cambios del pedido y Jefe de
Pedido
fax, e-mail, rdenes de
registrar , ya sea en el formulario de pedido, el pedido Administracin de
despacho.
escrito
del
cliente
orden
de
despacho,
las Ventas Arequipa y/o
Pedido
contrato por
pedido
nota
atender
de
pedido,
fax,
ordenes
de
personal de Atencin despacho,
modificaciones solicitadas
Revisin de un
Registro
Formularios
al Cliente
e-mail,etc.
Jefe de
Formularios de
proceso modificar en SDIS y volver a
Administracin de
pedido,
fax,
enviar a despacho.
Ventas Arequipa y/o
ordenes
de
de Retorna el pedido del status despacho a
personal de Atencin despacho,

al Cliente
Revisin de un
Pedido
nota
de Las modificaciones a los contratos atendidos pueden
contrato atendido pedido + factura + gua ser originados por reclamos o por solicitud expresa
de remisin
e-mail,etc.
Gerente de
Comercializacin
(escrita) del cliente, las cuales son evaluadas y

autorizadas por la Gerencia Comercial o Jefe de
Jefe de
Administracin de Ventas Arequipa. Los motivos de
Administracin de
una modificacin de contratos pueden ser:
Ventas Arequipa
Encargado de
a)
Devolucin del producto.
b)
Cambio de producto.
Almacn de Producto
Terminado
*Para ello se da ingreso de mercadera al almacn con

gua de cliente.
*
El
personal
Nota de crdito
Personal de
Atencin al Cliente
de atencin
al
cliente,
previa
verificacin del ingreso, emiten la nota de crdito en el

Sistema SDIS.
* En caso de cambio de producto, en adicin a lo
anterior se emitir una nueva nota de pedido, factura
y gua de remisin.
En el formulario de pedido, orden de despacho o pedido escrito del cliente debe figurar la fecha y
adems la firma de la persona que modific el pedido.
6.6. SEGUIMIENTO DE LA ATENCION DE PEDIDOS

Diariamente se revisarn los pedidos pendientes de atencin y se mantendrn informados a los
clientes sobre la situacin de los mismos.

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6.7. ATENCION DE RECLAMOS

La atencin de Reclamos de Clientes por productos y/o servicios se efectuar de acuerdo a la
Instruccin de Atencin de Reclamos APSP001DC.
6.8. REGISTROS.
Los registros que se generan como parte de este procedimiento son :
Formulario de Pedidos, pedidos escritos del cliente, ordenes de despacho.
Cotizaciones, proformas o cualquier otro documento enviado por el cliente.
Estos registros deben ser archivados en el Area de Ventas.
7- SEGURIDAD.
No aplicable.
8. OBSERVACIONES
No aplicable.
9. ANEXOS.
Anexo A.1 Formato para el Control de Cambios en la Documentacin.
Anexo A.2. Formulario de Pedido
Anexo A.3. Nota de pedido
Anexo A.4. Registro de Clientes

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ANEXO A.1
Formato para el Control de Cambios en la Documentacin.
Tipo de
Cambio
Nueva
revisin
TC2
11
Fecha
Nueva
Revisin
2003/02
TC3
11
2003/02
TC5
11
2003/02
TC6
11
2003/02
TC7
11
TC7
Observaciones
Descripcin de la Naturaleza del cambio
Agrega
Omite
Modifica
2003/02
Se incluye la palabra Corporacin Aceros Arequipa

S.A. en el procedimiento para adecuar a la
denominacin correcta.
Se cambia la denominacin del puesto de Jefe de
ventas por Jefe de Administracin de Ventas
Arequipa.
Se cambia la trmino proveedor por Organizacin
adecundose a la nueva versin de la Norma, se
incluyen nuevas definiciones.
Se amplia definiciones en el punto 6. Descripcin
del proceso, mejorando la redaccin e incluyndose
el trmino u orden de despacho
Se incluye el punto N 7 Aspectos de Seguridad.
11
2003/02
Se incluye el punto N 8 Observaciones
TC9
11
2003/02
TC3
12
2004/08
TC3
12
2004/08
TC6
12
2004/08
TC6
12
2004/08
Se incluye el Anexo A.1 Formato para el control de

cambios en la Documentacin
Se actualizan las denominaciones del personal del
rea de ventas y al Enc. de Gestin de Calidad, as
mismo se actualizan las referencias descritas en la
descripcin del proceso.
Se modifica el correlativo a partir del punto 3.4 ya
que se omiti el punto 3.5
Se actualiza la versin de la Norma ISO en el punto
6.2.4
Se omite el punto 6.2.6
TC6
12
2004/08
TC6
12
2004/08
Se detalla en el punto 6.3.1 la atencin de pedidos a

cargo del personal del rea de ventas.
En el punto 6.4.1 se incluye al Jefe de
Exportaciones para la revisin de productos con
requerimientos especiales

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Tipo de
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Nueva
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Fecha
Nueva
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TC5
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TC5
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TC6
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TC9
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TC9
13
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TC9
13
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Observaciones
Descripcin de la Naturaleza del cambio
En el punto 6.4.2 Se actualizan los responsables de
los requerimientos especiales del producto
Se modifica la denominacin de auxiliar de
ventas actualizndose como personal de
atencin al cliente.
Se incluyen la responsabilidad del jefe de
exportaciones.
Se eliminan las definiciones de sugerencia
outbound y confirmacin de venta debido a
cambio de sistema del BaaN al SDIS.
Se incluyen definiciones de registros de clientes
y nota de pedido.
Se actualiza la descripcin del proceso debido al
cambio de Sistema del BaaN al sistema SDIS
Se actualiza el formato para el control de
cambios en la documentacin
Se elimina la confirmacin de orden de venta
(anexo A.3)
Se incluye como anexo A.3 Nota de Pedido y el
anexo A.4 Registro de clientes.
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Agrega
Omite
Modifica
Leyenda del Tipo de Cambio:

TC1.Modificaciones del Objetivo del Procedimiento.
TC2.Modificaciones en el Alcance del Procedimiento.
TC3.Modificaciones de las Responsabilidades en el procedimiento.
TC4.Modificaciones en los Documentos de Referencia.
TC5.Modificaciones en las Definiciones utilizadas en el Procedimiento.
TC6.Modificaciones en las descripciones del Procedimiento.
TC7.Modificaciones en Aspectos de Seguridad en el Procedimiento.
TC8.Modificaciones en las Observaciones del Procedimiento.
TC9.Modificaciones de algn Anexo en el Procedimiento.
TC10.- Modificaciones por cambios en la codificacin y/o ttulo del Procedimiento.
TC11.- Modificaciones por errores ortogrficos en el Procedimiento
TC12.- Modificaciones en las especificaciones tcnicas de las hojas de proceso.

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ANEXO A.2
FORMULARIO DE PEDIDOS

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ANEXO A.3
NOTA DE PEDIDO

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ANEXO A.4
REGISTRO DE CLIENTE


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NOMBRE DEL DOCUMENTO:

REVISIN DE CONTRATOS Y PEDIDOS

Este documento es vigente solo en medio electrnicos

Este documento es vigente solo en medio electrnicos

Ventas directas a clientes industriales

Ventas directas a clientes mayoristas, detallistas o usuarios finales.

Ventas directas a distribuidores.

Este documento es vigente solo en medio electrnicos

6.1. REGISTRO DE CLIENTES :

Este documento es vigente solo en medio electrnicos

La inspeccin de identificacin, peso, cantidad de varillas y estado de empaquetado, queda

cliente, en caso de que este lo solicite.

PRODUCTO PARA SER ENTREGADO DIRECTAMENTE A CLIENTE

Catlogos de Productos (con las especificaciones tcnicas de los productos).

Lista de precios y condiciones

Existencias ( disponibles en el sistema SDIS).

Registro de los clientes disponibles en el sistema SDIS.

Estados de Cuenta (disponibles en el Sistema SDIS)

Lnea de Crdito (disponible en el sistema SDIS)

De esta informacin esta disponible y al alcance del cliente :

Este documento es vigente solo en medio electrnicos

La evidencia de la revisin de contrato deber constar en el formulario de pedido o pedido

6.4. VENTAS DE PRODUCTOS CON REQUERIMIENTOS ESPECIALES :

Requerimientos especiales del producto en calidad y medidas no estndar :

Aspectos financieros (facilidades de pago, descuentos y concesiones).

Asistencia Tcnica, que incluye capacitacin al Cliente.

6.4.2 La Gerencia Comercial o Jefe de Exportaciones

despus de revisar los requerimientos

Este documento es vigente solo en medio electrnicos

Jefe Metalrgico Corporativo y/o

Superintendente de Planta No. 1

Jefe Departamento Metalrgico

consultadas, acuerdos con el usuario y en general cualquier observacin , colocando adems la

Este documento es vigente solo en medio electrnicos

6.5. MODIFICACIONES O CAMBIOS EN LOS PEDIDOS ACEPTADOS :

fax, e-mail, rdenes de

registrar , ya sea en el formulario de pedido, el pedido Administracin de

las Ventas Arequipa y/o

personal de Atencin despacho,

proceso modificar en SDIS y volver a

Ventas Arequipa y/o

de Retorna el pedido del status despacho a

personal de Atencin despacho,

de Las modificaciones a los contratos atendidos pueden

(escrita) del cliente, las cuales son evaluadas y

Administracin de Ventas Arequipa. Los motivos de

una modificacin de contratos pueden ser:

Devolucin del producto.

*Para ello se da ingreso de mercadera al almacn con

verificacin del ingreso, emiten la nota de crdito en el

6.6. SEGUIMIENTO DE LA ATENCION DE PEDIDOS

Este documento es vigente solo en medio electrnicos

6.7. ATENCION DE RECLAMOS

Cotizaciones, proformas o cualquier otro documento enviado por el cliente.

Estos registros deben ser archivados en el Area de Ventas.

Este documento es vigente solo en medio electrnicos

Se incluye la palabra Corporacin Aceros Arequipa

Se incluye el punto N 8 Observaciones

Se incluye el Anexo A.1 Formato para el control de

Se detalla en el punto 6.3.1 la atencin de pedidos a

Este documento es vigente solo en medio electrnicos

Leyenda del Tipo de Cambio:

Este documento es vigente solo en medio electrnicos