DISEO DE ENTRADAS

DISEO DE ENTRADAS
El Diseo de la Entrada consiste en desarrollar especificaciones y procedimientos para la
preparacin de los datos (aquellos pasos necesarios para poner los datos en forma utilizable
para su procesamiento) y la introduccin de los datos (someter los datos a la computadora para
su procesamiento).
1. Aspectos que guan el diseo de entradas:
a. Control de la cantidad de entrada: Ms datos ms recursos ms personal ms
costo. Reducir los requerimientos de datos. Tiempo ocioso de computadora debido
a la preparacin (buscar, recopilar, ordenar formatos, etc.). Reducir la preparacin
acelera la entrada y la entrega de informacin requerida.
b. Evitar la demora: La entrada es una etapa de mayor demora (t entrada datos, t
procesamiento, t salidas). Evitar cuellos de botella. Reducir digitacin de datos,
mejor seleccionar y recuperar.
c. Evitar los errores en la entrada de los datos: La tasa de errores depende de
la cantidad de datos, del diseo y de la deteccin de errores (validacin).
d. Evitar los pasos extras: Si no se puede reducir la preparacin y cantidad de
datos entonces se deben evitar pasos extra o repetitivos. Ej.: En un Comprobante
de Pago, se puede evitar digitar datos como los del cliente o el Precio del Producto,
mejor es recuperarlos de la tabla. Reduccin de un paso repetitivo o frecuente
reduce mucho el tiempo total de uso del sistema. Ej.: Ahorro de 1 seg. por
c/entrada en un comprobante de pago, 3 datos=3 seg., 20 comprob./da= 60seg.,
600 comprob./mes, 7200 comprob./ao= 21600 seg.
e. Mantener sencillo el proceso: Interfaces amigables sern ms rpidamente
aceptadas que las complejas. Forma sencilla de ingreso, fcil de entender y evitar
el excesivo control de ingreso (demora).
2. Caractersticas Fundamentales de los Diseos de Entradas:
a. Velocidad:
Se refiere a que el diseo debe permitir el ingreso rpido de los datos y as reducir
los elevados tiempos.
Se deben implementar controles de seleccin (listas, listas desplegables, botones
de opcin y checks, etc.) y reducir los controles de ingreso por digitacin, como las
cajas de texto, mientras sea posible, ya que causan demoras y errores.
b. Exactitud.
Se refiere a que el diseo debe permitir el ingreso correcto de los datos y as
reducir los elevados tiempos.
Se logra con una adecuada poltica de validaciones, es decir controles que
permitan al usuario el ingreso de datos dentro de un dominio o rango. Por ej.:
Ingreso de slo letras en el Nombre y Apellido.

Mientras que por un lado conseguimos reducir los tiempos de entrada de datos con la Velocidad por
otro afectamos esta ventaja tratando de lograr exactitud usando validacin por ejemplo. La idea es
encontrar un equilibrio. Es decir, implementar ambas caractersticas pero tratando que los controles
para la lograr Exactitud no sean implementados en no todos los datos si no en los ms cruciales e
importantes.

Ing. Fernando Infante Saavedra

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3. Captacin de datos para la entrada: La idea es reducir los datos digitados.

a. Datos de identificacin (id. o cdigo).
d. Datos calculados.
b. Datos constantes.
e. Datos variables.
c. Datos consultados o ledos por del sistema o de
fuentes almacenes de datos.
Datos Calculados

Datos del Sistemas

Datos Ledos
de tablas

Datos Ingresados
Datos Calculados

4. Diseo para el orden de Ingreso de los datos:

Ing. Fernando Infante Saavedra

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5. Recomendaciones Generales del Diseo:

Durante la visualizacin de los datos, los cuadros de textos deben
aparecer deshabilitados para evitar la modificacin de los datos.
Deben haber botones
navegacin de registros.

de

Ntese que no deben existir

botones de control para
obligar al usuario a elegir
uno de los botones.

Para GRABAR o ELIMINAR un registro se deben

mostrar
MENSAJES
DE
CONFIRMACION.
(SEGURIDAD DE DATOS)
Conocer los datos que se van a ingresar (Anlisis de
Requerimientos) para un rpido y correcto diseo.
Tomar en cuenta combinaciones de colores, fondo
fuerte con letras claras har ilegible la informacin.
Considerar las caractersticas de la fuente: Tamao,
Color, Tipo, etc. que van a ser incluidas en las entradas.
Las etiquetas deben identificar bien a los datos a ser ingresados, eso facilitar el
ingreso. Ej.: Apellidos y no Apell.
Evitar el uso de imgenes o diseos dinmicos en las interfaces de entradas porque
causa distraccin y demora.
Orden de ingreso de datos de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
Se debe reducir la cantidad de cuadros de texto (datos que se escriben), mejor
combos, listas, opciones, checks, etc. ya que reduce el tiempo de ingreso y la tasa
de errores (VELOCIDAD Y EXACTITUD).
Para elegir Ciudad o Estado es recomendable utilizar
LISTAS DESPEGABLES. Permite rapidez en el ingreso y
disminuye la ocurrencia de errores.
Se deben validar los campos Apellidos, Nombres,
Direccin, Descripcin de artculo, Representante de
Ventas, etc. de tal manera que solo se permita el ingreso de caracteres textuales.
Tambin validar los campos Cdigo Postal, Telfono, Precio Normal, Precio
Especial, Cantidad, etc. de tal manera que solo se permita el ingreso de nmeros.
Existirn datos que contienen letras y nmeros que sern imposibles de validar.
Cada vez que se realice un ingreso incorrecto se debe mostrar el error de ingreso y
luego blanquear los cuadros de texto.

Ing. Fernando Infante Saavedra

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La eliminacin debe ser lgica y no fsica para efectos de Segur Datos y Auditoria.
Mantener un registro de eliminacin de documentos importantes, por ejemplo: C/P.

El proceso de ingreso debe ser sencillo, fcil de entender y evitar el excesivo

control de ingreso. Controles en datos solo en datos importantes.

Ing. Fernando Infante Saavedra

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CONTROL DE ACCESO
1. Modelos de Acceso al Sistema:
a. Monousuario: Este formulario de
acceso es correcto pero no es
completo pues no permite definir
Niveles de Acceso y adems utiliza
una nica contrasea.

b. Multiusuario:
i. Ms completo, permite definir
niveles de acceso, es decir
controlar a qu opciones
tendrn acceso los diferentes
usuarios.

ii. Mucho ms completo, es

til cuando se necesita
definir niveles de acceso y
adems
existen
varios
usuarios del mismo tipo
(por ej. existen varios
digitadores) y por seguridad
es necesario registrar el
acceso de cada uno de
ellos.

Ing. Fernando Infante Saavedra

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2. Control de Acceso:
Niveles de Acceso de usuario:
Nivel Operador/Digitador: Ingresa datos y verifica dicho ingreso, no debe tener
acceso a opciones de eliminacin o modificacin de documentos importantes
sobretodo aquellos que registran dinero como boletas y/o facturas. Puede realizar
consultas de datos que maneja o que el cliente le solicita. Se le permite tener
acceso aproximadamente al 30% de las opciones de informacin del sistema.

Nivel Administrador/Supervisor: Se le permite la eliminacin o modificacin de

documentos importantes sobretodo aquellos que registran dinero como boletas y/o
facturas, puede realizar consultas y sobretodo el monitoreo de la informacin
ingresada por el digitador para efectos de mantener al da la informacin en el
sistema, esto lo puede realizar mediante consultas y/o informes del sistema. Tiene
acceso aproximadamente al 60% de las opciones de informacin del sistema.

Nivel Gerente/Director: Hace una verificacin general de la empresa (compras,

ventas, almacn, etc.) a travs de consultas e informes que puede emitir el
sistema. Tambin reportes de auditora que le permiten saber sobre la eliminacin
y/o modificacin de documentos importantes (quin la realiz, cundo, a qu hora,
por qu, etc.). Tiene acceso al 100% de las opciones del sistema.

Definir diferentes contraseas en cada nivel y diferentes contraseas de los

usuarios del mismo nivel (una o varias segn el nivel de seguridad deseado).
Cada nivel de acceso tiene diferente % de acceso a opciones del sistema, se deben
bloquear las opciones del men que no le corresponden a ese nivel de usuario.
Definir (limitar) el nmero de intentos fallidos de acceso al sistema, se recomienda
mximo hasta 3 intentos fallidos luego muestra un mensaje de error y lo saca del
sistema. Tambin hay que registrar dichos intentos en el Registro de Accesos.
Tambin se pueden restringir los horarios de acceso al sistema para una mayor
seguridad y control de la misma.
Hay sistemas que utilizan 02 tipos de contraseas: Una para Acceder al Sistema y
otra para dar Permiso a Transacciones u Operaciones Delicadas, esto para permitir el
manejo de la informacin mucho ms rpido o en forma interactiva. Incluso hasta una
pregunta secreta puede existir.
Pedir una contrasea para poder salir del sistema o terminar sesin de trabajo.
Las contraseas deben cambiarse peridicamente para mayor seguridad en caso
de que alguien ya haya averiguado las contraseas. (Mantenimiento)
Para efectos de Auditora y control de accesos se hace
necesario un Registro de Accesos al Sistema, donde se
debe registrar: Fecha y Hora de acceso, Nivel de Usuario,
Usuario o Nombre, Tipo de Acceso (Exitoso o Fallido),
Fecha y Hora de salida. Para ellos haremos uso de 2 tablas
relacionadas pero aisladas del sistema.
La Hora y Fecha de Entrada se pueden programar en el
botn ACEPTAR del formulario de Acceso.
La Hora y Fecha de Salida se pueden programar en la opcin SALIR de la Barra de
Men del sistema.

Ing. Fernando Infante Saavedra

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OTROS DISEOS: DISEO DE MEN

Se recomienda desactivar los botones de control de ventana sobretodo el de cerrar

ventana (X) para obligar al usuario a utilizar la opcin de salida del men del sistema, y
as registrar la hora y fecha de salida del usuario.

Se debe implementar una BARRA DE HERRAMIENTAS como atajos a las funciones

ms frecuentes del sistema implementadas en el men, ya que es ms rpido el acceso
y ms sencillo de usar. Dicha Barra de Herramientas se
debe disear utilizando los conos estndar como Guardar,
Abrir, Nuevo, etc.

Tipos de Diseos de Men: Men sin IGU (teclado), Men con IGU (Textuales, Grficos
o Visuales). Estos ltimos actualmente son los ms usados.

Ing. Fernando Infante Saavedra

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SISTEMAS BIOMTRICOS
Actualmente la entrada de los datos, o mejor dicho Captura de los Datos, con la aparicin de
hardware e interfaces biomtricas han permitido la reduccin en gran medida del Tiempo de
Entrada de Datos, que generaba un gran cuello de botella. El uso por ejemplo de escner o
lector de cdigo de barras, huella digital, etc. han acelerado rpidamente tanto la entrada como
el procesamiento, permitiendo tener rpidamente los datos e informacin actualizada.
En el
pasado
quedaron
aquellas
empresas
que
generaban doble y hasta triple
informacin
totalmente
diferentes entre s.
Lo tradicional era que al
ingresar el producto del
proveedor al almacn, ste era
registrado en papeles, y
despus eran ingresados al
sistema por el digitador en sus
tiempos libres. All se generaba
la demora, el primer desfase.
Cuando el digitador ingresaba
esos datos al sistema, en
almacn otro lote ingresaba
fsicamente y apareca un
nuevo desfase.
Todo esto resultaba en lo siguiente: Lo que deca el sistema que haba no reflejaba fsicamente
lo que exista en almacn.
Agreguemos un problema ms: los vendedores ofrecan los productos a los clientes en base a
un catlogo impreso, que por falta de actualizacin no reflejaba lo que en almacn haba, y si
consultaban al sistema para realizar la venta, que como sabemos de antemano no reflejaba la
existencia real, terminbamos vendiendo algo que ya no tenamos en almacn o peor an no
vendamos algo que realmente s exista en almacn.
Con la interfaces modernas, el producto o lote que ingresa por almacn se escanea por cdigo
de barras, permitiendo tanto el ingreso directo al sistema, sin generar doble o triple
informacin, y un control rpido y exacto del producto que ingresa, antes se contaba el
producto fsicamente, ahora se valida rpidamente de tal manera que el producto recibido sea
igual y de igual cantidad que la requerida en las rdenes de compra. Ventas tiene as
informacin real y actualizada de lo que puede vender. Se pueden implementar estrategias de
marketing rpidamente en bien de la competitividad.
Pero ello implica hacer un diseo basado en tal hardware ventajoso.

Ing. Fernando Infante Saavedra

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Lectoras de Cdigo de Barras.

Reconocedor de Iris.

Lectora de Huella Digital.

Ing. Fernando Infante Saavedra

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Reconocedor de Mano.

Lector de Chip.

Reconocedor de Rostro.

Reconocedor de Voz.

El diseo en aplicaciones Mviles (app) tambin usa elementos de captura rpido:

Cdigo QR.

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Tecnologa de pagos por proximidad con el mvil (NFC)

(e-Wallet)

Ing. Fernando Infante Saavedra

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Actualmente vemos muchas aplicaciones con estas interfaces, incluso el gobierno peruano se ha
modernizado al punto de agilizar sus procesos administrativos (e-goverment: gobierno
electrnico) a travs de los Servicios en Lnea.

Ejemplo: Duplicado de DNI en Reniec, Gestin de Expedientes en el Poder Judicial, SOL en

Sunat, etc.

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